このページのまとめ
- 応募書類の締め切りには、必着と消印有効の表記がある
- 指定日までの到着が絶対であるのが必着
- 指定日までに消印を押してもらえば大丈夫なのが消印有効
- 期限ギリギリの際は、普通郵便ではなく早く到着する配達方法を選択
- 早く到着する方法には、速達や新特急郵便などが挙げられる
就活において、企業から提出を求められる書類にはESや履歴書が挙げられます。郵送にて対応する場合が多く、企業が定めた提出期限を守ることは当然ながら大切なことです。
今回は、書類の作成が提出期限ギリギリになってしまった場合の対処法についてご紹介。確実に期限を守り書類を郵送するための手段として、ぜひ頭に入れておいてください。
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「必着」と「消印有効」とは
ESや履歴書といった応募書類には、必ず提出期限が定められているものです。提出期限を示す表記には、「必着」または「消印有効」の2種類があり、それぞれの意味を把握した上で確実に期限を守る必要があります。
まずは言葉の意味をおさえておきましょう。
必着
必着とは、文字どおり指定された日に必ず着かなければならない状態を指します。例えば、5月10日必着との指定があった場合、10日までに企業の採用担当者の手元になくてはなりません。10日に郵便ポストへ入れたのでは遅いのです。
また、地域によって配達日数が異なることも注意しておきましょう。福岡の博多から東京の渋谷に送るとしたら、午前中の投函で翌日には届く予定ですが、博多から北海道の小樽に送る場合には午前中の投函で翌々日に届く予定です。
地域によって届く日数に違いがあることを頭に入れ、遅くても3日前までに郵送するようにしましょう。
応募書類の郵送については「「必着」の意味とは？何日前に送ればいい？応募書類を不備なく郵送するための注意点」も参考にしてください。
消印有効
消印有効とは、企業の指定した日にちの消印が押されていれば大丈夫であることを指します。5月10日消印有効との指示の場合、その日の消印が押されていれば採用担当者の手元に届くのが翌日の11日だったとしても問題ありません。
注意すべきは、郵便局の窓口ではなくポストに投函した場合です。ポスト1つ1つには集荷時間の目安が設定されており、その時間を過ぎて投函した場合には、翌日に消印が押されてしまいます。
期限ギリギリの場合には、郵便局の窓口に直接持参し、いつ届くか確認した上で投函したほうが確実です。
日本郵便のサイトでは、郵便番号を入力するだけで配達日数の目安を調べることができますので、事前に確認しておいても良いでしょう。
提出期限を過ぎてしまった書類は、無効になる可能性も十分にあります。時間と労力をかけて仕上げた書類が無駄にならないよう、余裕を持って投函することが大切です。
そうはいっても、書類選考通過のために時間をかけて丁寧に作成した、志望企業が多く大量に作成したといった場合、完成したのが締め切り日ギリギリになってしまうこともあるでしょう。次項にて、日数にゆとりがない場合の対処方法について説明いたします。
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郵便物を早く送る方法
書類を早く郵送するための方法はいくつかあります。それぞれの特徴をご紹介しますので、自身の状況に応じて活用してみましょう。
速達
一般の郵便物よりも優先度を上げて早く配達してくれるサービスです。普通郵便よりも配達回数を増やして対応するため、地域によって異なりますが、一般の郵便物よりも半日から1日早く届きます。
利用方法は、封筒表面の上部に半分ほど赤い線を書きポストへ投函するだけ。郵便局の窓口に行かなくても利用することができ便利ですが、注意してほしいのは料金です。
一般郵便の料金に加えて速達料金が発生します。250gまでの重量であれば速達料は280円です。日本郵便のサイトで、速達にかかるお届け日数の目安と料金が案内されていますので、ポスト投函の場合は事前にしっかり確認しておきましょう。
速達で送る時のマナーについては「履歴書を速達で送ると印象が悪いって本当？急いで郵送したいときのポイント」も参考にしてください。
ゆうゆう窓口
ゆうゆう窓口とは、郵便局の営業時間外でも郵便物を送ったり受け取ったりできるサービスです。営業時間外ということで、土日祝日や年末年始、夜間にも対応しています。
午前0時までに手続きできれば、当日の消印を押してもらえますので、集荷時間を過ぎたポストに投函するよりも安心です。また、速達対応もできます。
ただし、すべての郵便局にゆうゆう窓口が設置されているわけではないことと、対応時間はエリアによって異なることを留意しておきましょう。
事前に確認してから利用することをおすすめします。
新特急郵便
新特急郵便とは、おおむね午前中までの差し出しで、当日中に配達されるサービスです。料金は822円と少々割高ですが、郵便局に直接行かなくても、電話1本で自宅まで集荷に来てくれます。
ただし、注意点が3つあるので利用前にぜひ確認しておきましょう。
利用可能エリア
札幌市内 （南区の一部を除く）、東京都区内、名古屋市内、大阪市内、福岡市内 （島しょを除き、引き受けは中央区および博多区に限る）の5つがサービスの対象エリアです。
すべての都道府県が対象ではないためご注意ください。
利用可能サイズ、重さ
大きさは一番長い辺が60cm以内、長さ・幅・厚さの3辺の合計が90cm以内もの。重量は4kgまでです。応募書類の場合、サイズや重さの心配はないでしょう。
事前の登録と継続利用が必要
サービスを利用するには、事前に申し込みと定期的に継続して郵便物を差し出す必要があります。1度限りでの利用の場合には不向きのサービスであることを留意しておきましょう。
以上ご紹介した、速達や新特急郵便では、切手を利用することができます。窓口に申し込む場合は確実であるものの、お手持ちの切手で対応する際には注意が必要です。
料金不足はもちろん、切手のデザインや枚数にも気をつけましょう。キャラクターのデザインや記念切手といった、ビジネスシーンに適していないものは避け、普通切手を選びます。
また、切手を複数貼付する場合、枚数は多くても2～3枚までにし、少額のものをたくさん貼ることは避けましょう。
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持参できるときは持参しよう
応募要項に「郵送」と指示がある場合に持参することは好ましくないものの、「持参または郵送」との指示であれば直接企業に応募書類を持ち込むことができます。
持ち込む場合の受付時間や事前の電話連絡の有無の指示があれば、それに従いましょう。もし指示がない場合には、必ず事前に電話を入れてください。
企業の始業開始時間や昼休み、終業間際は避けて連絡し、いつ持参すればよいのか指示を仰ぎます。
社会人として決められた期日を守るのは最低限の守るべきルールです。第一段階でマイナスな印象を与えてしまわないためにも、期日を意識した書類の完成を目指しましょう。
いかがでしたか？ESや履歴書の作成、面接対策、企業研究など、就活にはたくさんの準備が必要です。一人での就職活動に不安を感じたら、プロの力を借りてみませんか？
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本記事の監修者
淺田真奈(あさだまな)
大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。
