このページのまとめ
- 学校事務とは、小中学校や高校といった教育機関で働く事務員のこと
- 小規模な学校は事務作業が幅広いのが特徴
- 大規模な学校は、経理や総務など1つの事務作業に特化するのが一般的
- 学校事務は学生の成長を間近で支えられるのが魅力
- 学校事務は残業が少なく長期休暇が取りやすいのがメリット
「学校事務の仕事って？」「どんな人が向いている？」「必要な資格は？」などと気になる就活生は多いでしょう。
学校事務は窓口業務が多く、コミュニケーション能力が求められるのが特徴です。ただし、小規模な学校と大規模な学校では、仕事内容が異なる場合もあるでしょう。
このコラムでは、学校事務の仕事内容や1日の流れ、やりがいを詳しく解説します。志望動機の作成例もあるので、参考にしてください。
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学校事務とは？
学校事務とは、小中学校・高校・大学・専門学校といった学校法人、または予備校のような教育機関で働く事務員のこと。学校の教育以外の業務を担当し、運営を支えるのが仕事です。学校事務は一般企業の事務とは異なり、窓口業務があるのが基本。事務処理能力に加えて、相手の立場に立つ対応力が求められるでしょう。
また、学校事務は勤務先の経営主体によって立場が異なります。国立・公立学校勤務の場合は「公務員」、私立の学校に勤務の場合は「会社員」となるので覚えておきましょう。
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学校事務の仕事内容は勤務先の規模によって異なる
学校事務の業務内容は、勤務先の規模によって2つに分かれるのが一般的です。
下記で、それぞれの仕事内容を確認しておきましょう。
小規模な学校の場合
小規模の小中学校・専門学校・予備校などに勤務する場合、仕事内容が幅広いのが特徴です。規模が小さい分、配属される人員も少ないため、1人で複数の業務を兼任する傾向にあります。学校によっては、窓口対応から給与計算、広報業務まで担当することもあるでしょう。
大規模な学校の場合
小中高一貫校や大学のような大規模な教育機関の場合、仕事内容が細かく分業されているのが一般的。業務によって「教務課」「人事課」「学生課」のように部署が分かれており、それぞれ担当する業務が異なります。経理課であれば経理のみ、広報課であれば広報のみを担当するのが基本です。
複数の大学事務が分担して業務に取り組むスタイルといえるでしょう。
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学校事務の主な仕事内容一覧
ここでは、学校事務の主な仕事内容をまとめました。
どのような仕事があるのか、下記で確認しておきましょう。
窓口
学生や保護者が来校した際、窓口で要件を聞く業務です。
各種申請の受付や入学・退学といった学籍関連業務、授業料の入金手続きにも対応します。
学生募集
学校説明会やオープンキャンパスの企画・実施といったPR業務を行います。
学校によっては、願書の受付や入学試験の実施、当日の案内業務も業務に含まれるようです。
学籍管理
入学・退学・休学・転校など学籍異動に関する業務です。学費の納付や単位の取得状況を確認する作業も業務に含まれます。
各種証明書の発行
学生の申請に応じて、在学証明書や卒業証明書、卒業見込証明書といった証明書を発行する業務です。
教材の発注・管理
教職員の求めに応じて、授業で使う教材を業者に発注します。
不足がないか定期的に在庫をチェックし、教材を管理するのも大事な仕事です。
学校施設の管理
校舎に不具合があったときは業者に連絡し、学生が勉学に励める環境作りをサポートします。
防災や衛生管理も仕事の一つです。
文書作成
学生・保護者向けの文書を作成したり、学会配布資料の作成補助をしたりするのが主な業務です。
入学試験や定期試験に関する問題用紙の作成も業務内容に含まれます。
研究職員業務補助
大学の「研究科」に配属された場合、教職員や研究職員を補佐します。
主な業務は研究費申請の手続きや学会の運営です。
経理
教職員の経費の精算や決算資料の作成補助、入出金伝票の処理などを行います。
一般企業の経理事務と基本的な仕事内容は変わりません。
人事
教職員の勤怠管理や職員の採用に関わる業務です。
広報
PR用のWebサイトの運営やパンフレットの作成などを行います。
PRする媒体の選定も業務に含まれるのが一般的です。
学生の生活相談・サポート
奨学金の申請受付やアルバイトや住居の紹介、就職活動のサポートなどを担当する業務です。
その他業務
郵便物の発送やオフィス用品の管理・発注、資料のファイリングといった事務に関わる業務などです。
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学校事務1日の流れ
学校事務の働き方をイメージするためにも、下記で1日の流れを確認しておきましょう。
8：45
メールを確認し、1日の仕事の流れを考えます。
朝は学生が少ないため、デスクワークに集中できる時間です。昼ごろになると窓口業務が忙しくなり、学生への対応が中心になります。
11：30
昼休憩の時間です。学食や職員用の休憩スペースを利用してお昼を食べます。
12：30～13：30
学生のお昼時間を利用して、必要事項を電話連絡したり呼び出しをかけたりします。学生との面談も多い時間です。
13：30～17：15
窓口業務で忙しい時間。
並行して文書の作成のような事務処理作業も行います。
他部署と連携するプロジェクトを担当している場合、打ち合わせや会議が含まれることも。
ほかの職員と話し合い、スケジュールの確認や業務の課題、改善点を共有します。
17：15
業務終了時間のため、窓口を閉めます。
窓口対応がない分業務に集中できる時間です。
このまま退社する人もいますが、1時間ほど残業して帰る人もいます。
19：00
残業後、帰宅します。
友人と食事に出かけたり習い事に通ったりと、プライベートを楽しむ時間です。
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学校事務における4つの魅力
学校事務は教育以外の業務を担当し、学校運営を支えるやりがいの多い仕事です。
具体的にどんな魅力があるのが、下記で確認しておきましょう。
1.学生の成長をサポートできる
学校事務は生徒たちとの距離が近く、成長を間近でサポートできるのが魅力です。
小中学校の場合は生徒と接する機会も多く、子ども好きの人にとってはやりがいを感じられるでしょう。
予備校・専門学校・大学の場合は、留学や退学、就職といった進路相談を受ける機会が多くなります。学生が社会に出たとき困らないためにも、親身に相談に乗る姿勢が必要です。
一人ひとりの人生に寄り添い、成長を見守りたい人には魅力の多い仕事でしょう。
2.パソコンスキルを習得できる
学校事務はWordやExcel、PowerPointといったソフトを仕事で使うため、パソコンスキルを習得できるのがメリットです。
オフィスワークに必要なスキルが身につくため、事務のスペシャリストとして市場価値を高められることもあるでしょう。
大規模な学校の場合、経理や人事といった専門的な能力を学べるメリットもあります。
パンフレットの制作やWebサイトの運営を担当すれば、マーケティングやWebデザイン、DTPソフトの操作方法も習得可能です。
3.仕事とプライベートを両立しやすい
学校事務は残業が少なく、プライベートの時間を確保しやすいのが魅力です。
趣味や家族との時間を大切にしたい人にとっては、働きやすい職場といえるでしょう。
夏季休暇・冬期休暇など、まとまった休みをとりやすいのもメリットです。
ただし、職場によっては土曜出勤がある場合も。入学・卒業や学園祭シーズンには残業が増える傾向にあり、メリハリを意識するのが大切です。
4.私立の学校事務は「無資格・未経験OK」が一般的
私立の学校事務は必須となる資格がなく、無資格・未経験でも挑戦できるのが一般的。オフィスワークのスタートラインにぴったりの仕事といえるでしょう。
小規模な学校では人事・経理・広報・総務など幅広い分野を担当するため、未経験からオールラウンダーを目指せます。
また、大規模な学校では経理や人事など特化した分野を担当するため、専門性を高められるのが魅力です。
国公立の学校事務は公務員試験合格が必須
国公立の場合、公務員試験に合格しなければ学校事務になれません。
国立の学校事務は「国立大学法人等職員採用試験」、公立の学校事務は「地方公務員採用試験」への合格が必須です。
試験では高校卒業程度の問題が出題されるのが一般的。採用までのスケジュールは国立・公立によって異なるため、それぞれ確認が必要です。
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学校事務の大変なこと
学校事務はやりがいの多い仕事ですが、反面大変なことも多いといえます。
学校事務は事務のスキルだけでなく、コミュニケーション能力も求められるのが一般的。
学生や保護者から、人間関係のようなすぐに解決できない問題を相談されることもあります。
相手の気持ちを汲み、親身に対応できなければ、学校事務として働くのは難しいでしょう。
また、小規模な学校の場合、幅広いタスクを1人で担当する事態も考えられます。マニュアル化された仕事を覚えるだけでなく、柔軟に対応する力も必要でしょう。
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学校事務に向いている人の5つの特徴
学校事務になるには、自分の適性を見極めることが大切です。
下記で向いている人の特徴を確認し、自分が当てはまるか確認しておきましょう。
1.コツコツ仕事をするのが好きな人
学校事務はデスクワークが中心のため、コツコツ仕事をするのが好きな人に向いています。
職場によっては学生や教職員の人数分、膨大な事務作業をこなす必要があり、集中力が必要です。
備品の発注や施設管理といった、細かい仕事も日常的に発生します。
決められた業務を淡々とこなせる方は、学校事務の適性が高いといえるでしょう。
2.コミュニケーション能力がある人
学校事務は学生や保護者、教職員、地域の人と接する機会が多く、コミュニケーション能力が必要です。立場や年齢に関係なく、公平に対応できる人は力を発揮できるでしょう。
窓口には、いじめや退学といった難しい相談に訪れる人も多く、相手の気持ちを察知する力が求められます。
学校事務の関わり方によっては大きな問題に発展する恐れもあり、誠実な対応力が必要不可欠といえるでしょう。
3.PCスキルのある人
配属先によって求められるレベルに差はあるものの、一般企業の事務職と同様にPCスキルが求められます。WordやExcel、PowerPointなどの操作に慣れておくと良いでしょう。
Word・Excel・PowerPoint・AccessなどのMOS資格を取ると、スキルの証明になるためおすすめです。
4.正確に仕事を行える人
学校事務はデスクワークが多く、正確な事務処理能力が求められます。
入学や退学の手続きや職員の給与計算など、細かい事務処理が多いのが特徴です。
配属先によっては、職員の採用のような人生を左右する業務に関わることも。間違えず正確に仕事をこなす能力が必要とされています。
5.人の話を傾聴できる人
相手の話を傾聴し、親身に相談に乗れる人は学校事務に向いています。
先述のように、学校事務は奨学金や就職活動の相談など学生の話を聞く機会が多いもの。
献身的に人を支え、誠実なアドバイスをできる人は、仕事で活躍できるでしょう。
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学校事務の志望動機作成のポイント
学校事務の志望動機は、下記ポイントを押さえて作りましょう。
・学校事務を目指す理由
・その学校を志望する理由
・学校事務に興味を持った背景
・学校事務で貢献できる自分の長所
・学校事務を通して実現したい夢
実体験となるエピソードを絡め、「なぜこの学校で働きたいのか」を具体的に説明するのが大切です。
学校の公式Webサイトを調べ、共感できるポイントを見つけておくと良いでしょう。
【例文】
学校事務を志望した理由は、「子どもたちが笑顔で学校生活を送れるサポートがしたい」と思ったためです。
私は中学時代、人間関係が原因で保健室登校になったことがあります。廊下で立ちすくむ私に笑顔で声をかけてくれたのが、学校の事務職員の方でした。
貴校は「個性を尊重し、成長を支援する場」を経営理念としており、これは私が部活動で抱いたモットーと共通すると感じています。
大学ではダンス部の副部長を務め、欠席が続く部員への連絡や練習スケジュールの調整、練習メニューの作成などを担当してきました。「一人ひとりの事情を聞き、力を発揮できる方法を考える」力は、学校事務の現場でも活かせると感じています。
仕事においても柔軟に問題に取り組む意識を持ち、学校運営を支えていきたいです。
志望動機では、仕事で活かせる長所のエピソードを盛り込むと、採用担当者が働き方をイメージしやすくなるでしょう。
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本記事の監修者
淺田真奈(あさだまな)
大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。
