このページのまとめ
- 履歴書のハンコは必要なわけではない
- 履歴書に押印欄がある場合と企業からハンコ求められたときは必要
- 履歴書に使うハンコはスタンプ式ではなく朱肉式
履歴書には押印欄があるものとないものがあります。「どちらを使えば良いの？」「押印欄がなくてもハンコを押した方が良いのかな」「どうして必要なんだろう」と悩んだり、マイナス評価にならないか心配になったりする方もいるでしょう。このコラムでは、ハンコの要・不要のほかに選び方や押し方のポイントも紹介。履歴書を書く際の参考にしてみてください。
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履歴書にハンコは必要？
履歴書はハンコを必ず押さなければならない書類ではありません。1997年に政府が発表した「押印見直しガイドライン」の中の「押印する必要性がなく、押印を廃止しても差し支えない文書」に履歴書が入っているためです。また、履歴書を郵送する際に添え状や送付状を添付する場合がありますが、これらは補足資料であるため押印する必要はありません。
ハンコが必要なケース
履歴書にハンコが必要なのは、押印欄がある場合と企業から求められた場合。また、押印欄のない履歴書に押印する場合は、名前に被らないように押す必要があります。
履歴書に押印欄がある場合
履歴書自体に押印欄がついている場合は、押印をしないと記入漏れと判断される可能性があります。履歴書に空欄があると書類の不備とみなされてしまうため、全ての欄を漏れずに埋めて提出することが鉄則です。企業が用意している履歴書に関しても、押印欄があれば押印し、なければ必要ありません。
企業側が押印を求めている場合
企業の応募要項などに「押印されている履歴書」と記載があるときには押印の必要があります。企業が押印を求めているので、指示に従いましょう。市販の履歴書を使用する場合は押印欄のあるものを選ぶと安心ですが、押印欄がなくても名前の横に押印すれば大丈夫です。
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履歴書に押印を求められる理由
企業側が履歴書に押印を求めるのは、「本人が記載しました」という印が欲しいためです。履歴書は、入社以降も人事手続きに使用する公的書類。本人が内容に相違がないことを示す意味で押印を求められることがあります。近年ではWeb上で履歴書の送付を求められることもありますが、こちらも企業からの押印の指示がなければ不要です。
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履歴書に使うハンコの選び方
履歴書に押印するときにどのようなハンコを用いれば良いか説明します。就職活動では履歴書以外に押印を求められることもあるため、専用の認印を用意して持ち歩くと良いでしょう。
ハンコは朱肉をつけるタイプのものを選ぶ
簡易的なスタンプ式のハンコではなく、認印と呼ばれる印鑑を使用しましょう。インクを使用するスタンプ式では、時間経過によって判が薄くなってしまうことがあります。履歴書は公的文書であり、個人の身上に関わる重要な書類。ビジネスマナーの観点から見ても、朱肉をつけて押印するものを選びましょう。
実印や銀行印以外のもの
実印とは「役所が本人であることを証明する印鑑」を指しますが、不動産や保険の契約書といった、より重要な書類に使うのが一般的。履歴書への使用は避けましょう。また、銀行印についても印影が分かると悪用されるリスクを伴うため、使わないのが安心です。
大きすぎず、文字の読みやすいもの
認印の大きさは、直径13mm前後の印鑑が一般的です。書体は行書体や楷書体といった、はっきりと読める活字体のものを選びましょう。
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履歴書の押印欄にハンコをきれいに押す方法
きれいに押印することによって好印象に繋がります。押印は社会人生活で必要不可欠となるため、ハンコの押し方を練習しておくと良いでしょう。
押印に必要なもの
・認印
・朱肉
・弾力性のあるマット
就職活動を進めていく中で、履歴書以外にも押印を求められるケースは多々あります。あらかじめ用意しておくと安心です。
ハンコを押す手順
履歴書に押印する前に、必ずメモ帳などで試しましょう。押印忘れを防ぐためにも、履歴書を書く際は、一番最初に押印しておくのがおすすめです。
1.ハンコをきれいに掃除する
ハンコに汚れがないかどうか確認します。ホコリや朱肉の残り・汚れがある場合は爪楊枝などで掃除しましょう。
2.押印する紙の下にマットを敷く
固い机の上などで押印すると、判が欠けてしまったり、かすれてしまったりする場合があります。弾力性のあるマットを下に敷いて、印鑑全体が紙と密着するようにしましょう。マットがない場合は、厚めのノートなどで代用できますが、代用する場合、試し押しをすることが必要です。
3.朱肉をハンコ全体につける
ハンコを朱肉にぎゅっと押し付けてしまうと、にじみの原因になったり、ハンコに朱肉が詰まってきれいに押せなくなったりします。ハンコを朱肉の上でぽんぽんと軽く叩くようにつけましょう。
4.上からまっすぐ押す
ハンコをまっすぐ、押印欄の中心とハンコの中心をあわせるように押し、印影がずれないようにハンコを持っていない手で紙を押さえましょう。ハンコで「の」の字を書くように押すと、印影全体をきれいに浮かび上がらせることができます。
5.乾くまで待つ
押印してすぐはインクが残っており、擦れを起こすことも。手などで擦れてしまうと、せっかく押したのに台無しになってしまいます。朱肉が乾くまで待ちましょう。
きれいな押印かどうかの判断方法
・名前など文字と重なっていない
・まっすぐに押してあり、文字がきれいに読める
・朱肉の濃さが均一である
3つのポイントの全てに当てはまれば大丈夫です。押印は練習を重ねるとコツがつかめるようになります。
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ハンコを押すのに失敗してしまった場合の対処法
多少の曲がりやカスレ・にじみは、きれいに文字が見えていれば問題ありません。逆さまに押印してしまったり、にじみやかすれがひどく文字が読めなかったりする場合には新しい履歴書を用意しましょう。印鑑に二重線を引いて訂正印を押す・近くに正しく押印するといった方法では、「書類作成を軽く考えている」「仕事が雑なのではないか」といった印象を与えてしまいます。
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履歴書にハンコを押すのを忘れてしまったらどうする？
押印する必要がある書類に、ハンコが押されていなければ、不備のある書類となってしまいます。押印を忘れて提出してしまった場合は、企業側に謝罪の連絡を入れましょう。万が一押し忘れてしまっても、採用担当者の指示に従えば問題ありません。しかし、採用担当者の手間や時間も必要となることから、履歴書を提出する前に漏れがないか何度も確認しておきましょう。
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