OB・OG訪問メールの書き方｜依頼・お礼など場面別の例文を紹介

OB・OG訪問メールのやりとりの仕方や、書き方がわからず悩んでいる就活生もいるでしょう。就活の一環として行うOB・OG訪問では、ビジネスマナーを守った対応が必要です。

この記事では、件名や宛名、本文、署名の書き方など、OB・OG訪問する際のメールの基本的な作成のポイントを解説します。また、依頼から日程調整、前日の確認など場面別の例文も紹介するので、OB・OG訪問メールの作成に役立ててください。

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OB・OG訪問メールを送る場面と流れ

OB・OG訪問では、依頼のメールを1通送って終わりではなく、訪問の前後で何度かメールをやりとりをすることもあるでしょう。送る場面と目的を先に把握しておくと、どのタイミングで何を書けば良いかに迷わずに済みます。

OB・OG訪問で送る主なメールと、送るタイミングの目安は以下のとおりです。

どの場面でも、忙しいなか時間を割いてくれる相手への感謝を伝えることが基本です。それぞれの書き方は、このあと場面ごとの例文とあわせて解説します。

OB・OG訪問を始める時期については、「就活成功させたいなら、早い時期にOB訪問をするべき？」をご覧ください。

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OB・OG訪問メールの基本の書き方

厚生労働省の「令和５年若年者雇用実態調査の概況」によると、企業が採用時に重視するポイントとして、「コミュニケーション能力（74.8%）」や「マナー・社会常識（58.6%）」が上位に挙げられています。

引用：厚生労働省「令和５年若年者雇用実態調査の概況-（２）若年正社員の採用選考にあたり重視した点（7p）」

OB・OG訪問においても、社会人としてのマナーや丁寧なコミュニケーションができるかどうかは、相手に好印象を与えるための第一歩となるでしょう。

OB・OG訪問のメールは、学生同士のやり取りとは異なり、OB・OGは社会人として多忙な時間を割いて対応してくれるため、礼儀を欠いた文面は印象を損ねる原因になることも。ビジネスメールの基本構成を守ることで、相手に内容が伝わりやすくなり、好印象を持ってもらいやすくなります。

構成要素は以下のとおりです。

ここでは、それぞれの書き方について詳しく解説します。

参照元
厚生労働省
令和５年若年者雇用実態調査の概況

1.件名

件名はメールの内容を端的に伝えるタイトルです。「誰から、どのような用件か」がすぐに分かるよう、簡潔かつ具体的に書きましょう。

OB・OGの方は日々多くのメールを受け取っているため、件名が曖昧だと開封されずに見逃されてしまうことも。また、件名で失礼な印象を与えると、その時点でマイナス評価を受ける可能性があります。

ビジネスでは、件名だけで内容を把握できることが基本マナーです。「OB（OG）訪問のお願い △△大学△△△△」のように、用件と大学名、自分の名前を記載し、相手の時間を無駄にしない工夫をしましょう。

2.宛名

OB訪問メールの宛名は、会社名・部署名・相手の氏名を正式に書くことがマナーです。間違いや略称は失礼になるため、細心の注意を払いましょう。

宛名が間違っていたり、省略されていたりすると、相手が「雑に扱われている」と感じる可能性があります。特に氏名や社名の誤りは信頼を損ねる重大なミスです。正しい社名や役職、氏名を使うことは、相手に敬意を示す基本のビジネスマナー。主なチェックポイントは以下のとおりです。

メールの宛名は、相手に敬意を伝える最初の部分です。必ず正式名称を使い、誤りがないかしっかり確認してから送信しましょう。

個人ではなく人事部宛の場合

OB・OG訪問メールを個人でなく人事部宛に送るケースでは、宛名は「○○株式会社 人事部 御中」とします。「○○株式会社 人事部 採用ご担当者様」としても丁寧でしょう。「御中」と「ご担当者様」を併用するのは、二重敬称となるのでNGです。

本文では、希望職種や入社年次など、具体的に会いたい社員の属性を添えると、人事担当者は紹介しやすくなります。失礼のないよう、丁寧かつ簡潔な表現を心掛けましょう。

3.本文

OB・OG訪問メールの本文は、最初に挨拶と自分の情報を伝え、次に訪問のお願いや質問などの用件を明確に書きます。初めての連絡では、いきなり用件だけを書くと非常識と感じられることも。挨拶と自己紹介で礼儀を示すことで、相手に好印象を抱いてもらいやすいでしょう。

初めて連絡する場合は「突然のご連絡失礼いたします」といったひと言を入れることで、相手に配慮した印象を与えられます。2回目以降のやりとりであれば、「お世話になっております」といった挨拶が適切です。

次に、自分が誰なのかをしっかり名乗りましょう。大学名、学部名、学科名、そして氏名を省略せずに書くことで、相手に自分の立場や背景を理解してもらいやすくなります。

上記を記載したうえで、本題に入りましょう。OB訪問をお願いしたい理由や目的を簡潔に述べ、もし具体的な質問や相談したい内容があれば明記します。

最後には、「お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします」などの結びの言葉で感謝の気持ちを伝えると、より丁寧な印象を与えられるでしょう。本文全体を通じて、読みやすさと丁寧さを意識し、相手に誠実な態度が伝わる文章を心掛けてみてください。

具体的な質問を記載するには、企業研究が欠かせません。「企業研究とは？目的や手順を解説！ポイントを押さえて就活成功を目指そう」「業界・企業・職種の研究はなぜ重要？就活を効率的に進めるための基礎知識」の記事を参考に、OB訪問でしか聞けない質問を考えておきましょう。

4.署名

メールの最後には、自分の氏名などを署名として残しておきます。署名には、以下の情報を入れましょう。

署名はどの企業に送る際も内容が変わらないため、テンプレートを用意するのがおすすめ。メールの機能であらかじめ署名を作成し、登録しておくのも入力する手間が省けて便利です。

メールをはじめとする就活の基本は、「就活マナーの基本を解説！失敗しないための準備と対策」の記事をご覧ください。

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OB・OG訪問メールを送信・返信するときのポイント

OB・OG訪問に関連するメールを送ったり返信したりする際は、ビジネスマナーを守りましょう。大学生であっても、社会人相手にはビジネスマナーを守って接することが大切です。

ここでは、OB・OG訪問メールの送信・返信におけるポイントを5つ紹介するので、参考にしてみてください。

1.誤字脱字に注意する

メールを送る際の基本として、誤字脱字に注意しましょう。メールの内容に誤字脱字があると、それだけで信頼を失うことがあります。特にOB・OG訪問メールでは第一印象が大切なので、送信前の見直しは必須です。

誤字脱字があると、「この人は確認を怠るタイプかもしれない」「相手に失礼だという意識が薄いのでは？」といったマイナスの印象を与えてしまう可能性があります。たった1文字の間違いでも、読み手にとっては「雑に扱われた」と感じることがあるため注意しましょう。

誤字脱字を防ぐには、次の3つの方法が効果的です。

また、企業名やOB・OGの名前に間違いがあると致命的なので、固有名詞は必ず2回以上確認しましょう。

2.相手目線の丁寧な文章を作成する

OB・OG訪問メールでは、自分の都合だけでなく相手に配慮した丁寧な内容にすることが大切です。相手の立場を思いやった言葉づかいや提案の仕方が、印象を左右します。

OB・OGは忙しいなか、あなたのために時間を割いてくれる存在です。そのような相手に対して、自分本位の伝え方や配慮のない文章は、失礼にあたります。「この学生は礼儀正しい」「応援したくなる」と思ってもらえるような、思いやりのある表現を心掛けましょう。

また、「大変恐れ入りますが〜」「お手数をおかけして恐縮ですが〜」「ご多用のところ恐縮ですが〜」などのクッション言葉を加えるだけで、印象が大きく変わります。

OB・OG訪問メールは、ただ情報を伝えるだけでなく「相手への気づかい」も重要です。日程調整・質問・お願いなど、どのシーンでも配慮のある書き方を心掛けましょう。

3.送信する時間帯に注意する

メールは企業の営業時間内に送信しましょう。相手が業務に支障なく読める時間帯に送ることが大切です。

企業の営業時間が平日の日中の場合、始業直後（午前9時前後）や終業間際（午後5時以降）、昼休憩（正午～午後1時）は、業務が立て込んでいる可能性が高いため避けましょう。また、早朝・深夜のメール送信は非常識だと受け取られ、マイナスイメージにつながる可能性があります。

土日祝日も、相手が休日である可能性が高いため送信は避けたほうが無難です。なお、期日が迫っているなど、緊急の際は休日に送っても問題ありません。ただし、「休日に失礼します」など、ひと言添えると好印象です。

また、休日にメールを送った際は、相手が確認するのは翌営業日になると考え、返信を催促するのは控えましょう。

どうしても夜間にしかメールが送れない場合は、翌朝に送信予約しておきましょう。就活メールのマナーについては、「就活メールの書き方とマナー｜返信・日程調整の例文17選」の記事で紹介しているのでこちらも参考にしてください。

また、OB・OG訪問の基本については「就活で行うOB訪問とは？そのメリットと訪問時の注意点」の記事で解説しています。

4.返信の際に件名や引用はそのまま使用する

メールに返信する場合、件名や引用はそのまま使用するのが基本的なマナーです。

件名を編集せずにそのまま使用することで、相手が何のメールの続きかを即座に判断できます。件名を変えると、新しい話題のメールと誤解され見落とされたり、メールを探す手間をかけたりする可能性があるので注意しましょう。

また、返信時に引用される前のメールの本文を残すことで、これまでのやりとりの経緯がひと目で分かり、相手が元の文面を見返す手間を省けます。スムーズにコミュニケーションをとるためには、なるべく相手に手間をかけないよう配慮することが大切です。

5.返信は24時間以内にする

OB・OG訪問に関するメールの返信は、原則24時間以内がマナーです。早めの返信が、社会人としての信頼につながります。返信が遅れると、「この学生は連絡にルーズ」「本気度が低いのでは」といった印象を与えてしまうことがあるので注意しましょう。

相手はあなたの時間だけでなく、自分のスケジュールを調整してくれている立場です。スピーディーな返信は「誠意のある対応」として評価され、信頼感にもつながります。

どうしてもすぐに返信できない場合は、以下のようにひと言だけでも連絡しておくと、丁寧な印象を与えられるでしょう。

また、返信が遅れてしまった場合は、「返信が遅くなり申し訳ありません。ご連絡いただきありがとうございました」など、お詫びのひと言を加えるのが丁寧です。

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OB・OG訪問を依頼する際のメール例文

OB・OG訪問の依頼メールは、第一印象を左右する大切な一通です。OB・OG訪問を依頼する際のメールの書き方は「どのような紹介で依頼するか」によって少し異なります。

ここでは、以下の2つのケースに応じたメール例文を紹介するので、依頼する状況によって使い分けてみてください。

大学のキャリアセンター経由で依頼するとき

大学のキャリアセンターや就職課でOB・OGの連絡先を教えてもらった場合は、以下のように依頼します。

OB・OG訪問は突然のメールになるため、「個人情報をどこで知ったのか」と相手が不安になる場合があります。「大学のキャリアセンターからの紹介」「△△さまと同じ大学の卒業生である○○様からの紹介」のように、どこで紹介を受けたかをメールに記載しておきましょう。

訪問希望日は、1～2週間後を目安に設定するのがおすすめ。OB側も忙しいので、直近の日時を指定したり、1つしか日時を指定しなかったりするのはNGです。調整しやすいように、複数の候補を提示しましょう。

あわせて、所要時間の目安と、対面とオンラインのどちらで話を伺いたいかも書き添えましょう。相手が当日の予定を組みやすくなり、依頼を受けるかどうかも判断しやすくなります。

また、メールを送る際には、御社・貴社の表記も間違えやすいので気をつけてください。正しい使い方については、「【就活】メールでは御社と貴社のどちらが正しい？使い分けと例文5つを紹介」の記事で解説しています。

知人の紹介で依頼するとき

サークルやゼミの先輩、知人などからOB・OGを紹介してもらった場合は、以下のように依頼します。

紹介を受けて連絡する場合は、冒頭で紹介者の名前と自分との関係を伝えましょう。誰からの紹介かが分かると、相手も安心してメールを読み進められます。

相手と面識がある場合は、「△△様には、昨年○○サークルの先輩として運営の相談にも乗っていただき、その節は大変お世話になりました」のように、具体的な接点を記載すると相手があなたのことを思い出しやすくなります。

また、紹介してくれた人にも、連絡したことをひと言伝えておくのがマナーです。OB・OG訪問が実現したあとは紹介者にもお礼と報告をして、つないでもらった縁を大切にしましょう。

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OB・OG訪問の返信・日程調整を行う際のメール例文

OB・OGにメールを送ると、承諾や断りのメールが届きます。承諾・断りへの返信に加え、日程を提示されたときや自分から日程を変更したいときの日程調整メールも、状況別に紹介します。

OB・OG訪問を承諾してもらったとき

OB・OG訪問の承諾をもらった場合には、予定が変更になった場合でも連絡がとれるよう連絡先を書いておきましょう。

承諾への返信では、決まった日時と訪問場所を本文で復唱しておくと、お互いの認識のずれを防げます。お礼の言葉とあわせて、できるだけ早めに返信しましょう。

OB・OGから日程を提示されたとき

OB・OGから候補日を提示された場合は、提示された日時を返信メールから引用したり、明記したりして、訪問する日時に間違いがないようにしましょう。

提示された日程のどれも都合がつかない場合は、その旨を正直に伝えたうえで、こちらから別の候補日を3つほど挙げてお願いしてみてください。

日程調整のマナーについては、「日程調整メールの返信マナーとは？シチュエーション別の例文つきでご紹介」の記事を参考にしてみてください。

自分から日程変更を依頼するとき

日程を変更しなければならなくなった場合には、できるだけ早くその旨を伝えるようにしましょう。もし、訪問の直前になってしまった場合には、メールではなく電話で謝罪と日程の変更の依頼をするのがマナーです。

OB・OG訪問を断られたとき

訪問を断られたとしても、メールの返信をしてもらったことに感謝の気持ちを伝えるため返信しましょう。基本的に、メールは就活生側の送信で終わるようにします。

返信をいつまで続ければ良いのか悩む場合には、「【新卒】就活メールの返信はどこまで？終わるタイミングと基本マナーを解説」の記事を参考にしてください。

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OB・OG訪問前日にリマインドする際のメール例文

OB・OG訪問の前日は、お互いの認識の相違がないよう、リマインドメールを送るのがおすすめです。リマインドメールの内容は、対面で訪問するときとオンラインで実施するときで、内容が異なります。

ここでは、上記の２つのケースのリマインドメールの例文を紹介するので、文章作成の参考にしてください。

対面で訪問するとき

企業のオフィスやカフェなどで会う場合は、以下のようにリマインドメールを送ります。

前日のリマインドメールは、相手が業務時間外にメールを確認しなくて済むよう、午前中～夕方ごろまでに送りましょう。件名は、「リマインド」という言葉は使わず、「明日のOB訪問につきまして」のように丁寧な表現を用いてみてください。

日付や曜日、時間、場所を必ず明記し、相手に確認の手間を取らせないように配慮することも大切です。

「リマインドメールの件名や内容は？就活でのメールマナー」の記事でも、就活におけるリマインドメールの内容やマナーを解説しているのでご覧ください。

オンラインで実施するとき

オンラインでOB・OG訪問を実施する場合もリマインドメールを送りましょう。メールには、使用するツールとURLも記載しておくのがおすすめです。

オンラインの場合は、場所の項目に「使用ツール名」と「URL」を記載しましょう。

URLは前日のメールにも改めて記載しておくと、相手が過去のメールを探す手間を省けます。また、通信トラブルに備えて、接続できないときの連絡先も書き添えておきましょう。

当日は開始5分前には入室し、カメラやマイクが問題なく使えるか確認しておくと安心です。あわせて、当日伺いたい質問を3～5個ほど本文に添えておくと、相手も話す内容を準備しやすくなります。

OB・OG訪問での質問例については、「OB・OG訪問での質問例40選！準備の手順やマナー・注意点も解説」をご一読ください。

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OB・OG訪問後にお礼を送る際のメール例文

OB・OG訪問のあとには、できるだけ早くお礼のメールを送ることが社会人としての基本的なマナーです。訪問当日、もしくは翌日中には送るのが望ましいでしょう。

お礼メールでは、時間を割いてもらったことへの感謝と、話を聞いて得た気づきを簡潔に伝えることが大切です。具体的な感想を書くことで、相手にも「しっかり話を聞いてもらえた」という印象を与えられます。

OB・OG訪問のお礼メールについては、「OB訪問のお礼メールの書き方を紹介！すぐ使える例文や作成ポイントも解説」も参考にしてみてください。

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OB・OG訪問後に進路が決まった際のメール例文

内定をもらった際には、内定先かどうかに関わらず、OB・OG訪問を受けてくれた方にお礼と報告を行うのがマナーです。内定が決まった日か翌日にはメールを送るのが望ましいでしょう。

ここでは、OB・OG訪問先から内定をもらった場合とほかの会社から内定をもらった場合に送るメールの例をそれぞれ紹介します。

OB・OG訪問先から内定をもらったとき

OB・OG訪問をした企業で内定が決まった場合には、対応してくれた方が今後、上司になる可能性があるので、より丁寧なメールを心掛けましょう。OB・OG訪問を受け入れてくれたことへの感謝の言葉と、今後の抱負も一緒に伝えるのがおすすめです。

ほかの会社から内定をもらったとき

OB・OG訪問した企業とは異なる企業に就職することになったとしても、就活を終了するタイミングで、就活終了の報告とお礼を兼ねてメールを送るのがおすすめです。

内定後にメールで連絡する方法について解説している、「内定をもらったらすることの流れ｜返答別の例文や注意したい点を解説」の記事も参考にしてみてください。

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OB・OG訪問メールの送り方が不安なあなたへ

OB・OG訪問のメールを送る際は、マナーを守ることが大切です。相手に好印象を与えられるかどうかが決まるので、事前に基本的なマナーを学んでからメールを送りましょう。

しかし、大学生はビジネスメールを送る機会がなく、メールの書き方に困るのも当然です。どのような書き方をすれば良いのか不安になる場合は、ぜひキャリアチケット就職エージェントに相談してください。

キャリアチケット就職エージェントでは、キャリアアドバイザーがメールの送り方やマナーについてもアドバイスしています。OB・OG訪問に限らず、就活全体のサポートを行うのでお任せください。キャリアアドバイザーと一緒に就活準備を進めて、第一志望の内定獲得を実現しましょう。

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OB・OG訪問メールに関するよくある質問

最後に、OB・OG訪問メールに関するよくある質問を紹介します。マナーや注意点を網羅したい方は、ぜひご一読ください。

OB・OG訪問メールは大学のアドレスで送る？

OB・OGへの連絡にLINEを使っても良い？

OB・OG訪問メールで絵文字は使って良い？

最終面接前のOB・OG訪問依頼メールは非常識？

OB・OG訪問のメールに対して返信がこない…

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本記事の監修者

淺田真奈(あさだまな)

大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。