このページのまとめ
- 企業は成績証明書を「卒業できるかどうか」の確認のために活用している
- 成績の良し悪しが選考結果に大きく影響するケースはあまりない
- 成績証明書は大学に発行を依頼するが、日数が必要になるため余裕を持って申請する
- 成績に不安があるなら、ほかにできる対策をしっかりと行おう
当コラムでは、なぜ成績証明書が必要なのかを解説しています。
また、証明書の取得方法や提出時の注意点もまとめたので、参考にしてください。
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成績証明書を提出する理由って？
「就活時に成績証明書が必要」と聞いて、成績が就職に影響するのでは…と考える方もいるのではないでしょうか。しかし、企業側は必ずしも成績を見ているわけではありませんし、成績が良ければ採用の可能性が高くなることもほとんどないようです。
では、なんのために成績証明書の提出を求めるのでしょうか。
大きな理由として、以下の3点が挙げられます。
・卒業できるか確認するため
・経歴が正しいか確認するため
・履修内容から志望者の興味や関心を知るため
まず、最も企業が知りたい内容といえるのが、志望者の卒業に関する情報。
たとえ内定を出していても大学を卒業できなければ企業は採用することができず、内定者が予定通りに入社できなければコストをかけた分が無駄になる…という可能性も。
確実に卒業できるか、採用通知を出して大丈夫かどうかを確認するために、企業は成績証明書を参照して単位数などをチェックしているようです。
また、履歴書やエントリーシートの内容が正しいかを確認するために、成績証明書を使用する企業も。
上記の書類は学生が作成するため、経歴を偽って記載している…という可能性も考えられます。
成績証明書には講義名や単位数、評価といった履修内容が記載されているため、履歴書などの書類と齟齬がないかを確認する意図もあるでしょう。
さらに、成績証明書に記載されている履修内容からその人の「人となり」や志望者の興味・関心を確認している…という可能性も。
この履修傾向から、志望者がどのような人物なのかを把握して自社に合うかを判断することもあるようです。
以上のように、企業はあくまでも卒業単位や経歴の確認のために成績証明書を利用しています。
成績内容や履修科目が選考に大きな影響を与えることはないと考えてよいでしょう。
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成績証明書が必要なのはいつ？
選考に際して成績証明書が必要な企業もあれば、求められないケースもあります。では、必要な場合はどのタイミングで提出すれば良いのでしょうか。
成績証明書に関しては、企業によって提出のタイミングが異なります。
ですが、大まかに言うと「内定承諾書と同時」または「選考段階」で提出を求められるケースが一般的。
内定承諾書と同時に提出する目的は、前項で説明したように「卒業が確実かどうか」を確認するため。
なかには「単位は足りているから提出の必要はない」と考える方もいるかもしれません。
ですが、提出することによって確実に卒業できることを示せるので、企業に不信感や不安感を与えないという効果もあるでしょう。
選考段階で提出を求められる場合は、ある程度応募者数が絞られた中盤～終盤になることが多いようです。
これは、成績証明書を評価の対象にしているのが理由。
履修内容や勉強に対する取り組み方を参考にしていると捉えて良いでしょう。
いずれの場合も、書類単体で提出するのはビジネスマナーに反します。
事項でも触れていますが、成績証明書は封をした状態で大学から渡されるもの。
ビジネスシーンでは、水濡れや折れを防ぐために書類はクリアファイルに入れて提出します。
そのため、厳封のものをクリアファイルに入れてから手渡しをしたり、さらに封筒に入れて郵送したりしましょう。
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取得方法と提出手段
ここでは、成績証明書の取得方法や企業への提出方法を紹介します。成績証明書は各大学で管轄しているため、必要に応じてキャリアセンターなどに発行を依頼しましょう。
近年では自動発行機を導入する大学も増えているようですが、職員に依頼して自宅に郵送される…というケースが一般的。
また、発行に際しては即日対応ができずに数日を要することも珍しくないため、1度の依頼で複数枚を用意してもらうと安心です。
成績証明書を受け取ったら注意したいのが、封は開けないということ。
開封してあると改ざんの可能性が考えられるため、証明書として無効になってしまいます。
そのため、厳封のまま企業に提出することを忘れないようにしましょう。
提出方法は企業によって異なりますが、手渡しか郵送が一般的。
それぞれの提出方法の注意点は以下のとおりです。
手渡しの際の注意点
前述したように、厳封の成績証明書をクリアファイルに入れ、さらに封筒に入れて持ち歩きます。受付で提出を求められたら封筒のまま渡しますが、この際に封は閉じなくて大丈夫です。
封筒の宛名などは必要ありませんが、裏に自分の所属と氏名、住所、連絡先を記載しておくと良いでしょう。
採用担当者に直接渡す場合は封筒から出し、クリアファイルに挟んだ状態の書類だけ渡して問題ありません。
郵送の際の注意点
クリアファイルに入れた成績証明書を封筒に入れて郵送しますが、注意したいのが封筒の色と添え状。普段の生活では茶封筒を使用する方もいるかもしれませんが、ビジネスシーンにおいて茶封筒は事務用品という位置付けです。
茶封筒で送付すると重要書類と認識されずに確認が遅れてしまう可能性もあるため、白の封筒を使用しましょう。
また、企業に書類を郵送するときは、どんな書類であっても「添え状」を付けるのがマナー。
必要な書類と添え状を入れたら封をし、封筒の表面に宛先、裏面に自分の所属と氏名、住所、連絡先を記載して送付します。
封筒の大きさによっては定形外になるため、郵便窓口で確認してもらうと安心でしょう。
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成績や単位が不安な人は…
企業に成績証明書の提出を求められ、「成績をチェックされるのかな…」「成績が良くないから選考で不利になるかも」と不安になる方もいるかもしれません。ですが、最初に述べたように成績だけで選考の合否が決まるというケースはほとんどないようです。
さらに、大学によって授業内容やレベルも異なるため、成績は不問と考えて問題ないでしょう。
それでも不安を感じるのであれば、ほかの対策を万全に行うのがおすすめです。
選考では、成績の内容よりも基本的なビジネスマナーや面接の受け答え、志望動機の伝え方といったほかの部分を重視されます。
どれだけ成績が優秀でも、ほかの部分が不十分だと選考を通過しない…といったケースも考えられるため、出来る限りの対策をしておきましょう。
ただし、成績が不問であっても卒業できないのは問題です。
確実に卒業できるのか、卒業まであと何単位取れば良いのかは必ず確認して就活に臨みましょう。
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本記事の監修者
淺田真奈(あさだまな)
大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。
