新卒の事務職の面接ではどんな質問がある？想定質問と答える際のポイント

新卒で事務職を目指す方の中で、面接中にうまく質問に答えられるか不安という方は多いでしょう。実際に、普段は人と話すのが苦手ではない方も、面接となると緊張してしまい上手く話せないことはよくあります。

そこで今回は、面接でよく聞かれる質問や、答え方のポイントを解説します。これから面接を受ける方や、すでに面接を受けていてあまり上手くいっていない方は、参考にしてみてください。

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事務職の面接でよくある質問

面接では、自己PRや志望動機といった定番の質問の他、採用担当者から以下のような質問があります。

なぜ事務職を選んだのですか？

企業側はこの質問から、仕事への適正や熱意などを探ろうとしているでしょう。職種が事務職でないといけない理由を明確に答えることが大切です。

パソコンは使えますか？

ワードやエクセルは必須といえます。答える際は、「ワードであれば▲分間に▲文字のタイピングができ、エクセルであれば表やグラフ、マクロ、関数の作成、四則演算などができます」というように、どの程度できるのか明確に伝えましょう。

何か資格はお持ちですか？

事務職に活きるのは、やはりパソコン検定やMOSなどのPC関係の資格。取得しておいて損はありません。面接時に「取得しておいたほうがよいスキルがあれば教えてください」と逆質問するのも1つの方法です。

どんなキャリアを描いていますか？

事務職として入社した後、どのようにステップアップしたいかを答えます。

例えば、初めはデータ入力や書類作成、電話対応といった一般事務から始め、経験を積むことで専門的な事務職にキャリアアップするパターンがあります。会社の事業にあわせて、「将来は医療事務のスペシャリストになりたい」「貿易事務の資格を取って活かしたい」などと話しましょう。具体的にどんな事務があるか、職種の例を解説します。

営業事務

営業事務は、営業職のサポートをする役割です。営業の方が契約を取ったら契約書を作ったり、納品書を作成したり、見積もりを作ったりと仕事内容は多岐にわたります。また、お客様の対応をすることもあり、対面でのやり取りや電話でのコミュニケーションをすることも。

経理事務

会社のお金にまつわる業務を行います。代表的な仕事内容は、伝票作成や経理処理、給与計算です。期末には決算書を作ったり、税金の対応をしたりすることもあります。簿記の知識を活かすことができ、子会社や関連会社がある場合は、連結財務諸表の作成なども行います。

貿易事務

輸出入に関わる書類の作成や関税の手続きなどを行います。通常の輸送と違い、インボイスや船荷証券など準備すべき書類は多いです。英語力を活かす場面も多く、海外のお客様に商品が届くよう、出荷依頼や在庫確認などもします。

事務職はどんな役割だと思いますか？

採用担当者は答えの内容によって、あなたが事務職をどのように位置付けているかを知ろうとしています。事務職として入社した後のどのような責任感を持って仕事にあたるのか、会社というチームの中でどんな点にやりがいを感じるのかなどをはかります。事務職の仕事がなぜ重要なのかなどについて答えましょう。

事務職としてどんな人材になりたいですか？

事務職への理解度と、将来をどう見据えているかを聞くための質問です。「営業の方が営業活動に集中できるよう、先回りして準備を整えられる人材になりたい」「業務効率化を進め、無駄な作業をどんどんカットできるようになりたい」など、どんな経験をしたいか、どんな人材になりたいかについて話しましょう。

事務職において重要なスキルは何だと思いますか？

この質問については、自分が重要だと思うスキルを答えましょう。答えが何かよりも、その理由が重要です。なぜそのスキルが重要だと思うのか、そのスキルを活かしてどのような役割を果たすべきなのかを論理的に説明しましょう。

チームのサポート役を務めるのは得意ですか？

事務職では、営業や商品開発など他の職種の方のサポートをするシーンが多いです。メンバーがコア業務に集中できるよう、書類整理や会議室の確保、スケジュール調整などを行います。

そのため、自分が前に出て活躍するよりも、縁の下の力持ちとして人を支えるスキルが必要です。過去にそういった経験があれば、ぜひエピソードを伝えてください.

この他、なぜ事務職を希望するか聞かれることもあるので、「例文付き！面接で事務職の志望動機の伝え方」を参考にしてください。

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事務職の面接では能力も見られる

新卒採用という大きな枠でいうと、企業側が求めているのはフレッシュな風。若手を確保しておくことで、年齢の高い社員ばかりにならないよう、人員バランスを保ちたいという目的があります。

経験豊富な即戦力ではなく、将来的な活躍を期待しているので、新卒に求めているのは人物像です。人柄やコミュニケーション能力、仕事への考え方、学生時代にがんばったことなど、その人のポテンシャルが採用基準であることがほとんどでしょう。

しかし、新卒採用とはいえ事務職であれば話はまた別。事務職はパソコンの使用可否が採用基準であることが多いのです。今の時代、ある程度パソコンが使える状態でないと、事務職に応募するまでにいたっていないと思われることもあるかもしれません。

一口に事務職といっても、企業によって業務内容に違いがあります。自身が志望する企業の研究をしっかり行い、どのようなスキルが活かせるのか、どのような能力・経験が求められているのかを事前にチェック。その上で必要な資格を取得したりパソコンスキルを身につけたりしておくことで、ライバルに差をつけることができるでしょう。

さらに詳しく求められる能力について知りたい方は、「事務職におすすめの資格とは？取得のメリットもご紹介」をご覧ください。

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事務職の面接でするべき自己PR

事務職の面接では能力もチェックされますが、具体的にどんな点をアピールすればよいか、例をまとめました。自己PRや志望動機の中で上手く伝えましょう。

コミュニケーション能力

事務職というとPCに向かって作業するイメージも強いかもしれませんが、他の方とやり取りをする場面も多いです。チームの中でサポート役としての立ち回りも求められるため、円滑なコミュニケーションをするためのスキルが求められます。

コミュニケーション能力とは、自分の意志や提案を的確に相手に伝えることと、相手の立場や気持ちに配慮して話を聞くことの両方が含まれます。どちらかだけに偏ったエピソードではなく、両方の面についてアピールできる内容を話しましょう。

時間管理能力

事務職では、決められた内容を決められた時間で進めることが重要です。社会人としてスケジュールを守るのは当たり前ですが、事務職ではより強く求められるためあえて自己PRに入れるのも一手です。

とはいえ、単に自分がしっかり時間管理をしたというエピソードはあまり効果的ではありません。面接では、自分が時間を守っただけでなく、チームで動いているときにメンバーの進捗を確認して全体の時間管理を行った経験を話すとよいでしょう。

正確性

事務職はクリエイティブな発想力や強いリーダーシップなどよりも、目の前の仕事を確実にこなしていく正確性が求められます。基礎能力が高くてもムラのある方は適性があまりなく、コツコツと安定して作業する力が必要です。

一つひとつは難易度が高くない作業でも、たくさんの量をこなすとどこかでミスをしてしまうことがあります。そういったケアレスミスがないよう、どのように工夫しているかなどはアピールポイントになるでしょう。

計画性

事務職の仕事は年ごとに大きく内容が変わることはあまりないため、年間の見通しが立てやすいです。そのため、ある程度の計画を持って仕事をし、常に先を見通すことが必要です。いきあたりばったりで動くのではなく、いつ何をすべきかをゴールから逆算して動くスキルをアピールしましょう

計画性のアピール方法については、「自己PRで計画性を魅力的にアピールしたい｜書き方のコツを解説！」も参考にしてみてください。

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面接で気をつけるポイント

事務職でよく聞かれる質問や求められる能力を把握できたら、次はいよいよ面接です。気をつけておきたいポイントについてご紹介します。

ビジネスマナー

面接に限ったことではありませんが、応募書類の送付にしても、採用担当者との電話にしても、学生時代にはあまり使わなかった言葉づかいや礼儀、身だしなみなどが求められます。

最低限のマナーは自身で身に付けておき、職場で一緒に働いているイメージを持ってもらえるような立ち居振る舞いを目指しましょう。

逆質問を用意しておく

逆質問は、あなたの熱意を企業側へアピールできるチャンスです。面接の最後のタイミングで聞かれます。面接中に解決する場合もあるため、逆質問は複数準備しておきましょう。

「御社で役立つスキルは何ですか？」

仕事で役立つスキルを聞くことで、入社してからのモチベーションの高さをアピールできます。ここで聞いた情報をしっかりと覚えておき、入社までにスキルを伸ばしたり資格を取ったりしておくと、スムーズに業務に馴染めるでしょう。

「新卒入社の中でどんな方が活躍していますか？」

こちらも、入社後のやる気をアピールする逆質問です。実際に年の近い新卒で入社した先輩たちがどのように活躍しているかを聞くことにより、自分自身も入社後のイメージを具体的に想像できます。

「御社では事務職の方はどのようなキャリアアップをされていますか？

自分のキャリアを長期的に考え、先を見すえていることを感じてもらえる質問です。事務職の先輩方がどのようにキャリアアップしているかを知ることで、自分の目指すべき方向性もわかります。

逆質問が思いつかない方は「逆質問の具体例や押さえるべきポイントを解説！思いつかないときの対処法も」もご一読ください。

アピールは的確に

自己PRや志望動機の中で強みや長所を伝える際は、仕事に結びつけることで説得力が増します。「自分のこういう性格や能力が、事務に合っている」と、その職種でないといけない理由を答えましょう。

自己分析や企業研究はしっかりと

志望動機では、「この会社でなくてはならない理由」を伝えることが大切。自分でなぜここなのかを深掘りしていき、理由を突き詰めておきましょう。

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事務職の面接でアピールできる資格

事務職を希望する方が、面接でアピールできる資格について解説します。

簿記

簿記とは、企業におけるお金の流れを記録することです。資格としては日商簿記、全勝簿記、全経簿記、日ビ簿記の4種類がありますが、一般的に簿記というと日商簿記を指します。就活で役立つのは3級以上で、経理として務めるのに基本的な知識が身に付き、経理関連の書類を読み取ったり、簡単な書類を作成できるようになります。簿記については、「簿記は履歴書にどう記載する？書き方や資格取得のメリットを解説」もご覧ください。

MOS

MOSとはマイクロソフトオフィススペシャリストのことで、WordやExcel、PowerPoint、Access、Outlookのスキルの高さを証明します。

一般レベルと上級レベルにわかれており、一般レベルはWordで文字サイズを変更したり、フォントを変えたりできます。上級レベルになると、目次を付けたり他のアプリからデータを取り込んだりすることも可能です。

秘書検定

秘書検定とは、秘書として必要な技能についての検定です。上司が効率よく仕事を行うためのコツや、接客用語、文書作成などのスキルをはかります。3級から1級にわかれており、3級は社会人として最低限のマナーを問う問題となっているため、ハードルはそれほど高くありません。

ビジネス文書検定

ビジネス文書検定とは、ビジネスシーンならではの定型句を含め、書類作成技能を有する資格です。「フォルダ」や「ポップアップメニュー」といった用語説明や、「前付け」「本文」「後付け」の意味についての問題があります。3級は上司の指示に従って文書を作成するレベル、2級は一人で文書を作成するレベル、1級は文書作成について人に指導できるレベルが目安となっています。

ITパスポート

ITパスポートとは、ITに関する基本的な知識を持っていることを証明する資格です。年間受験者数が20万人を超える人気の資格で、企業法務や経営戦略などの「ストラテジ系」「買いh次術やプロジェクトマネジメントなどの「マネジメント系」、コンピューターシステムやアルゴリズムなどの「テクノロジー系」の内容が出題されます。

文書情報管理士

文書情報管理士とは、文書の作成や保管、廃棄の家庭や、ネットワーク上で管理する文書に関する資格です。ビジネスシーンにおける文書や伝票などをスキャナでデータ化や、マイクロフィルム活用のための技術などについて出題されます。

1級と2級にわかれており、2級は電子化文書関連やソフトウェアについて基本的な知識が問われ、1級はより高度な問題が出題されます。

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事務職の面接で質問についてお悩みのあなたへ

事務職を希望している方の中で、「面接で質問にどう答えたらいいのか」「上手く内容をまとめて話せるかわからない」など、不安を抱えている方は多いでしょう。せっかく事務職の資質や適性があっても、それを面接で話して伝えられなければ内定には近づきません。

そんな時は、キャリアチケットをご利用ください。エージェントがあなたの自己PRや志望動機などを確認し、どうすればもっと良くなるか、どんな伝え方をすればよいかなどをアドバイスします。また、面接練習も対応しているので、言い回しや視線など細かい点まで徹底サポート。

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