このページのまとめ
- インターンシップのお礼状は、必須ではないが出す人が増加中
- 迷ったら「長期では出す」「短期では出さない」という選択でOK
- お礼状は自分自身を伝えるツールになる
- メールでもいいが、手書きの方がより丁寧な印象になる
- メールなら終了日当日に、手紙なら1週間以内に届くように
就活におけるさまざまな場面で目にする「お礼状」。今回はインターンシップに関するお礼状について解説します。
絶対に出さなきゃいけない？お礼状の意味は？どうやって書いたらいいの？
そんな悩みにまとめてお答えします。
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インターンシップに参加したらお礼状は出すべき？
企業や業界のことを実体験を持って知ることができるインターンシップ。企業側が時間と労力を割いて設けてくれる機会です。必須ではありませんが、感謝の意を伝えるためにお礼状は送った方が好ましいでしょう。
メールならインターンシップが終了した当日に、手紙なら1週間以内に届くように、できる限り迅速に送りましょう。
短期の場合
1dayインターンシップなどの短期間の場合、ほとんどの学生がお礼状を送付していないのが現状です。送らなかったからといって就職に不利にはたらくということはないと思われます。
ただし、この状況下であえてお礼状を書けば、他との差別化を図る効果も期待できるでしょう。
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お礼状の目的
インターンシップ後においてお礼状を出す一番の目的は、先方へ感謝の気持ちを伝えることです。少し手間に感じるかもしれませんが、インターン終了後にすぐに出しましょう。
お礼状がもたらす効果
相手に感謝を伝えることができます。
出したからといって必ずしも選考に有利に働くわけではありませんが、お礼状を送ることは自分自身のアピールに繋がることがあります。お礼状を出すことでビジネスマナーが身についていることや、志望度が高く意欲があることを伝えることができます。また、感想を交えることで、どんなことに興味があるのか、今後どのように成長していきたいのかなど、選考・入社を見据えた自己PRもできます。
企業とのコミュニケーション手段にもなりうる
好感の持てるお礼状を送ることができれば企業側から返信が来ることがあります。インターンシップに参加することで繋がったご縁ですから、さらに深いご縁になるよう丁寧なお礼状を心がけましょう。
また、お礼状に今後の採用スケジュールについて興味がある旨を伝えれば、人事担当者からスケジュールやチェックすべき発信メディアを教えてもらえるかもしれません。意欲を伝えられる上、早期に選考への準備ができるでしょう。
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お礼状の内容
お礼状で伝えることは、大きく分けて3つあります。
それぞれエピソードを交えながら自分の言葉で伝えられると、印象に残るお礼状になるでしょう。
感謝の気持ち
先述したように、お礼状の一番の目的は先方に感謝を伝えること。
インターンシップの機会を設けてくれたこと自体への感謝や、期間中にお世話になったことへの感謝を伝えます。
菓子折りは用意せず、言葉でお礼を伝えましょう。
感じたこと、学んだこと
実際に体験してみて初めて知ったことや、担当者の仕事をする姿勢から学んだことなど、インターンシップを通じて感じたことや学んだことを自分の感想を添えて書きましょう。
具体的なエピソードを挿入して内容を充実させると、心に残るお礼状になるはずです。
今回の経験をどう活かすか
インターンシップで吸収したことを今後どのように活かしていくのか、選考までにどんな人物を目指したいか、どう努力を重ねていくつもりなのかなどを書いて、意欲を伝えましょう。
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メールと手書き、それぞれの書き方と利点
メールか手書き、どちらでお礼状を書くべきか悩む就活生も多いでしょう。近年ではLINEやFacebookなどのSNSを活用している企業もあるため、手段は多岐にわたります。
一般的に、相手に丁寧な印象を与える手段として順に「手書き」「メール」「SNS」だと言われています。手間がかかればかかるほど、丁寧できちっとした印象を与える傾向があります。
ただし、たとえば、歴史ある企業であれば手書きを重んじたり、新しいことを積極的に取り入れる企業であればSNSを好んだりするなど、それぞれの企業の雰囲気によって好印象を与える手段が変わる可能性があります。
対象の企業によって臨機応変に判断しましょう。
なお、手書きの場合は便箋とはがきの選択肢がありますが、便箋で統一しましょう。
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便箋の場合
手書きで作成する便箋は、相手に丁寧な印象を与えます。
また、自分の手で書いて生み出される文字から、人柄も伝えられるでしょう。
メールと異なりベースとなる便箋を選ぶことができるので、与える印象をコントロールすることができます。企業のコーポレートカラーに合わせた色の便箋に書くことも戦略の一つになります。
便箋
ビジネスレターに使用するのは、一般的に白無地に罫線が入っている便箋になります。縦書きが無難です。サイズはセミB5サイズのものが使われることが多いです。
派手な色は基本的にNGですが、コーポレートカラーがあればその色の便箋を使うことも有効な手段になる場合もあります。企業の傾向に合わせて選びましょう。
封筒
縦長の和封筒で、白色のものが一般的です。特にサイズに決まりはありませんが、お礼状を三つ折りにする場合は以下の大きさのものを使うことが多いです。
B5用紙を三つ折にする場合・・・長形4号(90×205mm)
A4用紙を三つ折にする場合・・・長形3号(120×235mm)
もしお礼状のほかに別の書類を同封する場合は、一番大きな書類に合わせたサイズを選びましょう。
なお、送付する書類が複数ある場合は、無地のクリアファイルにまとめて入れるのがオススメです。クリアファイルはA4サイズのものが多いので、封筒もA4サイズが入るものが便利です。
筆記用具
一般的には万年筆か筆ペンを使います。
色は基本的に黒色ですが、万年筆はブルーブラックの色もOKです。
万年筆や筆ペンは書き慣れていないから不安……という場合は、ボールペンでも構いません。
ただし、線が細いと読みにくい上、弱々しい印象を与えてしまうため、ボールペンで書く場合は0.7mm以上の太さを選びましょう。
また、こすると文字が消せるタイプのボールペンで書くのは避けてください。
注意点
便箋で書く時の注意点をまとめました。
インターンシップ先は「貴」で表す
書き言葉において、相手に敬意を表す表現は「貴」になります。先方が会社の場合は「貴社」です。
「御」は口頭の場合に使用するものなので、使い分けに気を付けましょう。
誤字脱字をしない
誤字脱字をチェックし、完璧な送り状を届けましょう。
特に、企業名や担当者名を間違えることは失礼にあたります。念入りに確認しましょう。
もし誤字や脱字をしてしまった場合は、必ず新しいものに書き直しましょう。修正液や修正テープの使用は避けてください。ビジネスマナーに反するので、せっかくお礼状を送ってもかえって悪い印象を与えてしまいます。
コピペをしない
人事担当者は毎年たくさんの書類に目を通しています。例文をそのまま使用すれば、コピーアンドペーストしただけで作ったお礼状だと見破られます。
自分の言葉で伝えましょう。
届くまでに時間がかかることを念頭に置く
メールと違い、郵送の場合は届くまでに時間を要します。
それを念頭に置き、お礼状は早めに作成してポストに投函しましょう。
構成
それでは、便箋で書く場合の文章の構成を確認してみましょう。
前文
(1)頭語
ビジネス文書では一般的に「拝啓」を使用する
(2)時候の挨拶
頭語の次の行に、一文字空けて書く
主文
(3)本文
時候の挨拶の次の行に、一文字空けて書く
「感謝の気持ち」「感じたこと、学んだこと」「今回の経験をどう活かすか」
末文
(4)結びの挨拶
手紙の内容を総括し、改めてお礼を述べる
(5)結語
ビジネス文書では一般的に「敬具」を使用する
後付
(6)日付
二文字分を空け、投函日を漢数字で書く
(7)署名
大学名、学部・学科、学年、氏名、連絡先
下側に寄せ、署名の下は一文字分空けて書く
(8)先方担当者の名前
会社名、部署名、役職名、担当者名（フルネーム）
本文と同じ高さで書く
便箋の入れ方
(1)書き出しが右上になるように便箋を置く
(2)三つ折りの目安を付け、1/3ほど下から上に折り上げる
(3)残りの1/3を上から下に折り重ねる
(4)書き出しが上に、便箋の上端が右になるように封入する
(5)のりで封をする。※セロテープは避ける
(6)封筒の中央の綴じ目に「〆」を書く
封筒の書き方
封筒の書き方はお礼状独特のルールはありません。一般的な書き方と同様です。
雨で滲んでしまう恐れがあるので、油性ペンを使って書いてください。
注意事項
・住所は省略せず、正しく記載する
・先方の住所と宛名を同じ高さにして書く
・宛名は会社名、部署名、役職名、担当者名（フルネーム）を書く
・自分の住所は封筒の中央線の右に、名前は左に書く
・左上に日付（投函日）を書く
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メールの場合
メールは送信ボタンを押せばすぐに先方に送ることができるので、スピード性に優れています。
また、手書きでは書き損じた際にすべて書き直さなければならないのに比べ、メールは送信するまでいくらでも手軽に修正できるのも利点です。
ただし、メールでのお礼状は手書きよりも「礼儀に欠ける」と感じる人もいるので、できる限り丁寧な文章作成を心がけましょう。
メールアドレス
大学のメールアドレスか、PCのメールアドレスを使用します。
企業とのやりとりで携帯電話のメールアドレスを使用することは控えましょう。
PCメールアドレスがない場合はフリーメールでも構いませんので、取得することをオススメします。
件名
メールの用件がわかる内容にする
宛先
会社名、部署名、役職名、担当者名（フルネーム）
相手の氏名の下に「様」を付ける
会社や担当部署宛ての場合は「御中」を付ける
文頭の挨拶
自己紹介
本文
「感謝の気持ち」「感じたこと、学んだこと」「今回の経験をどう活かすか」
文末の挨拶
改めてお礼を伝える
署名
大学名、学部・学科、学年、氏名、連絡先
注意点
メールで送る時の注意点をまとめました。
インターンシップ先は「貴」で表す
メール上で先方を表す場合は、頭に「貴」を添えてください。会社の場合は「貴社」になります。
「御社」は話し言葉での表現なので、誤って書かないように気を付けてください。
誤字脱字をしない
企業名や担当者名は特に要注意！ 非常に失礼になりますので、チェックを怠らないようにしてください。
メールを送信する前に、何度も誤字脱字がないかを確認しましょう。
コピペをしない
ありきたりな文章では気持ちは伝わりません。さらに、人事の担当者は毎年多くのお礼状を見ているので、コピーアンドペーストをしたことはすぐに分かってしまうと考えてよいでしょう。
オリジナリティのある文章で、感謝の気持ちをしっかり伝えましょう。
送信する曜日と時間帯に配慮する
メールは、相手が仕事をしている曜日・時間帯に送るのがマナーです。
お礼状が完成したからといってすぐに送信せず、適切なタイミングで送ることに気を配りましょう。
今回はインターンシップに関するお礼状について解説いたしました。
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