このページのまとめ
- 電話の基本マナーは、静かな場所でかける、営業時間内に連絡するなど
- 用件は簡潔に述べる、担当者が不在のときは戻る時間を聞くといったことも大切
- 伝えられた日時は忘れないようにメモをとり、復唱して間違いがないか確認しよう
- インターンシップをキャンセルする際は、謝罪の言葉を忘れずに
インターンシップの申し込みはWebサイト上で行うのが一般的ですが、企業によっては電話でのみ受け付けているところもあります。Webサイトから申し込んだとしても、参加が決まったインターンシップを辞退する際は電話でその旨を伝えることが必要です。
ここでは、就活生が知っておくべき電話のマナーや注意点のほか、ケース別の会話例をご紹介。当コラムで電話のマナーを押さえ、適切な言動で印象アップにつなげましょう。
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電話の基本的なマナー
企業に電話をする際は、下記の5つのマナーを守りましょう。
静かな場所で電話をかける
騒がしい場所で電話をかけた場合、相手の声が聞きとりづらかったり用件がスムーズに伝わらなかったりする恐れがあります。企業側に手間をとらせることがないよう、電波が届きやすく静かな場所で電話をするようにしてください。
営業時間内に電話をする
早朝や夜遅くに電話をするのはマナー違反。また、昼食の時間帯と考えられる12時～14時もなるべく避けるようにしてください。
最初に大学名と名前を述べる
企業側が電話に出た際は、「私、○○大学の就活太郎と申します」と名乗ってから用件を伝えましょう。企業への電話は緊張するかもしれませんが、明るくはきはきと話すことを心がけてください。
最後にお礼を言う
用件を伝え終わったら、「お忙しいところお時間を割いていただきありがとうございました」とお礼の言葉を述べましょう。電話では表情が見えないことを念頭に置き、気持ちを込めて伝えることが大切です。
相手が通話を終了してから電話を切る
電話の最後に「失礼いたします」と言った後、間髪入れずに電話を切ると悪印象につながります。基本的には、相手が通話を終了するまで切らないようにしてください。
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そのほか電話で気をつけるポイント
企業との電話のやりとりをスムーズに進めるために、下記の4点にも注意しましょう。
用件は簡潔に述べる
企業側は忙しい合間を縫って電話対応していることを念頭に置き、事前に要点をまとめて伝えるようにしましょう。
「緊張してしどろもどろになってしまいそう…」という人は、話す内容をメモに書いておくと安心です。
メモ帳とペンを手元に用意する
日時や場所などをすぐに記録できるよう、メモ用紙や筆記用具を事前に用意してください。日程などについてやりとりした際は、復唱して聞き間違いがないか確認することも大切です。
担当者が不在のときは戻る時間を聞く
担当者が席を外している場合は、「何時頃戻られるでしょうか」と聞くようにしてください。何度も電話するとその分手間をとらせてしまうので、戻る時間を聞いた上でかけ直しましょう。
企業からの不在着信に気付いたらすぐに折り返す
会社からの電話は急ぎの用事である可能性が高いため、企業の営業時間内にこちらから連絡しましょう。その際には、電話に出られなかったことへのお詫びの言葉を忘れずに伝えてください。
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インターンシップの申し込みをする際の会話例
インターンシップの申し込みを電話で行う際は、下記の流れで用件を伝えましょう。
自分：お世話になっております。私、○○大学の就活太郎と申します。本日はインターンシップの件でお電話したのですが、担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか。
窓口：少々お待ちください。
担当者：お電話かわりました。インターンシップ担当の○○です。
自分：お世話になっております。私、○○大学の就活太郎と申します。本日は○月○日のインターンシップに参加させていただきたく、お電話いたしました。
担当者：承知しました。○月○日ですね。それでは当日、○時に弊社にお越しください。
自分：承知しました。では、○月○日の○時に伺います。本日はお忙しいところありがとうございました。当日は何卒よろしくお願いいたします。失礼いたします。
先述のとおり、日時は忘れないようにメモをとるほか、復唱して間違いがないか確認しましょう。
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インターンシップをキャンセルする際の会話例
インターンシップを辞退するときの電話の流れは、下記のとおりです。
自分：お世話になっております。私、○○大学の就活太郎と申します。本日はインターンシップの件でお電話したのですが、担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか。
窓口：少々お待ちください。
担当者：お電話かわりました。インターンシップ担当の○○です。
自分：お世話になっております。私、○○大学の就活太郎と申します。○月○日に参加予定のインターンシップですが、○○のため（参加できない理由）、辞退させていただきたくお電話いたしました。
担当者：そうでしたか。辞退するとのこと、承知しました。
自分：せっかく機会をいただいたのにも関わらず、申し訳ございません。本日はお忙しいところお時間をいただきまして、ありがとうございました。それでは失礼いたします。
インターンシップをキャンセルする際は、謝罪の気持ちを伝えることを忘れずに。また、忙しい中電話に対応してくれたことへのお礼も言いましょう。
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担当者が不在の場合の会話例
担当者が席を外している場合は、下記のような流れで戻る時間を聞きましょう。
自分：お世話になっております。私、○○大学の就活太郎と申します。本日はインターンシップの件でお電話したのですが、担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか。
窓口：申し訳ありません。○○は今席を外しております。
自分：それでは、こちらから再度お電話させていただきます。○○様が戻られる時間を教えていただけますでしょうか。
窓口：再度お電話をくださるとのこと、ありがとうございます。14時半頃には戻ると思います。
自分：承知しました。では、14時半頃に改めてご連絡します。お忙しいところご対応いただきありがとうございました。失礼いたします。
申し込みのときと同様、復唱して聞き間違いがないか確かめ、担当者が戻る時間はメモ帳などに書き留めてください。
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