このページのまとめ
- お礼状は必須ではないものの、出すことで採用担当者に好印象を与えることができる
- 出す場合はメールでも手紙でも問題ないが、インターン終了から日が開かないよう早めに出すこと
- メールの場合は件名や使用するメールアドレスに注意する
- 手紙の場合は宛先を記入する場所が最後になるので注意しよう
相手に感謝を伝えるために出すお礼状。
就活生の中には、「お礼状を出したほうが心象が良くなる」「マナーとして出すのが当たり前」といった意見を聞いたことのある方もいると思われますが、実際はどうなのでしょうか。
当ページでは、お礼状の必要性や書くべき内容、注意点などをまとめています。
対処方法を知りたい方は、参考にしてください。
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お礼状は書いたほうがいい？
インターンシップや面接のあとに送るお礼状。
その目的は「相手に感謝を伝える」ことですが、お礼状は必須ではなく、出さなかったとしても選考結果に直接影響することはないでしょう。
ですが、企業側は手間やコストをかけてインターンシップを開催しているため、それに対するお礼を表せば好印象を与えることもできます。
特に、長期インターンの場合は数ヶ月～1年に渡ってお世話になっていることから、感謝の気持ちを示すためにもお礼状は出したほうが良いでしょう。
短期の場合でも、できる限り出すのがおすすめ。
特に1dayなど期間の短いインターンシップでは、お礼状を出す就活生がそもそも少ないため、しっかりとお礼状を出せば印象が良くなるだけでなくマナーを心得ているというアピールになることもあるようです。
また、お礼状には単に「感謝を伝える」だけでなく、自分をアピールしたりコミュニケーションツールとして活用できたりする側面もあります。
インターンシップを通して学んだことや気づいたことを盛り込めば自己PRに繋がりますし、参加してさらに志望度が高まった…など志望度を効果的にアピールすることも可能です。
さらに、お礼状を出すことでコミュニケーションが続き、人事から返事がきたりイベント情報が早めに手に入ったりするケースもあるでしょう。
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お礼状に盛り込む内容
企業に感謝の気持ちを示すだけでなく、自己アピールのツールにもなるお礼状。
ここでは、盛り込んでおきたい内容を紹介します。
感謝
最初に、インターンそのものに対する感謝を述べます。
プログラム中の出来事や参加した社員とのエピソードなどを交えると、相手に伝わりやすいでしょう。
感想
次に、インターンに対する感想を伝えます。
そのインターンで学んだことはなにか、なにを感じたのかなどを自分の言葉で表現するのがポイントです。
今後の抱負
インターンシップで学んだことを今度どう活かすのかなど、今後の就活の進め方や抱負を記述。
「ますます志望度が高まった」「ぜひ働きたいと感じた」などしっかりと気持ちを伝えることが大切です。
全体を通して、相手がイメージしやすいよう具体的な表現を心がけましょう。
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お礼状を書くときに気をつけること
お礼状を作成するときに気をつけたいことはあるのでしょうか。
まず、自分の言葉で書くこと。
自分で考えるのが面倒だから、良い文章が思い浮かばないから…といった理由から例文などをコピーする方もいるかもしれません。
ですが、採用担当者は毎年多くの就活生と接しており、その中には就活本や参考サイトの文章をそのまま使用する方も一定数いるでしょう。
同じ文章を書く就活生が多ければ、その文章がコピーであると分かり、せっかくのお礼状もアピール効果は薄れてしまいます。
お礼状であっても就活の一環であることを忘れずに、ビジネスシーンに合う言葉遣いを意識しましょう。
御社と貴社の使い分けにも注意。
「御社」は話し言葉のため、メールや手紙であれば「貴社」を使用します。
また、お礼状はできる限り早く送るのがおすすめ。
可能であればインターンの終了日、遅くとも翌日中には送るよう心がけます。
長期インターンで悩むのが、菓子折りなどの挨拶品。
用意したほうが良いと感じる方もいるかもしれませんが、インターンの場合は基本的に不要です。
その分、しっかりとお礼状を作成して感謝の気持ちを伝えましょう。
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お礼状の書き方 ～メール編～
お礼状は、メールと手紙どちらで作成しても問題ありません。
一般的には、メールよりも手紙のほうが丁寧な印象を与えやすいですが、手紙だと到着まで時間がかかることも。
「後回しにして送りそびれる」「手書きに自信がない」といった場合はメールを使用するなど、状況に合わせて使い分けてみましょう。
それでも迷ったら、自由度の高い企業にはメール、伝統を重んじる企業には手紙…など、企業の雰囲気に合わせるのもおすすめです。
メールでお礼状を出す場合は、以下の点に注意します。
構成
基本構成は宛先、文頭のあいさつ、エピソードを盛り込んだ感謝、インターンシップの感想、今後の抱負、文末のあいさつ、署名です。
感謝、感想、抱負は前項で紹介したものを参考に作成してください。
宛先、文頭、文末、署名の注意点は以下のとおりです。
・宛先…会社名は略さずに正式名称を使用し、社名や担当者名を間違えないよう気をつけましょう。
・文頭…「お世話になっております」のあとに、参加したインターンシップの日付と大学名、学科、氏名を入れるのが一般的です。
・文末…「貴重な経験をさせていただき、ありがとうございました」「今後とも、どうぞよろしくお願いいたします」など改めてお礼を伝えます。
・署名…メールの送信者を示す署名には、氏名と所属、メールアドレス、電話番号などを盛り込みます。
空白や改行をうまく使用して、相手が読みやすいレイアウトを心がけましょう。
件名は分かりやすく
社会人は1日に何通もメールのやり取りを行うことも珍しくないため、分かりやすい件名でないとほかのメールに埋もれてしまうことも。
「ありがとうございました」「こんにちは」など曖昧な件名だと迷惑メールに間違えられてしまう可能性が高くなるので注意しましょう。
「インターンシップのお礼（大学名・氏名）」のように、ひと目で分かる件名にすることが大切です。
上記以外に注意したいのが、使用するメールアドレス。
お礼メールに限ったことではありませんが、就活で使用するアドレスはパソコンのものが基本。
携帯電話会社のものは避け、パソコンでも使用できるフリーメールや大学で充てがわれているアドレスを使用しましょう。
また、アドレス内には無駄な言葉を使用せず、シンプルに名前と数字などを組み合わせるのがおすすめです。
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お礼状の書き方 ～手紙編～
より丁寧に感謝を示したいのであれば手紙がおすすめです。
手紙で伝える場合、ハガキを使うのは避けて便箋を使用しましょう。
ビジネスレターとして使用するのは、白無地の便箋と封筒が基本。
横書きではなく縦書きで、罫線の入っている「セミB5」というサイズを選べば問題ありません。
筆記用具は、エントリーシートや履歴書で使用する黒のボールペンを使用します。
ただし、右利きの人が縦書きをすると書いた文字が手で擦れてしまう可能性が高くなるので、にじみにくいインクが良いでしょう。
手紙とメールでは構成が異なるので注意が必要。
メールでは宛先を最初に記載しますが、手紙の場合は自分の署名のあと、全文の最後に宛先を記載します。
また、署名の前に記入する日付は漢数字を使用しましょう。
選考には影響がないものの、お礼状を出すことで採用担当者に好印象を与えることができます。
ただし、たとえお礼状を出していても、身だしなみやほかのビジネスマナーができていなければせっかくの好印象も無駄になってしまうかもしれません。
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