このページのまとめ
- メールは宛先、件名、宛名、本文、署名で構成されている
- 返信する時は24時間以内、誤字脱字に気をつけることが大切
- 受け入れてもらえても断られても、感謝して返信するのが大人のマナー
- OB訪問が終わったら、当日中か翌日にはお礼メールを送る
就活では、メールでOBOG訪問を依頼したり、人事担当者と選考についてやり取りしたりすることがあります。
しかし、いざメールを書くとなると、どうしたらいいかわからない就活生は多いようです。
そこで当コラムでは、メールの基本的な書き方から、メールを返信する時のマナー、OB訪問に関するメールを返信をする時のマナーなどをご紹介します。
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メールの基本的な書き方
メールは社会人にとって重要な連絡手段の1つです。
基本的なメールのマナーをよく知らないまま送信してしまうと、相手に失礼があったり、誤解を与えてしまったりする可能性があります。
そうならないためにも、社会人として基本的なメールの書き方を身に着けておきましょう。
まずこちらでは、メールを構成する宛先・件名・宛名・本文・署名の書き方についてご紹介します。
宛先
宛先はメールアドレスを見ながら入力するのではなく、企業の公式サイトなどに掲載されているアドレスをコピー&ペーストしましょう。
自分で入力すると、打ち間違えてしまう可能性があるので、コピー&ペーストしたほうが確実です。
件名
件名は、メールを受け取った方が見ただけで要件がわかるようにすることが大切です。
たとえばOBOG訪問に関するメールなら「OB訪問のお願い（大学名・氏名）」というように、わかりやすいタイトルを記載しましょう。
そうすることで相手に確実に開封してもらえますし、早急に対応して欲しい場合はその旨を件名に書けば、相手の返信も早くなります。
宛名
宛名は、企業名・部署名・担当者名の順で記載しましょう。
すべて正式名称で、株式会社まで略さず書き、役職までわかっていれば役職もきちんと入れてください。
「〇〇株式会社 〇〇部（署） 〇〇（役職名） 〇〇〇〇様」といった形が理想です。
なお、企業名や部署名、担当者名を間違えてしまうのは大変失礼なので、特に気をつけましょう。
本文
本文は、挨拶文と自己紹介を入れてから本題に入りましょう。
初めてメールをするなら挨拶文と自己紹介を丁寧に書く必要がありますが、2回目以降のメールなら簡略化した挨拶文で構いません。
「お世話になっております。大学名・学部・氏名です。この度はお忙しい中、OBOG訪問についてのご連絡をいただき、誠にありがとうございます。」というように、感謝の言葉を入れるとより良いでしょう。
本題では要件を簡潔に記載し、最後に「以上、どうぞよろしくお願いいたします」といったまとめの文言を付け加えてください。
なお、長文メールは相手への負担になってしまうこともあります。
1行30文字以内、内容に応じて3行から5行までを目安に、区切りの良い箇所で1行スペースを入れると読みやすくなるでしょう。
署名
メールの最後には必ず署名を記しましょう。
具体的には「氏名」「大学名・学部名・学科名」「連絡先」を記載する必要があります。
飾り立てる必要はありませんが、相手が読みやすいように記載しましょう。
あらかじめ作成し、メールの署名設定にテンプレートとして登録しておくと毎回打ち込む必要がなくて便利です。
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メールを返信する時の基本マナー
メールは見たらすぐに返信するのが基本です。
返信が遅いと、メールを見てもらえたのか、確認してもらえたのか、と相手を不安にさせてしまいます。遅くても24時間以内に返信するべきでしょう。
また、24時間以内と言っても、返信するのは相手企業の就業時間内にするのがマナー。
メールの確認が深夜になってしまい、平日の日中は中々返信できないという方もいるかもしれませんが、メールだからといって深夜に返信するのは避けましょう。
メールを書く時は、誤字脱字にも気をつけてください。
誤字脱字があると、「適当な人」という印象を与えてしまいます。適当とは丁寧なコミュニケーションが取れないと思われかねません。
また、言葉遣いは丁寧に。敬語を正しく使えないと、たとえ悪気がなかったとしても相手を不快にさせてしまいます。
社会人として敬語が使えないと、礼儀礼節がなっていないと思われてしまうでしょう。
メールを書き終わったら、送信する前に必ず読み返して間違いがないか確認することが大切です。
なお、メールを返信する際、自動的につく「Re：」はそのままで問題ありません。
何の要件への返信か、一目でわかるからです。
しかし、やり取りが続き、件名が隠れてしまったら、削除してもいいでしょう。
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OB訪問を断られた時の返信
OB訪問を断るメールがきた場合、断られたからといってもらったままにしないようにしましょう。
スケジュールを検討し、わざわざ返信をくれたことに感謝する気持ちを伝えるために返信するのがマナーです。
例文
件名：【返信のお礼】大学名・氏名
株式会社〇〇
◇◇部 △△課
担当者名様
お世話になっております。
大学名・学部・学科・学年の氏名と申します。
この度は、OB訪問に関しまして、ご返信をいただきありがとうございました。
ご予定がつかないということ、承知致しました。
突然の連絡にも関わらず、ご検討いただきまして誠にありがとうございました。
また別の機会にお会いできることがあれば光栄です。
今度ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
大学名・学部・学科・学年
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
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日程調整メールへの返信
OB訪問を受け入れてもらうことができ、相手から日程を提示された場合、すぐに自分の予定を調整して返信しましょう。
上記で述べたように、24時間以内に返信するのが理想的です。
例文
件名：【OB訪問の日時につきまして】大学名・氏名
株式会社〇〇
◇◇部 △△課
担当者名様
お世話になっております。
大学名・学部・学科・学年の氏名です。
この度はOB訪問のご承諾のご連絡いただき、誠にありがとうございます。
それでは、下記の日程で貴社にお伺いします。
日時：00月00日 00時00分 場所：株式会社〇〇
もし、急な変更などがございましたら、下記までご連絡頂ければと存じます。
氏名 携帯番号（000-0000-0000）
お忙しいところ、お時間を割いていただき、本当にありがとうございます。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
大学名・学部・学科・学年
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
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OB訪問後はお礼メールを送ろう
OB訪問は相手が善意でやってくれるものです。
勤め先から頼まれてやっている人もいますが、仕事の合間を縫って、時間や手間を割いてくれるOBOGには深く感謝しないといけません。
結果として、どこの企業に就職することになるとしても、感謝の気持ちを伝えるためにお礼メールを送っておきましょう。
印象に残った話や感想を入れ、感謝の気持ちを伝えることが大切です。
なお、お礼メールは当日中か、翌日には届くように送信しましょう。
例文
件名：【OB訪問のお礼】大学名・氏名
株式会社〇〇
◇◇部 △△課
担当者名様
お世話になっております。
本日、OB訪問で伺いました、大学名・学部・学科・学年の氏名です。
本日はご多用のところ、大変貴重なお時間を割いていただき、ありがとうございました。
直接お話を聞かせていただき、チームで働くことの面白さや難しさを知ることができ、疑問に思っていたことを解決することができました。
本日のお話を踏まえ、さらに業界研究を進めて参りたいと考えております。
またご相談に伺う機会もあるかと思いますが、その際はご指導のほどよろしくお願い致します。
本日は貴重なお時間を頂き、誠にありがとうございました。
大学名・学部・学科・学年
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
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