就活セミナーのキャンセルは選考に不利？謝罪メールの書き方と例文5選

就活セミナーをキャンセルする際、「選考で不利になるのでは」と不安を持つ就活生も多いでしょう。どのような理由でも無断欠席してしまうと、マイナスイメージにつながるため、誠意が伝わる対応を心掛けましょう。

この記事では、就活セミナーをキャンセルする際のマナーや謝罪メールの書き方を例文付きで解説します。最後まで読めば、やむを得ずセミナーをキャンセルする際もビジネスマナーに沿った適切な対応ができるでしょう。

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就活セミナーのキャンセルは選考で不利になりかねない

就活セミナーは、就活生にとって重要度の高いイベントの一つです。

しかし、何かと忙しい就活時期には、急用などやむを得ない理由でキャンセルしなければならないケースもあるでしょう。

就活セミナーを突然キャンセルしてしまうと、運営側の企業に対して「志望度が低い」「約束を守れない人」などマイナスイメージを与えかねません。そのため、キャンセルする場合でも、ビジネスマナーに沿った適切な対応が必要です。

ここからは、就活セミナーのキャンセルが選考に与える影響について詳しく解説します。選考通過の確率を少しでも高めるためにも、まずは就活生がするべきではない不適切な対応を把握しておきましょう。

連絡無しのキャンセルは悪印象

何かと忙しい就活中は、体調不良や他社の選考日と被ってしまったなど、参加予定のセミナーや説明会をキャンセルしなければならない場面もあります。

しかし、どのような事情があるにせよ、連絡をせずに無断欠席してしまうのはマナー違反です。キャンセルの連絡は社会人としての最低限のマナーです。

特に、志望企業が運営する就活セミナーに参加する場合は、失礼のないよう細心の注意が必要です。キャンセル自体が直接的に採用に影響するケースは少ないですが、無断欠席の場合、企業側に記録が残ったり印象が悪くなったりする可能性はあるでしょう。

無断欠席がNGな理由

就活セミナーを無断欠席してはいけない理由は、ほかの就活生や運営側に迷惑がかかるからです。

就活セミナーには人数制限が設けられており、抽選によって参加者を決めるイベントもあります。抽選に受かったにもかかわらず、無断でセミナーを欠席してしまうと、貴重な参加枠を一つ無駄にしてしまうでしょう。

その結果、本気で参加を希望していた熱意の高い就活生が、志望企業に入社するための道を途絶えさせてしまう可能性もあります。対して、企業側が事前にキャンセルを把握できれば、抽選で外れた応募者に「空きができた」と連絡できる場合もあるでしょう。

また、セミナーの運営側は予約をした就活生のために設営や資料の作成といった用意をしています。参加を想定して準備してくれているのにもかかわらず、セミナーをキャンセルすれば、運営側の労力が無駄になってしまいます。

だからこそ、キャンセルする場合は、できるだけ早めに連絡してください。加えて、セミナーに応募する際は、本当に参加したいイベントか見極めたうえで申し込みましょう。

説明会を無断欠席するデメリットについて詳しく知りたい人は、「説明会の無断欠席、選考にはどの程度影響する？」もあわせて参考にしてください。

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就活セミナーをキャンセルする際のマナー

やむを得ず、就活セミナーをキャンセルする場合は、できるだけ早く連絡するのがマナーです。ここからは、セミナーキャンセル時の適切な対応について詳しく解説します。

前日の夕方までにメールで連絡する

就活セミナーをキャンセルする場合は、可能な限り早めに運営企業へメールで連絡をしてください。担当者の就業時間を考慮し、遅くても前日の夕方17時ごろまでにキャンセルする旨を記載したメールを送りましょう。

なお、ビジネスマナー的には電話をしたほうが丁寧という意見もありますが、メールであれば記録が残ります。セミナー当日までに時間の猶予がある場合は、メールを送っておくとトラブル回避に役立つでしょう。

担当者が確認するまでに多少時間がかかることも想定したうえで、余裕を持って対応できるよう、キャンセルが決まったら早めにメールを送るのが親切です。

説明会のキャンセルの仕方については「会社説明会のキャンセルメールの送り方は？送信時のマナーや例文を解説」も参考にしてください。

当日の場合は電話連絡する

急な体調不良などで、キャンセルが当日になってしまう場合は、電話で直接連絡しましょう。

当日は、担当者も会場設営などで多忙です。メールチェックに時間を割いていない可能性もあります。やむを得ず当日キャンセルしなくてはならない場合は、連絡の行き違いをなくすために担当者へ電話しましょう。

就活における電話のかけ方を詳しく知りたい人は、「就活での電話のかけ方は？基本的なマナーや場面別の会話例を紹介」もあわせて参考にしてください。

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就活セミナーのキャンセルを伝える謝罪メールの書き方

就活セミナーのキャンセルを伝える際は、ビジネスメールの基本構成に沿った文章作成が必要です。キャンセルする旨・理由を述べるのはもちろん、相手に配慮した件名の書き方や見落としがちな署名も必ず記載しましょう。

ここからは、就活セミナーのキャンセルを伝えるメールの書き方を詳しく説明します。

ビジネスメールの基本構成に沿って書く

就活セミナーをキャンセルする際のメールは、以下の基本構成に沿って作成しましょう。

・件名
・宛名
・セミナーをキャンセルする旨
・キャンセルの理由
・署名

メールの本文では、最初に宛名を書きます。具体的には、「△△株式会社　人事部△△様」といった形で記載しましょう。

続いて挨拶文と学校名、学部・学科名、氏名を書いてから、本題となるセミナーをキャンセルする旨と理由を伝えます。その後、謝罪と締めくくりの挨拶を記載して本文をまとめてください。

なお、メールの最後には署名も必要です。忘れないように、氏名と学校名、学部・学科名、連絡先を記載しておきましょう。

本文の内容がひと目で分かる件名にする

就活セミナーのキャンセルメールでは、開かなくても本文の内容が伝わる件名を書きましょう。

採用担当者のなかには、毎日何十件ものメールを受け取る人もいます。また、メールの確認・返信だけでなく、ほかの業務も並行して行うため、優先度の低い連絡は後回しになってしまう可能性も考えられるでしょう。

件名にメールを送った目的や要件が分かりやすく記載されていれば、受け取った相手はひと目で内容を確認できます。優先度が高い内容であれば即座に対応できるため、先方の手間を減らせるだけでなく、返信を早めてもらえる可能性もあります。

就活だけでなく、基本的なビジネスマナーの一つであるため、メールを送る際は相手の負担を軽減できる件名の書き方を習慣づけるのがおすすめです。

なお、就活メールの件名の書き方を詳しく知りたい人は、「就活メールの件名の書き方を解説！【例文付き】」もあわせて参考にしてください。

誠意が伝わる内容を意識する

就活セミナーのキャンセルメールを書く際は、誠意が伝わる内容を意識しましょう。

たとえ、自分に非がない理由だとしても、キャンセルによって先方に迷惑をかけてしまうことには変わりありません。

だからこそ、キャンセルメールでは、謝罪の気持ちを相手に伝えることが最も重要です。誠意が伝われば担当者に名前を覚えてもらえたり、好印象につながったりする可能性もあるため、お詫びの気持ちを込めた丁寧なメールを送りましょう。

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就活セミナーをキャンセルする際のメール例文5選

ここからは、就活セミナーをキャンセルする際のメール例文を紹介します。キャンセルの理由・ケース別に5つの例文を紹介するので、キャンセルメールを作成する際の参考にしてください。

1.体調不良の場合

2.急用（身内の不幸など）の場合

3.他社の選考日と重なった場合

4.大学の試験と重なった場合

5.日程の再調整を依頼する場合

就活メールの基本的な書き方やほかの例文も確認したい人は、「誰も教えてくれない就活メールの基本！そのまま使えるパターン別例文をご紹介！」も参考にしてください。

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就活セミナーのキャンセルを回避する事前対策3選

就活セミナーをキャンセルしなければならない事態を防ぐためには、参加するイベントを厳選したうえで申し込む必要があります。そのためには、無理のないスケジュールを組み、セミナーの日程を忘れないよう効率的に管理することも大切です。

ここからは、就活セミナーのキャンセルを回避するために役立つ事前対策を紹介します。セミナーへの参加が決まってからキャンセルせずに済むよう、紹介する3つの対策を徹底しましょう。

1.参加するセミナーを厳選する

キャンセルの予防策として、参加するセミナーを厳選したうえで応募することが大切です。

就活セミナーには、以下のような種類があり、それぞれ開催目的や参加メリットが異なります。

就活セミナーの種類	概要
合同の企業（業界）セミナー	・複数の企業が合同で行うセミナー ・1社につき20〜30分の持ち時間で、自社の詳細を就活生に説明するケースが一般的 ・一度に多くの企業や業界を把握できるのがメリット
個別の企業セミナー	・1つの企業が主催するセミナー ・志望度の高い就活生を対象に業務内容のほか、会社の雰囲気を伝える目的で開催するケースが多い
就活スキルセミナー	・就活マナーや応募書類の書き方など、就活に役立つスキルを学ぶためのセミナー ・人材紹介サービス企業が主催するケースが多く、業界や企業問わず就活の基礎を身につけられる

志望企業以外の会社が開催しているセミナーや、参加メリットの低いイベントに手当たり次第、応募してしまうと、後々キャンセルしなければならない可能性が高まります。

キャンセルの手間を省くためにも、自分にとって本当に必要なセミナーなのか判断したうえで申し込みましょう。

2.無理のないスケジュールを組み立てる

キャンセルを回避するためには、就活セミナーの開催時期を考慮したうえで、無理のないスケジュールを組む必要があります。就活時期は何かと忙しくなるため、無計画にセミナーや説明会の予定を組んでしまうと、キャンセルせざるを得ない場面が増えるでしょう。

なお、内閣府の資料「令和6年度学生の就職・採用活動開始時期等に関する調査 調査結果 報告書」によると、企業説明会やセミナー等に初めて参加した学生が最も多い時期は、「大学3年生の9月以前」でした。

引用：内閣府「令和6年度学生の就職・採用活動開始時期等に関する調査 調査結果 報告書（59p）」

また、企業説明会やセミナー等に参加したピーク時期に関する調査では、「大学3年生の3月」の割合が増加しているものの、「大学3年生の9月以前」と回答した学生が最も多いという結果でした。

引用：内閣府「令和6年度学生の就職・採用活動開始時期等に関する調査 調査結果 報告書（59p）」

加えて、就活の早期化に伴い、年々大学3年生の9月以前に就活セミナーへ参加した学生が増えていることが分かります。

上記のデータから、大学3年生の9月までに、一度は就活セミナーへ参加する想定でスケジュールを組んでおくと、ほかの学生に遅れをとることなく就活を進められるでしょう。就活だけでなく、学業やサークル活動、私生活の予定も考慮し、余裕のあるスケジュールを組んでください。

就活全体のスケジュールや効率的な進め方を知りたい人は、「27卒の就活スケジュールをチェックしよう！いつ何をすべきか解説」もあわせて参考にしてください。

参照元
内閣府
学生の就職・採用活動開始時期等に関する調査

3.スケジュール管理を効率化する

就活セミナーのキャンセルを防ぐためには、スケジュール管理の効率化も考える必要があります。

就活中は、エントリーシートの提出期限や面接、インターンシップの日程など、さまざまな予定が舞い込んできます。複数企業のエントリーや選考を同時に受けるケースも多いため、スケジュールが複雑になってしまうものです。

加えて、学業やサークル活動などの予定も重なるため、スケジュール管理を怠るとセミナーの日程を見落としてしまう恐れがあります。

そのようなリスクを回避するためにも、以下のような方法でスケジュール管理を徹底しましょう。

・就活手帳や就活ノートを作成する
・スケジュール管理アプリやツールを活用する
・Excelやスプレッドシートにスケジュールを記録する　など

なお、スケジュール管理に役立つ就活ノートを作りたい人は、「就活ノートの作り方は？まとめたい内容やポイント・サイズも解説」も参考にしてください。

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セミナーを無断でキャンセルしてしまった場合の対処法

万が一、セミナー日程を勘違いして無断欠席してしまったと気づいた場合は、すぐに電話やメールで謝罪しましょう。

ここからは、無断欠席に気づいた後の対応方法を、具体例とともに紹介します。謝罪メールの書き方が分かる例文も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

すぐに電話やメールで謝罪する

無断欠席に気づいたら、可能な限り早く企業の担当者に連絡を入れましょう。無断欠席の事実は取り消せませんが、その後の素早い対応により悪印象を改善できる可能性があります。

セミナーへの無断欠席は、「企業やそのテーマへの興味がない」さらに「選考を辞退した」と判断されます。そのため、連絡をしないままでいると、その後のセミナーや選考に関する連絡が来なくなるケースも考えられるでしょう。

なお、就活で無断欠席を避ける方法や謝罪の仕方については、「就活でばっくれる前に！面接をばっくれた場合のリスクと企業への謝罪･辞退の方法を紹介」もあわせて参考にしてください。

欠席理由を端的に伝える

無断欠席した理由は、冗長にならないよう説明してください。具体的には「予定を失念した」「体調不良で連絡できなかった」など、行けなかった理由を簡潔に伝えましょう。

無断欠席をしてしまった以上、丁寧な謝罪と説明が必要です。少しでも自分の行動に正当性を持たせようとして、長々と理由を説明してしまうと、言い訳がましい印象に捉えられてしまう可能性もあります。

これ以上評価を落とさないためにも、自分の非を認め、簡潔に理由を述べたうえで謝罪するのが賢明です。

無断でキャンセルしてしまった場合の謝罪メール例文

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セミナーのキャンセル方法など就活マナーに悩む学生へ

急な予定変更で就活セミナーに行けなくなってしまった場合は、キャンセルの連絡をするのがマナーです。しかし、就活生のなかには、社会人として適切なメールの書き方や送り方が分からない人も多いでしょう。

そのような悩みを抱える就活生は、就職エージェントを活用するのがおすすめです。

新卒向け就職エージェント「キャリアチケット」では、新卒の就活を熟知したプロのアドバイザーによる総合的なサポートを提供しています。ES添削や面接対策のサポートはもちろん、適切なメールの送り方などビジネスマナーに関するアドバイスも可能です。

就活にはセミナーのキャンセル時だけでなく、ビジネスマナーを意識した対応が求められるシーンは数多くあります。志望企業から高評価を得るために、社会人としてふさわしい振る舞いを身につけたい学生は、お気軽にキャリアチケットまでご相談ください。

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