エントリーシートを封筒で送る際のマナーは？書き方や郵送方法を解説

「エントリーシートを封筒で送るにはどうすれば良い？」「封筒の書き方を知りたい」などと悩む就活生も多いでしょう。エントリーシート郵送時にもマナーがあるので、送り方や封筒の書き方などを確かめておくのが大切です。

この記事では、エントリーシートを封筒で送る際のマナーや封筒の書き方を解説します。手渡しで提出する場合のマナーもまとめたので、好印象を与えられるように確認しておきましょう。

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エントリーシートを封筒で送る際に準備する物

エントリーシートを封筒で送る場合、ボールペンやクリアファイルなども用意しておきましょう。マナーを理解して郵送すれば、評価を上げられます。

ここでは、エントリーシート郵送時に必要なものをまとめました。

1.A4サイズの封筒

エントリーシートを送る封筒は、「A4サイズの角型2号」を準備しましょう。履歴書を折らずに郵送できるサイズだからです。

また、封筒の色は白を選んでください。ビジネスの場面では、対外的な書類は白で送るのがマナーとなっています。

よく見かける茶封筒は、事務手続きの際に使う封筒です。そのため、茶封筒で送ってしまうと、ほかの書類と混同して見落とされる可能性があります。

就活で使用する封筒については、「就活で使う封筒の色やサイズは？封筒の選び方から提出時の注意について解説」の記事も参考にしてください。

2.油性のボールペン

封筒に文字を書く際は、油性のボールペンやサインペンを使いましょう。インクは黒色を使用してください。

油性のペンを使うのは、郵送時に雨で濡れてもにじまないようにするためです。消せるボールペンは、郵送時に消える恐れがあるので使わないようにしましょう。

3.クリアファイル

書類はクリアファイルに挟んでから郵送しましょう。雨で濡れるリスクを避けるためです。

使用するクリアファイルは、無色のものを使用してください。サイズはA4で、書類を折らなくても入れられるものにしましょう。

4.送付状

送付状とは、「封筒のなかにどのような書類が入っているか」を伝えるものです。書類を封筒で郵送する場合は、送付状も一緒に送るのがマナーです。

基本的には送付状を同封しますが、「送付状不要」としている企業もあります。郵送前に確認してみてください。

送付状の書き方については、「履歴書の郵送には添え状が必要！詳しい書き方やマナーを解説」の記事で詳しく解説しています。

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エントリーシートを送る際の封筒の書き方（表面）

ここでは、エントリーシートを送る封筒の「表面」の書き方を解説します。

宛名を中央に大きく書く

企業名や担当者名など、宛名は中央に大きく書きましょう。誰宛に送る書類なのかをわかりやすくするためです。

順番は、右から「会社名」「部署」「名前」です。

宛名には敬称をつける

宛名には、「様」「御中」などの敬称をつけましょう。会社名には「御中」、採用担当者名には「様」をつけてください。

ただし、「様」と「御中」を同時に使うのはマナー違反です。「人事部　採用担当者様」

「総務部　人事課御中」のように、宛先に応じて使い分けてください。

「御中」などの使い方については、「宛や御中の意味は？正しい使い方を知っておこう」の記事で解説しています。ビジネスマナーの一種なので、今のうちに覚えておきましょう。

左下に「応募書類在中」と記入する

封筒の左下には、「応募書類在中」と記入してください。中身が就活の応募書類であることをわかりやすく示すためです。

また、「応募書類在中」の文字は赤色で記載するのがおすすめです。黒でもマナー違反にはなりませんが、目立ちにくくなります。応募書類だとわかりやすく伝えるためにも、赤色で書いておくとよいでしょう。

「応募書類在中」の意味や書き方については、「封筒に在中と記す理由とは？記載することの目的や書き方をご紹介」も参考にしてください。

住所や企業名は正式名称で書く

住所や企業名は省略せずに、正式名称で書きましょう。たとえば、「（株）」ではなく株式会社、「（有）」ではなく有限会社と記載します。

住所は「1-1-1」のように、ハイフンは使わないようにしましょう。「1丁目1番1号」のように書いてください。

住所の正しい書き方については、「丁目、番地、号の正しい書き方は？正しい住所の確認方法も解説」の記事で詳しく解説しています。

横書きでも問題ない

封筒に記載する文字は、縦書きを使用しても横書きを使用しても問題ありません。ただし、一般的には縦書きを利用します。

横書きを利用するのは、社名にアルファベットが含まれている場合です。アルファベットを縦書きにしてしまうと読みにくくなってしまうので、横書きにするとよいでしょう。

また、企業から封筒を指定された場合も横書きがおすすめです。

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エントリーシートを送る際の封筒の書き方（裏面）

ここでは、エントリーシートを送る封筒の「裏面」の書き方を解説します。

封筒の左上に郵送日を書く

封筒の左上には、郵送した日付を書きましょう。記入日と間違えないように気をつけてください。

エントリーシートにも日付を記入するところがありますが、封筒と一致させる必要はありません。封筒には郵送日を書いてください。

封筒の左下に自分の名前や住所を書く

封筒の左下には、自分の名前や住所が必要です。誰が送ったかわかるように書いておきましょう。

記載する内容は、次の5つです。

自分の住所は、表面の宛名よりも小さく書くとバランスが良くなります。

封の中央に「〆」と書く

封をしたら、封の中央に「〆」と書きましょう。封字と呼ばれ、未開封の郵便物であることを示しています。

「〆」は「×（バツ）」とは違う字なので、間違えないようにしましょう。なくてもマナー違反ではありませんが、より丁寧な印象を与えるために書くことをおすすめします。

エントリーシートなどの応募書類を郵送する際は、マナーを守って送ると印象をよくできるでしょう。郵送時のマナーについてを「履歴書の郵送マナー、就活生はこれだけ知れば大丈夫！」の記事で解説しているので参考にしてください。

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エントリーシートを封筒で送る際の流れ

ここでは、エントリーシートを郵送する際の手順を解説します。正しく郵送できるように確認しておきましょう。

書類をクリアファイルに入れる

郵送する書類は封筒に入れる前に、クリアファイルに入れておきます。クリアファイルに入れることで、書類が折れたり、雨に濡れたりするのを防ぎやすくなるからです。

書類をクリアファイルに入れる順番は、上から「送付状」→「エントリーシート」→「その他応募書類」の順番にしましょう。書類の裏表や上下は揃えて入れてください。

応募書類を封筒に入れる際のマナーについては、「履歴書の正しい入れ方とは？封筒の書き方や入れる順番など詳しく説明！」の記事で詳しく解説しています。

封筒に切手を貼る

封筒を郵送する際には、切手が必要です。封筒の重さによって送料が変わるため、事前に確認しておきましょう。

金額が不安な場合は、郵便局の窓口で確認すると教えてもらえます。その場で重さを確認し、金額を教えてもらえるのでそのまま支払うとよいでしょう。

普通郵便や簡易書留で送る

封筒を郵送する際は、普通郵便を使用するのが一般的です。到着が予定から遅れても間に合うように、余裕をもって提出しましょう。

簡易書留の場合は封筒の追跡サービスがあり、エントリーシートが企業まで届いたかどうかを確認できます。もし、封筒が紛失してしまった場合でも補償されるため、不安な場合は簡易書留を使ってもよいでしょう。

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エントリーシートと一緒に送る送付状の書き方

エントリーシートに同封する送付状の書き方を解説します。送付状の用紙はA4サイズ、横書きで作成してください。

右上に郵送日を書く

まずは、右上に郵送日を書きます。エントリーシートの記入日を書かないように気をつけてください。

左寄せで宛名を正式名称で書く

次に、左寄せで宛名を書きます。企業名は正式名称で書きましょう。封筒と同様に、「様」「御中」などの敬称を忘れないようにしてください。

右寄せで自分の名前や住所を書く

宛名の下には、右寄せで自分の名前や住所を書きましょう。大学名や所属に加えて、連絡先も記入します。

必要な情報は、次のとおりです。

就活で使うメールアドレスについても、ビジネスマナーを守ることが印象アップにつながります。メールアドレスの決め方や作り方については、「就活のメールアドレスはどう決める？基本マナーを解説」の記事を参考にしてください。

中央に件名を書く

住所や氏名から1行あけて、中央に件名を書きましょう。「選考の応募書類につきまして」のように、簡潔に示したもので問題ありません。

ほかの文字と比べて大きめに書き、目立つようにするのがポイントです。

本文を書く

本文には、挨拶を記載します。始まりには「拝啓」、終わりには「敬具」を忘れないようにしてください。

本文の例は、次のとおりです。

中央に記書きを書く

本文から1行あけ、中央に「記」と書きます。「記書き」と呼び、同封している書類を伝える部分です。

「記」のあとには添付書類を書き、その下に「以上」と書くようにしてください。

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エントリーシートを封筒で送る際の確認事項

エントリーシートを封筒で送る前に、締め切りや誤字脱字を確認しておきましょう。印象を悪くしないためにも、ミスなく送るようにしてください。

誤字脱字がないか確認する

エントリーシートはもちろん、封筒にも誤字脱字がないか確認しておきましょう。宛名や住所に誤字があると、印象を悪くしてしまいます。

また、封筒の書き方も間違えていないか確認しましょう。

締め切りを確認する

いつまでに到着すればよいのか、締め切りを確認しておきましょう。締め切りを1日でも過ぎてしまうと、受け付けてもらえない場合もあります。

締め切りで気をつけたいのは、「消印有効」と「必着」です。それぞれの違いをまとめました。

たとえば、「4月1日消印有効」であれば、4月1日までに郵便局で対応してもらい、郵送物を受け付けたスタンプの日付が4月1日までであれば問題ありません。一方で、「4月1日必着」の場合は、4月1日に封筒が届いている必要があります。

締め切りに遅れないためにも「『必着』の意味とは？何日前に送ればいい？応募書類を不備なく郵送するための注意点」の記事をご一読ください。

エントリーシートはコピーを残しておく

送付するエントリーシートは、コピーをして手元に残しておきましょう。面接に進んだ場合、エントリーシートの内容をもとに質問されるからです。

エントリーシートを残しておかないと、自分が何を書いたか忘れてしまいます。エントリーシートの内容と受け答えの内容が違う場合、不信感を抱かれるでしょう。

企業ごとにどのような内容を書いていたかわかるように、コピーは残しておいてください。

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エントリーシートを手渡しする際の封筒の書き方

エントリーシートは郵送ではなく、手渡しで提出する場合もあります。手渡しする場合の封筒の書き方について解説するので参考にしてください。

表面に「応募書類在中」と書く

エントリーシートを手渡しで提出する場合も、封筒に入れて提出しましょう。その際、封筒の表面に「応募書類在中」と記載します。

「応募書類在中」の文字は、封筒の左下に記入しましょう。また、文字は四角で囲むようにしてください。

手渡しのため宛名は書かない

エントリーシートを手渡しで提出する場合には、会社名などの宛名は不要です。郵送しないため、住所も社名も記入が必要ありません。

裏面に自分の名前や住所を書く

封筒の裏面には、自分の名前や住所を書きましょう。ほかの就活生の書類と混ざらないようにするためです。

封筒に名前を記載していない場合、中身を取り出してどの就活生の書類か確認する必要が出てきます。企業側の手間を減らすためにも、自分の名前はきちんと書くようにしましょう。

エントリーシートを手渡しする場合はどのように準備すればよいかは、「応募書類在中は囲まない？黒字はNG？囲み方や封筒の書き方を解説」の記事で詳しく紹介しているので参考にしてください。

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エントリーシートが入った封筒を手渡しする際のポイント

封筒を手渡しする場合にも注意したいマナーがあります。失礼にならないように、事前に確認しておきましょう。

担当者に渡す際は封筒からエントリーシートを出す

担当者にエントリーシートを渡すときは、封筒からエントリーシートを取り出して渡してください。担当者はその場で一度中身を確認するため、取り出す手間がかからないように対応します。

ただし、クリアファイルからエントリーシートなどの書類を取り出す必要はありません。クリアファイルには入れたまま、採用担当者が読みやすい向きにして渡します。

受付に渡す際は封筒のまま渡す

エントリーシートを受付に渡す場合は、封筒のまま渡しましょう。受付の人は中身を確認せず、そのまま担当者に渡すケースが多いからです。

採用担当者に渡すときと同様、封筒は読みやすい方向に向けて渡してください。

エントリーシートはカバンからすぐに取り出せるよう準備しておく

カバンから取り出してスムーズに渡せるように準備しておきましょう。エントリーシートを取り出すのに手間取っていると、準備不足な印象を与えてしまいます。

あらかじめとりやすい位置に入れたり、サイドポケットを使ったりするとカバンの中が整理されます。

エントリーシートだけではなく、履歴書を渡す際のマナーも確認しておきましょう。「履歴書を直接持っていく場合は封筒が必要？渡し方は？正しいマナーを解説」の記事で紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

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エントリーシートが入った封筒を手渡しする際の注意点

エントリーシートを手渡しする場合、郵送とは違い封や添え状は必要ありません。郵送と手渡しでマナーが変わるので、確認しておきましょう。

封はしないで渡す

エントリーシートが入った封筒を手渡しする場合は、封をせずにそのまま提出しましょう。提出時にすぐ取り出せるようにするためです。

封をしてしまうと開封に時間がかかり、企業側に手間をかけてしまいます。また、受付に書類を見せて、また封筒にしまって預けるケースもあるため、あえて封をしないのがマナーです。

添え状は入れずに渡す

手渡しの場合には、添え状の同封も必要ありません。手渡しの場合はその場で採用担当者が中身を確認できるからです。

添え状とは、封筒内に何が入っているかを伝えるものになります。手渡しの場合には、担当者にエントリーシートが入っていることを自分で伝えるため、添え状がなくても問題ありません。

面接官の目を見て挨拶しながら渡す

エントリーシートを手渡しする際は、面接官の目を見ながら挨拶して渡しましょう。「こちらがエントリーシートです。よろしくお願いいたします。」のように簡単な挨拶で問題ありません。

エントリーシートを手渡しする際の印象も、評価の一部になります。マナーが悪かったり挨拶ができなかったりすれば、印象は悪くなるでしょう。

また、エントリーシートを渡す際はカバンは床に置いてください。封筒だけを持って渡すのがマナーです。

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エントリーシートを封筒で送る際のマナーを知りたいあなたへ

エントリーシートを封筒で送る際にも、ビジネスマナーがあります。印象をより良くするためには、必要なマナーを理解して準備を行うことが欠かせません。

また、郵送時はもちろん、手渡しする際にも封筒の書き方やマナーはあります。違いを理解し、状況に応じた対応ができるようにしておきましょう。

しかし、就活には必要なマナーが多く、自分だけですべてを把握するのは大変なこともあります。そのようなときは就活のプロの力を借りて、状況に応じたアドバイスをもらいましょう。

就活のサポートにおすすめなのが、就活エージェントのキャリアチケットです。就活生それぞれに合わせて、マンツーマンでアドバイスを行っています。

就活マナーはもちろん、エントリーシートの添削や面接対策なども実施。第一志望の内定を獲得したい方は、ぜひキャリアチケットに相談してください。

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