エントリーシートを封筒で送る際のマナーは？書き方や郵送方法を解説

「エントリーシートを封筒で送るにはどうすれば良い？」「封筒の書き方を知りたい」などと悩む就活生も多いでしょう。エントリーシート郵送時にもマナーがあるので、送り方や封筒の書き方などを確かめておくのが大切です。

この記事では、エントリーシートを封筒で送る際のマナーや封筒の書き方を解説します。手渡しで提出する場合のマナーもまとめたので、好印象を与えられるように確認しておきましょう。

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エントリーシートを封筒で送る際に準備する物

エントリーシートを封筒で送る場合、ボールペンやクリアファイルなども用意しておきましょう。マナーを理解して郵送すれば、評価を上げられます。

ここでは、エントリーシート郵送時に必要なものをまとめました。

1.A4サイズの封筒

エントリーシートを送る封筒は、「A4サイズの角型2号」を準備しましょう。履歴書を折らずに郵送できるサイズだからです。

また、封筒の色は白を選んでください。ビジネスの場面では、対外的な書類は白で送るのがマナーとなっています。

よく見かける茶封筒は、事務手続きの際に使う封筒です。そのため、茶封筒で送ってしまうと、ほかの書類と混同して見落とされる可能性があります。

就活で使用する封筒については、「就活で使う封筒の色やサイズは？封筒の選び方から提出時の注意について解説」の記事も参考にしてください。

2.油性のボールペン

封筒に文字を書く際は、油性のボールペンやサインペンを使いましょう。インクは黒色を使用してください。

油性のペンを使うのは、郵送時に雨で濡れてもにじまないようにするためです。消せるボールペンは、郵送時に消える恐れがあるので使わないようにしましょう。

3.クリアファイル

書類はクリアファイルに挟んでから郵送しましょう。雨で濡れるリスクを避けるためです。

使用するクリアファイルは、無色のものを使用してください。サイズはA4で、書類を折らなくても入れられるものにしましょう。

4.送付状

送付状とは、「封筒のなかにどのような書類が入っているか」を伝えるものです。書類を封筒で郵送する場合は、送付状も一緒に送るのがマナーです。

基本的には送付状を同封しますが、「送付状不要」としている企業もあります。郵送前に確認してみてください。

送付状については、「送り状・送付状の書き方を解説！履歴書を正しく送って新卒就活を成功へ」の記事で詳しく解説しています。どのような準備が必要か、把握してから郵送しましょう。

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エントリーシートを送る際の封筒の書き方（表面）

ここでは、エントリーシートを送る封筒の「表面」の書き方を解説します。

宛名を中央に大きく書く

企業名や担当者名など、宛名は中央に大きく書きましょう。誰宛に送る書類なのかを分かりやすくするためです。

順番は、右から「会社名」「部署」「名前」です。

宛名には敬称をつける

宛名には、「様」「御中」などの敬称をつけましょう。会社名には「御中」、採用担当者名には「様」をつけてください。

ただし、「様」と「御中」を同時に使うのはマナー違反です。「人事部　採用担当者様」
「総務部　人事課御中」のように、宛先に応じて使い分けてください。

「御中」などの使い方については、「宛や御中の意味は？正しい使い方を知っておこう」の記事で解説しています。ビジネスマナーの一種なので、今のうちに覚えておきましょう。

左下に「応募書類在中」と記入する

封筒の左下には、「応募書類在中」と記入してください。中身が就活の応募書類であることを分かりやすく示すためです。

また、「応募書類在中」の文字は赤色で記載するのがおすすめです。黒でもマナー違反にはなりませんが、目立ちにくくなります。応募書類だと分かりやすく伝えるためにも、赤色で書いておくと良いでしょう。

「応募書類在中」の意味や書き方については、「封筒に在中と記す理由とは？記載することの目的や書き方をご紹介」も参考にしてください。

住所や企業名は正式名称で書く

住所や企業名は省略せずに、正式名称で書きましょう。たとえば、「（株）」ではなく株式会社、「（有）」ではなく有限会社と記載します。

住所は「1-1-1」のように、ハイフンは使わないようにしましょう。「1丁目1番1号」のように書いてください。

住所の正しい書き方については、「丁目、番地、号の正しい書き方は？正しい住所の確認方法も解説」の記事で詳しく解説しています。

横書きでも問題ない

封筒に記載する文字は、縦書きでも横書きでも問題ありません。しかし、縦書きで書くのが一般的ではあります。

横書きを使用するのは、会社名にアルファベットが入っている場合です。アルファベットは縦書きで書くと読みにくくなるため、横書きを使用すると良いでしょう。
また、企業から洋封筒を指定された場合も横書きがおすすめです。

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エントリーシートを送る際の封筒の書き方（裏面）

ここでは、エントリーシートを送る封筒の「裏面」の書き方を解説します。

封筒の左上に郵送日を書く

封筒の左上には、郵送した日付を書きましょう。記入日と間違えないように気をつけてください。

エントリーシートにも日付を記入するところがありますが、封筒と一致させる必要はありません。封筒には郵送日を書いてください。

封筒の左下に自分の名前や住所を書く

封筒の左下には、自分の名前や住所が必要です。誰が送ったか分かるように書いておきましょう。
記載する内容は、次の5つです。

自分の住所は、表面の宛名よりも小さく書くとバランスが良くなります。

封の中央に「〆」と書く

封をしたら、封の中央に「〆」と書きましょう。封字と呼ばれ、未開封の郵便物であることを示しています。

「〆」は「×（バツ）」とは違う字なので、間違えないようにしましょう。なくてもマナー違反ではありませんが、より丁寧な印象を与えるためには書いたほうが良いです。

書類郵送時によくあるマナーについては、「もう迷わない！ES郵送時の封筒の選び方・書き方のマナーを解説」の記事でもご紹介しています。郵送前にぜひ読んでみてください。

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エントリーシートを封筒で送る際の流れ

ここでは、エントリーシートを郵送する際の手順を解説します。正しく郵送できるように確認しておきましょう。

書類をクリアファイルに入れる

まずは郵送する書類をクリアファイルに入れます。クリアファイルに入れておけば、書類が雨に濡れたり、郵送時に折れたりするのを防ぎやすいからです。

クリアファイルに入れる順番は、上から「送付状」→「エントリーシート」→「その他応募書類」の順番です。裏表や上下はそろえて入れてください。

エントリーシートを封筒に正しく入れる方法は、「封筒への正しい入れ方は？折り方、向きなど書類送付のマナーを解説」の記事でも紹介しています。封筒への入れ方もマナーとして評価されるので、確認しておいてください。

封筒に切手を貼る

封筒に貼る切手は、送料に応じて変わります。封筒の重さによって切手の金額が変わるので、事前に確認しておきましょう。

金額が不安な場合は、郵便局の窓口で尋ねるのがおすすめです。その場で重さを確認してもらえるので、必要な金額を直接支払えば問題ありません。

普通郵便や簡易書留で送る

封筒の郵送は、基本的には普通郵便で送ります。到着が遅れても間に合うように、余裕を持って提出しましょう。

簡易書留の場合は封筒の追跡サービスがあり、エントリーシートがきちんと届いているか確認できます。また、封筒が紛失してしまった場合でも補償されます。そのため、心配な方は簡易書留で送るのがおすすめです。

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エントリーシートと一緒に送る送付状の書き方

エントリーシートに同封する送付状の書き方を解説します。送付状の用紙はA4サイズ、横書きで作成してください。

右上に郵送日を書く

まずは、右上に郵送日を書きます。エントリーシートの記入日を書かないように気をつけてください。

左寄せで宛名を正式名称で書く

次に、左寄せで宛名を書きます。企業名は正式名称で書きましょう。封筒と同様に、「様」「御中」などの敬称を忘れないようにしてください。

右寄せで自分の名前や住所を書く

宛名の下には、右寄せで自分の名前や住所を書きましょう。大学名や所属に加えて、連絡先も記入します。
必要な情報は、次のとおりです。

就活で使うメールアドレスについては、「就活のメールアドレスはどう決める？基本マナーを解説」の記事を参考にしてください。

中央に件名を書く

住所や氏名から1行あけて、中央に件名を書きましょう。「選考の応募書類につきまして」のように、簡潔に示したもので問題ありません。

ほかの文字と比べて大きめに書き、目立つようにするのがポイントです。

本文を書く

本文には、挨拶を記載します。始まりには「拝啓」、終わりには「敬具」を忘れないようにしてください。
本文の例は、次のとおりです。

中央に記書きを書く

本文から1行あけ、中央に「記」と書きます。「記書き」と呼び、同封している書類を伝える部分です。
「記」のあとには添付書類を書き、その下に「以上」と書くようにしてください。

送付状の書き方は、「就活での送付状の書き方とは？いらない場合も【テンプレートあり】」の記事も参考にしてください。

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エントリーシートを封筒で送る際の確認事項

エントリーシートを封筒で送る前に、締め切りや誤字脱字を確認しておきましょう。印象を悪くしないためにも、ミスなく送るようにしてください。

誤字脱字がないか確認する

エントリーシートはもちろん、封筒にも誤字脱字がないか確認しておきましょう。宛名や住所に誤字があると、印象を悪くしてしまいます。
また、封筒の書き方も間違えていないか確認しましょう。

郵送時のマナーは「就活生が覚えておきたい封筒のマナーを教えます」の記事で解説しています。

締め切りを確認する

いつまでに到着すれば良いのか、締め切りを確認しておきましょう。締め切りを1日でも過ぎてしまうと、受け付けてもらえない場合もあります。

締め切りで気をつけたいのは、「消印有効」と「必着」です。それぞれの違いをまとめました。

たとえば、「4月1日消印有効」であれば、4月1日までに郵便局で対応してもらい、郵送物を受け付けたスタンプの日付が4月1日までであれば問題ありません。一方で、「4月1日必着」の場合は、4月1日に封筒が届いている必要があります。

締め切りに遅れないためにも「『必着』の意味とは？何日前に送ればいい？応募書類を不備なく郵送するための注意点」の記事をご一読ください。

エントリーシートはコピーを残しておく

送付するエントリーシートは、コピーをして手元に残しておきましょう。面接に進んだ場合、エントリーシートの内容をもとに質問されるからです。

エントリーシートを残しておかないと、自分が何を書いたか忘れてしまいます。エントリーシートの内容と受け答えの内容が違う場合、不信感を抱かれるでしょう。

企業ごとにどのような内容を書いていたか分かるように、コピーは残しておいてください。

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エントリーシートを手渡しする際の封筒の書き方

エントリーシートは郵送だけではなく、手渡しする場合もあります。郵送時の封筒とは書き方が異なるので、確認しておきましょう。

表面に「応募書類在中」と書く

エントリーシートを手渡しする場合は、郵送時と同様に、表面に「応募書類在中」と書きます。封筒の左下に記入し、文字は四角で囲んでおきましょう。

エントリーシートを手渡しする場合の書き方は、「『履歴書在中』を封筒に書く時の方法は？手渡しする場合のマナーも解説」の記事でも解説しています。

宛名は必要ない

エントリーシートを手渡しする場合、封筒に宛名は不要です。手渡しであり、住所も社名も必要ないからです。

裏面に自分の名前や住所を書く

裏面には、自分の名前や住所を書きましょう。ほかの就活生の書類と混ざらないようにするためです。

もし、封筒に名前がなければ、採用担当者が中身を取り出してエントリーシートを確認しなければなりません。企業側の手間を減らすためにも、自分の名前はきちんと書いてください。

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エントリーシートが入った封筒を手渡しする際のポイント

封筒を手渡しする場合にも注意したいマナーがあります。失礼にならないように、事前に確認しておきましょう。

担当者に渡す際は封筒からエントリーシートを出す

担当者にエントリーシートを渡すときは、封筒からエントリーシートを取り出して渡してください。担当者はその場で一度中身を確認するため、取り出す手間がかからないように対応します。

ただし、クリアファイルからエントリーシートなどの書類を取り出す必要はありません。クリアファイルには入れたまま、採用担当者が読みやすい向きにして渡します。

受付に渡す際は封筒のまま渡す

エントリーシートを受付に渡す場合は、封筒のまま渡しましょう。受付の人は中身を確認せず、そのまま担当者に渡すケースが多いからです。

採用担当者に渡すときと同様、封筒は読みやすい方向に向けて渡してください。

エントリーシートはカバンからすぐに取り出せるよう準備しておく

カバンから取り出してスムーズに渡せるように準備しておきましょう。エントリーシートを取り出すのに手間取っていると、準備不足な印象を与えてしまいます。

あらかじめとりやすい位置に入れたり、サイドポケットを使ったりするとカバンの中が整理されます。

エントリーシートだけではなく、履歴書を渡す際のマナーも確認しておきましょう。「履歴書を直接持っていく場合は封筒が必要？渡し方は？正しいマナーを解説」の記事で紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

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エントリーシートが入った封筒を手渡しする際の注意点

エントリーシートを手渡しする場合、郵送とは違い封や添え状は必要ありません。郵送と手渡しでマナーが変わるので、確認しておきましょう。

封は必要ない

エントリーシートが手渡しの場合、封をせずに持参してください。提出時にすぐに取り出せるようにするためです。

添え状は必要ない

手渡しの場合、添え状は必要ありません。添え状は、採用担当者に同封書類を伝えるためのものだからです。

手渡しの場合はその場で採用担当者が中身を確認します。エントリーシートが入っていることを伝えてから渡すため、なくても問題ないのです。

面接官の目を見て挨拶しながら渡す

エントリーシートを手渡しする際は、面接官の目を見ながら挨拶して渡しましょう。「こちらがエントリーシートです。よろしくお願いいたします。」のように簡単な挨拶で問題ありません。

エントリーシートを手渡しする際の印象も、評価の一部になります。マナーが悪かったり挨拶ができなかったりすれば、印象は悪くなるでしょう。

また、エントリーシートを渡す際はカバンは床に置いてください。封筒だけを持って渡すのがマナーです。

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エントリーシートを封筒で送る際のマナーを知りたいあなたへ

エントリーシートを封筒で送る際にも、ビジネスマナーがあります。印象をより良くするためには、必要なマナーを理解して準備を行うことが欠かせません。

また、郵送時はもちろん、手渡しする際にも封筒の書き方やマナーはあります。違いを理解し、状況に応じた対応ができるようにしておきましょう。

しかし、就活には必要なマナーが多く、自分だけですべてを把握するのは大変なこともあります。そのようなときは就活のプロの力を借りて、状況に応じたアドバイスをもらいましょう。

就活のサポートにおすすめなのが、就活エージェントのキャリアチケットです。就活生それぞれに合わせて、マンツーマンでアドバイスを行っています。

就活マナーはもちろん、エントリーシートの添削や面接対策なども実施しています。第一志望の内定を獲得したい方は、ぜひキャリアチケットに相談してください。

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