内定の断り方は？基本的なマナーや電話・メール別に伝えるコツと例文を紹介

「内定の断り方が分からない」「内定辞退はいつまでできるのか」とお悩みの就活生もいるでしょう。内定辞退は決して珍しいことではありませんが、マナーを守らなければ、企業との関係を損ねたり、自身の評判を落としたりする可能性があります。

この記事では、内定辞退の連絡をする手段や基本的なマナーを解説。また、電話・メール別に内定を断るときの例文を理由別に紹介しているので、誠実で礼儀正しい対応を目指しましょう。

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内定の断り方は？手段や承諾前後の違いを解説

内定を辞退する際は、適切な手段を選び、誠実に対応することが欠かせません。決断を先延ばしにせず、誠意ある対応をすることが社会人のマナーです。

辞退の方法には、大きく分けて「電話」と「メール」の2種類があります。状況やタイミングによって最適な連絡手段が異なるため、それぞれの違いを理解して使い分けることが大切です。まずは、基本となる伝え方から確認していきましょう。

内定辞退は電話で伝えるのが基本

内定を辞退する際は、電話で直接伝えるのが基本です。企業側はあなたのために採用枠を確保し、入社の準備を進めています。直接肉声で謝意と辞退の旨を伝えることで、誠意が伝わりやすくなり、トラブル防止につながるでしょう。

実際に、キャリアチケットが25卒を対象に実施した調査でも、内定辞退の連絡手段は「電話」が59.1％と最多であり、ビジネスシーンにおける一般的なマナーとして定着していることが伺えます。

特に、内定通知を受けてから数日が経過している場合や、すでに入社意思を示したあとの辞退であれば、電話連絡は必須です。担当者が不在の場合は、戻り時間を確認して改めてかけ直すようにしましょう。

こうした配慮ある対応が、社会人としての基本的なマナーを心得ているという評価につながります。

参照元
キャリアチケット
2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査（後編）

状況に応じてメールで対応しても問題ない

電話での連絡が基本ですが、状況によってはメールで対応しても失礼にはあたりません。前項の調査でも、メールを利用した人は57.7％と僅差で続いており、電話とメールを併用して連絡を行うケースも一般的であることが分かります。

メールでの連絡が適切なのは、たとえば担当者が多忙で電話がつながらない場合や企業側から連絡方法をメールで指定されているケースなど。また、深夜や早朝など電話を控えるべき時間帯に、取り急ぎ意思を伝えたいときにもメールは有効です。

さらに、辞退の旨を記録として残しておくことで、「言った言わない」のトラブルを避ける効果もあります。電話で伝えたあとに、確認の意味を込めてメールを送っておくのも賢明な判断といえるでしょう。

内定辞退と内定承諾後辞退とのリスクの違い

「内定辞退」と「内定承諾後辞退」は、どちらも入社を断る行為ですが、企業側への影響度と手続きの重みが大きく異なります。

内定を承諾する前であれば、企業側も「他社と比較されている」ことを想定しているため、丁寧にお断りすれば大きなトラブルにはなりません。また、代替候補の選定など、採用活動の継続判断がしやすいため、企業側の受ける実質的なダメージを最小限に抑えられるでしょう。

一方で、承諾書を提出したあとの辞退は、企業側がその方の入社を前提に採用活動を終了しているため、多大な機会損失を招きます。 また、備品手配や研修準備、配属先の調整等が既に進んでいることもあり、現場に大きな負担をかけるでしょう。

極めて稀なケースですが、企業側に実損が生じている場合、損害賠償を巡るトラブルに発展するリスクもゼロではありません。

いずれにせよ、内定を辞退することは企業側に少なからず影響を与える行為です。タイミングにかかわらず、誠心誠意の謝罪を伝えましょう。入社意志が固まっていない段階で安易に承諾書を出すのは避け、慎重に判断することが大切です。

就活における内定の意味は、「就活における内定とは？獲得から入社までの流れや採用との違いを解説」の記事で解説しているので改めてチェックしておきましょう。

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内定を断るときの基本的な4つのマナー

内定辞退は正当な権利ですが、伝え方次第では相手企業の担当者に不快な思いをさせたり、業界内での評判を下げてしまったりするなどのトラブルに発展する恐れがあります。企業が期待を込めて内定を出したという背景を汲み取り、適切なマナーで感謝と謝意を伝えましょう。

以下に、内定を断る際の基本的なマナーを4つまとめました。

1.辞退を決断したら早めに連絡する

内定辞退の意思が固まったら、すぐに連絡を入れるのがマナーです。企業は内定を出したあと、入社に向けた準備や他候補者への不採用通知といった手続きを順次進めています。連絡が遅れるほど企業側の採用計画に大きな狂いが生じ、多大な迷惑をかけてしまうでしょう。

たとえば、自分が辞退して空いた枠に、ほかの学生を繰り上げ合格させるケースも少なくありません。早めの連絡は、企業だけでなく、ほかの就活生にとってもメリットがあります。

辞退の連絡が億劫に感じるかもしれませんが、決断したらできるだけ早く伝えるようにしましょう。

2.辞退理由は嘘をつかずに簡潔に伝える

辞退の理由は、嘘をつかず、かつ詳細に語りすぎない程度に簡潔に伝えることが望ましいでしょう。正直に伝えることは大切ですが、相手企業の不満を直接述べるのはマナー違反です。

一般的には、以下のような回答をするのが良いでしょう。

・「他社とのご縁があり、検討の末そちらへの入社を決意いたしました」
・「自身の適性を改めて検討した結果、別の道を進む決断をいたしました」
・「一身上の都合により、今回の内定を辞退させていただきます」

たとえ執拗に詳細を求められても、角が立たないように配慮し、一定の回答に留めましょう。あまりに具体的な他社名や条件の比較を出すと、引き止めに遭うリスクも高まります。自分の決断が揺るがないことを示すためにも、シンプルに伝えるのが賢明です。

3.誠実で丁寧な対応を心掛ける

内定辞退の場においても、常に丁寧な言葉遣いと態度を忘れないでください。たとえ入社しない企業であっても、感情的になったり、投げやりな態度をとったりするのは避けましょう。

また、辞退を伝えたあとに引き止めにあうケースも想定されます。その際も、相手の意見を否定するのではなく、一度受け止めたうえで「熟考した結果ですので、意志は変わりません」と丁寧にお伝えましょう。一貫した誠実な態度は、相手に納得感を与える主な要因となります。

4.選考への感謝の気持ちを伝える

内定を断る際には、必ず感謝の気持ちを伝えることが重要です。内定をもらったことや選考過程でお世話になったことへの感謝を述べることで、企業との良好な関係を保ちやすくなります。

感謝を伝える際は、「面接でのアドバイス」や「企業説明会での丁寧な対応」など、具体的な内容に触れるとより効果的です。形式的な言葉ではなく、自分の言葉で感謝の気持ちを表現しましょう。

最後は、「今後も御社の発展を応援させていただきます」といった前向きな言葉で締めくくると、より誠実さが伝わるでしょう。

内定辞退を連絡するときのマナーは、「新卒の内定辞退の伝え方！電話・メールで連絡する際のマナーや例文を紹介！」の記事でも解説しているので、あわせてチェックしてみてください。

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【理由別】内定を電話で断るときのコツと例文

電話で内定辞退の連絡をする際は、手の時間を割いてもらっているという意識を持ち、手短かつ丁寧に進めることが重要です。ここでは、電話で内定を断るときのコツと例文を紹介するので、参考にしてみてください。

電話で内定辞退を伝えるときのコツ

電話で内定辞退を伝える際は、結論から簡潔に述べ、お詫びの言葉を添えるのが基本的な流れです。長々と理由を説明するよりも、まずは「内定のお礼」と「辞退の意思」を明確に伝えましょう。

また、担当者が不在の場合や詳しい理由を聞かれた際の準備も欠かせません。以下のポイントを意識して通話に臨んでください。

・静かな場所で電話をかける
・営業時間内に連絡する
・メモを用意する

電話で連絡をする際は雑音が入らないよう、電波状況の良い静かな環境を選びましょう。始業直後や昼休み、終業間際は業務でバタついていたり、担当者が離席していたりする可能性があるため、比較的業務が落ち着いている10～11時、14～16時にかけるのがおすすめです。

また、あらかじめ伝えるべき内容を箇条書きにしておくと、緊張してもスムーズに話せます。

ただし、実際に電話をかける際には、台本を読んでいるような印象を与えないよう注意が必要です。自分の言葉で自然に話せるよう、事前に練習しておきましょう。

電話で伝えるときのマナーは、「内定辞退の電話はどうかける？伝えるときのマナーや状況別に例文を解説」の記事でまとめているので参考にしてみてください。

電話で伝えるときの例文

電話で内定を断る際の具体的な例文を、状況別に紹介します。これらの例文を参考にしつつも内容をそのまま使用するのは避け、自分の状況に合わせて伝える内容を考えてみてください。

他社の内定を選ぶ場合

「お世話になっております。先日内定をいただきました△△大学の△△（氏名）です。本日は、誠に勝手ながら、内定辞退のご連絡を差し上げたく、ご連絡いたしました。

慎重に検討を重ねた結果、他社の内定を承諾することにいたしました。御社での仕事内容や環境にも大変魅力を感じましたが、自身のキャリアプランと照らし合わせ、より適した環境を選択するという結論に至りました。

選考過程では多大なるお時間をいただき、誠にありがとうございました。面接でいただいた貴重なお話や、アドバイスは、今後の糧にしたいと考えております。

本来であれば直接お伺いしてお詫びすべきところ、電話でのご連絡となりますこと、何卒ご容赦ください。
末筆ながら、御社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。」

他社の内定を選んだことを理由に辞退を伝えるときのポイントは、具体的な他社の名前は出さず、簡潔に理由を伝えることです。「雇用条件が悪い」「面接官の雰囲気が良くなかった」などのネガティブな理由で内定を断る場合も、そのまま伝えるのは避けましょう。

正直に伝え過ぎてしまうと、相手企業の気分を害したり、不要なトラブルを招いたりする恐れがあるためです。「他社のほうが自分のキャリアプランに合っていた」といった、自身の将来に向けた前向きな選択であることを強調し、できるだけ角の立たない表現で伝えましょう。

一身上の都合を理由とする場合

「お世話になっております。先日内定をいただきました△△大学の△△（氏名）です。本日は、誠に勝手ながら、内定辞退のご連絡を差し上げたく、ご連絡いたしました。

内定のご連絡をいただいた後、改めて自身の将来について慎重に検討を重ねてまいりましたが、この度は一身上の都合により、入社を辞退させていただきたく存じます。

御社の選考を通じて、社員の皆様には温かく接していただき、多大なるお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような形となり深くお詫び申し上げます。

本来であれば直接お伺いしてお詫びすべきところ、メールでのご連絡となりますこと、何卒ご容赦ください。
末筆ながら、御社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。」

家庭の事情や個人的な環境の変化、あるいは詳細を明かしたくない理由で内定を辞退する場合は、「一身上の都合」という表現を使うのが一般的です。辞退の理由は必ずしも細かく説明する義務はなく、この一言でマナー違反になることはありません。

ただし、企業側はあなたに期待して内定を出しているため、「一身上の都合」だけでは「本当の理由は何だろう？」と懸念を持たれることもあります。もし深掘りされたくない場合でも、例文のように「慎重に検討した結果であること」や「選考への感謝」を丁寧に添えることで、誠実な印象を保ちながらスムーズに辞退を伝えられるでしょう。

キャリアプランを変更した場合

「お世話になっております。先日内定をいただきました△△大学の△△（氏名）です。大変申し訳ございませんが、本日は内定辞退のご連絡をさせていただきたく、お電話いたしました。

自身の将来について改めて熟考いたしました結果、かねてより志向しておりました海外でのボランティア活動に身を投じる決断をいたしました。

社会に出る前にこの経験を積むことが、自身の人生において不可欠であると判断し、今回は進路を変更し、御社への入社を辞退させていただきたく存じます。

多大なるご期待を寄せていただいたにもかかわらず、このような形でのご報告となり、大変心苦しく思っております。選考過程でいただいたご縁には、心より感謝しており、学んだことは、必ず今後のキャリアに活かしていく所存です。

本来であれば直接お伺いすべきところ、お電話でのご連絡となりますこと、何卒ご容赦ください。御社の更なるご発展を心よりお祈り申し上げます。」

キャリアプランの変更による内定辞退では、具体的な方向性を伝えることで、単なる心変わりではなく、熟慮の末の決断であることを示せます。

ただし、詳細に語り過ぎると引き止めの隙を与える可能性があるため、「検討を重ねた結果、出した結論である」という強い意志をセットで伝えることが重要です。企業への感謝と、決断に対する真摯な姿勢をみせることで、不要なトラブルを避け、円滑に手続きを進められるでしょう。

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【理由別】内定をメールで断るときのコツと例文

やむを得ない事情で電話ができなかったり、担当者と連絡がとれなかったりする際は、メールで内定辞退の連絡をとりましょう。以下で、メールで内定を断るときのコツと例文を解説するので参考にしてみてください。

メールで内定辞退を伝えるときのコツ

内定辞退のメールを送る際は、簡潔かつ丁寧な表現を意識しましょう。採用担当者は多忙なため、件名をみただけで「誰からのどのような用件か」が伝わるように工夫する必要があります。

また、辞退の理由は、詳細に書き過ぎる必要はありません。しかし、検討した結果であることや、これまでお世話になったことへの感謝の言葉を添えることで、角を立てずに誠意を伝えられます。

以下のポイントをチェックリストとして活用してください。

・件名に「大学名／氏名／内定辞退のご連絡」を記載する
・採用担当者の部署名／役職／氏名を正確に記す
・辞退の理由は「検討を重ねた結果」など、差し支えない範囲で留める
・これまでの選考に対する感謝と期待に沿えないことへの謝罪を述べる

内定辞退のメールに返信がない場合の対処法

内定辞退のメールを送信後、3～5営業日程度待っても返信がない場合は、まずメールが確実に届いているか確認します。メールアドレスに誤りがあり、送信ができていないケースもあるからです。

また、企業から返事が来ているにも関わらず気付けないこともあるでしょう。迷惑メールフォルダに入っていないか、間違えて削除フォルダに入れていないかをチェックしてみてください。

正しく送れているのに返信がない場合は、改めて辞退の旨とメールが届いているかの確認を伝えるメールを送信します。この際も、丁寧な言葉遣いを心掛けましょう。

さらに1週間程度待っても返信がない場合は、最終手段として電話で直接確認するのが適切です。状況に応じて、書類の返送など必要な手続きについても確認し、最後まで責任ある対応をしましょう。

メールで伝えるときの例文

ここでは、メールで内定を断る際の例文を、状況別に紹介します。これらの例文を参考に、自分の状況に合わせて適切な文面を作成しましょう。

他社の内定を選ぶ場合

件名：内定辞退のご連絡（△△大学・氏名）

本文：
△△株式会社

人事部 採用担当 △△様
お世話になっております。
先日内定をいただきました△△大学の△△（氏名）です。

このたびは、誠に申し訳ございませんが、内定辞退のご連絡をさせていただきます。

慎重に検討を重ねた結果、他社への就職を決意いたしました。御社での仕事にも大変魅力を感じましたが、自身の専門分野により近い業務に携わる機会を得られると判断いたしました。

長い選考過程でお世話になり、誠にありがとうございました。面接での貴重なアドバイスは、

今後のキャリアにおいても大切にしていきたいと思います。

このような結果となり大変申し訳ございませんが、今後とも御社の発展を心よりお祈りしております。

=====================================
△△大学△△学部△△学科△年
名　前（ふりがな）
メールアドレス：△△△.△△△@△△.jp
電話番号：090-✕✕✕✕-✕✕✕✕
住所：〒✕✕✕-✕✕✕✕
東京都△△区△△1-2-3
=====================================

この例文では、他社を選んだ理由を「自分の専門分野により近い業務に携わる機会を得られる」と述べることで、相手企業への配慮を示しつつ、納得感を与えています。感謝と謝罪のバランスが取れているため、誠実な気持ちも伝わりやすいでしょう。

一身上の都合を理由とする場合

件名：内定辞退のご連絡（△△大学・氏名）

本文：
△△株式会社
人事部 採用担当 △△様

お世話になっております。
先日内定をいただきました△△大学の△△（氏名）です。

このたびは、内定の通知をいただき誠にありがとうございました。
慎重に検討を重ねてまいりましたが、一身上の都合により内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

貴重なお時間を割いて選考を行っていただいたにもかかわらず、このような形となり多大なるご迷惑をおかけすることを深くお詫び申し上げます。

本来であれば直接お伺いして謝罪すべきところ、メールでのご連絡となりますこと、何卒ご容赦いただけますようお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

=====================================
△△大学△△学部△△学科△年
名　前（ふりがな）
メールアドレス：△△△.△△△@△△.jp
電話番号：090-✕✕✕✕-✕✕✕✕
住所：〒✕✕✕-✕✕✕✕
東京都△△区△△1-2-3
=====================================

「一身上の都合」は、家庭の事情や個人的な環境の変化などの具体的な理由を話しにくい場合に適した表現です。辞退の理由を「一身上の都合」と簡潔にまとめることで、詳細を伏せつつも丁寧な印象を与えられます。お詫びの言葉を強調し、メールでの連絡に対する配慮を添えることで、誠実さを伝えられるでしょう。

キャリアプランを変更した場合

件名：内定辞退のお詫びとご連絡（△△大学・氏名）

本文：
△△株式会社
人事部 採用担当 △△様

お世話になっております。
先日内定をいただきました△△大学の△△（氏名）です。

大変申し訳ございませんが、内定辞退のご連絡をさせていただきます。

熟考の末、自分のキャリアプランを見直し、大学院への進学を決意いたしました。専門性をさらに高め、将来的により大きな貢献ができるよう研究を深めたいと考えるようになったためです。そのため、今回は御社への入社を辞退させていただきたく存じます。

このような決断となり大変心苦しく思っております。選考過程で学んだことは、必ず今後のキャリアに活かしていきたいと思います。

長い間お世話になり、誠にありがとうございました。突然のご連絡となり大変申し訳ございません。御社の更なるご発展を心よりお祈り申し上げます。

=====================================
△△大学△△学部△△学科△年
名　前（ふりがな）
メールアドレス：△△△.△△△@△△.jp
電話番号：090-✕✕✕✕-✕✕✕✕
住所：〒✕✕✕-✕✕✕✕
東京都△△区△△1-2-3
=====================================

この例では、辞退理由として大学院進学を挙げています。将来的により大きな貢献をしたいという前向きな理由説明は、企業側の理解を得やすいでしょう。

また、企業への共感と働く意欲があったことを述べ、辞退に至った心情を率直に表現しています。これにより、安易な決断ではないことが伝わりやすくなるでしょう。

メールで内定辞退をするときの構成は、「内定辞退をメールで伝える方法は？基本的なマナーや状況別の例文6選を解説」の記事を参考にしてみてください。

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内定の断り方に不安を感じている方へ

内定辞退を電話で伝えるのは勇気が要るものの、決して悪いことではないので過度に不安になる必要はありません。マナーを守り、誠実に対応すれば企業も対応してくれるはずです。

「内定辞退の連絡に不安を感じる…」「内定辞退しないよう自分に合った仕事を見つけたい」とお悩みの方は、キャリアチケット就職エージェントにご相談ください。キャリアチケット就職エージェントは、お悩みを抱える学生のサポートに特化しています。

経験豊富なキャリアアドバイザーが書類作成や面接対策を行うほか、企業とのやり取りも代行するため、精神的な負担を大きく軽減できるでしょう。

また、就活生一人ひとりの疑問やお悩みに寄り添い、希望や適性に合う企業を紹介します。内定辞退を回避し、納得した就活がしたい方は、ぜひキャリアチケットへお問い合わせください。

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内定の断り方に関するよくある質問

ここでは、内定の断り方に関するよくある質問をまとめています。

Q.内定辞退はいつまでに伝えるべき？

A.内定辞退は、決断した時点で速やかに伝えるのがマナーです。早めに連絡をすることで、企業側は内定辞退した人の穴埋めとして、追加採用などの対策が打てるため、迷惑を最小限に抑えられます。

内定辞退の適切なタイミングを逃さないためにも、他社の選考状況や自身の就活スケジュールを常に整理し、いつまでに最終決定を下すか決めておくことが大切です。

内定獲得後にスムーズに対応できるよう、一般的な就活のスケジュールを把握しておきましょう。就活全体の流れは、「就活とは？基本的な流れやスケジュールとあわせて成功のポイントを解説」の記事で解説しています。

Q.内定承諾後に辞退は可能？

A.法律上、内定承諾後の辞退は入社2週間前まで可能です。しかし、すでに備品の手配や研修の準備が進んでいるため、企業側に多大な迷惑をかける行為であることは間違いありません。

辞退を決めたら、速やかに電話で直接謝罪し、誠意をもって理由を伝えましょう。内定承諾後の辞退は契約違反で訴えられるケースは稀ですが、「契約の不履行」であることに変わりはなく、業界内での評判や信頼を損なうリスクがあります。

「とりあえず承諾する」といった安易に承諾し、あとから辞退を決断するようなことは避けて自分のキャリアを真剣に考慮したうえで返答しましょう。

Q.内定辞退の電話をするのが怖いです…

A. 怖いと感じるのは、あなたが相手を尊重している証拠です。しかし、企業側は辞退者が出ることを一定数想定して採用活動を行っています。大切なのは、「感謝」と「申し訳なさ」を簡潔に伝えることです。詳しい理由を根掘り葉掘り聞かれることは稀ですし、万が一引き止められても「検討を重ねた結果、決意は変わりません」と丁寧に押し通して構いません。電話の前にメモを用意し、深呼吸して臨みましょう。

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