【新卒】内定の断り方｜マナーから電話・メールの例文まで解説

内定の断り方に悩み、「電話が怖い」「失礼にならないか心配」と感じている就活生は多いでしょう。しかし、正しいマナーを守れば怒られたりトラブルに発展したりすることは考えにくいため、真摯な姿勢をもって早めに連絡を入れることが大切です。
本記事では、内定を断るときに知っておきたい基本のマナーと、実際に断るときに使える例文を紹介します。感謝の気持ちを誠実に伝え、気持ち良く企業とのやり取りを終えましょう。

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内定の断り方で守るべき基本マナー

内定を断るのは緊張や不安を感じるものですが、採用担当者への敬意を払い、正しい手段とマナーを守れば過度に恐れる必要はありません。なぜなら、企業側も学生が複数の企業の選考を並行して進めていることは理解しており、辞退は想定の範囲内であるためです。

キャリアチケットが行った「2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査（後編）」によると、内定獲得後に辞退した経験のある就活生は6割以上。このことからも、内定を断るのは珍しくないことが分かるでしょう。

ただし、内定を出してくれた企業に対して失礼な態度をとったり、連絡せずに辞退したりするのはNG。誠意ある対応でしっかりと内定を断る意思を伝えるためにも、基本の連絡手段やマナーについて詳しく見ていきましょう。

基本的には電話で伝える

内定を辞退する際は、電話で直接伝えるのが基本といえます。なぜなら、電話のほうが感情や誠意が伝わりやすく、企業側の理解を得やすくなるためです。

キャリアチケットの同調査によると、内定辞退の連絡手段は「電話」が59.1％と最多であり、ビジネスシーンにおける一般的なマナーとして定着していることがうかがえます。

企業側はあなたのために採用枠を確保し、入社の準備を進めています。特に、内定通知を受けてから数日が経過している場合や、すでに入社意思を示したあとの辞退であれば電話連絡は必須といえるでしょう。

状況に応じてメールで対応しても問題ない

電話での連絡が基本ですが、状況によってはメールで対応しても失礼にはあたりません。前項の調査でも、メールを利用した人は57.7％と僅差で続いており、現在ではメールで連絡を行うケースも一般的であることが分かります。

メールでの連絡が適切なのは、たとえば以下のようなケースです。

メールは記録として残るため、「言った言わない」のトラブルを防ぐ効果もあります。電話で伝えたあとに、確認の意味を込めてメールを送っておくのもおすすめです。

参照元

キャリアチケット

電話を掛ける時間帯に配慮する

電話を掛ける際は、採用担当者が対応しやすい時間帯を選ぶことも、内定辞退のマナーの一つです。

内定辞退の電話に適した時間帯は、比較的業務が落ち着いている午前10〜11時または午後2〜5時ごろです。多くのビジネスパーソンにとって、会議や外出が少なく対応しやすい時間帯といえます。

一方、始業・終業前後やお昼休みに被る時間帯は、担当者が不在だったり多忙だったりする可能性が高いでしょう。担当者の手を煩わせないためにも、これらの時間は避けるのが基本です。

辞退を決断したら早めに連絡する

内定辞退の意思が固まったら、すぐに連絡を入れましょう。なぜなら、企業は内定を出したあと、入社に向けた準備や他候補者への不採用通知といった手続きを順次進めるためです。連絡が遅れるほど企業側の採用計画に影響が出て、多大な迷惑を掛けてしまうでしょう。

また、辞退して空き枠ができた場合、ほかの学生を繰り上げ合格させるケースも少なくありません。自分だけでなく企業側の負担を減らしたり、ほかの就活生のチャンスを広げたりできるため、できるだけすぐに電話をしましょう。

回答期限がある場合は必ず守る

企業から「△月△日までに返答をください」と期限を提示されている場合は、厳守する必要があります。約束を守るのは社会人として当然のことです。また、期限までに連絡がない場合、企業側がリマインドをしたり個別対応したりする手間が掛かってしまうため、絶対に避けましょう。

もし複数の企業で迷っており、期限までに決断が出そうにないときは、事前に理由を説明して期限延長の相談をしてください。企業によっては、一定期間延長してくれる可能性があります。ただし、延長はあくまでも企業の厚意です。必ずしも延長が認められるとは限らない点は理解しておきましょう。

内定承諾後の辞退は極力避けるべき

内定を承諾したあとの辞退は、企業に与える影響が大きいため極力避けるべきです。企業側はあなたが内定を承諾したら、入社を前提に備品の購入や配属先の決定、研修の準備などの具体的な準備を進めます。

やむを得ない事情により内定承諾後に辞退する場合は、より丁寧な対応が求められます。辞退理由についても、より詳細で納得できる説明が必要になるでしょう。このような事態を避けるためにも、内定承諾前に十分な検討を行い、慎重に判断することが重要です。

なお、「民法第六百二十七条」に定められているとおり、法的には入社2週間前までであれば辞退が可能です。しかし、企業に多大な損害と迷惑を掛ける行為であるため、道徳的な観点から推奨されません。

参照元
e-Gov法令検索
「民法

辞退理由は正直かつ簡潔に伝える

辞退の理由は、詳細に語り過ぎないよう簡潔に伝えるのが望ましいでしょう。正直に理由を伝えることで企業側も納得しやすく、円滑な辞退手続きが可能になります。

ただし、ほかの企業名を出したり、就活の状況を詳細に述べたりする必要はありません。また、「他社のほうが御社よりも条件が良かったから」など、企業への批判や不満ともとれる内容は避け、あくまで自分の都合や判断によるものであることを強調してください。

理由を伝える際は、「他社の内定を選択することにした」「キャリアプランを見直した結果」など、具体的でありながら相手を傷つけない表現を心掛けましょう。長々と説明する必要はありませんが、相手の納得を得られるように、辞退の理由や背景は最低限提供するのがおすすめです。

選考への感謝の気持ちを伝える

内定を辞退する場合も、感謝の気持ちを伝えましょう。貴重な時間を割いて選考を重ね、内定を出してくれた事実に対するお礼の言葉を添えれば、誠実な印象を与えられます。

また、感謝の気持ちをしっかりと言葉にすることで、断られた企業側の心理的なショックや不快感を和らげる効果も期待できるでしょう。将来、ビジネスの場でその企業や担当者と取引先として再会する可能性もゼロではないため、最後まで丁寧な対応を心掛けることが大切です。

内定を辞退するときに意識すべきことは、「内定とは？内々定との違いや新卒の場合の獲得から入社までの流れを解説」の記事でも解説しています。

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【理由別】電話での内定の断り方のコツと例文

電話で内定を断るときは、スムーズに通話できるように準備を整えておきましょう。以下のコツを押さえ、準備を整えたうえで電話を掛けてください。

以下では、コツを踏まえて実際に内定を断るときの例文を紹介します。参考にしつつも内容をそのまま使用するのは避け、自分の状況に合わせて伝える内容を考えてみてください。

電話での基本的な会話の流れ

内定辞退の電話は、どんな理由であっても基本的な流れはほぼ同じです。以下の4つのステップを把握しておくと、緊張してもスムーズに伝えられるでしょう。

STEP1：担当者に取り次いでもらう

電話がつながったら、落ち着いて大学名と名前を伝えましょう。そのあと、採用担当者に取り次いでもらいます。

STEP2：内定のお礼と用件を伝える

担当者につながったら、まず内定をもらったことに対するお礼を述べます。その後、用件の概要を伝えましょう。

STEP3：理由を簡潔に述べる

辞退の理由は、深く突っ込まれない限り詳細まで話す必要はありません。「他社とのご縁」や「一身上の都合」など、失礼のない表現で簡潔に伝えましょう。

STEP4：お詫びを述べて電話を終える

選考に時間を割いていただいた感謝と、期待に沿えなかったお詫びを伝えて締めくくります。相手が電話を切ったのを確認してから受話器を置くのがマナーです。

他社の内定を選ぶ場合

以下は、他社の内定を選ぶときの例文です。

キャリアプランを変更した場合

キャリアプランの変更による内定辞退では、具体的な方向性を伝えることで、単なる心変わりではなく、熟慮の末の決断であることを示せます。

ただし、詳細に語り過ぎると引き止めの隙を与える可能性があるため、「検討を重ねた結果、出した結論である」という強い意志をセットで伝えることが重要です。企業への感謝と、決断に対する真摯な姿勢をみせることで、不要なトラブルを避け、円滑に手続きを進められるでしょう。

詳細な理由を伝えたくない場合

家庭の事情や個人的な環境の変化など、詳細な理由を伝えたくない場合は、「一身上の都合」と簡潔に伝えて問題ありません。詳細を語り過ぎるとかえって詮索されたり、引き止めの隙を与えたりする可能性があるため、「熟慮の末にどうしても避けられない事情である」というニュアンスを真摯に伝えることが重要です。

企業への謝罪と感謝を丁寧に伝えて不要なトラブルを避け、円滑に手続きを進めましょう。

担当者が不在だった場合の対応

電話を掛けたものの担当者が不在だった場合は、以下の手順で対応しましょう。

電話で伝えるときのマナーは、「内定辞退電話のマナーと状況別カンペ6選！「怖い」の解消法も解説」の記事でまとめているので参考にしてみてください。

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メールでの内定の断り方のコツと例文

内定辞退をメールで伝える際は、簡潔かつ丁寧な表現を意識し、読みやすいメールを作成することが大切です。メール作成時は、以下のチェックリストを活用してください。

採用担当者は多くのメールを受け取るため、「誰からのどのような用件か」がすぐに伝わる内容にする必要があります。

なお、辞退の理由は、詳細に書き過ぎる必要はありません。慎重に検討を重ねた結果であることや、これまでお世話になったことへの感謝を添えることで、角を立てずに誠意を伝えられるでしょう。

メールで伝えるときの例文

ここでは、メールで内定辞退を伝える際の例文を紹介します。辞退理由は自分の状況によって適宜変更しましょう。その際は、後述する理由部分の差し替え例をご参照ください。

「【新卒】内定辞退をメールで伝えても良い？マナーや状況別の例文6選を解説」の記事でも、メールで内定辞退を伝える際の例文を紹介しているので参考にしてみてください。

理由部分の差し替え文例

上記の基本例文にある「※ここに理由の差し替え文を挿入」の部分は、状況に応じて以下の表のように書き換えてください。

内定辞退のメールに返信がない場合の対処法

内定辞退のメールを送信後、3～5営業日程度待っても返信がない場合は、まずメールが確実に届いているか確認します。メールアドレスに誤りがあったりエラーになったりして、送信できていないケースもあるからです。

また、企業から返事が来ているにも関わらず気付けないこともあるでしょう。迷惑メールフォルダに入っていないか、間違えて削除フォルダに入れていないかをチェックしてみてください。

正しく送れているのに返信がない場合は、改めて辞退の旨とメールが届いているかの確認を伝えるメールを送信します。この際も、丁寧な言葉遣いを心掛けましょう。

さらに1週間程度待っても返信がない場合は、最終手段として電話で直接確認するのが適切です。状況に応じて、書類の返送など必要な手続きについても確認し、最後まで責任ある対応をしましょう。

電話後のフォローメールの例文

電話で内定辞退を伝えたあとに、フォローメールを送ることも丁寧な対応の一つです。電話での内容を文面で確認して記録に残せるほか、改めて感謝とお詫びの意を伝えることができ、企業側にも誠実な印象を与えられます。

内定辞退を連絡するときの例文は、「新卒の内定辞退の伝え方！電話・メールで連絡する際のマナーや例文を紹介！」の記事でも解説しているので、あわせてチェックしてみてください。

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内定辞退の電話が怖い…よくある不安への対処法

内定を断る際、企業側から強い口調で引き止められたり、責められたりしても、毅然とした対応を取れば問題ありません。ここでは、よくある不安とその対処法を紹介します。

怒られたり不機嫌になられたりした場合

企業の担当者が怒ったり不機嫌になったりしたとしても、冷静に対応することが重要です。まずは相手の言い分を遮らずに聞き、迷惑を掛けたことに対して「ご不快な思いをさせてしまい、誠に申し訳ございません」と冷静に謝罪の意を伝えましょう。

企業側が怒る背景には、採用目標の未達成に対する焦りや、これまで掛けた手間が水の泡になったショックなどがあります。相手の感情に流されず、低姿勢を保ちつつも「辞退の意思は変わりません」と明確に告げることが大切です。

あまりにも理不尽な暴言が続く場合は、「これ以上はお話し合いが難しいようですので、失礼いたします」と言って電話を切っても問題ありません。

「会社に来て説明して」と呼び出された場合

「直接会って理由を聞かせてほしい」と企業から来社を求められたとしても、行く義務はありません。トラブルを避けるためにも、電話口で丁重にお断りするのが賢明です。直接会うと、より強固な引き止めに遭い、断りきれなくなるリスクが高まるからです。

呼び出しに対しては、「すでに意思は固まっており、お伺いしても答えが変わることはございません。そのため、お伺いすることは控えさせていただきます」とはっきり断ってください。あなたの貴重な時間を守るためにも、毅然とした態度で接することが重要です。

辞退理由をしつこく問い詰められた場合

「他社はどこに行くの？」「うちの何が不満なの？」と理由を深掘りされる可能性もあります。企業側は今後の採用活動の参考にしたくて聞いているケースが大半ですが、答えたくない項目まで正直に話す必要はありません。

回答に困ったら「他社の社名や詳細な条件につきましては、回答を控えさせていただきます。私自身の適性と将来のキャリアを総合的に判断した結果です」と言い切りましょう。曖昧な返答をすると、説得の隙を与えてしまうので注意が必要です。

「損害賠償を請求する」と言われた場合

悪質なケースとして、「内定を辞退するなら、これまでにかかった採用コストや研修の準備費用を損害賠償として請求する」と脅されることがあります。しかし、通常の内定辞退で損害賠償が認められることは基本的にありません。

前述したように、民法上は労働契約の解約は2週間前までに申し出れば成立すると定められています。損害賠償を請求すると言われたとしても、その場で言い返したり承諾したりせず、「大学の就職支援課、および弁護士に相談のうえ改めて対応させていただきます」と告げて電話を切り、まずは大学のキャリアセンターに相談しましょう。

「大学に連絡する」と言われた場合

「お宅の大学からは二度と採用しない」「キャリアセンターに苦情を入れる」と言われたとしても、それは単なる脅しの一種です。大学側は学生の就職活動を支援する立場にあり、適切な手順やマナーを守った内定辞退を問題視することはありません。

脅しを受けた場合は恐れることなく、大学のキャリアセンターに相談して適切な対応を取ってもらいましょう。

引き止めにあったときの具体的な対処法については、「内定辞退の引き止めがしつこい！上手に対処するためのポイント」も参考にしてください。

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内定の断り方に不安を感じている方へ

内定辞退を電話で伝えるのは勇気が要るものの、過度に不安になる必要はありません。マナーを守り、誠実に対応すれば企業も対応してくれるはずです。

「内定はあるけどしっくり来ない」「内定辞退しないよう自分に合った仕事を見つけたい」とお悩みの方は、キャリアチケット就職エージェントにご相談ください。経験豊富なキャリアアドバイザーがあなたの適性や希望を丁寧にヒアリングし、相性の良い企業の求人を厳選してご紹介します。

さらに、書類作成のサポートや面接対策、企業とのやり取り代行も実施し、就職活動をトータルサポート。メールやビジネスマナーに煩わされることなく、プロの支援を受けて就活を進められるため、精神的な負担を軽減できるでしょう。納得できる内定を獲得して辞退を回避したい方は、ぜひキャリアチケットへお問い合わせください。

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内定の断り方に関するよくある質問

ここでは、内定の断り方に関するよくある質問をまとめています。

内定辞退はいつまでに伝えるべき？

内定辞退の連絡をせずに放置しても良い？

内定辞退の撤回はできる？

内定辞退を迷っている場合は回答期限の延長が可能？

エージェント経由の場合の内定辞退は？

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