【新卒】内定の断り方｜電話・メールで伝える際の例文や承諾後の対応を解説

内定の断り方に悩み、「電話が怖い」「失礼にならないか心配」と感じている就活生は多いでしょう。しかし、内定を辞退すること自体は悪いことではないので、真摯な姿勢をもって早めに連絡を入れれば、トラブルに発展するのを避けられるでしょう。

この記事では、内定の断り方4ステップや押さえておきたいマナーを解説します。また、電話・メールの例文も紹介。感謝の気持ちを誠実に伝え、円満に辞退したい方はぜひご覧ください。

無料で相談！失敗しない企業選びを知りたい

内定の断り方4ステップ｜決めたら早めに連絡

内定の断り方は、「辞退を決める」「連絡先を確認する」「電話かメールで伝える」「必要な手続きを済ませる」の4ステップが基本です。まずはSTEP1で入社先を確定させるとともに、「なぜ辞退するのか」という理由まで自分のなかでしっかり整理し、迷いをなくしてから連絡しましょう。

意思が曖昧なまま連絡すると、引き止められた際に決意が揺らいでしまい、あとから「あのときちゃんと断っておけば良かった」と後悔する可能性があります。あらかじめ考えをまとめておけば、万が一引き止められたり理由を尋ねられたりしても、落ち着いて対応できるでしょう。

そのあとは、応募ルートに応じた連絡先を確認し、誠意をもって早めに辞退の意思を伝えることが大切です。

内定承諾書や内定辞退届といった書類の扱いについては、「内定辞退届を出すときのマナーとは？例文付きでご紹介！」の記事で詳しく解説しています。

まずはあなたのモヤモヤを相談してみましょう

「キャリアチケット就職エージェント」は、量より質の就活を叶える無料の就活支援サービスです。経験豊富なキャリアアドバイザーが、あなたの希望や適性に寄り添い、自己分析から企業紹介、面接対策まで一貫して伴走します。

就活の進め方に迷う時期から内定獲得まで、就活に関わるどんな悩みも丁寧に寄り添い、あなたの就活をバックアップします。

こんなお悩みはありませんか？

就活は、正解が見えない中で決断の連続です。「何から始めればいいかわからない」「本当にこの会社でいいのか」「自分の強みは何なのか」と、一人で抱え込んでしまうのは無理もありません。

キャリアチケット就職エージェントは、そんなあなたの試行錯誤に寄り添い、最後まで伴走します。孤独になりがちな就活を、プロと一緒に「納得感のある就活」へ変えてみませんか？

かんたん1分で登録

【無料】就活の不安を相談してみる

内定の断り方で守るべき基本マナー

内定を断るのは緊張や不安を感じるものですが、採用担当者への敬意を払い、正しい手段とマナーを守れば過度に恐れる必要はありません。なぜなら、企業側も学生が複数の企業の選考を並行して進めていることは理解しており、辞退は想定の範囲内であるためです。

キャリアチケットが行った「2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査（後編）」によると、内定獲得後に辞退した経験のある就活生は6割以上にのぼります。このことからも、内定を断るのは珍しくないことが分かるでしょう。

ただし、内定を出してくれた企業に対して失礼な態度をとったり、連絡せずに放置する、いわゆる「サイレント辞退」をしたりするのは厳禁です。感謝の気持ちと誠意をもって辞退の意思を伝えるためにも、まずは基本の連絡手段やマナーについて詳しくみていきましょう。

エージェント経由ならキャリアアドバイザーに伝える

辞退の連絡は、内定の通知をくれた窓口に伝えるのが基本です。直接応募した企業であれば採用担当者へ連絡しますが、就職エージェント経由で選考を受けた場合は企業へ直接連絡せず、担当のキャリアアドバイザーへ申し出ましょう。エージェント経由の選考では、企業とのやり取りをすべてアドバイザーが仲介しているためです。

また、エージェント経由であっても、辞退の意思が決まったらできる限り早めに連絡することが大切です。辞退の連絡が遅れると、企業の採用計画や代替要員の確保に支障が出るだけでなく、キャリアアドバイザーにも多大な迷惑が掛かってしまいます。

誠意をもって早めにマナー良く伝えれば、アドバイザーとの信頼関係が維持でき、そのあとのエージェント利用や他求人の紹介に悪影響を与えずに済むでしょう。

電話が丁寧だがメールでも失礼ではない

内定を辞退する際は、電話で直接伝えるとより丁寧な印象を与えられるでしょう。なぜなら、電話のほうが感情や誠意が伝わり、企業側の理解を得やすくなるためです。

キャリアチケットの同調査によると、内定辞退の連絡手段は「電話」が59.1％と最多であり、ビジネスシーンにおける一般的なマナーとして定着していることがうかがえます。

企業側はあなたのために採用枠を確保し、入社の準備を進めています。特に、内定通知を受けてから数日が経過している場合や、すでに入社意思を示したあとの辞退であれば電話連絡は必須といえるでしょう。

一方で、企業から連絡手段の指定がなければ、メールで内定辞退を伝えても失礼にはあたりません。メールを利用した人は57.7％にのぼり、多くの人が電話とメールを状況に応じて使い分けたり、併用したりしていることが分かります。

メールでの連絡が適切なのは、たとえば以下のようなケースです。

メールは記録として残るため、「言った・言わない」のトラブルを防ぐ効果もあります。電話で伝えたうえで、念のため確認のメールを送っておくのもおすすめです。

参照元
キャリアチケット
2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査（後編）

電話をかける時間帯に配慮する

電話をかける際は、採用担当者が対応しやすい時間帯を選ぶことも、内定辞退のマナーの一つといえます。

内定辞退の電話に適した時間帯は、比較的業務が落ち着いている午前10〜11時30分または午後2〜5時ごろです。多くのビジネスパーソンにとって、会議や外出が少なく対応しやすい時間帯といえます。

一方、始業・終業前後やお昼休みに被る時間帯は、担当者が不在だったり多忙だったりする可能性が高いでしょう。担当者の手を煩わせないためにも、これらの時間は避けるのが基本です。

辞退を決断したら早めに連絡する

内定辞退の意思が固まったら、すぐに連絡を入れましょう。なぜなら、企業は内定を出したあと、入社に向けた準備や採用活動の終了手続きなどを順次進めていくためです。連絡が遅れるほど企業側の採用計画に影響が出て、多大な迷惑を掛けてしまいます。

辞退連絡が早ければ、企業は次点の候補者へ追加内定を出すなどの対応がスムーズに行うことが可能です。企業側の負担を減らすだけでなく、ほかの就活生のチャンスを広げることにもつながるため、辞退を決めたらできるだけ早く連絡しましょう。

辞退理由は正直かつ簡潔に伝える

辞退の理由は、詳細に語り過ぎないよう簡潔に伝えましょう。適度な理由を共有することで企業側も納得しやすくなり、円滑な手続きにつながります。

内定辞退の理由を伝える際は、「他社とのご縁があった」「自身のキャリアプランを見直した」など、自分の判断による理由を中心に添えるのがコツです。なお、家庭の事情など個人的な理由で詳細を明かせない場合は「一身上の都合」としても問題ありません。

企業によっては、「具体的にどちらの企業（他社）に決められたのですか？」と聞かれることがあります。しかし、ほかの企業名を出したり、就活の状況を詳細に述べたりする必要はありません。

「他社のほうが御社よりも条件が良かったから」など、企業への批判や不満ともとれる内容は避け、あくまで自分の都合や判断によるものであることを強調してください。

伝えやすい理由と、避けたほうが良い言い方の例は以下のとおりです。

避けたほうが良い言い方に共通するのは、企業への不満や他社との比較と受け取られやすい点です。事実を伝える場合も、「自分の適性やキャリアを考えた結果」という視点で話すと角が立ちにくくなります。

選考への感謝の気持ちを伝える

内定を辞退する場合も、感謝の気持ちを伝えましょう。貴重な時間を割いて選考を重ね、内定を出してくれた事実に対するお礼の言葉を添えれば、誠実な印象を与えられます。

また、感謝の気持ちをしっかりと言葉にすることで、断られた企業側の心理的なショックや不快感を和らげる効果も期待できるでしょう。将来、ビジネスの場でその企業や担当者と取引先として再会する可能性もゼロではないため、最後まで丁寧な対応を心掛けることが大切です。

内定を辞退するときに意識すべきことは、「内定とは？内々定との違いや新卒の場合の獲得から入社までの流れを解説」の記事でも解説しています。

こんなお悩みはありませんか？

自分に合った仕事ってなんだろうと不安になりますよね。強みや適性に合わない仕事を選んでしまうと、せっかく就職しても早期退職のリスクがあります。そこで活用したいのが、「適職診断」です。

まずは所要時間1分でできる診断に取り組んでみませんか？自分の特性とそれに合う企業を客観的に把握できれば、企業探しや自己分析をよりスムーズに進めることができるでしょう。

かんたん6問で診断

【無料】さっそく診断スタート

内定辞退はいつまで？承諾後も法的には辞退できる

「内定を断りたいけど、いつまでできるんだろう」「一度内定を承諾したら辞退できない？」と不安になる人もいるでしょう。

内定承諾後であっても法的に辞退は可能です。ただし、企業とのトラブルを避けるためには、正しい時期とマナーを守って伝える必要があります。

ここでは、内定承諾の「前」と「後」それぞれにおける辞退の期限や、トラブルを防ぐための具体的な伝え方・例文を詳しく解説するのでチェックしてみてください。

承諾前は回答期限までに伝える

内定承諾前であれば、回答期限までに辞退の旨を伝えるのがマナーです。企業から「△月△日までに返答をください」と期限を提示されている場合は、厳守しましょう。

期間内であれば企業は本格的な入社準備を進めていないので企業へかかる迷惑を最低限に抑えられ、就活生としても精神的な負担が少なく断りやすいタイミングといえます。

もし複数の企業で迷っており、期限までに決断が出そうにないときは、事前に理由を説明して期限延長の相談をするのも一つの手です。企業によっては、一定期間延長してくれる可能性があります。

ただし、すべての企業が延長を了承してくれるとは限らないため、一方的にお願いするのではなく、まずは対応してもらえるかどうかを丁寧に相談してみることが大切です。

承諾後は入社2週間前までが法的な期限

内定承諾後であっても、法律上は原則として内定を辞退することが可能です。「民法第627条」では、期間の定めのない雇用契約において、解約の申し入れから2週間が経過することで契約が終了すると定められています。

これにより、入社日の2週間前までに申し出れば、入社日までに円滑に契約を解消できるでしょう。

ただし、入社直前の辞退は採用活動を進めてきた企業に多大な負担や損害を与えます。法的リスクやトラブルを避けるためにも、やむを得ず辞退する場合は、誠意をもってお詫びの気持ちと理由を丁寧に伝えましょう。

また、企業に迷惑をかけないためにも、「とりあえず承諾しておこう」といった安易な決断は避け、内定承諾前にしっかりと検討・判断することが大切です。

内定辞退できる期間については、「内定辞退はいつまでできる？新卒向けの期限・マナー・例文」の記事でも解説しているのでチェックしてみてください。

参照元
e-Gov法令検索
トップページ

内定承諾後に辞退するときの伝え方と例文

内定承諾後に辞退する場合は、メールで済ませるのではなく、まず電話で直接伝えるのが望ましいでしょう。企業はすでに入社に向けた準備を進めているため、承諾前の辞退よりも丁寧な説明とお詫びが求められます。

電話では、承諾したにもかかわらず辞退することへのお詫びを最初に述べ、理由は簡潔に伝えることが大切です。入社承諾書や誓約書を提出済みの場合は、返却や破棄の方法も確認しておきましょう。

なお、担当者が不在などで電話がつながらない場合は、取り急ぎメールで理由とお詫びを送り、後ほど改めてお電話する旨を添えるとスムーズです。

電話のあとは、行き違いを防ぎ記録を残すためにも、以下のようなメールを送っておくと安心です。

無料で相談！失敗しない企業選びを知りたい

【理由別】電話での内定の断り方のコツと例文

電話で内定を断るときは、スムーズに通話できるように準備を整えておきましょう。以下のコツを押さえ、準備を整えたうえで電話をかけてください。

以下では、コツを踏まえて実際に内定を断るときの例文を紹介します。参考にしつつも内容をそのまま使用するのは避け、自分の状況に合わせて伝える内容を考えてみてください。

電話での基本的な会話の流れ

内定辞退の電話は、どんな理由であっても基本的な流れは基本的に変わりません。以下の4つのステップを把握しておくと、緊張してもスムーズに伝えられるでしょう。

STEP1：担当者に取り次いでもらう

電話がつながったら、落ち着いて大学名と名前を伝えましょう。そのあと、採用担当者に取り次いでもらいます。

STEP2：内定のお礼と用件を伝える

担当者につながったら、まず内定をもらったことに対するお礼を述べます。そのあと、用件の概要を伝えましょう。

STEP3：理由を簡潔に述べる

辞退の理由は、深く突っ込まれない限り詳細まで話す必要はありません。「他社とのご縁」や「一身上の都合」など、失礼のない表現で簡潔に伝えましょう。

STEP4：お詫びを述べて電話を終える

選考に時間を割いていただいた感謝と、期待に沿えなかったお詫びを伝えて締めくくります。相手が電話を切ったのを確認してから受話器を置くのがマナーです。

他社の内定を選ぶ場合

以下は、他社の内定を選ぶときの例文です。

キャリアプランを変更した場合

キャリアプランの変更による内定辞退では、目指す具体的な方向性を簡潔に伝えることで、単なる心変わりではなく熟慮の末の決断であることを示せます。

ただし、詳細を語り過ぎると引き止めの隙を与えるため、「別の道を進む」という決定事項として伝えることが大切です。これまで選考機会をいただいた企業への感謝とともに、前向きな決断であることを真摯に示しましょう。

詳細な理由を伝えたくない場合

家庭の事情や個人的な環境の変化など、理由を開示したくない場合は、「一身上の都合」とシンプルに伝えて問題ありません。

理由を曖昧にぼかすと詮索や引き止めの原因になりやすいため、「辞退する結論に至った」という事実と、真摯なお詫び・感謝の気持ちに絞って伝えることが重要です。個人のプライベートな領域を守りつつ、誠実な姿勢で終局を図りましょう。

担当者が不在だった場合の対応

採用担当者が不在の場合は、戻り時間を確認して出直す旨を伝えます。伝言のみで済ませず、重要な連絡であるため折り返しを求めるのではなく、自分からかけ直すのがマナーです。

電話で伝えるときのマナーは、「内定辞退電話の状況別カンペ・例文6選！マナーや怖い気持ちの解消法も解説」の記事でまとめているので参考にしてみてください。

無料で相談！失敗しない企業選びを知りたい

メールでの内定の断り方のコツと例文

内定辞退をメールで伝える際は、簡潔かつ丁寧な表現を意識し、読みやすいメールを作成することが大切です。メール作成時は、以下のチェックリストを活用してください。

採用担当者は多くのメールを受け取るため、「誰からのどのような用件か」がすぐに伝わる内容にする必要があります。

なお、辞退の理由は、詳細に書き過ぎる必要はありません。慎重に検討を重ねた結果であることや、これまでお世話になったことへの感謝を添えることで、角を立てずに誠意を伝えられるでしょう。

ここでは、内定辞退メールの書き方と、状況に合わせて使える例文を紹介します。

内定辞退メールの書き方

内定辞退のメールは、件名から署名までの基本の構成に沿って書くと、失礼のない文面に仕上がります。構成ごとのポイントは以下のとおりです。

特に件名は、採用担当者が多くのメールのなかから内容を判断する手がかりになります。「お世話になっております」のような件名では用件が伝わらないため、本文を開かなくても内定辞退の連絡だと分かる件名にしましょう。

送信するタイミングは、企業の営業時間内が原則です。深夜や早朝に送るのは避け、できるだけ早く日中の時間帯に送信しましょう。やむを得ず営業時間外に送信する場合は、「夜分遅くに失礼いたします」といった一言添える配慮が必要です。

メールで伝えるときの例文

実際のメール作成では、定型文をベースにしながら自分自身の状況に合わせて調整することが大切です。

ここでは、他社への入社を決めた場合を想定した一般的な文例を紹介します。理由部分は、後述する差し替え例をご参照ください。

「【新卒向け】内定辞退はメールだけで良い？状況別の例文6選とマナーを解説」の記事でも、メールで内定辞退を伝える際の例文を紹介しているので参考にしてみてください。

理由部分の差し替え文例

上記の基本例文にある「※ここに理由の差し替え文を挿入」の部分は、状況に応じて以下の表のように書き換えてください。

電話後のフォローメールの例文

電話で内定辞退を伝えたあとに、フォローメールを送ると丁寧です。電話での内容を文面で確認して記録に残せるほか、改めて感謝とお詫びの意を伝えられ、企業側にも誠実な印象を与えられます。

内定辞退を連絡するときの例文は、「新卒の内定辞退の伝え方！電話・メール例文や困ったときの対処法も紹介」の記事でも解説しているので、あわせてチェックしてみてください。

内定辞退のメールに返信がない場合の対処法

内定辞退のメールを送信後、3〜5営業日ほど待っても返信がない場合は、まずは焦らず状況を確認しましょう。

企業は日々多くの業務を抱えているため、確認に時間がかかっている可能性もあります。また、連絡をする前に「送信エラー通知が届いていないか」や「迷惑メールフォルダ・ゴミ箱に返信が入っていないか」を必ず確認してください。

状況を確認したうえで返信がない場合は、メールの不達や見落としの可能性があるため、改めて「辞退の旨」と「前回のメールが届いているかの確認」を伝える再送メールを丁寧に送信します。

再度メールを送信してから、さらに数日〜1週間程度待っても連絡がない場合は、最終手段として電話で直接確認するのが適切です。辞退の意思を確実に伝え、後々のトラブルを防ぐとともに、必要に応じて提出書類の返送手続きなども確認し、最後まで誠実に対応しましょう。

無料で相談！失敗しない企業選びを知りたい

内定辞退の電話が怖い…よくある不安への対処法

内定辞退の連絡は誰しも緊張するものであり、過度に怖がる必要はありません。企業側も辞退者が出ること自体は一定数想定しているため、誠意をもって連絡すれば円滑に手続きが進みます。

断りの電話を入れる際に感じる不安や恐怖心は、事前に対処法を知っておくことで大幅に軽減できます。想定されるトラブルや精神的な負担への対策を順番に確認していきましょう。

緊張するなら話す内容をメモして練習する

内定辞退の電話が怖いと感じる場合は、話す内容を事前にメモにまとめ、声に出して練習しておきましょう。伝える順番が決まっていれば、緊張しても言葉に詰まりにくくなります。

メモしておきたい内容は、以下のとおりです。

メモができたら、家族や友人に採用担当者役を頼み、本番を想定して読み上げてみるのもおすすめです。理由を聞かれた場合や引き止められた場合の返答まで用意しておけば、想定外の質問にも落ち着いて対応できるでしょう。

怒られたり不機嫌になられたりしたら冷静に対応する

企業に内定辞退や選考辞退の連絡をした際、担当者が怒ったり不機嫌になったりしたとしても、冷静に対応することが重要です。まずは相手の言い分を遮らずに聞き、期待に沿えなかったことやご迷惑を掛けたことに対して「ご不快な思いをさせてしまい、誠に申し訳ございません」と冷静に謝罪の意を伝えましょう。

企業側が怒る背景には、採用目標の未達成に対する焦りや、これまで掛けた手間が水の泡になったショックなどがあります。相手の感情に流されず、低姿勢を保ちつつも「辞退の意思は変わりません」と明確に告げることが大切です。

あまりにも理不尽な暴言が続く場合は、「これ以上はお話し合いが難しいようですので、失礼いたします」と言って電話を切っても問題ありません。

強く引き止められてもはっきりと断る

「もう一度考え直してほしい」「条件を見直すので入社してほしい」と強く引き止められても、辞退の意思が固まっているなら、はっきりと断ることが大切です。曖昧な返事をすると「説得すれば入社してくれるかもしれない」という期待を持たせ、話が長引く原因になります。

引き止められた際は、まず評価してもらったことへの感謝を伝えましょう。そのうえで「大変ありがたいお言葉ですが、熟考して出した結論のため、意思は変わりません」と丁寧に繰り返します。条件の再提示や面談を打診された場合も、その場で検討するとは答えず、辞退の意思を変えないことを明確に伝えるのがポイントです。

「会社に来て説明して」と呼び出されたら丁寧に断る

内定辞退や退職の際、「直接会って理由を聞かせてほしい」と企業から来社を求められたとしても、行く義務はありません。直接会ってしまうと強固な引き止めに遭い、断りきれなくなるリスクが高まるため、電話口で丁重にお断りするのが賢明です。

呼び出しに対しては、「すでに意思は固まっており、お伺いしても答えが変わることはございません。そのため、ご訪問は辞退させていただきます」とはっきり断ってください。無用なトラブルや精神的な負担を避け、次のステップへスムーズに進むためにも、感謝を伝えつつ断固とした姿勢で対応することが大切です。

辞退理由をしつこく問い詰められても回答を控える

「他社はどこに行くの？」「うちの何が不満なの？」と、辞退理由を深掘りされる可能性もあります。企業側は今後の採用活動の参考にしたくて聞いているケースが大半ですが、答えたくない質問まで正直に話す必要はありません。

回答に困ったら「他社の社名や詳細な条件につきましては、回答を控えさせていただきます。私自身の適性と将来のキャリアを総合的に判断した結果です」と誠意をもって、きっぱり伝えましょう。曖昧な返答をすると、引き止められたり再考を促されたりする隙を与えてしまうため注意が必要です。

「損害賠償を請求する」と言われたら専門機関に相談する

悪質なケースとして、「内定を辞退するなら、これまでにかかった採用コストや研修の準備費用を損害賠償として請求する」と脅されることがあります。しかし、採用費用や研修準備費は本来企業が負担すべき事業コストとみなされるため、通常の内定辞退で損害賠償が認められることは基本的にありません。

万が一、損害賠償を請求すると言われたとしても、その場で感情的に言い返したり、焦って要求を承諾したりしてはいけません。「大学の就職支援課、および弁護士に相談のうえ改めて対応させていただきます」と冷静に告げて電話を切り、まずは大学のキャリアセンターに相談しましょう。

「大学に連絡する」と言われたら恐れずキャリアセンターを頼る

「お宅の大学からは二度と採用しない」「キャリアセンターに苦情を入れる」と言われたとしても、過度に恐れる必要はありません。法的に内定辞退は認められており、適切な手順とマナーを守って辞退している限り、不当な引き止めや脅しに屈する必要はないからです。

また、キャリアセンターは学生の就職活動を保護・支援する立場にあるため、企業から苦情が入ったとしても、正当な辞退であれば学生を責めることはありません。万が一、強い圧迫や脅しを受けた場合は、一人で抱え込まずに大学のキャリアセンターへ相談し、適切に対応してもらいましょう。

引き止めにあったときの具体的な対処法については、「内定辞退の引き止めがしつこい！上手に対処するためのポイント」も参考にしてください。

無料で相談！失敗しない企業選びを知りたい

内定の断り方に不安を感じている方へ

内定を辞退すること自体は、決して悪いことではありません。マナーを守り、誠実に対応すれば企業も対応してくれます。

しかし、「電話で伝えにくい」「企業に申し訳ない」と連絡を躊躇してしまうのも無理はありません。企業とのやり取りに不安を感じたり、引き止めへの対応に悩んだりした場合は、一人で抱え込まずにプロを頼りましょう。

「内定はあるものの納得がいかず辞退を考えている」「次は辞退せずに済むような、自分に本当に合った企業を見つけたい」という方は、キャリアチケット就職エージェントにご相談ください。経験豊富なキャリアアドバイザーがあなたの適性や希望を丁寧にヒアリングし、相性の良い企業の求人を厳選してご紹介します。

さらに、書類選考対策や面接対策はもちろん、エージェント経由で応募する企業とのやり取りも代行。面倒な日程調整などの精神的な負担を軽減し、就職活動をトータルでサポートします。

納得のいく内定を獲得し、後悔のない就職活動を叶えたい方は、ぜひキャリアチケットへお問い合わせください。

無料で相談！失敗しない企業選びを知りたい

内定の断り方に関するよくある質問

ここでは、内定の断り方に関するよくある質問をまとめています。

内定辞退の連絡をせずに放置しても良い？

内定辞退の撤回はできる？

内定辞退を迷っている場合は回答期限の延長が可能？

内定承諾書などの書類は返送が必要？

内定辞退の連絡が遅れてしまった場合は？

無料で相談！失敗しない企業選びを知りたい