内定の断り方とは？辞退するときのマナーや電話・メール別に例文を紹介

「内定の断り方が分からない」「内定辞退はいつまでできるのか」とお悩みの就活生もいるでしょう。内定辞退は決して珍しいことではありませんが、マナーを守らなければ、企業との関係を損ねたり、自身の評判を落としたりする可能性があります。

この記事では、内定辞退ができるタイミングや断る際の基本的なマナーを解説。また、電話・メール別に内定を断るときの例文を紹介しているので、誠実で礼儀正しい対応を目指しましょう。

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内定を断る前に知っておきたい内定辞退の基本

内定を得たものの、より志望度の高い企業から合格をもらったり、自身のキャリア観が変わったりして内定を断るケースは珍しくありません。内定辞退は決して悪いことではありませんが、社会人としてのマナーを守り、適切に対応する必要があります。

まずは、内定辞退を決断した際に知っておくべき基本的な考え方やルールを整理しましょう。ポイントを押さえることで、過度に不安を感じることなく、スムーズに辞退の意思を伝えられるようになります。

内定辞退は入社日の2週間前なら法律上問題ない

就活生のなかには、「いつまでに内定辞退をすべきなのか」と不安になる方もいるでしょう。「民法第六百二十七条」で、期間の定めのない雇用契約は解約の申し入れから2週間が経過すれば終了すると定められています。
そのため、法律上は入社日の2週間前までに内定辞退の連絡をすれば問題ありません。

ただし、これはあくまで法律上の最低ラインです。企業側は内定者の入社に向けて、デスクの準備や研修の手配など、さまざま準備を進めています。
直前の辞退は企業に多大な迷惑をかけるため、辞退を決意したら、できるだけ早く連絡するのが社会人としての最低限のマナーといえるでしょう。

参照元
e-Gov法令検索
民法（明治二十九年法律第八十九号）

内定辞退と内定承諾後辞退との違い

「内定辞退」と「内定承諾後辞退」は、どちらも入社を断る行為ですが、企業側への影響度と手続きの重みが大きく異なります。以下の表で、主な違いを比較してみましょう。

内定を承諾する前であれば、企業側も「他社と比較されている」ことを想定しているため、丁寧にお断りすれば大きなトラブルにはなりません。また、代替候補の選定など、採用活動の継続判断がしやすいため、企業側の受ける実質的なダメージを最小限に抑えられるでしょう。

一方で、承諾書を提出したあとの辞退は、備品手配や研修準備、配属先の調整等が既に進んでいるため企業に大きな負担をかけます。極めて稀なケースですが、最悪の場合、損害賠償を請求されるリスクもゼロではありません。

いずれにせよ、内定を辞退することは少なからず企業側に迷惑をかける行為となるため、タイミングにかかわらず、誠心誠意の謝罪を伝えることが重要です。入社意志が固まっていない段階で安易に承諾書を出すのは避け、慎重に判断することをおすすめします。

就活における内定の意味は、「就活における内定とは？獲得から入社までの流れや採用との違いを解説」の記事で解説しているので改めてチェックしておきましょう。

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内定の断り方は？辞退するときのマナーを解説

内定を辞退すること自体は決して悪いことではありません。しかし、伝え方一つで相手に与える印象は大きく変わります。ここでは、内定を断るときのマナーを解説するので、お互いに納得できる形で終えられるよう確認しておきましょう。

1.辞退を決断したら早めに連絡する

内定辞退の意思が固まったら、すぐに連絡を入れるのがマナーです。企業は内定を出したあと、入社に向けた準備や他候補者への不採用通知といった手続きを順次進めています。連絡が遅れるほど企業側の採用計画に大きな狂いが生じ、多大な迷惑をかけてしまうでしょう。

たとえば、自分が辞退して空いた枠に、ほかの学生を繰り上げ合格させるケースも少なくありません。早めの連絡は、企業だけでなく、ほかの就活生にとってもメリットがあります。

辞退の連絡が億劫に感じるかもしれませんが、決断したらできるだけ早く伝えるようにしましょう。

2.メールではなく電話で連絡する

内定辞退の連絡は、メールではなく電話で行うのが基本です。直接声で伝えることで、内定をいただいたことへの感謝と、辞退することへのお詫びの気持ちがより深く伝わります。
また、担当者に確実に情報が届くため、連絡の行き違いも防げるでしょう。

もし担当者が不在の場合は、電話に出た方に折り返しを依頼するか、改めてこちらからかけ直す旨を伝えてください。

ただし、担当者が出張中だったり、電話がつながりにくかったりする場合など、状況に応じてメールを活用することも一般的です。キャリアチケットが2025卒を対象に実施した調査でも、内定辞退の連絡手段は電話が59.1％と最多ですが、メールも57.7％と僅差で続いています。

基本は電話としつつ、どうしてもつながらない場合や夜間・早朝などの緊急時にはメールで一報を入れるといった柔軟な対応が求められるでしょう。

参照元
キャリアチケット
2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査（後編）

連絡する時間帯にも配慮する

電話をかける際は、企業の営業時間内であることはもちろん、相手の忙しい時間帯を避ける配慮が必要です。一般的に、始業前後（8～9時）や昼休憩（12〜13時）、終業間際（17～18時）はバタバタしていることが多いため、避けたほうが無難でしょう。

電話で連絡する際に適している時間帯は、以下のとおりです。

・午前：10時〜11時ごろ
・午後：14時〜16時ごろ

相手の状況を考えた行動ができるかどうかは、社会人としての基本的なマナーといえます。もし電話がつながったら、最初に「今、お時間よろしいでしょうか」と一言添えるのがスマートです。

3.嘘の辞退理由を伝えない

辞退の理由を聞かれた際、気まずさから嘘をつくのは望ましくありません。基本的には「検討の結果、別の企業とのご縁を感じたため」や「自分の適性を考え直した結果」など、抽象的な表現で問題ないとされています。

辞退理由は正直に伝えつつも、相手を不快にさせない言葉選びを心掛けましょう。

もし詳細を深掘りされた場合でも、事実と異なるエピソードを捏造するのは避けてください。ビジネスの世界は意外と狭く、将来思わぬところで当時の担当者とつながる可能性もあります。誠実な回答を心掛けることが、自分自身の信頼を守ることにもつながるでしょう。

4.誠実で丁寧な対応を心掛ける

内定辞退の場においても、常に丁寧な言葉遣いと態度を忘れないでください。たとえ入社しない企業であっても、感情的になったり、投げやりな態度をとったりするのは避けましょう。

また、辞退を伝えたあとに引き止めにあうケースも想定されます。その際も、相手の意見を否定するのではなく、一度受け止めたうえで「熟考した結果ですので、意志は変わりません」と丁寧にお伝えしてください。一貫した誠実な態度は、相手に納得感を与える主な要因となります。

5.感謝の気持ちを伝える

内定を断る際には、必ず感謝の気持ちを伝えましょう。内定をもらったことや選考過程でお世話になったことへの感謝を述べることで、企業との良好な関係を保ちやすくなります。

感謝を伝える際は、「面接でのアドバイス」や「企業説明会での丁寧な対応」など、具体的な内容に触れるとより効果的です。形式的な言葉ではなく、自分の言葉で感謝の気持ちを表現しましょう。

最後は、「今後も御社の発展を応援させていただきます」といった前向きな言葉で締めくくると、より誠実さが伝わるでしょう。

内定辞退を連絡するときのマナーは、「新卒の内定辞退の伝え方！メール・電話の例文や気を付けたいマナーを解説」の記事でも解説しているので、あわせてチェックしてみてください。

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【電話編】内定を断るときのコツと例文

就職活動において、内定辞退の連絡を電話でする際は「誠実さ」と「迅速さ」を意識することが最も重要です。メールよりも直接声で伝える電話は、企業に対して謝罪の意が伝わりやすく、より丁寧な印象を与えます。

ここでは、電話で内定を断るときのコツと例文を紹介するので、参考にしてみてください。

電話で内定辞退するときのコツ

電話で内定辞退を伝える際は、結論から簡潔に述べ、お詫びの言葉を添えるのが基本的な流れです。長々と理由を説明するよりも、まずは「内定のお礼」と「辞退の意思」を明確に伝えましょう。

また、担当者が不在の場合や詳しい理由を聞かれた際の準備も欠かせません。以下のポイントを意識して通話に臨んでください。

・静かな場所で電話をかける
・営業時間内に連絡する
・メモを用意する

電話で連絡をする際は雑音が入らないよう、電波状況の良い静かな環境を選びましょう。始業直後や昼休み、終業間際を避けるのがスマートです。

また、あらかじめ伝えるべき内容を箇条書きにしておくと、緊張してもスムーズに話せます。
ただし、実際に電話をかける際には、台本を読んでいるような印象を与えないよう注意しましょう。自分の言葉で自然に話せるよう、事前に練習しておくことをおすすめします。

電話で伝えるときのマナーは、「内定承諾の連絡は電話ですべき？連絡マナーや保留時の伝え方も解説」の記事でまとめているので参考にしてみてください。

電話で伝えるときの例文

電話で内定を断る際の具体的な例文を、状況別に紹介します。これらの例文を参考にしつつも内容をそのまま使用するのは避け、自分の状況に合わせて伝える内容を考えてみてください。

他社の内定を選んだ場合

他社の内定を選んだという理由で内定を断る場合、以下の例のように辞退理由を伝えましょう。

「お世話になっております。先日内定をいただきました△△大学の△△（氏名）です。大変申し訳ないのですが、本日は内定辞退のご連絡でお電話させていただきました。

慎重に検討した結果、他社の内定を承諾することに決めました。御社での仕事にも大変魅力を感じましたが、自分のキャリアプランとより一致していると判断いたしました。

長い選考過程でお世話になり、誠にありがとうございました。面接での貴重なアドバイスは、今後のキャリアにおいても大切にしていきたいと思います。このような結果となり大変申し訳ございませんが、今後とも御社の発展を心よりお祈りしております。」

ポイントは、具体的な他社の名前は出さず、簡潔に理由を伝えることです。「雇用条件が悪い」「面接官の雰囲気が良くなかった」などのネガティブな理由で内定を断る場合も、そのまま伝えるのは避けましょう。

「他社のほうが自分のキャリアプランに合っていた」のように、できるだけポジティブに言い換えて伝えることが大切です。

自己都合の場合

自己都合で内定を辞退する際には、以下のように伝えてみてください。

「お世話になっております。先日内定をいただきました△△大学の△△（氏名）です。大変恐縮ですが、内定辞退のご連絡でお電話させていただきました。

実は、家族の介護が必要になるという急な事情が発生いたしました。そのため、現在は就職活動を断念し、家庭の事情に専念せざるを得ない状況となりました。御社で働くことを楽しみにしていただけに、このような判断となり、大変心苦しく思っております。

選考過程では大変お世話になり、貴重な経験をさせていただきました。このようなご連絡となり誠に申し訳ございません。御社の今後ますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。」

自己都合での内定辞退では、伝えられる範囲で事実を伝えましょう。電話をした時点での現状や企業で働くことへの前向きな気持ちも述べると、より好印象を与えられる可能性があります。

キャリアプランを変更した場合

キャリアプランを変更したために内定を断る場合は、以下の例を参考にしてみてください。

「お世話になっております。先日内定をいただきました△△大学の△△（氏名）です。大変申し訳ございませんが、内定辞退のご連絡でお電話させていただきました。

熟考の末、自分のキャリアプランを見直し、自身の将来を見据えた際に、まずは以前から志向しておりました海外でのボランティア活動に携わりたいという思いが強くなりました。社会に出る前にこの経験を積むことが不可欠であると判断し、今回は御社への入社を辞退させていただきたく存じます。

このような決断となり大変心苦しく思っております。選考過程で学んだことは、必ず今後のキャリアに活かしていきたいと思います。

長い間お世話になり、誠にありがとうございました。突然のご連絡となり大変申し訳ございません。御社の更なるご発展を心よりお祈り申し上げます。」

キャリアプランの変更による内定辞退では、具体的な今後の方向性を説明できると、相手に納得してもらいやすくなります。自身の決断の理由を丁寧に説明しつつ、企業への感謝と今後の抱負を述べることで、より円滑な内定辞退のコミュニケーションが可能となるでしょう。

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【メール編】内定を断るときのコツと例文

やむを得ない事情で電話ができなかったり、担当者と連絡がとれなかったりする際は、メールで内定辞退の連絡をとりましょう。以下で、メールで内定を断るときのコツと例文を解説するので参考にしてみてください。

メールで内定辞退するときのコツ

内定辞退のメールを送る際は、簡潔かつ丁寧な表現を意識しましょう。採用担当者は多忙なため、件名を見ただけで「誰からのどのような用件か」が伝わるように工夫する必要があります。

また、辞退の理由は、詳細に書き過ぎる必要はありません。しかし、検討した結果であることや、これまでお世話になったことへの感謝の言葉を添えることで、角を立てずに誠意を伝えられます。以下のポイントをチェックリストとして活用してください。

・件名に「大学名／氏名／内定辞退のご連絡」を記載する
・採用担当者の部署名／役職／氏名を正確に記す
・辞退の理由は「検討を重ねた結果」など、差し支えない範囲で留める
・これまでの選考に対する感謝と期待に沿えないことへの謝罪を述べる

内定辞退のメールに返信がない場合の対処法

内定辞退のメールを送信後、3～5営業日程度待っても返信がない場合は、まずメールが確実に届いているか確認します。メールアドレスに誤りがあり、送信ができていないケースもあるからです。

また、企業から返事が来ているにも関わらず気付けないこともあるでしょう。迷惑メールフォルダに入っていないか、間違えて削除フォルダに入れていないかをチェックしましょう。

正しく送れているのに返信がない場合は、改めて辞退の旨とメールが届いているかの確認を伝えるメールを送信しましょう。この際も、丁寧な言葉遣いを心掛けてください。

さらに1週間程度待っても返信がない場合は、電話で直接確認するのが適切です。状況に応じて、書類の返送など必要な手続きについても確認し、最後まで責任ある対応をしましょう。

メールで伝えるときの例文

ここでは、メールで内定を断る際の例文を、状況別に紹介します。これらの例文を参考に、自分の状況に合わせて適切な文面を作成しましょう。

他社の内定を選んだ場合

他社の内定を選んで内定辞退する場合、メールでは以下のように伝えられます。

件名：内定辞退のご連絡

本文：
△△株式会社

人事部 採用担当 △△様
お世話になっております。
先日内定をいただきました△△大学の△△（氏名）です。

このたびは、誠に申し訳ございませんが、内定辞退のご連絡をさせていただきます。

慎重に検討を重ねた結果、他社への就職を決意いたしました。御社での仕事にも大変魅力を感じましたが、自身の専門分野により近い業務に携わる機会を得られると判断いたしました。

長い選考過程でお世話になり、誠にありがとうございました。面接での貴重なアドバイスは、今後のキャリアにおいても大切にしていきたいと思います。

このような結果となり大変申し訳ございませんが、今後とも御社の発展を心よりお祈りしております。

=====================================
△△大学△△学部△△学科△年
名　前（ふりがな）
メールアドレス：△△△.△△△@△△.jp
電話番号：090-✕✕✕✕-✕✕✕✕
住所：〒✕✕✕-✕✕✕✕
東京都△△区△△1-2-3
=====================================

この例文では、他社を選んだ理由を「自分の専門分野により近い業務に携わる機会を得られる」と述べることで、相手企業への配慮を示しつつ、納得感を与えています。感謝と謝罪のバランスが取れているため、誠実な気持ちも伝わりやすいでしょう。

自己都合の場合

自己都合で内定を辞退する際のメールは、以下の例を参考に作成してみてください。

件名：内定辞退に関する重要なご連絡

本文：
△△株式会社
人事部 採用担当 △△様

お世話になっております。
先日内定をいただきました△△大学の△△（氏名）です。

大変恐縮ですが、内定辞退のご連絡をさせていただきます。

実は、予期せぬ健康上の問題が発生いたしました。そのため、しばらくの間、治療に専念する必要があり、貴社への入社を断念せざるを得なくなりました。御社で働くことを楽しみにしていただけに、このような判断となり、大変心苦しく思っております。

選考過程では大変お世話になり、貴重な経験をさせていただきました。このようなご連絡となり誠に申し訳ございません。

御社の今後ますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

=====================================
△△大学△△学部△△学科△年
名　前（ふりがな）
メールアドレス：△△△.△△△@△△.jp
電話番号：090-✕✕✕✕-✕✕✕✕
住所：〒✕✕✕-✕✕✕✕
東京都△△区△△1-2-3
=====================================

この例では、「予期せぬ健康上の理由」を例に挙げています。自己都合による辞退の場合でも、嘘をつく必要はありません。また、プライベートな内容であれば、伝えられる範囲で誠実に理由を説明するのが望ましいといえます。

キャリアプランを変更した場合

キャリアプランを変更した際の内定辞退のメールは、以下のように作成しましょう。

件名：内定辞退のお詫びとご連絡

本文：
△△株式会社
人事部 採用担当 △△様

お世話になっております。
先日内定をいただきました△△大学の△△（氏名）です。

大変申し訳ございませんが、内定辞退のご連絡をさせていただきます。

熟考の末、自分のキャリアプランを見直し、大学院への進学を決意いたしました。専門性をさらに高め、将来的により大きな貢献ができるよう研究を深めたいと考えるようになりました。そのため、今回は御社への入社を辞退させていただきたく存じます。

このような決断となり大変心苦しく思っております。選考過程で学んだことは、必ず今後のキャリアに活かしていきたいと思います。

長い間お世話になり、誠にありがとうございました。突然のご連絡となり大変申し訳ございません。御社の更なるご発展を心よりお祈り申し上げます。

=====================================
△△大学△△学部△△学科△年
名　前（ふりがな）
メールアドレス：△△△.△△△@△△.jp
電話番号：090-✕✕✕✕-✕✕✕✕
住所：〒✕✕✕-✕✕✕✕
東京都△△区△△1-2-3
=====================================

この例では、辞退理由として大学院進学を挙げています。将来的により大きな貢献をしたいという前向きな理由説明は、企業側の理解を得やすいでしょう。

また、企業への共感と働く意欲があったことを述べ、辞退に至った心情を率直に表現しています。これにより、安易な決断ではないことが伝わりやすくなるでしょう。

メールで内定辞退をするときの構成は、「内定辞退はメールだけでOK？新卒就活で知っておきたいマナーと例文5つ」の記事を参考にしてみてください。

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内定の断り方に不安を感じている方へ

内定辞退は、勇気が要るものの決して悪いことではありません。マナーを守り、誠実に対応すればトラブルは防げます。

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内定の断り方に関するよくある質問

ここでは、内定の断り方に関するよくある質問をまとめています。

Q.内定辞退を引き止められたときの対処法は？

A.引き止めにあっても、入社の意思がないなら感謝を伝えつつ丁重に、かつ毅然とお断りしましょう。曖昧な返答をすると、「まだ検討の余地がある」と誤解され、あとでさらに断りづらくなります。

「熟考した結果、他社との縁を感じた」「自身のキャリアプランを優先したい」など、理由は簡潔で構いません。内定辞退を申し出るときは、感謝を伝えつつも、結論は揺るがないという姿勢を示すことが重要です。

Q.内定辞退はいつまでに伝えるべき？

A.内定辞退は、決断した時点からできるだけ早く伝えるのがマナーです。早めに連絡をすることで、企業側は内定辞退した人の穴埋めとして、追加採用などの対策が打てるため、迷惑を最小限に抑えられます。

内定辞退の適切なタイミングを逃さないためにも、一般的な就活のスケジュールを把握しておくことが大切です。就活の基本的な流れは、「就活とは？基本的な流れやスケジュールとあわせて成功のポイントを解説」の記事を確認してみてください。

Q.内定承諾後に辞退は可能？

A.法律上、内定承諾後の辞退は入社2週間前まで可能です。しかし、すでに備品の手配や研修の準備が進んでいるため、企業側に多大な迷惑をかける行為であることは間違いありません。

辞退を決めたら、速やかに電話で直接謝罪し、誠意をもって理由を伝えましょう。内定承諾後の辞退は契約違反で訴えられるケースは稀ですが、業界内での評判や信頼を損なうリスクがあります。
安易に辞退を決断せず、しっかり考慮しましょう。

Q.内定辞退の連絡が遅れたらどうなる？

A.連絡が遅れるほど企業に採用枠の欠員、備品費用の発生、他候補者への不採用通知済みなどの実害が生じます。 入社直前の辞退はトラブルの元になりやすく、厳しい叱責を受ける可能性も否定できません。

気まずいからと放置せず、遅れたことへの深い謝罪とともに、一刻も早く電話とメールの両方で連絡を入れてください。

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