【新卒】内定の断り方は？マナーや電話・メール別のコツと例文を紹介

「せっかく内定をもらったけれど、別の企業に進みたい」「どうやって内定を断れば失礼にならないだろう」と悩む就活生は少なくありません。納得いく企業から内定を獲得できてうれしい反面、辞退の連絡をするのは気が重いものです。
この記事では、内定の断り方のマナーや、電話・メールで伝える際の例文、よくある不安への対処法を紹介します。ぜひ最後までご覧ください。

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内定の断り方は？手段やマナーを解説

内定をもらった企業への辞退連絡は、就活において緊張する瞬間のひとつです。「せっかく自分を評価してくれた企業に対して失礼なのでは？」「怒られたり強引な引き止めに遭ったりしないだろうか…」と不安になることもあるでしょう。

しかし、キャリアチケットが行った「2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査（後編）」によると、内定獲得後に辞退した経験のある就活生は6割以上。企業側も学生が複数の企業の選考を並行して進めていることは理解しており、辞退は想定の範囲内といえます。

そのため、採用担当者への敬意を払い、正しい手段とマナーを守れば、内定辞退を過度に恐れる必要はありません。まずは、内定の辞退を伝える際の手段やマナーについて詳しく見ていきましょう。

内定獲得から入社までの流れをまとめている「【新卒】内定とは？内々定・採用との違いや獲得から入社までの流れを解説」の記事も、チェックしてみてください。

基本的には電話で伝える

内定を辞退する際は、電話で直接伝えるのが基本です。企業側はあなたのために採用枠を確保し、入社の準備を進めています。直接肉声で伝えることで誠意が伝わりやすくなり、トラブル防止につながるでしょう。

キャリアチケットの同調査によると、内定辞退の連絡手段は「電話」が59.1％と最多であり、ビジネスシーンにおける一般的なマナーとして定着していることがうかがえます。

特に、内定通知を受けてから数日が経過している場合や、すでに入社意思を示したあとの辞退であれば電話連絡は必須といえるでしょう。こうした配慮ある対応が、社会人としての基本的なマナーを心得ているという評価につながります。

状況に応じてメールで対応しても問題ない

電話での連絡が基本ですが、状況によってはメールで対応しても失礼にはあたりません。前項の調査でも、メールを利用した人は57.7％と僅差で続いており、現在ではメールで連絡を行うケースも一般的であることが分かります。

メールでの連絡が適切なのは、たとえば以下のようなケースです。

また、メールは記録として残るため、「言った言わない」のトラブルを防ぐ効果もあります。電話で伝えたあとに、確認の意味を込めてメールを送っておくのも賢明な判断といえるでしょう。

参照元
キャリアチケット
2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査（後編）

辞退を決断したら早めに連絡する

内定辞退の意思が固まったら、すぐに連絡を入れるのがマナーです。企業は内定を出したあと、入社に向けた準備や他候補者への不採用通知といった手続きを順次進めます。連絡が遅れるほど企業側の採用計画に影響が出て、多大な迷惑をかけてしまうでしょう。

たとえば、自分が辞退して空いた枠に、ほかの学生を繰り上げ合格させるケースは少なくありません。早めの連絡は、企業だけでなくほかの就活生にとってもメリットがあります。辞退の連絡が億劫に感じるかもしれませんが、他者の状況を考慮しできるだけ早く伝えましょう。

回答期限がある場合は必ず守る

企業から「△月△日までに返答をください」と期限を提示されている場合は、厳守する必要があります。期限を過ぎてからの辞退連絡は、企業に多大な迷惑をかけることになるため注意が必要です。

もし複数の企業で迷っており、期限までに決断が出そうにないときは、事前に理由を説明して期限延長の相談をしてください。ただし、延長は特別な配慮であることを理解し、感謝の気持ちを忘れずに伝えましょう。

内定承諾後の辞退は極力避けるべき

内定を承諾したあとの辞退は、企業に与える影響が大きいため極力避けるべきです。企業側はあなたが内定を承諾したら、入社を前提に備品の購入や配属先の決定、研修の準備などの具体的な準備を進めます。

法的には、入社2週間前までであれば辞退が可能です（民法第六百二十七条）。しかし、企業に多大な損害と迷惑をかける行為であるため、道徳的な観点から推奨されません。

やむを得ない事情により内定承諾後に辞退する場合は、より丁寧な対応が求められます。辞退理由についても、より詳細で納得できる説明が必要になるでしょう。このような事態を避けるためにも、内定承諾前に十分な検討を行い、慎重に判断することが重要です。

参照元
e-Gov法令検索
民法

辞退理由は正直かつ簡潔に伝える

辞退の理由は、詳細に語り過ぎないよう簡潔に伝えるのが望ましいでしょう。

正直に理由を伝えることで企業側も納得しやすく、円滑な辞退手続きが可能になります。ただし、「他社のほうが御社よりも条件が良かったから」など、企業への批判や不満ともとれる内容は避け、あくまで自分の都合や判断によるものであることを強調してください。

理由を伝える際は、「他社の内定を選択することにした」「キャリアプランを見直した結果」など、具体的でありながら相手を傷つけない表現を心掛けましょう。長々と説明する必要はありませんが、相手が理解できる程度の情報は提供することが重要です。

選考への感謝の気持ちを伝える

内定を辞退する場合も、感謝の気持ちを伝えることは重要です。貴重な時間を割いて選考を重ね、内定を出してくれた事実に対するお礼の言葉を必ず添えましょう。

感謝の気持ちをしっかりと言葉にすることで、断られた企業側の心理的なショックや不快感を和らげる効果が期待できます。将来、ビジネスの場でその企業や担当者と取引先として再会する可能性もゼロではないため、最後まで誠実で丁寧な対応を心掛けることが大切です。

内定辞退を連絡するときのマナーは、「新卒の内定辞退の伝え方！電話・メールで連絡する際のマナーや例文を紹介！」の記事でも解説しているので、あわせてチェックしてみてください。

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【理由別】電話での内定の断り方のコツと例文

電話で内定辞退を伝える際は、結論から簡潔に述べ、お詫びの言葉を添えるのが基本的な流れです。長々と理由を説明するよりも、まずは「内定のお礼」と「辞退の意思」を明確に伝えましょう。

また、担当者が不在の場合や詳しい理由を聞かれた際の準備も欠かせません。以下のポイントを意識して通話に臨んでください。

電話で連絡をする際は雑音が入らないよう、電波状況の良い静かな環境を選びましょう。始業直後や昼休み、終業間際は業務でバタついていたり、担当者が離席していたりする可能性があるため、比較的業務が落ち着いていると考えられる午前10～11時、午後2～4時ごろにかけるのがおすすめです。

また、あらかじめ伝えるべき内容を箇条書きにしておくと、緊張してもスムーズに話せます。ただし、実際に電話をかける際には、台本を読んでいるような印象を与えないよう注意が必要です。自分の言葉で自然に話せるよう、事前に練習しておきましょう。

以下の例文を参考にしつつも内容をそのまま使用するのは避け、自分の状況に合わせて伝える内容を考えてみてください。

他社の内定を選ぶ場合

他社の内定を選んだことを理由に辞退を伝えるときのポイントは、簡潔に理由を伝えることです。このとき、他社の具体的な社名を伝える必要はありません。

「雇用条件が悪い」「面接官の雰囲気が良くなかった」などのネガティブな理由で内定を断る場合も、そのまま伝えるのは避けましょう。正直に伝え過ぎてしまうと、相手企業の気分を害したり、不要なトラブルを招いたりする恐れがあるためです。

「他社のほうが自分のキャリアプランに合っていた」といった、自身の将来に向けた前向きな選択であることを強調し、できるだけ角の立たない表現で伝えましょう。

キャリアプランを変更した場合

キャリアプランの変更による内定辞退では、具体的な方向性を伝えることで、単なる心変わりではなく、熟慮の末の決断であることを示せます。

ただし、詳細に語り過ぎると引き止めの隙を与える可能性があるため、「検討を重ねた結果、出した結論である」という強い意志をセットで伝えることが重要です。企業への感謝と、決断に対する真摯な姿勢をみせることで、不要なトラブルを避け、円滑に手続きを進められるでしょう。

詳細な理由を伝えたくない場合

家庭の事情や個人的な環境の変化など、詳細な理由を伝えたくない場合は、「一身上の都合」と簡潔に伝えて問題ありません。詳細を語り過ぎるとかえって詮索されたり、引き止めの隙を与えたりする可能性があるため、「熟慮の末にどうしても避けられない事情である」というニュアンスを真摯に伝えることが重要です。

企業への謝罪と感謝を丁寧に伝えることで、不要なトラブルを避け、円滑に手続きを進められるでしょう。

電話で伝えるときのマナーは、「内定辞退の電話をするのが怖い…基本的なマナーとそのまま読める例文を紹介」の記事でまとめているので参考にしてみてください。

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メールでの内定の断り方のコツと例文

内定辞退をメールで伝える際は、簡潔かつ丁寧な表現を意識することが大切です。メール作成時は、以下のチェックリストを活用してください。

採用担当者は多くのメールを受け取るため、件名をみただけで「誰からのどのような用件か」が伝わるように工夫する必要があります。辞退の理由は、詳細に書き過ぎる必要はありません。

慎重に検討を重ねた結果であることや、これまでお世話になったことへの感謝を添えることで、角を立てずに誠意を伝えられるでしょう。

メールで伝えるときの例文

ここでは、メールで内定辞退を伝える際の例文を紹介します。辞退理由は自分の状況によって適宜変更しましょう。その際は、後述する理由部分の差し替え例をご参照ください。

「【新卒】内定辞退をメールで伝えても良い？マナーや状況別の例文6選を解説」の記事でも、メールで内定辞退を伝える際の例文を紹介しているので参考にしてみてください。

理由部分の差し替え文例

上記の基本例文にある「※ここに理由の差し替え文を挿入」の部分は、状況に応じて以下の表のように書き換えてください。

どの理由を選ぶ場合でも、企業への感謝の気持ちと謝罪の気持ちを忘れずに表現することが重要です。

内定辞退のメールに返信がない場合の対処法

内定辞退のメールを送信後、3～5営業日程度待っても返信がない場合は、まずメールが確実に届いているか確認します。メールアドレスに誤りがあり、送信ができていないケースもあるからです。

また、企業から返事が来ているにも関わらず気付けないこともあるでしょう。迷惑メールフォルダに入っていないか、間違えて削除フォルダに入れていないかをチェックしてみてください。

正しく送れているのに返信がない場合は、改めて辞退の旨とメールが届いているかの確認を伝えるメールを送信します。この際も、丁寧な言葉遣いを心掛けましょう。

さらに1週間程度待っても返信がない場合は、最終手段として電話で直接確認するのが適切です。状況に応じて、書類の返送など必要な手続きについても確認し、最後まで責任ある対応をしましょう。

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内定辞退の電話が怖い…よくある不安への対処法

内定を断る際、企業側から強い口調で引き止められたり、責められたりしたらどうしようと不安になる就活生は少なくありません。ここでは、よくある不安とその対処法を紹介します。

怒られたり不機嫌になられたりした場合

企業の担当者が怒ったり不機嫌になったりしたとしても、冷静に対応することが重要です。まずは相手の言い分を遮らずに聞き、迷惑をかけたことに対して「ご不快な思いをさせてしまい、誠に申し訳ございません」と冷静に謝罪の意を伝えましょう。

企業側が怒る背景には、採用目標の未達成に対する焦りや、これまでかけた手間が水の泡になったショックがあります。相手の感情に流されず、低姿勢を保ちつつも「辞退の意思は変わりません」と明確に告げることが大切です。

あまりにも理不尽な暴言が続く場合は、「これ以上はお話し合いが難しいようですので、失礼いたします」と言って電話を切っても問題ありません。

「会社に来て説明して」と呼び出された場合

「直接会って理由を聞かせてほしい」と企業から来社を求められたとしても、行く義務はありません。トラブルを避けるためにも、丁重にお断りするのが賢明です。直接会うと、より強固な引き止めに遭い、断りきれなくなるリスクが高まるからです。

このような呼び出しに対しては、「すでに意思は固まっており、お伺いしても答えが変わることはございません。そのため、お伺いすることは控えさせていただきます」と毅然と断ってください。あなたの貴重な時間を守るためにも、毅然とした態度で接することが重要です。

辞退理由をしつこく問い詰められた場合

「他社はどこに行くの？」「うちの何が不満なの？」と理由を深掘りされる可能性もあります。企業側は今後の採用活動の参考にしたくて聞いているケースが大半ですが、答えたくない項目まで正直に話す必要はありません。

回答に困ったら「他社の社名や詳細な条件につきましては、回答を控えさせていただきます。私自身の適性と将来のキャリアを総合的に判断した結果です」と言い切りましょう。曖昧な返答をすると、説得の隙を与えてしまうので注意が必要です。

「損害賠償を請求する」と言われた場合

悪質なケースとして、「内定を辞退するなら、これまでにかかった採用コストや研修の準備費用を損害賠償として請求する」と脅されることがあります。しかし、通常の内定辞退で損害賠償が認められることは基本的にありません。

前述したように、民法上は労働契約の解約は2週間前までに申し出れば成立すると定められています。損害賠償を請求すると言われたとしても、その場で言い返したり承諾したりせず、「大学の就職支援課、および弁護士に相談のうえ改めて対応させていただきます」と告げて電話を切り、まずは大学のキャリアセンターに相談してください。

「大学に連絡する」と言われた場合

「お宅の大学からは二度と採用しない」「キャリアセンターに苦情を入れる」と言われたとしても、それは単なる脅しの一種です。大学側は学生の就職活動を支援する立場にあり、適切な内定辞退を問題視することはありません。

大学のキャリアセンターは学生の味方であり、適切な内定辞退を支援してくれる存在です。このような脅しを受けた場合は、恐れることなく、大学のキャリアセンターに相談し、適切な対応を取ってもらいましょう。

内定辞退の不安を乗り越えたら、次のステップに向けて準備を進めましょう。就職活動の全体像を改めておさらいしたい方は、「就活とは？いつから何をやる？基本の流れと今からできる準備を解説！」の記事を参考にしてください。

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内定の断り方に不安を感じている方へ

内定辞退を電話で伝えるのは勇気が要るものの、決して悪いことではないので過度に不安になる必要はありません。マナーを守り、誠実に対応すれば企業も対応してくれるはずです。

「内定辞退の連絡に不安を感じる…」「内定辞退しないよう自分に合った仕事を見つけたい」とお悩みの方は、キャリアチケット就職エージェントにご相談ください。経験豊富なキャリアアドバイザーが書類作成のサポートや面接対策を行うほか、企業とのやり取りも代行するため、精神的な負担を軽減できるでしょう。

また、就活生一人ひとりの疑問やお悩みに寄り添い、希望や適性に合う企業を紹介します。内定辞退を回避し、納得した就活がしたい方は、ぜひキャリアチケットへお問い合わせください。

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内定の断り方に関するよくある質問

ここでは、内定の断り方に関するよくある質問をまとめています。

内定辞退の連絡をせずに放置しても良い？

内定辞退の撤回はできる？

内定辞退はいつまでに伝えるべき？

内定辞退を迷っている場合は回答期限の延長が可能？

内定辞退の連絡が遅れてしまった場合は？

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