インターンシップのメールの基本的なマナーを解説！返信方法や例文も紹介

インターンシップ先とのメールで失礼がないようにしたいと考える就活生は多いでしょう。インターンシップ参加時、メールでのやり取りは企業との重要なコミュニケーション手段です。応募や日程調整、お礼連絡など、さまざまなメールで社会人としてのマナーが求められます。

この記事では、インターンメールの基本マナーや返信のルール、例文、メール管理のコツなどを紹介。安心してやり取りができるよう、ぜひ最後までご覧ください。

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インターンのメールの基本マナー

インターンシップに関するメールのやり取りでは、ビジネスメールのマナーを守ることが大切です。

応募先の企業とのやり取りでは、学生同士のカジュアルなメールとは異なり、社会人としての礼儀を意識した表現や形式が求められます。件名の付け方や敬語の使い方など、基本を押さえることで、信頼感を与えられるでしょう。

ビジネスメールのマナーは社会人になってからも重要です。早いうちからしっかり押さえておきましょう。

インターンシップでのメールの基本構成

インターンシップでは、申込みや日程調整、質問など、企業とのやり取りをメールで行う場面が多くあるでしょう。どのような内容であっても、メールには共通して押さえておきたい書き方の基本があります。企業とのやり取りでは、ビジネスマナーを意識しつつ、読みやすく丁寧な文章を心掛けることが大切です。

ここでは、メール作成時に意識すべきポイントを順にご紹介します。インターン先企業とのやりとりの際だけでなく、就活や社会人になってからも役立つので確認しておきましょう。

宛先

インターンシップの連絡を送る際、宛先のメールアドレスを正しく記載することは非常に重要です。スペルミスを防ぐためにも、直接手入力するのではなくコピー＆ペーストを活用するのをおすすめします。

件名

メールの件名は、企業側が内容をひと目で把握できるよう、簡潔で具体的に記載しましょう。用件や氏名・大学名を冒頭または末尾に含めると、誰からどのような内容のメールかがすぐに分かるため親切です。企業の担当者は数多くのメールを受け取っているため、本文を確認する前に送信者と内容が分かるようにしましょう。

宛名

宛名を記載する際は、企業名、部署名、担当者名の順番にします。送信先の担当者の名前が分からない場合は、「ご担当者様」または「組織名＋御中」とし、企業名に（株）とあっても、略さず「株式会社」と正式名称で書きましょう。

OK例：
・株式会社△△ 人事部 ○○様
・株式会社△△ 人事部 御中
・株式会社△△ インターンシップご担当者様（担当者名が不明な場合）

NG例：
・株式会社△△ 人事部御中 ○○様（様と御中の併用）

本文

インターンシップに関するメールの本文は、次の4つの構成を意識することで、読みやすく、誠実な印象を与えられます。

1. 挨拶文

初めて連絡する場合は「はじめまして」、2回目以降のやり取りでは「お世話になっております」など、状況に応じて使い分ける

2. 自己紹介

自分の大学名・学部・学年・氏名は、すべて正式名称で記載。特に初回の連絡では、どこの誰からのメールなのかがひと目で分かるようにする

3. 本題

インターンの申込みや日程調整、質問などは要件を簡潔に伝え、必要に応じて箇条書きや改行を使い、読みやすさを意識する

4. 締め

本文の最後は、「お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。」などの挨拶で締めくくる

署名

「何卒よろしくお願いいたします」など締めの言葉を書いたあと、署名としてメールの末尾に所属と氏名、そして連絡先（電話番号とメールアドレス）を記します。相手があなたに連絡する際は、この部分を確認することになるので、間違えないようにしましょう。

例：
〇〇大学 △△学部 △年
氏名（ふりがな）
メールアドレス：xxxxx@example.com
電話番号：090-xxxx-xxxx

署名はすべてのメールの末尾に入れるのが基本。テンプレートとして保存しておくと、どんなメールにもすぐに使えて便利です。

インターンのメールは原則返信するのがマナー

企業からインターンシップに関するメールを受け取った場合は、内容にかかわらず原則として返信を行いましょう。返信を通じて、企業に「メールを確かに受け取り、内容を理解した」ことを伝えるのがマナーです。

特に説明会や選考の日程調整に関する連絡では、返信の有無が次の対応に影響することもあるため、注意しましょう。

返信する時間帯に気を付ける

返信は深夜の時間帯を避け、できるだけ会社の営業時間内に送信するようにしましょう。メールは基本的に時間に関係なく閲覧することができるため、送信時間はいつでも構わないと考えている人も多いようですが、インターン関連の連絡は私生活でやりとりするメールとは性質が異なります。

できれば半日以内、少なくとも一日（24時間）以内に返信するのが理想です。特に選考の日程調整や必要書類の提出など、企業側が次のステップを進めるための連絡には、早めの返信を心掛けましょう。やむを得ず返信が遅れた場合は「返信が遅くなり申し訳ありません」など、ひと言お詫びを添えると好印象です。

件名の「Re:」はそのまま残すのが基本

インターンに関するメールへ返信する際は、件名を変えずに「Re:」をつけて返すのが基本です。インターン先の企業からのメールに対して返信ボタンを押すと、件名冒頭に自動的に「Re:」が付きます。

「Re:」を削除して件名を変更すると、企業側がどのやり取りに対する返信なのかを見落としてしまう可能性があるでしょう。

新しいメールと勘違いされたり、何の用件に対しての返信か分からなくなったりするのを避けるために、たとえ件名に企業名や担当者の名前が含まれていても、原則としてそのまま返信しましょう。

インターンメールの返信は「全員に返信」が基本

企業からのインターン案内メールでは、複数の担当者がCcに含まれていることがあります。その場合、返信する際は「To」のみならず「Cc」にも含まれている全員へ返信するのがマナーです。情報共有のためにも、関係者全員に返信が届くように設定しましょう。

「御社」ではなく「貴社」を使う

インターンシップの応募や連絡のメールでは、企業に敬意を表す呼び方として「貴社」を使うのが一般的です。混同しやすいのが「御社」ですが、これらには使用する場面に違いがあります。

・貴社（きしゃ）：文章・メール・履歴書など書き言葉で使用
・御社（おんしゃ）：面接や説明会などの話し言葉で使用

たとえば、メール文面で「御社のインターンに応募したく存じます」と書くのは誤りです。正しくは「貴社のインターンに応募したく存じます」となります。細かい表現ではありますが、ビジネスマナーの基本として押さえておくべきポイントです。

Ccなど宛先の使い方も確認する

インターン関連のビジネスメールを複数人に送信する際、「宛先（To）」と「Cc」の違いを理解して使い分けることが大切です。

・To：主に対応や返信を求める宛先の相手
・Cc：情報共有のために同じ内容を知らせたい相手

たとえば、インターンの担当者に日程調整のメールを送る場合、その担当者は「To」、同席する人事の別の担当者や大学の就職課などには「Cc」で送信します。なお、Ccに入れた人には基本的に返信の義務はないため、返信が必要な人は必ず「To」に設定しましょう。

改行を入れ読みやすくする

インターンシップ関連のメールを送る際、相手の負担を減らし、スムーズに内容を伝えるために、適切に改行を入れることを意識しましょう。

・段落と段落の間に1行スペースを入れる
・重要なポイントの前後で改行をする

これにより、文章が読みやすく整理され、受けとる側が内容を把握しやすくなります。長文になりそうな場合は、特に意識的に改行を使い、箇条書きにすることで視覚的にも分かりやすくするのが効果的です。

誤字脱字に気を付ける

インターンシップのメールでは、誤字や脱字に特に注意を払いましょう。企業名、部署名、担当者名など、相手の情報を間違えてしまうと大変失礼にあたります。メール作成と確認の際は以下の点を意識してください。

・企業名や部署名は正式名称で書く
・担当者名を間違えないようにする
・送信前に必ず読み返す
・第三者に確認してもらう

特に担当者名や企業名などは、少しでも間違えると信頼性を欠く印象を与えてしまうため、再確認を徹底することが大切です。自分一人で確認するだけでは不安な場合、第三者に確認をお願いしましょう。

インターンで役立つ最低限のビジネスマナーについて知りたい方は「インターンに行く前に…マナーの基本をマスターしよう」の記事も参考にしてみてください。

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インターン先企業へのメール例文集

ここでは、インターン先の企業にメールを送信する際の例文を、シチュエーションごとにご紹介します。

インターン申し込みメールの例文

申し込みメールの本文には、「なぜその企業のインターンに参加したいのか」という理由、参加に対する熱意が伝わる志望動機を記載すると、企業担当者の印象に残りやすくなります。

・件名
インターンシップ参加申し込み（大学・学部・学年・名前）

株式会社△△ 人事部△△
インターンシップご担当者様

・本文
はじめまして。△△大学△△学部△△学科の△△と申します。
このたび、貴社のホームページに公開されていたインターンシップ募集要項を拝見し、
ぜひ参加させていただきたいと思い、ご連絡いたしました。

貴社のインターンシップを通して、さまざまな経験を積みながら知識を深め、将来のキャリアに役立てていきたく、
ぜひインターンシップに参加させていただきたく存じます。

お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討いただければ幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

大学・学部・学年
名前
電話番号
メールアドレス

インターン受け入れお礼メールの例文

インターン採用通知を企業から受け取った際、お礼のメールをします。件名はそのまま残すか、「インターンシップ選考通過のお礼」などにしてもかまいません。インターン受け入れに対する感謝の気持ちと、意気込みを添えるとよいでしょう。

・件名
Re：元の件名

・本文
お世話になっております。△△大学△△学部△△学科の△△と申します。
この度は、貴社インターンシップの選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

今回のインターンシップを通し、チームの一員として貴社のサービスや業務に携わる貴重な機会をいただき、光栄に感じています。

期間中は精一杯精進いたしますので、ご指導のほどよろしくお願い申し上げます。

大学・学部・学年
名前
電話番号
メールアドレス

インターン参加保留メールの例文

インターンに参加したい意思はあるけれどすぐに返事ができない場合は、保留にしてほしい旨を連絡しましょう。スケジュールが確定できない理由、保留にしてほしい期日を明確に伝えることが大切です。

・件名
Re：元の件名を残す

インターンシップ日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。
ぜひ参加させていただきたいのですが、スケジュールの確定が難しく、△月△日（△）まで返事を保留させていただくことは可能でしょうか。

すぐに返事ができず誠に勝手とは存じますが、保留が可能かどうか教えていただけますと幸いです。
ご検討いただけましたら幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。

大学・学部・学年
名前
電話番号
メールアドレス

インターン参加辞退メールの例文

インターン辞退の連絡は、迅速であることに越したことはありません。エントリー後参加が決まっていない状態であっても、辞退しなければならない用事ができた時点で担当者に連絡をとるようにしましょう。

・件名
インターンシップ選考辞退のお願い（大学・学部・学年・名前）

・本文
株式会社△△人事部△△
採用ご担当△△様

お世話になっております。
△月△日△時におけるインターンシップ選考のご連絡をいただきました、△△と申します。
大変申し訳ございませんが、諸般の事情により選考を辞退したくメールいたしました。

お忙しい中機会をいただいたにもかかわらず辞退すること、
また本来直接伺うべきところメールでの連絡となりますことをお詫び申し上げます。
何卒よろしくお願いいたします。

大学・学部・学年
名前
電話番号
メールアドレス

返信メールの例文（面接日程調整の場合）

日程調整のメール返信で大切なのは、候補日を複数あげることです。初めに提案した日時が少ないと、先方も予定を合わせるのが難しくなる可能性があります。

・件名
インターンシップ面接日の件（大学・学部・学年・名前）

・本文
株式会社△△人事部△△
採用ご担当△△様

お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科の△△と申します。
このたびは面接日程のご連絡をくださりありがとうございました。
以下の日時に伺うことが可能です。

日時の候補を3つほど挙げる

もし上記のいずれの場合もご都合がつかなかった際は、
再度別の日時をご提案させていただきたく存じます。
何卒よろしくお願い申し上げます。

大学・学部・学年
名前
電話番号
メールアドレス

返信メールのマナーについてさらに詳しく知りたい方は「返信メールはどう書く？インターン参加時のメールマナー」の記事も参考にしてみてください。

質問メールの例文

質問をする時は、読み手に質問内容が理解しやすいよう、件名で質問の意図を伝える、聞きたいことを簡潔に書くなどの配慮を心掛けましょう。

・件名
インターンシップの集合場所につきまして（大学・学部・学年・名前）

・本文
株式会社△△人事部△△
採用ご担当△△様

お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科の△△と申します。
このたびはインターンシップ参加時の集合場所について確認させていただきたく、
メールいたしました。

当日の指定会場は△△とされていますが、
本社オフィスには行かず直接△△に伺えばよろしいでしょうか。
お忙しいところ大変恐れ入りますが、ご返信いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

大学・学部・学年
名前
電話番号
メールアドレス

インターン参加後お礼メールの例文

インターン終了後は、企業にお礼メールを送ることが望ましいです。インターンに参加したことで何を学んだのか、印象に残ったエピソードなどを加えると、後の選考につながる可能性が高まるでしょう。

・件名
インターンシップ参加お礼（大学・学部・学年・名前）

・本文
株式会社△△人事部△△
採用ご担当△△様

お世話になっております。
貴社インターンシップに参加させていただきました、
△△大学△△学部△△学科の△△と申します。

このたびはインターンシップにおいてさまざまなことをご教示いただき、
誠にありがとうございました。
参加したことで貴社への理解が深まったと同時に、
プログラムを通して業務のやりがいや自身の課題を見出すことができました。

今回のインターンシップでの経験を活かし、
就職活動に真摯に取り組んでまいりたいと思います。
貴社の選考もぜひ受けさせていただければと考えておりますので、
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

大学・学部・学年
名前
電話番号
メールアドレス

インターン参加のお礼メールの書き方について知りたい方は「インターンシップ参加後のお礼メールの書き方は？例文や注意点を解説！」の記事も参考にしてみてください。

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インターン関連のメール管理テクニック

インターンシップが決まると、企業とのメールのやりとりが増えることが予想されます。重要なメールを見落としてしまうと、タイミングを逃すことにもなりかねません。ここでは、効率的にメールを管理するためのテクニックを紹介しますので、ぜひ活用してみてください。

フォルダを分けてメールを管理する

企業からのメールをフォルダごとに分けておくと管理しやすくなり、ほかのメールに埋もれて返信が漏れてしまった、という事態を防ぐことができます。

「インターンシップ」や「就活」などのフォルダを作成し、企業からのメールを整理しましょう。これにより、返信漏れや見落としを防げます。

メールテンプレートを作成して時間を節約する

インターンの連絡を企業にする際、挨拶文など使用頻度が高いものはテンプレートを作成しておくとよいでしょう。あらかじめメールテンプレートとして作成しておくと、毎回書き直す手間が省け、時間の節約になります。また、メールに署名の設定を登録しておくと、署名漏れの防止にもつながるのでおすすめです。

重要なメールにフラグを立てて管理する

重要なメールにフラグを立てておけば、後で確認する際にすぐに気づくことができ、返信漏れを防げます。フラグを設定しておけば、メールの優先度を簡単に確認できるため、すぐにメールの返信ができなくても返信漏れを回避できるでしょう。

アドレス登録をしておく

インターンシップに関連する企業の採用担当者のアドレスを連絡先に登録しておくことも、メール管理を効率化するための有力なテクニックです。急な連絡が必要な場合でも、すぐに対応できるようになります。登録する際には「担当者名」だけでなく、「企業名」「部署名」も忘れずに記載しましょう。

就活メールの書き方やポイントについて知りたい方は「就活メールの正しい書き方は？基本のマナーと構成のポイント」の記事も参考にしてみてください。

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インターンメールに関するそのほかの注意事項

インターン関連の連絡メールについて注意すべき事項について解説します。判断が難しい場合の参考にしてください。

企業への連絡は電話でおこなおう

急な予定変更や緊急連絡は、メールよりも電話が適切です。特に、インターン当日の遅刻や欠席の連絡は、必ず電話で伝えましょう。メールでは相手にすぐに気づいてもらえない可能性があります。

たとえば、電車の遅延や体調不良でインターンに参加できないといった場合は、できるだけ早く企業へ電話連絡をすることが重要です。

インターンに申し込む際の電話マナーについては「かける時の注意点は？インターン申込時の電話マナー」の記事も参考にしてみてください。

スマホから返信しても大丈夫

通常、企業への連絡メールはパソコンから送信するのが望ましいですが、出先でパソコンが手元にない場合など、返信が遅くなってしまう可能性が高ければスマホからでもかまいません。「返信が遅くなり申し訳ございません」や「出先のため、スマートフォンからの返信で失礼いたします」などのひと言を添えるとよいでしょう。

返信が不要なメールもある

「インターン先からのメールにはすべて返信するべき？」と悩む就活生も多いでしょう。ビジネスメールでは原則として返信がマナーとされていますが、インターンシップのやり取りにおいては必ずしもすべてのメールに返信が必要というわけではありません。

以下では、インターンに関するメールの中で、返信が不要と判断できる代表的なケースをご紹介します。

リマインドメールは基本的に返信不要

インターンシップの前日に企業から届く「明日のご来社お待ちしています」といったリマインドメールや、参加案内の自動送信メールは基本的に返信の必要はありません。内容確認のために送られているものであり、返事を求めているわけではないからです。

「返信不要」と記載されたメール

企業からのメールに「本メールへの返信は不要です」「ご返信は不要です」といった一文がある場合は、その指示に従って返信を控えましょう。このようなメールは案内や連絡が目的であり、返信がかえって企業の負担になることもあるためです。

うっかり返信してしまうと、担当者に余計な対応を強いることになりかねません。丁寧さを意識するあまり、指示に反して返信しないよう注意しましょう。

やり取りが完結している場合も返信は不要

「それでは、当日よろしくお願いいたします」や「お会いできるのを楽しみにしております」など、インターンシップに関する一連のやり取りが明確に完結したと読み取れる場合も、追加の返信は不要です。

このような場面で「こちらこそよろしくお願いいたします」といった返信をしてしまうと、やや過剰な印象を与えることがあり、相手の手間を増やしてしまう可能性もあります。文脈を見て、必要性がない場合は返信を控えるのがスマートです。

インターンのメール返信に関するマナーをさらに詳しく知りたい方は「インターンシップのメール返信はどこまで？対応の仕方やマナーを解説」の記事も参考にしてみてください。

インターンの辞退メールには明確な理由を記載する

インターンを辞退する必要が生じたときは、メールで丁寧に理由を伝えることが社会人としてのマナーです。採用の連絡をもらったあとに辞退するのは心苦しいことですが、誠意ある対応が重要となります。

たとえば、ゼミの発表や試験、部活動の公式戦、家庭の都合など、どうしても外せない理由が重なってしまうことがあるでしょう。そうした場合は、「一身上の都合により」などと曖昧にせず、「▲月▲日にゼミの研究発表が決まり、参加が難しくなりました」といったように、相手に伝わる具体的な事情を明記することが大切です。

企業の担当者は多くの学生とやり取りをしているため、突然の辞退であっても、しっかりとした説明があれば納得してもらえる可能性は十分あります。今後の就職活動にも悪影響を残さないために、誠実な姿勢で辞退の連絡を行いましょう。

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インターン先企業へのメール作成に悩むあなたへ

「インターン関連の連絡を企業にする際にとまどってしまう」「プロからのアドバイスが欲しい」という就活生は、キャリアチケットに相談するのがおすすめです。

キャリアチケットでは、プロのアドバイザーがカウンセリングから面接対策まで、あなたの就活を親身にサポートします。就活の準備を入念にしたいという方はもちろんのこと、何から始めれば良いのかよく分からないという方も、ぜひお気軽にご相談ください。

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