インターンシップのメールの書き方は？基本の構成やシーン別の例文を紹介

インターンシップ先企業へ送るメールの正しいマナーや書き方が分からない…と悩む方も多いのではないでしょうか。選考段階でのやり取りはあなたの第一印象を左右するため、正しいマナーを守ってメールを送ることが好印象につながります。

本記事では、正しい返信方法や書き方のマナーについて解説。また、日程調整や辞退といったシーン別の例文も紹介するので、担当者へ好印象を残すメール作成の参考にしてみてください。

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インターンシップのメールのやり取りではマナーが重要

インターンシップに参加する際、企業との連絡手段として最も多く使われるのがメールです。メールでのやり取りは、あなたの第一印象を左右する重要な要素となります。

適切なメールマナーを身に付けることで、企業の担当者に好印象を与えられるでしょう。逆に、マナーを守らないメールを送ってしまうと、「ビジネスマナーが身に付いていない学生」という印象を持たれてしまう可能性があります。

インターンシップは就活の一環のため、社会人としての基本的なコミュニケーション能力が問われるのです。メールマナーを正しく理解し、実践することで、企業との良好な関係を築き、インターンシップを成功させることができるでしょう。

インターンシップについて知りたい方は、「インターンシップとは？行う意味や期間別の特徴をご紹介」をご覧ください。

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インターンの連絡はメールと電話どちら？使い分けの基準

企業からの連絡への対応は、基本的にはメールを使いましょう。形として記録が残り、後から内容を見返せる点が大きなメリットです。担当者の時間を奪わずに、落ち着いて文章を整えられる利点もあります。

ただし緊急を要する状況では、迷わず電話で直接伝えるのがマナーです。例えば当日の急な遅刻や、体調不良による直前の欠席が該当します。締め切り間際の書類提出など、一刻を争うときも同様です。

状況に合わせて使い分ければ、社会人としての適切な対応力を示せるでしょう。

就活イベントでのマナーや事前準備について詳しく知りたい方は、「就活イベントを内定につなげるには？種類や開催時期・事前準備を紹介」をご一読ください。

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インターンシップのメールの基本マナー

インターンシップの選考を突破するには、メールのマナー習得が欠かせません。企業への連絡は、友達同士のやり取りとは異なるビジネスのルールが存在します。

不適切な文面を送ってしまうと、採用担当者にマイナスの印象を与えるかもしれません。逆に正しい作法を守るだけで、社会人としての基礎がある学生だとアピールできるでしょう。

ここでは、返信方法や正しい書き方などのインターンシップのメールの基本マナーについて解説します。

返信は24時間以内・送信は営業時間内が基本

企業からの連絡に気づいたら、24時間以内に返信するようにしましょう。素早い反応を意識すると、誠実で意欲の高い学生として好印象を残せるでしょう。

また、担当者の営業時間である平日の午前9時～午後6時までに送信するのがマナーです。深夜や早朝の連絡は、担当者の迷惑になりかねないため避けましょう。土日祝日に送る場合も、緊急時以外は週明けの平日の朝を待って、連絡をしてみてください。

どうしても返事が遅れるときは、取り急ぎ状況を伝える連絡を入れましょう。「確認に時間をいただくため、△日までに改めてご連絡いたします」と伝えます。あらかじめ一言添えておけば、相手を不安にさせずに済むでしょう。

就活マナーの基本については、「就活マナーの基本を解説！失敗しないための準備と対策」をご参照ください。

件名のRe：は消さずにそのまま返信する

メールの返信時は、件名の「Re:」を消さずにそのまま返信します。「Re:」があることで、担当者は返信メールであることを瞬時に判断できるでしょう。

件名を変更してしまうと、メールの履歴が追いにくくなり、担当者が内容を把握するのに時間がかかってしまうことも。ただし、話題が大きく変わる場合は、新しい件名でメールを作成しても問題ないでしょう。

たとえば、面接日程の調整から質問事項への変更など、内容が大幅に変わる場合は、適切な件名に変更して新規メールとして送信してみてください。

複数人への連絡は全員に返信が基本

担当者から複数人の宛先が含まれたメールを受信した場合、返信時も全員に返信するのが基本です。情報共有の観点から、関係者全員が同じ情報を把握している状態を保つことが重要になります。

ただし、個人的な質問や相談など、特定の担当者のみに向けた内容の場合は、その担当者のみに返信しても問題ありません。判断に迷う場合は、全員に返信しておくのが無難です。

CCやBCCで送信されたメールの場合は、送信者のみに返信するのが一般的なマナーとされています。

メールのCCやBCCについて知りたい方は、「就活で『cc』付きメールに返信する方法とは？失礼のない連絡マナー解説！」をご覧ください。

話し言葉の御社ではなく書き言葉の貴社を使う

メールなどの書面では、「御社」ではなく「貴社」を使用します。「御社」は話し言葉、「貴社」は書き言葉として使い分けられているためです。

同様に、「すいません」ではなく「申し訳ございません」、「よろしくお願いします」ではなく「よろしくお願いいたします」など、丁寧な書き言葉を使用しましょう。学生らしい謙虚な姿勢を示すことで、好印象を与えられます。

また、略語や絵文字の使用は避け、正式な表記を心がけることが大切です。

就活でのメールで「御社か貴社か迷ってしまう…」という方は、「【就活】メールでは御社と貴社のどちらが正しい？使い分けと例文5つを紹介」をご参照ください。

適度な改行と空白行で読みやすさを意識する

メールの本文は、読みやすさを重視して作成しましょう。長い文章は適度に改行し、段落間には空白行を入れることで、視覚的に読みやすくなります。1行あたり30〜35文字程度で改行すると、読みやすくなるでしょう。

また、箇条書きを活用することで、要点を整理して伝えることができます。スマートフォンでメールを確認する担当者も多いため、モバイル端末でも読みやすいレイアウトを心がけることが重要です。

送信直前に誤字脱字がないか必ず見直す

メール送信前には、必ず誤字脱字がないか確認しましょう。誤字脱字があると、注意力不足や雑な印象を与えてしまう可能性があります。特に、企業名や担当者名、日時などの重要な情報は入念にチェックしてみてください。

また、敬語の使い方や文章の流れも併せて確認することをおすすめします。可能であれば、一度下書き保存してから時間を置いて読み返すと、客観的に文章をチェックできるでしょう。

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インターンでのメールの基本の構成と書き方

インターンシップでは申込みや日程調整、質問など、企業とのやり取りをメールで行う場面があります。企業とのやり取りでは、ビジネスマナーを意識しつつ、読みやすく丁寧な文章を心掛けることが大切です。

ここでは、インターン先企業へのメールの書き方をご紹介します。インターン先企業とのやりとりの際だけでなく、就活や社会人になってからも役立つので確認しておきましょう。

宛先

インターンシップの連絡を送る際、宛先のメールアドレスを正しく記載することは非常に重要です。スペルミスを防ぐためにも、直接手入力するのではなくコピー＆ペーストを活用するのをおすすめします。

件名

メールの件名は、企業側が内容をひと目で把握できるよう、簡潔で具体的に記載しましょう。用件や氏名・大学名を冒頭または末尾に含めると、誰からどのような内容のメールかがすぐに分かるため親切です。

企業の担当者は数多くのメールを受け取っているため、本文を確認する前に送信者と内容が分かるようにしましょう。

宛名

宛名を記載する際は、企業名、部署名、担当者名の順番にします。送信先の担当者の名前が分からない場合は、「ご担当者様」または「組織名＋御中」とし、企業名に（株）とあっても、略さず「株式会社」と正式名称で書きましょう。

また、人の名前、特に名字の漢字間違いは大変失礼にあたります。メールアドレスのアルファベット表記や、企業のマイページに記載された社員名を入念に確認してみてください。

同じ読み方でも表記が異なる、就活で特に出くわしやすい漢字の例です。

苗字の文字を間違えて送信すると、それだけで企業への志望度や真剣さを疑われかねません。特にスマートフォンからの入力は、意図しない予測変換による誤字が発生しやすいです。

少しでも不安を感じたときは、企業の公式サイトにある社員紹介などのページで正しい文字を確認してみてください。

本文

インターンシップに関するメールの本文は、決まった手順で組み立てると迷わずに作成できます。
基本の構成である「挨拶」「自己紹介」「本題」「結び」の流れを意識して書き進めてみてください。

それぞれの項目で記述すべき中身を、順番に分かりやすく整理しました。これらを意識するだけで、採用担当者に内容がすんなり伝わる誠実な文章に仕上がります。

要点が複数あるときは、適度に箇条書きを挟むとさらにすっきりとした印象を与えられるはずです。

署名

「何卒よろしくお願いいたします」など締めの言葉を書いたあと、署名としてメールの末尾に所属と氏名、電話番号やメールアドレスなど連絡先を記します。

署名はすべてのメールの末尾に入れるのが基本。テンプレートとして保存しておくと、どんなメールにもすぐに使えて便利です。

メールで活用できる言葉遣いのマナーを知りたい方は、「インターンシップ参加までにおさえておきたい基本のマナー」の記事を参考にしてみてください。

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【例文】インターンでメールが必要となる場面と送り方

ここからは、インターンシップの選考や参加時によく発生する、場面別のメール例文を紹介します。
エントリーの申し込みから面接の日程調整、終了後のお礼まで、実務で役立つ代表的なパターンを網羅しました。

ここで紹介する例文を参考に、自身の状況に合わせて日時や文面を調整する際の参考にしてみてください。人事に熱意を伝える言葉を添えるコツも解説しますので、自分らしい誠実な文章を作成してみましょう。

インターン申し込みメールの例文

申し込みメールの本文には、「なぜその企業のインターンに参加したいのか」という理由や、参加に対する熱意が伝わる志望動機を記載すると、企業担当者の印象に残りやすくなります。

インターンの面接日程調整メールの例文

企業から面接日時の候補を求められた際は、担当者が調整しやすいよう、曜日や時間帯の異なる候補日を3つ以上提示するのが基本マナーです。

インターン受け入れお礼メールの例文

インターンシップへの参加が決まったら、承諾してくれた企業へ速やかにお礼メールを送りましょう。参加に向けた意気込みを言葉にすることで、熱意や誠実さをアピールでき、当日に向けた良好な関係作りにつながります。

「楽しみにしております」は避けるのが無難

インターンシップのメールでは、「楽しみにしております」という表現は避けるのが無難です。ビジネスの場では、「楽しみ」という言葉が軽い印象を与える可能性があるためです。

代わりに、「参加させていただくことを心待ちにしております」「貴重な機会をいただき、感謝しております」といった、より丁寧で真摯な表現を使用しましょう。インターンシップは学習の場であることを意識し、真剣に取り組む姿勢を示すことが重要です。

インターンでの質問メールの例文

不明点を聞く際は、企業のホームページやマイページを事前にしっかりと確認したうえで質問するのがマナーです。調べれば分かる内容を聞くのはNG。質問内容が複数ある場合は、箇条書きにして要点をまとめると、担当者が回答しやすくなります。

インターン参加保留メールの例文

他社の選考結果を待ちたい場合や学業との調整が必要な場合は、参加の保留をお願いできます。ただし、引き延ばすのは数日から長くても1週間程度にするのがマナーです。

メールには保留にしたい理由と、いつまでに回答できるかの明確な期限を必ず記載しましょう。

インターン参加辞退メールの例文

インターンシップの参加を辞退するときは、できるだけ早く企業へ伝えるのがマナーです。インターンシップの直前や当日に辞退が決定した場合は、メールではなくまず電話で連絡を入れましょう。

担当者へ直接謝罪を伝えたうえに、改めて辞退のメールを送ると誠実さが伝わります。また文面には、辞退せざるを得なくなった明確な理由を記載することが重要です。

学業との兼ね合いや他社の選考状況など、納得してもらえる具体的な背景を書き添えてみてください。以下に、マナーを守った参加辞退メールの例文をご紹介します。

インターン参加キャンセルメールの例文（参加確定後）

参加が確定したあとにやむを得ずキャンセルする場合、企業はすでに受け入れの準備を進めているため、多大な迷惑がかかります。確定後の辞退は、決定した時点で「まずは電話」での連絡が必須です。

電話で直接謝罪をした後に、形として記録を残すために以下のキャンセルメールを送りましょう。

インターン参加後のお礼メール例文

インターン終了後は、企業にお礼メールを送ることが望ましいといえます。インターンに参加し何を学んだのか、印象に残ったエピソードなどを加えると、後の選考につながる可能性が高まるでしょう。

就活におけるメールの例文を知りたい方は、「就活メール例文14選！マナーや書き方・返信のポイントを紹介」の記事もあわせてご確認ください。

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インターン先からのメールには返信不要な場合もある

インターンに参加する際、急な事情で予定を変更したり、辞退したりすることも考えられます。その際の企業への連絡について注意点をまとめました。緊急の場合に備えてよく確認しておきましょう。

リマインドメールは基本的に返信不要

企業から送られるリマインドメール（面接日程の確認や持ち物の再連絡など）は、基本的に返信不要です。これらのメールは情報提供が目的であり、企業側も返信を期待していません。

ただし、リマインドメールの内容に変更や質問がある場合は、返信が必要になります。たとえば、「面接時間を変更したい」「持ち物について質問がある」といった場合は、適切に返信しましょう。

返信が必要かどうか迷った場合は、メールの文末に「ご不明な点がございましたらご連絡ください」などの記載があるかを確認すると判断の参考になります。

「返信不要」と記載されたメール

メール本文に「返信不要」「返信は不要です」と明記されている場合は、文字どおり返信する必要はありません。ただし、感謝の気持ちを伝えたい場合や、重要な確認事項がある場合は、簡潔な返信を送っても問題ありません。

その際は、「返信不要とのことですが、お礼をお伝えしたく」などの前置きを入れると丁寧です。「返信不要」の記載があるメールに返信する場合は、相手の負担にならないよう、簡潔で要点を絞った内容にしましょう。

やり取りが完結している場合も返信は不要

メールのやり取りが自然に完結している場合は、無理に返信を重ねる必要はありません。例えば企業からの「承知いたしました。当日お待ちしております」といった連絡に対して返信は必要ないでしょう。

また、「当日お会いできるのを楽しみにしております」などの結びがあれば、そこで連絡を止めても問題ありません。丁寧に応じようとして「こちらこそよろしくお願いいたします」と送りたくなるかもしれません。

しかし、返信を繰り返すと、かえって採用担当者の確認の手間を増やしてしまいます。相手の手を煩わせない配慮も、ビジネスにおける

大切なコミュニケーションの形といえるでしょう。

就活での適切なメールの終わり方については、「【新卒】就活メールの返信はどこまで？終わるタイミングと基本マナーを解説」をご一読ください。

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インターンシップのメールのマナーを知りたいあなたへ

インターンに参加する際の企業とのメールのやりとりに悩む就活生の方は少なくありません。メールの文面にもマナーがあるため、それを押さえておくと採用担当者に誠実な印象を与えられます。

「インターン関連の連絡を企業にする際にとまどってしまう」「プロからのアドバイスが欲しい」という就活生は、就職エージェントに相談するのがおすすめです。

キャリアチケット就職エージェントでは、就活生向けに求人のご紹介を行うサービスを行っています。プロのキャリアアドバイザーがカウンセリングから面接対策まで、あなたの就活を親身にサポート。就活の準備を入念にしたいという方はもちろんのこと、「何から始めれば良いのかよく分からない」という方も、ぜひお気軽にご相談ください。

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インターン先企業へのメールに関するFAQ

インターン先企業へのメールに関する質問をまとめました。

インターン・就活用のメールアドレスは必要？

メールに返信し忘れてしまった…

企業からメールの返信が来ないときは？

間違った内容のメールを送ってしまったら？

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