必着とは？就活の書類の郵送方法と締め切りに間に合わないときの対処法

「必着とは結局いつまでに届けば良いの？」と疑問に感じている就活生もいるでしょう。「必着」の意味を正しく理解していないと、せっかく準備した応募書類が期限に間に合わず、選考対象外になる恐れがあります。

この記事では、必着の意味を基本から解説し、書類を必着にするための郵送方法や注意点、間に合わなかった場合の対応策まで紹介。書類提出でミスを防ぎたい就活生は、ぜひ参考にしてみてください。

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「必着」とは「期日までに届けること」

「必着」とは、指定された締切日までに荷物や書類、ハガキなどを相手に届ける必要があるという意味です。「必着＝その日ちょうどに届かないといけない」と誤解されがちですが、指定日までに到着していれば問題ありません。

たとえば、就活で企業から「6月10日必着」と指定されている書類がある場合は、6月10日中にその企業へ書類が到着していれば有効となります。6月9日やそれ以前に届くのは問題ありませんが、6月11日以降に届いた書類は原則、受け付けられません。

また、企業によっては「○月○日必着 午後12時まで」のように、時間まで細かく指定されるケースもあるので注意しましょう。そのため、就活では「必着」という言葉の意味を正しく理解し、余裕をもって準備・発送することが大切です。

「就活におけるエントリーとは？開始時期や応募数などを解説」の記事では、エントリーの意味や開始時期などを解説しています。「そもそもエントリーって何？」と気になる就活生の方は、あわせてご一読ください。

「必着」と「当日消印有効」の違い

「必着」と「当日消印有効」では、同じ日付が指定されていても締切が異なります。「当日消印有効」とは、期日当日までに郵便局で発送（＝消印を押してもらう）すれば有効という意味です。必着と違い、「いつ届くか」ではなく「いつ出したか」が重要になります。

消印とは、切手の再利用防止のために押される「日付と郵便局名入りのスタンプ」のこと。これがあることで、書類をいつ郵便局に出したかを証明できます。

たとえば、「4月1日当日消印有効」とある場合、4月1日に投函されたことを示す消印が押されていれば、4月2日や3日に届いても問題ありません。

なお、郵便ポストの集荷時間を過ぎて投函した場合、翌日の日付の消印になる可能性があるため注意が必要です。確実に当日消印をもらいたい場合は、郵便局の窓口から出すのが望ましいでしょう。

就活で提出する書類は、企業によって「必着」か「当日消印有効」かが異なります。見落としてしまうと、せっかくの応募が無効になる可能性もあるため、書類を準備する際に必ず確認しましょう。

「必着」と「着日指定」の違い

「必着」と「着日指定」は、似ているようで意味が異なります。就活書類の提出時に混同すると、トラブルになる可能性があるため注意が必要です。

「着日指定」は、この日に届けてほしいという希望を伝えるもの。どちらも「到着」を意識した言葉ですが、ニュアンスの違いがあります。

たとえば「15日必着」とあれば、15日までに相手に届いていなければいけません。それに対し「15日着日指定」は、15日に届くように送ってほしいという意味です。つまり、14日着や16日着で送ってしまうと、相手の意図に沿っていないことになります。

就活で書類を郵送する際のマナーは、「エントリーシートを郵送する方法は？封筒の書き方や提出マナーも解説」の記事で解説しているので、こちらもご参照ください。

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必着期限を過ぎると選考を受けられない可能性が高い

就職活動において、提出書類の期限は非常に重要です。応募書類が必着期限を過ぎて到着した場合、選考を受けられる可能性は極めて低くなります。これは、企業が期限を守る能力を、社会人としての基本的な責任感や時間管理能力として重視しているためです。

選考スケジュールが既に組まれていること、また、ほかの応募者との公平性を保つ観点から、優秀な人材であっても提出期限を守れない場合は、採用基準に満たないと判断される可能性が高いでしょう。

災害による遅延などは例外とされることも

応募者の責めに帰すことのできない、たとえば自然災害による郵便遅延や配送業者のトラブル、大規模な交通機関の運休などによる書類の遅延は、例外として認められる可能性があります。この場合は、遅延が判明した時点で速やかに採用担当者へ連絡し、状況を説明することが重要です。

多くの企業は正当な理由があれば柔軟に対応しますが、これはあくまで例外的な措置。原則として必着期限を厳守する意識を持ち、間に合わないと予想される場合は事前に連絡・相談をしてみることをおすすめします。

また、企業が災害などの状況を把握している場合は、提出期限の延長やメール提出への切り替えなどの措置が取られる可能性もあります。企業から連絡が来たり、Webサイトで告知されたりしていないか確認してみましょう。

応募書類に必着期限がある場合、たとえギリギリであっても指定日当日に到着すれば問題ありません。ただし、予想外の配達遅延に備えるためにも、できるだけ早めに発送することをおすすめします。詳しくは「エントリーシートは提出期限ギリギリでも大丈夫？送信時のポイントを解説」の記事をご覧ください。

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応募書類を必着日までに提出するポイント

ここでは、応募書類に必着期限が指定されていた場合の郵送のポイントを紹介します。就活で提出する書類を提出期限に間に合わせるために、以下を確認してみてください。

5日前には投函する

必着の締切を守るためには、少なくとも5日前までの投函が望ましいでしょう。「普通郵便」は即日届くわけではなく、投函地域と到着地域の距離によっては2～3日以上かかることも。なぜなら、郵便の配達所要日数は、差出地と宛先の距離や配送経路によって異なるためです。

たとえば、同じ都道府県内なら翌日から翌々日に配達される傾向がありますが、遠方の場合はさらに1〜2日多くかかる可能性があります。また、土日祝日・悪天候・交通トラブルなどが重なると、配達が遅延するリスクもあるでしょう。余裕をもった行動が、書類の確実な到着と選考通過への第一歩につながります。

郵送の所要日数を事前に調べたいときは、日本郵便の公式サイト内「お届け日数を調べる」で郵便番号を入力すると目安が分かります。応募書類は、ギリギリで出せば間に合うと考えず、余裕をもって出すのがマナーであり、信用につながることを意識しましょう。

参照元
郵便局
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郵便ポストではなく窓口から郵送する

必着期限が定められている場合は、郵便ポストではなく窓口からの郵送のほうが安心です。ポストの回収時間は設置場所によって異なるため、遅い時間に投函すると回収が翌日になり、必着日を過ぎてしまう可能性があるでしょう。

郵便局の営業時間に間に合わないときは、「ゆうゆう窓口」を利用すれば夜間でも郵送手続きができます。ゆうゆう窓口は、郵便局の通常の業務時間外にも郵便物の受付や発送ができるサービスです。都市部の大きな郵便局では24時間対応のところもあります。

たとえば、ポストでは17時が最終回収でも、21時まで営業しているゆうゆう窓口で発送すれば、その日のうちに処理され、期日内に間に合う可能性も。ゆうゆう窓口の設置場所や営業時間については、郵便局の「ゆうゆう窓口・集荷・配達に関する郵便局を調べる」にて事前に調べておきましょう。

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返送される可能性を考える

就活の応募書類を郵送する際には、返送される可能性を考えておくことも大切です。提出書類は、郵便トラブルや不備による返送を考慮して、期日より早めに郵送しましょう。切手の料金不足や宛名の不備によって返送されることがあります。

料金が数十円足りないだけでも、自分のもとへ返送される場合があり、そのタイムロスで必着日を過ぎてしまう可能性も。就活中は、複数の企業の締切が重なることもあるため、応募スケジュールを一覧化して管理し、必着の書類は1週間前を目安に準備しておくのがおすすめです。

「履歴書を送るときの値段は？切手代や郵送のマナーを教えます！」の記事では、就活での郵便局の利用のポイントをまとめているので、参考にしてみてください。

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応募書類を郵送する際の注意点

ここでは、就活の応募書類を必着にする際の注意点をご紹介します。就活の書類郵送では、マナーを守り、常識のある郵送方法の選択が必要です。

住所・氏名・企業名を正しく記載する

提出先の住所や宛名に誤りがあると、書類が届かず返送されるリスクがあります。特に急いで準備しているときは、封筒の表書き（宛先）や裏書き（差出人）に誤字脱字が起きがちです。企業名の漢字ミスや番地の抜け落ちなど、細かいミスが配達ミスにつながる可能性もあります。

提出書類を速達で出しても、宛先の郵便番号やビル名が間違っていて戻ってきてしまうことも考えられるでしょう。その場合、締切に間に合わなくなるリスクがあります。また、住所や会社名、担当者名などの誤りは失礼にあたり、マイナスイメージを与える可能性も。
ミスに気づけるよう、送付前に宛先と差出人情報を音読しながら確認するのがおすすめです。

簡易書留は使わない

応募書類を必着にする際は、企業からの指示がない限り、簡易書留は使わないように注意してください。

簡易書留には追跡サービスがついており、配達状況を確認できます。さらに、配達員から相手に直接手渡しされるので、「大事な書類の送付は簡易書留が良い」と考える人もいるでしょう。

しかし、簡易書留は相手側の受領印がいるうえ、不在時には再配達の依頼をしなければなりません。忙しいなかで対面受け取りをする手間もかかるため、就活においては避けるのがマナーです。配達状況が心配な場合は、受領印が不要な「特定記録郵便」を利用しましょう。

簡易書留については、「履歴書を簡易書留で送るのはNG？適切な送り方や郵送時のマナーをご紹介」の記事でも扱っています。書類郵送時のマナーを確認したい方は、ぜひご一読ください。

メール便や宅配便は避ける

メール便や宅配便で信書を送付することは郵便法で禁止されています。履歴書は「信書」と呼ばれる書類にあたり、違法な方法で書類を送付したことが明らかになれば、罰則の対象になることがあるでしょう。また、企業の担当者に「非常識な人」という印象をもたれてしまう可能性もあります。

そのため、安易にメール便や宅配便を選択しないように注意しましょう。

切手は過不足なく貼る

郵送時には、切手の料金不足にも気をつけてください。切手の料金が足りないと、差出人に送り返されるか、相手側が不足分の料金を負担することになります。前者では期日までに間に合わない可能性が出てきますし、後者では企業からの印象が悪くなるでしょう。

また、料金が合っていても、小額切手を何枚も貼り付けるのは見栄えが悪いので避けるのがおすすめです。料金不足が心配だからと実際の料金分より多い切手を貼るのも、「コスト意識が低い」「大雑把」と判断されてしまう可能性があります。

料金は郵便局のWebサイトで調べられますが、心配であれば窓口に持ち込みましょう。

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必着期限に間に合わないときの対処法

ここでは、就活の提出書類の必着期限に間に合わないときの対処法をご紹介します。メールの確認を忘れたり、提出書類を用意する時間が取れなかったりして、普通郵便では書類の提出に間に合わなくなってしまう場合もあるでしょう。諦める前に、以下で紹介する方法を試してみてください。

速達で郵送する

普通郵便で必着期限に間に合わない場合は、速達で郵送しましょう。速達とは、追加料金を払うことで通常よりも早く郵送してくれるサービスです。

窓口に行く必要はなく、以下の方法で速達での郵送ができます。

・縦長の郵便物には右上に、横長の郵便物は右側面に赤い線を書く
・基本料金に追加料金を足した金額分の切手を貼る

窓口へ提出するのが確実ですが、赤ペンと切手を用意すればポストへの投函も可能です。ただし、普通郵便と同様に郵便物の追跡機能はないため、注意しましょう。

参照元
郵便局
速達

バイク便で郵送する

必着日に間に合わない可能性がある場合は、バイク便の活用も1つの手です。バイク便とは、郵便物を数時間で送付先に運んでくれるサービス。郵便局ではなく、バイク便を提供する企業で利用できます。

ただし、特定の地域（主に大型都市）で行われるため、バイク便サービスがない地域での就活では利用できません。バイク便の利用を検討する際は、郵送したい地域にバイク便サービスがあるかを確認してみてください。

また、バイク便は、届け先の担当者が直接受け取る手間が発生します。バイク便で応募書類を送付することが非常識だと捉える企業もあるため、事前に応募企業へ問い合わせるのが望ましいでしょう。

企業に直接応募書類を提出しに行く

必着期日に間に合わない場合は、企業に直接応募書類を提出しに行くことも有効な手段です。直接の訪問が認められている場合は、企業に連絡を入れて提出しに行きましょう。郵送での提出の指示が出ている場合は、郵送が間に合わない旨を採用担当者に伝えてください。

手渡しの場合は表面に宛名は書かず、赤文字で「履歴書在中」と記載するのがマナー。裏面には差出人の情報と提出年月日を記載し、封をせずに提出しましょう。

直接履歴書を提出する際のマナーは、「履歴書を直接持っていく場合は封筒が必要？渡し方は？正しいマナーを解説」で解説しているので参考にしてみてください。

担当者に電話で相談する

どうしても応募書類の提出が期日に間に合わないと分かったら、送り先の担当者に電話で連絡してください。必着指定があったにもかかわらず事前連絡なしで期日を過ぎて書類を送ると、受け取り拒否や選考対象外となるリスクがあります。

企業の担当者に書類の遅れを伝える際は、以下の点を丁寧に伝えましょう。

・書類提出が遅れてしまうこと
・理由と謝罪
・到着予定日
・受け取ってもらえるかどうか

就活の場合、受け付けてもらえるかどうかを必ず確認してください。企業によっては「期日厳守」が原則の場合もあります。まずは担当者へ電話し、丁寧に状況を伝えたうえで、指示を仰ぎましょう。社会人としてのマナーが問われるポイントでもあります。

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就活における応募書類のマナーをよく知りたいあなたへ

応募書類は、必着と当日消印有効のどちらの場合も余裕をもって提出することが大切です。期日までに郵送されるか心配な場合は、郵便局に直接持ち込んだり速達を利用したりするのも1つの選択肢といえます。就活のマナーをしっかり押さえ、着実に選考を進めてください。

就活ではやることが多く、不安を感じる就活生もいるでしょう。「就活のやり方と流れを解説！準備から内定までのポイントと相談先も紹介」の記事で、就活の基本的な流れを解説しているので、応募書類の郵送以外にも就活に関する疑問がある方は、ぜひご参照ください。

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書類の「必着」に関するよくある質問

最後に、就活の応募書類を「必着」で送付する際によくある質問とその回答を紹介します。

Q.メールの必着は当日中であれば時間は関係ない？

A.基本的にメールにおける「必着」の締め切りは、当日の業務終了時間を指すことが多いでしょう。明確な指定がない場合も、営業時間終了後や深夜に送るのは避けたほうが無難です。

できる限り業務時間内に受信されるよう、余裕を持って送信することをおすすめします。募集要項に具体的な時間が記載されていれば、それに従ってください。

Q.必着の書類は前日までに出せば間に合う？

A.必着の書類は提出先の会社に指定日までに到着している必要があるため、前日だと間に合わない可能性が高め。郵便物の配送日数は、差出地域と宛先地域によって1日〜数日かかるためです。

特に速達を利用しない普通郵便の場合、土日祝日の配達休止を考慮すると、必着日より5日前には投函するのがおすすめ。郵便局のウェブサイトなどで配達日数を確認し、余裕を持って行動しましょう。

Q.書類の到着が必着日を過ぎたらどうなる？

A.選考対象外になる可能性が高いと考えましょう。「必着」とは、指定日までに提出先が書類を受領することを条件としているためです。募集要項に「遅延した場合は選考対象としない」旨が明記されていることもあります。

ただし、災害や交通機関の遅延など不可抗力による場合は、提出先に連絡・相談することで対応してもらえるケースも。ただし、基本的には期限厳守です。

Q.必着にするためにおすすめの発送方法は？

A.就活の応募書類は「普通郵便」で送るのが一般的です。受取先のポストに投函されるため、受領印やサインが必要なく企業に手間をかけなくて済みます。普通郵便で必着日までに書類を送付するには、日にちに余裕をもって投函することが大切です。

配達状況が気になる場合は「特定記録郵便」を利用しましょう。追跡サービスが利用でき、かつポストに投函されるため企業側も直接受け取る必要がありません。

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