履歴書の郵送方法とは？封筒の書き方や送るときの注意点なども解説

履歴書を郵送するときの「履歴書の正しい送り方についてをよく知らない」「封筒の選び方や書き方が分からない」「送付状（添え状）は付けるべきなの？」といった就活生の不安を解決するため、履歴書郵送時のマナーについてを解説します。封筒の正しい書き方や郵送前に確認しておくポイントや注意点をチェックし、自信を持って志望する企業に履歴書を郵送しましょう。

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履歴書の郵送に適した封筒とは

履歴書は中身が勝負とはいえ、郵送の際のマナーがきちんとしていないと相手にマイナスの印象を与えてしまう可能性があります。封筒の選び方や書き方の基本的なことを理解しておくと、“きちんとしている”“ビジネスマナーが身についている”人物であることをアピールでき、自信を持つことにも繋がります。まずは、履歴書の郵送に適した封筒はどんなものかを確認しましょう。

サイズは「角形A4号」もしくは「角形2号」の封筒

履歴書のサイズは、A3サイズを2つ折りにしたA4サイズ、もしくはB4サイズを2つ折りしたB5サイズが一般的。2つ折りにした状態で、それ以上折らずにそのまま封筒に入れて送付するのがマナーです。角形A4号（角A4）と角形2号（角2）の封筒は、A4サイズやB5サイズを折ることなくそのまま入れられるので履歴書郵送に適しているといえます。履歴書を三つ折りにして郵送すると、折れて読みづらくなってしまうので避けるようにしましょう。

「白色無地」の封筒

履歴書を郵送するときは、「白色無地」の封筒を選ぶのが無難です。茶色の封筒を使ってもマナー違反ではありませんが、就活にはおすすめできません。茶色の封筒は事務的な書類の郵送にも使用される場合が多く、目立ちにくいため別の郵便物に紛れてしまう可能性があるからです。その点、白い封筒は目立ちやすく、また清潔感もあります。ただし、白い封筒は透けやすいため、厚みのあるものを選ぶよう注意しましょう。

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履歴書を入れる封筒の書き方

封筒の宛名を書くときは、履歴書と同様、文字は見やすい大きさを心掛け、丁寧にゆっくり記入してください。封筒の書き方には、いくつかのルールがあります。どんなことに気を配れば良いかを確認してみましょう。

表面

封筒表面を書くときのポイントは以下のようなものがあります。

・黒の油性ペンを使う
・住所は縦書きの場合は漢数字を、横書きの場合は算用数字を使用する
・住所には「丁目」「番地」「号」「階」を用い、ビル名も略さない
・社名は略さず、正式名称を記入する　【例】「（株）▲▲」→（誤）　　株式会社▲▲→（正）
・会社や部署あてに送る際は「御中」、個人宛に送る際は「様」を使用する
・封筒の左下に「応募書類在中」と朱書きし、四角い枠で囲む

「御中」と「様」は分けて使い、一緒に使うことがないよう注意しましょう。また「応募書類在中」は、封筒の内容を説明する重要な記載です。宛名と混同されないよう、余白を十分に取って記入しましょう。

裏面

封筒裏面を書くときのポイントは以下のようなものがあります。

・封筒の中央の線より左側に送り主（自分）の住所と氏名を書く
・住所は縦書きの場合は漢数字を、横書きの場合は算用数字を使用する
・住所には「丁目」「番地」「号」「階」を用い、ビル名も略さない
・名前の前に大学名や学部学科名を書く
・左上に送付日を書く（※西暦か元号かは履歴書に合わせる）
・封をしたら「〆」を書く

封筒に文字を書くときは、中身を出した状態で記入するようにしましょう。書類を入れたまま書くと、履歴書にペンの痕がついてしまったり、滲んで汚れてしまったりする可能性があるので注意してください。

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履歴書を郵送するとき送付状（添え状）は必要？

送付状（添え状）は、挨拶状であるとともに“誰から送られてきたものか”“何が入っていてどのくらいの量か”を示す役目を果たすもの。履歴書を郵送する際の送付状の有無は、直接合否に関わるものではありません。しかし、“常識的”“ビジネスマナーが身についている”というアピールに繋がるため、送付状を添付して損はありません。できる限り作成し、添付すると良いでしょう。

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封筒を郵送する前にチェックすべき4つのポイント

応募書類が揃ったら、不備なく万全の体制で郵送できるよう、投函前に以下のポイントをチェックしましょう。

1.郵送する書類に不備はないか確認する

履歴書やほかの書類に間違いがないか、以下の項目に沿ってチェックしましょう。

・誤字や脱字がないか
・フリガナを書き忘れていないか
・写真がきれいに貼られているか
・押印をしているか
・住所や会社名が省略されていないか
・入学や卒業年月日などの日付は正確か
・日付の書き方（西暦か元号か）はすべての書類で統一されているか

ほかに気になる点があれば、チェック項目に書き加えておきましょう。また、応募書類の誤字脱字は二重線で訂正したり修正テープを使ったりせず、新しく書き直すようにしてください。

2.書類を入れる順番を守る

封筒に履歴書やその他の応募書類を入れる順番は「送付状→履歴書→その他の書類」が基本となります。送付状は挨拶状兼内容説明をする書類なので、必ず中身を出したときに1番上に見えるように入れましょう。また、向きが逆さまにならないよう、しっかりそろえることも大切です。

3.書類をまとめてクリアファイルに入れる

郵送に必要な履歴書などが揃ったら、封筒に直接入れず、クリアファイルにまとめてから入れるようにしましょう。汚れや折れをある程度防ぐことが可能な上、受け取った側も“取り出しやすい”“管理しやすい”という利点があります。応募書類をクリアファイルにまとめることは、選考に有利になることを目的としたものではなく、気遣いの一環です。書類を郵送する際のマナーとして覚えておくと良いでしょう。

4.封をしたら封字を書く

封筒に履歴書など応募書類を入れたら糊付けします。糊付けした境目の中央部分に封字の「〆」を書きましょう。封をした証明である封字を記すことは、履歴書を始めとした書類を郵送するときの基本的なマナーです。選考には影響しませんが、忘れず書くようにしましょう。

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封筒を郵送するときの5の注意点

封筒を閉じた後も郵送時に気をつけるべき点があります。発送手続きをする際は以下の点に気をつけて行いましょう。

1.記念切手やキャラクターものの切手は使わない

封筒には、普通切手を使用するようにしましょう。記念切手やキャラクターものの切手は、ビジネスシーンにふさわしいものではありません。また、切手は郵送にかかる料金と同じ額のもの1枚を貼るようにします。手元にある切手をかき集めて無秩序に貼るようなことは、相手に悪い印象を与えかねないので避けるようにしましょう。

2.郵送料金が不足しないようにする

郵送料金は不足しないように注意しましょう。正確な料金が分からないまま送付するのは危険です。
料金不足で郵便物が返送され到着が遅れてしまったり、送付先に不足分の料金が請求され迷惑を掛けてしまったりする場合があります。また料金不足にならないためにと、多めの金額の切手を貼ることも避けるようにしましょう。無精をすることは、マイナス評価に繋がる可能性があります。“郵送前にWebサイトで料金を確認する”“窓口で直接出す”など堅実な対応をするよう心がけましょう。

3.宅配便やメール便は使用しない

履歴書は、定形外郵便を使い郵送する方法が最も一般的です。履歴書は、公的文書を指す「信書」に該当するため郵送方法が限定されており、宅配便やメール便で郵送することは禁止されているので注意しましょう。

4.締切日に間に合うように郵送する

履歴書は、締切日に遅れないように郵送することが大切です。
締切期限には「必着」「消印有効」などの指定があることが多くあります。「必着」とは、記載された期日までに到着が必須という意味。一方「消印有効」は、消印（切手が使用済みである印）が締切期限の当日までに押されている郵便物を有効とする意味です。万一到着が遅れてしまうことを想定し、いずれの場合も特別な事情がない限り締め切り期限ギリギリになることは避け、余裕を持って発送しておいた方が良いでしょう。

5.応募締め切り間近の場合は速達を利用する

何らかの事情によって、履歴書の郵送が締め切り直前になってしまった場合は「速達」を利用しましょう。速達は、距離や出した時間帯などで異なるものの、普通郵便より早く届けることができます。24時間受け付けている郵便窓口もあるので、夜間に発送することも可能です。しかし締め切り期限ギリギリに慌てて行動すると、郵送前のチェックが疎かになったり、宛名を間違えたりしやすくなるので、なるべく締め切り期限までに余裕を持って郵送した方が良いでしょう。なお、速達で郵送したからといって評価が上がることはありません。普通郵便でも間に合う日数があれば、やみくもに速達を利用しないように気をつけましょう。

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履歴書の郵送完了報告のメールは送った方が良い？

先方の連絡可能なメールアドレスを知っている場合や、履歴書送付依頼についてメールで連絡があった場合は、履歴書送付後に郵送が完了した旨のメールを送っておくと良いでしょう。履歴書送付依頼メールに返信する場合は、題名は変えずに“Re”が付くようにし、送付された内容を引用したまま送信するようにします。採用担当者には別の応募者や、そのほか仕事関連のメールもたくさん届くため、題名を変えたり直前のやり取りが削除されたりすると、どんな内容だったかを確認するためにメールを遡って調べなくてはなりません。相手先の事情を読み取り、配慮するよう心がけましょう。

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