このページのまとめ
- 履歴書を送る封筒は角形A4号か角形2号
- 履歴書を送る封筒に書く宛名や住所は正式名称かどうか確認する
- 履歴書を送る際は、送付状だけでなくクリアファイルもあると印象アップ
- 履歴書を送るときの料金は、郵便局の窓口で確認するのがおすすめ
就活において履歴書は、企業に渡す名刺のようなものです。書き方にも当然マナーがあり、どんなに中身が魅力的でも、送り方の基本を押さえていないと印象が変わってきてしまいます。このコラムでは、これから企業に履歴書を送る就活生に向けて、封筒の選び方や書き方、郵送前のチェックポイントなどをご紹介。応募書類を送る際のマナーを押さえて、選考を有利に進めましょう。
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履歴書を送るときの封筒の選び方
まず基本となる履歴書を送る際の封筒の選び方について、詳しく解説していきます。下記の点に気をつけて封筒を選びましょう。
サイズは角形A4号、または角形2号
履歴書を送る封筒は基本的に「二つ折り」の状態で入れられる、角形A4号か、角形2号を用意して送るようにしましょう。これは二つ折りにしたときA4またはB5になる市販の履歴書を、そのまま入れられるサイズです。小さいサイズの封筒に履歴書を入れようとすると、折り目が多くなってしまって「折り目と文字が重なって見づらい」「折り目が多くてコピーをとりづらい」と採用担当者に悪印象を与える恐れがあるため、手元に長型封筒しかない方は、必ず角形A4号か角形2号の封筒を用意しましょう。
封筒の色は白が基本
封筒には白のほか茶色や水色のものもありますが、履歴書に同梱されていることも多い白で送るのがベター。冠婚葬祭にも使われている白い封筒は、茶色よりしっかりとした印象があり、「履歴書在中」の赤文字もよく映えて目立ちます。ただ中身が透けて見えることがないよう、厚みのある封筒を選ぶことがポイントです。
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履歴書を送る際の封筒の書き方
次に履歴書を送る際の封筒の書き方をご紹介します。表と裏、それぞれにマナーがありますので、どちらもしっかり押さえましょう。
住所と宛名は企業の正式名称を書く
住所
宛先住所は表面に都道府県から記入し、建物名は正式名称で記載します。番地は「1-2-3」などと省略せず、「1丁目2番地3号」と書いてください。
宛名
宛名は封筒の中央に、正式名称で記載します。「株式会社」を「（株）」と書かないように注意しましょう。宛名の敬称は、会社や部署なら「御中」、個人なら「様」にしてください。
「○○在中」は必ず記載
企業に応募書類が届いた際、誤って破棄されたり開封を後回しにされたりすることを防ぐため、封筒の左下に、赤色の油性ペンで「履歴書在中」または「応募書類在中」と記載します。記入した「○○在中」は、定規を使って四角で囲んでください。
なお、「○○在中」は手書きでなくても問題ありません。スタンプやあらかじめ「○○在中」が印刷されている封筒を使っても大丈夫なので、書く手間を省きたい人は活用すると良いでしょう。
裏面には自分の住所と氏名を記載する
自分の住所は封筒の裏面左下に、都道府県から記入します。このときも建物名や番地は省略せず、正式名称で記載してください。住所を書いたら左横に氏名を記入します。
封字をして完成
封筒に応募書類を入れてのり付けしたら、封の中央に黒のペンで「〆」を書きます。「〆」は記載し忘れたとしても採否に直接影響はないと考えられますが、確実に封をしたことを示すビジネスマナーの一つなので、この機会に覚えておきましょう。
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履歴書を入れる封筒を書くときのポイント
履歴書を入れる封筒を書くとき、特に気をつけるべきポイントがあります。どこを気をつければ良いのか、これから封筒を書く方はチェックしておきましょう。
読みやすさを考えてペンを選ぶ
相手の読みやすさを意識して、使用するペンは「黒の油性サインペン」にするのがベター。ペンに明確な決まりはありませんが、耐水性のあるものを選びましょう。太さは「1.0mm～1.5mm」程度のものが太すぎず細すぎず、読みやすいのでおすすめです。
逆に避けるべきなのが、ボールペンとマジックペン。履歴書を入れる封筒が大きめなので、ボールペンだと字体が弱々しい印象になってしまい、かといってマジックペンだと太すぎて読みづらくなってしまいます。中には裏写りしてしまうマジックペンもあるので、注意が必要です。なお、消せるボールペンは熱で消えてしまうため、宛名書きはもちろんビジネス文書には適していません。
一文字ずつゆっくり美しく書くように意識する
汚い字や雑な書き方は、「誠意が感じられない」と、マイナス印象を持たれてしまう可能性が高いため、書くときは一文字ずつ自分なりに美しく丁寧に、を意識して書くことが大切です。
宛名まで見ないだろうと気を抜いて雑に書いてしまうと、日々たくさんの履歴書に目を通している採用担当者には、一瞬で気づかれてしまいます。ミスを防ぐためにも、落ち着いてゆっくりと書きましょう。
誤字脱字はくまなくチェック
履歴書や封筒に書き間違いがないか確認し、誤字・脱字がある場合は書き直すのが基本です。特に履歴書の場合は「せっかく時間をかけて記入したのに最初からか…」と思ってしまいがちですが、ミスがある応募書類は「確認不足」とマイナス印象を与えてしまいます。そのままにしたり修正テープを使用したりせずに、はじめから書き直しましょう。
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履歴書の送り方
履歴書を送る際にも、気をつけるべきポイントがあります。基本のビジネスマナーでもあるので、下記5つの項目は必ず守って送るようにしましょう。
基本の書類を入れる順番
送る書類の順番は、上から送付状、履歴書、職務経歴書、その他の書類の順番で入れるようにします。また、裏表や上下を合わせて、見やすくなる配慮を心がけましょう。
送付状を忘れないようにしよう
送付状とは、添え状、送り状、カバーレターともいい、封筒の中身や枚数、送付の目的などを知らせる挨拶状のことです。なくても採否に影響はありませんが、添付することでビジネスマナーが身についていることをアピールできます。好印象を受ける企業が多いので、履歴書を送る際は必ず一緒に送付して、印象アップを目指しましょう。
書類は必ずクリアファイルに入れて送る
履歴書は汚れたり雨で濡れたりすることがないよう、必ずクリアファイルに入れて送ってください。ファイルに入れることで、折り目が付かず、管理もしやすいため、配慮ができるビジネスマナーを備えていることを印象づけられます。
郵送方法は普通郵便が基本
郵送方法としては、封筒に切手を貼って普通郵便で送付するのが適切です。もしも受付の締切が迫っている場合は別途料金がかかりますが「速達」で送るようにしましょう。
注意すべき点として、どんなに受付の締め切りが近くても、メール便や宅急便では絶対に送らないこと。履歴書は郵便法で「信書」に分類されているため、日本郵便以外の配達業者から送ってしまうと、法律違反になってしまいます。
切手はビジネスシーンにふさわしいものを選ぶ
封筒に貼る切手は「普通切手」にしましょう。切手はキャラクター切手や記念切手、慶事用切手などさまざまな種類がありますが、これらはビジネスシーンにふさわしくないので、履歴書を送る際は使わないようにしてください。
不安な時は郵便局の窓口で送ると確実
応募書類の正確な郵便料金が分からないときは、郵便局の窓口で確かめるのが無難です。切手の料金が不足していると、郵便物が戻ってきたり企業側が足りない分を支払ったりすることになります。
「それなら最初から多めに切手を貼れば良いのでは？」と思う人がいるかもしれませんが、その場合は採用担当者に「コスト意識がない」「料金を確認しないなら、仕事への姿勢も雑なのでは」と思われる可能性も。郵便料金が分からないときは、過不足のないよう郵便局で確認してから送るようにしてください。
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履歴書の郵送前に最終チェック
ここでは送付前の最終チェックポイントをご紹介します。下記に気をつけて最後まで気を抜かず、完璧な書類を送れるようにしましょう。
誤字脱字、宛名に間違いはないか
最後に今一度不備がないか、具体的なチェック項目を見ながら確認してみましょう。
・封筒に汚れはないか
・封筒の宛名や書類に誤字や脱字はないか
・書類は不足していないか
・履歴書の項目に空欄はないか
・「履歴書在中」の記載はあるか
・指定のサイズの写真は貼られているか
封筒が汚れていたり、書類が足りなかったりすると、注意力がない、配慮不足というマイナス印象を持たれてしまいます。ミスがあったらやり直して、受け取る側がスムーズに目を通せるような、気持ちの良い書類を送りましょう。
訂正する時間がなかった場合の対処法
間違いに気づいても、書き直す時間がなかったり、予備の履歴書がなかったりして困ってしまった場合は、下記のような流れで訂正印を使って修正するのも1つの方法です。
・修正したい箇所に、黒のペンで二重線を引く
・二重線の上に訂正印を押す
・正しい内容は訂正箇所の上下の余白に記入する
訂正箇所に記入する二重線は、定規を使って書いてください。訂正時に使う印鑑は、標準サイズよりも小さいものが望ましいとされています。小さめの印鑑で押すのは、修正箇所以外の文字が見えづらくなるのを防ぐためです。
注意すべきは訂正印で修正したとしても、ミスが多ければ「注意不足」と採用担当者に思われるリスクがあるということ。「間違えたときは書き直すのが基本」と考え、訂正印での修正はやむを得ない場合の最終手段と捉えてください。
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