このページのまとめ
- 企業からのメールにはなるべく早く返信する
- メールの本文には、宛先、挨拶、内容、締めの言葉、署名を入れる
- 指定された面接日程で良いときは、その日時を本文に記載して訪問できる旨を伝える
- 日程調整をお願いする際は、候補日を複数記載する
- 面接当日にキャンセルしたい場合は、電話で連絡しよう
就活の際、面接の日程について応募先企業とメールのやりとりをする機会があります。
採用担当者に送るメールが採否に直接関わらなかったとしても、送信するタイミングや本文の書き方などに不安を感じている人は多いかもしれません。
ここでは、就活のメールマナーのほか、面接の日程調整をする際のメールの例文をご紹介。当コラムを読み、ビジネスメールの基本を押さえましょう。
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就活のメールマナー
ここでは、就活のメールで気をつけたいポイントを確認しましょう。
24時間以内に返信する
企業からのメールには、なるべく早く返信するのが基本。日程の確認・調整が必要ですぐに回答するのが難しい場合は、「ご連絡ありがとうございます。○月○日までにご連絡いたします。」と返信するとよいでしょう。
相手の勤務時間内にメールを送る
先述のとおり企業からのメールには24時間以内に返信するのが基本ですが、「メールの確認が夜中になってしまったけれど、早く返事をした方が良いだろうから」と深夜に送るのは避けた方がよいでしょう。企業によっては、「生活リズムが整っていないのでは」「マナーを守れていない」と思うかもしれないからです。
メールの確認が夜遅くになってしまったときは、次の日の午前中に返信してください。
件名には用件と氏名を入れる
こちらから企業に初めてメールを送る際、件名には用件と氏名を入れましょう。そうすれば、企業側は件名を見るだけでメールの内容や誰からの連絡であるかを把握できます。
企業からのメールに返信する場合、「Re：」や件名はそのままにして送るのが正解。件名を変えずに返信することで、企業側は何のメールに対する返信なのかをすぐに確認できます。企業とのメールのやりとりが続いて「Re：」が多くなったら、1、2個残してあとは消しても問題ありません。
本文は宛先、挨拶、内容、締めの言葉、署名
宛先の会社名は正式名称で書き、続けて部署名や氏名を記載します。部署名や氏名が分からないときは、代わりに「採用ご担当者様」と書いてください。
本文は「お世話になっております」といった挨拶からはじめ、名乗ってから用件を伝えます。最後に「お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます」などの一文を入れて署名を記載してください。
就活メールでの署名には、大学名・学部名・学科名・学年、氏名、電話番号、メールアドレスを記載します。本文と署名が区別しやすくなるよう、「-」（ハイフン）などを使って線を入れるのがおすすめです。
顔文字や絵文字は使わない
企業とのメールのやりとりであることを念頭に置き、「ありがとうございます(^^)」のような表現はやめましょう。そのほか、「見やすくなるだろうから」と文字を太くしたり色を変えたりするのも、ビジネスメールにはふさわしくありません。
本文を読みやすくしたいときは適度な改行を心がけ、文字の装飾はしないようにしてください。
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企業が指定した面接日程で良い場合
ここでは、企業から面接日程を指定され、その日に行ける場合のメールの例文をご紹介します。
件名：Re：（企業からのメールの件名をそのままにして返信する）
（本文）
株式会社○○
人事部 ○○様
お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科4年の就活太郎と申します。
面接日程のご連絡をいただきありがとうございました。
それでは、下記の日時に貴社に伺います。
○月○日（月）：○時
お忙しいところお時間を作ってくださりありがとうございます。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
------------------------------------------------------------------------------------------
○○大学○○学部○○学科4年
就活太郎
電話番号：○○○-✕✕✕✕-△△△△
メールアドレス：○○○@✕✕✕.jp
面接日程の連絡に対するお礼を述べたら、確認の意味を込めて提示された日時を記載し、訪問できることを伝えましょう。
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企業が指定した面接日程で参加できない場合
ここでは、企業から面接日程を指定され、その日に行くのが難しい場合のメールの例文をご紹介します。
件名：Re：（企業からのメールの件名をそのままにして返信する）
（本文）
株式会社○○
人事部 ○○様
お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科4年の就活太郎と申します。
面接日程のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
あいにく○月○日（月）は○○のため（都合が悪い理由）、都合がつかない状況です。
誠に勝手ではございますが、下記の日程で調整していただくことは可能でしょうか。
○月△日（火）：○時～△時
○月□日（水）：○時～△時
○月✕日（金）：○時～△時
お手数をおかけして申し訳ありませんが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
------------------------------------------------------------------------------------------
○○大学○○学部○○学科4年
就活太郎
電話番号：○○○-✕✕✕✕-△△△△
メールアドレス：○○○@✕✕✕.jp
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決定した面接日を変更したい場合
すでに決まっている面接日程を変更したいときは、下記のようなメールを送ります。
件名：○月○日○時からの面接日程変更のお願い（就活太郎）
（本文）
株式会社○○
人事部 ○○様
お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科4年の就活太郎と申します。
○月○日○時より面接予定でしたが、○○のため（都合が悪い理由）、日程を変更したくご連絡致しました。
誠に勝手なお願いで恐縮ですが、下記の日程で再度調整していただくことは可能でしょうか。
○月△日（火）：○時～△時
○月□日（水）：○時～△時
○月✕日（金）：○時～△時
お忙しいところお手数をおかけして大変申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。
------------------------------------------------------------------------------------------
○○大学○○学部○○学科4年
就活太郎
電話番号：○○○-✕✕✕✕-△△△△
メールアドレス：○○○@✕✕✕.jp
すでに決まっている面接日程を変更したいときは、複数の候補日を記載するとともに、必ずお詫びの言葉を入れるようにしてください。
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面接当日にキャンセルしたい場合
体調不良などの理由から、やむを得ず面接当日にキャンセルしたいと思うことがあるかもしれません。
その場合、企業には電話で連絡するのが基本です。「当日のキャンセルだし、電話で話すのは気まずい…」と思ったとしても、採用担当者は面接を考慮してスケジュールを組んでいるので、負担を減らすためにも確実に伝わる電話で連絡してください。
電話をした際に採用担当者につながらなかった場合は、都合が悪くなった旨を伝言してもらい、その上で日程変更の依頼メールを送ります。
メールの内容は前項の「決定した面接日を変更したい場合」と同様ですが、「先ほどお電話しましたが、ご不在とのことでしたのでメールにてご連絡させていただいています。」と断りを入れてから用件を伝えるとよいでしょう。
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