就活での電話のかけ方は？基本的なマナーや場面別の会話例を紹介

「就活の電話はどうやってかければいい？」「就活の電話でのマナーを知りたい」などと悩む就活生も多いでしょう。就活では企業と電話をする場面が多くなるため、マナーや流れを知って準備しておくのが大事です。

この記事では、就活での電話のかけ方やマナー、よくある会話の流れを紹介します。最後まで読めば就活での電話のかけかたを理解でき、自信をもって相手と話せるようになるはずです。

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就活における基本的な電話マナー

社会人と電話するときは、ビジネスマナーを守って話しましょう。基本的な電話マナーは下記のとおりです。

1.「もしもし」は使わない

就活で電話を使う際は、「もしもし」と話すのはやめましょう。もしもしは「申す申す」の略語であり、ビジネスの場面では使わない方がよいとされています。

電話に出る際には、「はい、△△です」のように名前を名乗るのがおすすめ。自分から電話をかける場合には、「お世話になっております。△△大学の△△と申します」のように、丁寧に名乗るのがマナーです。

2.企業の業務時間内に電話する

就活で電話をかける際は、企業の業務時間内に連絡しましょう。また、始業直後や就業間際など、忙しくなりやすい時間帯を避けるのもマナーです。

企業の勤務時間にもよりますが、「午前10〜11時半」「午後2〜5時」あたりに電話をかけるのがおすすめです。昼休みの時間帯も避け、業務時間内に電話をするようにしてください。

就活で電話をかける時間帯については、「就活で企業への電話時間は何時にすべき？連絡マナーを守って印象アップ！」の記事で詳しく紹介しています。

3.静かな場所で電話する

周囲が騒がしいと話を聞きとれないので、静かな場所で電話しましょう。電波状況がよいところを選ぶのもポイントです。

もし、騒がしい所にいるときに企業から電話がかかってきた場合は、一旦電話に出て「▲分後にこちらからかけ直します」と伝えることがおすすめです。もしくは、「静かな場所へすぐ移動しますので、少々お待ちいただけますでしょうか」と移動しながら電話を続けるのでもよいでしょう。

4.話す内容はまとめておく

スムーズにやり取りができるように、話す内容はあらかじめまとめておくのがおすすめです。用件をメモにまとめ、いつでも確認できるようにしておきましょう。

電話の最中は、メモを見ながら話しても問題ありません。「用件を伝え忘れてかけなおしが必要」などのミスを起こさないように事前にまとめておくと安心です。

5.聞き取りやすい声でハキハキと話す

電話の声は対面よりも聞き取りにくいので、普段よりもはきはきと話すように意識しましょう。聞きとりにくい声で話をしてしまうと、聞き返されることになり、相手に迷惑をかけてしまいます。

聞き取りやすい声で話すためには、口角を上げることを意識し、笑顔で話してみましょう。また、電話だと緊張してしまうケースも多いため、いつもよりゆっくりと話すこともおすすめです。

6.大事なことは復唱する

日時や持ち物などの大事なことは、復唱してメモを取るようにしましょう。特に、日時は聞き間違いが起こりやすいので確認するようにしてください。

たとえば、「面接日は、4月7日の14時からはいかがでしょうか」と言われた場合、「4月7日の14時ですね、かしこまりました」と答えましょう。復唱や確認をするのはビジネスマナーであり、失礼なことではありません。

もし、相手の声を聴きとれなかった場合は、素直に聞き直して問題ありません。「申し訳ありません、お電話が少々遠いようで、もう一度よろしいでしょうか」のように、丁寧に聞き返してください。

内容があいまいなまま電話を終えてしまうと、間違って伝わり日程ミスなどにつながるケースがあります。わからないことはそのままにせず、しっかりと確認しておきましょう。

7.メモをとりながら話を聞く

電話ではメモを用意し、重要な内容は記録しておきましょう。面接などの日程調整をする場合も多いので、スケジュール帳も用意しておくと安心です。

電話の最中にメモやスケジュール帳を探していると、相手の時間を奪ってしまうことになります。企業の担当者は基本的に忙しいため、迷惑をかけないようにあらかじめメモなどは準備しておきましょう。

8.言いにくい内容は結論から伝える

就活中には、時に言いにくい内容を伝える必要がある場面も出てきます。たとえば、内定の辞退などです。このような場合、相手に対して失礼のないよう、結論からシンプルに伝えることが重要です。

ただし、急に話を切り出すのではなく、相手の状況に配慮しながらも結論をなるべく早く伝えることで、お互いにとってスムーズなコミュニケーションが図れます。相手への敬意を持ちながら、誠実な対応を心掛けましょう。

9.ビジネスにふさわしい言葉遣いをする

ビジネス場面にふさわしい言葉遣いを覚え、電話で使えるように準備してください。電話での言葉遣いも、あなたの印象に大きく影響します。

電話の段階から言葉遣いがしっかりしていれば、「ビジネスマナーが身についている」と評価されるでしょう。言葉遣いは正しく身についていない就活生も多いので、好印象を残すために必要なポイントです。

10.相手が切ってから電話を切る

話が終わったら、「お忙しいなかありがとうございました。それでは失礼いたします」とあいさつし、相手が電話を切ってからこちらも切りましょう。「電話は掛けたほうが切る」のが一般的なマナーですが、相手が目上の場合は待つほうがベターです。

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就活で企業に電話をかけるまでの流れ

就活で企業に電話をかけるケースに備えて、どのような流れで準備すればよいかについて知っておきましょう。相手と話すまでに必要な準備と流れを紹介するので参考にしてください。

電話をかける企業や担当者を確認する

まずは電話をかける企業や担当者がだれなのか、あらためて確認しましょう。電話をすべき相手がわからず、電話をかけてから慌ててしまう可能性があるからです。

メールへの返事や電話の折り返しなど、相手がはっきりとわかっている場合は確かめておきましょう。もし、相手が誰かわからない場合は、「△△の件でご連絡しましたが、ご担当者さまはいらっしゃいますでしょうか」のように伝えれば問題ありません。

メモなど必要なものを準備する

メモや筆記用具のように、電話をかける前に必要なものを準備しておきましょう。あらかじめ準備しておかないと、急に必要になり、用意で相手を待たせてしまう可能性があるからです。

自分が用件を伝える場合であっても、相手から重要な内容を伝えられるケースがあるので準備しておきましょう。

用件をあらかじめメモに書いておく

自分から用件を伝える場合、内容を忘れないようにあらかじめメモに残しておきましょう。メモを見返しながら話すことで、落ち着いて相手に伝えられます。

電話をかける際に緊張したり、会話が長くなって伝えたいことを忘れたりしてしまう可能性もあるでしょう。メモに書いてから電話をするようにすると、伝え忘れを防止できます。

静かな場所に移動する

電話をかける前に、騒音の入らない静かな場所に移動しましょう。カフェのように人の多い場所や、電車や車が通る場所は避けることをおすすめします。

騒がしい場所だと自分の声が聞こえなかったり、相手の声が聞こえなかったりして電話が難しくなる可能性もあるでしょう。スムーズなやり取りができるように、静かな場所で電話をするようにしてください。

声に出して練習しておく

電話をかけるのが緊張してしまう場合は、声に出して練習しておくのがおすすめです。伝えたい内容を声に出して練習し、どのように伝えるかを整理しておきましょう。

用件は伝えられても、言葉遣いや言い回しがとっさに出てこない場合もあります。事前に練習しておくと、どのように伝えればいいかイメージがつくのでおすすめです。

就活で使いたい正しい言葉遣いについては、「あなたの話し方は大丈夫？就活に必要な言葉遣いとは」の記事で紹介しているので参考にしてください。

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就活で電話をかける際の基本的な流れ

就活で電話をかける際に、どのような流れで話すかについても知っておきましょう。基本的なやり取りの流れを紹介するので参考にしてください。

あいさつをして名前を伝える

電話をかけたらまずはあいさつをし、名前と大学名を伝えましょう。「お世話になっております。△△大学の△△と申します」と伝えてください。

電話に対する折り返しの場合は、その旨も伝えましょう。相手がわかっている場合は、「人事部の△△さまからお電話をいただき、折り返しでお電話しました」のように伝えます。

担当者につないでもらう

企業に電話をかける場合、担当者以外の方が電話に出るケースが一般的です。まずは担当者につないでもらいましょう。担当者がわかっている場合は、「△△さまはいらっしゃいますでしょうか」のように、相手を呼び出して問題ありません。

もし、電話をかけてきた相手がわからない場合は、「△時ごろにお電話をいただいたのですが、担当者さまはいらっしゃいますでしょうか」のように、電話があった時間を伝えましょう。内容に想像がつく場合は、「面接の件かと思うのですが」「インターンの件かと思いますが」のように内容も伝えると丁寧です。

担当者にあいさつをする

担当者につないでもらったら、あらためてあいさつをしましょう。「お世話になっております。△△大学の△△です。」のように伝えます。

折り返しの電話の場合は、電話に出られなかったお詫びも合わせて伝えましょう。「さきほどはお電話をいただきありがとうございました。電話に出られず申し訳ございません。」と伝えてください。

電話をした用件を伝える

あいさつを終えたら、電話をした用件を伝えましょう。相手も仕事中で忙しいため、簡潔に内容を伝えるのが大事です。

折り返しの場合は、「△時にいただいたお電話の折り返しをいたしました」と伝えましょう。相手が用件について伝えてくれます。

大事な内容は復唱する

大事な内容が相手から伝えられた場合は、必ず復唱しましょう。聞き間違いを防ぐために、再度確認するようにしてください。

特に、日程や時間などは聞き間違いが起きやすいので確認するのが大事です。メモをとりながら、復唱して確認しましょう。

あいさつをして終話する

用件を伝え終わったら、あいさつをして終話しましょう。「お忙しいなか、ご対応いただきありがとうございました。失礼いたします」のように終話します。

電話の場合、目上の人から電話を切るのがマナーとされています。すぐに自分から電話を切るのではなく、相手が切るまで待つようにしましょう。

就活で折り返しの電話をする場合のマナーについては、「就活中の留守番電話マナーとは？折り返し電話の手順や伝言の残し方も解説」の記事で紹介しているので合わせて参考にしてください。

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就活で電話をする際の受け答え例文

ここでは、就活シーンで想定される電話を使ったやりとりを、例文で紹介します。

電話を受けるときの会話例

電話を受けるときのやりとりを、会話形式で紹介します。

電話を受けられないときの会話例

授業中や外出先などで電話に出られない場合は、下記の流れで掛け直しましょう。

電話を掛けるときの会話例

企業に電話を掛けるときも、自分から名乗るのがマナーです。担当者の部署名と名前を伝え、取次を依頼してください。担当者が電話に出たら、「今お時間よろしいでしょうか」と都合を確認してから話し始めましょう。

選考に関して問い合わせるときの会話例

選考に関して問い合わせをする際は、最初に質問したい担当者の部署名や名前を明確に伝えることが重要です。これにより、迅速かつ適切な対応を受けられます。

担当者が不在なときの会話例

担当者が不在な場合は、取次の方に掛け直す旨を伝えましょう。

担当者が何時に戻るかわからないときは、「▲時ごろに改めてお電話させていただきます」と、こちらが掛け直す時間を伝えるのがベターです。「恐れ入りますが、▲▲様にその旨お伝えいただけますでしょうか」と伝言をお願いすると、担当者に伝わりやすいでしょう。

折り返し電話の会話例

企業からの電話に出られなかったときは、なるべく早く折り返しましょう。相手が電話に出たら自分から名乗り、「先ほどはお電話に出られず申し訳ございませんでした」と謝るのがマナーです。

説明会に遅刻するときの会話例

説明会に遅刻することが避けられない場合は、速やかに連絡を入れて、誠意を持って対応することが大切です。

説明会やセミナーに遅刻しそうな場合の対応については、「就活セミナーに遅刻したときの対処法は？連絡方法やNG行動を知っておこう」の記事で紹介しているので、こちらも参考にしてください。

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3つのパターン別！内定通知の電話の受け方

電話で内定通知がきた場合、その場で入社の意志を聞かれる可能性があります。承諾する場合も断る場合も、簡潔に伝えることが重要です。

内定を保留しつつほかの企業を受けたい場合は、返事を待ってもらえるか確認してください。いずれにしても、内定に対して感謝を示し、真摯に気持ちを伝えることが大切です。

1.内定承諾の会話例

内定を承諾するときは、感謝の気持ちと入社への意気込みをセットで伝えましょう。

内定を承諾すると、入社までの流れを説明されるのが一般的です。企業側から説明がない場合は、「入社までに万全の態勢を整えたいので、必要な準備やスケジュールをお聞きしてもよろしいでしょうか」と自分から聞くとよいでしょう。

2.内定保留の会話例

内定を保留してほしいときは、事情を説明したうえで判断を仰ぎましょう。「▲月▲▲日まで待ってほしい」と期日を伝えると、相手が判断しやすくなります。

3.内定辞退の会話例

内定を辞退するときは、理由を簡潔に述べ、これまでお世話になった感謝を伝えましょう。

内定後の対応については、「内定をもらったらどうする？入社までの流れや電話・メールでの返答方法を解説」を参考にしてみてください。

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就活での電話対応に不安を感じているあなたへ

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就活中の電話に関するQ＆A

ここでは、就活中の電話マナーをQ＆A形式でまとめました。

電話に出れなかったときはメールで返事でもよい？

メールよりも電話のほうが丁寧な印象のため、電話で折り返しましょう。メールは人によって読むタイミングが異なるため、行き違いが起きる恐れがあります。

特に、緊急の場合は、メールではなく電話で折り返してください。

折り返しで担当者の名前がわからないときは？

担当者の名前がわからないときは、「ご担当者様はいらっしゃいますか」と伝えれば問題ありません。取次の方に担当者を確認してもらいましょう。

また、「本日▲時ごろに御社からご連絡いただきましたので、折り返させていただきました」と伝えると、話が通じやすく親切です。

取次の方に「こちらから折り返す」と言われたら？

担当者が不在で、取次の人に「▲時間後にこちらから折り返します」と言われたとしても、自分から掛け直すようにしましょう。「こちらからのお願いごとですので、また改めさせていただきます」と伝えるとスマートです。

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