就活で企業側とやりとりをする際、メインとなる連絡手段はメールですが、進めていくうちに増えてくるのが先輩や人事担当者との電話です。日常的に電話をする機会が減り、若年層の電話スキルが低下しているといわれている現在、正しいマナーを身につけることが、そのまま好印象を残すことにもつながります。このコラムで、電話のマナーについて学び、就活に活かしていきましょう！
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電話をかけるときのマナー
人事担当者への連絡や、先輩へのアポイントを取る際に、どのように電話をかけるのが良いのでしょうか。電話でのマナーについて以下にまとめましたので、参考にしてください。
まず、「話す内容を事前にまとめておくこと」です。質問内容などをメモにしておけば、緊張して言葉に詰まってしまっても、メモを読み上げながら話すことができるので安心です。
次に、「時間帯に注意する」ことです。8時台から10時台までの間にほとんどの方が出社しているでしょう。だからといって、朝一番がベストなタイミングかといえば、そうではないかもしれません。朝一番や16時以降から18時頃までは、慌ただしい時間帯です。午前中なら10時以降から12時までの時間帯、午後なら14時から16時までの間がベストな時間といえるでしょう。
さらに大切な点は、「話し方に注意する」ことです。ハキハキと、丁寧に話すようにしましょう。声だけのやりとりは、口元を見ることができない分、聞き取りやすく話すことが重要になってきます。慌てて早口になってしまうのも禁物です。相手側が何度も聞き返す事のないよう、丁寧に元気よく話すことを心がけましょう。
就活の電話マナーについては「就活の電話はどう話す？基本的なマナーや苦手を克服する方法を解説」も参考にしてください。
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電話をかけるときの基本的な流れ
企業側に電話をかけるとき、実際にどのような流れになるのでしょうか？以下に基本的な流れを、参考までにまとめてみました。
まず、名乗るところからスタートです。
名乗る際は「お忙しいところ恐れ入ります」などワンクッションおいてから「明日の面接の件でお電話しました、◯◯と申します。」と述べます。
次に、「面接の件のご担当者様はいらっしゃいますでしょうか？」と担当者につないでもらいます。
そして、担当者に取り次いでもらえたら、再度名乗り用件を伝えましょう。
「今、5分ほどお時間をいただけますでしょうか？」と断りを入れてから「明日、◯◯のため、◯時からの面接に伺えなくなってしまいました。勝手ななお願いで大変恐縮なのですが、別日に再設定いただけないかお願いすることは可能でしょうか？」などと、手短に説明をします。
最後に、「勝手なお願いを聞いていただき、ありがとうございました。」とお礼を伝えてから電話を切ります。
担当者が不在の場合は、「改めますので、いつ頃お戻りか教えていただけないでしょうか？」と尋ねて再度トライしましょう。
以上が、電話の基本的な流れです。
就活の電話のタイミングについて就活で企業への電話時間は何時にすべき？連絡マナーを守って印象アップ！」も参考にしてください。
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言葉遣いにはくれぐれも注意しよう！
電話で失敗が出やすいのが「言葉遣い」です。就活時に気を付けたい言葉遣いの例を下記に紹介しますので、普段から正しい言葉遣いを意識してみるようにしましょう。
謝るときは、ついつい「すみません」という言葉が出てきてしまいがちですが、就活では「申し訳ございません」という言葉を使いましょう。
「了解しました」は同僚同士や目下の人に使用する言葉です。目上の方に対して使う場合は「承知致しました」と返事をするようにしましょう。
また、「あとで」は「のちほど」、「今日（きょう）」は「本日（ほんじつ）」、「誰」は「どなた」というのが正解です。
以上のように、ちょっとした言葉遣いで、社会人として通用する話し方をする人か、学生気分が抜けない人かの評価が分かれてしまいがちです。電話だけでなく、説明会や面接の際にも響いてくるので、敬語をしっかり身につけて、普段から使えるようにしておくことをオススメします。
丁寧かつ正しい言葉遣いで、就活を乗り切っていきましょう！
就活での言葉使いについては「あなたの話し方は大丈夫？就活に必要な言葉遣いとは」も参考にしてください。
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本記事の監修者
淺田真奈(あさだまな)
大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。
