就活における留守電への折り返しマナーとは？適切な対応方法や例文を解説

就活中に企業から留守電が入ったとき、どのように折り返し連絡するのが適切なのでしょうか。電話応対はビジネスでも必要になるため、折り返しマナーの有無は企業への印象を左右します。
このコラムでは、電話応対のマナーや折り返し連絡のポイント、例文などをご紹介。状況別の折り返し電話のやり方や伝言の残し方を知り、企業から好感を得る対応を取りましょう。

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就活中に企業から留守電が入っていたら？4つの折り返しマナー

就活中は、企業から日程調整や選考結果などの電話を受ける機会が増えるでしょう。しかし、それらの電話がきたときに必ずしも応対できるとは限らないため、就活をするうえで留守番電話の機能を設定しておくことは必須だといえます。
企業からの留守電メッセージに折り返し電話をかける際に、就活生が気をつけるべきマナーとは何でしょうか。就活における適切な電話対応を確認し、企業に好印象を与えましょう。

1.電話で話す内容を簡単にメモしておく

電話越しだと緊張してうまく話せなかった…ということもよくあります。要領を得ない会話や無言が続くといった状況にならないよう、事前に折り返し用件の簡単な内容をメモしておくと良いでしょう。電話でやり取りする際には、相手に時間を使わせていることを念頭に置き、できるだけ用件を端的に済ませる意識が必要です。

2.メモ帳やペンなどの筆記用具を用意する

電話でやり取りした内容を後になって忘れたり、思い違いしたりしないように、手元にメモ帳やペンを準備しておきましょう。用件によっては、日程について相談が必要になるケースもあります。スケジュール帳もあわせて用意し、スムーズな応対に努めましょう。

3.静かで携帯の電波状況の良い場所へ移動する

電話をかける際は、会話が邪魔されないような場所を選ぶことが大切です。騒音でお互いの言葉が聞き取れず何度も聞き返すといった状態にはならないよう注意してください。また、携帯の電波状況が安定しているかも確認し、途中で電話が切れてしまうことのないようにしましょう。

4.電話をかける時間帯に配慮する

折り返し電話をかける時間帯にも注意が必要です。うっかり企業側が慌ただしくしている時間にかけてしまうと、「気の利かない子だな」と思われてしまう可能性があります。
一般的に、以下の時間帯は避けたほうが良いでしょう。

・12時～13時（昼休憩）
・10時前後（始業時間）
・18時前後（終業時間）

企業によって対応しやすい時間帯は異なるため、応募先企業の業務時間を把握しておくことが重要です。なお、留守電で相手から時間帯の指定などがあった際には、それに従って折り返し電話をかけましょう。

就活中の留守電設定については「就活生は留守電設定がマナー！折り返し電話の入れ方を例文付きで解説」も参考にしてください。

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留守電への折り返しはするべき？状況別の判断ポイント

企業の留守電メッセージの内容によっては、折り返すべきか否かを迷う就活生もいるはずです。
状況に応じた対処方法を確認し、就活で適切な電話対応を行いましょう。

折り返し電話をする必要がある場合

企業からの留守電に折り返し電話をする必要がある主な状況例は、以下のとおりです。

・「折り返しお電話いただけますでしょうか？」と伝言が残っている
・「改めてお電話します」と伝言が残っている
・企業からの伝言内容に疑問点や交渉点がある
・着信のみで留守電メッセージが入っていない

上記に挙げた状況であれば、折り返し電話をかける必要があるでしょう。
就活では、企業の連絡にできるだけ迅速に対応するのが礼儀です。折り返しの電話を直接的に要求されていないからといって、相手からの再連絡を待つような対応は「常識が足りていない」と判断される恐れがあります。
折り返し電話の要求に応えるのはもちろんのこと、「改めて連絡する」という伝言やスケジュール相談、着信のみといった場合も、こちらから折り返すのが基本的な就活マナーだといえるでしょう。

折り返し電話をする必要がない場合

企業からの留守電に折り返し電話をする必要がない主な状況例は、以下のとおりです。

「折り返しのお電話は不要です」という伝言が残っている

折り返し電話は不要の旨を伝えるメッセージが残されていたら、折り返し電話をかける必要はありません。とはいえ、何も返答しないことに不安を感じる就活生は、メールでお礼と確認の旨を伝えても問題ないでしょう。

留守電のメッセージ内で話が完結している

折り返し電話の要否に触れておらず、さらに留守電のメッセージ内で話の内容が完結しているといった場合はどうすれば良いのでしょうか。
すでに完結している内容に対して折り返し電話をすると、かえって企業の手を煩わせてしまうリスクも考えられます。そのようなリスクを回避するために、メールを利用する方法がおすすめです。「留守電の内容を拝聴しました。この度はご連絡ありがとうございました」などと端的にお礼を述べるメールを送ると良いでしょう。

就活中の折り返し電話への対処法については「就活生必見！これでわかる「折り返し電話」への対処法」も参考にしてください。

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就活で留守電に折り返しをする際の例文3パターン

ここでは、企業へ折り返し電話をかけるイメージを固めましょう。以下で、パターン別の例文をご紹介します。

1.担当者がいた場合

【例文】
就活生：「お忙しいところ申し訳ありません。私、◯◯大学の△△と申します。先ほど人事部の◇◇様よりお電話を頂いたのですが、◇◇様はいらっしゃいますでしょうか」

～担当者が出たら～

就活生：「お忙しいところ恐れ入ります。私、◯◯大学の△△と申します。先ほどはお電話を頂きましたのに、出られず申し訳ありませんでした。ただ今、お時間よろしいでしょうか？」

～用件を簡潔に述べる～

就活生：「本日はお忙しいところお時間を頂きまして、ありがとうございました。それでは、失礼いたします。」

相手が電話に出たら、まずは挨拶をして、自分の身分や名前を名乗るのがマナーです。担当者の名前が分からない場合は「ご担当者様」といえば問題ありません。
担当者が出たら、再度挨拶して学校名と氏名を伝えましょう。電話に出られなかった旨を丁寧に謝罪し、相手の都合を伺う気遣いを示すと好印象です。用件は簡潔に述べて、日程に関する内容などは後でトラブルにならないよう復唱して確認しましょう。

2.担当者不在の場合

【例文】
就活生：「お忙しいところ申し訳ありません。私、◯◯大学の△△と申します。先ほど人事部の◇◇様よりお電話を頂いたのですが、◇◇様はいらっしゃいますでしょうか」

～担当者の不在を伝えられる～

就活生：「かしこまりました。お戻りの時間はお分かりでしょうか」

～戻りの時間を伝えられる～

就活生：「かしこまりました。それでは、私の方から、16時頃に再度ご連絡させて頂きます。◇◇様にその旨よろしくお伝えください。それでは、失礼いたします」

折り返し電話をかけたときに担当者がいなくても、「相手からの連絡を待つ」という受け身の姿勢を持つことは避けましょう。担当者の不在を伝えられたら、担当者の都合を伺っておき、こちらから再連絡する旨を申し出てください。
担当者の戻り時間が不明の場合は、企業の迷惑にならない時間帯にかけ直す旨を伝えれば良いでしょう。

3.折り返し先が担当者の携帯で留守電になった場合

担当者の携帯電話に折り返し連絡をした場合、留守番電話に切り替わってしまうケースもあるでしょう。何も伝言を残さず切ってしまうと、相手の携帯電話には着信や無言の留守番電話だけが残るため、不信感や不快感を与えてしまう恐れがあります。
留守番電話に切り替わっても焦って切るようなことはせず、きちんと伝言を残しましょう。あらかじめ伝言内容を考えておくと安心です。以下の例文を参考にして、自分なりの言葉で誠意を伝えましょう。

【例文】
「お忙しいところ失礼いたします。私、◯◯大学の△△と申します。本日は頂いたお電話に出られず、大変申し訳ありませんでした。明日の11時頃に改めてご連絡させて頂きます。何卒よろしくお願いいたします。それでは、失礼いたします」

留守電の伝言であっても、基本的なマナーは前項で述べた例文と変わりません。挨拶をしてから学校名と氏名を名乗りましょう。こちらから再連絡する姿勢を示しておくことが重要です。

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就活中は留守電やメールのこまめなチェックを習慣づけよう！

就活中は、企業からのすべての連絡にその場で対応できる訳ではないため、電話に出られなかったときにどう対処するかが大切になります。
企業からの連絡にはできるだけ早くレスポンスできるよう、携帯電話やメールのチェックはこまめに行いましょう。

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