新卒の内定辞退の伝え方！電話・メールで連絡する際のマナーや例文を紹介！

内定辞退を決意したものの、「どのように伝えたら良いの？」「怒られたりトラブルになったりしないだろうか」と不安を感じる就活生もいるでしょう。真摯に向き合ってくれた企業だからこそ、辞退を伝えるのには勇気がいるものです。

この記事では、新卒採用における辞退の手順やマナー、困ったときの対処法を解説します。電話・メールで伝える際の例文も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

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内定辞退は新卒採用において珍しいことではない

新卒採用において、内定辞退は決して珍しいことではありません。キャリアチケットの「2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査（後編）」によると、内定辞退の経験がある学生は全体の62.6％にのぼります。

多くの就活生が内定辞退を経験する背景には、主に以下のような理由があります。

・複数の企業から内定をもらった
・選考中に企業の雰囲気が自分に合わないと判断した
・もともと志望度が高い企業ではなかった
・公務員試験に合格した
・大学院への進学を決めた

内定とは、企業が応募者に対して採用の意思表示をし、応募者がそれを承諾した状態です。しかし、就活を進めるなかで気持ちや状況が変わるケースは珍しくありません。また、就活生は複数の企業の選考に参加しているため、企業側も一定数の辞退者が出ることはあらかじめ想定しています。

そのため、内定辞退に対して過度な罪悪感を抱く必要はありません。 大切なのは、決断したあとに誠実な対応を心掛けることです。

就活における内定の定義について詳しく知りたい方は、「就活における内定とは？獲得から入社までの流れや採用との違いを解説」の記事で詳しくまとめているので、参考にしてください。

参照元
キャリアチケット
2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査（後編）

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内定辞退の伝え方は？新卒が守りたい連絡マナー

内定辞退を伝える際は、自分を評価してくれた企業との最後のコミュニケーションとして、敬意を払った正しい手順を心掛けましょう。マナーを守った対応をすることで、無用なトラブルを防ぎ、円満に辞退を受け入れてもらいやすくなります。

1.内定辞退が決まった段階で早めに連絡する

内定辞退の意思が固まったら、できるだけ早く企業に伝える準備をしましょう。

企業は、内定辞退が発生すると「欠員」を埋めるために、追加の採用活動を行わなければなりません。あなたが早めに連絡をすることで、企業側は次のような対応をスムーズに進められます。

・不採用とした候補者への再アプローチ
・追加求人の募集開始
・内定者向け備品の発注停止

連絡が遅れるほど、企業側に与えるコストや事務的な負担は増大します。「断りづらいから」と報告を先延ばしにせず、辞退の決断を下したら早めに連絡しましょう。

「内定の返事はいつまで？伝える方法と気を付けたい3つの注意点を例文とあわせて解説」の記事では、内定に対する返事の期限や返事の仕方をまとめているので、あわせてご参照ください。

内定承諾後でも法律上は入社2週間前まで辞退が可能

「内定承諾書を提出したら、もう辞退はできない」と思っている学生もいるでしょう。しかし、法的な観点からいえば、民法第627条により、期間の定めのない雇用契約は解約の申し入れから2週間が経過すれば終了すると定められています。

つまり、入社日の2週間前までであれば、内定辞退が可能ということです。ただし、これはあくまで「法律上の権利」の話。内定承諾後の辞退は、企業に損害を与えるリスクがあるため、可能な限り早急に連絡し、誠心誠意お詫びを伝える必要があります。

相手が準備を進めていることを念頭に置き、誠実な対応を心掛けましょう。

参照元
e-Gov法令検索
民法

内定辞退の取り消しはできない

一度「辞退します」と伝えて受理された場合、原則としてその取り消しはできないと考えておきましょう。辞退の連絡を受けると、企業は代わりの人材を確保するために追加募集を開始したり、不採用通知を出したほかの候補者に連絡を取ったりするからです。

あとから「やっぱりあの会社が良かった」と後悔しても、企業から再び迎え入れてもらうことは困難でしょう。そのため、内定辞退を伝える前に、本当にその決断で後悔しないかを自分自身に何度も問いかけ、慎重に判断を下す必要があります。

2.メールではなく電話で連絡する

内定辞退の連絡は、メールではなく「電話」で行うのが基本です。メールは相手がいつ開封するか分からず、見落とされるリスクも否定できません。また、直接声で謝罪の気持ちを伝えることで、誠意が伝わりやすくなり、結果として円満に話がまとまる可能性が高まります。

緊張するのは分かりますが、採用担当者はあなたの入社を心待ちにしていた方々です。その期待を断る以上、相応の礼儀を尽くすのがマナーといえます。

状況によってはメールでもOK

内定辞退の連絡は電話が基本ですが、担当者が不在で連絡がつかない場合や、営業時間内に電話ができない事情があるときはメールを活用しましょう。また、企業から「連絡はメールで」と指定されている際も指示に従ってください。

電話がつながらないときは、まずメールで用件を送り「お電話を差し上げましたがご不在でしたので、まずはメールにて失礼いたします」とひと言添えるのがスマートです。その後、改めて電話連絡を入れましょう。

3.内定辞退の理由は正直に伝える

辞退の理由を尋ねられた際は、嘘をつかずに可能な範囲で正直に伝えましょう。「他社とのご縁があった」「自分のやりたいことと方向性がより合致する企業を選んだ」といった内容で問題ありません。具体的な社名まで明かす必要はないので、「他社に入社するため」と簡潔に伝えましょう。

深く理由を聞かれた場合は、企業の不満を挙げるのではなく「より自分の志向に合う環境が見つかった」といった方向で答えるのがスムーズです。相手を否定せず、自分のキャリア選択の結果であることを強調すれば、担当者から納得してもらいやすいでしょう。

4.感謝の気持ちとお詫びを伝える

企業は内定を出すまでに、書類選考や複数回の面接など、あなたのために多くの時間を割いています。辞退を伝える際は、まず「内定をいただいたことへの感謝」を伝え、そのあとに「期待に応えられないことへのお詫び」を言葉にしましょう。

たとえその企業に行かなくても、将来的に仕事の現場でクライアントやパートナーとして再会する可能性はゼロではありません。丁寧で謙虚な姿勢を保つことで、お互いに嫌な気持ちを残さずにコミュニケーションを終えられるでしょう。

サイレント辞退はNG

内定辞退を申し出ず、一方的に連絡を断つ「サイレント辞退」は、社会人としてやってはいけないNG行為です。連絡がないと、採用担当者は「事故に遭ったのではないか」「急病ではないか」と心配し、確認のために何度も連絡を入れる可能性があります。

これは忙しい採用担当者の業務を妨害することにつながり、非常に迷惑です。たとえ気まずくても、最後まで責任をもって自分の言葉で意思を伝えることが、これから社会に出るあなたにとって必要な責任だといえるでしょう。

就活のマナーが不安な方は、「内定先にメールを送る際のマナーは？内容別の例文も解説」や「就活での電話のかけ方は？基本的なマナーや場面別の会話例を紹介」の記事を参考にしてください。

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新卒採用での内定辞退の例文

新卒採用で内定辞退の連絡をする際の例文を、メール・電話に分けて紹介します。どのように連絡するか迷っている方はぜひ参考にしてください。

内定辞退を電話で伝える際の例文

内定辞退の連絡をする場合は、静かな場所を選んでください。

時間帯は、企業によりますが勤務時間開始の1時間後くらいか14～17時あたりが目安です。慌ただしいお昼どきや終業時間前後は控え、自分も落ち着いて電話できるタイミングにしましょう。

電話で辞退を伝えるときは、まず始めに大学名・学部名・氏名を名乗り、採用担当者への取り次ぎを依頼します。採用担当者が電話に出たら、「今、お時間よろしいでしょうか」と都合を尋ねましょう。

電話の前置きは長くならないようにして本題に入ります。言い訳を並べずに事実を簡潔に述べ、最後に改めて内定を出してもらったことへの感謝と、期待に沿えなかったことへのお詫びの言葉を伝えてください。

例文

自分「私、○○大学○○学部の○○○○と申します。採用担当者の△△さまはご在席でしょうか？」

採用担当者「お電話代わりました。△△です」

自分「先日は内定のご連絡をありがとうございました。その件でお話があるのですが、今お時間をいただけますでしょうか？」

採用担当者「はい、どのような内容でしょうか？」

自分「せっかく内定をいただきながら申し訳ないのですが、本日は貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。」

採用担当者「そうですか、残念です。差し支えなければ、辞退理由を聞いてもよろしいでしょうか。」

自分「御社と並行して選考が進んでいた企業から内定をいただき、検討した結果そちらの企業のほうが自分の適性に合っていると感じたためです。」

採用担当者「そうですか。残念ですが承知しました。他社でのご活躍を期待しております。」

自分「選考や面接に貴重なお時間をいただきありがとうございます。このような内容になってしまい、申し訳ありません。御社のご清栄をお祈り申し上げます。それでは、失礼いたします。」

内定辞退をメールで伝える際の例文

メールで辞退の連絡をする場合は、担当者がひと目で内容を把握でき、かつ失礼のない形式を整えることが重要です。

採用担当者は日々多くのメールを受け取っています。ほかのメールに埋もれないよう、件名だけで用件と送り主が判別できるようにするのがビジネスメールの基本です。内容は簡潔にまとめ、内定をいただいたことへの感謝を忘れずに添えましょう。

また、宛先の企業名や部署名、自分の大学名などは略称を使わず、必ず正式名称で記載するのがマナーです。本文の最後には、大学名や学部名、氏名、メールアドレス、住所など、自分の連絡先をまとめた署名を記載しましょう。

例文

件名：内定辞退のお願い（氏名:○○○○）
株式会社○○　採用担当○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の山田太郎です。

先日は内定のご連絡誠にありがとうございました。

このような機会をいただきながら恐縮なのですが、この度は内定の辞退をさせていただきたく、ご連絡差し上げました。

他社から内定をいただき、そちらのほうが自分の適性に合っていると感じ、内定を承諾することにしました。

貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなお返事となって申し訳ございません。
メールでのご連絡となりますことを何卒ご了承いただきたくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
○○大学○○学部 山田太郎
E-mail：taro_yamada@□□.jp
携帯電話：000-1234-5678
住所：〒123-4567
△△県△△市△△町1-2-3
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

内定辞退の連絡をする際は、就活全体のスケジュールを考慮し、本当に辞退して良いのか慎重に検討することが大切です。就活の基本的な流れやスケジュールについては、「就活とは？基本的な流れやスケジュールとあわせて成功のポイントを解説」の記事をご覧ください。

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こんなときどうする？内定辞退で困ったときの対処法

内定辞退の連絡をする際に、「引き止めに遭ったらどうしよう…」「怒られるのでは？」といった不安を感じる就活生もいるでしょう。予期せぬ反応にパニックにならないよう、よくあるトラブル事例とその具体的な切り返し方を知っておくことが大切です。

ここでは、よくある困ったシチュエーションと、その具体的な乗り切り方を解説します。

辞退の理由を深く追及された

もし「具体的にどこの会社に行くのか」「うちの何が不満だったのか」と深掘りされた場合でも、詳細をすべて正直に答える義務はありません。「他社の社風との適合性を感じた」「他社の業務内容がより自分の希望に近いと感じた」など、抽象的な表現に留めるのが無難です。

相手が納得いかない様子でも、「自分の価値観やキャリア観に基づいた選択である」という一点を貫くのがコツ。これ以上は答えられないと感じたら、「慎重に検討した結果ですので、ご理解いただけますと幸いです」と丁寧に締めくくります。

内定を辞退したいことを伝えたら怒られた

感情的に怒鳴られたり責められたりしても、萎縮し過ぎる必要はありません。どれだけ怒鳴られたとしても、あなたには辞退する権利があります。冷静に「申し訳ございません」と謝罪を繰り返しつつ、辞退の意思は変わらないことを伝えましょう。

電話で一方的な罵倒が続く場合は、「これ以上お話しするのは難しいようですので失礼いたします」と告げて切って問題ありません。

「一度来社してほしい」と呼び出された

辞退の連絡をした際に「最後にあいさつに来てほしい」「納得できないから直接話そう」と言われたとしても、基本的に応じる必要はありません。対面で引き止めを行うことが目的であるケースが多いからです。

どうしても断りきれない場合は、「すでに他社への入社準備を進めており、お伺いする時間が取れません」と丁寧に断りましょう。無理に足を運んで、さらに断りにくい状況を作るのは避けるべきです。

もし強く強要されるようなら、それはハラスメントに該当する可能性があるため、大学のキャリアセンターなどに相談してみてください。

しつこく引き止められた

条件の吊り上げや、情に訴える形でしつこく引き止められたとしても、一貫して「決意は変わりません」と伝え続けることが重要です。「検討します」といった曖昧な返答は、相手に「まだ説得の余地がある」と期待をもたせてしまい、かえって事態を長引かせる原因となります。

相手の気持ちに対しては感謝を示しつつも、軸をぶらさないようにしましょう。電話での引き止めが長時間におよぶ場合は、「これ以上お話ししても私の決意が変わることはございません。本日はこれで失礼させていただきます。」と伝えて、切り上げて問題ありません。

内定辞退の引き止めへの対処法について詳しく知りたい方は「内定辞退の引き止めがしつこい！上手に対処するためのポイント」の記事をご覧ください。

損害賠償を請求された

「採用にかかった費用を賠償しろ」という脅しは、法的に認められることはほぼありません。通常の新卒採用活動において、個別の学生に対して損害賠償を請求することは現実的ではなく、裁判をしても企業側が勝てる見込みは極めて低いでしょう。

こうした発言は、単なる脅し文句であることがほとんどです。万が一、執拗に金銭を要求されたり、不当な圧力をかけられたりした場合は、一人で悩まずに大学のキャリアセンターや弁護士、労働相談窓口などに相談してください。

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内定辞退を検討している新卒のあなたへ

内定辞退は、あなたの人生を自分で選択するための重要なステップといえます。企業に申し訳ないと思う気持ちも分かりますが、その罪悪感から納得のいかない進路を選ぶことは避けるべきです。誠実なマナーをもって丁寧に対応すれば、企業はあなたの決断を尊重してくれるでしょう。

企業とのやり取りやマナーに自信がない方は、就職エージェントを活用した就活がおすすめです。キャリアチケット就職エージェントは、キャリアアドバイザーが就活を1対1でサポートし、あなたにぴったりの求人を紹介します。

企業とのやり取りを代行して行うので、仮に内定を辞退する場合も自分で連絡する必要はありません。ES（エントリーシート）の作成や面接対策などのサービスもすべて無料で受けられます。ぜひお気軽にご利用ください。

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新卒採用の内定辞退でよくある質問

ここでは、新卒採用の内定辞退でよくある質問をまとめました。電話をかけるのが怖いと感じている方や、連絡後の反応が気になっている方は、ぜひチェックしてください。

Q.内定辞退を電話で伝えるのが怖い…

A.緊張するかもしれませんが、電話は「誠意を伝えるための手段」だと考えましょう。相手もプロの採用担当者なので、淡々と処理してくれることがほとんどです。どうしても怖い場合は、伝えたい内容をメモに書き出し、それを読み上げることで落ち着いて話せるでしょう。

終わってみれば、案外あっさりと受理されるケースが多いので、勇気を出して受話器を握ってみてください。

Q.内定辞退メールの返信が返ってこない場合は？

A.内定辞退のメールの返信が返ってこなかったら、まずはメールアドレスを間違えていないか、迷惑メールフォルダに振り分けられていないかなどを確認しましょう。これらに問題がなければ、5日程度様子を見てみたうえでメールの再送をします。

それでも返信がない場合は何らかの理由で担当者がメールを確認できていない可能性があるので、電話で確認を入れるのが賢明です。

企業とのメールのやりとりについて詳しく知りたい方は「ビジネスメールの返信はどこまで続ける？就活でのマナーや対応を解説」の記事を参考にしてください。

Q.内定辞退はいつまでできるの？

A.法律上は、入社2週間前まで可能です。しかし、新卒採用の慣例としては「内定承諾書の提出前」や「10月の内定式前」までが一つの区切りとされます。年明け以降や入社直前の辞退だと、企業側が追加募集をかけるのが難しく、多大な損害を与える可能性があるため避けるべきです。

内定式後に辞退したい場合は、「内定式後の辞退は可能？トラブルにならない伝え方や例文を解説」の記事を参考にしてください。

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