説明会にエントリーシートは必要？その場で記入する方法や必要な準備を解説

「説明会の参加にあたってエントリーシートの提出が必要なのか」と疑問を抱いている就活生もいるでしょう。企業によって説明会よりも前にエントリーシートを提出したり、当日その場で記入したりするなど、必要な対応はさまざまです。

この記事では、説明会の参加にあたってエントリーシートを提出する際のポイントを解説します。その場で記入を求められた場合に焦らず対応できるよう、ぜひ参考にしてください。

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説明会でエントリーシート提出が必要な場合

就活では説明会の参加にあたってエントリーシートの提出を求められる場合があります。説明会への参加時に慌てないよう、提出のタイミングや出さなかった場合の影響について理解しておきましょう。

一般的には説明会前または当日に提出する

説明会に申し込むと、参加前にエントリーシートの提出を求められる場合があります。この場合、エントリーシートの提出が説明会の参加条件になっているため、事前に準備しておきましょう。

企業によっては、参加人数を絞る目的で説明会前にエントリーシートの提出を求めています。応募者が多い人気企業では、全員に説明会を実施するのが難しく、エントリーシートの内容で参加者を選抜するためです。

説明会にエントリーシートを持参し、当日会場で提出するケースもあります。説明会の持ち物にエントリーシートと記載されている場合は、あらかじめ記入を済ませたうえで持参しましょう。

企業によっては、エントリーシートを忘れてしまうとそのあとの選考に参加できなくなる可能性もあるため注意が必要です。また、後日の提出が認められないケースもあります。当日に提出が必要な場合は、忘れずにエントリーシートを持参しましょう。

説明会で記入するケースもある

説明会の参加時にエントリーシートが渡され、その場で記入を求められるケースもあります。この場合、事前に周知されていないこともあるため、もしもに備えてあらかじめ準備しておくことが大切です。

準備なしでもエントリーシートの記入はできますが、内容の質は下がるでしょう。また、書くべき内容が思いつかず、決められた時間までに書き終えられない可能性もあります。

企業は参加者にエントリーシートを提出してもらうことで、「自社についてどれだけ知っているか」「志望度はどれほどか」などを見ています。志望度が高い企業の説明会に参加する場合は、事前に準備をしてスムーズに回答できるようにしておきましょう。

説明会前と当日の2回にわたって提出する場合もある

企業によっては、説明会前と当日の2回にわたってエントリーシートの提出を求められる場合があります。

説明会前と当日の2回にわたってエントリーシートを提出する場合は、内容の一貫性を保つことが大切です。企業は2つのエントリーシートを総合的に評価するため、内容に矛盾があると信頼性が低くなり、マイナスの印象を与えかねません。

そのため、説明会前に提出する1つ目のエントリーシートの内容は必ず控えておくなどして、2つ目の記入時に矛盾が生じないようにする必要があります。エントリーシートを2回にわたって提出する場合は、一貫したアピールを心掛けましょう。

提出しない場合は選考に影響する可能性がある

選考を受けたい企業の説明会でエントリーシートの提出を求められたら、必ず出しましょう。企業は、エントリーシートの提出をもって「選考に参加する意思表示」と判断するケースが多く、出さなければ選考辞退とみなされる可能性があるためです。

説明会を予約せずにエントリーシートのみの提出を求められている場合、提出しなければ自動的に辞退扱いになります。このような場合、特別な連絡は不要です。しかし、説明会や選考への参加予約後に欠席・辞退する場合には、メールや電話で連絡を入れるのがマナーです。

説明会でエントリーシートを提出しないと辞退扱いされる可能性があるため、選考を受けたい企業には必ず出しましょう。
エントリーシートについては「就活におけるエントリーとは？開始時期や応募数などを解説」、説明会に参加するメリットについて知りたい方は、「就活の会社説明会とは？開催される種類や参加方法を解説」の記事も参考にしてください。

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説明会前に提出｜エントリーシート提出時のポイント

説明会よりも前にエントリーシートを提出する場合、提出日や提出方法などの確認が大切です。ここでは、説明会よりも前にエントリーシートの提出が必要な場合の準備について解説します。

提出日を確認する

説明会前にエントリーシートの提出が求められる場合、まずは提出日を確認しておきましょう。
提出日を確認したら、早めにエントリーシートを提出するよう心掛けてください。提出日を過ぎてしまうと、エントリーシートを受け付けてもらえず、説明会に参加するチャンスを逃すことになりかねません。

企業によっては、複数の締め切り日が設定されている場合もあります。その場合、早い方の締め切りまでに出しておくと安心です。企業は提出が早い順にエントリーシートを確認する傾向があり、「早めに出す就活生は意欲が高い」と好意的に思う採用担当者もいるでしょう。

提出日を確認したら、できるだけ早めにエントリーシートを完成させて期限を過ぎないように注意してください。

エントリーシートを提出するタイミングについては、「就活のやり方と流れを解説！準備から内定までのポイントと相談先も紹介」の記事でも解説しています。

提出方法を確認する

説明会でエントリーシートの提出を求められたら、事前に提出方法を確認しておきましょう。提出方法を間違えると、「案内をきちんと読んでいない」とマイナス評価につながる可能性があります。

エントリーシートのよくある提出方法は、以下のとおりです。

・郵送する
・採用ページからアップロードする
・メールで添付する

エントリーシートの提出方法は企業によって異なります。基本的な部分で評価を下げないためにも、案内をよく読み、決められた方法で提出しましょう。

提出に必要な準備をする

エントリーシートは提出方法によって必要な準備が異なります。データで提出する場合と紙で提出する場合で、それぞれの形式に合った準備ができていないと、社会人としてのマナーが欠けていると判断される恐れがあります。

データ提出の場合は、企業からファイル名の指定がないかを確認しましょう。指定がない場合でも「（企業名）説明会（氏名）エントリーシート」といった分かりやすいファイル名にすることで、丁寧な印象を与えられます。

一方、紙で提出する場合は、A4サイズのエントリーシートを無色透明のクリアファイルに入れ、角型2号サイズの白無地封筒に封入します。なお、クリアファイルと封筒はいずれも新品を用意しましょう。エントリーシートの提出方法に合わせて必要な準備をすることで、企業に良い印象を与えられます。

採用担当者の印象に残る内容にする

エントリーシートは単に提出するだけでなく、採用担当者からの評価につながる内容を書くことがポイントです。企業によってはエントリーシートの内容を評価したうえで、合格者のみが説明会に参加できるケースもあります。

特に、説明会の前にエントリーシートの提出を求める企業は応募者の数が多い傾向にあります。そのため、ほかの就活生と同じような内容を書いても選考を通過できないでしょう。説明会前にエントリーシートを提出する際は、採用担当者に「会ってみたい」と思わせる内容を書くことが重要です。

エントリーシートの書き方のコツについては、「エントリーシートとは？履歴書の違いや基本を押さえて選考を突破しよう」の記事もチェックしてみてください。

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説明会当日に持参｜エントリーシート提出時のポイント

説明会当日にエントリーシートを持参する場合は、基本的なマナーを押さえておくことが大切です。ここでは、説明会当日にエントリーシートを提出する際のポイントを解説するので、ぜひ参考にしてください。

白い封筒に入れて提出する

説明会にエントリーシートを持参する際は、白い封筒に入れて提出しましょう。事務書類としてよく使われている茶封筒に入れると、ほかの資料にまぎれて見落とされるケースがあるためです。白い封筒に入れることで、ほかの書類と区別しやすくなります。

また、直接カバンからエントリーシートを取り出して提出すると丁寧さに欠ける印象を与えかねません。大切な提出書類として、エントリーシートは白い封筒に入れて提出しましょう。

就活で使う封筒については、「就活で使う封筒の色やサイズは？封筒の選び方から提出時の注意について解説」の記事で詳しく解説しています。

提出書類はクリアファイルに揃えて入れる

エントリーシートをはじめとする提出書類は、揃えてクリアファイルに入れましょう。封筒に入れるケースでも、クリアファイルを使用することでエントリーシートがカバンの中で折れたり汚れたりするのを防げます。

エントリーシートの基本サイズはA4です。同じA4サイズの無色透明のクリアファイルを使用すれば、収まりが良く、書類の内容が外からも見えやすくなります。クリアファイルに入れることで、エントリーシートを丁寧に扱っている印象も与えられるでしょう。

提出時のマナーを確認する

説明会当日にエントリーシートを提出する場合は、マナーを守って適切な対応をする必要があります。提出時の対応は、社会人としての基本姿勢やビジネスマナーなどを見られる場面でもあるからです。

不適切な渡し方をすると、エントリーシートの内容以前にマイナスの印象を与えてしまう恐れがあるため注意しましょう。

採用担当者にエントリーシートを手渡すときは、相手から見て正面になるように封筒を向けて両手で渡します。また、手渡しする場合は封筒に封をしないのが基本マナーです。説明会前に郵送する場合とマナーが異なるため、あらかじめ確認しておきましょう。

選考書類を直接渡す場合のマナーについては、「履歴書を直接持っていく場合は封筒が必要？渡し方は？正しいマナーを解説」の記事も参考にしてください。

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当日その場で記入｜エントリーシート提出時のポイント

説明会に参加する際は、当日その場でエントリーシートを記入するケースを想定し、事前に持ち物や記入内容などを準備しておくことが大切です。準備を万全にしておけば、当日会場でも落ち着いて記入できるでしょう。

ここでは、説明会当日にその場でエントリーシートを記入して提出する際のポイントについて解説します。

説明会の事前案内を確認する

説明会に参加する前に、必ず事前案内に目を通してエントリーシートの扱いについて確認しておきましょう。企業によっては、「当日エントリーシートを記入していただきます」のように、アナウンスしている場合があるからです。

また、「筆記用具を持参してください」と案内がある場合も、説明会当日にエントリーシートの記入を求められる可能性があります。その場で突然提出を求められても対応できるよう、エントリーシートの扱いや必要な持ち物を確認して心の準備をしておきましょう。

開始時刻よりも少し早めに到着する

説明会に参加する際は、早めに到着するのがおすすめです。受付時にほかの資料とあわせてエントリーシートが配られるケースもあり、説明会に臨む前に記入内容を確認できるからです。

あらかじめ記入内容が分かっていれば、何を書くか考える時間ができ、余裕を持って説明会に参加できます。また、エントリーシートの記入内容を意識して話を聞けるため、より具体的な記入が可能になるでしょう。

ただし、到着があまりにも早過ぎると会場準備の妨げになる可能性もあります。10分ほど前には説明会の会場に到着するよう心掛けましょう。説明会の参加マナーについては、「企業説明会への参加方法は？参加のメリットやマナーを解説」の記事も参考にしてください。

筆記用具や証明写真を用意する

当日その場でエントリーシートを記入する場合に備えて、使い慣れた筆記用具と証明写真を持参しましょう。企業側が筆記用具を用意している場合もありますが、使いにくかったり落ち着いて記入できなかったりする可能性も考えられます。

また、エントリーシートに証明写真を貼るよう求められるケースもあります。あらかじめ証明写真と貼り付け用ののりを用意しておくと安心です。その場で落ち着いてエントリーシートを記入するためにも必要な持ち物を事前に準備しておきましょう。

エントリーシートに書く内容を記したメモを持参する

エントリーシートでよく聞かれる質問については、事前に書く内容を用意しておくことをおすすめします。メモや就活ノートに書いて持っていけば、その場で内容を考えずに済むため安心です。

たとえば、志望動機や自己PR、ガクチカ（学生時代に力を入れたこと）などは、多くの企業で共通して聞かれる内容です。

ある程度内容を覚えていても、当日は緊張で何を書くのか忘れてしまうかもしれません。箇条書きやポイントを記しておくだけでもよいので、説明会の参加前にエントリーシートに書きたい内容をまとめておきましょう。

説明会で聞いた内容も盛り込む

エントリーシートには、説明会で聞いた内容も盛り込むようにしてください。当日聞いた話を盛り込むことで、企業に対して「話を聞いて理解している」「志望度が高い」といった前向きな印象を与えられるからです。

たとえば、「△△さまの△△について、△△と感じました」「△△についてうかがい、より貴社への志望度が増しました」といった具体的な感想を加えるとよいでしょう。前もって準備している内容に加えて、説明会で得た情報も適切に取り入れると、より説得力のあるエントリーシートに仕上がります。

説明会をはじめとする就活イベントについては、「就活イベントのメリット・デメリットとは？参加前に知っておくべきこと」の記事でまとめています。参加を迷っている方はご確認ください。

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説明会でのエントリーシート提出に向けた6つの準備

志望動機や自己PRなど、エントリーシートで聞かれる内容はある程度想定できます。よく聞かれる内容を紹介するので、事前準備の参考にしてください。

ただし、エントリーシートの内容は企業ごとに異なります。想定していない質問をされる可能性がある点もあわせて覚えておきましょう。

1.基本情報

エントリーシートには基本情報の記入が必要です。「氏名」「住所」「大学名」など、基本情報は説明会の参加者を特定する重要な情報であり、誤りがあると連絡ミスやマイナスの印象につながる可能性があります。

大学名は略称ではなく正式名称で記入しましょう。また、氏名や住所の誤字脱字にも注意してください。基本情報はエントリーシートを見て最初に目に入る部分です。正確かつ丁寧に記入すると、信頼感のある印象を与えられます。

2.志望動機

志望動機はエントリーシートにおいてよく聞かれる質問の一つです。企業は志望動機を通じて就活生の熱意や志望度を確認しています。曖昧な志望理由を書いても評価につながりにくいため、説明会に参加する前に対策しておきましょう。

エントリーシートの志望動機でアピールするためには、業界・企業研究が不可欠です。企業研究を入念にして「なぜ他社ではなくこの企業なのか」を明確にしておくと、効果的なアピールにつながる志望動機を作成できます。

志望動機の書き方については、「志望動機の組み立て方は順番が大事！好印象を与えるポイントや例文をご紹介」の記事も参考にしてください。

3.自己PR

説明会でエントリーシートの提出が求められる場合、自己PRでは自分の強みやスキルをアピールしましょう。採用担当者に「強みを発揮して活躍できそう」とイメージさせるのがポイントです。

自己PRを書くときは、冒頭で自分の強みを伝えるようにしてください。「私の強みは△△です」のように結論から伝えると、アピールポイントが明確になり、読み手の印象に残りやすくなるからです。また、学業や部活動などで強みを発揮したエピソードで補足すると、アピールポイントに説得力を持たせられます。

自己PRを書くコツについては、「受かる自己PRの書き方とは？基本的な構成や評価されるポイントを解説」の記事もチェックしてみてください。

4.ガクチカ

ガクチカとは、「学生時代に力を入れたこと」の略です。エントリーシートには、アルバイトやサークル、ボランティア活動など、学生時代に力を入れたことを書きましょう。

ガクチカを考える際によくある悩みが、自己PRとの違いです。ガクチカは「頑張った出来事」、自己PRは「自分の強み」をアピールすれば問題ありません。

エントリーシートでガクチカについて書く場合も、「私が学生時代に力を入れたことは、△△です」のように冒頭で結論を伝えてください。続けて、「どのように頑張ったのか」「どのような経験をしたか」を伝えれば、より良いアピールにつながります。

ガクチカの回答例文を知りたい方は、「ガクチカとは？評価される書き方や例文18選を紹介！」の記事もご覧ください。

5.長所・短所

エントリーシートでは、長所と短所を聞かれる場合もあります。企業が長所と短所を聞くのは、「自社にマッチする人物か」「仕事で活かせる長所があるか」などを確認するためです。

エントリーシートで長所と短所を聞かれたときに、「特にありません」「短所はありません」と回答するのは避けましょう。このような回答をしてしまうと、「自己理解が足りない」「成長意欲が低い」といった印象を与えかねません。

特に、短所を答える際は、「どのように改善しようとしているか」もあわせて伝えると前向きな姿勢を評価してもらえます。

6.時事問題

説明会の参加にあたって、エントリーシートで時事問題について質問する企業もあります。企業が時事問題について聞くのは、就活生の興味・関心や学習意欲を確認するためです。当日その場で聞かれても対応できるよう、普段から新聞やニュースを確認しておきましょう。

なお、時事問題に関しては、単に内容を知っているだけでは不十分です。たとえば、「政府が実施している子育て支援策についてどう思うか」と聞かれた際には、制度の説明をするだけではなく、「△△という点が効果的だと考えます」のように自分の意見を伝える必要があります。

時事問題は知識と意見をセットで準備しておくと、自信を持って答えられるでしょう。時事問題の対策方法について詳しく知りたい方は、「就活の時事問題対策！面接で好印象を与えるニュースの選び方と話し方」の記事もチェックしてみてください。

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就活におけるエントリーシートの提出時期

説明会への参加を決めたら、できるだけ早めにエントリーシートの作成に取り組むのがおすすめです。エントリーシートの作成時期に決まりはありません。しかし、多くの学生は就活準備を始める大学3年時にエントリーシートの作成を済ませています。

内閣府の「令和6年度学生の就職・採用活動開始時期等に関する調査 調査結果 報告書」によると、全体の9割近くの学生が大学3年の3月までに最初のエントリーシートを提出していることが分かります。

引用元：内閣府「令和6年度学生の就職・採用活動開始時期等に関する調査 調査結果 報告書（62p）」

なお、大学3年の9月以前に最初のエントリーシートを提出している学生の割合は年々増加傾向です。就活を成功させるためには、できるだけ早くエントリーシートの作成に取り掛かる必要があるといえるでしょう。

就活の流れや一般的なスケジュールについては、「就活スケジュールを解説！一般的な流れや事前準備についても紹介」の記事で詳しく解説しています。

参照元
内閣府
学生の就職・採用活動開始時期等に関する調査

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説明会でのエントリーシート提出に備えたいあなたへ

説明会の参加にあたってエントリーシートを提出するためには、事前準備が欠かせません。説明会に参加する際は、その場で提出を求められたときにも対応できるよう、必要な持ち物や内容を書いたメモなどを用意しておくことが大切です。

就活生の中には、「エントリーシートには何を書けばよいのか」と悩む人もいるでしょう。説明会の参加時に提出するエントリーシートの書き方やアピール方法に悩む場合は、就活エージェントへの相談がおすすめです。

就活エージェントのキャリアチケットでは、エントリーシートの書き方はもちろん、自己分析や企業研究など、内定獲得のために必要なサポートを行っています。書類選考を突破するには、ほかの就活生との差別化が必要です。就活のプロにアドバイスを受け、魅力をアピールできるエントリーシートを作成しましょう。

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