このページのまとめ
- 内定通知書が来ない理由は、担当者が忙しくて遅れているケースが考えられる
- 企業によっては内定通知書を発行していないため、来ないこともある
- 内定通知書が送られてくるタイミングは、面接後の1週間から10日前後
- 面接から10日経過しても内定通知書が来ない場合は企業へ連絡しよう
「内定通知書が来ない…」と悩んでいる方は多いでしょう。内定が決まっていても、通知書が届かないと不安を感じてしまうはず。このコラムでは、内定通知書が届かない理由や送られてくるタイミングを詳しくご紹介します。内定通知書が届いたあとの対応方法についても解説。企業へ連絡する際の例文も紹介してるので、ぜひ参考にしてみてください。
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内定通知書とは？
「内定通知書」とは、電話やメールによる内定通知のあと、改めて渡される書類のことを指します。
就活生にとっては待ちに待った書類といえるでしょう。
この書類が届くことで口約束でなく、採用を明文化しており、法的に効力があるとされています。
内定通知書に書かれていること
では、内定通知書にはどのようなことが書かれているのでしょうか。例文を交えてご紹介します。
・企業が応募者を採用する旨
・採用時の条件、いつから採用するか（新卒であれば卒業後）
・入社までに必要な手続き、準備するもの、提出期限など
・例文
・日付⇒令和●年●月●日
・宛名⇒キャリア チケ子様（内定者氏名）
・差出人⇒会社名、部署名（代表取締役の氏名で送られてくる場合もあり）
・文書タイトル⇒採用内定のご通知（本文より大きめ、太字スタイルが一般的）
・挨拶文⇒主文に入る前に頭語、時候や相手を思いやる挨拶文挿入
・主文⇒採用内定についての詳細など
・末文⇒結語
・別記⇒入社の時に必要な書類や手続きの詳細など
別記されていること
内定通知書には、入社までに準備する書類が別記されていることがあります。
企業によって書類提出のタイミングは異なる場合があるため、内定通知書を漏れなく確認し、提出期限や提出方法などを把握したうえで、書類の準備に取り掛かりましょう。
・入社承諾書
・誓約書
・身元保証書
・卒業証明書
・成績証明書
・健康診断書
など
承諾書を企業に送ると、正式な雇用契約が結ばれたことになります。
しかし、正当と認められる理由があれば、企業側は承諾書を取り消すことが可能です。
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内定通知書が送られてくるタイミング
内定通知書が送られてくるタイミングは、面接後の1週間から10日前後。
企業は優秀な人材を早めに確保したいと考えているので、内定を決めた学生には、速やかに書類を送付する傾向にあります。
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内定通知書が来ない3つ理由
この項目では、内定通知書が届かない理由を紹介します。「内定通知書が来ない…」と不安に感じている方は、目を通してみてください。
1.担当者が忙しくて遅れている
内定通知書が来ない理由として一番考えられるのは、担当者が忙しくて遅れているケースです。
担当者の多くは、採用活動に追われており、手が回りきっていない状況であることから、送られてこないことも考えられます。
2.企業側に手違いが発生した
内定通知書を発行していても、企業の手違いによって届かないという可能性もあります。
企業側が送付を忘れていたり、送付先が間違っていたりする場合が考えられるでしょう。
3.内定通知書を発行していない
企業によっては、内定通知書を発行していないこともあります。
内定通知書を発行していない企業の場合は、事前にその旨を伝えることも多いので、最終面接で合格を言い渡された際は聞き逃さないように注意しましょう。
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内定通知書が届いた際の対応
内定通知書が届いたら、内定通知書を受け取った当日か翌日中には企業側に意思を伝えましょう。
内定通知書と一緒に「内定承諾書」が送られてくるので、署名をしたうえで返送します。その際には、添え状を同封することで、お礼と入社の意思を企業側に伝えられるでしょう。
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内定通知書が届いたあとで辞退する場合
内定通知書が届いたあとで辞退したくなった場合は、すぐに企業へ連絡しましょう。
入社日が近づいてからの辞退は企業にとっても痛手となってしまうので、できるだけ早めに連絡するのがマナー。辞退する意思を電話で伝える際は、内定をもらったことに対するお礼を伝え、辞退する理由とお詫びを述べましょう。
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内定通知書に関するトラブル
内定通知書でトラブルになるケースは少なくありません。
特に、内定通知書がなかなか届かないケースには留意しておきましょう。通知書がないと、正式に雇用契約を結んだことにならず後々トラブルになる可能性があります。
中には、企業側の不況が原因で内定が取り消しになるケースも。新入社員を採用したくても、新人を育成するには手間や費用がかかります。頻発するケースではありませんが、こういうこともあり得ることを頭の片隅に置いて就活しましょう。
内定が取り消されるケース
以下のような理由から、内定が取り消されてしまうケースもあるので注意しましょう。
・犯罪を犯した
・単位不足で卒業できなくなった
・健康に問題が生じた
・入社の際に必要な書類を提出しない
・提出書類と事実に相違があった
また、「内定後の研修での態度が悪い」「頻繁に遅刻する」などの素行に問題があって取り消されることもあります。
内定通知書を紛失した場合
承諾書を提出したあとなら問題ありません。
まだ承諾書を出していないのであれば、企業に再発行を依頼するのも一つの手です。大事な書類なので、紛失しないように心がけましょう。
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内定通知書が来ない場合は企業へ連絡する
面接から10日経過しても内定通知書が届かない場合は、企業へ連絡しましょう。
先述のとおり、内定通知書が届かない原因として、多数の応募があり選考に悩んでいたり、担当者が忙しくて対応が遅れていたりすることが考えられます。入れ違いで連絡してしまうことにならないためにも、企業へ連絡する際は、ある程度時間をおいてからにしましょう。
また、企業へ連絡する際は、電話ではなく手間が少ないメールで連絡するのがおすすめです。
メールで連絡する際のポイント
企業にメールで連絡する際のポイントは以下のとおりです。
・催促していると思われるような表現は避ける
・企業側の対応に対して、感謝の気持ちを伝える
・企業側を考慮して気遣いの言葉を入れる
・要件を簡潔にまとめる
以下に例文を紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
例文
【件名】
内定通知の件につきまして
【本文】
株式会社◯◯ 人事部 採用課 △△様
お世話になっております。先日、新卒採用の面接をしていただきました△△大学の◯◯と申します。
お忙しいところ、お時間をいただきありがとうございました。
先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
内定のご連絡をいただいた際に、内定通知書の送付に関してお聞きするのを失念しておりました。
内定通知書の発行はいつごろになるのか、通知の方法と合わせて教えていただけますと幸いです。
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。
氏名：◯◯
メール：△△＠△△
電話番号：090-✕✕✕✕-△△△△
住所：〒東京都新宿区◯丁目△番地□号
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本記事の監修者
淺田真奈(あさだまな)
大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。
