このページのまとめ
- 採用担当者への敬称は、「個人名＋様」または「部署名＋御中」を使う
- 採用担当者の氏名がはっきりしない場合は、「採用担当者様」と書く
- 「御中」と「様」は併用しない
- あらかじめ「◯◯係」と書かれている場合は、係を二重線で消して「御中」を加える
- 採用担当者へ書類を郵送する際は、切手の過不足が出ないよう郵便窓口から発送しよう
採用担当者へ応募書類を郵送する際に、「御中」「様」のどちらの敬称をつけるべきか迷う方は多いのではないでしょうか。
敬称のつけ方にはルールがあります。書類作成のマナーが身についていないと、間違った使い方をしてしまう恐れがあるので、気をつけなければなりません。
このコラムでは、正しい敬称のつけ方を含む書類作成のマナーをご紹介しています。これから書類を郵送する方は、ぜひ参考にしてください。
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採用担当者へ宛てる際の敬称は？
採用担当者へ宛てる際の敬称は、個人宛てなのか、団体宛てなのかによって使い方が分かれます。
詳しい使い方を以下でチェックしましょう。
個人宛ての場合は「様」を使う
採用担当者の個人名が分かる場合は「個人名」＋「様」にするのがマナーです。
たとえば、採用担当者が「山田さん」の場合、「山田様」とし、以下のような宛名を記載します。
株式会社◯◯
人事部 山田様
ただし、採用担当が複数名いる場合は個人宛てに該当しないため、「部署名」＋「御中」がマナーです。記載するときは、次のように書きましょう。
株式会社◯◯
人事部御中
「◯◯様、××様」と連名にしないよう気をつけましょう。
◯個人宛てではない場合
担当者名を具体的に明かされていない場合は、「部署または部門名」＋「御中」と記載します。
株式会社◯◯
人事部御中
株式会社◯◯
採用ご担当御中
「様」は個人宛、「御中」は会社や部署など組織や団体宛に用いると覚えましょう。
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採用担当者の名前や部署名がはっきりしないときは？
採用担当者の部署名や氏名がはっきりしない場合は、以下のように記載しましょう。
部署名が定かではない場合
採用担当の氏名は分かっているものの部署名が定かではない場合は、以下のように記載してください。
株式会社◯◯
採用ご担当 山田様
採用担当者の名前がはっきりしない場合
採用担当者の名前を口頭で聞くなどして把握していても、漢字で書けないという場合は無理をして書くのは避けてください。「さいとう様」「サイトウ様」とひらがなやカタカナで書くのは返ってマイナス印象になります。担当者名に自信がないときは、以下のように書きましょう。
株式会社◯◯
採用担当者様
名前を間違うのはもってのほかです。同じ「さいとう」でも「斉藤」「斎藤」「齋藤」「齊藤」のように、漢字にはさまざまな表記があるので、気をつけるようにしてください。
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敬称の使い方で間違いやすい3つパターン
敬称の使い方で間違いやすいのは以下3つのパターンです。
「マナーが身についていない」と思われないように、しっかり押さえておきましょう。
1.御中と様を併用している
「御中」と「様」を併用してはいけません。次のように書くと、マナー違反になるので気をつけましょう。
悪い例
株式会社◯◯
人事部御中 山田様
株式会社◯◯
採用ご担当者様御中
敬称は、どちらか一方のみでOKと覚えておきましょう。
2.「◯◯係」をそのままにしている
企業からあらかじめ返信用封筒が用意されている場合、宛先に「◯◯行」「◯◯係」と記載されていても、そのまま送るのは避けたほうが無難です。
悪い例
株式会社◯◯
人事部 採用担当係
株式会社◯◯
人事部 山田行
宛名の「係」や「行」に二重線を引き、脇に「御中」または「様」と訂正しましょう。
「◯◯係」の場合は「御中」、個人宛の場合は「様」に訂正し、「◯◯御中」「山田様」とするのがマナーです。
3.役職名に「様」をつけている
採用担当者の役職のみ分かっている場合は、その役職自体が敬称になります。次のような使い方は間違いなので注意しましょう。
悪い例
株式会社◯◯
人事部 課長様
正しくは「人事部課長」となり、「様」はつけません。
ただし、役職と個人名が分かっている場合は「人事部課長 山田様」とするのが正しい表現です。
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正しい敬語表現も理解しておこう
就活は社会人としての第一歩。ビジネスマナーに基づいた対応が求められます。
先述した敬称の使い方のほかにも、まちがいやすい敬語表現があるのでチェックしておきましょう。ここでは、敬語の種類とよく使う敬語表現について解説します。
敬語の種類
敬語は大きく分けて以下の3つに分類されます。それぞれの意味を正しく理解して使い分けましょう。
尊敬語：相手自身、または相手の行動に対して敬意を表す敬語
例）おっしゃる、ご覧になる、お聞きになる、いらっしゃる
謙譲語：相手に敬意を表すため、自分や自分の行為をへりくだって表現する敬語
例）申し上げる、拝見する、拝聴する、伺う
丁寧語：相手に対して丁寧に表現する敬語（語尾が「です」「ます」などに変化する）
例）話します、見ます、聞きます、行きます
まちがいやすい敬語表現
就活やビジネスの場でよく使われている言葉づかいをまとめました。
わたし、わたくし
就活の場では、一人称を「わたし」「わたくし」とするのが基本。俺、僕、自分などの表現は避けましょう。
御社、貴社
口頭では「御社」、記述では「貴社」のように使い分けます。面接なら御社、履歴書なら貴社と表現するのが正解です。
承知しました、かしこまりました
同意は「承知しました」「かしこまりました」と表します。「了解です」は敬語表現にあたらないので注意してください。
申し訳ございません
謝罪は「申し訳ございません」を使うのがマナー。「すみません」「ごめんなさい」などは軽く聞こえ、ビジネスの場にふさわしくないので避けましょう。
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応募書類を送付するときに押さえたい4つのマナー
応募書類を送付する際は、宛名のほかにも以下4つのマナーがあります。確認してから封入作業を行いましょう。
1.添え状を一緒に入れる
添え状の添付は必須ではありませんが、採用担当者への配慮を示せるため好印象を与えられます。応募書類を読んでもらうための補助的ツールとして活用すると良いでしょう。
添え状とは
添え状はビジネスマナーの1つで、「何のために何の書類を送付したのか」をひと目で知らせる役割があります。送付状やカバーレターも同義です。
添え状作成のポイント
履歴書とサイズを揃え、パソコンで作成するのが一般的。「差出人と受取人は誰か」「何の書類が何枚あるのか」「何のために送ったのか」という3点を、分かりやすく記載しましょう。Webサイトなどからテンプレートを探してもOKです。
封入時は、上から添え状、履歴書、職務経歴書（中途採用の場合のみ）、その他の書類の順で重ねましょう。
2.書類はクリアファイルに入れる
書類をそのまま封筒に入れると、水で滲んだり汚れてしまったりする可能性があります。大事な応募書類を水や汚れから守るために、クリアファイルに入れてから封入しましょう。
サイズはA4、色は無色透明を選ぶのが無難。外から中身が確認できるため、採用担当者が管理しやすいからです。余っているからといって、ボロボロのもの、企業ロゴやイラスト入りのものは避けましょう。撥水加工済の封筒を併用するとさらに安心です。
3.切手の過不足は避ける
切手の過不足のないよう、郵便窓口から出しましょう。
切手が不足していると、差出人に返送され期日までに届かない恐れがあります。さらに、「受取人が差額を支払う」という事態になれば、マイナス印象になりかねません。
心配だからといって、無駄に切手を貼るのもNGです。見栄えに影響するほか、コスト意識が足りない印象を与えてしまいます。
切手は足りなくても多すぎてもトラブルの元。ポストに投函するより窓口で対応してもらったほうが確実です。
4.送付方法は郵便のみ
履歴書を送る際は普通郵便で送るのが基本。届いたかを確認したいからと、簡易書留で送るのは避けましょう。
簡易書留は到着時に受領印が必要なため、企業側の手間がかかります。どうしても届いたかどうかを知りたいなら、特定記録郵便を利用しましょう。特定記録郵便であれば、到着時の受領印は必要なく、企業へ手間をかける心配はありません。
ちなみに、履歴書は「一般信書」に分類されるため、郵送以外の方法で送付するのは禁じられています。宅配便やメール便の利用はできませんので注意しましょう。
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本記事の監修者
淺田真奈(あさだまな)
大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。
