このページのまとめ
- 茶封筒はカジュアルな印象を与えやすいため重要書類には不適当とされる
- 就活では、茶封筒より白い封筒の使用がおすすめ
- 封筒の書き方が適切であれば縦書き、横書きどちらも可
- 封筒の書き方は、宛名や住所を略さず正式名称で記載するのがマナー
- 封字の書き方は「〆」を使い、「×」にならないよう注意する
就活では企業へ応募書類を送るために封筒を使う機会が増えます。「茶封筒を使っても大丈夫かな」「封筒の書き方が分からない」など、送付の仕方に悩む人もいるのではないでしょうか。書類の郵送方法には基本的マナーがあるため、それに沿って適切な対応に努めることが大切です。
このコラムでは、就活に適した封筒の選び方や書き方のマナーなどを解説します。送付時の注意点などもご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
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茶封筒とは
茶封筒とは、一般的にクラフト紙を用いて作成された茶色の封筒を指します。
社内用資料や事務的書類といった簡易なビジネスシーンで多く使われる傾向です。カジュアルな印象を与えやすいため、重要書類には適さないとされています。
就活に適した封筒って？
就活で履歴書やエントリーシートなどを郵送で提出する場合は、重要書類として取り扱うのが基本的マナーといえます。まずは、就活において好ましいとされる封筒の色やサイズを確認しておきましょう。
色は白がおすすめ
就活用に使う封筒は白色がおすすめです。フレッシュできちんとした印象を与えられ、仮に応募先でほかの郵便物に紛れても目につきやすいでしょう。茶封筒に関しては使用不可ではないものの、前述したようにカジュアル感が出てしまうことも。また、ほかの郵便物や書類と見分けづらいというリスクも考えられます。
サイズはB5とA4が入る形を選ぶ
封筒のサイズはB5とA4が入る、角形2号か角形A4号を選びましょう。これらのサイズは履歴書やエントリーシートを折らずに入れられるため、就活用に最適です。ただし、郵送書類が多い場合、角形A4号だとA4サイズギリギリですべて収められない可能性も。郵送する書類の厚みも考慮したうえで、スムーズに出し入れできる封筒を選ぶことをおすすめします。
大学で就活用を購入できる場合も
大学によっては、購買部で就活専用の封筒を取り扱っているところも。大学指定の封筒の場合、大学名の記載があったり、必要事項の記入欄が設けられていたりすることが多いようです。
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縦書きと横書きならどちらが就活向き？
従来はフォーマル用なら縦書きでの記入が望ましいとされる傾向にあったようですが、最近は書き方さえ適切に行われていれば縦書き、横書きどちらでも問題ないとされてきているようです。また、下記のような条件下では横書きのほうが適している場合もあるでしょう。
・宛先の企業名や住所にアルファベット表記がある
・応募先企業から洋封筒での送付を指定された
アルファベット文字は横書きが自然なため、縦書きだと逆に読みづらくなってしまう可能性があります。洋封筒とは、封入口の幅が左右の両辺よりも長い封筒のこと。就活で履歴書送付用の封筒を指定されることはまれですが、もし応募先から洋封筒の指示があった場合には宛先は横書きが良いでしょう。
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就活時の封筒の書き方：表面
封筒は基本的に手書きですが、「字に自信がない」という人も丁寧に書くことが大切です。書く際は時間に余裕を持ち、以下のマナーを守って記入しましょう。
郵便番号
郵便番号を封筒の右上に記入しましょう。記入用の枠がない場合は郵便番号のみを書きます。郵便マークや記入枠の記載は必要ありません。
送り先の住所
郵便番号の右端下から書き始めます。都道府県から番地、ビル名、階数まで省略せずに書きましょう。2行になる場合は一文字分下げて続け、2行目が短ければ下方部に記載しましょう。
宛名
会社名は表面の中心に住所よりも大きい字で書きます。株式会社も（株）のように略さず、すべて正式名称で記載するのがマナーです。
会社や部署宛なら「御中」、採用担当者など個人宛なら「様」を使いましょう。担当の個人名が分かる場合は、漢字を間違えないよう注意してフルネームで記入します。個人名が分からなければ「ご担当者様」と書きましょう。
履歴書在中
履歴書などの応募書類を送付する場合は、左下に赤いペンで「履歴書在中」もしくは「応募書類在中」と記載します。重要な書類が入っていることを示すための注意書きです。あらかじめ印刷してある封筒やスタンプもあるので、それらを使用しても問題ありません。
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就活時の封筒の書き方：裏面
裏面には差出人の情報を記入します。応募先企業の情報ではないので油断しがちですが、こちらもマナーを守って書くことが大切です。
差出人の郵便番号・住所
自分の住所を省略せずに書きます。基本は裏面左下ですが、封筒裏の中心にある継ぎ目から右に住所、左に差出人名を書くという形式も。継ぎ目のない封筒もあるため、どちらでも構いません。
差出人の氏名
住所よりもやや大きめの文字で記載しましょう。名前と住所の前後どちらかに、大学名、学部、学科も記入します。
送付日時
裏面左上には送付する日付を書きます。漢数字を用い、縦書きで記載しましょう。
万が一郵送トラブルなどが起きた際にも、投函した日付を記載しておけば、締め切り前に投函した証拠になり得ます。
封字
封はテープではなく糊付けでしっかり留めましょう。
フラップとの境目に重なるように封字を書きます。「〆」を使うのが一般的です。「×」にならないよう気を付けましょう。封字は自分が封をしたという印で、途中で開封されていないことの証明でもあります。
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書類送付時に気を付けたい主な4つのマナー
封筒の表面、裏面の書き方にくわえて、ほかにも郵送時に注意したいマナーがあります。下記で、主な注意点を把握しておきましょう。
1.応募書類は手元保管用にコピーしておく
自身の手元に保管しておけるよう、郵送する前に提出書類を1部コピーしておくと良いでしょう。面接前に志望動機や自己PRなどの内容を確認できたり、ほかの応募先に書類を提出する際の参考例として使えたりする場合があります。
2.書類はクリアファイルに挟んでから入れる
提出書類はクリアファイルに挟んでから封筒に入れるのがマナーです。折れや破れを防止でき、郵送時の雨で封筒が濡れることがあっても書類を保護してくれます。
3.添え状を同封する
添え状とは、誰から誰に、どんな書類を何枚送ったのかを示す書類です。履歴書のみを封筒に入れて郵送するのは失礼にあたるため、添え状（送付状、カバーレター）を同封しましょう。持参して手渡しする場合に関しては、添え状を同封する必要ありません。
4.切手の過不足に注意する
切手の料金は必要分を貼り、過不足ないようにしましょう。郵便料金は重さや大きさによって変わるため、郵便局の窓口から出すのが安心です。キャラクター柄の切手を使用したり、少額切手を何枚も貼ったりするのは、ビジネスシーンにそぐわないため避けましょう。
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