【新卒向け】内定のお礼状マナー！手紙・メールの例文や封筒の書き方も紹介

内定を獲得したものの、お礼状の書き方やマナーが分からず悩んでいる就活生もいるでしょう。せっかく自分を評価してくれた企業に対して、「失礼な対応をして評価を下げたくない」と思うのは当然です。
この記事では、内定先への感謝を伝えるお礼状の正しい書き方や、状況に応じた分かりやすい例文を紹介します。マナーを守った適切な対応を身につけ、自信をもって社会人への第一歩を踏み出しましょう。

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就職内定後はお礼状で企業に感謝の気持ちを伝えよう

就職活動で内定をもらったら、お礼状を送り企業への感謝の気持ちを伝えるのがおすすめです。厚生労働省の「令和5年若年者雇用実態調査の概況」によると、新卒採用においてマナーを重視する企業は半数を超えています。

※上位5項目を抜粋

参照：厚生労働省「令和５年若年者雇用実態調査の概況（p.7）表４ 採用区分、若年正社員の採用選考の有無及び採用選考にあたり重視した点別事業所割合」

お礼状は必ず送らなければならないものではありませんが、採用に時間を割いてくれたことへの感謝を伝えられると同時に、マナーや社会常識、入社熱意などのアピールにもつながるでしょう。

出さないからといって内定取り消しになるわけではない

内定のお礼状を出さなくても、内定が取り消されることはありません。お礼状の送付は法的な義務ではなく、あくまで個人の任意によるマナーだからです。

しかし、お礼状を送ることで、採用担当者は「礼儀正しい学生だな」「自社への入社意欲が高いのだな」と、好印象を抱く傾向があります。特に、同期入社の候補者が複数いる場合、お礼状を送った人とそうでない人では、印象に差が生まれやすいでしょう。

入社前から良好な関係を築くためのコミュニケーションツールの一つといえるため、お礼状を送るかどうか迷っている場合は、ぜひ感謝の気持ちを言葉にして届けることをおすすめします。

「内定」と「内々定」「採用」などの違いが知りたい方は、「【新卒】内定とは？内々定・採用との違いや獲得から入社までの流れを解説」の記事をご一読ください。

メールと手紙は状況によって使い分ける

内定のお礼状は、メールと手紙のどちらで送ってもマナー違反ではないため、状況によって使い分けましょう。

現代のビジネスシーンではメールでのやり取りが主流となっています。しかし、手紙には丁寧さや誠意が、より伝わりやすいというメリットも。企業文化や業界の慣習、緊急性などを考慮して適切な方法を選ぶことが大切です。

メールが好ましいケース

メールでお礼状を送るのが好ましいケースは以下のとおりです。

企業文化や業界の特性としてデジタル化が進んでいると判断できる場合は、手紙よりもメールのほうが喜ばれやすいでしょう。また、メールだと郵送の日数がかからないため、早めに感謝の気持ちを伝えたいときにもおすすめです。

手紙が好ましいケース

以下のようなケースでは、手紙でお礼状を送るのが好ましいと判断できます。

手書きの文字はメールよりも熱意や誠意が伝わりやすく、丁寧な印象を与えられます。そのため、歴史のある老舗企業や、伝統や礼儀を重んじる職種におすすめです。

また、内定承諾書などの書類を郵送で返送する際、そこに「添え状（送付状）」としてお礼状を同封するのもスマートな対応といえます。

「内定をもらったらすることは？電話・メールでの例文や迷ったときの対処法」の記事では、内定をもらったらやるべきことを解説しているのであわせてご覧ください。

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内定先に好印象を与えるお礼状の構成と書き方

内定のお礼状を書く際は、ビジネス文書の基本構成を守ることが重要です。ここでは、内定先に好印象を与えるお礼状の書き方をステップごとに詳しくまとめました。基本の構成に沿って、感謝の気持ちや入社後の決意を言葉にしてみましょう。

1.頭語

内定のお礼状の書き出しは、「頭語」から始めるのがマナーです。頭語とは、手紙の冒頭に置く「こんにちは」に代わる挨拶のようなもので、最後を締めくくる「結語」とセットで使用します。

ビジネスやフォーマルな場面で一般的によく使われる組み合わせは、「拝啓（はいけい）」と「敬具（けいぐ）」です。より丁寧な印象を与える「謹啓（きんけい）」と「謹言（きんげん）」も使われますが、新卒のお礼状であれば「拝啓」で問題ありません。

頭語は行の最初から書き始め、そのあとに一文字分空けるか、改行して時候の挨拶へとつなげましょう。

2.時候の挨拶

頭語のあとには、季節に合わせた「時候の挨拶」を続けます。 時候の挨拶とは、その月の季節感や天候を表す言葉。たとえば、4月は「陽春の候（ようしゅんのこう）」、6月は「深緑の候（しんりょくのこう）」、10月は「清秋の候（せいしゅうのこう）」などを使うとスマートです。

時候の挨拶早見表

各月に適した代表的な時候の挨拶をまとめました。お礼状を送る時期に合わせて使い分けてみてください。

もし、季節に合わせた言葉選びに迷う場合は、一年中使える「時下（じか）」を用いましょう。「時下」とは「現在」という意味で、お礼状が月をまたいで届く可能性がある場合にも重宝します。どちらを使う場合も、続けて企業の繁栄を祝う言葉を添えるのがマナーです。

3.本文

本文は、内定のお礼状におけるメインパートです。採用していただいたことへの感謝や入社への意気込み、今後の指導をお願いする言葉を中心に綴ります。回りくどい表現は避け、自分の率直な気持ちを丁寧な言葉遣いで記してください。

内定のお礼

まず本文の書き出しでは、内定をいただいたことへの感謝を伝えましょう。 「この度は、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました」と、感謝の意をストレートに表現します。

面接官の対応や社風に触れて感銘を受けた経験などを交えると、より気持ちのこもった内定お礼状になるでしょう。

就職後の抱負と決意

感謝を伝えたあとは、入社に向けた前向きな抱負と決意を記してください。企業は、内定を出した学生が「入社後にどのように活躍してくれるか」を期待しています。そのため、自分の強みをどのように活かしたいか、あるいはどのような社会人を目指しているかを簡潔に述べましょう。

「一日も早く戦力となれるよう、自己研鑽に励む所存です」「貴社の発展に貢献できるよう、誠心誠意努めてまいります」などと意気込みを示せば、入社への熱意を改めてアピールできます。

指導のお願い

本文の最後には、今後の指導をお願いする言葉を添えましょう。 未経験の新卒として、学ぶ意欲があることをアピールすることが大切です。

「入社後はご指導を仰ぐことも多いかと存じますが、何卒よろしくお願い申し上げます」といった一文を入れれば、誠実さが伝わります。内定のお礼状は、上司や先輩と人間関係を築く第一歩なので、謙虚に指導をお願いする姿勢を言葉にしておくことが重要です。

4.結びの挨拶・結語

お礼状の終わりには、「結びの挨拶」と「結語」を置きます。結びの挨拶は、相手の健康や繁栄を祈る言葉を綴るのが一般的です。「貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます」といった定型句を使い、文章を締めくくりましょう。

手紙の最後には、頭語に対応する「結語」を書き入れます。「拝啓」で始めた場合は、「敬具」で終わらせるのがマナーです。

5.日付・署名・宛名

結語のあとには、お礼状を書いた「日付」、自分の「氏名」、そして「宛名」を記します。日付は本文より2～3字分下げて和暦（令和△年△月△日）で書き、氏名は便箋の下端あたりで書き終わるように大学名・学部名とともに記載しましょう。

宛名は、日付や氏名よりも高くなるように、行の最初から書き始めます。企業の正式名称、部署名、役職、担当者氏名に加え、敬称も忘れずに記してください。

メールでは頭語・時候の挨拶・結語・日付は省略

メールでお礼状を送る場合は手紙とは異なり、頭語・時候の挨拶・結語・日付は省略するのが一般的です。「拝啓」や「敬具」といった頭語・結語、季節の挨拶などをメールに盛り込むと、かえって不自然で読みにくい印象を与えてしまいます。

就活で手紙を書くときのマナーは「就活での手紙はビジネスマナーに沿った書き方が大切」の記事でご紹介しています。こちらもあわせてご参照ください。

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【状況別】内定のお礼状例文・テンプレート

ここでは、実際の就活シーンですぐに使えるお礼状の例文を状況別に4つ紹介します。自分の状況に合わせて、適宜言葉を変えながら活用してください。

メールで送信する場合

メールで送る場合の件名は、採用担当者がひと目で用件と送信者を把握できるよう、「用件＋大学名＋氏名」と簡潔に記載するのが鉄則です。また、本文の最後には、大学名や氏名、連絡先などをまとめた署名を記載しましょう。

手紙で送る場合

手紙で送る際は、丁寧な文字で書くことを心掛けましょう。書き間違えた場合に修正ペンやテープを使用するのはNGです。誤字脱字が見つかったら、必ず書き直してください。

内定承諾書の添え状として送る場合

内定承諾書などの重要書類を郵送する際、お礼状を「添え状（送付状）」として同封するとスマートです。文面にはお礼だけでなく「何を同封したか」も明記しましょう。

内定承諾を保留する場合

内定の承諾を保留したい場合は、まず迅速に電話で連絡するのがマナーです。電話で内定の承諾保留について了承を得たうえで、改めて感謝の気持ちを伝えるメールを送りましょう。

内定承諾を保留する際のマナーについて詳しくは、「内定保留はどうやる？電話・メールでの好印象な伝え方や例文を紹介」の記事をご覧ください。

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内定のお礼状を出す際のマナーと注意点

お礼状を出すときには、内容だけでなく送るタイミングやツール選びにも注意を払う必要があります。せっかく良い文章を書いても、基本的なルールが守れていないとマイナスな印象を与えかねません。以下の点に注意して準備を進めましょう。

お礼状は内定をもらった当日～翌日中に送る

内定のお礼状を送る場合はタイミングが重要で、内定通知を受け取った当日か、遅くとも翌日中に送るのが鉄則です。時間が経ってから送られてきた文書は「後回しにしていたのでは？」「入社意欲が低いのでは？」と疑念を抱かせる原因になってしまう恐れがあります。

特にメールで送信する場合は即時性が求められるため、迅速な対応をすることで「レスポンスが早く、仕事でも信頼できそう」と評価されるでしょう。手紙を郵送する場合も、通知を受け取ったらできるだけ早くポストへ投函できるよう、事前に便箋や封筒を用意しておくのがおすすめです。

「就活とは？基本的な流れやスケジュールとあわせて成功のポイントを解説」の記事では、就活の基本的な流れやスケジュールを解説しています。全体の流れを改めて確認し、内定後にすぐ対応できるよう準備を整えておきましょう。

メールの場合は企業の営業時間内に送る

お礼をメールで送る場合、送信する時間帯への配慮を忘れてはいけません。基本的には、内定先の企業の営業時間内（一般的なオフィスであれば平日の午前9〜午後5時ごろ）に送信するのが鉄則です。

深夜や早朝のメール送信は、「生活リズムが乱れているのではないか」という懸念を抱かせる原因になります。また、担当者のスマートフォンに通知が行き、プライベートの時間を邪魔してしまう可能性も否定できません。

どうしても夜間にしか文章を作れない場合は、メールの送信予約機能を活用し、翌朝の始業時間直後に届くよう設定するのがおすすめです。

OB・OG訪問をした先輩にも連絡する

就職活動中に、OB・OG訪問でお世話になった先輩社員がいる場合は、採用担当者とは別にその先輩にも必ず内定の報告とお礼を伝えましょう。

先輩社員は、あなたが無事に合格できたかどうかを自分のことのように気にかけてくれています。内定獲得は、先輩のアドバイスがあったからこそ掴めた結果でもあるため、感謝を伝えるのは礼儀として欠かせません。

入社後に社内で顔を合わせる先輩でもあるため、丁寧な連絡をしておくことで、良好な縦のつながりを維持できるでしょう。

誤字脱字がないか内容をよく見直す

内定のお礼状を送るときは、誤字脱字がないかの見直しも欠かせません。たとえ美しい字で丁寧な内容を書いたとしても、誤字脱字があるだけで注意力不足・準備不足などの印象を与えてしまう可能性があります。完成したお礼状を見直す際は、以下のポイントを重点的にチェックしましょう。

企業名や担当者名の間違いは特に失礼にあたるため、内定通知書や企業のWebサイトで正確な表記を確認しましょう。可能であれば、第三者にもチェックしてもらうことで、見落としを防げます。

メールで間違いやすい言葉や敬語については、「メールでは御社と貴社のどちらを使う？例文や間違いやすい敬語も紹介」の記事をご参照ください。

手紙の場合はパソコンではなく手書きで書く

お礼状を手紙で送る場合は、パソコンで作成したものを印刷するのではなく、必ず自分の手で書く「手書き」にこだわってください。

きれいなタイピング文字で印刷された手紙は、スマートではありますが、事務的で冷たい印象を与えがちです。一方で、丁寧に一文字ずつ紡がれた手書きの文章からは、熱意や誠実さがダイレクトに伝わります。

採用担当者は何人もの学生を見てきているため、心のこもった手書きの手紙は魅力的に映るでしょう。「時間をかけて書いてくれた」という事実そのものが、好印象につながるのです。

白の便箋に書く

お礼状に使用する便箋は、白を選ぶのが基本です。色付きや柄入りの便箋、キャラクターものなどはカジュアルな印象を与えるためビジネスシーンでは避けましょう。

便箋のサイズは、ビジネス文書の標準であるA4サイズか、少し小ぶりで手書きに適したB5サイズが一般的です。罫線（行の線）が入っているタイプは、文字が曲がらずきれいに書けるため、正式な手紙に慣れていない人にとっても扱いやすいでしょう。

縦書きと横書きはどちらも可

基本的に、便箋は縦書き・横書きのどちらを用いても問題ありません。 より丁寧で伝統的なフォーマルさを重視するのであれば、縦書きを選択するのが無難でしょう。

横書きは親しみやすさや現代的な印象を与えます。企業の社風が自由でカジュアルな場合や、書き慣れているスタイルを選びたい場合は横書きも一つの選択肢です。

また、縦書きの場合は和封筒、横書きの場合は洋封筒と、封筒を便箋の形式に合わせるとより洗練された印象になります。後述する、封筒の書き方のマナーについても参考にしてみてください。

白の封筒を使用する

封筒は茶封筒ではなく白いものを使いましょう。中身が透けないように、二重構造になっている封筒や、紙質がしっかりしたものを選ぶと、より丁寧な印象を与えられます。

茶封筒は主に事務的な書類や請求書の送付に使用されるものであり、お礼状には適しません。茶封筒だとほかの事務書類に紛れてしまう恐れもあるため、お礼状を送付する際は白封筒を使いましょう。

封筒の書き方・入れ方・サイズ

手紙でお礼状を送る際は、封筒の書き方にも注意する必要があります。以下は、内定承諾書の添え状として、お礼状を送る場合の書き方の例です。お礼状のみを送る場合は、「内定承諾書在中」を「内定お礼状在中」としましょう。

封筒が和封筒・洋封筒のどちらかによっても、マナーが異なります。郵便番号や番地などの数字は、縦書きの和封筒の場合は漢数字（一、二、三…）、横書きの洋封筒の場合は算用数字（1、2、3…）を使用しましょう。切手は和封筒は左上、洋封筒は右上に貼ります。

封筒に入れる際は、文字が書かれた面を内側にして三つ折りにし、封筒の向きに合わせて入れてください。封筒のサイズは、A4サイズの便箋には長形3号、B5サイズの便箋には長形4号を用意すると、三つ折りにしたものが封入できます。

黒のボールペンか万年筆で書く

内定のお礼状を書く際は、黒のボールペンもしくは万年筆を使います。鉛筆やシャープペンシル、こすると消えるボールペンなどは、ビジネスシーンにふさわしくありません。

黒のボールペンは滲みにくく、長期間保存されても文字が薄くなりにくいというメリットがあります。万年筆を使用する場合は、インクが乾くまで時間をおいてから封筒に入れるよう注意しましょう。

0.5〜0.7mm程度の黒インクのペンを選び、一画ずつ丁寧に心を込めて筆記することを意識してください。

お礼状を作成するとき以外にも、就活では押さえておくべきマナーが複数存在します。「就活マナーの基本を解説！失敗しないための準備と対策」の記事で、就活のマナーについて解説しているのでご一読ください。

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内定のお礼状の送り方に悩むあなたへ

内定のお礼状の送付は必須ではありません。しかし、感謝の気持ちを伝えることで好印象につながり、入社後の人間関係の構築にもプラスの要素となる可能性が高いため、迷っているなら送るのがおすすめです。

内定後の対応や企業とのやり取りのマナーに不安がある方は、ぜひ就職エージェントでプロのサポートを受けてみてください。キャリアチケット就職エージェントは、一人ひとりに合う求人の紹介や選考対策だけでなく、企業とのやり取りの代行や内定後のフォローも実施しています。

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内定のお礼状に関するQ＆A

内定のお礼状を作成するにあたって、就活生が抱きがちな疑問をQ&A形式でまとめました。細かなルールやマナーを確認し、自信をもって感謝の気持ちを伝えましょう。

内定のお礼状はいつまでに送るべき？

1週間以上遅れてしまった場合はどうする？

メールを送ったあとも手紙を出すべき？

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