【新卒向け】内定のお礼状マナー！手紙・メールの例文や封筒の書き方も紹介

内定を獲得したあとに、お礼状を出すべきか悩む就活生もいるでしょう。お礼状を出さなくても評価や内定に影響するわけではありませんが、送ることで誠実さや人柄を伝えられます。
この記事では、お礼状の正しい書き方や状況に応じた分かりやすい例文を紹介します。また、封筒の入れ方や送るときの注意点も紹介しているので、最後まで丁寧に対応して安心感を持って入社を迎えたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

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内定のお礼状とは企業への感謝と入社意欲を伝える文書

内定のお礼状は、採用通知を出してくれた企業へ感謝の気持ちを伝えるための文書です。必須の書類ではないものの、丁寧に対応することで入社に向けた熱意を示せます。

初めての経験で迷うことも多いかもしれませんが、ポイントを押さえれば難しくありません。正しく理解して、自信をもって提出しましょう。まずは、内定のお礼状を出す目的やメリットについて解説します。

出さないからといって評価や内定に響くわけではない

内定のお礼状を出さなくても評価が大きく下がったり、選考結果が覆ったりすることはありません。お礼状の送付は法的な義務ではなく、あくまで個人の任意だからです。

なお、「内定」と「内々定」「採用」などの違いが知りたい方は、「内定とは？内々定との違いや新卒の場合の獲得から入社までの流れを解説」の記事をご一読ください。

送ると誠実さや人柄を伝えられるのがメリット

お礼状を送ることで、採用担当者から「礼儀正しい学生だな」「自社への入社意欲が高いのだな」と、好印象を抱かれやすいメリットがあります。特に採用枠に対して複数の候補者がいる場合、お礼状の有無で印象に差がつくことも少なくありません。

厚生労働省の「令和5年若年者雇用実態調査の概況」によると、新卒採用においてマナーを重視する企業は半数を超えています。（※上位5項目を抜粋）

参照：厚生労働省「令和5年若年者雇用実態調査の概況（p.7）表4 採用区分、若年正社員の採用選考の有無及び採用選考にあたり重視した点別事業所割合」

「マナー・社会常識」が採用において重要な評価基準の一つとされていることからも、丁寧なお礼状は自身の誠実さや熱意をアピールする有効な手段といえます。

お礼状を送るかどうか迷っている場合は、ぜひ感謝の気持ちを言葉にして届けることをおすすめします。

メールか手紙かは企業文化や緊急性に合わせて選ぶ

内定のお礼状は、企業文化や緊急性に応じてメールと手紙を使い分けるのが基本です。現代のビジネスシーンでは即効性のあるメールが主流ですが、手紙には丁寧さや誠意がより伝わりやすいというメリットもあります。企業文化や業界の慣習、緊急性などを考慮して適切な方法を選びましょう。

以下で、メールが好ましいケースと手紙が好ましいケースに分けて解説するので、自身の状況に合った方法を選ぶときの参考にしてみてください。

メールが好ましいケース

メールでお礼状を送るのが好ましいケースは以下のとおりです。

企業文化や業界の特性としてデジタル化が進んでいる場合や、普段の連絡がメール中心であった場合は、手紙よりもメールのほうがスムーズで喜ばれやすいでしょう。また、メールであれば郵送の日数がかからないため、遠方の企業であっても取り急ぎ早めに感謝の気持ちを伝えたいときにおすすめです。

手紙が好ましいケース

以下のようなケースでは、手紙でお礼状を送るのが好ましいと判断できます。

手紙のなかでも、手書きの文章はメールよりも熱意や誠意が伝わりやすく、丁寧な印象を与えられます。そのため、上記のような伝統や礼儀を重んじる職種におすすめです。

また、内定承諾書などの書類を郵送する際、「添え状（送付状）」としてお礼状を同封するのもスマートな対応といえます。

「内定をもらったらすることは？電話・メールでの例文や迷ったときの対処法」の記事では、内定をもらったらやるべきことを解説しているのであわせてご覧ください。

参照元
厚生労働省
令和5年若年者雇用実態調査の概況

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内定先に好印象を与えるお礼状の構成と書き方

内定のお礼状を書く際は、ビジネス文書の基本構成を守ることが重要です。ここでは、内定先に好印象を与えるお礼状の書き方をステップごとに詳しくまとめました。基本の構成に沿って、感謝の気持ちや入社後の決意を言葉にしてみましょう。

1.頭語

内定のお礼状の書き出しは、「頭語」から始めるのがマナーです。頭語とは、手紙の冒頭に置く「こんにちは」に代わる挨拶のようなもので、最後を締めくくる「結語」とセットで使用します。

ビジネスやフォーマルな場面で一般的によく使われる組み合わせは、「拝啓（はいけい）」と「敬具（けいぐ）」です。より丁寧な印象を与える「謹啓（きんけい）」と「謹言（きんげん）」も使われますが、新卒のお礼状であれば「拝啓」で問題ありません。

頭語は行の最初から書き始め、そのあとに一文字分空けるか、改行して時候の挨拶へとつなげましょう。

2.時候の挨拶

頭語に続いて、季節の移り変わりや相手の繁栄を気遣う「時候の挨拶」を述べます。時候の挨拶を添えることで、文章全体に丁寧で落ち着いた印象を与えられるでしょう。

手紙を出す月に合わせた季語を選び、相手企業の発展を喜ぶ言葉を添えるのが一般的な流れです。時候の挨拶は月ごとに使用する言葉が異なるため、送付する時期に合わせて適切な表現を選択しなければなりません。

具体的な季節の言葉については、以下の早見表を参考に作成してみてください。

時候の挨拶早見表

各月に適した代表的な時候の挨拶をまとめました。お礼状を送る時期に合わせて使い分けてみてください。

もし、季節に合わせた言葉選びに迷う場合は、一年中使える「時下（じか）」を用いましょう。「時下」とは「現在」という意味で、お礼状が月をまたいで届く可能性がある場合にも重宝します。どちらを使う場合も、続けて企業の繁栄を祝う言葉を添えるのがマナーです。

3.本文

本文は、内定のお礼状におけるメインパートです。採用していただいたことへの感謝や入社への意気込み、今後の指導をお願いする言葉を中心に綴ります。回りくどい表現は避け、自分の率直な気持ちを丁寧な言葉遣いで記してください。

内定のお礼

まず本文の書き出しでは、内定をいただいたことへの感謝を伝えましょう。「この度は、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました」と、感謝の意をストレートに表現します。

面接官の対応や社風に触れて感銘を受けた経験などを交えると、より気持ちのこもった内定お礼状になるでしょう。

就職後の抱負と決意

感謝を伝えたあとは、入社に向けた前向きな抱負と決意を記してください。企業は、内定を出した学生が「入社後にどのように活躍してくれるか」を期待しています。そのため、自分の強みをどのように活かしたいか、あるいはどのような社会人を目指しているかを簡潔に述べましょう。

「一日も早く戦力となれるよう、自己研鑽に励む所存です」「貴社の発展に貢献できるよう、誠心誠意努めてまいります」といったように意気込みを示せば、入社への熱意を改めてアピールできます。

指導のお願い

本文の最後には、謙虚に学びたい姿勢を伝える一文を添えましょう。 内定のお礼状は上司や先輩と人間関係を築く第一歩となるため、未経験の新卒として学ぶ意欲や誠実さをアピールすることが大切です。

たとえば、「入社後はご指導を仰ぐことも多いかと存じますが、何卒よろしくお願い申し上げます」といった言葉を入れると良いでしょう。

4.結びの挨拶・結語

お礼状の終わりには、「結びの挨拶」と「結語」を置きます。

結びの挨拶は、相手の健康や繁栄を祈る言葉を綴るのが一般的です。「貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます」といった定型句を使用します。

そのあとに、頭語に対応する「結語」を書き入れます。たとえば「拝啓」で始めた場合は、「敬具」で終わらせるのがマナーです。

5.日付・署名・宛名

結語のあとには、お礼状を書いた「日付」、自分の「氏名」、そして「宛名」を記します。日付は行頭から2～3字分下げて和暦（令和△年△月△日）で書き、大学名・学部名とともに、行末から1字分開けて書き終わるように便箋の下方に記載しましょう。

宛名は、文字の開始位置が日付や氏名よりも高くなるよう行頭から書き始めます。企業の正式名称、部署名、役職、担当者氏名に加え、「様」「御中」など適切な敬称も忘れずに記してください。

メールでは頭語・時候の挨拶・結語・日付は省略

メールでお礼状を送る場合は手紙とは異なり、頭語・時候の挨拶・結語・日付は省略するのが一般的です。「拝啓」や「敬具」といった頭語・結語、季節の挨拶などをメールに盛り込むと、かえって不自然で読みにくい印象を与えてしまいます。

就職活動で手紙を書くときのマナーは「就活での手紙はビジネスマナーに沿った書き方が大切」の記事でご紹介しています。こちらもあわせてご参照ください。

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【状況別】内定のお礼状例文・テンプレート

ここでは、実際の就活シーンですぐに使えるお礼状の例文を状況別に5つ紹介します。自分の状況に合わせて、適宜言葉を変えながら活用してください。

メールで送信する場合

メールで送る場合の件名は、採用担当者がひと目で用件と送信者を把握できるよう「用件＋大学名＋氏名」と簡潔に記載するのが鉄則です。また、本文の最後には、大学名や氏名、連絡先などをまとめた署名を記載しましょう。

手紙で送る場合

手紙で送る際は、丁寧な文字で書くことを心掛けましょう。書き間違えた場合に修正ペンやテープを使用するのはNGです。誤字脱字が見つかったら、必ず書き直してください。

内定承諾書の添え状として送る場合

内定承諾書などの重要書類を郵送する際、お礼状を「添え状（送付状）」として同封するとスマートです。文面にはお礼だけでなく「何を同封したか」も明記しましょう。

内定承諾を保留する場合

内定の承諾を保留したい場合は、まず迅速に電話で連絡するのがマナーです。電話で内定の承諾保留について了承を得たうえで、改めて感謝の気持ちを伝えるメールを送りましょう。

内定承諾を保留する際のマナーについて詳しくは、「内定保留はいつまで？新卒向けに電話・メールの伝え方のマナーと例文を紹介」の記事をご覧ください。

内定を辞退する場合

内定を辞退する場合も、感謝の気持ちを伝えたうえで丁寧にお詫びを伝えることが大切です。辞退の意思は、まず電話で伝えるのがマナーとされています。電話で辞退の意向を伝えたあとに、改めてお詫びと感謝を伝える手紙やメールを送りましょう。

手紙で辞退を伝える場合

手紙で辞退を伝える場合の例文は以下のとおりです。

メールで辞退を伝える場合

メールで辞退を伝える場合の例文は以下のとおりです。

お礼状を書くときに確認！マナーのチェックリスト

お礼状を作成する際は、内容だけでなく送付における基本的なマナーを徹底することが大切です。細かい注意点に配慮することで、採用担当者に丁寧で誠実な印象を与えられます。

ここでは、お礼状を書くときに確認したいマナーのポイントをまとめました。これらのポイントを事前に押さえて、自信をもって送れる状態を整えましょう。

誤字脱字がないか内容をよく見直す

内定のお礼状を手紙やメールで送るときは、誤字脱字がないかの見直しも欠かせません。たとえ美しい字で丁寧な内容を書いたり、文面のレイアウトを整えたりしても、誤字脱字があるだけで注意力不足・準備不足などの印象を与えてしまう可能性があります。

完成したお礼状を見直す際は、以下のポイントを重点的にチェックしましょう。

企業名や担当者名の間違いは特に失礼にあたるため、内定通知書や企業のWebサイトで正確な表記を確認しましょう。可能であれば、第三者にもチェックしてもらうことで、見落としを防げます。

メールで間違いやすい言葉や敬語については、「【就活】メールでは御社と貴社のどちらが正しい？使い分けと例文5つを紹介」の記事をご参照ください。

手紙の場合はパソコンではなく手書きで書く

お礼状を手紙で送る場合は、パソコンで作成したものを印刷するよりも、自分の手で書く「手書き」にこだわってください。

パソコンで印刷された手紙はスマートな印象を与える反面、やや事務的で冷たくみえてしまうことがあります。一方で、一文字ずつ丁寧に書かれた文章からは、熱意や誠実さがダイレクトに伝わります。

多くの学生をみてきている採用担当者にとって、心のこもった手書きの手紙は魅力的に映るでしょう。「時間をかけて書いてくれた」という事実そのものが、好印象につながるはずです。

白の便箋に書く

お礼状に使用する便箋は、白を選ぶのが基本です。色付きや柄入りの便箋、キャラクターものなどはカジュアルな印象を与えるためビジネスシーンでは避けましょう。

便箋のサイズは、ビジネス文書の標準であるA4サイズか、少し小ぶりで手書きに適したB5サイズが一般的です。罫線（行の線）が入っているタイプは、文字が曲がらずきれいに書けるため、正式な手紙に慣れていない人にとっても扱いやすいでしょう。

縦書きと横書きはどちらも可

基本的に、便箋は縦書き・横書きのどちらを用いても問題ありません。より丁寧で伝統的なフォーマルさを重視するのであれば、縦書きを選択するのが無難でしょう。

横書きは親しみやすさや現代的な印象を与えます。企業の社風が自由でカジュアルな相手に送る場合や、自身が書き慣れているスタイルを選びたいときに向いているでしょう。

また、縦書きの場合は和封筒、横書きなら洋封筒と、封筒を便箋の形式に合わせるとより洗練された印象になります。後述する、封筒の書き方のマナーについても参考にしてみてください。

黒のボールペンか万年筆で書く

内定のお礼状を書く際は、黒のボールペンもしくは万年筆を使います。鉛筆やシャープペンシル、こすると消えるボールペンなどは、ビジネスシーンにふさわしくありません。

黒のボールペンは滲みにくく、長期間保存されても文字が薄くなりにくい点がメリットです。一方、万年筆を使用する場合は、インクが乾いてから封筒に入れないと紙面や封筒が汚れてしまうため注意しましょう。

ペン先の太さは0.5〜0.7mm程度を選び、一画ずつ丁寧に心を込めて筆記することを意識してください。

お礼状を作成するとき以外にも、就職活動では押さえておくべきマナーが複数存在します。「就活マナーの基本を解説！失敗しないための準備と対策」の記事で、就活のマナーについて解説しているのでご一読ください。

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書き終えたお礼状を封筒に入れるときのポイント

内定のお礼状を準備する際は、本文だけでなく封筒の扱い方まで丁寧に気を配ることが重要です。ビジネス文書としてのマナーを守り、気持ち良く受け取ってもらえる準備を進めましょう。

お礼状を封筒に入れるにあたっては、確認しておくべき基本的な手順や注意点があります。適切な封筒の選び方から実際の封筒作業まで、一つひとつポイントを整理して解説するので参考にしてみてください。

便箋を三つ折りで入れられる白い封筒を選ぶ

封筒は茶封筒ではなく白いものを使いましょう。中身が透けないように、二重構造になっている封筒や、紙質がしっかりしたものを選ぶと、より丁寧な印象を与えられます。

茶封筒は主に事務的な書類や請求書の送付に使用されるものであり、お礼状には適しません。茶封筒だとほかの事務書類に紛れてしまう恐れもあるため、お礼状を送付する際は白封筒を使いましょう。

また、便箋を三つ折りにした状態で無理なく封入できるサイズを選ぶことも大切です。封筒のサイズは、A4サイズの便箋には長形3号、B5サイズの便箋には長形4号を用意すると、三つ折りにしたものがきれいに収まります。

【実例つき】封筒の書き方

手紙でお礼状を送る際は、封筒の書き方にも注意する必要があります。以下は、内定承諾書の添え状として、お礼状を送る場合の書き方の一例です。なお、お礼状のみを送る場合は、「内定承諾書在中」を「内定お礼状在中」と書き換えましょう。

また、封筒の向きによっても、マナーが異なります。郵便番号や番地などの数字は、縦書きの和封筒の場合は漢数字（一、二、三…）、横書きの洋封筒の場合は算用数字（1、2、3…）を使用しましょう。切手は、縦書きなら「左上」、洋封筒などを横書きで使う場合は「右上」に貼るのが一般的です。

企業の返信用封筒がある場合はそれを使う

内定通知や書類を送付した際に、企業から返信用封筒が同封されている場合は、それを使用しましょう。返信用封筒を使わずに自分で用意した封筒で送り返すのは、かえって不自然な対応と受け取られることがあります。

返信用封筒に切手が貼られていない場合は、必要な料金分の切手を貼ってから投函してください。

返信用封筒の宛名の書き方や切手の貼り方など、詳しいマナーについては「履歴書における返信用封筒のマナー！宛名の書き方や切手の貼り方を解説」の記事もあわせてご覧ください。

丁寧に封筒に入れて封をする

封筒に便箋を入れるときや、封をするときにもマナーがあります。同封する書類の有無によって、入れ方の順序が変わる点に注意しましょう。

ほかの書類と一緒に送る場合の入れ方

内定承諾書などの書類とお礼状を同封する場合は、書類を折らずにA4サイズのまま重ねます。一番上にお礼状がくるよう、以下の順で重ねるのがおすすめです。

重ねた書類はまとめて透明のクリアファイルに入れます。封筒の表面とお礼状の表面（文字が書かれた面）が同じ向きになるように角形2号（角2）封筒へ入れましょう。こうすることで書類の折れ曲がりや水濡れを防ぎ、開封した相手に丁寧な印象を与えられます。

お礼状のみを送る場合の入れ方

お礼状のみを送る場合は、文字が書かれた面を内側にして三つ折りにし、封筒の表面からみて正しい向きになるように入れます。封筒に入れたらしっかりとのり付けをして封をし、封じ目の中央に「〆」の文字を書きましょう。

なお、どちらの場合もセロハンテープでの封止めは避けてください。セロハンテープはカジュアルな印象を与えるだけでなく、郵送途中ではがれやすく中身を紛失するトラブルにつながることも。はがれないよう、液体のりなどでしっかりと糊付けしましょう。

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内定のお礼状を出す際の注意点

内定のお礼状を作成・送付する際には、ビジネスマナーを意識した迅速かつ丁寧な対応が不可欠です。適切なタイミングや送付方法（メールの場合は送信マナー）を守ることで、入社前の印象をより良いものにできます。

以下で、内定のお礼を伝える際の注意点を紹介するので、入社前の重要なコミュニケーションとして気を配りましょう。

お礼状は内定をもらった当日～翌日中に送る

内定のお礼状を送る場合はタイミングが重要で、内定通知を受け取った当日か、遅くとも翌日中に送るのが鉄則です。時間が経ってから送られてきた文書は「後回しにしていたのでは？」「入社意欲が低いのでは？」と疑念を抱かせる原因になってしまう恐れがあります。

特にメールで送信する場合は即時性が求められるため、迅速な対応をすることで「レスポンスが早く、仕事でも信頼できそう」と評価されるでしょう。手紙を郵送する場合も、通知を受け取ったらできるだけ早くポストへ投函できるよう、事前に便箋や封筒を用意しておくのがおすすめです。

なお、内定後の手続きや入社までの準備を遅滞なく進めるためには、今後の見通しを立てておくことも欠かせません。「就活とは？いつから何をやる？基本の流れと今からできる準備を解説！」の記事では、就職活動の基本的な流れやスケジュールを解説しています。全体の流れを改めて確認し、内定後にすぐ対応できるよう準備を整えておきましょう。

メールの場合は企業の営業時間内に送る

お礼をメールで送る場合、送信する時間帯への配慮を忘れてはいけません。基本的には、内定先の企業の営業時間内（一般的なオフィスであれば平日の午前9〜午後5時ごろ）に送信するのが鉄則です。

深夜や早朝のメール送信は、「生活リズムが乱れているのではないか」という懸念を抱かせる原因になります。また、担当者のスマートフォンに通知が行き、プライベートの時間を邪魔してしまう可能性も否定できません。

どうしても夜間にしか文章を作れない場合は、メールの送信予約機能を活用し、翌朝の始業時間直後に届くよう設定するのがおすすめです。

OB・OG訪問をした先輩にも連絡する

就職活動中に、OB・OG訪問でお世話になった先輩社員がいる場合は、採用担当者とは別にその先輩にも必ず内定の報告とお礼を伝えましょう。

先輩社員は、あなたが無事に合格できたかどうかを自分のことのように気にかけてくれています。内定獲得は、先輩のアドバイスがあったからこそ掴めた結果でもあるため、感謝を伝えるのは礼儀として欠かせません。

入社後に社内で顔を合わせる先輩でもあるため、丁寧な連絡をしておくことで、良好な縦のつながりを維持できるでしょう。

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内定のお礼状の送り方に悩むあなたへ

内定のお礼状の送付は必須ではありません。しかし、感謝の気持ちを伝えることで好印象につながり、入社後の人間関係の構築にもプラスの要素となる可能性が高いため、迷っているなら送るのがおすすめです。

内定後の対応や企業とのやり取りのマナーに不安がある方は、ぜひ就職エージェントでプロのサポートを受けてみてください。キャリアチケット就職エージェントは、一人ひとりに合う求人の紹介や選考対策だけでなく、企業とのやり取りの代行や内定後のフォローも実施しています。

「今の内定に心から納得できていない」と感じるなら、改めてあなたに最適な企業を一緒に探すのも手です。後悔のない決断をするために、まずは今の率直な思いをご相談ください。

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内定のお礼状に関するQ＆A

ここでは、内定のお礼状を作成するにあたって、就活生が抱きがちな疑問をQ&A形式でまとめました。細かなルールやマナーを確認し、自信をもって感謝の気持ちを伝えましょう。

内定のお礼状はいつまでに送るべき？

1週間以上遅れてしまった場合はどうする？

メールを送ったあとも手紙を出すべき？

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