新卒の内定辞退の伝え方！メール・電話の例文や気を付けたいマナーを解説

新卒採用の場合、併行して採用選考を受ける就活生がほとんどなので、内定辞退が起こるのは珍しいことではありません。ただし、内定辞退があると企業は補填で人材を採用する必要があるため、すぐに連絡するのがマナーです。

この記事では、新卒の内定を辞退する際の流れや連絡するときの例文を紹介します。これから就職活動を始めようと思っている方や内定辞退の流れを知っておきたいという方は、参考にしてみてください。

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新卒採用での内定辞退はよくあること

初めて新卒の内定辞退をする方のなかには、「内定辞退をしたらマナー違反なのかも…」と不安に思う方もいるでしょう。実際のところ、以下のような理由で内定辞退をする就活生は多くいます。

内定とは、企業が応募者に対して採用の意思表示をし、応募者がそれを承諾した状態を指します。とはいえ、気持ちや状況が変わり内定辞退をすること自体に問題はありません。また、企業側もある程度の内定辞退者が出ることは想定内です。

「なるべく早く連絡する」「失礼のない文面にする」といったマナーを守れば、スムーズに内定を辞退できる可能性が高いでしょう。

就活における内定の定義について詳しく知りたい方は、「就活における内定とは？獲得から入社までの流れや採用との違いを解説」の記事で詳しくまとめているので、ご覧ください。

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新卒採用での内定辞退の手順

新卒採用で内定を辞退したいと思ったら、できるだけ早く行動に移しましょう。また、失礼のないようマナーを守って連絡をすることが大切です。

ここでは、新卒採用の内定辞退の手順を解説します。

1.内定辞退が決まった段階で連絡する

新卒採用で内定を辞退したいと思ったら、できるだけ早く企業に伝える準備をしましょう。応募者の内定辞退が出た企業は、代わりにほかの人材を採用しなければなりません。なるべく早く伝えると、企業側の負担が減ります。

内定辞退が出やすいタイミングは以下のとおりです。

内定承諾書を提出したあとや入社式のあとの内定辞退も可能ですが、企業側が対応する負担が大きくなります。そのため、できる限り内定通知が出て内定承諾書を提出するまでの間に、辞退するかどうかを決めるようにしましょう。

内定承諾の期間は延長できる可能性があります。「内定の返事はいつまで？伝える方法と気を付けたい3つの注意点を例文とあわせて解説」の記事では、返事の延長方法や返事の仕方をまとめているので、ご参照ください。

2.誰に伝えるべきか確認する

内定を辞退することに決めたら、伝えるべき相手を確認しましょう。基本的には、新卒採用の担当者に連絡をします。

電話で連絡をする場合は、採用担当者が不在だったら改めてかけ直すようにしましょう。メールで連絡をする場合は、担当者の名前をしっかり入れます。

3.内定辞退の連絡方法を考える

内定辞退の連絡は電話とメールの2つの方法があります。新卒の内定辞退の連絡は重要な内容になるため、電話で行うのが望ましいでしょう。

メールだと相手が読んだかどうか確認ができませんが、電話は確実に用件を伝えることが可能です。
また、電話連絡はお互いの声が聞こえるので、誠意が伝わりやすいというメリットがあります。

なお、就職エージェントを利用して応募した場合は、直接企業に連絡せず、担当者に速やかに内定辞退したいことを伝えましょう。

4.失礼のないように連絡する

連絡をする相手や連絡方法が決まったら、失礼のないようマナーを守って新卒の内定を辞退したい旨を伝えます。

入社しない企業にどう思われても良いと考える方もいるかもしれません。しかし、内定辞退した企業が、今度自分が働く企業と将来的に関係を持つ可能性もあります。そのときに、内定辞退で失礼な態度をとったことが、ビジネスに影響する場合もあるのです。

また、失礼な態度をとって採用担当者とのやりとりがこじれた場合、その後の就職活動のモチベーションが下がってしまうこともあります。

内定辞退をする会社であっても、社会的なマナーとして失礼のない対応を心掛けましょう。

就活のマナーが不安な方は、「内定先にメールを送る際のマナーは？内容別の例文も解説」や「就活での電話のかけ方は？基本的なマナーや場面別の会話例を紹介」の記事を参考にしてください。

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新卒採用での内定辞退の例文【メール・電話】

新卒採用で内定辞退の連絡をする際の例文を、メール・電話に分けて紹介します。どのように連絡するか迷っている方はぜひ参考にしてください。

内定辞退のメール例文

新卒の内定辞退の連絡は、電話で行うのが基本です。しかし、電話してもなかなか繋がらず、内定辞退が伝えられないケースもあるでしょう。この場合は、取り急ぎメールで連絡を入れます。

メールで辞退の連絡をする場合は、ほかのメールに埋もれてしまわないように内定辞退する旨を件名に記載しましょう。簡潔に内容が伝わる件名はビジネスメールの基本です。

本文の最後には、大学名や学部名、氏名、メールアドレス、住所など、こちらの連絡先を記載します。企業名や大学名は省略せず、必ず正式名称で記載するのがマナーです。

内容を分かりやすくまとめ、内定を頂いたことへの感謝も忘れずに伝えましょう。

例文

内定辞退の電話例文

新卒の内定辞退の連絡をする場合は、静かな屋内で電話をしましょう。

電話をする時間帯は、企業によりますが勤務時間開始の1時間後くらいか14時～17時あたりが目安です。慌ただしいお昼どきや終業時間前後は控え、自分も落ち着いて電話できるタイミングにしましょう。

電話で辞退を伝えるときは、まず始めに大学名・学部名・氏名を述べてから、採用担当者がいるかを伺います。はじめから内容を伝えず、相手に時間の都合があるか伺いましょう。

電話の前置きは長くならないようにして本題に入ります。言い訳を並べずに事実を簡潔に述べ、最後に改めて内定を出してもらったことへの感謝と期待に沿えないお詫びの言葉を入れましょう。

例文

「内定辞退は電話連絡がマナー？掛け方のコツを例文付きで紹介」では、ほかの例文を紹介しています。電話のかけ方に迷っている方は、参考にしてみてください。

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新卒採用で内定辞退をする際に気を付けること

新卒採用で内定辞退をする際に、嘘をついたり連絡なしで放置したりするのは避けましょう。また、内定辞退の取り消しはできないので、よく考えて結論を出すことが大切です。

ここでは、内定辞退の注意点を解説します。

嘘はつかない

新卒の内定辞退の際に、嘘をつくのはNGです。嘘をついたことがバレると、社会的な信用を失います。トラブルに発展するリスクがあるうえ、この先入社した企業と内定辞退した企業が業務で関わりをもつ可能性もゼロではありません。誠意をもって、正直に伝えることが大切です。

なお、すべてを正直に伝える必要はありません。たとえば、企業の経営体制や給与形態に思うところがあり内定辞退を決意した場合、正直に伝えると関係性がこじれる可能性があるでしょう。

このような場合は、「自分の適性を考慮した結果辞退を決意した」など、曖昧な表現にとどめておくとスムーズです。

内定辞退の取り消しはできない

内定辞退の取り消しはできないことが多いので、よく考えて決断しましょう。

新卒採用の場合、企業が取りたい人数はあらかじめ決まっています。内定辞退の連絡をした時点で、企業はほかの就活生を採用する動きを始めている可能性が高いでしょう。

あとで「やっぱり入社したい！」と思い直しても、代わりの人材が見つかっていたら内定辞退の撤回はできません。

また、企業がほかの就活生に声をかけていなくても、意見がコロコロ変わる信用ができない人物という印象をもたれ、内定辞退の取り消しができない可能性もあります。

自分の決断を後悔しないためにも、よく考えて答えを出しましょう。

サイレント辞退は避ける

内定辞退の連絡をせずに放置するのはマナー違反なので、絶対に避けましょう。

新卒採用の内定を辞退しないままだと、企業は入社してくれるものだと思って準備を進めます。いざ入社となったときに音信不通になっていると、企業に多大な迷惑がかかるでしょう。

内定辞退の連絡をするのが怖く、避けたくなるのも無理はありません。しかし、企業は労力かけて内定を出しているため、迅速な行動で敬意を示すことが大切です。最低限のマナーはしっかりと守り、社会人としてふさわしい行動を心掛けましょう。

感謝の気持ちを伝える

感謝の気持ちをしっかり伝えるのも、新卒の内定辞退をする際のマナーの一つです。

採用選考を受ける過程で、担当者や社員にお世話になったという人も少なくないでしょう。これまで時間や労力を対応してくれた感謝の気持ちを、電話やメールで丁寧に伝えます。

そうすることで、お互いは新たな気持ちで次のステップに進めるでしょう。

就活で内定をもらったあとの動きは、「就活とは何か？内定を得るために必要な準備とステップ」で詳しくまとめてられています。

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内定辞退をしようか迷っている新卒のあなたへ

新卒採用で内定辞退をすること自体に問題はありません。働きたいと思った企業に入社するのが、企業と就活生の双方にとっても望ましいでしょう。

とはいえ、せっかく内定をもらっても辞退ばかりしていては、なかなか就職が終わらない事態になる可能性もあります。そうならないためにも、企業研究や業界研究を丁寧に行い、自分に合った企業の内定を得られるようにしましょう。

スケジュール調整や効果的な面接対策をするなら、就職エージェントをぜひご活用ください。

キャリアチケットは新卒に特化した就職支援サービスです。プロの就活アドバイザーによるカウンセリングを無料で受けることができ、キャリアプランの相談から内定までを一貫してサポートします。

内定辞退に繋がるような企業とのミスマッチを防ぎ、あなたの適性に合った企業を紹介可能です。

キャリアチケットによる手厚いサービスを活用し、希望の内定を手に入れましょう。

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新卒採用の内定辞退でよくある質問

ここでは、新卒採用の内定辞退でよくある質問をまとめました。

Q.内定辞退メールの返信が返ってこない場合は？

内定辞退のメールの返信が返ってこなかったら、5日程度様子を見ましょう。それでも返ってこない場合は、メールの再送をします。それでも返信がないのはメールが埋もれている可能性があるので、電話で確認を入れるのが賢明です。

企業とのメールのやりとりについて詳しく知りたい方は「ビジネスメールの返信はどこまで続ける？就活でのマナーや対応を解説」の記事を参考にご覧ください。

Q.内定辞退の連絡をしたら呼び出された！

内定辞退の連絡後に企業から呼び出された場合は、直接出向いて内定辞退の意思と謝罪の気持ちを伝えるのが適切です。ただし、内定辞退を強く引き止められる可能性も否定できません。そのような雰囲気を感じたら、「気持ちは固まっているため、訪問はご遠慮させていただきます」と伝えて断っても良いでしょう。

内定辞退の引き止めの対処法を知りたい方は「内定辞退の引き止めがしつこい！上手に対処するためのポイント」の記事が参考になります。

Q.内定辞退はいつまでできるの？

新卒の内定辞退は、入社2週間前までに行うのが望ましいでしょう。2週間切ってからの内定辞退は、労働契約の解約が入社日になり、場合によっては損害賠償が発生する可能性があります。実際に損害賠償を求められるケースはほとんどありませんが、トラブルを防ぐためにも、1日でも早く内定辞退の連絡をしましょう。

企業とのトラブルを防ぐ伝え方は「内定式後の辞退は可能？トラブルにならない伝え方や例文を解説」の記事を参考にしてください。

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