新卒の内定辞退の伝え方！電話・メールで連絡する際のマナーや例文を紹介！

内定辞退を決意したものの、「どのように伝えたら良いの？」「怒られたりトラブルになったりしないだろうか」と不安を感じる就活生もいるでしょう。内定辞退を伝えるのには勇気がいるものです。
この記事では、新卒採用における辞退の手順やマナー、困ったときの対処法を解説します。電話・メールの例文をすぐに知りたい方は「【電話・メール例文付き】新卒採用での内定辞退のポイント」の見出しをご覧ください。

かんたん1分！無料登録就活の不安について相談したい

内定辞退は新卒採用において珍しいことではない

新卒採用において、内定辞退は決して珍しいことではありません。キャリアチケットの調査では、内定辞退の経験がある学生は全体の62.6％にのぼります。

多くの就活生が内定辞退を経験する背景には、主に以下のような理由があります。

内定とは、企業が応募者に対して採用の意思表示をし、応募者がそれを承諾した状態です。しかし、就活を進めるなかで気持ちや状況が変わるケースは珍しくありません。また、就活生は複数の企業の選考に参加しているため、企業側も一定数の辞退者が出ることはあらかじめ想定しています。

以下の内定辞退の流れに沿って、適切に連絡や手続きを行いましょう。

内定辞退の流れについては「内定辞退はいつまでできる？伝える際のマナーやタイミング別の例文を紹介」の記事も参考にしてください。

参照元
キャリアチケット
2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査（後編）

内定辞退と内定承諾後辞退は意味合いが異なる

内定辞退と内定承諾後辞退は、以下のように意味合いが異なるので注意しましょう。

内定承諾後辞退は、正式に企業と入社の約束をしたあとに辞退することになります。

「民法627条」の規定により、法的には、内定承諾後であっても入社2週間前であれば辞退は可能です。しかし、企業はすでにあなたが入社するものとして準備を進めています。企業への影響を考えると、内定辞退を決めたらなるべく早く連絡することが社会的なマナーといえるでしょう。

参照元
e-Gov法令検索
民法

内定辞退の取り消しはできない

一度「内定を辞退します」と伝えて受理された場合、原則としてその取り消しはできません。辞退の連絡を受けると、企業は代わりの人材を確保するために追加募集を開始したり、不採用通知を出したほかの候補者に連絡を取ったりするからです。

あとから「やっぱりあの会社が良かった」と後悔しても、企業から再び迎え入れてもらうことは困難でしょう。そのため、内定辞退を伝える前に、本当にその決断で後悔しないかを自分自身に問いかけ、慎重に判断を下す必要があります。

内定辞退を迷う場合は回答期限延長を申し出る

回答期限までに内定を承諾するか辞退するか決められない場合は、回答期限を延長してもらう方法もあるので検討してみましょう。回答までの猶予を作ることで、落ち着いて考える時間ができ、納得のいく答えを出せる可能性が高まります。

回答期限の延長は、企業や内定を得た時期にもよりますが、1週間程度できる場合が多いようです。回答期限の延長を申し出る際のポイントは「内定承諾期間は延長できる？依頼時のマナーや電話・メールの例文を紹介」の記事でも詳しくまとめています。

まずはあなたのモヤモヤを相談してみましょう

「キャリアチケット就職エージェント」は、量より質の就活を叶える無料の就活支援サービスです。経験豊富なキャリアアドバイザーが、あなたの希望や適性に寄り添い、自己分析から企業紹介、面接対策まで一貫して伴走します。

就活の進め方に迷う時期から内定獲得まで、就活に関わるどんな悩みも丁寧に寄り添い、あなたの就活をバックアップします。

こんなお悩みはありませんか？

就活は、正解が見えない中で決断の連続です。「何から始めればいいかわからない」「本当にこの会社でいいのか」「自分の強みは何なのか」と、一人で抱え込んでしまうのは無理もありません。

キャリアチケット就職エージェントは、そんなあなたの試行錯誤に寄り添い、最後まで伴走します。孤独になりがちな就活を、プロと一緒に「納得感のある就活」へ変えてみませんか？

かんたん1分で登録

【無料】就活の不安を相談してみる

内定辞退の伝え方は？新卒が守りたい連絡マナー

1.内定辞退が決まった段階で採用担当者にすぐ連絡する

内定辞退の意思が固まったら、できるだけ早く企業に伝える準備をしましょう。

企業は、内定辞退が発生すると欠員を埋めるために、追加の採用活動を行わなければなりません。早めに連絡をすることで、企業側は次のような対応をスムーズに進められます。

「断りづらいから」と報告を先延ばしにせず、辞退の決断を下したら早めに連絡しましょう。

内定承諾前に辞退の連絡をするのが最もおすすめ

内定辞退は、内定通知を受けてから時間が経つほど連絡を入れるハードルが上がるほか、企業側に迷惑をかける可能性も高くなります。可能であれば、内定通知を受けてから1週間以内に辞退の連絡を入れるのがおすすめです。

内定辞退の可否について、以下の表でまとめました。

4月1日の直前に内定辞退を申し出ると、場合によっては入社日までに雇用契約の終了手続きが間に合わず、在籍期間が発生してしまう点も把握しておきましょう。

就活自体のスケジュールについては、「就活とは？いつから何をやる？基本の流れと今からできる準備を解説！」の記事で解説しています。あわせて参考にしてみてください。

「連絡が怖い」と感じてもサイレント辞退はNG

内定辞退を申し出ず、一方的に連絡を断つ「サイレント辞退」は、社会人としてやってはいけないNG行為です。連絡がないと、採用担当者は「事故に遭ったのではないか」「急病ではないか」と心配し、確認のために何度も連絡を入れる可能性があります。

これは忙しい採用担当者の業務を妨害することにつながり、非常に迷惑です。たとえ気まずくても、最後まで責任をもって自分の言葉で意思を伝えましょう。

就活のマナーが不安な方は、「内定先にメールを送る際のマナーは？内容別の例文も解説」の記事を参考にしてください。

2.基本的にメールではなく電話で連絡する

内定辞退の連絡は、電話で行うのが基本です。メールは相手がいつ開封するか分からず、見落とされるリスクも否定できません。また、直接謝罪の気持ちを伝えることで、誠意が伝わりやすくなり、結果として円満に話がまとまる可能性が高まります。

緊張するのは分かりますが、採用担当者はあなたの入社を心待ちにしていた方々です。その期待を断る以上、相応の礼儀を尽くすのがマナーといえます。

状況によってはメールでもOK

内定辞退の連絡は電話が基本ですが、担当者が不在で連絡がつかない場合や、営業時間内に電話ができない事情があるときはメールを活用しましょう。

電話がつながらないときは、まずメールで用件を送り「お電話を差し上げましたがご不在でしたので、まずはメールにて失礼いたします」とひと言添えるのがスマートです。その後、改めて電話連絡を入れましょう。

また、企業から「連絡はメールで」と指定がある場合は指示に従ってください。このパターンでは、電話をすることでかえって相手に迷惑をかける可能性があるため、メールで丁寧に内定辞退の意思を伝えれば問題ありません。

3.内定辞退の理由は正直に伝える

辞退の理由を尋ねられた際は、嘘をつかずに可能な範囲で正直に伝えましょう。「他社とのご縁があった」「進学をする」「公務員受験に切り替える」といった内容で問題ありません。

深く理由を聞かれた場合は、企業を選ばなかった理由を述べるのではなく、「自分の志向に合う環境が見つかった」といった方向で答えるのがスムーズです。

相手を否定せず、自分のキャリア選択の結果であることを強調すれば、担当者に納得してもらいやすいでしょう。

他社に入社する場合は社名を教えなくても良い

内定辞退の理由が他社への入社であっても、具体的な社名を教える必要はありません。どの企業に入社するかは個人の自由だからです。

企業側が社名を聞く理由は、自社の採用活動の振り返りや競合調査が目的なので、就活生側は答える必要はないといえます。

もししつこく聞かれたら「大変恐縮ですが、選考に関わってくださった他社様との兼ね合いもあり、具体的な社名については公表を控えさせていただけますと幸いです」「すでに承諾している企業様との約束があるため、この場での明言はご容赦ください」などと答えましょう。

4.感謝の気持ちとお詫びを伝える

企業は内定を出すまでに、書類選考や複数回の面接など、あなたのために多くの時間を割いています。辞退を伝える際は、まず「内定をいただいたことへの感謝」を伝え、そのあとに「期待に応えられないことへのお詫び」を言葉にしましょう。

たとえその企業に行かなくても、将来的に仕事の現場でクライアントやパートナーとして再会する可能性はゼロではありません。丁寧で謙虚な姿勢を保つことで、お互いに嫌な気持ちを残さずにコミュニケーションを終えられるでしょう。

こんなお悩みはありませんか？

自分に合った仕事ってなんだろうと不安になりますよね。強みや適性に合わない仕事を選んでしまうと、せっかく就職しても早期退職のリスクがあります。そこで活用したいのが、「適職診断」です。

まずは所要時間1分でできる診断に取り組んでみませんか？自分の特性とそれに合う企業を客観的に把握できれば、企業探しや自己分析をよりスムーズに進めることができるでしょう。

かんたん6問で診断

【無料】さっそく診断スタート

【電話・メール例文付き】新卒採用での内定辞退のポイント

内定辞退の連絡を入れる前に、マナーやポイントを押さえて準備しておくのがおすすめです。いきなり電話やメールをしてしまうとスムーズに用件を伝えられず、余計な手間や時間が掛かってしまう恐れもあります。

ここでは、電話とメールの場合に分けて、例文つきで確認しておきたいポイントをご紹介。企業とのやり取りに不安のある方は、ぜひ参考にしてみてください。

【電話】用件を簡潔にまとめ営業時間内にかける

電話で内定辞退の意思を伝えるときは、以下の点に注意しましょう。

電話は緊張しやすいので、メモを用意したり事前にシミュレーションしたりして準備しておくのがおすすめです。

ただし、電話中に多少言葉に詰まってしまっても焦る必要はありません。真摯に内定辞退の旨と感謝の気持ちを伝えれば、採用担当者の理解を得られるでしょう。

【電話】内定辞退を伝える例文

電話のマナーや気をつけるべきポイントは、「就活の電話のかけ方や出方が不安！基本マナーとそのまま使える会話例を紹介」の記事で詳しく紹介しています。

【電話】内定承諾後に辞退を伝える例文

内定承諾後の辞退は、企業側の採用計画を狂わせる行為であることを自覚し、深い謝罪の意を伝えることが求められます。

【メール】件名に内容を明記して見落としを防ぐ

メールで辞退の連絡をする場合は、担当者がひと目で内容を把握でき、かつ失礼のない形式を整えることが重要です。以下のポイントを守って作成しましょう。

メールのあとで改めて電話する場合は、その旨をメールに盛り込みましょう。メールのみで内定辞退の連絡を入れる場合は、その旨をお詫びする一文を添えると丁寧な印象です。

【メール】電話なしで内定辞退を伝える例文

就活メールの送り方は「メールに相応しい締めの言葉とは？就活で役立つ基本マナーと一緒にご紹介！」の記事を参考にしてください。

【メール】電話の前に内定辞退を伝える例文

【メール】電話の内容確認とお礼を伝える例文

なお、このようなメールの送信は、マナーとして必須ではありません。言った言わないを防ぎ記録を残したい場合や、お礼を改めて伝えたい場合に送ります。

かんたん1分！無料登録就活の不安について相談したい

こんなときどうする？内定辞退で困ったときの対処法

内定辞退の連絡をする際に、「引き止めに遭ったらどうしよう…」「怒られるのでは？」といった不安を感じる就活生もいるでしょう。予期せぬ反応にパニックにならないよう、よくあるトラブル事例とその具体的な切り返し方を知っておくことが大切です。

ここでは、よくある困ったシチュエーションと、その具体的な乗り切り方を解説します。

辞退の理由を深く追及された

「具体的にどこの会社に行くのか」「うちの何が不満だったのか」と深掘りされても、詳細をすべて正直に答える義務はありません。「他社とご縁を感じた」「別の環境で挑戦することが自分の目指すキャリアに最適と判断した」など、抽象的な表現に留めるのが無難です。

相手が納得いかない様子でも、「自分の価値観やキャリア観に基づいた選択である」という一点を貫くのがコツ。これ以上は答えられないと感じたら、「慎重に検討した結果ですので、ご理解いただけますと幸いです」と丁寧に締めくくります。

内定を辞退したいことを伝えたら怒られた

感情的に怒鳴られたり責められたりしても、萎縮し過ぎる必要はありません。どれだけ怒鳴られたとしても、あなたには辞退する権利があります。冷静に「申し訳ございません」と謝罪を繰り返しつつ、辞退の意思は変わらないことを伝えましょう。

電話で一方的な罵倒が続く場合は、「これ以上お話しするのは難しいようですので失礼いたします」と告げて切って問題ありません。

企業側が社会通念上許容される範囲を超えて怒鳴る行為は、パワーハラスメントや就活ハラスメントに該当する可能性が高いので、正当な自衛手段として電話を切りましょう。

そのあとに電話がかかってきても無理に電話に出ず、「お電話での聞き間違いを防ぎ、正確に記録を残すため、今後のやり取りはすべてメールにてお願いしたく存じます」と送り、文章でのやり取りに切り替えてください。

「一度来社してほしい」と呼び出された

辞退の連絡をした際に「最後にあいさつに来てほしい」「納得できないから直接話そう」と言われたとしても、基本的に応じる必要はありません。対面で引き止めるのが目的であるケースが多いからです。

どうしても断りきれない場合は、「すでに他社への入社準備を進めており、お伺いしても考えは変わりません」と丁寧に断りましょう。無理に足を運んで、さらに断りにくい状況を作るのは避けるべきです。

しつこく引き止められた

条件の吊り上げを提示されたり、情に訴えたりしてしつこく引き止められたとしても、一貫して「決意は変わりません」と伝え続けることが重要です。「検討します」といった曖昧な返答は、相手に「まだ説得の余地がある」と期待をもたせてしまい、かえって事態を長引かせる原因となります。

相手の気持ちに対しては感謝を示しつつも、気持ちの揺れや考える素振りは見せないようにしましょう。電話での引き止めが長時間におよぶ場合は、「これ以上お話ししても私の決意が変わることはございません。本日はこれで失礼させていただきます。」と伝えて、切り上げても問題ありません。

内定辞退の引き止めへの対処法について詳しく知りたい方は「内定辞退の引き止めがしつこい！上手に対処するためのポイント」の記事をご覧ください。

損害賠償を請求された

「採用にかかった費用を賠償しろ」という脅しは、法的に認められることはほぼありません。通常の新卒採用活動において、個別の学生に対して損害賠償を請求することは現実的ではなく、裁判をしても企業側が勝てる見込みは極めて低いでしょう。

こうした発言は、単なる脅し文句であることがほとんどです。万が一、執拗に金銭を要求されたり、不当な圧力をかけられたりした場合は、一人で悩まずに大学のキャリアセンターや弁護士、労働相談窓口などに相談してください。

かんたん1分！無料登録就活の不安について相談したい

内定辞退を検討している新卒のあなたへ

内定辞退は、あなたの人生を自分で選択するための重要なステップといえます。企業に申し訳ないと思う気持ちも分かりますが、その罪悪感から納得のいかない進路を選ぶことは避けるべきです。マナーを守って丁寧に対応すれば、企業はあなたの決断を尊重してくれるでしょう。

企業とのやり取りやマナーに自信がない方は、就職エージェントを活用した就活がおすすめです。キャリアチケット就職エージェントは、キャリアアドバイザーが就活を1対1でサポートし、あなたにぴったりの求人を紹介します。

企業とのやり取りを代行するので、仮に内定を辞退する場合も自分で連絡する必要はありません。ES（エントリーシート）の作成や面接対策などのサービスもすべて無料で受けられます。ぜひお気軽にご利用ください。

かんたん1分！無料登録就活の不安について相談したい

新卒採用の内定辞退でよくある質問

ここでは、新卒採用の内定辞退でよくある質問をまとめました。電話をかけるのが怖いと感じている方や、連絡後の反応が気になっている方は、ぜひチェックしてください。

内定辞退を電話で伝えるのが怖い…

内定辞退はメールのみで伝えても良いの？

内定辞退メールの返信が返ってこない場合は？

採用・内定・内々定はどう違う？

内定承諾書を出したあとでも内定を辞退できる？

かんたん1分！無料登録就活の不安について相談したい