内定辞退はメールだけでOK？新卒就活で知っておきたいマナーと例文5つ

内定辞退をメールで伝えても良いのか悩む就活生もいるでしょう。原則として、内定辞退の連絡はメールだけでも問題ありません。マナーを押さえてなるべく早く連絡することが大切です。

この記事では、内定辞退をメールで伝える際のビジネスマナーや例文を解説します。再返信の必要性や企業から返事がこない場合の対処法も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

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内定辞退をメールだけで済ませて良い条件

内定辞退は、メールだけで済ませても必ずしも失礼にはあたりません。 かつては電話がマナーとされていましたが、現在は「言った・言わない」のトラブルを防ぐための記録として、メールでの連絡が推奨されるケースも見られます。ただし、状況によっては電話での連絡が必要です。

まずは、メールのみの連絡で問題ないと判断できる具体的な条件を確認していきましょう。

内定承諾前に辞退する

内定承諾前の辞退は、メールでもスムーズに受け入れられる傾向があります。承諾前は正式な契約が成立しておらず、企業側も「学生が他社と比較検討している段階」だと想定しているからです。

企業にとっても、ほかの学生の調整が利きやすいため、マナーを守った連絡であれば失礼だと判断されることは少ないでしょう。

就活では内定が出たあと、最終的に入社する一社を選んで承諾の意思を伝えます。就活の流れについては、「就活とは？基本的な流れやスケジュールとあわせて成功のポイントを解説」の記事で詳しくご確認ください。

入社や回答期限まで余裕がある

入社予定日や内定承諾の回答期限までに十分な時間的余裕がある場合も、メールでの連絡で問題ありません。目安としては、内定承諾期限の1週間以上前、入社予定日の1ヶ月以上前です。時間に余裕があれば、担当者はメールを確認したあとに事務手続きを落ち着いて進められます。

逆に、急を要するタイミングでメールを送るのは避けましょう。担当者がほかの業務でメールを見落とした場合、トラブルに発展する恐れがあります。

主にメールでやり取りしていた

面接の日程調整や合否連絡が主にメールやチャットツールで行われていた場合、同じ手段で内定辞退を伝えても問題ありません。これまでの流れを汲むのが、最もスムーズで確実だからです。

特に、担当者から「連絡はメールでお願いします」と指定されている場合は、無理に電話を掛けるとかえって相手の手間を増やす可能性があります。テキストでのやり取りが基本の企業であれば、メール連絡が失礼にあたることはないでしょう。

電話での内定辞退が望ましいケース

メールのみで良い条件に当てはまらなかったり、誠意を伝えたい相手がいたりする場合は、電話で内定辞退を伝えてください。具体的には、以下のようなケースが該当します。

・すでに内定承諾書を提出している
・回答期限や入社日が迫っている
・リファラル（紹介）で採用された
・OB／OGやリクルーターにお世話になった

リファラル採用やOB・OG訪問、リクルーター面談などを通じて、個人的にサポートを受けていた場合は、電話で直接お詫びと感謝を伝えるのが理想です。メールだけで済ませてしまうと、「せっかく協力したのに」と、相手を残念な気持ちにさせてしまいかねません。

最後まで誠実に対応することは、紹介してくれた先輩や大学の評価を守ることにもつながります。感謝の気持ちを込めて、自分の言葉で直接伝えましょう。

内定の定義や、獲得から入社までの正式な流れを改めて確認したい人は、「就活における内定とは？獲得から入社までの流れや採用との違いを解説」の記事をご覧ください。

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内定辞退をメールで伝えるときのマナー

内定辞退を伝える際、「せっかく内定をくれた企業に申し訳ない」「怖い」と心理的なハードルを感じることがあるでしょう。しかし、キャリアチケットの調査によれば、入社予定企業を辞退する可能性について、内定保有者の約6人に1人が「可能性がある」「分からない」と回答しました。

この結果から、内定辞退は珍しくないと分かります。大切なのは辞退を恐れることではなく、誠実さと敬意をもってマナーに沿った対応をすることです。ここでは、内定辞退メールを送信する際のマナーを3つ解説します。

参照元
キャリアチケット
2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査（前編）

できるだけ早く連絡する

内定辞退を決めたら、1日でも早く連絡しましょう。内定辞退者が出た場合、企業は追加募集やほかの学生の繰り上げ内定などの対応が必要だからです。

連絡が遅れると、企業が優秀な人材を確保するチャンスを奪ってしまいかねません。企業側の負担を最小限に抑えるためにも、内定辞退を決めたら早く連絡するのがマナーです。

具体的な伝え方に悩む場合は、「新卒の内定辞退の伝え方！メール・電話の例文や気を付けたいマナーを解説」の記事で紹介している例文を参考にしてみてください。

メールはいつまで？内定辞退の期限

法律上は、入社の2週間前まで内定辞退が認められています。「民法第627条」において、「期間の定めのない雇用契約は解約の申し入れから2週間を経過することで終了する」と定められているからです。

しかし、これはあくまで最終的な期限。企業側は内定通知後、学生の入社に向けて備品の手配や社会保険の手続きを進めています。直前の辞退は企業に大きな負担を掛ける可能性があるため、内定辞退の意思が固まったら速やかに連絡するのがマナーです。

参照元
e-Gov法令検索
民法

営業時間内にメールを送信する

内定辞退のメールは、できる限り企業の営業時間内に送信しましょう。営業時間内にメールを送信すると、採用担当者に「企業側の都合も考えられる就活生」といったポジティブな印象を与えられます。

特におすすめな時間帯は、担当者がメールをチェックしやすい「出社直後」「昼休憩明け」「終業時間前」などです。すぐにメールを読んでもらえれば、そのぶん早く返信をもらえたり、事務手続きがスムーズに済んだりする可能性が高まります。

内定辞退の理由は簡潔に伝える

内定辞退のメールでは、理由を長々と書かずにシンプルに伝えましょう。詳細に説明し過ぎると、かえって本心が伝わりにくくなったり、引き止めに遭ったりするリスクがあります。

反対に、全く理由がないと「確認のため」と折り返しの連絡が入る可能性も。「検討の結果、別の企業とのご縁を感じたため」のように、差し支えない範囲でひと言添えるのがスマートです。

辞退理由や伝え方については、「内定辞退の理由はどう伝える？聞かれた時の例文8選と断り方のマナー」の記事で解説しているので、ぜひ参考にしてください。

基本的に返信の返信は必要ない

内定辞退のメールに対し、企業から「承知いたしました。今後のご活躍をお祈りします」といった受理メールが届いた場合、原則としてそれ以上の返信は不要です。

企業からの返信は、「辞退の手続きが完了した」という合図。何度もやり取りを続けると、忙しい担当者の時間を奪いかねません。受理されたことを確認できれば、その時点でやり取りは完結と考えましょう。

ただし、返信に「必要書類の返送」や「アンケートへの回答」などの依頼が含まれていた場合は、指示に従って速やかに対応してください。

「就活マナーの基本を解説！失敗しないための準備と対策」の記事では、就活のマナーを紹介しています。内定を出してくれた企業へ敬意を示すためにも、もう一度マナーを確認しておきましょう。

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内定辞退をメールで伝えるときの構成と書き方

ここでは、内定辞退を伝えるメールの書き方についてまとめました。以下で挙げる5つの構成を押さえてメールを作成すると、内容が相手に伝わりやすくなるほか、基本のビジネスマナーが身についている印象を与えられます。

1.件名

メールの件名では、内定辞退の連絡である旨を分かりやすく伝えましょう。担当者には日々膨大なメールが届くため、ほかの連絡に埋もれてしまわないように、ひと目で内容が分かる件名をつけてください。

具体的には、「内定辞退のご連絡」のように、要件を絞った件名がおすすめです。また、誰が送信したメールか即座に分かるよう、大学名と氏名も入れておきましょう。

「内定辞退のご連絡　△△大学△△学科 △△△△（氏名）」

メールの件名を考えるコツについては、「就活メールの件名の書き方を解説！【例文付き】」の記事で紹介しています。分かりやすい件名をつけるために、ぜひ参考にしてください。

2.内定のお礼

メールの本文は、内定をいただいたことに対する感謝から書き始めましょう。企業側は、多くの時間とコストを費やして採用活動を行っています。「この度は内定をいただき、誠にありがとうございます」のように、感謝の気持ちをストレートに伝えましょう。

3.内定辞退の旨と理由

次に、内定を辞退する旨と理由を伝えます。「大変恐縮ではございますが、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました」と結論を端的に述べるのがポイントです。

先述したように、内定辞退の理由を細かく伝える必要はありません。「別の企業とのご縁を感じたため」や「自分の適性を改めて考え直した結果」など、納得感のある理由を簡潔に添えれば十分です。

真剣に考えた結果であることが伝われば、企業側も意思を尊重してくれるでしょう。

4.内定辞退とメール連絡のお詫び

内定辞退は悪いことではありませんが、企業側の期待に沿えなかったことに対し、お詫びの気持ちを伝えることが大切です。担当者は学生の人間性や可能性を評価し、入社後の活躍を願って内定を出しています。理由を問わず、誠意をもって謝罪するのが社会人としてのマナーです。

また、電話ではなくメールでの辞退連絡になった点も、以下のように謝罪しておきましょう。

「本来なら直接貴社にお伺いしなければならないところですが、メールでのご連絡となることをお詫び申し上げます」

メール連絡に対するお詫びを添えると、採用担当者への配慮が深く伝わります。

5.結びの言葉

内定辞退メールの最後は、お礼や結びの言葉を伝えて文章を締めてください。具体的には、以下のような一文を添えるのがおすすめです。

「△△様には説明会からお世話になり、誠にありがとうございました」
「この度は選考の機会をいただき、誠にありがとうございました」

結びには、企業の発展を祈る言葉を入れます。「末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます」のように締めるのが一般的です。

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【状況別】内定辞退を伝えるメールの例文5つ

ここでは、内定辞退をメールで伝える場合の例文を紹介します。状況に合わせて適切なメールを送りましょう。

1.他社への入社を決めた場合

内定辞退のメールの一般的な例文です。感謝を伝えつつ、他社への入社を決めた旨を簡潔に伝えます。

件名： 内定辞退のご連絡（△△大学・氏名）

本文：
株式会社△△
人事部 採用担当者様

いつも大変お世話になっております。
△△大学の（自分の氏名）です。

この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
心より感謝申し上げます。

いただいた内定について慎重に検討させていただいた結果、貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

就職活動を進めるなかで、自身の適性や今後のキャリア形成について改めて深く考えた結果、別の企業との縁を感じ、そちらへの入社を決意いたしました。

貴重なお時間を割いて選考いただいたにもかかわらず、このような回答となりましたこと、深くお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

－－－－－
署名

2.家庭の事情や体調不良が理由の場合

やむを得ない事情がある場合は、詳細を伏せつつ誠実に内定辞退の意思を伝えましょう。

件名： 内定辞退のご連絡（△△大学・氏名）

本文：
株式会社△△
人事部 採用担当者様

いつも大変お世話になっております。
△△大学の（自分の氏名）です。

先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変光栄に存じておりますが、一身上の都合により、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

実は、内定をいただいたあとに家庭内の環境に変化があり、現時点での就職が困難な状況となってしまいました。

本来であれば直接お伺いしてお詫びすべきところ、メールでのご連絡となりますこと、何卒ご容赦いただけますと幸いです。

多大なるご期待をお寄せいただいたにもかかわらず、ご迷惑をお掛けすることを深くお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

ーーーーー
署名

3.内定通知メールに返信する場合

内定通知メールに返信する場合は、件名を変更せず「Re:」を残した状態で送ると、担当者が内容を把握しやすくなります。

件名： Re: 内定通知のご連絡（△△大学・氏名）

本文：
株式会社△△
人事部 採用担当者様

お世話になっております。
△△大学の（自分の氏名）です。

この度は、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
また、選考中はお忙しいなか、貴重なお時間をいただきましたことに深く感謝いたします。

せっかくいただいた内定ではございますが、検討の結果、内定を辞退させていただきたくお願い申し上げます。

貴社の事業内容や社風には非常に魅力を感じておりましたが、検討を重ねた結果、より自分の専門性を活かせる環境に進むことを決意いたしました。

本来であれば貴社にお伺いして、直接お詫び申し上げるべきところではございますが、メールにて失礼いたします。
何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

－－－－－
署名

4.電話がつながらなかった場合

電話で伝えるべき状況で、担当者が不在だった際は、まずメールで内定辞退を伝えましょう。その後、電話でも連絡すると丁寧です。

件名：内定辞退のご連絡（△△大学・氏名）

本文：
株式会社△△
採用担当者　△△様

お世話になっております。
△△大学の（氏名）です。

先ほど、内定のお返事の件でお電話を差し上げましたが、ご不在でしたので、メールにて失礼いたします。

この度は、内定の通知をいただき誠にありがとうございました。
せっかくの機会をいただいたところ大変心苦しいのですが、自身の進路について熟考した結果、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

直接お話ししてお伝えすべきところ、メールでのご報告となりましたこと、深くお詫び申し上げます。
選考に携わっていただいた皆様に、心より感謝申し上げます。

－－－－－
署名

5.内定承諾後に辞退したい場合

承諾後の辞退は、原則として電話で伝えましょう。以下は、「電話のあとの記録」や「電話がつながらない際の第一報」としてメールを送るときの例文です。

件名： 内定辞退のお詫び（△△大学・氏名）

本文：
株式会社△△
人事部 採用担当 △△様

いつも大変お世話になっております。
内定を承諾させていただいております、△△大学の（氏名）です。

一度は入社を承諾した身でありながら、大変身勝手なお願いで誠に恐縮ですが、この度、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

承諾後、改めて自分の将来について深く再考する機会があり、どうしても別の業界への想いを断ち切れず、今回の決断に至りました。

入社の準備を進めてくださっていた皆様に、多大なるご迷惑をお掛けしてしまうことを深くお詫び申し上げます。

本来であればお伺いして直接謝罪すべきところ、まずはメールにてお詫び申し上げます。
後ほど、改めてお電話でもお詫びのご連絡をさせていただきます。

－－－－－
署名

「就活メール例文14選！マナーや書き方・返信のポイントを紹介」の記事では、就活でメールを送るときのマナーや例文を紹介しているので、ぜひご覧ください。

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内定辞退のメール送信後の対応

内定辞退のメールを送信したあとは、企業の反応に合わせた適切な対応が必要です。ここでは、よくあるシチュエーション別にメール送信後の対応を解説します。円満に内定辞退の手続きを進めるため、ぜひ参考にしてみてください。

企業側から返信がこない場合

内定辞退のメールを送っても返事がこない場合、送信ミスやエラーの可能性が考えられます。数日待っても反応がなければ、内定辞退の旨が伝わっているか確認しましょう。

電話で確認する

内定辞退のメールに企業側から返信がない場合は、電話による連絡をおすすめします。メールが届いていない場合、再度送信しても状況が変わらない可能性があるからです。

電話で担当者と直接話ができれば、その場で受理状況を確認してもらえるでしょう。「先日メールをお送りしたのですが、届いていますでしょうか」と丁寧に問いかけてみてください。

メールを再度送信する

内定辞退のメールに返信がない場合は、再度送信しても問題ありません。採用担当者が確認を漏らしたり返信を忘れたりしている可能性があるためです。メールを再度送信する際は、前回と同じ内容である旨も伝えましょう。

再送にあたって、「先日お送りいたしましたが、念のため再度ご送付いたします」のように一文を添えておくと丁寧な印象を与えられます。

電話が掛かってきた場合

メールに対して採用担当者から電話で連絡がきた場合、そのまま話をします。電話の場合は話す言葉をゆっくりと考える時間がないので、慌てて失礼な対応をしないように意識することが大切です。

なお、電話に出られなかった場合は、気づいたタイミングで折り返しの連絡を入れましょう。

電話での内定の断り方について確認したい人は、「内定の断り方を例文付きで解説！電話・メールで失礼なく辞退する方法」の記事をご参照ください。

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内定辞退をメールでどのように伝えるか悩んでいる人へ

内定辞退の際は、「どうやってメールで伝えたら失礼にならない？」と不安な人もいるでしょう。内定を辞退するときは、ビジネスマナーを押さえたメールで、誠意や感謝を伝えることが大切です。

もし、「内定をもらったけど納得しきれない」「もう一度就活をやり直したい」という理由で辞退するなら、就職エージェントへの相談を検討してみてください。

キャリアチケット就職エージェントでは、就活のプロが一人ひとりの状況に合わせたサポートを行っており、本当に自分に合った企業との出会いを後押ししています。

当サービス経由で応募した企業であれば、キャリアアドバイザーが連絡を代行するため、精神的な負担を減らして選考対策に集中できるでしょう。内定獲得後も納得のいく決断ができるよう手厚いフォロー体制を整えているので、ぜひお気軽にご相談ください。

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内定辞退のメールに関するQ＆A

内定辞退によるトラブルを防ぐには、マナーを守った対応が必要です。ここでは、内定辞退のメールを送る際に多くの就活生が抱く疑問について、Q＆A形式で解説するので、ぜひご覧ください。

Q.承諾後の内定辞退はメールだと失礼？

A.承諾後の内定辞退は、メールだけでなく「電話」を併用するのがマナーです。

内定を承諾した場合、企業側は入社に向けて備品の手配や配属先の調整など、具体的な準備を進めています。その段階での辞退は企業に大きな影響を与えるため、まずは電話で直接謝罪の意を伝えるのが最も誠実な対応です。

もし電話がつながらない場合や、担当者から「記録に残るようにメールで送ってほしい」と指示があった場合には、速やかに内定辞退メールを送りましょう。

Q.内定辞退の連絡は電話とメールどっちが良い？

A.基本的にメールで問題ありませんが、状況に応じて連絡手段を選ぶのが理想です。メールは、担当者が自分のタイミングで確認でき、お互いに「いつ辞退の意思を伝えたか」を証拠に残せるメリットがあります。

ただし、より誠意を伝えたい場合や、入社直前の辞退など緊急を要する場合は「電話」を併用しましょう。もし、担当者が多忙で電話がつながらない場合は、まずメールで第一報を入れるのが鉄則です。

電話で連絡する場合は、「内定辞退の電話は怖い？伝え方のポイントや例文を解説」の記事で伝え方を確認しておきましょう。

Q.内定辞退メールの返信に学生側は再返信すべき？

A.基本的に、企業から届いた内定辞退メールの返信に対して、学生側がさらに再返信する必要はありません。通常、企業からの返信には「承知いたしました。今後のご活躍をお祈り申し上げます」といった結びの言葉が含まれており、それでやり取りは完結です。

ただし、返信内容に事務的な手続きの指示や、預かっている書類の返送依頼が含まれている場合は、その回答のために速やかに返信し、スムーズに手続きを終えましょう。

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