内定辞退をメールで伝える方法は？基本的なマナーや状況別の例文6選を解説

内定を辞退したい旨をメールで伝えても良いのか悩む就活生もいるでしょう。内定を承諾する前や企業から連絡方法の指定が出ていない場合は、内定辞退の連絡はメールだけでも問題ありません。早期にマナーを守って対応すればトラブルを防げるでしょう。

この記事では、内定辞退をメールで伝えても良い条件や送るときのマナーを解説します。また、メールで伝える内容や状況別の例文も紹介しているので、ぜひご覧ください。

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内定辞退はメールだけの連絡でOK！マナー違反にならない条件

内定辞退は、メールだけで済ませても必ずしも失礼にはあたりません。 かつては電話がマナーとされていましたが、現在は「言った・言わない」のトラブルを防ぐための記録として、メールでの連絡が推奨されるケースもみられるようです。

実際に、キャリアチケットが25卒を対象に実施した調査によると、電話（59.1％）に迫る勢いで、約57.7％の学生がメールでも内定辞退の連絡を行っていることが分かります。今やメールは、電話と並んで一般的な辞退手段となっているといえるでしょう。

ただし、状況によっては電話での連絡が必要です。ここでは、内定辞退をメールで伝えてもマナー違反にならない条件を解説するので、自分の状況と照らし合わせて判断してみてください。

内定承諾書を提出していない

内定承諾前であれば、メールで内定辞退の連絡をしてもマナー違反にはなりません。内定承諾書は「貴社に入社します」という意思表示の書類であるため、提出前なら企業側も辞退者が出ることを一定数想定しています。

企業にとって承諾前の辞退は「一定数発生するもの」として採用計画に含まれており、早い段階での連絡であれば、ほかの学生の調整が利きやすくなります。そのため、丁寧な言葉遣いなど最低限のマナーを守って連絡すれば、失礼だと判断されることは少ないでしょう。

内定承諾の回答期限まで余裕がある

企業から提示された回答期限までに十分な時間がある場合は、メールでの連絡で問題ありません。期限内であれば、企業側も次点の候補者へ繰り上げ内定を出すなどの調整がスムーズに行えるからです。

もし期限当日や前日など差し迫った状況であれば、メールが埋もれてしまうリスクを考慮して電話を併用しましょう。採用担当者に対する最低限の配慮をするため、余裕をもって連絡するのがマナーです。

いつまでに内定承諾をすべきなのか知りたい方は、「内定の返事はいつまで？伝える方法と気を付けたい3つの注意点を例文とあわせて解説」の記事で解説しているのでチェックしてみてください。

企業から連絡方法を指定されている

企業側から「辞退や問い合わせはメールでお願いします」と指定されている場合は、その指示に従うのがマナーです。近年は記録を正確に残すために、あえてWeb上のフォームやメールでの連絡を指定する企業も少なくありません。

指示に反して電話をかけてしまうと、かえって業務の邪魔をしてしまう恐れがあります。募集要項や内定通知メールに連絡手段の指定がないか、事前によく確認しておきましょう。

これまでメールで連絡していた場合も問題ない

面接の日程調整や合否連絡が主にメールやチャットツールで行われていた場合は、同じ手段で内定辞退を伝えても問題ありません。これまでの流れを汲むのが、最もスムーズで確実だからです。

テキストでのやり取りが基本の企業であれば、メール連絡が失礼にあたることはないでしょう。

参照元
キャリアチケット
2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査（後編）

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内定辞退とは？内定承諾後辞退との違いを解説

就活で複数の企業から内定を得た際は、最終的に1社に絞るために内定辞退をする必要があります。内定辞退の法的な意味合いや、承諾前後の違いを理解しておけば、トラブルを防止できるでしょう。

ここでは、内定辞退の意味や内定承諾後辞退との違いを解説します。

内定辞退とは労働契約の解約を申し出ること

内定辞退とは、企業から出された採用内定の通知に対し、入社の意思がないことを伝えて労働契約の解約を申し出ることです。一般的に、企業が内定を出し、学生がそれを承諾した時点で「始期付解約権留保付労働契約」が成立したとみなされます。

この契約は、卒業後の就労を約束するものですが、学生側には「退職の自由」が認められているため、辞退すること自体は法的に問題ありません。

ただし、企業側は内定者を迎え入れるためにデスクや備品の手配、採用活動の終了など、さまざま準備を進めています。そのため、一方的な通告ではなく、マナーを守った誠実な対応が求められるでしょう。

内定の概要は、「就活における内定とは？獲得から入社までの流れや採用との違いを解説」の記事でも解説しているのでチェックしてみてください。

内定辞退と内定承諾後辞退の違い

内定辞退と内定承諾後辞退の主な違いは、契約の進行度合いと企業に与える影響の大きさにあります。内定承諾前であれば、まだ検討段階であると企業側も認識していますが、承諾書を提出したあとの辞退は、すでに確定した契約を破棄することになるため、より慎重な対応が必要です。

特に、卒業が迫った時期での内定辞退は企業に大きな負担をかけることに。

文部科学省の「令和7年度大学等卒業予定者の就職内定状況調査結果を公表します（2月1日現在）（p.4）」をみると、2月までに大学生の約92％が内定を獲得しています。これは、市場に動いている学生がほとんど残っておらず、多くの企業が採用活動を終了させているという状況です。

年度末が迫るこのタイミングで辞退が発生すると、企業は欠員を埋めるための追加募集が極めて困難となり、多大な調整を強いられることになります。就活スケジュール全体を考慮しても、この時期の連絡がいかに重い意味をもつかを再確認し、誠実に対応することが重要です。

就活全体のスケジュールは、「就活とは？基本的な流れやスケジュールとあわせて成功のポイントを解説」の記事で解説しているので参考にしてみてください。

参照元
文部科学省
令和7年度大学等卒業予定者の就職内定状況調査（2月1日現在）

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内定辞退をするときの基本的なマナー

内定辞退を伝える際、「せっかく内定をくれた企業に申し訳ない」「怖い」と心理的なハードルを感じることがあるでしょう。しかし、キャリアチケットの調査によると、内定保有者の62.6％が「辞退した経験がある」と回答しました。

この結果から、内定辞退は決して珍しいことではなく、多くの人が経験することが分かります。大切なのは辞退を恐れることではなく、誠実さと敬意をもってマナーに沿った対応をすることです。

ここでは、内定辞退メールを送信する際のマナーを解説します。基本のルールを確認して、自信を持って連絡できるようにしましょう。

できるだけ早く辞退する旨を伝える

内定辞退を決めたら、できるだけ早く辞退する旨を伝えましょう。内定辞退者が出た場合、企業は追加募集やほかの学生の繰り上げ内定などの対応が必要だからです。

連絡が遅れると、企業が優秀な人材を確保するチャンスを奪ってしまいかねません。企業側の負担を最小限に抑えるためにも、内定辞退を決めたら早く連絡するのがマナーです。

感謝とお詫びの意を込めて誠意ある対応を心掛ける

内定辞退の連絡では、感謝とお詫びの意を込めて誠意ある対応を心掛けましょう。企業側は選考に多大な時間とコストを投じており、内定辞退は少なからず相手の期待に沿えない結果となるためです。

事務的な報告だけで済ませてしまうと、冷淡な印象を与えてしまい、トラブルや強い引き止めの原因になりかねません。

内定辞退メールを送る際は、以下のポイントを整理して構成しましょう。

・面接の機会や内定をいただいたことへのお礼を述べる
・検討した結果、期待に沿えないことへの申し訳なさを伝える
・謙虚な姿勢を保ち、感情的にならず冷静に言葉を選ぶ

たとえ最終的に入社しない企業であっても、将来ビジネスの現場で取引先やパートナーとして出会う可能性は十分にあります。その際に気まずい思いをしないよう、最後まで丁寧なコミュニケーションを継続することが大切です。

就活マナーはトラブルを避けるだけでなく、良好な人間関係を築き、自身の信頼性を高めるためには欠かせません。「就活マナーの基本を解説！失敗しないための準備と対策」の記事で、基本的な就活マナーを解説しているのでチェックしておきましょう。

参照元
キャリアチケット
2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査（後編）

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内定辞退をメールで伝えるときの4つのポイント

内定辞退の連絡をメールで行う際は、相手への配慮と分かりやすさが重要です。採用担当者は日々膨大なメールを確認しているため、一目で内容が伝わる工夫が欠かせません。

ここでは、内定辞退をメールで伝えるときのポイントを4つ解説します。ビジネスシーンにおける基本的なマナーとしても役立つため、しっかりと確認しておいてください。

1.件名だけで用件と氏名が一目で分かるようする

メールの件名は、開封せずとも「誰が」「何の用件で」連絡したのかを把握できる内容にするのが鉄則です。担当者は多くの就活生とやり取りをしているため、件名が不明瞭だと見落とされたり、確認が後回しにされたりする恐れがあります。

このように、具体的な用件と大学名・氏名をセットで記載しましょう。これにより、担当者はメールを開く前に優先順位を判断できるようになり、結果として自分へのレスポンスも早まるなど、お互いにとってスムーズなコミュニケーションにつながります。

2.内定辞退の理由は簡潔に伝える

内定辞退のメールでは、理由を長々と書かずにシンプルに伝えましょう。詳細に説明し過ぎると、かえって本心が伝わりにくくなったり、引き止めに遭ったりするリスクがあります。

反対に、全く理由がないと「確認のため」と折り返しの連絡が入る可能性も。「検討の結果、別の企業とのご縁を感じたため」のように、差し支えない範囲でひと言添えるのがスマートです。

辞退理由や伝え方については、「内定辞退の理由はどう伝える？聞かれた時の例文8選と断り方のマナー」の記事で解説しているので参考にしてください。

3.電話がつながらずメールを送る場合はその旨を伝える

電話がつながらずメールを送る場合はその旨を伝えると、好印象につながるでしょう。本来、内定辞退は電話で伝えるのが丁寧ですが、担当者が不在でつながらないケースも珍しくありません。

いきなりメールを送りつけるのではなく、「お電話差し上げましたが、ご多忙のようでしたのでメールにて失礼いたします」といった一言を添えることで、こちらの誠意が伝わりやすくなります。連絡が遅れることを防ぐために、電話が通じないときは速やかにメールへ切り替える判断も大切でしょう。

4.企業から承諾の返信に連絡を返す必要はない

内定辞退を受け入れる旨の返信が企業から届いた場合、原則としてそれ以上の再返信は不要です。辞退の意思表示とその承諾が完了した時点で、そのやり取りは完結したものとみなされます。

採用担当者も多くの業務を抱えており、辞退者とのやり取りを早期に終えたいと考えていることが多いため、過度な返信はかえって相手の事務作業を増やし、時間を奪うことになりかねません。「返信を止めること」自体が、相手への配慮になるという側面もあります。

ただし、メールの内容に「今後のご活躍を心よりお祈りしております」といった温かい激励が含まれていた場合に限り、それに対して短く感謝を伝える返信を送ることは問題ありません。基本的には、お互いの意思確認がとれた段階で潔く連絡を終えるのが、ビジネスにおけるスマートで効率的なマナーです。

就活のメールに返信が必要なときは、「就活メール例文14選！マナーや書き方・返信のポイントを紹介」の記事を参考にしてみてください。

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内定辞退をメールで伝えるときの構成と書き方

内定辞退のメールを送るときは、基本的な構成で作成することを心掛けましょう。内容が相手に伝わりやすくなるほか、基本のビジネスマナーが身についている印象を与えられます。

ここでは、内定辞退を伝えるメールの構成と書き方についてまとめたので、作成するときの参考にしてみてください。

1.件名

メールの件名では、内定辞退の連絡である旨を分かりやすく伝えましょう。以下のような構成を基本として覚えておくと、作成時間を短縮できます。

「内定辞退のご連絡　△△大学△△学科 △△△△（氏名）」

担当者が管理しやすいよう、「！」や「ご確認のお願い」などは省き、シンプルに事実のみを記載するのがマナーです。

なお、企業からの内定通知メールに返信する形で辞退を伝える場合は、件名を変えずに「Re:」を残したまま送りましょう。 そのほうが、担当者も過去のやり取りを遡りやすくなり、管理の手間が省けるためです。

メールの件名を考えるコツについては、「就活メールの件名の書き方を解説！【例文付き】」の記事で紹介しています。分かりやすい件名をつけるために、ぜひ参考にしてください。

2.宛名

本文の冒頭には、必ず正式な宛名を記載してください。会社名・部署名・役職・氏名を省略せずに正しい順序で記載するのがビジネスマナーです。

たとえば、株式会社を「（株）」と略すのは避け、求人票や名刺に記載されている通りの正確な名称を使用しましょう。担当者の氏名が分からない場合は、「△△（部署名）御中」や「採用担当者様」と記載すれば失礼にはあたりません。正確な宛名を記すことで、メールの信頼性が高まり、スムーズに担当者へつながります。

メールでの宛名については、「メールで『御中』は使う？事務局や係宛てのときは？正しい書き方を解説」の記事で解説しているので参考にしてみてください。

3.内定のお礼

メールの本文は、内定をいただいたことに対する感謝から書き始めましょう。企業側は、多くの時間とコストを費やして採用活動を行っています。「この度は内定をいただき、誠にありがとうございます」のように、感謝の気持ちをストレートに伝えましょう。

4.内定辞退の旨と理由

次に、内定を辞退する旨と理由を伝えます。まずは、「大変恐縮ではございますが、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました」と、結論を端的に述べるのがポイントです。

内定辞退の理由は、先述したように細かく伝える必要はありません。具体的には、「一身上の都合」のほかにも、下のような伝え方があります。

・「検討の結果、別の企業とのご縁を感じたため」
・「自分の適性を改めて考え直した結果」

納得感のある理由を簡潔に添えれば十分です。「検討を重ねた末の決断である」という真摯な姿勢が伝われば、企業側も意思を尊重してくれるでしょう。

5.内定辞退とメール連絡のお詫び

内定辞退は悪いことではありませんが、企業側の期待に沿えなかったことに対し、お詫びの気持ちを伝えましょう。採用担当者は、学生の人間性や可能性を評価し、入社後の活躍を願って内定を出しています。どのような理由であれ、その期待を断る以上、敬意を払って対応するのが社会人としてのマナーです。

また、辞退の連絡は電話で行うのが基本ですが、どうしてもつながらない場合や、迅速に意思を伝えたいなどの理由でメールを送る際は、以下のように添えましょう。

「本来なら直接お伺いするか、お電話にて差し上げるべきところ、メールでのご連絡となりますことをお詫び申し上げます」

このように、手段が略儀（メール）になったことへのお詫びを添えることで、採用担当者への配慮がより深く伝わります。

6.結びの言葉

本文の最後は、お礼や結びの言葉を伝えて文章を締めてください。具体的には、以下のような感謝の言葉を添えるのがおすすめです。

「△△様には説明会からお世話になり、誠にありがとうございました」
「この度は選考の機会をいただき、誠にありがとうございました」

その後の締めくくりには、企業の発展を祈る言葉を入れます。「末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます」のように締めるのが一般的です。

7.署名

メールの最末尾には、差出人が誰であるかを明確にするための署名を記載しましょう。ビジネスメールにおいて署名は名刺代わりとなる重要な項目です。

以下の情報を過不足なく記載するようにしてください。

・氏名（ふりがな）
・大学／学部／学科名
・携帯電話
・メールアドレス

署名があることで、万が一担当者が急ぎで連絡を取りたいと思った際にも、連絡先を調べる手間が省けます。最後まで相手の手間を考えた配慮を忘れないようにしましょう。

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【状況別】内定辞退をメールのみで伝える際の例文6選

内定辞退の連絡は、状況に応じた正しいテンプレートを活用することで、担当者とのトラブルを避け、円満に辞退手続きを進められます。

ここでは、内定辞退をメールで伝える場合の例文を状況別に紹介するので、自分に合ったものを参考に作成してみてください。

1.他社への入社を決めた場合

内定辞退のメールの一般的な例文です。感謝を伝えつつ、他社への入社を決めた旨を簡潔に伝えます。

件名： 内定辞退のご連絡（△△大学・氏名）

本文：
株式会社△△
人事部 採用担当者様

いつも大変お世話になっております。
△△大学の△△（自分の氏名）です。

この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
心より感謝申し上げます。

いただいた内定について慎重に検討させていただいた結果、貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

就職活動を進めるなかで、自身の適性や今後のキャリア形成について改めて深く考えた結果、別の企業との縁を感じ、そちらへの入社を決意いたしました。

貴重なお時間を割いて選考いただいたにもかかわらず、このような回答となりましたこと、深くお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

-----------------------------------
△△大学△△学部△△学科　△△（氏名）
〒000-0000
△△県△△市△△町△△
携帯電話：000-0000-0000
E-mail：tarou.tanaka0513@×××.com
-----------------------------------

2.学業専念や進路変更を理由にする場合

進路変更は個人的な人生の選択であるため、企業側も納得しやすい理由の一つです。大学4年生が大学院進学や資格試験への挑戦など、就職そのものを辞める場合は、その決断を明確に伝えましょう。

件名：内定辞退のご連絡（学校名・氏名）

本文：
株式会社△△
人事部 採用担当 △△様

拝啓

時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
先日は内定のご連絡をいただき、心より感謝申し上げます。

せっかくのご期待をいただいたところ大変恐縮ではございますが、検討の結果、この度の内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

以前より希望しておりました大学院への進学が決定し、学業に専念することを決意いたしました。
社会人としての第一歩を貴社で踏み出したいという思いも強くございましたが、自身の将来を見据えた選択として、進学の道を選んだ次第です。

多大なるご期待をお寄せいただいたにもかかわらず、ご迷惑をおかけすることを深くお詫び申し上げます。
本来であれば直接お伺いしてすべきところ、メールでのご連絡となりますこと、何卒ご容赦ください。

末筆ながら、貴社の益々のご発展と、皆様のご多幸を心よりお祈り申し上げます。

敬具

-----------------------------------
△△大学△△学部△△学科　△△（氏名）
〒000-0000
△△県△△市△△町△△
携帯電話：000-0000-0000
E-mail：tarou.tanaka0513@×××.com
-----------------------------------

3.家庭の事情や体調不良が理由の場合

やむを得ない事情がある場合は、詳細を伏せつつ誠実に内定辞退の意思を伝えましょう。

件名： 内定辞退のご連絡（△△大学・氏名）

本文：
株式会社△△
人事部 採用担当者様

いつも大変お世話になっております。
△△大学の△△（自分の氏名）です。

先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
身に余る光栄に存じますが、検討の結果、この度の内定を辞退させていただきたくご連絡申し上げました。

実は内定をいただいたあと、家庭内にやむを得ない事情が生じ、現時点での就職活動の継続、および予定通りの入社が困難な状況となってしまいました。

貴社への入社を心待ちにしていたなか、このような形でのご報告となりますこと、私自身も非常に心苦しく、断腸の思いです。

本来であれば直接お伺いしてお詫びすべきところ、メールでのご連絡となりますこと、何卒ご容赦いただけますと幸いです。

多大なるご期待をお寄せいただいたにもかかわらず、ご迷惑をお掛けすることを重ねて深くお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

-----------------------------------
△△大学△△学部△△学科　△△（氏名）
〒000-0000
△△県△△市△△町△△
携帯電話：000-0000-0000
E-mail：tarou.tanaka0513@×××.com
-----------------------------------

4.内定通知メールに返信する場合

内定通知メールに返信する場合は、件名を変更せず「Re:」を残した状態で送ると、担当者が内容を把握しやすくなります。

件名： Re: 内定通知のご連絡（△△大学・氏名）

本文：
株式会社△△
人事部 採用担当者様

お世話になっております。
△△大学の△△（自分の氏名）です。

この度は、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
また、選考中はお忙しいなか、貴重なお時間をいただきましたことに深く感謝いたします。

光栄なご連絡をいただいたところ大変恐縮ではございますが、慎重に検討を重ねた結果、この度の内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

貴社の事業内容や社風には非常に魅力を感じておりましたが、自身の適性や将来について改めて考え抜いた結果、より専門性を活かせる環境で挑戦することを決意いたしました。

本来であれば貴社にお伺いして、直接お詫び申し上げるべきところ、メールでのご連絡となりますことを何卒ご容赦ください。

多大なるご期待をお寄せいただいたにもかかわらず、ご迷惑をおかけすることを深くお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

-----------------------------------
△△大学△△学部△△学科　△△（氏名）
〒000-0000
△△県△△市△△町△△
携帯電話：000-0000-0000
E-mail：tarou.tanaka0513@×××.com
-----------------------------------

5.電話がつながらなかった場合

電話で伝えるべき状況で、担当者が不在だった際は、まずメールで内定辞退を伝えましょう。メール送信後に、改めて電話でも連絡するとより丁寧な印象を与えられます。

件名：内定辞退のご連絡（△△大学・氏名）

本文：
株式会社△△
採用担当者　△△様

お世話になっております。
△△大学の△△（氏名）です。

先ほど、内定のお返事の件でお電話を差し上げましたが、ご不在でしたので、まずはメールにて失礼いたします。

この度は、内定の通知をいただき誠にありがとうございました。
せっかくの機会をいただいたところ大変心苦しいのですが、自身の進路について熟考した結果、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

直接お話ししてお伝えすべきところ、お電話がつながらなかったため、まずはメールでのご報告となりましたこと、深くお詫び申し上げます。
のちほど、改めてお電話差し上げますが、まずは取り急ぎ書面にてご連絡いたしました。

選考に携わっていただいた皆様に、心より感謝申し上げます。

-----------------------------------
△△大学△△学部△△学科　△△（氏名）
〒000-0000
△△県△△市△△町△△
携帯電話：000-0000-0000
E-mail：tarou.tanaka0513@×××.com
-----------------------------------

6.内定承諾後に辞退したい場合

承諾後の辞退は、原則として電話で伝えましょう。以下は、「電話がつながらない際の第一報」としてメールを送るときの例文です。

件名： 内定辞退のお詫び（△△大学・氏名）

本文：
株式会社△△
人事部 採用担当 △△様

いつも大変お世話になっております。
内定を承諾させていただいております、△△大学の△△（氏名）です。

一度は入社を承諾した身でありながら、大変身勝手なお願いで誠に恐縮ですが、この度、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

承諾後、改めて自分の将来について深く再考する機会があり、どうしても別の業界への想いを断ち切れず、今回の決断に至りました。

入社の準備を進めてくださっていた皆様に、多大なるご迷惑をお掛けしてしまうことを深くお詫び申し上げます。

本来であれば直接お伺いして謝罪すべきところ、まずはメールにてご連絡差し上げます。
先ほどお電話を差し上げましたが、ご多忙の折かと思い、まずはメールにて失礼いたします。
後ほど、改めてお電話にてお詫びのご連絡をさせていただきます。

-----------------------------------
△△大学△△学部△△学科　△△（氏名）
〒000-0000
△△県△△市△△町△△
携帯電話：000-0000-0000
E-mail：tarou.tanaka0513@×××.com
-----------------------------------

内定辞退を伝えるときの例文は、「新卒の内定辞退の伝え方！電話・メールで連絡する際のマナーや例文を紹介！」の記事でも解説しているので、あわせてチェックしてみてください。

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内定辞退のメールを送信したあとの対処法

内定辞退のメールを送信したあとは、基本的には企業の返信を待つことになります。しかし、音沙汰がない場合や、直接電話がかかってきた場合には冷静な対応が求められるでしょう。

ここでは、内定辞退のメールを送信したあとの対処法を解説するので、予期せぬリアクションに慌てないよう、あらかじめ対処法を整理しておいてください。

企業側から返信がこないときは再度連絡する

メールを送信してから2〜3営業日が経過しても返信がない場合は、念のため再度連絡を入れるのがマナーです。採用担当者がメールを見落としている可能性や、システムトラブルで届いていないケースが考えられるためです。

再連絡の際は、前回のメールが届いているかを確認する形で、丁寧な文章を心掛けましょう。もし回答期限が迫っているなどの緊急性が高い状況であれば、メールの再送を待つよりも電話で直接「先日お送りしたメールの件で、念のためお電話いたしました」と伝える方が確実です。

電話がかかってきたら誠意ある対応をする

メールを送った直後や後日に、担当者から電話がかかってくることがありますが、無視をせずに誠実に対応してください。企業側は辞退の理由を詳しく確認したいと考えていたり、単に受理したことを直接伝えたかったりする場合があるためです。

電話口では、改めて内定をいただいたことへの感謝と、辞退することへのお詫びを自分の言葉で伝えましょう。メールで伝えた内容と矛盾がないように注意しつつ、丁寧な口調を維持することが円満な辞退につながるポイントです。

入社予定の具体的な企業名を聞かれた場合

電話などで「他にはどこに行くのですか？」と具体的な社名を聞かれたとしても、答える義務はありません。他社の社名を伝えてしまうと、そこから比較による引き止めが始まったり、思わぬトラブルにつながったりするリスクがあるからです。

社名を伏せたい場合は、「大変申し訳ございませんが、具体的な社名の回答は差し控えさせていただきます」のような表現を使って角を立てずに断りましょう。

嘘をつく必要はありません。「選考状況の詳細は控えさせていただいております」や「他社様との兼ね合いもございますので」といった形でも、決して失礼にはあたらないので丁寧にお断りしましょう。

強い引き止めにあった場合

万が一、執拗な引き止めや高圧的な態度をとられたとしても、自分の意思を強くもつことが大切です。一度内定辞退の意思を固めたのであれば、曖昧な返答をして期待をもたせるのは、かえって相手企業に対しても失礼な行為となります。

「熟考した末に出した結論ですので、変わりありません」とはっきり伝え、感謝の意を示しつつ会話を切り上げてください。あまりにしつこい場合や、脅しのような言動がある場合は、大学のキャリアセンターなどに相談することも一つの手段です。毅然とした態度で、入社への感謝を伝えつつ、辞退の決意を貫きましょう。

過度な引き止めにあったときの対処法は、「内定辞退の引き止めがしつこい！上手に対処するためのポイント」の記事で解説しているので参考にしてみてください。

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内定辞退をメールで伝えたい人へ

内定辞退の際は、「どうやってメールで伝えたら失礼にならない？」と不安な人もいるでしょう。内定を辞退するときは、ビジネスマナーを押さえたメールで、誠意や感謝を伝えることが大切です。

もし、「内定をもらったけど納得しきれない」「もう一度就活をやり直したい」という理由で辞退するなら、就職エージェントへの相談を検討してみてください。

キャリアチケット就職エージェントでは、就活のプロが一人ひとりの状況に合わせたサポートを行っており、本当に自分に合った企業との出会いを後押ししています。

当サービス経由で応募した企業であれば、キャリアアドバイザーが連絡を代行するため、精神的な負担を減らして選考対策に集中できるでしょう。内定獲得後も納得のいく決断ができるよう手厚いフォロー体制を整えているので、ぜひお気軽にご相談ください。

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内定辞退のメールに関するQ＆A

ここでは、内定辞退のメールを送る際に多くの就活生が抱く疑問について、Q＆A形式で解説するので、ぜひご覧ください。

Q.内定辞退のメールはいつまでにすべき？

A. 内定辞退の連絡は、辞退の意思が固まったら、できる限り早く伝えるのが鉄則です。「民法第六百二十七条」により、理論上は入社の2週間前までであれば辞退が可能とされていますが、企業側はあなたの入社に向けて備品の手配や配属先の調整など、多大な準備を進めています。

連絡が遅れるほど企業に及ぼす影響が大きくなるため、基本的には内定承諾の期限内、あるいは決断した当日か翌営業日には連絡を入れるのが社会人としての誠実な対応です。

参照元
e-Gov法令検索
民法（明治二十九年法律第八十九号）

Q.内定辞退メールだけで電話しないのは失礼になる？

A. メールのみの連絡でも失礼にはあたらないとする考え方が一般的です。記録が残るため、言った・言わないのトラブルを防げるメリットもあります。

ただし、内定承諾書を提出したあとや、リクルーターと深い信頼関係がある場合は、メール送信後すぐに電話でも一言お詫びを伝えるとより誠実な印象を与えられるでしょう。まずはメールで迅速に意思を伝え、状況に応じて電話を併用するのがスマートな対応といえます。

Q.内定辞退メールの返信に学生側は再返信すべき？

A.基本的に、企業から届いた内定辞退メールの返信に対して、学生側がさらに再返信する必要はありません。通常、企業からの返信には「承知いたしました。今後のご活躍をお祈り申し上げます」といった結びの言葉が含まれており、それでやり取りは完結です。

ただし、返信内容に事務的な手続きの指示や、預かっている書類の返送依頼が含まれている場合は、その回答のために速やかに返信し、スムーズに手続きを終えましょう。

Q.メールではなく電話で辞退連絡するときの注意点は？

A. 内定辞退に限らず、電話で企業に連絡するときは、始業直後や昼休み、終業間際を避けましょう。担当者が比較的落ち着いている10時〜11時や、14時〜16時頃の時間帯を狙うのがマナーです。

会話では「検討の結果、辞退させていただきたくお電話いたしました」と結論から簡潔に述べ、理由は「検討を重ねた結果、他社との縁を感じた」など、詳細を話し過ぎず前向きな表現に留めるのがコツですの学生の調整が利きやすくなりま引き止めにあっても、感謝を伝えつつ意思が固いことを丁寧に伝えましょう。

内定辞退の電話のかけ方は、「内定辞退の電話はどう掛ける？マナーや伝え方と状況別の例文4選」の記事で解説しているのでチェックしてみてください。

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