内定辞退はメールで伝えても大丈夫？送信時のマナーを例文付きで解説

「内定辞退の連絡はメールだけでも良いのか」「どのような文章で伝えるべきか」などと悩む就活生もいるでしょう。内定辞退の連絡はメールだけでも問題ありません。しかし、できるだけ早めにお詫びとあわせて連絡することが大切です。

この記事では、内定辞退をメールで伝える際の文章構成やマナーを解説します。失礼な印象を与えずに内定辞退を伝えたい方は、ぜひ参考にしてください。

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内定辞退の連絡手段は電話・メールが多い

内定を辞退する場合、メールだけで連絡することも可能です。辞退する旨が正しく伝われば、連絡手段は電話とメールのどちらでも問題ありません。ただし、なかには、「大事な連絡は電話でするべき」と考えている担当者も一定数いるため、緊急性が高い場合は電話で伝えましょう。

キャリアチケットの「2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査（後編）」によると、内定辞退の連絡手段で多いのは電話が最も多く59.1%でした。次いで、メールによる連絡が57.7%となっています。

引用元：キャリアチケット「2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査（後編）」

内定辞退の連絡手段として、電話とメールを選んだそれぞれの理由を見ていきましょう。

電話で伝える理由

内定辞退の連絡手段として電話を選ぶ背景には、以下のような理由が挙げられます。

・お世話になった担当者へ直接お礼を伝えるべきだと考えたから
・インターンシップへの参加時からお世話になり、誠意を見せたい」から
・メールの送信ミスやエラーのリスクを考慮し、確実な連絡手段を選びたいから

電話はメールと比べて感情が伝わりやすい点が特徴です。内定辞退のお詫びやお世話になったことへの感謝は、声にするほうが気持ちが伝わるでしょう。

また、電話であれば担当者と直接話せるため、連絡ミスになることはありません。誠実さを示すためには、電話のほうがメールより確実な方法だといえます。

内定辞退を電話で伝えるときのポイントについては、「内定辞退の電話は怖い？伝え方のポイントや例文を解説」の記事を参考にしてください。

メールで伝える理由

内定辞退をメールで伝える主な理由は、以下のとおりです。

・内定辞退の連絡をした記録を残せるから
・忙しい採用担当者の時間を奪わなくて済むと考えたから
・内定辞退を伝える精神的な負担を軽減したいから

メールによる連絡は「記録に残しやすい」「想いを伝えやすい」など、電話にはないメリットがあります。双方の負担の少なさや、トラブルに対するリスクヘッジを考え、メールでの連絡を選択する学生もいます。

いずれにせよ、状況に応じて自分に合った連絡手段を選択し、誠意を持って内定辞退の連絡を入れましょう。

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内定辞退をメールで伝える6つの構成

ここでは、内定辞退を伝えるメールの書き方について解説します。6つの構成を押さえてメールを作成すると、内容が相手に伝わりやすくなるほか、基本のビジネスマナーが身についている印象を与えられます。

1.件名＝内定辞退の意思

メールの件名では、内定辞退の連絡である旨を分かりやすく伝えましょう。担当者には新卒採用以外のメールも届きます。ほかのメールに埋もれてしまわないように、シンプルで分かりやすい件名を意識してください。

具体的には、「内定辞退のご連絡」のように、シンプルな件名がおすすめです。また、誰が送信したメールか分かるように、大学名と氏名も入れておきましょう。

「内定辞退のご連絡　△△大学△△学科 △△△△（氏名）」

メールの件名を考えるコツについては、「就活メールの件名の書き方を解説！【例文付き】」の記事で紹介しています。分かりやすい件名を作成するために、ぜひ参考にしてください。

2.内定のお礼

メールの本文では、まず内定をもらったことに対してのお礼から伝えましょう。時間をかけて選考を行ってくれたことに対するお礼をあわせて伝えるのもおすすめです。

企業は、多くの時間とコストを採用活用に費やしています。「この度は内定をいただき、誠にありがとうございます」のようにお礼を伝えると、感謝の気持ちを示せるでしょう。

3.内定辞退の旨と理由

次に、内定を辞退する旨と辞退理由を伝えましょう。まずは、「大変恐縮ではございますが、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました」のように結論から伝えます。

内定辞退の理由については、詳しく伝える必要はありません。簡単に、次のような辞退理由を伝えると良いでしょう。

・他社から内定を受けたから
・自分の適性に合わないと感じたから
・希望する職種ではなかったから

なお、辞退理由については、正直に伝えることをおすすめします。真剣に考えた結果、他社を選んだことが伝われば、企業側にも納得してもらえる可能性が高いでしょう。

4.内定辞退のお詫び

内定を辞退することについて、お詫びの気持ちを伝えてください。

内定辞退は悪いことではありませんが、多少なりとも企業には迷惑を掛けることを理解し、謝罪しておきましょう。企業や採用担当者は内定を出すために時間やコストを掛けています。内定を出したのは、人間性を評価したうえで入社後の活躍を期待していたからです。

入社に至らなかったことについては、理由に関わらず誠意を持って謝罪しましょう。

5.メール連絡のお詫び

電話ではなくメールでの辞退連絡になったことも、あわせて謝罪しておくのがおすすめです。なかには、「内定辞退は電話で伝えるべき」と考えている採用担当者もいます。以下のような一文を添えておくと、より丁寧な印象を与えられるでしょう。

「本来なら直接貴社へお伺いしなければならないところですが、メールでのご連絡となることをお詫び申し上げます」

メール連絡に対するお詫びを添えることで、採用担当者への配慮が伝わります。

6.結びの言葉

内定辞退メールの最後は、お礼や結びの言葉を伝えて文章を締めます。具体的には、以下のような一文があると良いでしょう。

「△△様には説明会からお世話になり、誠にありがとうございました」
「この度は採用面接の機会をいただき、誠にありがとうございました」

結びの言葉では、企業の発展を祈る言葉を入れます。「末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます」のように伝えて締めるのが一般的です。

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内定辞退を伝えるメールの例文

ここでは、内定辞退をメールで伝える場合の例文を紹介します。

本文の最後には、署名も忘れずに入れておきましょう。署名の書き方や内容については、「就活メールに署名は必要？すぐに使えるテンプレや署名の入れ方をご紹介」の記事で詳しく解説しています。

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内定辞退をメールで伝える際のマナー

内定辞退をメールで伝える場合は、連絡のタイミングや時間といった基本的なマナーを守りましょう。ここでは、内定辞退メールを送信する際のマナーを4つ解説します。

内定辞退を決めたらできるだけ早く連絡する

内定の辞退を決めたら、できるだけ早く連絡しましょう。内定辞退によって企業は代わりの人材を探す必要があり、連絡が遅いと次の行動が遅れてしまうからです。

たとえば、内定辞退の連絡が遅れた結果、ほかの候補者が別企業への内定を決めてしまう場合もあります。また、企業の採用活動の動き出しが遅れ、求める人材が見つからない可能性もあるでしょう。企業にできるだけ迷惑を掛けないよう、内定辞退を決めたら早く連絡するのがマナーです。

営業時間内にメールを送信する

内定辞退のメールは、できる限り営業時間内に送信しましょう。営業時間内にメールを送信することで、採用担当者に「企業側の都合も考えられる就活生」といったポジティブな印象を与えられます。

また、「出社直後」「昼休憩」「終業時間前」など、メールをチェックしやすいタイミングにあわせて送るのもおすすめです。すぐにメールを読んでもらえれば、その分早く返信をもらえる可能性が高まるため、送信タイミングも意識しておきましょう。

必ず内定辞退の連絡を入れる

内定辞退をする場合は、必ず連絡をしてください。内定通知後、企業は就活生からの返事を待っており、連絡を無視するのはマナー違反です。

内定承諾の回答期限を設けているケースが一般的ですが、なかには期限を過ぎても返事を待ってくれている企業もあります。内定辞退の連絡をしないことは、採用活動を行い内定を出してくれた企業に対して失礼な行為です。電話でもメールでも構わないので、内定辞退は必ず伝えてください。

内定辞退の理由は簡潔に伝える

内定辞退のメールでは、可能な範囲で簡潔に理由を伝えましょう。具体的に述べる必要はないものの、説明がないと採用担当者から辞退理由を尋ねる折り返しの連絡が入る可能性があるためです。

一方で、辞退理由を詳細に説明してしまうと、内定辞退の意思がうまく伝わらなくなってしまいます。内定辞退の理由は、長々と書かずに簡潔に伝えるよう心掛けましょう。

よくある辞退理由や伝え方については、「内定辞退の理由を聞かれたら？伝え方のポイントや例文を解説」の記事で解説しているので、ぜひ参考にしてください。

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パターン別｜内定辞退メールに返事がきた場合の対応

内定辞退メールを送信したあと、企業から返信が届く可能性があります。この場合、返信すべきケースと、返信しなくても良い場合があります。

ここでは、返信すべきかどうかを3つのパターンで解説するので参考にしてください。

内定辞退を受け入れてもらえた場合

内定辞退を受け入れてもらえた場合は、基本的に返信は不要です。再度メールを送信すると、採用担当者に内容確認や返信にかかる手間を増やしてしまいます。

企業からのメールに「△△について返信してほしい」と記載がない場合は、自分からメールを終えても問題ありません。

辞退理由について聞かれた場合

辞退理由について聞かれたら場合は、返信が必要です。嘘をつかず、正直に辞退理由を伝えましょう。採用担当者が辞退理由を確認する場合、次の2つの理由が考えられます。

・辞退理由を今後の参考にしたい
・内定辞退を防ぐために説得したい

今後の参考にしたいと考えている場合は、合理的な理由であれば納得してもらえるでしょう。正直に伝えにくい場合は、「他社の内定を受けた」と伝えるのも方法の一つです。

内定辞退を防ごうとしている場合、中途半端な理由では解決策を提示される場合もあります。たとえば、「希望する職種ではなかった」と伝えた場合に、「希望する△△職で採用します」と言われてしまうと辞退しにくいでしょう。

内定辞退をすると決めた場合は、ごまかさずに辞退理由を伝えるのが懸命です。ただし、失礼な印象を与えないよう、言葉選びには細心の注意をはらう必要があります。

電話がかかってきた場合

メールに対して採用担当者から電話で連絡が来た場合、あらためて返信する必要はありません。そのまま電話で話をします。電話の場合は話す言葉をゆっくりと考える時間がないので、慌てて失礼な対応をしないように意識することが大切です。

なお、電話に出られなかった場合は、気づいたタイミングで折り返しの連絡を入れると良いでしょう。

メールに返信すべきかどうかの判断については、「ビジネスメールの返信はどこまで続ける？就活でのマナーや対応を解説」の記事もチェックしてみてください。

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内定辞退メールに返事がない場合の対応

内定辞退のメールを送っても返事がこない場合、送信ミスやエラーの可能性も考えられます。電話やメールなどで、内定辞退の旨が伝わっているか確認しましょう。

電話で確認する

内定辞退メールに対する返信がない場合は、電話による連絡がおすすめです。もし、メールが届いていないのであれば、再度送信しても状況は変わらない可能性があります。

電話で担当者と直接話ができれば、その場でメールが届いているか確認してもらえるでしょう。「先日メールをお送りしたのですが、届いていますか」と聞いてみてください。

電話をかける際のマナーについては、「就活での電話のかけ方は？基本的なマナーや場面別の会話例を紹介」の記事で詳しく解説しています。

メールを再度送信する

内定辞退のメールに返信がない場合は、再度送信しても問題ありません。採用担当者が確認を漏らしたり返信を忘れたりしている可能性もあるためです。メールを再度送信する際は、前回と同じ内容である旨も伝えましょう。

同じ文面を送るにあたって、「先日お送りいたしましたが、念のため再度ご送付いたします」のように一文を添えておくと丁寧な印象を与えられます。

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内定辞退はいつまで可能？メールの送信時期の目安

内定辞退のメールは、できるだけ早く送るのが理想です。企業は内定辞退にともない、新たに採用活動を行う必要があり、早く行動するほど候補者を見つけやすくなります。

しかし、実際には、「ほかの企業の結果を待っている」「条件面などで入社するか迷っている」といった状況もあるでしょう。ここでは、内定辞退のメールはいつまでに送るべきか、詳しく解説します。

法律では入社の2週間前まで辞退できる

法律上では、入社の2週間前までであれば辞退可能です。「民法第627条」では、次のように定められています。

つまり、どのような辞退理由であっても、入社の2週間前までに告知すれば特に問題はありません。しかし、入社2週間前というと、企業は必要な手続きや準備を最終段階まで進めている状況です。企業に迷惑を掛けてしまうので、辞退を決めた時点で伝えるのが一般的なマナーとなります。

参照元
e-Gov法令検索
民法

内定から1週間以内の辞退なら影響が少ない

就活においては、内定連絡から1週間以内に辞退を伝えるのが一般的です。企業も辞退の可能性は考慮しているので、早く伝える分には迷惑を掛けずに済みます。

企業によっては、内定辞退・承諾の期限を設けている場合もあります。内定通知を受けたら、辞退するか承諾するかに関わらず、指定された期限内に連絡するようにしましょう。

内定承諾書の提出後も辞退できる

法律で認められているとおり、内定承諾後でも入社を辞退できます。たとえ企業に内定承諾書を提出しても、法的な拘束力があるわけではないためです。

ただし、法的にトラブルの心配がなくても、企業に迷惑が掛かることに変わりはありません。そのため、内定承諾後に辞退することがないよう、慎重に検討したうえで承諾するか辞退するかを判断することが大切です。

内定辞退を伝えるタイミングについては、「内定辞退はいつまでにするべき？内定を辞退する際の例文やマナーも紹介」の記事で詳しく解説しています。企業に迷惑をかけないためにも、内定辞退は早めに伝えるようにしてください。

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内定を辞退するか迷う場合はオワハラに注意

内定辞退をメールで伝えた際、オワハラを受けるケースもあるので気をつけましょう。

厚生労働省は「青少年の雇用機会の確保及び職場への定着に関して事業主、特定地方公共団体、職業紹介事業者等その他の関係者が適切に対処するための指針（7p）」にて、オワハラとは「採用内定又は採用内々定を行うことと引換えに、他の事業主に対する就職活動を取りやめるよう強要すること」と定義しています。

たとえば、内定を承諾するか辞退するか迷って「保留したい」とメールで伝えた際に、「今内定を承諾しないと、内定を取り消す」と言われるケースがオワハラです。

内閣府の「学生の就職・採用活動開始時期等に関する調査 調査結果 報告書」によると、2024年度の調査でオワハラを受けたことがあると答えた就活生は9.4%いました。この割合は前年度と比較しても同等です。

引用元：「学生の就職・採用活動開始時期等に関する調査 調査結果 報告書（104p）」

オワハラを受けた場合には、大学や家族、就活エージェントなどに相談し、どのように対応するかを考えましょう。オワハラの意味や対処法については、「知っておきたい！オワハラの意味と実態」の記事で解説しているので参考にしてください。

参照元
厚生労働省
若者雇用促進法に基づく「事業主等指針」を改正しました
内閣府
学生の就職・採用活動開始時期等に関する調査

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内定辞退をメールでどのように伝えるか悩んでいる方へ

内定辞退をメールで伝える際には、ビジネスマナーを守ることが大切です。メールを送信するタイミングや書き方のポイントを理解し、失礼のないように連絡してください。

内定辞退を決めた方のなかには、「内定をもらったけど納得がいかなかった」「今から就活をやり直したい」と考える方もいるでしょう。自分に合う企業を見つけるためには、就活エージェントへの相談がおすすめです。

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