内定辞退はメールで伝えても大丈夫？送る内容や送信時のマナーについて解説

「内定辞退の連絡はメールだけでも良いの？」「どのような文章で辞退を伝えればいい？」などと悩む就活生もいるでしょう。内定辞退の連絡はメールだけでも問題ありませんが、できるだけ素早く、お詫びとあわせて連絡するのが大切です。

この記事では、内定辞退をメールで連絡する際の文面やマナーを解説しています。最後まで読めば、失礼な印象を与えずに内定辞退を伝えられること間違いなしです。

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内定辞退はメールよりも電話が一般的

内定辞退の連絡をする場合、電話で行うのが基本です。メールの場合、相手に届いているかが分からず、連絡ミスが起きても気づけません。

また、「大事な連絡は電話で行う」と考えている担当者もいます。基本的には電話で連絡を行い、担当者が不在の場合はメールで連絡すると良いでしょう。

内定辞退を電話で行う場合の方法については、「内定辞退の電話は怖い？伝え方のポイントや例文を解説」の記事で解説しているので、参考にしてください。

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内定辞退はメールよりも電話がおすすめの理由

内定辞退の連絡を電話で行う理由は、「お詫びの気持ちが伝わりやすい」「連絡ミスを防げる」の2つです。なぜメールよりも電話で連絡する方が良いのかについて、詳しく解説します。

お詫びの気持ちが伝わりやすいから

内定辞退を電話で行うことをおすすめされる理由は、メールよりもお詫びの気持ちが伝わりやすいからです。文字で伝えるよりも、声で伝える方が気持ちが伝わるでしょう。

メールだけで内定辞退をした場合、「お詫びの気持ちが伝わらない」「温かみがない」などと感じる担当者もいます。誠意を伝えるためにも、電話で連絡することがおすすめです。

連絡ミスを防げるから

メールで連絡する場合、送信ミスやエラーなどで連絡が届かないケースもあります。自分は連絡したつもりでも企業に届いていなければ、トラブルの原因になってしまうでしょう。

電話であれば担当者と直接話せるので、連絡ミスになることはありません。メールよりも素早く辞退について伝えられる点も、電話の方がおすすめされる理由です。

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内定辞退をメールで行う場合の構成

ここでは、内定辞退をメールで行う場合、どのように伝えれば良いかを解説します。

1.内定のお礼

まずは内定をもらったことに対してのお礼から伝えましょう。「この度は内定をいただき、誠にありがとうございます。」のように伝えます。

2.内定辞退の旨と理由

次に、内定を辞退する旨と、辞退理由を伝えてください。まずは、「大変恐縮ではございますが、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました」のように辞退する旨を伝えます。

内定辞退の理由については、詳しく伝える必要はありません。簡単に、次のような辞退理由を伝えると良いでしょう。

辞退理由については、正直に伝えることをおすすめします。真剣に考えた結果、他社を選んだことが伝われば、企業側にも納得してもらえるからです。

3.内定辞退のお詫び

内定を辞退することについて、お詫びの気持ちを伝えてください。内定辞退は悪いことではありませんが、企業や採用担当者は内定を出すために時間やコストをかけています。入社に至らなかったことについては、謝罪しておくと良いでしょう。

また、「メールよりも電話で伝えるべき」と考えている担当者もいます。電話ではなく、メールでの辞退連絡になったことも、あわせて謝罪しておくのがおすすめです。

4.結びの言葉

最後に、お礼や結びの言葉を伝えて、文章を締めてください。

たとえば、「△△様には説明会からお世話になり、誠にありがとうございました。」「この度は採用面接の機会を機会をいただき、誠にありがとうございました」などと伝えると良いでしょう。

結びの言葉では、企業の発展を祈ります。「末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。」のように伝えて締めてください。

件名は分かりやすく簡潔にする

内定辞退の連絡だと伝わるように、件名は分かりやすく伝えましょう。「内定辞退のご連絡」のように、シンプルな内容がおすすめです。

また、誰が送信したメールか分かるように、大学名と氏名も入れておきましょう。

担当者には新卒採用以外のメールも届きます。埋もれてしまわないように、内容が分かりやすい件名を意識してください。

メールの件名を考えるコツについては、「就活メールの件名の書き方を解説！【例文付き】」の記事で紹介しています。分かりやすい件名を作成するために、ぜひ読んでみてください。

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内定辞退をメールで行う際のマナー

内定辞退をメールで行う場合、連絡のタイミングや時間などのマナーを守りましょう。ここでは、メールで内定辞退をする際のマナーを3つ解説します。

内定辞退は素早く連絡する

内定を辞退すると決めれば、素早く連絡しましょう。内定辞退によって企業は代わりの人材を探す必要があり、連絡が遅いと動き出しが遅れてしまうからです。

たとえば、内定辞退の連絡が遅れた結果、ほかの候補者が別企業への内定を決めてしまう場合もあります。また、企業の採用活動の動き出しが遅れ、人材が見つからない場合もあるでしょう。

企業に迷惑をかけてしまうことになるので、内定辞退を決めたら早く連絡するようにしてください。

営業時間内に送るようにする

メールはできる限り、営業時間内に送信するようにしましょう。営業時間内に送ることで、「企業側の都合も考えられる就活生」と良い印象を与えられます。

また、「出社直後」「昼休憩」「終業時間前」など、メールをチェックしやすいタイミングにあわせて送るのもおすすめです。メールに早く気づいてもらえると、その分早く返信をもらえるので、送信タイミングは意識しておきましょう。

辞退連絡は必ず入れる

内定辞退をする場合、必ず連絡をしてください。企業は就活生からの返事を待っており、連絡を無視するのはマナー違反です。

内定承諾の期限を決めているケースが一般的ですが、なかには期限を過ぎても返事を待ってくれている企業もあります。連絡をしないことは、採用活動を行い内定をもらった企業に対して失礼な行為なので、必ず辞退する旨を伝えてください。

就活でのメールマナーについては、「就活メールの作成・管理・返信のマナーは？」の記事で解説しているので、こちらも参考にしてください。

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内定辞退のメールはいつまで？送信時期を解説

内定辞退のメールは、できるだけ早く送るのが理想です。企業は辞退によって新たに採用活動を行う必要があり、早く連絡が来るほど候補者を見つけやすくなります。

しかし、「ほかの企業の結果が来ていない」「条件面などで入社するか迷っている」などの場合もあるでしょう。ここでは、内定辞退のメールはいつまでに送るべきかについて、詳しく解説します。

法律では入社の2週間前まで辞退できる

法律上では、入社の2週間前までであれば辞退可能です。民法第627条において、次のように定められています。

つまり、どのような辞退理由であっても、入社の2週間前までに告知すれば、入社しなくても問題ありません。

しかし、入社2週間前となると、入社手続きや準備は進んでいる段階です。企業に迷惑をかけてしまうので、辞退を決めた時点で伝えるのが一般的なマナーとなります。

参照元
e-Gov法令検索
民法

内定から1週間以内の辞退であれば迷惑をかけにくい

就活の場面であれば、内定連絡から1週間以内に辞退を伝えるのが一般的です。企業も辞退の可能性は考慮しているので、早く伝える分には迷惑をかけません。

企業によっては、内定辞退・承諾の期限を決めている場合もあります。辞退するにせよ、承諾するにせよ、指定された期限内に連絡するようにしてください。

内定辞退を伝えるタイミングについては、「内定辞退はいつまでできる？新卒向けに法的ルールや伝え方のマナーを解説」の記事で詳しく紹介しています。基本的には、迷惑をかけないためにも早く伝えるようにしてください。

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内定辞退をメールで行う際の例文

ここでは、内定辞退をメールで行う場合の例文を紹介します。

本文の最後には、署名も忘れずに入れておきましょう。署名の書き方や内容については、「就活メールに署名は必要？すぐに使えるテンプレや署名の入れ方をご紹介」の記事で詳しく解説しています。

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内定辞退メールの返信に対して返信は必要？パターン別に解説

内定辞退メールを送った場合、企業から返信が届く場合もあるでしょう。この場合、返信すべき場合と、返信しなくても良い場合があります。

ここでは、返信すべきかどうかを3つのパターンで解説するので参考にしてください。

内定辞退を受け入れてもらえた場合

内定辞退を受け入れてもらえた場合は、基本的に返信は不要です。再度メールを送ることで、担当者の確認する手間や、再度返信する手間を増やしてしまいます。

「さらに返信がほしい」と記載がない場合、自分からメールを終えても問題ありません。

辞退理由について確認された場合

辞退理由について確認された場合、返信するようにしましょう。嘘は伝えず、正直に辞退理由を伝えてください。

採用担当者が辞退理由を確認する場合、次の2つの理由が考えられます。

今後の参考にしたいと考えている場合は、合理的な理由であれば納得してもらえるでしょう。もし、正直に伝えにくい場合は、「他社の内定を受けた」と伝える方法もあります。

内定辞退を防ごうとしている場合、中途半端な理由では解決策を提示される場合もあります。たとえば、「希望する職種ではなかった」と嘘をついた場合、「希望する△△職で採用します」と言われてしまうと辞退しにくくなるでしょう。

内定辞退をすると決めた場合は、ごまかさずに辞退理由を伝えるのがおすすめです。ただし、失礼な印象を与えないように、伝え方や言葉選びについては気をつけてください。

よくある辞退理由や伝え方については、「内定辞退の理由はどう伝える？よくある理由や注意点を解説」の記事でも解説しています。

電話で連絡が来た場合

メールに対して電話で連絡が来た場合、メールでの返信は不要です。電話で話をすると良いでしょう。

電話の場合は話す言葉をゆっくりと考える時間がないので、慌てて失礼な対応をしないように意識してください。

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内定辞退のメールに返信がこない場合の対応

内定辞退のメールを送っても返事がこない場合、送信ミスやエラーの可能性があります。電話やメールなどで、内定辞退の旨が伝わっているか確認しましょう。

電話で確認する

メールの返信がこない場合、電話で連絡するのがおすすめです。もし、メールが届いていないのであれば、再度送信してもまた届かない可能性があります。

電話で担当者とつながれば、その場でメールが届いているか確認してもらえるでしょう。「先日メールをお送りしたのですが、届いていますでしょうか？」と聞いてみてください。

再度メールを送る

担当者が確認漏れしている場合もあるので、再度送信しても問題ありません。その際、同じ内容を送っていることを添えておきましょう。

同じ文面を送ることになるので、「先日お送りいたしましたが、念のため再度ご送付いたします」のように添えておくと丁寧な印象を与えられます。

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内定を辞退するか迷う場合はオワハラに注意

内定辞退をするか迷っている場合は、オワハラを受けるケースもあるので気をつけましょう。厚生労働省は「青少年の雇用機会の確保及び職場への定着に関して事業主、特定地方公共団体、職業紹介事業者等その他の関係者が適切に対処するための指針」にて、オワハラとは「採用内定又は採用内々定を行うことと引替えに、他の事業主に対する就職活動を取りやめるよう強要すること」と定義しています。

たとえば、内定を承諾するか辞退するか迷って「保留したい」と伝えた際に、「今内定を承諾しないと、内定を取り消す」と言われるのがオワハラです。

内閣府の「学生の就職・採用活動開始時期等に関する調査結果について（概要）」によると、オワハラを受けたことのある就活生は9.4%いました。

引用元：「学生の就職・採用活動開始時期等に関する調査結果について（概要）」

もしオワハラを受けた場合には、大学や家族、就活エージェントなどに相談し、どのように対応するかを考えましょう。オワハラの意味や対処法については、「知っておきたい！オワハラの意味と実態」の記事で詳しく解説しているので参考にしてください。

参照元
厚生労働省
若者雇用促進法に基づく「事業主等指針」を改正しました
内閣府
学生の就職・採用活動開始時期等に関する調査

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内定辞退のメールをどのように送るか悩んでいるあなたへ

内定辞退のメールを送る際には、ビジネスマナーを守ることが大切です。送るタイミングや文面のマナーを理解し、失礼のないように連絡しましょう。

内定辞退を決めた方のなかには、「内定をもらったけど納得がいかなかった」「今から就活をやり直したい」と考える方もいるでしょう。自分にあう企業を見つけるために、キャリアチケットを活用してください。

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