インターンに遅刻するときには電話で連絡しよう！伝え方や例文を紹介

インターンに遅刻してしまいそうなとき、「どう行動すればいいか分からずパニックになっている…」「もう手遅れ？」と焦って不安になる人もいるでしょう。
無断キャンセルは企業へ悪印象を与えるため、遅刻しそうな場合はすぐにインターン担当者に連絡することが大切です。

この記事では、インターンに遅刻しそうなときの対処法についてご紹介しています。インターン参加前に、マナーをしっかりチェックしておきましょう。

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インターンに遅刻しそう！最初に取るべき行動は？

インターンに遅刻しそうだと思ったら、まずは落ち着いて、すぐに企業のインターン担当者に連絡を入れましょう。

まずは落ち着こう

インターンに遅刻してしまいそうなときは、あせったり後悔したりさまざまな気持ちになるものです。慌てていると、電話相手を間違えてしまったり、うまく言葉がでなかったりするため逆効果になります。まずは深呼吸をして、落ち着きましょう。

すぐに電話で連絡を入れよう

インターンに遅刻しそうなときは、すぐに企業へ連絡を入れましょう。

連絡が遅れてしまうと、企業の担当者やほかのインターン生に迷惑をかけてしまう恐れがあります。
たとえギリギリに到着する可能性があっても、会場で迷ったり受付に時間がかかったりする場合があるので、あらかじめ連絡しておくようにしてください。

1分程度で到着予定時刻を割り出そう

企業の担当者に連絡する前には、1分程度で素早くインターン会場までの到着予定時刻を出しましょう。

なんとなく割り出すのではなく、状況や行動にかかる時間を想定したうえで考えるようにしてください。寝坊した場合は、あらかじめ調べておいたインターン会場までの所要時間に遅れた分を足すのも手です。電車遅延の場合は、駅のスタッフに何分程度の遅延かを聞きましょう。

また、遅刻の連絡をする際は、予想よりも余裕を持った到着時間を伝えるのがベター。「あと10分で着きそう」と思っても、本当にその時間に到着できるとは限らないからです。

万が一、連絡した時間よりも実際の到着が遅くなってしまった場合、企業に迷惑をかけてしまいます。そのような事態にならないよう、到着予定時刻はギリギリに設定しないと覚えておきましょう。

電話が難しい場合はメールしよう

もし、電車のなかにいるなどどうしても電話を掛けられる状況ではない場合、メールでインターンに遅刻する旨を知らせる手もあります。

ただし、電話での連絡が基本であり、メールは「どうしても電話をかけられない状況」での最終手段だと考えておきましょう。緊急の内容をメールする場合、企業の担当者が見ない可能性も考えられるためです。基本的にはインターンに遅刻する際、確実に用件を伝えられる電話をするよう心掛けましょう。

インターンに遅刻する際の対処法は「インターンシップの電話マナーを解説！会話例や注意点も紹介」の記事でも解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

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インターンを遅刻する際の電話連絡の流れ

インターンに遅刻する際は、次のような流れで電話連絡をしましょう。注意したいポイントも合わせてご紹介します。

1.電波の良い場所から電話をかける

インターンに遅刻する旨を担当者に伝えるため電話する場合、できるだけ電波の良い静かな場所を選びましょう。また、はっきりとした声で話し、相手が聞き取りやすいよう配慮するのがマナーです。

2.電話相手が出たら名前を名乗る

まずは「お世話になっております」と挨拶をし、自分の名前を名乗りましょう。

「本日◯時からのインターンシップへ参加を予定しております、◯◯大学のキャリア太郎です。担当の◯◯さまはいらっしゃいますでしょうか」というように、自分の身元だけでなく、用件や誰宛の電話なのかがすぐに分かるように伝えるのがポイントです。

3.要点と謝罪の意を伝える

担当者と電話がつながったら、遅刻する旨とその理由、謝罪の意を伝えます。

「本日参加予定の◯時のインターンシップなのですが、電車遅延により、御社への到着が遅れてしまいます。貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、遅刻となってしまい、大変申し訳ございません」というように、要点をまとめて簡潔に述べましょう。

4.余裕を持って到着時間を伝える

最後に、「◯分後の◯時に到着いたします」と、何時ごろの到着を予定しているかを伝えましょう。

到着時間は予想よりも余裕を持って伝えるのがベターです。所要時間にもよりますが、交通の発達している都心部なら10分〜20程度余裕を持つのが無難でしょう。

インターン会場への到着時刻については「就活生の疑問・インターン会場には何分前に着けばいいの？」の記事も参考にしてみてください。

電話をしたうえでメールを送る

電話で連絡したあと、可能であれば改めて内容をメールで送るとより丁寧です。電話の内容を正確に記録として残すことで、企業の担当者により正確に情報が伝わるでしょう。

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メール連絡の流れ

電話連絡後のメールで伝える内容の例文を挙げているので、参考にしてみてください。

例文

件名は、ひと目で用件が分かるものにするのがポイント。遅刻などのイレギュラーなケースでは、特にマナーを意識した対応力が求められます。すべて書き終えたら誤字脱字がないか、宛先に間違いがないかをチェックしましょう。

「企業説明会に遅刻しそうな場合の対応は？好印象を与える対応や注意点を解説」の記事では、企業説明会に遅刻する際のメール例文を紹介しています。インターンに遅刻する際にも参考にできるので、ぜひチェックしてみてください。

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インターン先に到着したら改めて謝罪しよう

インターンの会場に到着したあとは、到着した旨を伝え、改めて遅刻に至った経緯と謝罪の気持ちを伝えましょう。

開始前に間に合った場合でも、担当者は「遅刻連絡のあったインターン生は大丈夫か」と気にかけているはずです。必ず無事に到着した旨と、忙しい中手間を取らせてしまったことに対するお詫びを伝えるようにしてください。

こうしたマナーがきちんと守れるかどうかも、担当者は細かく見ています。遅刻はもちろん避けるべき事態ですが、マナーを守り、誠意を持って対応すればいくらでも挽回するチャンスはあると覚えておきましょう。

数分の遅刻でも印象に影響する

インターンに限らずビジネスシーンでは、数分の遅刻でも印象が悪くなる可能性があります。特にインターンシップのような選考や評価の場では、「時間管理ができない」「自己管理能力が低い」「企業や相手への配慮がない」といったマイナスの評価につながりやすいでしょう。

時間厳守は、社会人としての基本的なマナーであり、信頼の証と見なされます。数分の遅刻を防ぎ、良い印象を保つために、早めの行動をする意識を持つことが大切です。

ビジネスシーンで遅刻した場合に相手に与える印象について、「説明会に寝坊したらどうする？遅刻したときの対応法や連絡の例文を紹介」の記事でも紹介しているのでご覧ください。

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インターンに遅刻するときに避けたい4つの行動

インターンに遅刻しそうなとき、遅刻が確定した場合は、下記のような行動はマイナス印象になるため避けましょう。急いでいても、「これから社会人になる」という気持ちでマナーを意識した行動を取ってください。

NG行動	避けるべき理由	どうするべきか
連絡をしない	・企業やほかの参加者に多大な迷惑をかける ・大学の印象も下がる恐れがある	・遅刻が分かった時点で担当者に連絡を入れる
開始直前にメールだけ送る	・緊急の内容がすぐに担当者に確認されない可能性がある	・遅刻する時点で電話連絡する
連絡した時間よりも遅れる	・企業からの印象がさらに悪化し信頼を失う	・到着予定時刻は、予想よりも10〜20分程度余裕を持って伝える
謝罪より先に言い訳をする	・誠意がないと判断され、マイナスの印象が強くなる	・謝罪を最優先し、そのあとに遅刻の理由を伝える

1.連絡をしない

遅刻が予想できているにも関わらず、一切連絡をしないというのは非常に失礼な行為です。最悪の場合、自分だけでなく所属大学全体の印象を下げてしまう恐れがあります。

インターンに遅刻しそうになったら、必ず担当者に連絡を入れましょう。

2.開始時刻直前にメールだけ送る

先述したとおり、メールは送信してからすぐに相手が確認するとは限りません。まして、インターンの開始時刻直前では、担当者がその準備に追われている可能性があります。

「遅刻するかも…」と思ったら、必ずその時点で電話連絡をしましょう。

3.連絡した時間よりも遅れる

本来ならば遅刻は避けるべき状況です。遅刻の連絡をして、伝えた到着時間よりも遅れてしまったとなれば、心証が悪くなってしまうでしょう。

電車の遅延など、すぐに解消しそうになく自分ではどうすることもできない場合は、「到着の目処が立ち次第、再度ご連絡いたします」など工夫して伝えるようにしてください。

4.謝罪より先に言い訳をする

遅刻が確定したときは、インターン先の企業にきちんと謝罪をしましょう。

「印象が悪くなるかも…」「内定を貰えなくなるかも…」と不安になることがあっても、謝らずに言い訳ばかりしていると、「誠意がない」と判断されてしまう恐れがあります。

企業はインターンのために忙しい時間を割いてくれていることを念頭に置き、「申し訳ない」という気持ちを言葉と態度で示しましょう。

まずは自分の非を認めよう

避けようがない事態に直面しインターンに遅刻してしまった場合でも、言い訳せず自分の非を認め、まずは謝罪します。そのあと、なぜ遅刻したのかを説明することで、企業の担当者に誠意が伝わりやすくなるでしょう。

インターンについての理解を深めておきたい方は、「インターンシップとは？行う意味や期間別の特徴をご紹介」の記事をご覧ください。

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遅刻しないためにできる3つの対策

ここでは、遅刻を避けるためにすべき対策を3つご紹介します。

やむを得ない事情で遅刻する場合もありますが、寝坊したり道に迷ったりといった事前に防げるはずの理由は避けたいもの。事前にできる限りの対策をしておきましょう。

1.早寝を心掛ける

インターン期間中は、夜ふかしせず、早めに就寝するのがベターです。

睡眠が足りないと、寝坊する可能性が高くなるだけでなく、インターンで思うように実力を出せない恐れも。インターンに備え、睡眠はしっかり取りましょう。

2.準備は前日までに済ませておく

インターンに必要な準備は前日までに済ませましょう。

直前になって慌てて準備…という状況になってしまうと、忘れ物をするといった何らかの不備が発生してしまうことも。余裕を持って行動すれば、その分万全の状態でインターンに臨めるでしょう。

3.会場に関する情報は紙面でも用意しておく

インターン会場の現在地や電話番号、地図など、必要な情報はプリントアウトしておきましょう。スマートフォンだけだと、電波障害や故障など、予期せぬトラブルで使用できなくなる場合も考えられます。

万が一の事態でも不安がないよう、万全の対策をしておくことが大切です。

会場への行き方は何パターンか考えておく

電車遅延、運休、事故などの予期せぬ交通トラブルが発生した場合に、パニックにならず、すぐに代替ルートで会場へ向かえるように準備しておくことが大切です。たとえ遅刻しそうな状況になったとしても、別ルートでの交通方法が分かっていれば落ち着いて行動できるでしょう。

また、万が一遅刻した場合でも遅れを最小限に留められます。

オンラインのインターンでも遅刻は避ける

オフラインだけではなく、オンラインでのインターンも遅刻は厳禁です。あらかじめネット回線に問題がないか確認しておいたり、参加するインターンのリンクを、開始予定時刻より5〜10分ほど早めに開いておいたりなど、スムーズに参加できるようにしておきましょう。

「【就活】オンライン面接だからこそ気をつけたいマナーや当日の注意点を解説」の記事ではオンライン面接を受ける際の注意点を解説しています。この内容はオンラインインターンにも参考にできるので、ぜひチェックしてみてください。

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インターンに遅刻したら選考に落ちる？

インターンに遅刻した場合、採用担当者やインターン担当者にマイナスな印象を与えることもあるでしょう。

しかし、必ずしも「インターンに遅刻したら選考に落ちる」とは言い切れません。マイナスな印象をプラスに変えられる可能性もあるので、以下で対処法をチェックしてみましょう。

インターン当日の場合

インターンを1日しか行わない場合、当日に遅刻したら参加できないこともあるようです。1日しかなく時間が限られており、十分なインターンが行えない可能性があるためです。

数日間から数ヶ月間にわたって行う場合は、当日遅刻したとしても参加できることがあります。しかし、適切な対応ができていない場合は、評価が下がっている可能性も。遅刻する場合は、インターンの期間にかかわらず必ず連絡するよう心掛けましょう。

インターンの選考日の場合

インターンの選考日に遅刻すると不合格となったり、場合によっては選考を受けられなかったりする傾向があります。

選考を受けられたとしても評価がマイナスから始まることも。選考の場合でも、遅刻の連絡は誠意をもって行うようにしましょう。

インターンへの参加を検討している方に向けての注意点は、「就活イベントのメリット・デメリットとは？参加前に知っておくべきこと」の記事でも紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

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インターンに余裕をもって参加したいあなたへ

誰しも、インターンに遅刻するのは避けたいもの。余裕を持って行動するためには、事前の準備が不可欠です。
事故や渋滞など予期せぬ事態で遅刻する可能性を想定し、あらかじめインターン先へのルートは複数調べておきましょう。また、寝坊するのを確実に避けるため、早寝するのが望ましいといえます。

「インターンに遅刻してしまったらどうしよう…」「もしトラブルがあったら、どう連絡すれば正解なの？」と悩んでいる方は、就職エージェントへの相談がおすすめです。

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