構成やマナーはどうする？就活メールの基本が知りたい！

就活に欠かせないツールとなっているメール。
面接日程の連絡をはじめ、選考に関するやり取りをメールで行う企業は多いようですが、普段と同じようなメールでは評価が下がってしまうかもしれません。
当コラムでは、就活メールの基本マナーや構成、注意すべき点などを紹介しています。
シーン別の例文もまとめているので、送信前の確認にご活用ください。

25卒の就活について相談したい

自分の価値観とあった企業に出会える！26卒のスカウト登録はこちら

就活メールの基本マナー

面接日程の連絡や調整をはじめ、就活では多くのシーンでメールが活用されています。
「メールなんて、普段どおりに使えば問題ない」と考える方もいるかも知れませんが、マナー次第では学生の印象を左右する可能性も。
以下に、必ず守りたい就活メールの基本マナーをまとめたので、参考にしてください。

返信は24時間以内

企業からのメールを受信したら、遅くとも24時間以内に返信するのがマナー。
すぐに回答できない内容であれば、「◯日までにはご返信いたします」などの取り急ぎの返信を送っておきます。

Re:は残す

プライベートでは消す方も多い「Re:」ですが、ビジネスでは残しておくのが基本です。
「Re:」を消してしまうと、何の用件に対する返信なのかが分からなくなり、相手の手を煩わせることに。
基本的には「Re:」は残してメールのやり取りを行い、件名が見えなくなるまで「Re:」がついたら1～2個残して削除しましょう。

送信は業務時間内

24時間以内に返信すると前述しましたが、返信の時間は相手企業の業務時間内であるのが望ましいです。
深夜や早朝に返信をすれば「生活リズムが不規則な人」「相手の都合を考えない人」といった印象を抱かれる可能性も。
平日の日中は授業などで忙しく、なかなか返信できない…という場合は、送信時間を指定できるメール予約機能などを活用しましょう。

上記以外に、字化けを防ぐためにテキスト形式を指定することや、件名に用件と氏名を入れること、内容は簡潔にまとめることなども基本マナーとされています。
「メールくらい…」と軽視せず、しっかりとマナーを確認しておきましょう。

▼関連記事
就活時のメールに使える！基本マナーと例文まとめ

25卒の就活について相談したい

自分の価値観とあった企業に出会える！26卒のスカウト登録はこちら

こんなメールはマイナス評価

次に、マイナス評価になり得るメールの例を紹介します。
自分のメールが以下に該当しないか、改めてチェックしてみましょう。

まず、正しい敬語が使えていない方は注意。
メールなのに話し言葉である「御社」と書いたり、「おっしゃられる通り」などの二重敬語を使用したりするケースが目立つので気をつけましょう。

メール文面で強調したい文章に色を付けるといった文字装飾を行うのも控えます。
相手のブラウザによっては文字化けや文字サイズがバラバラになる可能性もありますし、文字装飾そのものがビジネスに相応しくないと考える方も少なくないようです。

改行や段落分けを行わないメールは文字が詰まっていて読みづらく、相手に対する配慮が欠けると評価される可能性も。
1文ごとを基本に、長い文章であれば25文字を目安に改行をしたり、3～4行ごとに段落分けを行ったりして、読みやすい文面を意識しましょう。

また、見落としがちなのがメールアドレス。
プライベートで使用しているメールを就活でも使う場合は、そのアドレスがビジネス向きであるかを確認します。
アドレス内に自分以外の名前が入っていたり、記号や幼稚なイメージの強い単語を使用していたりすると「ビジネスの場にふさわしくない」「TPOをわきまえていない」と捉えられてイメージダウンにつながるかもしれません。

25卒の就活について相談したい

自分の価値観とあった企業に出会える！26卒のスカウト登録はこちら

メールの基本構成

基本マナーと注意点について理解したら、次はメールの基本構成を確認していきましょう。
ビジネスメールは、「件名」「宛名」「本文」「署名」の4つで成り立つのが基本です。

件名

「会社説明会の申し込み」のように、ひと目で用件が分かるタイトルを付けます。
ただし、採用担当者は同じような件名のメールを何件も受信しているため、タイトルのあとに学校名と氏名を記載して所在を明らかにするのがポイント。
「会社説明会の申し込み（◯◯大学　氏名）」のように、誰が見てもメールの内容が分かることを意識しましょう。

宛名

本文欄の最初に記載するもので、会社名・部署名・担当者名の順に入力します。
具体的には、「◯◯株式会社　人事部　◯◯様」など。
会社名は（株）など略さずに正式名称を使用し、担当者名が不明の場合は「採用ご担当者様」「人事部御中」など代わりになる言葉で代用しましょう。

本文

いきなり本題に入るのではなく、最初に挨拶文と自分の所属を伝えます。
挨拶文は、初回のメールであれば「初めてメールをお送りいたします」、2回目以降なら「お世話になっております」で問題ありません。
次に名乗り文を入れますが、ここには学校名と学部・学科名、氏名を記載。
その後に、改行や段落分けを活用した読みやすい本文を載せましょう。

署名

メールの最後には署名を付けるのがビジネスマナーです。
署名には、氏名と学校名、学部・学科名、連絡先を盛り込むのが基本。
罫線などを使用して本文と区切るのがおすすめです。

25卒の就活について相談したい

自分の価値観とあった企業に出会える！26卒のスカウト登録はこちら

面接日程調整メールの例文

ここでは、使用頻度の高い面接日程調整のメール例文を紹介します。

企業から提示された日程で参加する場合

件名：企業からの件名を変えずに使用
本文：
株式会社◯◯　
人事部　◯◯様

お世話になっております、◯◯大学◯◯学部の（氏名）です。
この度は面接日程のご連絡、誠にありがとうございました。
ご提示いただいた日程のうち、以下でお伺いさせていただけますでしょうか。

◯月◯日（曜日）　◯時～

お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

----------------------------
氏名　
◯◯大学◯◯学部◯◯学科
携帯電話
メールアドレス
----------------------------

自分から候補日を提示する場合

件名：面接日程の件（◯◯大学◯◯学部　氏名）　または企業からの件名を変えずに使用
本文：
株式会社◯◯
人事部　◯◯様

お世話になっております、◯◯大学◯◯学部の（氏名）です。
この度は、書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。
表題の面接日程についてですが、下記であればお伺いすることが可能です。

・◯月◯日（曜日）　◯時～◯時
・◯月◯日（曜日）　◯時～◯時
・◯月◯日（曜日）　◯時～◯時

お忙しい中恐れ入りますが、ご調整いただければと思います。
何卒よろしくお願いいたします。

----------------------------
氏名　
◯◯大学◯◯学部◯◯学科
携帯電話
メールアドレス
----------------------------

日程を確定する際は、お互いに齟齬がないよう本文内に日程を示し、学生側から日程を提示する場合は、先方が調整しやすいよう複数の候補を挙げましょう。

自分のビジネスマナーが正しいか知りたい方は、キャリアチケットにご連絡ください。
キャリアチケットは、年間相談実績3,000件以上を誇る就職支援サービスです。
就職のプロによる的確なアドバイスで、内定までをしっかりとサポート。
ビジネスマナーの基本から面接の受け答えのコツ、企業選びのポイントまで、就活に関するさまざまな相談にお応えします。
選考になかなか進めない、好印象を与えるポイントが知りたいなど、気になることをお話ください。
専任担当アドバイザーが疑問を解決し、内定までしっかりとお手伝いいたします。

▼関連記事
ビジネスマナーで差をつける！日程調整メールの送り方

25卒の就活について相談したい

自分の価値観とあった企業に出会える！26卒のスカウト登録はこちら