覚えておこう！リクルーターへのメールマナー

リクルーターへのメールの書き方が分からない方はいませんか？
リクルーターは企業が優秀な学生を確保することを目的とした制度。学生側にとっても、早期に内定が得られるメリットがあります。リクルーターとはメールや面談でやりとりしますが、マナーが良いと好印象につながり、評価がアップするでしょう。
このコラムでメールの書き方を学べば、自信を持ってリクルーターと連絡を取り合えるようになるはずです！

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リクルーター制度とは

リクルーター制度とは、企業の社員が自分の出身校の学生や優秀だと評価した学生に接触し、採用につなげるための活動です。リクルーターと呼ばれる社員が本選考とは別に面談を実施し、学生に自社の魅力を伝えたり、実質的な面接を行ったりします。

リクルーター制度の目的

リクルーター制度の主な目的は、本選考前の早い段階で優秀な人材を確保することです。また、リクルーターが学生と1対1で面談することで、より効果的に企業の魅力をアピールして入社意欲を引き出す狙いもあります。

リクルーターに声をかけられるタイミング

リクルーターから声がかかるタイミングは、プレエントリーやエントリーシート提出後、または会社説明会などのタイミングで声をかけられます。ほかには、OBやOGがリクルーターとして連絡をとってくることもあります。

リクルーターを行う人

リクルーターを担当する人は、入社1～5年目の若手社員が多いです。学生と年齢が近い社員をリクルーターにすることで、就活生が質問しやすい雰囲気をつくり、コミュニケーションを円滑にする意図があります。

若手社員の視点から、会社の実情や働き方について具体的な話を聞くことができるため、就活生にとっても有益な情報源となります。

リクルーター面談については「リクルーター面談の質問例35選！面接との違いやお礼メールの書き方も解説」も参考にしてください。

リクルーター制度は金融業界に多い

リクルーター制度は、すべての業界で導入されているわけではなく、特に金融業界で実施されるケースが多いです。金融業界でリクルーター制度が活用される背景には、いくつかの理由があります。

まず、金融業界は就活生に非常に人気が高く、内定獲得における競争が激しい業界です。そのため、効率的に適性のある学生を選抜する必要があります。しかし、人事担当者の数は限られており、すべての応募者に直接対応できない場合があります。

そこでリクルーター制度を導入し、現役社員がリクルーターとして学生と接触することで、学生の「惹きつけ」と「選抜」を行うのです。この制度により、リクルーターは自身の経験や知識を活かして学生を評価し、優秀な人材を見極める手助けをします。結果として、企業は効率的に適性のある学生を見つけることができ、就活生に対しても企業の魅力を伝える良い機会となります。

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リクルーターにメールを送るときの注意点

リクルーターとは面談日程の調整などでメールをやり取りする機会があります。就活中のマナーは評価に関わってくるため、基本をしっかり押さえましょう。

簡潔な件名

「面談日程調整の件（田中太郎）」のように、「本文の内容」と「誰からのメールか」が分かるシンプルな件名をつけます。
相手からきたメールに返信する際は、件名を変える必要はありません。「Re：」マークもそのままにして返信しましょう。そうすることで、相手が何のメールかすぐに理解できます。

引用返信をする

返信用の画面を開くと、相手から送られた本文が引用されていると思います。この本文は残したまま返信内容を記入しましょう。
今までのメールのやりとりが残っていると、相手が何のメールか分かり、過去のメールを検索する手間が省けます。

宛名の会社名・部署名は正式名称

宛名の会社名・部署名は「（株）」などの略称を使用せず、正式名称で記載します。正式な名称を使用することで、相手に対する敬意を示すことができます。正確な表記は、ビジネスマナーとしても非常に重要です。また、相手の企業を正式名称以外で呼称する際には「貴社」を使いましょう。「御社」という言葉は話し言葉として用いられるので、メールでは控えたほうが好ましいです。

顔文字や絵文字は使用しない

年齢が近いリクルーターであっても、就活のメールに顔文字や絵文字、「笑」などのマークは使用しないでください。シンプルかつ丁寧な言葉遣いを心掛けましょう。

24時間以内に返信する

相手からきたメールには24時間以内に返信するのがマナーです。ただし、あまり夜遅いメールは非常識と思われる恐れがあります。返信が深夜になりそうなときは、翌日の朝一番にメールを送るのが良いでしょう。

質問は一度にまとめて送る

リクルーターはほかの業務と併行して就活生とやり取りしています。相手の時間をとらないためにも、質問は1つのメールにまとめてやり取りが最小限で済むよう配慮しましょう。

確認した旨を返信する

相手からのメールを確認したら、自分から伝える事柄がなくても確認した旨を返信しましょう。

誤字・脱字に注意する

メールに誤字・脱字があると、「注意力がない＝仕事でもミスが多い」と思われる恐れがあります。送信前に読み直す癖をつけましょう。

就活の応募メールについては「就活の応募メールのマナーは？記載内容や注意点を例文付きで解説」も参考にしてください。

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就活で送るメールの基本構成

就活で送るメールの基本構成をご紹介します。メールは、宛名→挨拶→自己紹介→要件→結びの言葉の順で構成するのが一般的です。リクルーターとのやり取りに限らずどんな場面でも使えるので、ぜひ覚えておいてください。

宛名

メールの冒頭には会社名と部署名、個人名の宛名を記入します。リクルーターの場合、部署名が分からなければ会社名と個人名だけでもOKです。

お世話になっております

メールの最初の一文は、「お世話になっております」で始めるのが定番の型です。初めてメールを送る場合は、「お世話になります」にしましょう。

名前と大学名を名乗る

次に、自分の名前と大学名を名乗ります。

用件を簡潔に説明

用件は分かりやすく簡潔に説明しましょう。結論を先に示し、その後にその背景や理由を付け加えると相手が内容を理解しやすくなります。
長文になる場合は適度に改行を入れて読みやすくするのがポイントです。

結びの言葉

結びの一文があるかどうかでかなり印象が変わります。「恐れ入りますが」や「ご迷惑をおかけしますが」など、「クッションフレーズ」を使って文章を柔らかくするようにしましょう。

例

署名

本文の最後には、自分の連絡先を記載した署名を入れます。署名に盛り込む内容は、氏名、大学名、電話番号、メールアドレス、住所です。

就活メールについては「就活メールを送る時間は何時がベスト？マナーと例文まとめ」も参考にしてください。

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リクルーターに送るメール例文

リクルーターへのメールは、丁寧かつ簡潔にまとめることが重要です。ここでは、リクルーターに送るメールの例文をいくつかご紹介しますので、参考にしてください。

質問がある時のメール

送信元と内容が明確にわかるように、件名には「面談のお礼と質問 ○○大学 田中 太郎」と記載します。質問事項は箇条書きにして、リクルーターが答えやすい形式にまとめましょう。

面談日程の調整メール（相手からのメールに返信する場合）

件名は相手のメールの件名を変えずに返信します。本文では、まず宛名を正式名称で書き、自己紹介と挨拶を行い、面談日程の連絡に対する感謝を伝えます。その後、希望する日程を具体的に提案し、最後に締めの挨拶をします。署名には名前、大学名、学部名、連絡先、住所を記載し、相手が必要な情報をすぐに確認できるようにします。

面談後のお礼メール

面談後のお礼メールを送るか迷う方も多いかもしれませんが、送ることで強い印象を与えることができます。特に面談後にお礼メールを送る人は少ないため、早めにお礼メールを出すことで、相手に感謝の気持ちを伝えられるだけでなく、自己アピールの一環としても有効です。

お礼メールは、相手に対する丁寧な態度を示し、今後の関係を良好に保つための重要な手段となります。

インターンのお礼メールについては「一次面接後にお礼メールを送るなら要チェック！マナーと例文」も参考にしてください。

内定通知の報告・お礼メール

リクルーターに内定の報告をすることで、感謝の意を伝え、良好な関係を保つことができます。メールの中では内定の簡潔な報告と、面談での助言への感謝を述べるようにしましょう。また、就職後に良い関係を築くためにも、今後の挨拶を忘れずに入れておくと良いでしょう。

面談辞退の連絡

辞退の理由を簡潔に述べ、日程を明確に示します。辞退の連絡はできるだけ早い営業時間帯に行い、リクルーターのスケジュールに影響を与えないように配慮します。

お詫びの言葉は「大変申し訳ございません」とし、「大変失礼ですが」などの表現は避けます。リクルーターへの感謝と今後の発展を祈る気持ちを添え、礼儀正しくまとめます。社会的な礼儀を守り、失礼がないように細かい点にも気を配りましょう。

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リクルーター面談の服装と振る舞いのマナー

リクルーターの面談では、以下のようなマナーに気をつけましょう。

服装のマナー

企業から指定があった場合は、指示通りの服装をしていきましょう。
就活で「私服」と言われた場合、オフィスカジュアルに準じた格好をすればOKです。

男性のオフィスカジュアルはシャツとジャケット、チノパンなどのズボンが基本。女性はシンプルなトップスにジャケットやカーディガンを合わせましょう。ボトムスはスカートでもズボンでも良いですが、スカートは膝丈の長さを選びます。

男女ともに、デニムやTシャツといったカジュアルな格好は避けましょう。
企業から指定がなかったときは、普段の就活と同様にスーツを着てください。面談では服装のマナーも見られているので、シワや汚れがないかチェックが必要です。

振る舞いのマナー

面接と同様に、明るくはきはきとした声で挨拶しましょう。年が近いリクルーターはフランクに話してくれる人も多いですが、常に敬語を使うのを忘れずに。

リクルーターから話を聞くときは、メモをとって内容を記録すると良いでしょう。時折頷いたり、アイコンタクトをとったりすると、相手の話をしっかり聞いていると示せます。

リクルーターについては「就活生なら知っておきたい！リクルーター面談の対策とは」も参考にしてください。

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リクルーターへのメール対応に不安を感じている就活生のあなたへ

リクルーターへのメール対応に不安を感じることも多いでしょう。適切なマナーを守りつつ、効果的にコミュニケーションを取る方法を確認しましょう。

リクルーターへのメールの対応に自信がない方には、就職支援サービス「キャリアチケット」がおすすめです。
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