インターンシップのメールの返信はどうする？対応方法やマナーを例文付きで解説

「インターンシップのメールにはどう返信するべき？」と悩む就活生もいるでしょう。

インターンシップのメールは、学生からの返信で終わるのが基本です。

ただし、返信不要と記載がある場合は学生から返信する必要はありません。

この記事では、メールを返信する際の基本的なマナーや構成を解説しています。

返信メールの例文も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

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インターンシップのメールに返信は必要？対応方法を解説

インターンシップに関して企業からきたメールに対して返信は必要かどうか悩む学生は多いでしょう。ここでは、インターンシップのメールに対する対応方法を解説します。

基本的に全てのメールに返信する

企業からきたメールは、基本的に全てに返信しましょう。メールを確実に受信した旨や内容を理解した旨をきちんと企業に伝える必要があります。

また、要件がない場合でもお礼を伝えて、メールの終わりは基本的に学生側になるようにしてください。メールの返信を終わるタイミングについては、「ビジネスメールの返信はどこまで続ける？就活でのマナーや対応を解説」も参考にしてください。

返信が不要な場合もある

インターンに関する企業からのメールは基本的に全てに返信が必要ですが、自動送信の場合や「返信不要」という記載がある場合には返信は不要です。採用担当者は多くの就活生とやり取りをしているため、返信が不要なメールにまで返信をしてしまうと逆に迷惑をかけてしまいます。

たとえば、「インターンシップ参加時のメール」「リマインドのような一斉メール」などは、自動送信メールの可能性が高いです。送信専用のアドレスを使用している場合もあるので、自動送信だと分かるメールへの返信は必要ないと覚えておきましょう。

また、自動送信メールや返信不要と記載があるメールに返信をしなくても評価が下がることはありません。相手の意図を考えて、メールを送るように心掛けましょう。

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インターンシップのメールを返信する際のマナー

メールを返信する場面に備えて、マナーを確認しておきましょう。2つのマナーを紹介するので、参考にしてください。

できるだけ素早く返信する

メールが送られてきたら、できるだけ早く返すようにしましょう。24時間以内の返信が目安です。

インターンシップの場合、返信が遅れてしまうとほかの学生の参加が決まってしまう可能性も。早い返信だと印象に残る場合もあるので、できるだけ早くメールを送るようにしましょう。

営業時間内に送るようにする

メールを送る際は、営業時間内に送りましょう。採用担当者が確認しやすく、すぐに返信してもらえる場合があります。

企業の終業時間にもよりますが、午前9時から正午、午後1時から6時ごろに送るのがおすすめです。営業時間外に送っても問題ありませんが、深夜は避けましょう。

返信メールのマナーについては「就活メールの正しい書き方は？基本のマナーと構成のポイント」を参考にしてください。

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インターンシップのメールに返信する際の構成

インターンシップのメールに返信する場合は、「宛先」「件名」「宛名」「本文」「署名」の5つが必要です。基本的なメールの構成を解説します。

宛先

宛先とは、相手のメールアドレスのことです。メールを返信する場合は、宛先が既に入力されているので入力は必要はありません。

ただし、何回かやり取りをして用件が変わった場合は、新しくメールを作成した方が分かりやすくなります。その場合は、宛先も改めて入力するようにしましょう。

入力する際は、ミスを防ぐためにも相手の署名欄に記載されたメールアドレスをコピー＆ペーストしてください。手打ちでの入力は間違えやすいため、避けるのがおすすめです。

件名

件名には、用件を簡潔に記しましょう。メール返信をする場合は、すでに件名があるのでそのままで問題ありません。件名の頭に「Re:」がつきますが、削除せずに送信しましょう。

もし、新しく件名を入力する際は、送信者と内容が分かるようにしてください。「インターンシップの日程につきまして △△大学・△△（氏名）」のように記載します。

「インターンシップについて」「ありがとうございます」「よろしくお願いいたします」のように書くと、用件が分かりにくいです。「用件」「学校名」「氏名」の3つを入れるようにしてください。

メールの件名については「就活メールの件名の書き方を解説！【例文付き】  」も参考にしてください。

宛名

本文に入る前に、相手の「企業名」「部署名」「担当者名」を記載しましょう。この際、略称を使わないように気をつけてください。

特に注意したいのが、「（株）」「（有）」などの略称です。株式会社、有限会社と略さずに記載しましょう。

担当者名は、「△△部　△△課　△△様」のように記載します。担当者名が分からない場合は、「採用担当者様」で問題ありません。漢字名を間違えると失礼にあたるので注意しましょう。

本文

本文は、挨拶から入りましょう。初めてメールを送る際は、「初めてメールを送付させていただきます」「お世話になります」が基本です。2回目以降は、「お世話になっております」と送りましょう。

用件次第で全体のボリュームは変わりますが、どのような内容でも簡潔に仕上げるように心掛けてください。1行あたり20〜30字、3〜5行ほどで改行を入れると読みやすくなります。

また、本文の最後にも挨拶を入れましょう。「何卒よろしくお願いします」「今後ともどうぞよろしくお願いします」といった形で文章を終えてください。

署名

自分の「氏名」「大学名」「学部」「連絡先」を入れた署名を作りましょう。署名のテンプレート機能をもつメールサービスもあるので活用してください。

署名の書き方は、以下のとおりです。

連絡先については、電話番号とメールアドレスがあれば問題ありません。住所は必要に応じて、入れるか入れないか考えましょう。

署名の書き方については、「就活メールに署名は必要？すぐに使えるテンプレや署名の入れ方をご紹介」も参考にしてください。

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インターンシップのメールを返信する際の注意点

インターンシップのメールを返信する際には、誤字脱字や正式名称を使う点に注意してください。以下で詳しく解説します。

誤字脱字に注意する

評価を下げないために、誤字脱字には注意してください。誤字脱字があると、注意力や洞察力がないという印象や雑な印象を与えてしまいます。

誤字脱字がないかチェックする際は、声に出して読むとよいでしょう。心配な場合は、第三者に読んでもらうのもおすすめです。

御社ではなく貴社を使う

メールでは「御社」ではなく「貴社」を使う点にも注意が必要です。

「御社」は話し言葉なので、面接やインターンで直接話すときに使用します。メールやエントリーシートなどの文面では書き言葉である「貴社」を利用しましょう。

「御社」と「貴社」の使い分けは、基本的なマナーなので間違いがないよう注意してください。

略称は使わずに正式名称を使う

メールで使用する単語は、正式名称を使いましょう。よく使う単語も、略さないようにしてください。就活では次のような略称が使われているので、正式名称を覚えておきましょう。

就活メールでの注意点については「就活メールの書き方は？送る際の注意点」も参考にしてください。

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インターンシップのメールの返信で使えるテクニック

メール返信を行う際は、テンプレートの活用やフォルダ管理がおすすめです。ここでは、メール返信で使えるテクニックを紹介します。

メールのテンプレートを作っておく

メールのテンプレートを用意しておくと、返信がしやすくなります。使用頻度の多いテンプレートを準備しておきましょう。

たとえば、「挨拶」「日程調整」「お礼」などのメールは、よく使うのでテンプレートを作成しておくと便利です。署名も最初から入れておけば、忘れずに済むでしょう。

フォルダ管理して分かりやすくする

企業からきたメールを探しやすくするために、フォルダ管理を行い分かりやすく整理しておきましょう。フォルダに分けて保存すると確認したいときに、すぐに見つけ出せて便利です。

フォルダは企業ごとに分けるなど、自分が使いやすいように工夫してみてください。

重要なメールにはフラグを立てる

重要なメールには、フラグを立てると便利です。返信が必要なメールや保存が必要なメールなどを紛失しないように印をつけておきましょう。

就活メールについては、「就活メールの書き方とは？面接日程のメール例文あり」も参考にしてください。効率よく就活を進められるように、目を通しておきましょう。

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【ケース別】インターンシップのメールの例文

ここでは、インターンシップについてのメールを送る際の例文を紹介します。ケース別に紹介するので、用途に応じて使い分けましょう。

1.インターンシップの申し込みをする場合の例文

2.採用のお礼をする場合の例文

3.日程調整をする場合の例文

4.インターンシップを辞退する場合の例文

5.質問をする際の例文

6.インターンシップ後のお礼を送る場合の例文

インターンのメールの返信例については「インターンのメールに関するマナーと注意事項を解説！場面ごとの例文付き」も参考にしてください。

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インターンシップのメールの返信について悩むあなたへ

ここまで、インターンシップのメールの返信について、基本的なマナーやどこまで返信が必要かを解説してきました。

しかし、「今受け取っているメールに返信が必要か分からない」「自分の作成したメールが正しいか確認してほしい」という人もいるでしょう。

メールの返信やマナーについて悩んだ際には、OB・OGや就活エージェントなど信頼できる第三者に添削してもらうことがおすすめです。

中でも就活エージェントであるキャリアチケットでは、メールの添削や就活に必要な基本的なマナーの指導を行っています。

アドバイザーが一つひとつ丁寧にアドバイスするので、マナーを何も理解していない状態や就活に対して漠然とした不安を抱えている状態でも大丈夫です。

また、あなたの価値観に合った企業を厳選して紹介することも可能なので、就活に不安を感じたら下記のボタンから登録し、ぜひご相談ください。

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