インターンシップのメール返信マナーを知りたい！例文やテクニックも紹介

「インターンのメールはどう返信すれば良い？」「どこまでやり取りを続ければ良いの？」などと悩む就活生も多いでしょう。インターンのメールは、就活生側で終えるのが基本です。ただし、返信不要の記載があるなど、送らない方が良いケースもあります。

この記事では、インターンのメール返信でのマナーや例文を紹介します。最後まで読めばインターンのメール返信をどのようにすれば良いかが分かり、安心して返信できるはずです。

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インターンシップのメールに返信は必要？対応方法を解説

インターンシップのメールに対しては、基本的にはすべて返信しましょう。インターンシップに限らず、企業からのメールには返信するのがマナーとされています。

メールの返信が必要なのは、メールを受け取った旨や内容を確認した旨を伝えるためです。返事がないと、「メールが届いていないのでは？」「見落としているのでは？」と企業側を不安にさせてしまう可能性があります。

また、インターンメール返信のやり取りでは、学生側が最後に返信して終えるのが一般的なマナーです。たとえ用件がなかったとしても、「ご連絡いただきありがとうございます」などの感謝の言葉を添えて、きちんと返信するようにしましょう。

インターンメール返信は、内容だけでなく対応の仕方でも印象が決まります。相手への配慮を忘れず、丁寧な対応を心がけましょう。

メール返信を終えるタイミングについては、「ビジネスメールの返信はどこまで続ける？就活でのマナーや対応を解説」の記事も参考にしてください。

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インターンシップのメール返信が不要なケース

インターンシップのメールのなかにも、返信不要の場合があります。返信不要のパターンを3つ解説するので、ぜひ覚えておいてください。

返信不要と記載されている場合

インターンシップに関するメールの中には、「※このメールへの返信は不要です」といった記載がある場合は、無理に返信する必要はありません。メールを返信しなくても、マナー違反にはあたらないでしょう。

「返信不要」と明記されている場合、企業側はメールのやりとりを簡素にする目的でそう案内しています。返信をすると、かえって企業側の確認作業を増やしてしまう可能性があるため注意が必要です。

企業は多数の学生と連絡を取り合っているため、業務の効率化の観点から「返信不要」としているケースも少なくありません。インターンメール返信においては、指示に従って行動することもマナーの一つです。

ただし、メールに不明点がある場合や、急ぎ確認が必要な内容が含まれている場合は、件名を工夫し、丁寧な文面で問い合わせるようにしましょう。

自動返信が来た場合

自動返信メールが来た場合も、メール返信は不要です。自動返信メールは、システムが自動で送信しているものであり、送信専用のアドレスから送られていることがほとんど。そのため、返信しても企業の担当者には届かない場合があり、やりとりの意味がなくなってしまいます。

また、自動返信に対して無理に返信すると、企業側のシステムに不必要な通知が届いてしまうこともあり、かえって迷惑になることもあるため注意が必要です。

たとえば、インターンシップの応募メールを送信した場合、「受け付けました」と自動返信メールが来る場合もあるでしょう。送信専用のアドレスを使用している場合も多く、企業側もあまりメールを確認していません。

インターンメール返信では、状況に応じて適切な対応をとることが大切です。自動返信メールに返信しなくてもマナー違反ではないため、内容を確認したうえで、返信せずメールのやり取りを終わらせましょう。

やり取りが終わっている場合

インターンシップに関するメールで、すでにやり取りが完了している場合は、追加の返信は必要ありません。

たとえば企業から「ご確認ありがとうございました。当日はよろしくお願いいたします」といった内容のメールが届いた場合、お互いに必要な情報を伝え終えているので、こちらから再度返信をしなくてもマナー違反にはあたりません。

企業の担当者は、日々多くの学生と連絡を取っており、不要なメールが増えることで見落としや確認ミスの原因になることもあります。そのため、やり取りが完了していると感じたら、担当者に負担をかけないためにも、あえて返信を控えることも思いやりの一つです。

企業から返信が来た場合にどう対応すれば良いかは、「お礼メールに返事がきた時、返信の返信は必要？」の記事でも解説しているので参考にしてください。

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インターンシップのメールを返信する際のマナー

メールを返信する場面に備えて覚えておきたいマナーを紹介するので、参考にしてください。

できるだけ素早く返信する

インターンシップに関するメールが届いたら、なるべく早めに返信することが大切です。返信の目安は24時間以内。早めの対応が、信頼感のある印象につながります。

特にインターンシップの案内や参加確認メールでは、返信の早さが参加可否や選考結果に影響することも。返信が遅れてしまうと、ほかの学生の参加が先に決まり、希望していた枠が埋まってしまうことも考えられます。

また、素早いインターンメール返信は、ビジネスマナーを理解している印象を与える良いチャンスです。「この学生は連絡がスムーズ」と好印象を持たれる可能性もあるため、なるべく早めに行動するよう心がけましょう。

忙しいときでも、まずは「メールを確認した旨」をひと言送るだけでも安心感を与えられます。丁寧かつスピーディーな対応を意識しましょう。

営業時間内に送るようにする

インターンシップに関するメールを返信する際は、企業の営業時間内に送信するのが基本的なマナーです。営業時間内に送ると担当者が確認しやすく、スムーズに返信をもらえる可能性も高まります。

一般的には、午前9時〜12時、午後1時〜6時ごろの時間帯がおすすめです。この時間帯であれば、企業の就業時間に合わせて送信できるため、ビジネスマナーとしても好印象を与えられるでしょう。

深夜や早朝にインターンメール返信をしてもマナー違反とはなりませんが、相手の通知設定によっては迷惑になってしまう可能性もあるため避けた方が無難です。

どうしても営業時間外になってしまう場合は、下書き保存しておき、翌朝に送信するのも一つの方法。こうした配慮が、社会人としての評価につながります。

大学のアドレスから返信する

インターンシップに関するメールのやり取りでは、大学から付与されているメールアドレスを使って返信するのが基本です。

Gmailなどのフリーメールアドレスを使うと、相手企業のメールシステムによっては迷惑メールに振り分けられてしまう可能性があります。その結果、メールが届いていないと判断され、連絡が滞ってしまうことも。こうしたトラブルを避けるためにも、信頼性の高い大学のメールアドレスを使うことが望ましいでしょう。

返信する際、多くの場合は受信したメールにそのまま「返信」する形になるため、送信元アドレスも自動的に設定されます。ですが、念のため、企業に登録しているメールアドレスが大学のものになっているか、事前に確認しておくと安心です。

インターンメール返信では、こうした細かな配慮が信頼につながります。スムーズで確実なやり取りができるよう、基本的なマナーもしっかり押さえておきましょう。

返信の件名には「Re:」を残す

インターンシップに関するメールを返信する際、件名に「Re:」をそのまま残すことが大切です。「Re:」は「返信」を意味するため、返信メールであることがひと目で分かります。

もし「Re:」を削除してしまうと、新しいメールだと思われてしまったり、何の返信かが分かりづらくなったりすることも。相手に誤解を与える可能性があるため、「Re:」を残して返信するのが基本的なビジネスマナーです。

送られてきたメールの件名には、基本的には手を加えずそのまま返信すると、相手にもスムーズにやり取りの内容が伝わります。

CCも含めて全員に返信する

メールにCCが入っていた場合、CCも含めて全員に返信しましょう。CCは、メールの内容をほかの関係者にも共有するために使われることが多い傾向です。そのため、CCに入っている人にも情報を伝えたい可能性があります。

ただし、返信の宛先はメインの担当者のみで問題ありません。本文の中でCCの担当者名を記載する必要はなく、メールを送る際はメインの担当者への返信を中心にしましょう。

CC付きのメールの返信方法については、「就活で「cc」付きメールに返信する方法とは？失礼のない連絡マナー解説！」の記事を参考にしてください。

改行や箇条書きを使って相手が読みやすい文章にする

インターンシップに関するメールでは、適切な改行を意識することで読みやすさが大きく変わります。ビジネスメールは文章が長くなりがちですが、改行せずに詰めて書いてしまうと、相手が読むときにストレスを感じる可能性があるでしょう。

相手がひと目で内容を理解できるように、文の区切りごとにきちんと改行することが大切です。たとえば、以下のような場面では積極的に改行を入れましょう。

・挨拶文と本文の間
・本文内で話題が変わるとき
・箇条書きを使って情報を整理するとき

特に、メール内で複数の情報（希望日程、持ち物、集合場所など）を伝える場合は、箇条書きを使うと読みやすくなります。

こうした工夫をすることで、「丁寧な印象」「気配りのできる人」という評価につながることも。インターンメール返信では、内容だけでなく「見やすさ」も意識して、相手に好印象を与えるメールを心掛けましょう。

返信が数日遅れてしまったら謝罪文を入れる

インターンシップ先からのメールに気づかず、返信が数日遅れてしまったときは、気づいた時点ですぐにメールを送りましょう。最初に簡単な挨拶を入れた後、「返信が遅くなり申し訳ありませんでした」など、丁寧な謝罪の言葉を入れることが大切です。

なお、返信が遅れた理由を詳しく説明する必要はありません。また、「申し訳ありません」と「ありがとうございます」などの謝罪と感謝の言葉を同時に入れると、印象がぼやけるため、できるだけ避けましょう。

就活中はさまざまな連絡が入り、見落としてしまうこともあるかもしれません。万が一、インターンシップ関連のメール返信が遅れてしまった場合でも、冷静に丁寧な対応を心がけましょう。

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インターンシップのメールに返信する際の構成

インターンシップのメールに返信する場合は、「宛先」「件名」「宛名」「本文」「署名」の5つが必要です。基本的なメールの構成を解説します。

宛先

宛先とは、相手のメールアドレスのことです。メールを返信する場合は、宛先がすでに入力されているので入力は必要はありません。

ただし、何回かやり取りをして用件が変わった場合は、新しくメールを作成した方が分かりやすくなります。その場合は、宛先も改めて入力するようにしましょう。

入力する際は、ミスを防ぐためにも相手の署名欄に記載されたメールアドレスをコピー＆ペーストしてください。手打ちでの入力は間違えやすいため、避けるのがおすすめです。

件名

件名には、用件を簡潔に記しましょう。メール返信をする場合は、すでに件名があるのでそのままで問題ありません。件名の頭に「Re:」がつきますが、前述したように削除せずに送信しましょう。

もし、新しく件名を入力する際は、「インターンシップの日程につきまして【 △△大学・△△（氏名）】」のように、送信者と内容が分かるようにしてください。「インターンシップについて」「ありがとうございます」「よろしくお願いいたします」のように書くと、用件が分かりにくく、いたずらや迷惑メールと判断される可能性も。「用件」「学校名」「氏名」の3つを入れるようにしてください。

メールの件名については「就活メールの件名の書き方を解説！【例文付き】」の記事でも解説しています。

宛名

本文に入る前に、相手の「企業名」「部署名」「担当者名」を記載しましょう。この際、略称を使わないように気をつけてください。

特に注意したいのが、「（株）」「（有）」などの略称です。株式会社、有限会社と略さずに記載しましょう。

担当者名は、「△△部　△△課　△△様」のように記載します。担当者名が分からない場合は、「採用担当者様」で問題ありません。漢字名を間違えると失礼にあたるので注意しましょう。

本文

本文は、挨拶から入りましょう。初めてメールを送る際は、「初めてメールを送付させていただきます」「お世話になります」が基本です。2回目以降は、「お世話になっております」と送りましょう。

用件次第で全体のボリュームは変わりますが、どのような内容でも簡潔に仕上げるように心がけてください。1行あたり20〜30字、3〜5行ほどで改行を入れると読みやすくなります。

また、本文の最後にも挨拶を入れましょう。「何卒よろしくお願いします」「今後ともどうぞよろしくお願いします」といった形で文章を終えてください。

署名

自分の「氏名」「大学名」「学部」「連絡先」を入れた署名を作りましょう。署名のテンプレート機能をもつメールサービスもあるので活用してください。署名の書き方は、以下のとおりです。

---------------------------------------------
△△ △△（氏名とふりがな）
△△大学△△学部△△学科△年
携帯電話：△△-△△△△
メール：△△@△△.△△
---------------------------------------------

連絡先については、電話番号とメールアドレスがあれば問題ありません。住所は必要に応じて、入れるか入れないか考えましょう。

署名の書き方については、「就活メールに署名は必要？すぐに使えるテンプレや署名の入れ方をご紹介」の記事を参考にしてください。

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インターンシップのメールを返信する際の注意点

インターンシップのメールを返信する際には、誤字脱字や正式名称を使う点に注意してください。以下で詳しく解説します。

誤字脱字に注意する

インターンシップへのメール返信時には、誤字や脱字に十分注意することが大切です。誤字脱字があると、注意力が欠けている、または雑な印象を与えてしまいかねません。就活においては、細かい点にも気を配ることが重要です。

誤字脱字を防ぐためには、メールを送る前に必ずチェックを行いましょう。声に出して読むことで、文章の流れやミスに気づきやすくなります。また、ほかの人に読んでもらうこともおすすめです。第三者の目を通すと、見逃しがちな誤字脱字に気づけることが多いでしょう。

御社ではなく貴社を使う

インターンシップへのメール返信では、「御社」ではなく「貴社」を使うのが正しいマナーです。「御社」は話し言葉で使われることが多く、書き言葉であるメールでは「貴社」が適切とされています。

「御社」と「貴社」の使い分けは基本的なビジネスマナーですので、間違えないように気をつけましょう。

具体的な使い分け方については、「間違えやすい「御社」と「貴社」、例文付きで解説します！」の記事で解説しています。

略称は使わずに正式名称を使う

メールで使用する単語は、正式名称を使いましょう。よく使う単語も、略さないようにしてください。就活では次のような略称が使われているので、正式名称を覚えておきましょう。

（株）→株式会社
（有）→有限会社
就活→就職活動
インターン→インターンシップ
ES→エントリーシート

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インターンシップのメール返信で使えるテクニック

メール返信を行う際は、テンプレートの活用やフォルダ管理がおすすめです。ここでは、メール返信で使えるテクニックを紹介します。

メールのテンプレートを作っておく

メールのテンプレートを作成し、メール返信がしやすい環境を準備しておきましょう。社名や日程などを変えるだけで返信できるため、メールの返信を楽にできます。たとえば、「挨拶」「日程調整」「お礼」などのメールは、よく使うのでテンプレートを作成しておくと便利です。署名も最初から入れておけば、忘れずに済むでしょう。

就活でよく使うメールの例文は、「就活メールの返信マナーは？遅れた場合の対応や送信時の注意点を解説」の記事で紹介しているのでぜひ参考にしてください。

フォルダ管理して分かりやすくする

企業からきたメールを探しやすくするために、フォルダ管理を行い分かりやすく整理しておきましょう。フォルダに分けて保存すると確認したいときに、すぐに見つけ出せて便利です。

フォルダは「インターン」「面接」といった段階のほか企業ごとに分けるなど、自分が使いやすいように工夫してみてください。

重要なメールにはフラグを立てる

重要なメールには、フラグを立てると便利です。返信が必要なメールや保存が必要なメールなどを紛失しないように印をつけておきましょう。

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【ケース別】インターンシップのメールの例文

ここでは、インターンシップについてのメールを送る際の例文を紹介します。ケース別に紹介するので、用途に応じて使い分けましょう。

1.インターンシップの申し込みをする場合の例文

件名：インターンシップ参加申込み（△△大学　氏名）

株式会社△△
人事部　インターンシップご担当者様

初めてメールをお送りいたします。△△大学△△学部△△学科の氏名と申します。

貴社のインターンシップについて知り、ぜひ応募させていただきたくメールいたしました。
選考日時と提出書類をご教示いただけると幸いです。

お忙しいところお手数おかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

--------------------------------------------------
氏名
△△大学△△学部△△学科
メール：~~@△△.com
電話番号：000-0000-0000
--------------------------------------------------

2.採用のお礼をする場合の例文

件名：インターンシップ採用のお礼（△△大学・氏名）

株式会社△△
人事部　インターンシップご担当者様

お世話になっております。
△△大学・△△学部・△△学科の氏名と申します。

このたびは、貴社のインターンシップ採用のご連絡をいただきありがとうございました。
ご案内にありました通り、△月△日（月）△：△△にお伺いします。

貴重な機会をいただいたこと、大変嬉しく思います。
ご指導のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

3.日程調整をする場合の例文

件名：インターンシップの面接日程の件（△△大学・氏名）

株式会社△△
人事部　インターンシップご担当者様

お世話になっております。
△△大学・△△学部・△△学科の氏名と申します。

このたびは、インターンシップの面接日程につきまして、ご連絡をいただきありがとうございます。

日程の方ですが、今回ご提示いただいたなかで、下記の日程でしたらお伺いすることが可能です。

・△月△日 △△：△△～△△：△△
・△月△日 △△：△△～△△：△△
・△月△日 △△：△△～△△：△△
・△月△日 △△：△△～△△：△△

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

4.インターンシップを保留する場合の例文

件名：インターンシップ参加日程の回答保留のご連絡

株式会社△△
人事部　インターンシップご担当者様

お世話になっております。
△△大学・△△学部・△△学科の氏名と申します。

このたびはインターンシップ日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
内容を確認させていただきました。

ぜひ参加させていただきたいと考えておりますが、大学のゼミの予定がまだ確定しておらず、〇月〇日（〇）までご返答を保留させていただくことは可能でしょうか。

ご迷惑をおかけし大変恐縮ですが、保留が可能かご確認いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

5.インターンシップを辞退する場合の例文

件名：インターンシップ辞退のお願い（△△大学・氏名）

株式会社△△
人事部　インターンシップご担当者様

お世話になっております。
△△大学・△△学部・△△学科の氏名と申します。

ご連絡いただきました△月△日（月）時より開催されるインターンシップですが、都合により参加が難しくなってしまったため、辞退させていただきたくご連絡いたしました。

お忙しいなか、貴重な機会をいただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。

取り急ぎになりますが、メールにて失礼いたします。
ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご了承いただきたくお願い申し上げます。

6.質問をする際の例文

件名：インターンシップ会場につきまして（△△大学・氏名）

株式会社△△
人事部　インターンシップご担当者様

お世話になっております。
△△大学・△△学部・△△学科の氏名と申します。

このたびはインターンシップ参加時の会場について確認させていただきたく、メールいたしました。

当日の指定会場は△△とされていますが、本社オフィスには行かず直接△△に伺えばよろしいでしょうか。

お忙しいところ大変恐れ入りますが、ご返信いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

7.インターンシップ後のお礼を送る場合の例文

件名：インターンシップのお礼（△△大学・氏名）

株式会社△△
人事部　インターンシップご担当者様

お世話になっております。
△△大学・△△学部・△△学科の氏名と申します。

この度は、インターンシップの機会をいただき、ありがとうございました。インターンシップを通じて、実際に貴社の業務を体験させていただき、学びとなりました。

ご多忙のなか、丁寧にご指導いただきまして心より感謝申し上げます。
インターンシップにて学んだことを糧に、これからの就職活動に励んでいきたいと思っております。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
今後ともよろしくお願いいたします。

8.「確認しました」と送る場合の例文

件名：Re:インターンシップのご案内

株式会社△△
人事部　採用担当者様

お世話になっております。
△△大学・△△学部・△△学科の氏名と申します。

この度は、インターンシップのご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ぜひ、参加させていただきたいと存じます。
ご案内いただいた通り、△月△日の△△時に、貴社までお伺いいたします。

当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

インターンシップのメールをどのように返せば良いかは、「インターンのメールに関するマナーと注意事項を解説！場面ごとの例文付き」の記事も参考にしてください。

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インターンシップのメールの返信について悩むあなたへ

インターンシップのメール返信にもマナーがあり、どのようにメールを送るか迷うことも多いでしょう。どのような文面にするか、いつまでやりとりを続けるかなど、覚えるべきビジネスマナーがあって大変です。

インターンシップのメール返信マナーなど、就活の悩みを抱える場合は就職エージェントに相談してみましょう。就職エージェントに相談することで、就活への不安を解消し、自信をもって就活を進められます。

就職エージェントなかでもおすすめなのがキャリアチケット。アドバイザーとマンツーマンで就活を進めるので、あなたの悩みや不安を解消しながら内定に向けて就活を進められます。

アドバイザーが一つひとつ丁寧にアドバイスするので、メールマナーを何も知らない状態でも、就活に対して漠然とした不安を抱えている状態でも大丈夫です。不安があるときは、ぜひキャリアチケットにご相談ください。

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