書類選考通過メールの返信マナーを解説！印象をよくするコツや例文も紹介

「企業からの書類選考通過メールにはどのように返信したらよいのか」「ビジネスメールの返信マナーが分からない」などと悩む就活生も多いでしょう。採用担当者にマイナスの印象を与えないためにも、基本の返信マナーを押さえておくことが大切です。

この記事では、書類選考通過メールの返信マナーや好印象を与えるコツを解説します。最後まで読んで基本のマナーを押さえたうえで、次の選考に向けてよりよいスタートを切りましょう。

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書類選考通過メールに返信する・しないを判断する方法

就活における書類選考の結果は、メールで送られてくる場合がほとんどです。書類選考通過の知らせがメールで届いたら、まず内容をしっかりと確認しましょう。

企業からのメールは、必ずしも返信しなければいけないわけではありません。メールの内容や状況次第では、返信しなくてもよいケースが存在します。以下で解説する内容を参考に、書類選考通過メールに返信するべきかどうかを判断してください。

メールへの返信が必要なケース

次の選考の日程調整が必要だったり、選考を辞退したりするケースでは、必ず返信しましょう。書類選考通過メールへの返信が必要なのは、主に下記のようなケースです。

企業は採用活動に多くの時間を割いています。返信を忘れてしまうと、企業に迷惑がかかるだけでなく、次回以降の選考にも影響が出る可能性があるので注意してください。選考を辞退する場合でも、「今後やりとりする機会はないだろう」と安易に考えず、辞退理由を簡潔に伝えましょう。

メールへの返信が不要なケース

基本的には、書類選考通過メールに対する返信の有無が合否に直接影響することはありません。書類選考結果を知らせるメールに返信する必要がないのは、下記のようなケースです。

企業によっては、書類選考通過メールの末尾などに「返信不要」と記載しています。返信不要と記載があるにもかかわらず返信してしまうと、「内容をよく確認していない」「言われたことが守れない」といった印象を与えかねません。

また、そもそも書類選考を通過していない場合も返信は不要です。企業は選考結果を伝えるためだけにメールを送っており、その後のやりとりも必要ないため、返信しても見てもらえない可能性も高いでしょう。

就活におけるお礼メールやお礼状の位置づけは、「送る？送らない？就活におけるお礼状やメール」で詳しく解説しています。

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書類選考通過メールへの返信マナー

就活やビジネスシーンにおけるメールのやりとりは、日常的なメールやチャットの文章とは異なります。書類選考通過メールに返信する際は、基本のマナーを押さえておく必要があります。

以下で、書類選考通過メールへの返信マナーを解説するので、ぜひ参考にしてください。

件名は「Re：」のままにする

書類選考通過メールに返信するときは、件名は「Re：」のままにするのが基本です。メールを新規で作成するのではなく、送られてきたメールに返信しましょう。メールに対して返信すると、やりとりの流れを最初から把握できるため、内容を理解しやすくなります。

採用担当者は1日に何通ものメールをやりとりしているため、どのようなメールを送ったかすべての内容を覚えているわけではありません。採用担当者がメールを受け取ったときに、「どの内容に対する返信か」が分かるよう、件名は変えずに返信するようにしてください。

宛名は企業名・部署名・氏名を正式名称で書く

書類選考通過メールに返信するときは、本文の冒頭で企業名や部署名、名前などの宛名を書く必要があります。宛名を書く際は略称の使用を避け、正式名称で記載するのが基本です。

たとえば、株式会社△△という企業の場合、△△社や△△といった形で略すのはビジネスマナーとしてよくないため、必ず正式名称を使用しましょう。

企業からのメールに返信するときは、部署名が正式名称になっているか、担当者の名前を間違えていないかなど、記載内容を入念に確認してください。

本文は「挨拶＋名乗り」から書き出す

書類選考通過メールへの返信にあたって、本文は「挨拶＋名乗り」から書き出しましょう。ビジネスシーンでよく使われる挨拶は、「お世話になります」や「お世話になっております」などが一般的です。挨拶に続いて、自分の大学名と名前を記載します。

「お世話になります」は、これから相手との関係が確実に続く場合において、初めての挨拶として使います。一方で、「お世話になっております」は、すでに相手と関係性を持っている場合に使うため、企業へのメールに返信する際はこちらを使いましょう。

なお、自分を名乗る際も宛名と同様に、正式名称やフルネームを記載してください。

伝えたい要件を簡潔にまとめる

書類選考通過メールに返信するときは、伝えたい要件を簡潔にまとめましょう。伝えたいことが分かりにくいと、採用担当者はメールを受け取ったときにスムーズに本文を読み進められません。

ビジネスシーンでメールを使うときは、一文一義がよいとされています。たとえば、選考のお礼を伝える文章のなかに日程調整の日時などを入れるのはやめましょう。また、文章が長くなり過ぎると、何を伝えたいかが分かりにくくなる傾向です。本文は改行や段落を入れると読みやすくなります。

メールの本文は、一読して理解できるのが理想です。伝えたいことの要点を簡潔にまとめ、相手が読みやすいと感じられる文章を意識してください。

締めの挨拶を入れる

書類選考通過メールの返信マナーとして、本文は締めの挨拶を入れるのが基本です。よく使われる締めの挨拶には、下記のようなものがあります。

「よろしくお願いいたします」だけでも問題はありませんが、手前に「お忙しいところ恐縮ですが」「お手数をおかけしますが」などのクッション言葉を付け加えるとより自然な表現になります。

返信の内容や状況によっては、「お忙しいところお時間をいただき、ありがとうございます」や
「お忙しいところお手数をおかけし、申し訳ございません」などの挨拶を入れてもよいでしょう。締めの挨拶をどう伝えるかによって、読み手に対する感謝の気持ちや配慮などを示せます。

最後に署名を入れる

メールの最後には署名を入れて、誰からのメールか分かるようにしてください。署名には、下記の情報を記載するのが基本です。

ただし、住所については、記載しなくても問題ありません。署名に住所を記載しておくと、採用担当者が郵送でやりとりする際に確認しやすく便利です。

署名を作成したら、メールを作成時に自動で署名が入るように設定しておくと、入れ忘れを防げるのでおすすめです。

なお、企業からのメールに返信する際は、送信する時間帯も意識するとよいでしょう。企業にメールを送るタイミングを知りたい方は「就活メールを送る時間は何時がベスト？マナーと例文まとめ」を参考にしてください。

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書類選考通過メールの返信時に印象をよくするコツ7選

書類選考通過メールに返信する際は、誤字脱字に注意したり適切な言葉遣いや言い回しを意識したりすると、よりよい印象を与えられます。

以下で、メール返信時に与える印象をよくするコツを7つ解説するので、ぜひ参考にしてください。

1.24時間以内の返信を心がける

書類選考通過メールが届いたら、なるべく早く返信しましょう。ビジネスシーンにおいては、早めのレスポンスが基本です。就活中は、社会人としてのマナーを意識して企業とコミュニケーションを取れると好印象につながります。

しかし、授業中やアルバイト中など、必ずしもすぐに返信できるとは限りません。すぐに返信できない場合でも、原則として24時間以内の返信を心がけましょう。選考中は1日の終わりにメールをチェックする習慣をつけておくと、遅くても翌日の始業に間に合うタイミングで返信できます。

もし、24時間を超えてしまった場合には、返信が遅れたことに対するお詫びの言葉を添えるようにしてください。

2.選考と結果通知への感謝を述べる

書類選考通過メールに返信するときは、感謝の一言を述べると好印象を与えられます。企業は多くの時間を割いて応募書類に目を通し、採用活動を行っていることを忘れないようにしてください。

採用担当者も同じ人間です。感謝を伝えられて悪い気はしないでしょう。感謝の気持ちは一言を添える程度で構わないので、自分の言葉で書くと気持ちがより伝わるメールになります。

3.就活用のメールアドレスを使用する

書類選考通過メールに返信するときは、就活用のメールアドレスを使用しましょう。

プライベート用のメールアドレスを使用しても問題はありませんが、自分の呼び名やよく分からない単語を並べたようなアドレスは避けてください。奇抜な印象を与えるメールアドレスは、ビジネスの場にはふさわしくありません。

就活用のメールアドレスには、自分のフルネームや誕生日などを入れたシンプルなものがおすすめです。採用担当者は毎日多くのメールを受信するため、フルネームを入れておくことで名前を覚えてもらいやすくなります。

また、就活用のメールアドレスは、大学指定のものやGmail・Yahoo!などのフリーアドレスがおすすめです。就活用のメールアドレスを用意しておくと、プライベートのメールと混同せずに企業とのやりとりを管理できます。

4.「Cc」の宛先にも返信する

書類選考通過メールの「Cc」にほかのアドレスが入っている場合は、全員に返信するのが基本です。メールには、下記のように3つの送信先があります。

書類選考通過メールの「Cc」に入っているのは、メールの送信者にとって選考内容を共有しておきたい人物だということです。返信する際に「Cc」にあるアドレスを無視してしまうと、採用担当者はあらためてメールを転送するなどの対応が必要になります。

企業からのメールに返信するときは、必ず「Cc」に宛先があるかどうかを確認し、全員返信するようにしてください。

5.誤字脱字がないか入念に確認する

書類選考通過メールの返信内容を作成したら、送信前に誤字脱字がないか確認しましょう。メールのなかに誤字脱字があると「きちんと確認していないのでは」「不注意な人なのでは」といった印象を与えかねません。

誤字脱字をなくすのは、ビジネスマナーの1つです。具体的には、「間違いがある」という前提を持って最初からメールを読み返しましょう。疑いの目で読むことで、作成時に見逃していたミスに気づきやすくなります。

特に、宛名や次の選考の日程などの重要な情報を間違えないよう、入念に確認するようにしてください。

6.言葉遣いや言い回しに気をつける

書類選考通過メールに返信するときは、言葉遣いや言い回しに気をつける必要があります。

完璧な日本語を使うのは簡単ではありませんが、間違いやすい言い回しを中心に正しい使い方を覚えておきましょう。

「了解しました」と「承知しました」

いずれも、理解することや受け入れることなどを表す言葉です。理解することや受け入れることなどを、丁寧語で「了解しました」、謙譲語で「承知しました」と表現できます。

同僚や部下などの対等な関係である相手に対して用いるのが「了解しました」です。一方、上司や顧客など、目上の立場にあたる相手には「承知しました」を使います。そのため、企業の採用担当者にメールを送るときは「承知しました」を使いましょう。

「御社」と「貴社」

「御社」と「貴社」は同じ意味の言葉ですが、使用シーンによって使い分けが必要です。「御社」は会社説明会や面接などの対面時の会話で使用する一方で、「貴社」はメールを含めた文書において使用します。

使用シーンを間違えても意味が通じないわけではありませんが、ビジネスマナーとしてきちんと使い分けられるようにしておきましょう。御社が「話し言葉」で、貴社が「書き言葉」と理解しておいてください。

「致します」と「いたします」

メールの締めの挨拶で「よろしくお願いいたします」と書く場合、この「いたします」はひらがなで書くのが正解です。

まず、「致す」は動詞で、「到達するようにする」「至らせる」といった意味があります。一方で、ひらがなの「いたす」は補助動詞「する」の謙譲語・丁寧語です。

補助動詞はひらがな表記にするのが公用文の基準とされています。そのため、「よろしくお願いいたします」が正しい使い方です。社会人になると毎日のように使う言い回しなので、学生のうちからしっかり覚えておきましょう。

就活で気をつけたい敬語を詳しく知りたい方は、「就活の面接に向けて敬語をチェックしよう！間違いやすい表現も解説」を参考にしてください。

7.絵文字や感嘆符などを使わない

書類選考通過メールに返信する際は、絵文字や顔文字などを使うのは避けましょう。友人同士のメールやチャットなどと異なり、ビジネスシーンでは絵文字や顔文字は不適切だとされています。

また、「！（エクスクラメーションマーク）」や「？（クエスチョンマーク）」も使わないようにしましょう。相手と長年にわたって関係が構築できている場合には、こうした記号を使うケースもあります。

しかし、就活においてはたとえ面識がある人への返信であっても、感嘆符の使用は避けてください。メールは文字として残るため、対面で接する以上に距離感を意識することが大切です。採用担当者に馴れ馴れしいと思われないよう、絵文字や感嘆符などの使用は控えましょう。

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書類選考通過メールへの返信テンプレート8選

書類選考通過メールに返信するときは、内容や状況にあわせて、次回選考の日程を承諾したり、応募者のほうから日程を提示したりする必要があります。

以下で、シチュエーション別に書類選考通過メールへの返信テンプレートを8つ紹介するので、メールを作成する際の参考にしてください。

1.提示された選考日程を承諾する

企業から提示された選考日程を承諾する場合、メールの本文には伝えられた選考の日付と曜日、時間を明記して認識のズレを防ぎましょう。

2.提示された選考日程の変更を依頼する

企業から提示された選考日程で都合がつかない場合は、こちらの都合がよい日程を伝えましょう。

提示する日程は、企業から提示された日程に近い日付を3つ以上提示するようにしてください。複数の候補日を伝えることで、担当者が調整しやすくなります。なお、都合がつかない理由は「あいにく都合が悪く」などのぼかした言い方でも問題ありません。

3.決定済みの選考日程の変更を依頼する

すでに次回の選考日程が決まっている場合でも、都合が悪くなったときには変更を依頼できます。

この場合も、こちらから都合がよい日付を3つ以上提示すると、スムーズな日程調整が可能です。なお、理由によってはそのまま伝えても問題ありませんが「他社の面接が入ってしまった」「外せない用事がある」といった場合は、あえて正直に伝える必要はないでしょう。

4.次回選考の日程を調整する（候補日あり）

企業から次回選考について複数の候補日を提示された場合、都合のよい日程を選択して返信します。都合のよい日程が複数ある場合は、企業からのメールに「ひとつだけお選びください」などと書かれていない限り、複数選択するのも1つの方法です。

ただし、「いつでも大丈夫です」などと丸投げのような返信は避けてください。選択肢を絞ったほうが、採用担当者も調整しやすくなります。

5.次回選考の日程を調整する（候補日なし）

企業から希望の日程を聞かれた場合は、都合のよい日時を3つ以上提示しましょう。日付だけでなく、「終日」「△時〜△時」「△時以降」など、対応可能な時間まで明確に伝えるのがポイントです。

6.返信が遅くなったお詫びをする

書類選考通過メールへの返信が遅くなったときは、本文の冒頭で「返信が遅くなり大変申し訳ございません」とお詫びの言葉を述べましょう。返信が遅くなった理由などを伝える必要はないので、お詫びの言葉に続いて、本題に入ります。

7.次回の選考に関して質問する

書類選考通過メールを確認しても分からないことがある場合には、返信時に質問しましょう。質問事項の回答にかかわらず、選考への参加を決めている場合は、承諾する旨をあわせて伝えておくと、採用担当者に自分の意思を伝えられます。

8.選考辞退を伝える

書類選考通過メールを受け取っても、場合によっては辞退するケースもあるでしょう。選考辞退を伝える際は本文を長々と書かず、結論から端的に書くようにしてください。

メールで日程を調整する際によく使う言い回しを知りたい方は、「日程調整メールの返信マナーとは？シチュエーション別の例文つきでご紹介」も参考にしてください。

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書類選考通過時のほかにもメールを送る場面はある

就活では、書類選考通過時のほかにも企業へメールを送る場面があります。基本のビジネスマナーは、書類選考通過メールへ返信する際と大きな違いはありません。

企業とメールでやりとりする主な場面は、下記のとおりです。

エントリー後や合同説明会に参加すると、企業説明会の案内が個別にメールで届くようになります。参加する場合には、希望の日程を明記して返信しましょう。

OB・OG訪問を依頼するときは、最初にこちらからメールを送る必要があります。依頼する立場なので、最初に誰から連絡先を聞いたのかを伝え、謙虚な姿勢でお願いしましょう。

なお、内定を知らせるメールが届いた場合は、承諾するか辞退するかによって返信する内容は異なります。内定通知のメールに対する返信マナーを知りたい方は、「就活内定メールにはどう返信する？シーン別例文3選」を参考にしてください。

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書類選考通過メールの返信時に好印象を与えたいあなたへ

書類選考通過メールを受け取ったときに、「企業とのやりとりに自信がない」「どのような点に気をつけて返信すればよいか分からない」などと悩む就活生も多いでしょう。企業からのメールに返信する際は、基本のマナーを押さえたうえで、簡潔に要件を伝える必要があります。

多くの就活生にとって、企業の担当者とメールでやりとりするのは初めてのことです。メールの作成から送信前の確認までを1人で行うのが不安な場合には、就活エージェントの利用をおすすめします。

キャリアチケットは、新卒を対象とした就職支援サービスです。専任のキャリアアドバイザーが企業との連絡や面接日程の調整をサポートするほか、面接対策から求人の紹介など、就活を全面的に支援します。

書類選考通過メールの返信時に採用担当者に好印象を与えたい方は、ぜひキャリアチケットまでご相談ください。

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