書類選考通過メールに返信する？しない？例文や印象を良くするマナーを解説

就活を進めるなかで、「企業からの書類選考通過メールには返信すべき？」「ビジネスメールの正しい書き方やマナーが分からない」と悩む就活生も多いでしょう。メールに返信するときはマナーを守って分かりやすい文章にすることで、採用担当者に好印象を与えられます。

この記事では、メールを送るときに守るべきマナーや、書類選考通過メールへ返信するときの例文をご紹介。自信をもってメールを返信するために、参考にしてみてください。

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「返信不要」「不合格」以外は書類選考通過メールに返信しよう

書類選考通過のメールが届いたとき、「必ず返信しなくてはいけない？」と悩んでしまう方もいるでしょう。基本的には、メールに返信不要と明記されていたり不合格だったりした場合を除き、書類選考通過メールには返信する必要があります。

メールへの返信が必要なケース	・選考の日程調整が必要なとき ・日程を変更したいとき ・選考を辞退したいとき
メールへの返信が不要なケース	・返信不要と記載されている場合 ・送信専用アドレスから送られている場合 ・不合格の場合

次の選考の案内が来ているにもかかわらず返信をしないでいると、企業に迷惑がかかるだけでなく、次回以降の選考に影響が出る可能性も。選考を辞退する場合でも、「今後やりとりする機会はないだろう」と安易に考えず、時間を割いてくれたお礼と辞退理由を簡潔に伝えましょう。

一方、メールに送信不要と明記されていたり、送信専用アドレスから送られていたりする場合は、選考を通過していたとしても返信する必要はありません。むしろ、返信することで「内容をよく確認していない」「言われたことが守れない」といった印象を与えてしまうことがあります。

また、そもそも書類選考を通過していない場合も返信は不要です。企業は選考結果を伝えるためだけにメールを送っているため、返信しても見てもらえない可能性もあります。

就活では、エントリーする企業が多いほどメール対応する時間や手間が掛かるもの。「就活におけるエントリーとは？開始時期や応募数などを解説」の記事でエントリー数が多いメリット・デメリットをまとめているので、参考にしてみてください。

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書類選考通過メールへの返信で守るべき7つのマナー

就活やビジネスシーンにおけるメールのやりとりは、日常的なメールやチャットの文章とは異なります。書類選考通過メールに返信する際は、基本のマナーを押さえておく必要があります。

以下で、書類選考通過メールへの返信マナーを解説するので、ぜひ参考にしてください。

1.24時間以内に返信する

書類選考通過メールが届いたら、なるべく早く返信しましょう。ビジネスシーンにおいては、早めのレスポンスが基本です。就活中は、社会人としてのマナーを意識して企業とコミュニケーションを取りましょう。

授業中やアルバイト中などにメールを受信していて気づくのが遅れた場合も、原則として24時間以内の返信を心がけてください。選考中は1日の終わりにメールをチェックする習慣をつけておき、遅くても翌日の午前中には返信できるようにすると良いでしょう。

2.件名は「Re：」のままにする

書類選考通過メールに返信するときは、件名は「Re：」のままにするのが基本です。たとえば、「書類選考の結果について」という件名でメールを受けたら、返信時の件名は「Re：書類選考の結果について」のままにしましょう。

件名をそのままにしておくことで、採用担当者がメールを受信したときに、「どの内容に対する返信か」を一目で理解できます。メールの見落としを防ぐことにもつながるでしょう。

また、送られてきたメールに返信するときは、送られたメールの本文を残しておくのもポイントです。本文を残して返信することで、やりとりの流れを最初から把握できるため、内容を理解しやすくなります。

3.宛名は企業名・部署名・氏名を正式名称で書く

書類選考通過メールに返信するときは、本文の冒頭で企業名や部署名、名前などの宛名を書きます。宛名を書く際は略称の使用を避け、正式名称で記載するのが基本です。

＜宛名の例＞
株式会社△△△△
△△部　△△様

たとえば、株式会社△△という企業を△△社や（株）△△といった形で略すのは避け、必ず正式名称を使用しましょう。

4.本文は「挨拶＋名乗り」から書き出す

書類選考通過メールへの返信にあたって、本文は「挨拶＋名乗り」から書き出しましょう。ビジネスシーンでよく使われる挨拶は、「お世話になります」や「お世話になっております」などが一般的です。挨拶に続いて、自分の大学名と名前を記載します。

＜挨拶の例＞
お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科△年の△△△△です。

「お世話になります」は、これから相手との関係が確実に続く場合において、初めての挨拶として使います。一方で、「お世話になっております」は、すでに相手と関係性を持っている場合に使うため、書類選考通過メールに返信する際はこちらを使いましょう。

なお、自分を名乗る際も宛名と同様に、正式名称やフルネームを記載してください。

5.伝えたい要件を簡潔にまとめる

書類選考通過メールに返信するときは、伝えたい要件を簡潔にまとめましょう。

たとえば、選考のお礼と選考日程の候補日を同じ文章のなかに盛りこもうとすると、メールを受け取る採用担当者に文章の意図が正しく伝わらなかったり、大切な情報を見落とされたりする恐れも。一つの文章に一つの情報だけを盛り込む「一文一義」を意識し、箇条書きも活用しながらまとめてみてください。

6.締めの挨拶を入れる

書類選考通過メールの返信マナーとして、本文の最後には締めの挨拶を入れるのが基本です。よく使われる締めの挨拶には、下記のようなものがあります。

・よろしくお願いいたします
・どうぞよろしくお願いいたします
・以上、どうぞよろしくお願いいたします
・今後ともどうぞよろしくお願いいたします

「よろしくお願いいたします」だけでも問題はありませんが、「お忙しいところ恐縮ですが」「お手数をおかけしますが」などのクッション言葉を付け加えるとより自然な表現になります。

返信の内容や状況によっては、「お忙しいところお時間をいただき、ありがとうございます」や「お忙しいところお手数をおかけし、申し訳ございません」などの挨拶を入れても良いでしょう。締めの挨拶によって、読み手に対する感謝の気持ちや配慮などを示せます。

7.最後に署名を入れる

メールの最後には署名を入れて、誰からのメールか分かるようにしてください。署名には、大学名と所属学部、名前、連絡先を以下のように記載するのが基本です。

＜署名の例＞
————————————————————————
△△大学△△学部△△学科△年
△△△△（ふりがな）
メールアドレス：△△△△@△△.co.jp
電話番号：090-0000-0000
住所：〒123-4567
△△都△△区△△1-2-3　△△ハイツ△号室
————————————————————————

選考中や内定後のやり取りで郵送でのやり取りが発生することもあるため、住所を記載しておくと丁寧な印象になります。ただし、必須項目ではないため、住所を記載することに抵抗がある場合はメールアドレスと電話番号のみで構いません。

署名を作成したら、メールを作成時に自動で署名が入るように設定しておくと、入れ忘れを防げるのでおすすめです。

企業によっては、選考中に郵送でのやり取りが発生することも。「エントリーシートを郵送する方法は？封筒の書き方や提出マナーも解説」の記事で書類の郵送方法をまとめているので、ご覧ください。

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書類選考通過メールへの返信にそのまま使える！状況別の例文8選

書類選考通過メールには次回選考の案内も書かれていることが多く、日程を案内されたり都合の良い日程を聞かれたりします。そのため、「どう返信すれば良い？」「都合が悪いことを伝えづらい…」と悩んでしまう方も多いでしょう。

ここでは、シチュエーション別に書類選考通過メールへの返信テンプレートを8つ紹介します。先述したマナーも意識しながら、以下を参考に返信を考えましょう。

1.提示された選考日程を承諾する

企業から提示された選考日程を承諾する場合、メールの本文には伝えられた選考の日付と曜日、時間を明記するのがポイント。文字にして日程を確認することで、日付間違いや双方の認識のズレを防げます。

＜件名＞
Re: 書類選考の結果について

＜本文＞
株式会社△△△△
△△部　△△様

お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科△年の△△△△です。

書類選考通過のご連絡をいただき、ありがとうございます。
下記の日程で、ぜひ選考に参加させていただきたく存じます。

日時：△月△日（△）△時～
場所：株式会社△△△△　本社ビル

当日はどうぞよろしくお願いいたします。

———————————————————
△△大学△△学部△△学科△年
△△△△（ふりがな）
電話番号：090-0000-0000
メールアドレス：△△△△@△△.co.jp
———————————————————

2.提示された選考日程の変更を依頼する

企業から提示された選考日程で都合がつかない場合は、謝罪の言葉を伝えたうえでこちらの都合がよい日程を伝えましょう。

提示する日程は、企業から提示された日程に近い日付を3つ以上提示するようにしてください。複数の候補日を伝えることで、担当者が調整しやすくなります。なお、都合がつかない理由は「あいにく都合が悪く」とぼかした言い方でも問題ありません。

＜件名＞
Re: 書類選考の結果について

＜本文＞
△△△△株式会社
△△部　△△様

お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科△年の△△△△です。
書類選考の結果と面接日程のご案内をいただき、ありがとうございます。

こちらの都合で大変申し訳ございませんが、
いただいた日程はあいにく都合が悪く、
あらためて下記日程から調整させていただきたく存じます。

△月△日（△）9時〜12時
△月△日（△）終日
△月△日（△）11時以降

上記日時でのご調整が難しい場合は、お申しつけください。
お忙しいところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。

————————————————————————
△△大学△△学部△△学科△年
△△△△（ふりがな）
電話番号：090-0000-0000
メールアドレス：△△△△@△△.co.jp
住所：〒123-4567
△△都△△区△△1-2-3　△△ハイツ△号室
————————————————————————

3.決定済みの選考日程の変更を依頼する

すでに次回の選考日程が決まっている場合でも、都合が悪くなったときには変更を依頼できます。この場合も、こちらから都合がよい日付を3つ以上提示すると、スムーズな日程調整が可能です。

なお、理由によってはそのまま伝えても問題ありません。ただし、他社の選考や会社説明会といった就活の予定の場合は、あえて正直に伝える必要はないでしょう。

＜件名＞
Re: 書類選考の結果について

＜本文＞
株式会社△△△△
△△部　△△様

お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科△年の△△△△です。

△月△日に面接のお約束をしておりましたが、
所属するゼミの研究発表会と重なってしまったため、
日程の変更をお願いしたく存じます。

誠に勝手なお願いで恐縮ですが、下記の日程から再度調整いただくことは可能でしょうか。

△月△日（△）終日
△月△日（△）13時まで
△月△日（△）終日

こちらの都合で誠に申し訳ございませんが、
ご検討くださいますよう、何卒よろしくお願いいたします。

————————————————————————
△△大学△△学部△△学科△年
△△△△（ふりがな）
電話番号：090-0000-0000
メールアドレス：△△△△@△△.co.jp
住所：〒123-4567
△△都△△区△△1-2-3　△△ハイツ△号室
————————————————————————

4.次回選考の日程を調整する（候補日あり）

企業から次回選考について複数の候補日を提示された場合、都合のよい日程を選択して返信します。都合のよい日程が複数ある場合は、企業からのメールに「ひとつだけお選びください」などと書かれていない限り、複数選択するのも方法の一つです。

ただし、「いつでも大丈夫です」などと丸投げのような返信は避けましょう。選択肢を絞ったほうが、採用担当者も調整しやすくなります。

＜件名＞
Re: 書類選考の結果について

＜本文＞
△△△△株式会社
△△部△△課　△△様

お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科△年の△△△△です。

書類選考の結果と面接日程のご案内をいただき、ありがとうございます。
いただいた日程のなかから、以下の日時でお願いしたく存じます。

△月△日（△）△時〜

お忙しいなか、日程調整のご対応をいただき、誠にありがとうございます。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。

———————————————————
△△大学△△学部△△学科△年
△△△△（ふりがな）
電話番号：090-0000-0000
メールアドレス：△△△△@△△.co.jp
———————————————————

5.次回選考の日程を調整する（候補日なし）

企業から希望の日程を聞かれた場合は、都合のよい日時を3つ以上提示しましょう。日付だけでなく、「終日」「△時〜△時」「△時以降」など、対応可能な時間まで明確に伝えるのがポイントです。

＜件名＞
Re: 書類選考の結果について

＜本文＞
株式会社△△△△
△△部　△△様

お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科△年の△△△△です。

書類選考通過のご連絡をいただき、ありがとうございます。
次回選考ですが、下記のいずれかの日程でお願いしたく存じます。

△月△日（△）13時以降
△月△日（△）10時〜12時
△月△日（△）終日
△月△日（△）10時〜15時

お忙しいところ恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。

———————————————————
△△大学△△学部△△学科△年
△△△△（ふりがな）
電話番号：090-0000-0000
メールアドレス：△△△△@△△.co.jp
———————————————————

メールで日程を調整する際によく使う言い回しを知りたい方は、「日程調整メールの返信マナーとは？シチュエーション別の例文つきでご紹介」の記事も参考にしてください。

6.返信が遅くなったお詫びをする

書類選考通過メールへの返信が遅くなったときは、本文の冒頭で「返信が遅くなり大変申し訳ございません」とお詫びの言葉を述べましょう。返信が遅くなった理由は伝えず、そのまま本題に入って構いません。

＜件名＞
Re: 書類選考の結果について

＜本文＞
株式会社△△△△
△△部　△△様

お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科△年の△△△△です。

返信が遅くなり大変申し訳ございません。
あらためて、書類選考通過のご連絡をいただき、ありがとうございます。
下記の日程で、ぜひ選考に参加させていただきたく存じます。

日時：△月△日（△）△時～
場所：株式会社△△△△　本社ビル

先日の説明会にて、△△様より貴社の強みや
働くうえでのやりがいなどを直接伺うことができ、
貴社への入社意欲がより一層高まりました。

当日はどうぞよろしくお願いいたします。

————————————————————————
△△大学△△学部△△学科△年
△△△△（ふりがな）
電話番号：090-0000-0000
メールアドレス：△△△△@△△.co.jp
住所：〒123-4567
△△都△△区△△1-2-3　△△ハイツ△号室
————————————————————————

7.次回の選考に関して質問する

書類選考通過メールを確認しても分からないことがある場合は、返信時に質問しましょう。質問するときは相手に非がある場合も責めるような伝え方はせず、謙虚な姿勢を示すのがポイントです。

なお、質問の回答にかかわらず選考への参加を決めている場合は、返信の時点で承諾する旨をあわせて伝えておきましょう。

＜件名＞
Re: 書類選考の結果について

＜本文＞
株式会社△△△△
△△部　△△様

お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科△年の△△△△です。

書類選考の結果と面接日程のご案内をいただき、ありがとうございます。
下記の日程で、ぜひ選考に参加させていただきたく存じます。

日時：△月△日（△）△時～

また、次回選考について一点お伺いしたいのですが、
開催場所は東京本社で相違ないでしょうか。
お忙しいところ申し訳ございませんが、ご教示いただけますと幸いです。

お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

————————————————————————
△△大学△△学部△△学科△年
△△△△（ふりがな）
電話番号：090-0000-0000
メールアドレス：△△△△@△△.co.jp
住所：〒123-4567
△△都△△区△△1-2-3　△△ハイツ△号室
————————————————————————

8.選考辞退を伝える

「選考を受けるなかで適性と合わないと感じた」「体調不良により就活を続けられなくなった」など、やむを得ない事情で選考辞退を考えている方もいるでしょう。選考辞退を伝える際は結論を端的に書いたうえで、お礼と謝罪を伝えます。

選考を辞退する理由は、「一身上の都合」「自分のキャリアプランを慎重に考えた結果」などと伝えれば問題ありません。

＜件名＞
Re: 書類選考の結果について

＜本文＞
株式会社△△△△
△△部　△△様

お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科△年の△△△△です。

書類選考通過のご連絡をいただき、ありがとうございます。
誠に申し訳ございませんが、一身上の都合により選考を辞退したく、ご連絡差し上げました。

△月△日△時から予定されている一次面接への参加を、辞退させていただければ幸いに存じます。

ご多用のなか貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、身勝手なお願いをしてしまい、誠に申し訳ございません。
本来直接お詫びすべきところではございますが、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

————————————————————————
△△大学△△学部△△学科△年
△△△△（ふりがな）
電話番号：090-0000-0000
メールアドレス：△△△△@△△.co.jp
住所：〒123-4567
△△都△△区△△1-2-3　△△ハイツ△号室
————————————————————————

「就活マナーの基本を解説！失敗しないための準備と対策」の記事では、メールの送り方だけでなく面接や電話対応での守りたいマナーもまとめています。マナーに不安がある方は、参考にしてみてください。

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書類選考通過メールの返信時に印象をよくする6つのコツ

書類選考通過メールに返信するときは、先述したマナーや例文を意識すれば失礼のないメールになります。しかし、使用するメールアドレスや本文中の誤字脱字、言葉遣いなど細かい部分まで気をつかうことで、より好印象なメールに仕上げることが可能です。

以下で、メール返信時に与える印象をよくするコツ6選を紹介するので、ぜひ参考にしてください。

1.就活用のメールアドレスを使用する

書類選考通過メールに返信するときは、就活用のメールアドレスを使用しましょう。

プライベート用のメールアドレスを使用しても問題はありませんが、自分のあだ名やよく分からない単語を並べたようなアドレスは避けてください。奇抜な印象を与えるメールアドレスは、ビジネスの場にはふさわしくありません。

就活用のメールアドレスには、自分のフルネームや誕生日などを入れたシンプルなものがおすすめです。大学指定のものや、Gmail・Yahoo!などのフリーアドレスを使用するのが良いでしょう。プライベートのメールと混同せずに企業とのやりとりを管理できるのも、利点です。

就活用のメールアドレスの設定をはじめ、就活前にするべき準備については「就活のやり方と流れを解説！準備から内定までのポイントと相談先も紹介」の記事をご覧ください。

2.「Cc」の宛先にも返信する

書類選考通過メールの「Cc」にほかのアドレスが入っている場合は、全員に返信するのが基本です。メールには、下記のように3つの送信先があります。

・直接の宛先「To」
・情報を共有する目的の宛先「Cc」
・情報を共有する目的かつアドレスを公開しない宛先「Bcc」

つまり、書類選考通過メールの「Cc」に入っているのは、メールの送信者にとって選考内容を共有しておきたい人物です。返信する際に「Cc」にあるアドレスを無視してしまうと、採用担当者はあらためてメールを転送するなどの対応が必要になります。

企業からのメールに返信するときは、必ず「Cc」に宛先があるかどうかを確認し、全員返信するようにしましょう。

3.選考と結果通知への感謝を述べる

書類選考通過メールに返信するときは、感謝の一言を述べましょう。例文にあったように、名乗ったあとに「選考の結果を通知してくれたこと」「（案内があれば）次回選考の案内をしてくれたこと」に対する感謝の言葉を添えるのがコツです。

感謝を述べることで、社会人として必要なマナーやコミュニケーション能力があることを示せます。感謝の言葉の有無が合否に直結することは考えにくいものの、謙虚で丁寧な姿勢は好印象につながるでしょう。

4.誤字脱字がないか入念に確認する

書類選考通過メールの返信内容を作成したら、送信前に誤字脱字がないか確認しましょう。メールのなかに誤字脱字があると「きちんと確認していないのでは」「不注意な人なのでは」といった印象を与えかねません。

誤字脱字をなくすためには、送信前に丁寧にメールの内容を確認することが大切です。間違いがあることを前提にして、最初からメールを読み返しましょう。疑いの目で読むことで、作成時に見逃していたミスに気づきやすくなります。

特に、企業名や担当者名といった固有名詞や次の選考の日程などの重要な情報は、間違えると失礼に当たったりスケジュールに影響が生じたりする恐れも。「固有名詞はコピペする」「ワード検索機能を使って間違っていないか確認する」など、入念にチェックしましょう。

5.言葉遣いや言い回しに気をつける

書類選考通過メールに返信するときは、言葉遣いや言い回しに気をつける必要があります。正しい言葉遣いができていないと、「ビジネスマナーや一般常識がない」と思われてしまう恐れがあるためです。

普段何気なく使っている言葉がビジネスシーンでは適切でなかったり、場面によって使い分ける必要があったりするため、就活ではより丁寧に確認しなくてはいけません。以下の間違えやすい言葉遣いの例を参考に、正しい日本語でメールを作成しましょう。

「了解しました」と「承知しました」

ビジネスメールでは、「承知しました」を使うのが無難です。「了解しました」と「承知しました」はどちらも理解することや受け入れることなどを表す言葉で、書類選考通過メールへの返信では面接の日程や持ち物、選考フローなどに異論がないときに使うことが多いでしょう。

ただし、「了解しました」は人によってはカジュアルな印象を抱かれやすく、「目上の人に使うにはふさわしくない」「失礼だ」と思われてしまうことも。そのため、企業の採用担当者に対しては、「承知しました」を使いましょう。

「御社」と「貴社」

書類選考通過メールへの返信をはじめとする文面上でのやり取りでは、応募先企業のことを「貴社」と表すのが一般的です。

「御社」と「貴社」は同じ意味の言葉ですが、使用するシーンによって使い分けが必要です。「御社」は会社説明会や面接など会話するときに使用し、「貴社」は文書で使用します。

使用シーンを間違えても意味が通じないわけではないものの、ビジネスマナーとしてきちんと使い分けられるようにしておきましょう。御社が「話し言葉」で、貴社が「書き言葉」と理解しておいてください。

「致します」と「いたします」

メールの締めの挨拶で「よろしくお願いいたします」と書く場合、「いたします」はひらがなで書くのが正解です。

「致す」は動詞で、「良くないことを引き起こす」「至らせる」などの意味があります。一方で、「よろしくお願いいたします」は「お願いする」を丁寧にした言い方です。この場合の「いたします」は動詞ではなく補助動詞で、補助動詞はひらがな表記にするのが公用文の基準とされています。

そのため、「よろしくお願いいたします」が正しい使い方です。社会人になると毎日のように使う言い回しなので、学生のうちから覚えておきましょう。

就活で気をつけたい敬語を詳しく知りたい方は、「就活の面接に向けて敬語をチェックしよう！間違いやすい表現も解説」を参考にしてください。

6.絵文字や感嘆符などを使わない

書類選考通過メールに返信する際は、絵文字や顔文字などを使うのは避けましょう。「！（エクスクラメーションマーク）」や「？（クエスチョンマーク）」なども同様です。

友人同士のメールやチャットなどと異なり、ビジネスシーンでは絵文字や顔文字は不適切といえます。メールは文字として残るため、対面で接する以上に距離感を意識することが重要です。採用担当者に馴れ馴れしいと思われないよう、絵文字や感嘆符などの使用は控えましょう。

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書類選考通過時のほかにもメールを送る場面はある

就活では、書類選考通過時のほかにも以下のような場面で、企業へメールを送る場面があります。

・OB、OG訪問を依頼するとき
・面接後にお礼を伝えるとき
・内定の通知があったとき

メール作成時に守るべきマナーや好印象を与えるポイントは、書類選考通過メールへの返信と大きく変わりません。この記事で紹介した例文を参考にしながら、マナーと丁寧な姿勢を意識してメールを作成しましょう。

「誰も教えてくれない就活メールの基本！そのまま使えるパターン別例文をご紹介！」では、シチュエーション別に10通りの例文を紹介しています。面接後や内定獲得後のメールの送り方も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

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書類選考通過メールの返信時に好印象を与えたいあなたへ

就活を進めるなかで書類選考通過メールを受け取り、「企業とのやりとりに自信がない」「どのような点に気をつけて返信すればよいか分からない」などと悩む就活生も多いでしょう。

多くの就活生にとって、企業の担当者とメールでやりとりするのは初めてのこと。そのため、メールの送り方や文章の作成方法、ビジネスマナーが分からず悩んでしまうのも無理はありません。メールの作成から送信前の確認までを1人で行うのが不安な場合には、就職エージェントの利用をおすすめします。

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