証明写真をデータ化する方法とは？4つの手段とコンビニ印刷の手順を紹介

「証明写真をデータ化するにはどうすればよいのか」と悩んでいる就活生もいるでしょう。証明写真をデータ化するには、対応している証明写真機を利用したりスキャナーで取り込んだりする方法があります。

この記事では、証明写真をデータ化する4つの方法を解説します。データ化のメリットや注意点、コンビニでの印刷方法までまとめているので、参考にしてください。

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証明写真のデータ化はどうやる？4つの方法を紹介

証明写真をデータ化するには、証明写真機を使う、写真館で撮ってもらうなどの方法があります。ここでは、証明写真をデータ化する方法を4つ紹介するので、参考にしてください。

1.証明写真機を使う

近年の証明写真機の機種のなかには、データ送信サービスが搭載されているものがあるため、その場で撮影とデータ取得を同時にできます。ただし、すべての証明写真機がデータ化に対応しているわけではないので、あらかじめ調べておきましょう。

画像データの受け取りは専用アプリからダウンロードする方法や、証明写真の台紙のQRコードを読み取る形式があります。機種によっては「Web用」「再プリント用」と用途が分かれている場合があります。

また、ダウンロード期間が6ヶ月以内などと決められているケースもあるため、注意が必要です。

2.写真館のサービスを利用する

証明写真をデータ化するなら、写真館を利用するのも有効です。プロのカメラマンに撮影してもらえるため、仕上がりが良く、就活で好印象を与えられるでしょう。

多くの写真館では撮影や印刷、データ化まで対応しています。データはWeb上でダウンロードする方法やCD-ROMでの受け渡しなどお店によってさまざまです。

ほかの撮影方法と比べると時間やコストはかかるものの、画質や表情の自然さなどの仕上がりの質は大きな強みです。第一印象を重視したい場合は、写真館での撮影やデータ化をおすすめします。

写真館のメリットについては、「就活で好印象を与えるなら写真館がおすすめ！証明写真の撮影方法の選び方」の記事をご覧ください。

3.スキャナーで取り込む

印刷した証明写真をスキャナーで取り込めば、データ化が可能です。自宅にスキャナーがなくても、大学のキャリアセンターやコンビニのマルチコピー機を使えば、手軽に証明写真を取り込めます。取り込んだデータはUSBメモリに保存したり、専用アプリを使ってスマホに転送したりできます。

パソコンでサイズを編集すればWebエントリーにも対応できるでしょう。ただし、画質はほかの撮影方法に比べて劣る場合があり、サイズ調整や補正を自分で行う必要があるため注意が必要です。

4.スマホアプリを使用する

証明写真用アプリを使うと、手軽にデータ化できます。証明写真用アプリには、規定サイズを選択できたり背景色を変更したりする機能があり、そのままデータとして保存可能です。

ただし、自分で撮影する必要があるため、きれいに仕上げるには工夫がいります。カメラ位置や明るさを確認し、印象の良い写真を撮影できるように準備しましょう。スマホさえあれば利用できる便利な方法であり、撮影環境を整えることが大切です。

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証明写真のデータが必要になるとき

証明写真のデータは、Web上で履歴書やエントリーシートを作成する際に必要になります。以下で詳しく解説するので、余裕を持って証明写真のデータを準備しておきましょう。

履歴書を作成するとき

履歴書をWebで作成する場合、証明写真のデータが必要です。オンラインで提出する際は、履歴書にデータを直接添付する形式が一般的です。

就活サイトやメールで履歴書を提出するケースが増えており、パソコンで作成して送る場合も証明写真をデータで用意しておく必要があります。

事前に証明写真のデータを準備しておけば、提出直前に慌てずスムーズに対応できるでしょう。

エントリーシートを作成するとき

エントリーシートを作成する場合も、証明写真のデータが必要です。履歴書と同様に、エントリーシートもオンライン提出やパソコン作成が一般的になっています。

たとえば、「OpenES」のようにWeb上でしか提出できないエントリーシートもあります。企業によっては提出方法が異なるため、Web提出の予定がなくても証明写真のデータを準備しておくと安心です。

証明写真をデータで用意しておけば、あらゆる提出形式に柔軟に対応でき、余裕を持って就活が進められるでしょう。

OpenESについて詳しく知りたい方は、「OpenESとは？一般的なエントリーシートとの違いや記載内容を解説」の記事をご覧ください。

スカウトサイトに登録するとき

スカウトサイトに登録する際に、証明写真のデータをアップロードするケースがあります。スカウトサイトでは、企業が学生のプロフィールを見てスカウトする仕組みで、顔が分かる証明写真が必要になるためです。

プロフィール欄には氏名や自己PRに加えて写真をアップロードする欄があり、履歴書などと同様に証明写真を使うのが適しています。顔がはっきり映っていると、企業に好印象を与えやすくなるでしょう。

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証明写真をデータ化する4つのメリット

証明写真のデータ化は、いつでも印刷できて費用を抑えられる点がメリットです。ここでは、メリットを4つ紹介するので、データ化すべきか迷うときの判断材料にしてください。

1.必要なときにすぐ印刷できる

証明写真をデータ化するメリットは、必要なときにすぐ印刷できる点です。就活ではエントリーシートや履歴書の提出回数が多く、あらかじめ用意した枚数では足りなくなる場合があります。

証明写真が不足しても、データがあればコンビニですぐに印刷可能です。必要なときに使う枚数だけ追加で印刷できるため、提出期限が迫っていて時間がない場合でも安心です。

証明写真のデータを持っておけば足りなくなる心配がなく、効率的に就活が進められるでしょう。

2.印刷費用を抑えられる

証明写真をデータ化しておけば、印刷費用を抑えられる点もメリットです。コンビニのコピー機を使用すれば、200～300円程度で印刷が可能です。証明写真機で新しく撮影する場合だと700〜1,000円、写真館は3,000〜10,000円ほどかかります。

証明写真をデータ化しておけば余計な出費を抑えられ、就活にかかる経済的負担を軽減できるでしょう。証明写真機について詳しく知りたい場合は、「証明写真機の値段は？就活に適した撮影方法や注意点をご紹介」の記事をチェックしてください。

3.Webでのエントリーに対応できる

Webでのエントリーに対応できる点も、証明写真をデータ化しておくメリットの一つです。企業の応募方法はオンライン化が進んでおり、履歴書やエントリーシートをデータで提出するケースも増えています。

履歴書やエントリーシートをメールに添付して送る企業もあれば、就活サイトに証明写真のデータをアップロードする形式を採用している企業などさまざまです。

証明写真をあらかじめデータ化しておけば、あらゆる提出方法に対応でき、安心してエントリーできるでしょう。

4.応募企業に応じてサイズを変えられる

証明写真をデータ化しておけば、応募した企業の指定に合わせて写真サイズを調整できる点もメリットです。企業によっては一般的なサイズ以外で提出を求められるケースもあり、データなら自分で編集して対応できます。

証明写真をデータ化していないと、指定されたサイズと手元にある写真が合わずに撮り直しが必要になります。その結果「撮影費用がかさむ」「撮り直す時間がない」といった問題につながるでしょう。

写真のサイズ違いにもすぐに対応でき、余計な手間やコストが避けられるため、証明写真のデータ化はおすすめです。

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証明写真をデータ化する際におすすめのサイズ

証明写真をデータ化する際は、適切なサイズを選びましょう。ここでは、履歴書などでよく使われる推奨サイズを紹介します。

履歴書は「縦40mm×横30mm」が一般的

履歴書に使う証明写真は「縦40mm×横30mm」のサイズがおすすめです。一般的な履歴書のサイズなので、問題なく使用できます。

応募企業によって指定サイズが異なる場合もあるものの、基本的には「4：3」といえます。小さなデータを大きくすると画像が荒くなるケースもあるため、最初から少し大きめの証明写真のデータを用意しておくと安心です。

企業側から指定がない限り、エントリーシートも多くの場合は履歴書と同じサイズが使われます。

画質は「縦560px×横420px」がおすすめ

証明写真をデータ化する際は、画質サイズを意識することが大切です。適切な画質で保存しておくと、Webエントリーなども安心して提出できます。

一般的には「縦560px×横420px」が目安になっており、多くの履歴書やエントリーシートに対応可能です。企業によっては、「縦600px×横450px」を指定している場合があるため、事前に確認しましょう。

証明写真のサイズについては、「就活に適した証明写真のサイズとは」の記事で詳しく解説しているので参考にしてください。

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証明写真をデータ化する際のポイント

証明写真のデータを受け取れるまでにかかる時間と保存方法に注意しましょう。ここでは、証明写真をデータ化する際のポイントを紹介します。

データ化までに必要な時間を確認しておく

証明写真をデータ化する際は、必要な時間を事前に確認しておいてください。時間がかかり過ぎると、提出期限に間に合わない可能性があるためです。

証明写真機やコンビニであれば、当日中にデータ取得ができます。写真館では数時間かかるケースがあるため、スケジュールの余裕を見ておきましょう。時間に余裕があるときは写真館、緊急時はコンビニや証明写真機など、状況に応じて使い分けるのもおすすめです。

証明写真を撮影するタイミングについては、「就活のやり方を徹底解説！基本的な進め方やスケジュールをご紹介」の記事を参考にしてください。就活の全体の流れを説明しているので、どのタイミングで撮影すると良いか分かるでしょう。

データはスマホやパソコンに分けて保存する

証明写真のデータは、スマホやパソコンの両方に保存しておくと安心です。保存先を分けておけば、万が一データが消えてしまっても、撮り直しを避けられます。

外出中にスマホからエントリーしたいときも、すぐに写真をアップロードできますし、自宅でパソコンから応募するときも活用できます。

証明写真のデータは保存先を分けておくと、効率的に就活を進められるでしょう。

背景は白やグレーにする

証明写真の背景は、白やグレーを選ぶのがおすすめです。背景色によって相手に与える印象が変わるため、落ち着いた色を選びましょう。背景の色によって以下の印象を与えやすいといわれています。

・白：清潔感がある、純粋である
・グレー：真面目である、落ち着きがある
・青：誠実さがある、知的である

写真館や証明写真機であれば撮影時に背景の色を選択できるため、自分が伝えたいイメージに合わせて設定しましょう。

証明写真をどの場所で撮影すればよいかは、「就活写真はどこで撮影する？おすすめの撮り方や撮影のコツを解説」の記事を参考にしてください。

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証明写真をデータ化して履歴書に添付する方法

履歴書やエントリーシートを出すときに証明写真をデータで添付する場面が多くなっています。ここでは、データを添付する方法について解説します。添付方法を知っておけば、提出時に慌てずに済むためチェックしておきましょう。

1.証明写真のデータをパソコンに取り込む

証明写真のデータは、履歴書やエントリーシートに使いやすいように、あらかじめパソコンに取り込んでおいてください。

CD-ROMやUSBメモリに保存されている場合は、パソコンのドライブやUSBポートに挿入し、ファイルをコピーすれば取り込めます。スマホに保存している場合のパソコンへの取り込み方法は以下のとおりです。

・USBケーブル
・Wi-Fi転送
・クラウドストレージ
・メール添付

パソコンに証明写真のデータを移しておくと、応募書類にすぐ添付できるので、提出前に慌てる心配がなくなります。

2.適切なサイズと画質に編集する

証明写真のデータは、適切なサイズと画質に編集しておきましょう。一般的な履歴書のサイズは、「縦40mm×横30mm」なので、特に企業から指定がなければこの大きさにしておけば問題ありません。

写真館で撮影する場合は、最初から適切なサイズに加工してもらえるでしょう。自分で調整する場合は、画像編集ソフトやWebサービスを利用して調節します。また、パソコンに取り込む前にスマホのアプリを使ってサイズを整えておく方法も便利です。

あらかじめサイズや画質を整えておくと、Webエントリーや印刷の際にスムーズに対応できます。

3.履歴書を作成したソフトで証明写真を添付する

履歴書をパソコンで作成する場合は、使用しているソフトに証明写真を添付します。一般的には「写真を挿入」「画像を添付」といった項目があるので、そこから証明写真のデータを選びましょう。

WordやExcel、専用の履歴書作成サービスなどがあり、それぞれ操作方法が異なります。画像をアップロードできたら、プレビューで適切な位置に証明写真が入っているか確認しましょう。写真がぼやけていないか、余白やずれがないかをチェックしておくと安心です。

履歴書をデータで作成・提出方法は、「就活で必要なWeb履歴書とは？作成方法や注意点を解説します」の記事を参考にしてください。

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データ化した証明写真を使う際の注意点

証明写真のデータを使う場合は、サイズや画質に注意しましょう。ここでは、5つの注意点をまとめました。

指定されたサイズに合わせる

証明写真のデータは、応募先の企業が指定したサイズに合わせましょう。サイズが異なると「規定を確認していない」「注意が足りない」といった印象を与え、評価を下げてしまう可能性があります。

写真館で撮影した証明写真のデータは、初期のままだと容量が大き過ぎるケースがあります。そのままのサイズではアップロードできなかったり、読み込みに時間がかかったりして、企業に負担を掛ける必要があるため注意が必要です。

提出前にサイズを確認し、必要に応じて調整しておきましょう。

画像がぼやけていないか確認する

証明写真の画質が悪かったり顔がぼやけていたりしないかも確認してください。画質が悪いと採用担当者にマイナスイメージを与えやすく、本人確認もスムーズに行えなくなるためです。

データサイズが小さいと、拡大したときに画像が荒れて画質が悪くなります。その場合、拡大すると画像が荒くなり、顔の判別が難しくなるケースがあります。

応募前には画質をチェックし、顔がはっきり見える状態で提出しましょう。

顔の大きさや余白に気をつける

証明写真は、顔の大きさや余白のバランスが重要です。バランスが崩れていると、見る側に違和感を与え、印象を損ねる場合があります。

顔がアップになり過ぎていたり、反対に余白が広過ぎたりすると、不自然に見えてしまうでしょう。特に、自分で撮影した写真を使う場合や、編集でトリミングを行うときは注意してください。顔の大きさと余白のバランスを整えると、自然で好印象の写真に仕上げられます。

証明写真のマナーが知りたい場合は、「就活の履歴書は証明写真で印象が変わる！服装や髪型のポイントを解説」の記事をご覧ください。

3ヶ月以内に撮影した写真を使う

証明写真のデータは、3ヶ月以内に撮影したものを使用しましょう。古い写真を使うと、現在の姿と違いが出てしまい、不自然に見える可能性があります。

証明写真は印象を伝える役割だけでなく、本人確認にも利用されます。髪型や顔つきなど見た目が大きく変わっていると本人かどうか確認しづらくなるでしょう。

そのため、撮影するときも就活を意識した髪型や服装に整え、実際の面接での差が出ないようにすることが大切です。

データが重過ぎないか確認する

証明写真のデータは、サイズが大き過ぎないか事前に確認しておきましょう。ファイルが重いと、アップロードできなかったり表示に時間がかかったりするためです。

企業によっては「△KB以下」といった具体的に指定される場合もあります。一般的には、数百KBから2MB程度の範囲であれば問題ないケースが多いため、目安として意識しておくと安心です。

提出時に読み込みに時間がかからないか、正常に表示されているかの確認をしてください。

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証明写真データのおすすめの保存先

証明写真のデータは、USBメモリやクラウドストレージなどに保存しておくのがおすすめです。いざというときに備えて複数の保存先に入れておきましょう。

USBメモリ

USBメモリは小型で持ち運びやすく、履歴書や証明写真など就活に必要なデータをまとめて管理できる点がメリットです。パソコンを持っていない場合でも、学校で作成したデータを保存して持ち歩けます。また、コンビニのマルチコピー機に挿入できるため、その場ですぐに印刷でき便利です。

ただし、小型である分、落としたり衝撃を与えたりするとデータが壊れる恐れがあります。大事なデータはほかの保存先にもバックアップをとっておくと安心です。

履歴書の印刷については、「履歴書の印刷方法とは？用紙のサイズや書類の作成ポイントも解説！」の記事をチェックしてください。

クラウドストレージ

クラウドストレージはインターネット上にデータを保存できるサービスです。インターネット環境があれば、パソコンだけでなくスマホからもアクセスできます。

無料で使えるサービスもあり、自分の環境に合わせて選べるのが特徴。

また、クラウドストレージでは、バックアップデータを残しておけるのもメリットです。間違えて削除してしまっても、復元できる場合があります。

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証明写真のデータをコンビニで印刷する方法

証明写真のデータがあれば、急ぎで用意したいときにコンビニのマルチコピー機で印刷が可能です。全国どこでも利用でき、スマホやUSBメモリから手軽に印刷できます。ここでは、主に2つの印刷方法を紹介します。

スマホのアプリを利用して印刷する

各コンビニが提供しているアプリを使えば、スマホに保存した証明写真をそのまま印刷できます。アプリに写真をアップロードしておけば、店内のマルチコピー機でQRコードをかざしたり予約番号を入れたりするだけで印刷が可能です。

印刷サイズの指定もアプリ内でできる場合が多く、履歴書に適した大きさで出力できます。外出先でもすぐ印刷できるため、急いで履歴書を準備したいときに手軽に利用できる点がメリットです。

USBメモリやSDカードを使って印刷する

データをUSBメモリやSDカードに保存して持参すれば、コンビニのマルチコピー機に直接差し込んで利用できます。アプリの操作が苦手な場合でも、シンプルな画面操作で印刷ができるので安心です。

印刷時にはサイズを正しく選択しましょう。印刷前にプレビューで確認してから出力すると安心です。料金を数百円程度で利用できるため、コストを抑えて証明写真を準備できます。

コンビニでの印刷方法を詳しく知りたい方は、「コンビニで証明写真を印刷する方法は？注意点を理解して上手に活用しよう！」の記事をチェックしてください。

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証明写真をデータ化して就活準備をしたいあなたへ

証明写真をデータ化するには、スキャナーで取り込んだりデータ保存に対応した証明写真機を利用したりする方法などがあります。あらかじめ証明写真をデータ化しておけば、Webエントリーに対応でき、就活の費用も抑えられるためおすすめです。

就活には、証明写真以外にも準備することが多く、マナーや進め方に悩む就活生もいるでしょう。そのようなときは、1人で抱え込まず就活エージェントを活用するのがおすすめです。

就職エージェントのキャリアチケットでは、証明写真に関する相談だけでなく、履歴書の書き方や面接対策など、幅広くサポートしています。自信を持って就活準備を進められるように、気軽に相談してください。

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