証明写真のデータ化はどうやる？5つの方法や実施時の注意点を解説

「証明写真をデータにするにはどうすればいい？」「証明写真をデータ化する際の注意点は？」などと悩む就活生も多いでしょう。証明写真をデータ化するには、コンビニ印刷や証明写真機がおすすめです。
この記事では、証明写真をデータ化する方法やデータ化する際の注意点について解説します。この記事を最後まで読めば、証明写真を問題なくデータ化でき、履歴書やエントリーシートの作成に移れるでしょう。

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証明写真のデータ化はどうやる？5つの方法を紹介

証明写真をデータ化するには、「証明写真機を使う」「写真館を利用する」などの方法があります。5つの方法を紹介するので、証明写真のデータ化が必要な方は参考にしてみてください。

1.証明写真機を使う

証明写真機で撮影すれば、写真をデータで受け取ることができます。ただし、機種によってデータ化できる場合とできない場合があるので、事前に確認しておきましょう。

画像データの取得方法には、専用アプリからダウンロードする方法やQRコードを使用する方法があります。また、「Web用」「再プリント用」などの違いもあるので、間違えないようにしましょう。

証明写真機については、「証明写真機の値段は？就活に適した撮影方法や注意点をご紹介」の記事で詳しく解説しています。

2.写真館のサービスを利用する

写真館では、撮影した証明写真のデータをCD-ROMで受け取れたり、メールや写真館のWeb上でダウンロードできたりします。簡単にデータ化ができるのでおすすめです。

また、プロの写真家に撮影してもらえるので、印象のよい証明写真が撮影できます。ほかの撮影手段に比べると撮影時間やコストはかかりますが、おすすめの撮影方法です。

3.スキャナーで取り込む

紙の写真をスキャナーで取り込み、データ化する方法もあります。パソコンで画像編集を行えば、Webエントリーにも対応できるでしょう。

ただし、ほかの撮影手段に比べて画質が劣る点に注意してください。また、サイズや背景などを自分で調整しなければならない点も覚えておきましょう。

4.スマホアプリを使用する

証明写真用のアプリを使用し、データ化する方法もあります。スマートフォンやタブレットへ簡単にデータ保存ができるのでおすすめです。

アプリを使用する場合は自分で撮影することになるので、きれいに撮れるように準備をしましょう。適切なカメラの位置になっているか確認したり、明るさに問題がないか確認したりすることが必要です。

5.コンビニで印刷する

スマートフォンやカメラのデータをコンビニで印刷する方法もあります。家にプリンターがない場合でも、コンビニで印刷をすることが可能です。

コンビニで印刷する場合は、証明写真用のサービスがあるので利用しましょう。事前登録や予約番号の発行などが必要となるサービスもあるため、前もって調べておくのがおすすめです。

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証明写真をデータ化するタイミング

証明写真のデータ化は、履歴書やエントリーシート作成時に必要になります。どのタイミングで必要になるかを知り、余裕を持って準備しておきましょう。

履歴書を作成するとき

履歴書をWebで作成する場合、証明写真のデータ化が必要です。データのまま履歴書に添付し、提出を行います。

メールや就活サイトで履歴書を提出するケースも増えているので、データ化の準備をしておきましょう。また、履歴書をパソコンで作成して提出する場合も、証明写真のデータ化が必要です。

履歴書をパソコンで作成する場合の方法については、「履歴書はパソコンか手書きのどちらがよい？作成のポイント5選と与える印象」の記事を参考にしてください。

エントリーシートを作成するとき

エントリーシートを作成する場合にも、証明写真のデータ化が必要です。履歴書と同様に、Webで提出する場合やパソコンで作成する場合に備えて準備しておきましょう。

OpenESのように、Web上での提出しかできないエントリーシートもあります。提出方法は企業によって変わるため、Webで提出する予定がない場合でも準備しておくと安心です。

OpenESがどのようなエントリーシートなのかについては、「OpenESとは？一般的なエントリーシートとの違いや記載内容を解説」の記事で解説しているので、併せて参考にしてみてください。

スカウトサイトに登録するとき

スカウトサイトに登録する場合も、証明写真をデータで提出する場合があります。スカウトサイトとは、企業側から選考参加などのスカウトを受けられるサイトのことです。

スカウトサイトでは、自分の写真や名前、自己PRなどのプロフィールを提出する場所があります。履歴書などと同様に、自分の顔がはっきりとわかる証明写真の提出がふさわしいでしょう。

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証明写真をデータ化する4つのメリット

証明写真をデータ化すれば、焼き増しが簡単になったり、コストを抑えられたりするメリットがあります。4つのメリットを紹介するので、データ化するか迷うときの判断材料にしてください。

1.必要なときにすぐ印刷できる

証明写真をデータ化するメリットは、必要なときにすぐ印刷できる点です。エントリーシートや履歴書に貼る証明写真がなくなった場合でも、コンビニなどですばやく印刷できます。

就職活動ではエントリーシートや履歴書の提出が想像以上に多く、用意した証明写真では枚数が足りなくなることもあるでしょう。データ化しておけば、必要なときに必要な枚数だけ印刷でき、効率的に就職活動を進められます。

2.印刷費用を抑えられる

追加で印刷する費用をおさえられる点も、データ化を行うメリットです。撮影を新しく行うよりも、写真データを印刷したほうがコストが安く済みます。

たとえば、コンビニのコピー機を使用すれば、200〜300円で印刷できます。証明写真機で新しく撮影する場合だと600〜900円、写真館は3000円ほど必要です。データ化して焼き増ししたほうが、出費を抑えられることを覚えておきましょう。

証明写真の値段については、「証明写真機の値段は？就活に適した撮影方法や注意点をご紹介」の記事で詳しく解説しています。

3.Webでのエントリーに対応できる

証明写真をデータ化しておくと、Webでのエントリーに対応できるのでおすすめです。Web上で履歴書やエントリーシートの提出を求める企業も増えているので、早めに準備しておきましょう。

たとえば、履歴書やエントリーシートをメールに添付して提出する企業があります。また、就活サイトにデータを提出する場合もあるようです。

4.応募企業に応じてサイズを変えられる

応募企業の指定にあわせて、写真サイズを変更できる点もデータ化のメリットです。一般的に使用されているサイズ以外の場合でも、自分で変更して提出できます。

証明写真をデータ化していない場合、指定されたサイズと持っていた写真のサイズが違うと撮り直しが必要です。「撮り直す時間がない」「想像以上に撮影費用がかかる」などの問題を避けるためにも、証明写真のデータ化はおすすめです。

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証明写真をデータ化する際におすすめのサイズ

ここでは、証明写真をデータ化する際のサイズを紹介します。

履歴書は「縦40mm×横30mm」が一般的

証明写真をデータ化する場合、「縦40mm×横30mm」のサイズがおすすめです。一般的な履歴書のサイズなので、問題なく使用できるでしょう。

応募企業によってサイズが異なる場合もありますが、基本的には「4：3」といえます。小さなデータを大きくすると画像が荒くなる場合もあるので、最初から少し大きめの写真データを用意しておくのがおすすめです。

画質は「縦560px × 横420px」がおすすめ

証明写真では、画質サイズにも気をつけてください。画質は「縦560px×横420px」がおすすめです。

Webエントリーの企業によっては、「縦600px×横450p」で指定される場合もあります。指定の有無を確認してから提出するようにしましょう。

証明写真のサイズについては、「就活に適した証明写真のサイズとは」の記事で詳しく解説しています。

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証明写真をデータ化する際のポイント

証明写真をデータ化する際は、データまでの時間と保存方法に注意しましょう。データ化する際のポイントを解説します。

データ化までに必要な時間を確認しておく

証明写真をデータ化するまでに、どれだけ時間がかかるかを把握しておきましょう。時間がかかり過ぎた結果、提出時間に間に合わない場合があるからです。

基本的には、写真館や証明写真機、コンビニ印刷も当日中に印刷できます。しかし、写真館の場合は数時間かかる場合も多く、次の予定に間に合わないかもしれません。

時間に余裕がある場合には写真館や証明写真機、忙しい場合にはコンビニでデータを印刷するなど、使い分けも大切です。

データはスマホやパソコンに分けて保存する

証明写真のデータは、スマートフォンやパソコンに分けて保存しておきましょう。データが消えてしまった場合に、撮り直すリスクを減らすためです。

また、スマートフォンやパソコンに分けて保存しておくと、エントリーしやすくなるメリットもあります。外出中でもスマートフォンからエントリーでき、効率的に就職活動を進められるでしょう。

背景は白やグレーにする

証明写真での背景は、白やグレー、青などを選ぶようにしましょう。背景色によって、次のような印象を与えやすいといわれています。

写真館や証明写真機であれば、撮影時に背景を選ぶことができます。自分が与えたいイメージに合わせて背景を設定しましょう。

証明写真をどの場所で撮影すればよいかは、「就活写真はどこで撮影する？おすすめの撮り方や撮影のコツを解説」の記事で解説しているので併せて参考にしてください。

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証明写真をデータ化して履歴書に添付する方法

ここでは、証明写真をデータ化して履歴書やエントリーシートに添付する方法を解説します。エントリー時に必要なので、先にチェックしておきましょう。

1.証明写真のデータをパソコンに取り込む

撮影した証明写真のデータをパソコンに取り込みましょう。CD-ROMやUSBメモリなどの記録メディアを使うのが一般的です。

スマートフォンに保存している場合は、無線接続やメールでもデータを移せます。

2.適切なサイズと画質に編集する

取り込んだ証明写真のデータは、適切なサイズと画質にしておきましょう。
ただし、企業から指定がある場合はそれに従ってください。特に指示がなければ「縦40mm×横30mm」の大きさで問題ありません。

写真館で撮影する場合、適切なサイズに編集してもらうことも可能です。自分で行う場合には、加工ソフトやWebサービスを利用して調節しましょう。
また、パソコンに取り込む前にスマートフォンのアプリを使用し、サイズ調整を行っておくのも一つの方法です。

3.履歴書を作成したソフトで証明写真を添付する

履歴書を作成したソフトを開き、証明写真のデータを添付しましょう。「画像を添付する」の項目を選び、証明写真のデータを選べば大丈夫です。

履歴書をデータで作成・提出する方法については、「就活で必要なWeb履歴書とは？作成方法や注意点を解説します」の記事で解説しています。

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データ化した証明写真を使う際の注意点

証明写真のデータ化して使う場合には、サイズや画質に注意しましょう。ここでは、4つの注意点をまとめました。

指定されたサイズに合わせる

証明写真のデータは企業が指定したサイズに合わせましょう。指定されたサイズと異なっている場合、「規定を確認していない」「雑な面がある」とマイナスな評価を受ける可能性があります。

また、写真館で撮影する場合、データサイズが撮影時のままになっている場合もあるので確認しましょう。
写真館で撮ってもらった写真は、データが大き過ぎる場合があります。データが大き過ぎると、アップロードができなかったり、データを開くのに時間がかかったりすることも。応募企業に迷惑をかける可能性もあるので、事前に確認しておいてください。

画像がぼやけていないか確認する

画質が悪く、画像が見えにくくなっていないか注意しましょう。証明写真がぼやけていると、採用担当者からの印象が悪くなります。また、本人かどうか確認しにくくなるので注意してください。

画像がぼやける原因は、データが小さ過ぎるからかもしれません。顔がしっかりと判別できるように、調整しておきましょう。

顔の大きさや余白に気をつける

顔がアップで写っていないか、余白が多過ぎないかなどにも注意しましょう。バランスが悪いと違和感があり、印象が悪くなります。

特に、自分で証明写真を撮影する場合には注意しましょう。画像編集を行いトリミングする際も、余白や顔の大きさに気をつけてください。

3ヶ月以内に撮影した写真を使う

証明写真のデータは、3ヶ月以内に撮影したものを使用しましょう。撮影時と現在の自分の姿が変わらないようにするためです。

証明写真は自分の印象をイメージしてもらうだけではなく、本人確認としても使用されます。見た目が大きく変わらないように、撮影時も就職活動の選考を意識して撮影するようにしてください。

データが重過ぎないか確認する

写真データが重くなっていないか提出時に確認しましょう。データが重過ぎると表示されなかったり、データが壊れたりしてしまうためです。

企業によっては、「△KB以下で提出してください」のように指定があります。問題なく表示されるか、データの読み込みまで時間がかからないかなども確認しておきましょう。

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証明写真データのおすすめ保存先

証明写真のデータは、USBメモリやクラウドサービスなどに保存しておくのもおすすめです。就職活動をスムーズに進めるため、ぜひ参考にしてください。

USBメモリ

USBメモリとは、データなどを保存して持ち運べる機械のことです。パソコンで使用できるのはもちろん、コンビニ印刷でもデータを使用できます。

USBメモリは小さく、筆箱にも入るサイズなのが便利なポイントです。証明写真だけではなく、履歴書など就職活動関連のデータを合わせて保存できるのもメリットといえます。

コンビニ印刷で証明写真を印刷する方法については、「コンビニで証明写真を印刷する方法は？注意点を理解して上手に活用しよう！」の記事を参考にしてください。

クラウドサービス

クラウドサービスとは、Web上にデータを保存できるサービスです。インターネットが使える環境であれば、パソコンでもスマートフォンでも使用できます。

クラウドサービスの場合、バックアップデータを残しておけるのがメリットです。もし、間違ってデータを削除してしまっても、復元できる場合があります。

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証明写真のデータ化など就活の悩みを相談したいあなたへ

証明写真のデータ化や印刷方法など、初めての就職活動ではわからないことも多くあります。一つずつ悩みを解消し、就職活動をスムーズに行えるように準備していきましょう。

ただし、就職活動はやるべきことやマナーが多く、1人ですべてを準備しようとするのは大変です。就職活動をどのように進めるか悩む場合は、就職エージェントのキャリアチケットに相談してください。

キャリアチケットでは、就職活動マナーをはじめ、内定獲得に向けたアドバイスを実施しています。証明写真についてのアドバイスはもちろん、エントリーシートの書き方や面接対策などもお任せください。

就職活動を効率的に進めるためには、プロの力が重要です。志望企業の内定獲得を実現するために、キャリアチケットに相談してみましょう。

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