このページのまとめ
- 組織や団体にメールする場合は、宛名に「御中」をつけるのがマナー
- 個人宛のメールは「様」、団体内の全メンバー宛は「各位」が正解
- 係や事務局宛のメールは「御中」をつけるのが一般的
- 個人名が分からないときは「〇〇ご担当者様」にしても良い
- 「御中」と「様」の併用は、二重敬語のためNG
「メールに御中を使っても良い？」「係や事務局宛のときは？」などと気になる就活生は多いでしょう。宛名によって「御中」「様」「各位」と敬称が変わるので、どれを使って良いか悩みますよね。
メールは印象を左右する大事なポイント。マナーを守って好印象を目指しましょう。このコラムでは、「御中」「様」「各位」の正しい使い方を例文つきで解説します。「採用ご担当者様」の使い方も説明するので、参考にしてください。
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「御中」とは？
「御中」はメールや手紙などで使用する敬称の一つで、「様」と同じ意味を持っています。送り先が企業や組織など、団体の場合に使う敬称です。「個人名は分からないが、団体内の誰かにメールを読んでほしい」ときは「御中」を使いましょう。
なお、御中は「行」や「宛」の丁寧語のため、目上の人に使っても失礼にはあたりません。
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「御中」と「様」「各位」の違い
「御中」と間違えやすいものに、「様」と「各位」があります。それぞれの特徴を確認し、正しく使い分けましょう。
「御中」は団体の中の個人宛
「御中」は、「団体の中の人へ」という意味があります。「団体名は分かるが個人名が分からない」ときは、御中を使ってください。
【御中の書き方例】
〇〇株式会社 御中
「様」は個人名宛て
「様」は送り先が個人の場合に使う敬称です。個人名が分かるときは「様」をつけて送りましょう。宛名は、「会社名→部署名→役職名→個人名→様」の順で正しく書いてください。
【様の書き方例】
〇〇株式会社
営業部 第一営業課 部長 山田様
「各位」は団体内の全メンバー宛て
「各位」は、「団体内のすべての人」に読んでほしいときに使います。御中との違いは、「御中は団体内の誰か宛」なのに対し、各位は団体内の全員に送っているところです。
社内メールで多く使われる表現で、就活で使うことは一般的にはありません。「各位」の代わりに「皆様」と書いてもOKです。
【各位の書き方例】
・関係者 各位
・人事部の皆様
目上の人にも使えますが、より丁寧にしたいときは「皆様」を使うほうが無難です。
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「御中」の正しい使い方
御中は間違いやすい表現なので、下記で正しい使い方を確認しておきましょう。
「係」や「事務局」宛は「御中」で良い
「係」や「事務局」は組織のため、「様」ではなく「御中」を使います。個人名が不明なときは、「〇〇係 御中」「◯◯事務局 御中」と書いてかまいません。
「御中」よりも「ご担当者様」のほうがより丁寧
「〇〇係 御中」と書くより「〇〇係 〇〇ご担当者様」と書いたほうがより丁寧です。「〇〇御中」は誰でも良いから読んでほしい意味があるため、大雑把な印象を与える恐れがあります。
組織内に特定の担当者がいると分かっている場合は、「〇〇ご担当者様」をつけて送りましょう。
【ご担当者様の書き方例】
株式会社〇〇
新卒採用事務局 採用ご担当者様
社内の部署・課宛は「御中」をつける
御中は、社内の部署・課に送る場合も使います。誰でも良いから読んでほしいときは「御中」、全員に読んでほしいときは「各位」と使い分けましょう。
入社後に使う可能性があるので、就活生のうちに覚えておくのがおすすめです。
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メールで「御中」を使う際の3つの注意点
御中は「個人名につけない」「様と併用しない」「タイトルに入れない」というマナーがあります。
下記で、それぞれのマナーについて確認しておきましょう。
1.個人名に「御中」をつけない
御中は団体宛につける敬称のため、個人名につけてはいけません。個人名には「様」、団体には「御中」を使い、混同しないようにしましょう。
2.「様」と「御中」は併用しない
「〇〇部御中 山田様」のように、御中と様を併用するのはNGです。併用すると二重敬語になり、「失礼」「常識がない」と判断される恐れがあります。
3.タイトルに御中を入れない
件名に「〇〇御中」のような宛名を入れるのはおすすめできません。ビジネスメールでは、ひと目で用件が分かる件名をつける必要があります。「〇〇御中」ではどんなメールか分からないので、採用担当者に読み飛ばされる恐れがあるでしょう。
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メールの宛名の書き方4つのQ＆A
ここでは、就活生が悩みやすいポイントをQ＆A形式でまとめました。
1.担当者名が分からないときは？
前述のとおり、担当者名が分からないときは「〇〇ご担当者様」にすればOKです。
ただし、担当者が複数いると分かっている場合は、「人事部 採用チーム 御中」のように書いてもかまいません。
2.役職宛の場合は？
部長や課長といった役職宛の場合は、「部長 〇〇様」「課長 〇〇様」のように個人名をつけて書きましょう。役職は敬称のため、「部長様」「課長様」のように書くのはNGです。二重敬語になるため、常識を疑われる恐れがあります。
3.複数の個人宛てにメールする場合は？
複数の個人宛にメールする場合は、役職が高い順に並べて記載します。役職が分からない場合は、年齢またはあいうえお順で並べると良いでしょう。
【宛名の書き方例】
〇〇株式会社
人事部 部長 鈴木様
人事部 課長 佐藤様
4.新任の挨拶をするときは？
入社後に新任の挨拶をするときは、「各位」か「皆様」を使いましょう。「〇〇部の皆様」「〇〇部各位」のように、全員宛に挨拶するのがマナーです。
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ビジネスメールの基本的な書き方
ビジネスメールには、宛名だけでなく本文にも細かいルールがあります。主なルールは下記のとおりです。
・確認後24時間以内に返信する
・企業の業務時間内に送信し、深夜や早朝は避ける
・件名には「用件」「大学名」「氏名」を入れる
・返信する場合は件名を消さず「Re：」を残して返す
・内容は分かりやすく簡潔にまとめる
・本文は適度に改行して読みやすくする
・本文の最後に署名を入れる
メールの内容や送り方によっては、合否に関わる可能性があります。採用担当者に感謝の気持ちを伝えつつ、読みやすいメールに仕上げましょう。
メールの書き方例文
ここでは、企業への返信メールを例文でご紹介します。
件名：
Re:面接日程に関するご連絡（〇〇大学 山田太郎）
本文：
◯◯株式会社
人事部 部長 〇〇様
お世話になっております。
◯◯大学の山田太郎と申します。
この度は書類選考通過のご連絡を下さり、誠にありがとうございます。
面接をしていただけること、大変嬉しく思っております。
面接の日程ですが、下記日程でお伺いすることが可能です。
・4月2日（金） 10:00～14:00
・4月5日（月） 13:00～16:00
・4月8日（木） 終日
・4月12日（月） 15:00～18:00
お手数ですが、上記の日程の中からご調整いただくことは可能でしょうか。
もしご調整が難しい場合は、再度日程を提示いたしますのでお申し付けください。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
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〇〇大学◯学部◯学科
山田太郎
000-0000
東京都〇〇市◯町0-0-0キャリアチケットハウス202号
E-mail：taro-yamada@xxx.xx.jp
TEL：090-xxxx-xxxx
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本記事の監修者
淺田真奈(あさだまな)
大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。
