このページのまとめ
- やむを得ない理由のときは説明会を当日キャンセルしてもOK
- ぎりぎりの連絡や無断欠席はNG
- 前もって分かっているときはメールで連絡
- 当時や緊急性が高いときは電話で連絡
- キャンセル理由と謝罪を伝えること
就職活動の初期段階で多くの学生が参加する会社説明会。企業への理解を深めたり、受ける企業を選別する意味においても欠かせない機会です。けれど、就活を続けていくうちには都合が悪くキャンセルしなければならないときもあるでしょう。そんなときのために、会社説明会のキャンセル時に気をつけてたい点や最低限のマナーについて紹介します。
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説明会は当日キャンセルできる？
そもそも説明会ってキャンセルできるの？と疑問を持つ人もいるでしょうが、やむを得ない理由があるときはキャンセルは可能です。
やむを得ない理由とは
キャンセルの際に正当な理由となるのは、急な体調不良や事故、忌引といったコントロールが効かない事情のです。こういったイレギュラー時においては無理をする必要はありません。きちんと連絡をして欠席をしましょう。
また、予定が立て込んでくると「他の企業とかぶってしまった」という事態も起こるかと思います。ですが、これではキャンセルの理由として不十分です。「スケジュール管理ができない」「優先順位や志望度が低い」とみなされてしまう可能性があることを覚えておいてください。そのためにも、志望する企業がいつどこで説明会を開催しているか、きちんと把握しておきましょう。
ぎりぎり連絡や無断欠席はNG
キャンセルの伝える際、時間ぎりぎりの連絡はNGと心得ましょう。企業側は参加者のために前もって準備を進めています。連絡が遅くなればなるほど、準備を無駄にしてしまいますし、「何かあったのかもしれない」と心配をかけてしまうことにもなります。
また、言うまでもなく無断欠席は避けること。企業に対して失礼ですし、印象が悪くなってしまいます。参加できないと分かった時点で早めに連絡をしましょう。
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当日キャンセルは選考に響く？
当日キャンセルしてしまって、その後の選考で不利にならないか心配…という人もいるでしょう。実際には、企業側もキャンセルが出ることも折り込み済みなケースが多いです。
特に規模の大きな説明会ほどキャンセルの確率も高まりますので、当日キャンセルが起こる可能性も想定しています。ですから、当日キャンセルがその後の選考に大きな影響を及ぼすとは考えにくいでしょう。
とは言え、マナーを守らない連絡方法だったり、キャンセルの理由として不十分な場合には悪印象です。キャンセルの理由が「寝坊」や「ダブルブッキング」などであった場合、その後の選考に不利な影響がないとは言えません。
また、無断欠席においては、その時点でアウトしてしまう可能性が高いです。特に小規模な説明会の場合は、無断欠勤者をチェックしているケースもありますので注意が必要です。相手との約束を無断ですっぽかすというとは、社会的な信用を失うことに繋がります。しっかりとマナーを守ってキャンセル手続きをしましょう。
説明会のキャンセルについては「就活セミナーを欠席するときのメールの書き方！評価の下がらない伝え方とは」も参考にしてください。
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キャンセルの連絡はメール？電話？
ここからは実際にキャンセルする際に気をつけたいマナーについて、詳しく紹介していきましょう。まずは連絡手段についてのお話です。
前日までに分かっているときはメール
キャンセルが説明会の前日までに分かっている場合は、メールで連絡をしましょう。説明会や企業によっては、サイトにキャンセル機能がついていたり、手順についての記載があったりもします。その場合はきちんと手順を踏んで連絡しましょう。
キャンセル方法が書いてあるのにそれを無視してメールを送ったり、電話をかけたりはしないこと。企業に手間を取らせてしまいますし、印象も下がります。
当日や緊急時には電話
当日や緊急性が高いときには、メールだと担当者が気づかない可能性もありますので、電話で連絡をしましょう。参加ができないと分かった時点で、営業時間内に速やかに連絡を入れることが大切です。
どちらの場合も謝罪と理由を伝える
連絡手段がメールであっても電話であっても、必ずキャンセルの謝罪と理由は伝えましょう。一方的に「都合が合わなくなったのでキャンセルします」と述べるだけだと印象が良くありません。説明会の準備を進めている企業に対し、気遣いの姿勢を見せましょう。このとき、キャンセル理由が長々とした言い訳にならないように注意してください。内容は簡潔に伝えることを意識しましょう。また、最後に「次の説明会には参加したい」という意思を伝えてフォローしておくのもおすすめです。
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メールでのキャンセルの仕方
それでは、メールでの連絡時のマナーと注意点について紹介します。
タイトル（件名）は簡潔に
キャンセル時に関わらず、ビジネスメールを送る際に大切なのは件名で簡潔に用件を述べることです。担当者は1日に何通ものメールを受け取っていますから、中を開かなくとも件名を見るだけで内容が伝わるように心がけましょう。
この場合は「会社説明会参加キャンセルのご連絡」「企業セミナー欠席のご連絡」などが適切です。
企業名は正式名称、担当者の部署などに注意
宛名を書く際には、企業名を㈱などと省略せず、「株式会社◯◯」のように正式名称で記述するのがマナーです。また、担当者の部署を間違えないように注意しましょう。当然ですが絵文字や顔文字の仕様は避けること。最後に誤字脱字のないように確認も忘れずにしましょう。
以上を踏まえた上で、参考例文を紹介します。
＜例文＞
件名：会社説明会の欠席のご連絡
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株式会社△△
採用担当 〇〇様
□□大学〇〇学部の〇〇△△と申します。
この度、〇月〇日〇時より貴社で開催予定の説明会へ参加を予約しておりましたが、
ゼミ発表会の日程が同日に変更となりました関係で、参加が難しくなってしまいました。
恐れ入りますが、この度の予約をキャンセルさせていただきたく存じます。
お忙しい中、準備を進めていただいたにも関わらず、誠に大変申し訳ございません。
次回の貴社の会社説明会にはぜひ参加したいと思っております。
お手数おかけいたしますこと、重ねてお詫び申し上げます。
何卒ご了承くださいますよう、よろしくお願いいたします。
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メールで送る際は上記のように、「キャンセルの理由」「謝罪の気持ち」を短くまとめて、簡潔に伝えるように意識してみてください。
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電話でのキャンセルの仕方
最後に電話での連絡時におけるマナーと注意点についてお話します。
まず電話をかける際には、電波状況が良く、騒音が響かない静かな場所へ移動しましょう。
また、相手に聞き取りやすい声ではっきりと話すことも大切です。
罪悪感から焦ってしまうかもしれませんが、慌てて早口になったり、相手の返事を聞かず一方的な話し方になったりしないように注意しましょう。
用件を伝える順序については、下記の例文を参考に解説していきます。
＜例文＞
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お忙しいところ、恐れいります。私、△△大学の◯◯□□と申します。
本日は企業セミナーの件についてお電話いたしました。新卒採用担当の△△様はいらっしゃいますか？
（採用担当に代わった後）
突然のお電話失礼いたします。私、本日◯◯時からの企業セミナーに参加を予定しておりました、△△大学の◯◯□□と申します。
当日で大変申し訳ないのですが、体調を崩してしまい、本日の説明会を欠席させていただきたく、ご連絡をさせていただきました。
直前の連絡で恐れ入ります。また、席を準備していただいたにも関わらず、誠に申し訳ありません。
ぜひ、次の説明会の際には、ぜひ参加をさせていただければと存じます。
お忙しい中、お手数おかけして申し訳ございませんでした。では、失礼いたします。
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まず最初に挨拶をして、名乗りましょう。このとき名前はフルネームで伝えること。また、最初から担当者が出ることはめったにありません。簡単に用件を述べ、担当者の名前を伝えて取次を依頼しましょう。
担当者に変わった後は、もう一度名乗ります。もし最初から担当者が出た場合は、取次のくだりを省いて用件に入ってOKです。
用件は簡潔にまとめ、「何日何時の説明会」なのか、「キャンセルの理由は何か」をしっかりと伝えてください。
最後に謝罪の意を伝えて、電話を切ります。相手は忙しい社会人ですので、電話の際には長々と謝罪して通話を引っ張ることのないように気をつけましょう。
説明会の当日キャンセルに自信はつきましたか？就活を始めたばかりで、右も左も分からないという人は、ぜひキャリアチケットをご利用ください。「今さら人に聞けない」ということでも、じっくりお話を伺います。
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本記事の監修者
淺田真奈(あさだまな)
大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。
