会社説明会のキャンセルメールの送り方は？送信時のマナーや例文を解説

「会社説明会のキャンセルはメールでもいいの？」「キャンセルメールの送り方は？」などと悩む就活生も多いでしょう。会社説明会のキャンセルはメールでも問題ありませんが、マナーを守って送ることが大切です。

この記事では、会社説明会のキャンセルメールを送る際のポイントや例文を紹介します。最後まで読めばキャンセルメールの送り方がわかり、安心してキャンセルを伝えられるはずです。

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会社説明会のキャンセルはメールでもできる

会社説明会のキャンセルを伝える際は、メールでも問題ありません。無断キャンセルは失礼にあたるため、ビジネスマナーの面からも必ず連絡しましょう。

会社説明会のキャンセルメールは、採用担当者宛に送るケースが一般的です。会社説明会の日時などの連絡が担当者から来ている場合、そのメールアドレス宛に返信するとよいでしょう。

当日キャンセルは電話がマナー

会社説明会を当日キャンセルする場合は、メールではなく電話で連絡しましょう。当日に連絡した場合、担当者がメールに気づかない恐れがあるからです。

もし、担当者がキャンセルメールに気づかなければ、無断キャンセル扱いになってしまいます。連絡が届かない可能性もふまえて、当日キャンセルは電話で行うようにしてください。

会社説明会については、「就活の会社説明会とは？開催される種類や参加方法を解説」の記事で解説しています。

無断キャンセルはしない

キャンセルを伝えにくいからといって、無断キャンセルはやめましょう。失礼にあたるだけではなく、企業からの印象が悪くなってしまいます。

会社説明会を無断キャンセルしてしまうような人は、「ビジネスマナーがなっていない」「大事な仕事を任せられない」などと評価を下げてしまいます。

選考でマイナスな印象を与える可能性もあるので、キャンセル時は必ず連絡しましょう。

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会社説明会のキャンセルメールの構成

会社説明会のキャンセルメールにも、基本的な構成があるので覚えておきましょう。文面のポイントと合わせて解説します。

件名

メールの件名は「会社説明会参加キャンセルのご連絡」「企業セミナー欠席のご連絡」など、一目で会社説明会のキャンセルメールだとわかる内容にしてください。

また、誰がメールを送ったかわかるように、大学名と名前も書いておきましょう。

宛名

宛名には、会社名と担当者名を書きます。失礼のないように、名前は間違えずに記載してください。

また、会社名は正式名称で、名前はフルネームで記載します。「(株)」「(有)」などは使わず、「株式会社」「有限会社」と記載してください。

もし、採用担当者の名前がわからない場合は、「採用担当者様」「ご担当者様」などで問題ありません。

本文

本文では会社説明会をキャンセルすることに加えて、しっかりと謝罪しましょう。企業側は参加を前提に準備を進めているので、謝罪するのがビジネスマナーです。

また、会社説明会は日にちや時間を変えて何度か行われている場合もあります。どの会社説明会を欠席するのかも忘れずに伝えておきましょう。

署名

署名とは、自分の名前や連絡先などをまとめて、メールの最後に記載するものです。以下のような内容を記載しておきましょう。

署名だと明確にわかるように、ハイフンや罫線で区切るのがおすすめです。署名の例文を下記で紹介するので、作成時の参考にしてください。

署名の書き方や例文については、「就活メールに署名は必要？すぐに使えるテンプレや署名の入れ方をご紹介」の記事でもまとめています。

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会社説明会をメールでキャンセルする際のポイント

説明会をメールでキャンセルする場合は、ビジネスマナーを守って連絡しましょう。キャンセル時のポイントについて解説するので参考にしてください。

説明会の前日までに連絡する

会社説明会のキャンセルメールは、説明会の前日までに送ります。メール送信のタイミングが遅れると、説明会開始までにメールに気づいてもらえない可能性があるからです。

早く送る分には問題ないため、欠席がわかった時点でメールを送るとよいでしょう。

お詫びの言葉を添える

本文にはキャンセル連絡に加えて、お詫びの言葉を添えるようにしてください。欠席することに対する謝罪を伝えるのは当たり前のことであり、ビジネスマナーでもあります。

お詫びを伝えることにより、キャンセル連絡であっても好印象を与えられるかもしれません。選考に影響する可能性もあるので、しっかりと謝罪するようにしてください。

メールは営業時間内に送る

キャンセルメールは企業の営業時間内に送るようにしましょう。営業時間内に送ることにより、メールに早く気づいてもらいやすいからです。

営業時間外に送ってしまうと、気づくのが翌日になり、対応が遅くなってしまう場合があります。メールを送るタイミングも意識して連絡するようにしてください。

誤字脱字などのミスに気をつける

誤字脱字などのミスをしないように気をつけてください。ミスがあることにより、印象を悪くしてしまう恐れがあります。

特に、社名や担当者名は間違えないように確認が大切です。送信前に再度確認して、メールを送るようにしましょう。

就活でメールを送る際のマナーについては、「誰も教えてくれない就活メールの基本！そのまま使えるパターン別例文をご紹介！」の記事でも解説しているので参考にしてください。

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会社説明会のキャンセルメールを送る際の例文

会社説明会のキャンセルメールをどのように送ればよいか、例文を紹介します。キャンセル理由ごとに2つの例文を紹介するので、ぜひ参考にしてください。

授業と重なった場合の例文

当日に体調不良になった場合の例文

説明会はもちろん、面接もキャンセル時は連絡が必要です。面接をキャンセルする場合の連絡マナーは「面接の当日キャンセルは大丈夫？辞退理由を電話・メールで伝える方法を解説」の記事で解説しているので参考にしてください。

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会社説明会のキャンセルメールなど就活マナーを学びたいあなたへ

会社説明会をキャンセルする場合は、必ずメールや電話で連絡を行いましょう。説明会まで日にちがある場合は、キャンセル履歴を残すためにもメールでの連絡で問題ありません。

しかし、「キャンセルメールの送り方がわからない」「メールの本文が不安」などと悩む就活生も多いでしょう。キャンセルメールなど就活でのビジネスマナーに悩む場合は、就職エージェントのキャリアチケットまでご相談ください。

キャリアチケットではキャンセルメールの送り方はもちろん、好印象を与えるビジネスマナーのアドバイスを行います。メールや電話での連絡方法、説明会での振る舞い方などもお任せください。

ビジネスマナーだけではなく、エントリーシートや面接などの選考対策もサポートします。就活スタートから内定獲得まで、キャリアチケットと一緒に就活を進めていきましょう。

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