このページのまとめ
- 内々定は辞退できる
- 内々定の辞退を決めたら、なるべく早く企業に連絡しよう
- 内々定を辞退する旨は電話で伝える
- 企業に電話する際は始業直後や終業前、昼休みを避けよう
- メールは営業時間中に送り早朝や深夜、休日を避ける
内々定を辞退したいと思っても、「どうやって伝えたら良いか分からない」と悩む就活生もいるでしょう。内々定を断るのは気後れすると考えられますが、伝えるのが遅いと企業側の負担を大きくしてしまいます。
このコラムでは、内々定の辞退を伝える際のマナーや電話・メールの例文をご紹介。企業とのやりとりをスムーズに進められるよう、内々定を辞退する際の心得を押さえておきましょう。
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内々定とは「労働予定通知」を指す
内々定とは、「採用予定であることを通知する」という意味。正式な内定は労働契約が結ばれ、契約を結んだ時点で法的な拘束力が発生します。
内定と内々定では、労働契約の有無という法的な違いがあるのです。
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内々定は辞退できる
就活の際、内々定を辞退することは可能です。
内々定は辞退にあたっての法的な拘束力がないため、マナーを守って連絡すれば辞退しても問題ないでしょう。なお、内々定を辞退する企業とは、社会人になってからも関わる可能性があります。「もう縁がないだろうから」と油断せず、誠実な態度でやりとりすることを心がけてください。
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内々定を辞退できる期限
内々定を辞退する際の期限は、基本的には大学4年生の10月1日までと考えましょう。10月1日になると、企業側が内定通知を出して労働契約を結ぶことになります。企業は内定者の入社準備を着々と進めているので、辞退の連絡が遅ければ遅いほど余計な負担をかけてしまうでしょう。
「内々定の辞退を伝えるのは気が引ける…」と悩む就活生は多いと考えられますが、企業側の負担を最小限に押さえるためにも、辞退すると決めたらなるべく早めに連絡してください。
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内々定の辞退を伝える際の4つのマナー
内々定を辞退する際は、以下の4つのマナーを守って企業に連絡しましょう。
1.早めに伝える
先述のとおり、企業側は10月1日になると内定通知を出すため、10月が差し迫った時期に内々定を辞退すると企業を混乱させてしまいます。企業は採用予定人数を決めている場合が多いので、辞退することを早めに伝えれば、予定人数を獲得するまで選考を続けられます。企業への配慮することも念頭に置いて、連絡を先延ばしにしないようにしましょう。
2.なるべく電話で伝える
辞退する旨を確実に伝えるために、なるべく電話で連絡しましょう。メールの場合、採用担当者がすぐに確認するとは限らず、見落とされる可能性があります。また、「メールを送ったのに、なかなか返信がない…」と不安になるのを防ぐためにも、電話で伝えるのがおすすめです。
3.辞退理由は正直に述べる
内々定の辞退理由を採用担当者から聞かれたら、基本的には正直に伝えてください。採用担当者は多くの就活生と接しているため、嘘の理由を述べたとしても見抜かれる可能性があり、「誠意が感じられない」と悪い印象を与える恐れがあります。
企業から辞退理由を聞かれなかった際は、あえて伝えなくても問題ないでしょう。
4.お詫びと感謝の気持ちを伝える
採用担当者は、忙しい合間を縫って選考活動を進めています。
辞退する場合は、謝罪の言葉に加えて、内々定をもらったことへの感謝の気持ちを伝えましょう。
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内々定の辞退を伝える際の例文：電話編
ここでは、電話で内々定の辞退を伝えるときの例文と注意点をご紹介します。
就活生：お世話になっております。先日面接をしていただいた〇〇大学の〇〇と申します。採用担当の〇〇様はお手すきでしょうか。
窓口：少々お待ちください。
採用担当者：もしもし。採用担当の◯◯です。
就活生：私、〇〇大学の〇〇と申します。ただ今お時間をいただいてもよろしいでしょうか？
採用担当者：はい、大丈夫ですよ。
就活生：この度は内々定をいただき、ありがとうございます。せっかく内々定をいただいたのにもかかわらず大変申し訳ないのですが、辞退させていただきたく、お電話を差し上げました。
採用担当者：そうですか、それは残念ですね。差し支えなければ、辞退の理由を伺っても良いですか。
就活生：面接を受けた時点では御社が第一志望だったのですが、自分の適性をよく考えた結果、ほかの企業でより力を発揮できるという結論に至ったからです。
採用担当者：そうでしたか。ではその会社で頑張ってください。
就活生：ありがとうございます。この度は本当に申し訳ありませんでした。それでは失礼いたします。
上記が内々定の辞退を電話で伝える際の流れです。
採用担当者は業務を中断して電話対応していることを念頭に置き、辞退する旨や理由は簡潔に伝え、余計な時間を取らないようにしましょう。また、電話をかける際は、始業直後・終業前といった忙しい時間帯や昼休みを避けるのがマナーです。
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内々定の辞退を伝える際の例文：メール編
電話をしても採用担当者になかなかつながらない場合は、メールで連絡するのも1つの方法です。やむを得ず内々定の辞退をメールで伝える際は、以下の書き方を参考にしてください。
件名：内々定辞退のご連絡（◯◯大学 就活太郎）
本文：
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様
お世話になっております。◯◯大学の就活太郎です。
この度は内々定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
貴社に評価していただけたことを大変うれしく思っております。
このような機会をいただきながら大変恐縮ですが
◯◯のため（辞退理由）、
内々定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
貴重な時間を割いていただいたのにもかかわらず
このようなご連絡となってしまい、申し訳ございません。
本来なら直接お詫びをしなければならないところ
メールでのご連絡となってしまいますことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
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就活太郎
◯◯大学〇〇学部◯◯学科◯年
電話番号：◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メールアドレス：◯◯◯@◯◯.jp
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件名には用件と氏名を入れ、誰がどんな目的で送ったメールであるかを一目で把握できるようにしましょう。そのほか、企業に対する敬称は、電話や面接など話し言葉では「御社」を使いますが、書き言葉では「貴社」にしてください。
なお、メールは営業時間中に送り、早朝や深夜、休日に送信するのは避けましょう。営業時間外にメールを送ってしまうと、「ビジネスマナーを守れていない」と悪い印象を与える恐れがあります。
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内々定を辞退する前に意思確認をしよう
企業に内々定の辞退を伝える前に、自分の意思を確認しましょう。自分の判断に間違いはないか、迷いはないかを自問自答してみてください。一度辞退する旨を伝えてしまえば、後戻りはできません。辞退の撤回をお願いしたとしても、受け入れてくれる企業は少ないでしょう。後悔しないためにも、内々定辞退の判断は慎重に行うようにしてください。
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本記事の監修者
淺田真奈(あさだまな)
大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。
