OB訪問メールの基本マナーと送るタイミングは？例文も紹介

OB訪問メールの書き方がわからず悩んでいる就活生も多いでしょう。初めての社会人への連絡で、どのような内容を書けばよいのか、マナーはどうすれば良いのか不安に感じる方も少なくありません。

この記事では、件名や宛名の基本から本文の構成や返信のタイミングまで、OB訪問メール作成のポイントを解説します。これを読めば、相手に失礼なく、スムーズにOB訪問のお願いができるようになるため、ぜひ参考にしてください。

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OB訪問メールを送るときの4つのポイント

OB訪問のメールを送る際は、ビジネスマナーを守りましょう。大学生であっても、社会人相手にはビジネスマナーを守って接することが大切です。

ここでは、OB訪問メールを送るときのポイントを3つ紹介するので参考にしてください。

1.誤字脱字に注意する

メールを送る基本として、誤字脱字に注意しましょう。メールの内容に誤字脱字があると、それだけで信頼を失うことがあります。特にOB訪問メールでは第一印象が大切なので、送信前の見直しは必須です。

誤字脱字があると、「この人は確認を怠るタイプかもしれない」「相手に失礼だという意識が薄いのでは？」といったマイナスの印象を与えてしまいます。たった1文字の間違いでも、読み手にとっては「雑に扱われた」と感じられてしまうことがあるため注意が必要です。

誤字脱字を防ぐには、次の3つの方法が効果的。

・メールを音読して読み返す（声に出すと違和感に気づきやすい）
・一晩おいて再確認する（時間を空けると客観的に見える）
・WordやGoogleドキュメントの校正機能を活用する

また、企業名やOBの名前に間違いがあると致命的なので、固有名詞は必ず2回以上確認しましょう。OB訪問メールは、あなた自身の印象を決めるビジネス文書です。誤字脱字は確認不足や配慮の欠如と見なされることもあるため、必ず送信前に丁寧にチェックしましょう。

2.相手目線の丁寧な文章を作成する

OB訪問メールでは、自分の都合だけでなく相手に配慮した丁寧な内容にすることが大切です。相手の立場を思いやった言葉づかいや提案の仕方が、印象を左右します。

OB・OGは忙しい中、あなたのために時間を割いてくれる存在です。そのような相手に対して、自分本位の伝え方や配慮のない文章は、無意識に失礼にあたってしまうことがあります。「この学生は礼儀正しい」「応援したくなる」と思ってもらえるような、思いやりのある表現を心掛けることが、就活全体にもプラスに働くでしょう。

【日程調整をお願いする場合】
悪い例：
「△月△日でお願いできますか？」

良い例：
「ご都合の良い日程をお伺いしたく、以下の候補の中からご都合の良い日時があればご教示いただけますと幸いです。」
└ 候補例：△月△日（△）△時〜△時、△月△日（△）午後 など

また、「大変恐れ入りますが〜」「お手数をおかけして恐縮ですが〜」「ご多用のところ恐縮ですが〜」などのクッション言葉を加えるだけで、印象が大きく変わります。OB訪問メールは、ただ情報を伝えるだけでなく「相手への気づかい」も重要です。日程調整・質問・お願いなど、どのシーンでも配慮のある書き方を心がけましょう。

3.返信は24時間以内にする

OB訪問に関するメールの返信は、原則24時間以内がマナーです。早めの返信が、社会人としての信頼につながります。返信が遅れると、「この学生は連絡にルーズ」「本気度が低いのでは」といった印象を与えてしまうことが。

相手はあなたの時間だけでなく、自分のスケジュールを調整してくれている立場です。スピーディーな返信は「誠意のある対応」として評価され、信頼感にもつながります。どうしてもすぐに返信できない場合は、ひとまず返信することが大切です。以下のようにひと言添えておくと、丁寧な印象になります。

例文：
ご連絡ありがとうございます。日程の確認に少しお時間をいただきたく、△月△日までに改めてご連絡させていただきます。

また、返信が遅れてしまった場合は、「ご返信が遅くなり申し訳ありません。ご連絡いただきありがとうございました」など、お詫びのひと言を加えるのが丁寧です。

4.返信する時間帯に注意する

メールは企業の営業時間内に送信しましょう。相手が業務に支障なく読める時間帯に送ることが大切で、おすすめの時間帯は、平日の10時〜12時、または14時〜16時です。

企業やOB・OGの多くは平日勤務です。始業直後（9時前後）や終業間際（17時以降）、昼休憩（12時〜13時）は、業務が立て込んでいる可能性が高く、メールを後回しにされるリスクがあります。また、早朝・深夜のメール送信は「非常識」「時間管理ができていない」と受け取られる可能性もあり、印象を悪くする可能性が。

どうしても夜間にしかメールが書けない場合は、翌朝に送信予約しておきましょう。就活メールのマナーについては、「誰も教えてくれない就活メールの基本！そのまま使えるパターン別例文をご紹介！」の記事で紹介しているのでこちらも参考にしてください。

また、OB訪問の基本については「就活で行うOB訪問とは？そのメリットと訪問時の注意点」の記事で解説しています。

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OB・OG訪問メールの基本の書き方

OB・OG訪問の依頼メールは、ビジネスマナーを踏まえた正しい形式で書くことが大切です。社会人相手に失礼がないよう、基本の構成と注意点を押さえておきましょう。

件名

件名はメールの内容を端的に伝えるタイトルです。「誰から、どんな用件か」がすぐに分かるように、簡潔かつ具体的に書くことが重要です。OB・OGの方は日々多くのメールを受け取っているため、件名が曖昧だと開封されずに見逃されてしまうこともあります。また、件名で失礼な印象を与えると、その時点でマイナス評価を受ける可能性も。

ビジネスでは「件名だけで内容を把握できる」ことが基本マナーです。要件と送信者が分かる件名にして、相手の時間を無駄にしない工夫をしましょう。「OB（OG）訪問のお願い」のように書いておくと、明確に内容が伝わります。

また、誰からのメールか分かるように、「OB（OG）訪問のお願い　△△大学△△△△」と、自分の名前と大学名を入れましょう。

宛名

OB訪問メールの宛名は、会社名・部署名・相手の氏名を正式に書くことがマナーです。間違いや略称は失礼になるため、細心の注意を払いましょう。

宛名が間違っていたり、省略されたりすると、相手に「雑に扱われている」と感じさせてしまう可能性があります。特に氏名や社名の誤りは信頼を損ねる重大なミスです。正しい社名や役職、氏名を使うことは、相手に敬意を示す基本のビジネスマナー。主なチェックポイントは以下の通りです。

・会社名は正式名称で書く（例：「株式会社」を「（株）」と略さない）
・部署名は正しい表記を確認する（ホームページや名刺を参照）
・氏名は漢字の間違いに特に注意し、敬称「様」を忘れずに
・複数人に送る場合は、個別に宛名を書くのが理想

OB訪問メールの宛名は、相手に敬意を伝える最初の部分です。必ず正式名称を使い、誤りがないかしっかり確認してから送信しましょう。

本文

OB訪問メールの本文は、最初に挨拶と自分の情報を伝え、次に訪問のお願いや質問などの要件を明確に書くことが大切です。初めての連絡では、いきなり用件だけを書くと非常識と感じられることがあります。挨拶と自己紹介で礼儀を示すことで、相手に好印象を与えやすくなるでしょう。

初めて連絡する場合は「突然のご連絡失礼いたします」といったひと言を入れることで、相手に配慮した印象を与えられます。２回目以降のやりとりであれば、「お世話になっております」といった挨拶が適切です。

次に、自分が誰なのかをしっかり名乗りましょう。大学名、学部名、学科名、そして氏名を省略せずに書くことで、相手に自分の立場や背景を理解してもらいやすくなります。

その後、本題に入りましょう。OB訪問をお願いしたい理由や目的を簡潔に述べ、もし具体的な質問や相談したい内容があれば明記します。また、訪問の希望日時があれば、いくつか候補を提示すると相手も調整しやすくなるでしょう。

最後には、「お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします」などの結びの言葉で感謝の気持ちを伝えると、より丁寧な印象を与えられます。本文全体を通じて、読みやすさと丁寧さを意識し、相手に誠実な態度が伝わる文章を心がけましょう。

具体的な質問を記載するには、企業研究が欠かせません。「企業研究とは？目的や手順を解説！ポイントを押さえて就職成功を目指そう！」「業界・企業・職種の研究はなぜ重要？就活を効率的に進めるための基礎知識」の記事を参考に、OB訪問でしか聞けない質問を考えておきましょう。

署名

メールの最後には、自分の氏名などを署名として残しておきます。署名には、以下の情報を入れておきましょう。

・氏名
・学校名
・学部
・学科
・電話番号
・メールアドレス

署名はどの企業に送る際も内容が変わらないため、テンプレートを用意するのがおすすめ。メールの機能であらかじめ署名を作成し、登録しておくのも入力する手間が省けて便利です。

メールをはじめとする就活の基本は、「就活マナーの基本を解説！失敗しないための準備と対策」の記事をご覧ください。

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OB・OG訪問を依頼する際のメール例文

ここでは、基本の書き方を踏まえたOB訪問の依頼メールの例文を紹介します。

件名：OB訪問のお願い　△△大学△△△△（氏名）

本文：
△△株式会社△△課
△△△△様

突然のメールで失礼いたします。
△△大学△△学部△△学科の△△△△と申します。

本日は、大学のキャリアセンターより△△様のことを紹介していただき、OB訪問のお願いでご連絡いたしました。

△△業界に関心を持っており、中でも貴社の△△や△△といった事業に大変興味を持っております。ぜひ△△様にお話を伺いたくご連絡させていただいた次第です。

下記日程で△△様のご都合がよろしい日時はございますでしょうか？

△月△日　△△～△△
△月△日　△△～△△
△月△日　△△～△△

△△様のご都合のよい日時をご返信いただければ幸に存じます。
お忙しい中大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

--------------------------------------------
△△大学△△学部△△学科
△△△△
携帯電話：△△△-△△△△-△△△△
e-mail：△△△△@××××.co.jp
--------------------------------------------

OB訪問は突然のメールになるため、「個人情報をどこで知ったのか」と相手が不安になる場合があります。「大学のキャリアセンターからの紹介」のように、どこで紹介を受けたかをメールに記載しておきましょう。

訪問の日程については、こちらから希望日を明記します。日程調整のメールから1週間後～2週間後を目安に設定してください。OB側も忙しいので、直近の日時を指定したり、1つしか日時を指定しなかったりするのはNGです。複数の候補を提示し、調整しやすいようにしてください。

また、メールを送る際には、御社・貴社の表記も間違えやすいので気をつけてください。正しい使い方については、「メールでは御社と貴社のどちらを使う？例文や間違いやすい敬語も紹介」の記事で解説しています。

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OB・OG訪問メールに返信する際のメール例文

OB・OGにメールを送ると、承諾や断りのメールが届きます。それぞれどのように返信するかを解説するので参考にしてください。

OB・OG訪問を承諾してもらったとき

件名：△△月△△日のOB訪問に関しまして　△△大学△△△△（氏名）

本文：
△△株式会社△△課
△△△△様

お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科の△△△△と申します。

この度は、OB訪問をご承諾いただきましてありがとうございます。

それでは、△月△日（月）△:△に貴社受付にお伺いいたします。
当日は、△△様がこれまでに携わられたお仕事や、1日のスケジュールなどについてお聞かせいただきたく存じます。

急なご予定の変更がございましたら、私の携帯電話（△△△-△△△△-△△△△）までご連絡いただければ幸に存じます。

ご多忙の中、お時間をいただきありがとうございます。
△△様にお会いできることを楽しみにしております。
当日は、何卒よろしくお願い申し上げます。

<署名>

注意点

OB・OG訪問の承諾をもらった場合には、予定が変更になった場合でも連絡がとれるよう連絡先を書いておきましょう。また、当日は「何を聞きたいのか」というポイントをまとめておくと先方も情報収集がしやすくなるのでおすすめです。

OB・OG訪問を断られたとき

注意点

訪問を断られたとしても、メールの返信をしてもらったことに感謝の気持ちを伝えるため返信しましょう。基本的に、メールは就活生側の送信で終わるようにします。

返信をいつまで続ければ良いのか悩む場合には、「ビジネスメールの返信はどこまで続ける？就活でのマナーや対応を解説」の記事も参考にしてください。

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OB・OG訪問の日程変更を依頼する際のメール例文

一度日程が決まった後に都合がつかず、改めて日程調整する際のメールを紹介します。

日程変更を依頼されたとき

件名：OB訪問のお願い　△△大学△△△△（氏名）

本文：
△△株式会社△△課
△△△△様

お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科の△△△△と申します。

この度は、OB（OG）訪問日程のご連絡をいただき誠にありがとうございました。
日程に関してですが、いただきました日程から下記の通り、お伺いさせていただけますでしょうか。

△月△日　△:△

お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願い申し上げます。

<署名>

注意点

日程変更を依頼された場合には、掲示された日時を返信メールから引用したり、明記したりして、訪問する日時に間違いがないようにしましょう。

自分から日程変更を依頼するとき

件名：OB訪問のお願い　△△大学△△△△（氏名）

本文：
△△株式会社△△課
△△△△様

お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科の△△△△と申します。

この度は、OB（OG）訪問の日程を変更させていただきたく、ご連絡いたしました。
△月△日（△）△時から貴社に伺う予定でしたが、大学の△△で△△の予定が変更となり、お約束の時間に伺うことが難しくなってしまいました。

誠に不躾なお願いで申し訳ありませんが、もし可能でしたら、以下の日程の中で訪問日時を変更していただけないでしょうか。

△月△日　△:△～△:△
△月△日　△:△～△:△
△月△日　△:△～△:△

ご多忙の中、お手数をおかけしまして大変申し訳ございません。
ご調整のほどよろしくお願い申し上げます。

<署名>

注意点

日程を変更しなければならなくなった場合には、できるだけ早くその旨を伝えるようにしましょう。もし、訪問の直前になってしまった場合には、メールではなく電話で謝罪と日程の変更の依頼をするようにします。

日程調整のマナーについては、「日程調整メールの返信マナーとは？シチュエーション別の例文つきでご紹介」の記事も参考にしてください。

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OB・OG訪問後にお礼を送る際のメール例文

OB・OG訪問後に、お礼メールを送る際の例文をご紹介します。

件名：OB訪問のお礼　△△大学△△△△（氏名）

本文：
△△株式会社△△課
△△△△様

お世話になっております。
本日OB訪問で伺いました、△△大学△△学部△△学科の△△△△です。

本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。

△△様よりお聞きした△△△△が、大変印象に残りました。
貴社の魅力や雰囲気など、ホームページを見ただけでは得られない情報をいただき、より一層理解が深まりました。

今後ともよろしくお願い申し上げます。

<署名>

注意点

OB・OG訪問をした翌日にはお礼メールを送りましょう。感謝の気持ちはもちろん、学んだことを書き添えることでよい印象を与えられます。OB・OG訪問のお礼メールについては、「OB訪問のお礼メールの送り方は？構成や伝えたい内容を解説！」も参考にしてください。

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OB・OG訪問後に進路が決まった際のメール例文

内定をもらった際には、内定先かどうかに関わらず、OB・OG訪問を受けてくれた方にお礼と報告を忘れないようにします。内定がきまった日か翌日には送るようにするとよいでしょう。

OB・OG訪問先から内定をもらったとき

件名：進路内定報告　△△大学△△△△（氏名）

本文：
△△株式会社△△課
△△△△様

お世話になっております。
△月△日にOB（OG）訪問で伺いました、△△大学△△学部△△学科の△△△△です。

過日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。
この度はお世話になった　△△様に貴社の内定をいただきましたことをご報告したくご連絡いたしました。

△△様のお話をお聞きできたことで△△や△△について一層の理解を深めることができました。

貴社で精一杯がんばりますので、ご一緒にお仕事ができたら嬉しいです。
今後とも、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。

<署名>

注意点

OB・OG訪問をした企業で内定が決まった場合には、対応してくれた方が今後、上司になる可能性があるので、より丁寧なメールを心掛けるとよいでしょう。OB・OG訪問を受け入れてくれた感謝の言葉と、今後の抱負も一緒に伝えると好感が持てるメールになります。

ほかの会社から内定をもらったとき

件名：進路内定報告　△△大学△△△△（氏名）

本文：
△△株式会社△△課
△△様

お世話になっております。
△月△日にOB（OG）訪問で伺いました、△△大学△△学部△△学科の△△△△です。

過日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。
この度、△△株式会社から内定をいただき、就職活動が終了したことをご報告いたします。

△△様の△△の話がとても印象的で、就職活動に精一杯取り組むことができました。
心よりお礼申し上げます。

お忙しい中お時間をいただき誠にありがとうございました。
△△様のますますのご活躍を祈念しております。

<署名>

注意点

内定を獲得し就活を終了するタイミングで、たとえOB・OG訪問した企業とは異なる企業に就職するという結果になったとしても、就活終了の報告と時間を割いてアドバイスしてもらったことへのお礼を兼ねてメールを送るとよいでしょう。

内定後にメールで連絡する方法については、「内定をもらったらどうする？入社までの流れや電話・メールでの返答方法を解説」も参考にしてください。

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OB訪問のメールをどのように送ればよいか不安なあなたへ

OB・OG訪問のメールを送る際は、マナーを守ることが大切です。相手に好印象を与えられるかどうかが決まるので、事前に勉強してからメールを送りましょう。

しかし、大学生はビジネスメールを送る機会がなく、メールの書き方に困るのも当然です。どのような書き方をすればよいか不安になる場合は、ぜひキャリアチケット就職エージェントに相談してください。

キャリアチケットでは、OB訪問のメールマナーはもちろん、訪問当日のマナーもアドバイスします。OB訪問に限らず、就活全体のサポートを行うのでお任せください。キャリアチケットと一緒に就活準備を進めて、第一志望の内定獲得を実現しましょう。

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