このページのまとめ
- OB・OG訪問のメールは誤字脱字や返信の早さ、送るの時間に注意する
- OB・OG訪問の日程調整はメールから1週間後～2週間後を目安に提案をすると良い
- 返信のメールにはOB・OG訪問時に聞きたい質問を書くのがおすすめ
「OB訪問に関するメールの書き方が分からない」多くの学生が就活初期にぶつかる悩みではないでしょうか。
OB・OG訪問をお願いする際のメールの書き方には、多くの注意点があります。依頼や返信、日程変更、お礼など、それぞれの気をつけるべきポイントを把握し、失礼のないメールを送るようにしましょう。ビジネスマナーに沿ったメールの書き方をご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
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- OB訪問メールを送るときの3つのポイント
- 1.誤字脱字に注意する
- 2.返信は24時間以内にする
- 3.返信する時間帯に注意する
- OB・OG訪問メールの基本の書き方
- 件名
- 宛名
- 本文
- 署名
- OB・OG訪問を依頼する際のメール例文
- OB・OG訪問メールに返信する際のメール例文
- OB・OG訪問を承諾してもらったとき
- OB・OG訪問を断られたとき
- OB・OG訪問の日程変更を依頼する際のメール例文
- 日程変更を依頼されたとき
- 自分から日程変更を依頼するとき
- OB・OG訪問後にお礼を送る際のメール例文
- OB・OG訪問後に進路が決まった際のメール例文
- OB・OG訪問先から内定をもらったとき
- ほかの会社から内定をもらったとき
- OB訪問のメールをどのように送ればよいか不安なあなたへ
OB訪問メールを送るときの3つのポイント
OB訪問のメールを送る際は、ビジネスマナーを守りましょう。大学生であっても、社会人相手にはマナーを守って接することが大切です。
ここでは、OB訪問メールを送るときのポイントを3つ紹介するので参考にしてください。
1.誤字脱字に注意する
メールを送る基本として、誤字脱字に注意しましょう。誤字脱字が多いと「雑な人、不注意な人」といったような印象を持たれてしまう可能性があります。
メールは社会人になっても送る機会が多く、今のうちから間違いがないように気をつけておくのが大切です。自分の送ったメールの内容が、相手の企業に対する印象になることを意識しておきましょう。
2.返信は24時間以内にする
メールを確認したらすぐに返信するのがマナーです。24時間以内に返信するように心がけましょう。
ただし、スケジュールがわからないなど、確認が必要なケースも出てきます。その場合は「△△日までにご連絡します」と記したメールを送り、後日改めて日時を伝える内容で連絡しましょう
3.返信する時間帯に注意する
メールは企業の営業時間内に送信しましょう。営業時間外の連絡を失礼と捉える企業もあるからです。
また、始業直後や就業間際のように、企業の忙しい時間帯も避けるのがマナー。10時から12時ごろ、14時から16時ごろのように、少し仕事が落ち着いた時間帯に送るのがおすすめです。
就活メールのマナーについては、「就活メールの正しい書き方は？基本のマナーと構成のポイント」の記事で紹介しているのでこちらも参考にしてください。
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OB・OG訪問メールの基本の書き方
OB・OG訪問メール作成に向けて、基本的な書き方を覚えておきましょう。
件名
件名は内容がわかりやすいように、簡潔に記すのがマナー。「OB（OG）訪問のお願い」のように書いておくと、明確に内容が伝わります。
また、誰からのメールかわかるように、「OB（OG）訪問のお願い △△大学△△△△」と、自分の名前と大学名を入れましょう。
宛名
誰宛のメールかわかるように、「会社名」「部署名」「相手の名前」の順番で宛名を書きます。
なお、名前や社名の間違えは特に失礼にあたるので、書き間違えがないように気をつけてください。株式会社を（株）と略してはいないか、漢字表記に間違いがないかをしっかり確認しましょう。
本文
本文には、OB訪問を依頼する文章を記載します。本題に入る前に、挨拶と名乗りを入れておくとよいでしょう。自分の名前を名乗る際は、学校名・学部・学科・氏名を省略せずに入れます。
初めてメールを送る相手であれば、挨拶文は「初めてメールをお送りいたします」「突然のメールで失礼いたします」などにしてください。2回目以降は「お世話になっております」といった挨拶文を使用しましょう。
署名
メールの最後には、自分の氏名などを署名として残しておきます。署名には、以下の情報を入れておきましょう。
・氏名
・学校名
・学部
・学科
・電話番号
・メールアドレス
署名はどの企業に送る際も内容が変わらないため、テンプレートを用意するのがおすすめ。メールの機能であらかじめ署名を作成し、登録しておくのも入力する手間が省けて便利です。
署名の書き方については、「就活メールに署名は必要？すぐに使えるテンプレや署名の入れ方をご紹介」の記事で紹介しているので参考にしてください。
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OB・OG訪問を依頼する際のメール例文
件名：OB訪問のお願い △△大学△△△△（氏名）
本文：
△△株式会社△△課
△△△△様
突然のメールで失礼いたします。
△△大学△△学部△△学科の△△△△と申します。
本日は、大学のキャリアセンターより△△様のことを紹介していただき、OB訪問のお願いでご連絡いたしました。
△△業界に関心を持っており、中でも貴社の△△や△△といった事業に大変興味を持っております。ぜひ△△様にお話を伺いたくご連絡させていただいた次第です。
下記日程で△△様のご都合がよろしい日時はございますでしょうか？
△月△日 △△～△△
△月△日 △△～△△
△月△日 △△～△△
△△様のご都合のよい日時をご返信いただければ幸に存じます。
お忙しい中大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
--------------------------------------------
△△大学△△学部△△学科
△△△△
携帯電話：△△△-△△△△-△△△△
e-mail：△△△△@××××.co.jp
--------------------------------------------
注意点
OB訪問は突然のメールになるため、「個人情報をどこで知ったのか」と相手が不安になる場合があります。「大学のキャリアセンターからの紹介」のように、どこで紹介を受けたかをメールに記載しておきましょう。
訪問の日程については、こちらから希望日を明記します。日程調整のメールから1週間後～2週間後を目安に設定してください。企業側も忙しいので、直近の日時を指定したり、1つしか日時を指定しなかったりするのはNGです。複数の候補を提示し、調整しやすいようにしてください。
また、メールを送る際には、御社・貴社の表記も間違えやすいので気をつけてください。正しい使い方については、「メールでは御社と貴社のどちらを使う？例文や間違いやすい敬語も紹介」の記事で解説しています。
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OB・OG訪問メールに返信する際のメール例文
OB・OGにメールを送ると、承諾や断りのメールが届きます。それぞれどのように返信するかを解説するので参考にしてください。
OB・OG訪問を承諾してもらったとき
件名：△△月△△日のOB訪問に関しまして △△大学△△△△（氏名）
本文：
△△株式会社△△課
△△△△様
お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科の△△△△と申します。
この度は、OB訪問をご承諾いただきましてありがとうございます。
それでは、△月△日（月）△:△に貴社受付にお伺いいたします。
当日は、△△様がこれまでに携わられたお仕事や、1日のスケジュールなどについてお聞かせいただきたく存じます。
急なご予定の変更がございましたら、私の携帯電話（△△△-△△△△-△△△△）までご連絡いただければ幸に存じます。
ご多忙の中、お時間をいただきありがとうございます。
△△様にお会いできることを楽しみにしております。
当日は、何卒よろしくお願い申し上げます。
<署名>
注意点
OB・OG訪問の承諾をもらった場合には、予定が変更になった場合でも連絡がとれるよう連絡先を書いておきましょう。また、当日は「何を聞きたいのか」というポイントをまとめておくと先方も情報収集がしやすくなるのでおすすめです。
OB・OG訪問を断られたとき
件名：返信のお礼 △△大学△△△△（氏名）
本文：
△△株式会社△△課
△△△△様
お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科の△△△△と申します。
この度は、OB訪問に関しましてご返信をいただきありがとうございました。
ご予定がつかないとのこと、承知いたしました。
突然のお願いにも関わらずご検討いただき、誠にありがとうございました。
また別の機会に、お話をお伺いできれば光栄です。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
<署名>
注意点
訪問を断られたとしても、メールの返信をしてもらったことに感謝の気持ちを伝えるため返信するようにしましょう。基本的に、メールは就活生側の送信で終わるようにします。
返信をいつまで続ければいいのか悩む場合には、「ビジネスメールの返信はどこまで続ける？就活でのマナーや対応を解説」の記事も参考にしてください。
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OB・OG訪問の日程変更を依頼する際のメール例文
一度日程が決まった後に都合がつかず再度、日程調整する際のメールをご紹介します。
日程変更を依頼されたとき
件名：OB訪問のお願い △△大学△△△△（氏名）
本文：
△△株式会社△△課
△△△△様
お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科の△△△△と申します。
この度は、OB（OG）訪問日程のご連絡をいただき誠にありがとうございました。
日程に関してですが、いただきました日程から下記の通り、お伺いさせていただけますでしょうか。
△月△日 △:△
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願い申し上げます。
<署名>
注意点
日程変更を依頼された場合には、掲示された日時を返信メールから引用したり、明記したりして、訪問する日時に間違いがないようにしましょう。
自分から日程変更を依頼するとき
件名：OB訪問のお願い △△大学△△△△（氏名）
本文：
△△株式会社△△課
△△△△様
お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科の△△△△と申します。
この度は、OB（OG）訪問の日程を変更させていただきたく、ご連絡いたしました。
△月△日（△）△時から貴社に伺う予定でしたが、大学の△△で△△の予定が変更となり、お約束の時間に伺うことが難しくなってしまいました。
誠に不躾なお願いで申し訳ありませんが、もし可能でしたら、以下の日程の中で訪問日時を変更していただけないでしょうか。
△月△日 △:△～△:△
△月△日 △:△～△:△
△月△日 △:△～△:△
ご多忙の中、お手数をおかけしまして大変申し訳ございません。
ご調整のほどよろしくお願い申し上げます。
<署名>
注意点
日程を変更しなければならなくなった場合には、できるだけ早くその旨を伝えるようにしましょう。もし、訪問の直前になってしまった場合には、メールではなく電話で謝罪と日程の変更の依頼をするようにします。
日程調整のマナーについては、「日程調整メールの返信マナーとは？シチュエーション別の例文つきでご紹介」の記事も参考にしてください。
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OB・OG訪問後にお礼を送る際のメール例文
OB・OG訪問後に、お礼メールを送る際の例文をご紹介します。
件名：OB訪問のお礼 △△大学△△△△（氏名）
本文：
△△株式会社△△課
△△△△様
お世話になっております。
本日OB訪問で伺いました、△△大学△△学部△△学科の△△△△です。
本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。
△△様よりお聞きした△△△△が、大変印象に残りました。
貴社の魅力や雰囲気など、ホームページを見ただけでは得られない情報をいただき、より一層理解が深まりました。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
<署名>
注意点
OB・OG訪問をした翌日にはお礼メールを送りましょう。感謝の気持ちはもちろん、学んだことを書き添えることでよい印象を与えられます。OB・OG訪問のお礼メールについては、「これで完璧！気持ちが伝わるOB訪問のお礼メールは？」も参考にしてください。
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OB・OG訪問後に進路が決まった際のメール例文
内定をもらった際には、内定先かどうかに関わらず、OB・OG訪問を受けてくれた方にお礼と報告を忘れないようにします。内定がきまった日か翌日には送るようにするとよいでしょう。
OB・OG訪問先から内定をもらったとき
件名：進路内定報告 △△大学△△△△（氏名）
本文：
△△株式会社△△課
△△△△様
お世話になっております。
△月△日にOB（OG）訪問で伺いました、△△大学△△学部△△学科の△△△△です。
過日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。
この度はお世話になった △△様に貴社の内定をいただきましたことをご報告したくご連絡いたしました。
△△様のお話をお聞きできたことで△△や△△について一層の理解を深めることができました。
貴社で精一杯がんばりますので、ご一緒にお仕事ができたら嬉しいです。
今後とも、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。
<署名>
注意点
OB・OG訪問をした企業で内定が決まった場合には、対応してくれた方が今後、上司になる可能性があるので、より丁寧なメールを心がけるとよいでしょう。OB・OG訪問を受け入れてくれた感謝の言葉と、今後の抱負も一緒に伝えると好感が持てるメールになります。
ほかの会社から内定をもらったとき
件名：進路内定報告 △△大学△△△△（氏名）
本文：
△△株式会社△△課
△△様
お世話になっております。
△月△日にOB（OG）訪問で伺いました、△△大学△△学部△△学科の△△△△です。
過日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。
この度、△△株式会社から内定をいただき、就職活動が終了したことをご報告いたします。
△△様の△△の話がとても印象的で、就職活動に精一杯取り組むことができました。
心よりお礼申し上げます。
お忙しい中お時間をいただき誠にありがとうございました。
△△様のますますのご活躍を祈念しております。
<署名>
注意点
内定を獲得し就活を終了するタイミングで、たとえOB・OG訪問した企業とは異なる企業に就職するという結果になったとしても、就活終了の報告と時間を割いてアドバイスしてもらったことへのお礼を兼ねてメールを送るとよいでしょう。
内定後にメールで連絡する方法については、「内定をもらったらどうする？入社までの流れや電話・メールでの返答方法を解説」も参考にしてください。
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OB訪問のメールをどのように送ればよいか不安なあなたへ
OB・OG訪問のメールを送る際は、マナーを守ることが大切です。相手に好印象を与えられるかどうかが決まるので、事前に勉強してからメールを送るようにしましょう。
しかし、大学生はビジネスメールを送る機会がなく、メールの書き方に困るのも当然です。どのような書き方をすればよいか不安になる場合は、ぜひキャリアチケット就職エージェントに相談してください。
キャリアチケットでは、OB訪問のメールマナーはもちろん、訪問当日のマナーもアドバイスします。OB訪問に限らず、就活全体のサポートを行うのでお任せください。キャリアチケットと一緒に就活準備を進めて、第一志望の内定獲得を実現しましょう。
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本記事の監修者
淺田真奈(あさだまな)
大学時代は接客のアルバイトを3つかけもちし、接客コンテストで全店1位になった経験をもつ。新卒では地方創生系の会社に入社をし、スイーツ専門店の立ち上げからマネジメントを経験。その後、レバレジーズへ中途入社。現在はキャリアチケットのアドバイザーとして、学生のキャリア支援で学生満足度年間１位と事業部のベストセールスを受賞し、リーダーとしてメンバーのマネジメントを行っている。
