エントリーシートと履歴書の違いは？それぞれの項目や書き方を解説

就活を始めたばかりの人やこれから就活を始める人は、エントリーシートと履歴書の違いについて疑問に思った経験があるのではないでしょうか。

エントリーシートは企業とのマッチ度を確かめる書類で、履歴書は応募者の基本情報を伝える公的書類です。選考を突破するためには、書類の用途に応じた適切な書き方が必要になります。

この記事ではエントリーシートと履歴書の違いについて詳しく解説するので、ぜひご一読ください。

エントリーシートと履歴書の違い①選考での使用目的

エントリーシートは企業と就活生のマッチ度を確かめるための書類ですが、履歴書は個人の情報を確かめるための公的書類であるという点が大きな違いです。

ここでは、エントリーシートと履歴書の使用目的の違いを詳しく解説します。何が違うのかを把握したうえで、用途に合った内容を書けるようにしましょう。

エントリーシートはマッチ度を確かめるための書類

エントリーシートは、企業と就活生のマッチ度を測るために使われる書類です。企業が用意した志望動機や自己PRといった質問への回答から、企業の雰囲気に合いそうか、仕事で活躍できそうかなどを見極めます。

エントリーシートの特徴は、質問内容を企業独自に決められることです。自己PRや志望動機などの一般的な質問だけではなく、企業によっては「自分を漢字1文字で表すと？」「もし100万円もらえたら何に使う？」などユニークな質問がされる場合があります。

エントリーシートについては、「就活のエントリーシートの書き方を一から解説！落ちないための注意点」の記事で詳しく解説しているので参考にしてください。

履歴書は個人の情報を確かめる公的書類

履歴書は、従業員の氏名や生年月日、連絡先など学生の個人情報を把握するために使われる公的書類です。エントリーシートとは異なり、質問項目がある程度決まっています。

履歴書は採用の合否に関わらず企業に保管され、入社後も社会保険の手続きや人事データとして長期間使用されます。公的書類である履歴書に嘘や偽りがあると経歴詐称に該当する恐れがあり、法的な問題や解雇事由になる場合もあるため、情報は正確かつ丁寧に記すことが重要です。

履歴書の内容や書き方については、「就活用履歴書の書き方やマナーは？選考突破のコツも解説！」も参考にしてください。

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エントリーシートと履歴書の違い②記載する項目・情報

エントリーシートと履歴書の違いは、記載する項目・情報にも存在します。以下ではそれぞれの書類に書く項目の違いについて解説するので、内容の書き分けを意識してみてください。

エントリーシートは志望動機や自己PRがメイン

エントリーシートには志望動機や自己PRなど、自分についてアピールする項目をメインに記載します。具体的には、次のような内容を記入するのが一般的です。

・基本情報（氏名、住所など）
・学歴
・自己PR
・志望動機
・長所、短所
・ガクチカ

企業によってはこれらの内容に加えて、会社独自の質問項目が設けられている場合も。質問の意図を考えて、アピールにつながる回答をするのがポイントです。

履歴書は基本情報や学歴・資格などがメイン

履歴書には自分の氏名や生年月日、住所、連絡先といった基本情報に関する項目をメインに記載します。次のような内容を記入するのが一般的です。

・氏名
・現住所
・連絡先
・学歴
・免許、資格
・志望動機
・趣味、特技

エントリーシートが熱意や人柄といった内面をアピールする書類であるのに対し、履歴書は自分がいつどこの大学に入学し、どんなスキルをもっているかといったデータを伝える書類といえます。

企業は履歴書を見て、応募資格を満たしているかを判断するので、個性のアピールよりも正確な情報を抜け漏れなく記載することが何より重要です。

就職活動でよく使われるJIS規格の履歴書については、「JIS規格の履歴書とは？書き方のポイントや入手方法を解説！」の記事で解説しているので参考にしてください。

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エントリーシートと履歴書を作成する際のポイント

就活ではエントリーシートと履歴書の違いを正しく理解したうえで、目的に合った書き方を意識することが大切です。ここでは、エントリーシートと履歴書を作成する際に心掛けたいポイントをご紹介します。

エントリーシートでは自分の適性をアピールする

エントリーシートでは、「自分は応募先企業への適性がある」とアピールすることを意識して書きましょう。

企業はエントリーシート上の志望動機や自己PR、ガクチカなどを通して、就活生がどのような性格でどのような考えや価値観をもっているのかを見ています。そのため、単に事実を紹介したり羅列したりするだけでなく、経験から何を学び、企業でどう活かせるのかを伝えることが重要です。

履歴書では情報の正確さを意識する

履歴書は、氏名や学歴、資格などの基本情報を正確に伝える役割を持つ書類です。企業は履歴書をもとに応募条件を満たしているか、情報に不備がないかを確認します。そのため、誤字脱字や記入漏れがあると、それだけで評価を下げてしまう可能性も。エントリーシートのようなアピール要素よりも、正確さや丁寧さが重視される点が、エントリーシートとの大きな違いだといえるでしょう。

履歴書でのアピールについて詳しく知りたいという方は、「履歴書のアピールポイントは書き方次第！見つけ方と例文を紹介」の記事を参考にしてみてください。

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エントリーシートと履歴書に同じ内容を書く場合の例文

エントリーシートと履歴書には両方とも志望動機や自己PRを書く欄がありますが、それぞれの書類で同じエピソードを書いても問題ありません。

ただし、一言一句同じ文章にしてしまうと、手を抜いていると思われてしまう可能性があります。そのため、2つの書類で同じ内容をアピールしたい場合、エントリーシートではしっかりアピールを書き、履歴書ではエントリーシートに書いた内容を要約したものを書きましょう。

以下では、エントリーシートと履歴書に同じ内容の志望動機と自己PRを書く場合の例文をご紹介します。それぞれの違いを参考にしながら、志望動機や自己PRを作成してみてください。

エントリーシートに書く志望動機の例

私は「食を通じて人々の健康寿命を延ばしたい」という思いから、貴社を志望しています。
3年前に祖父が糖尿病を患い、厳しい食事制限によって食べる楽しみを失っていく姿を目の当たりにしました。その際、貴社の「●●（商品名）」に出会い、減塩でも変わらぬおいしさを提供できる技術力に深く感動しました。実際に祖母が笑顔で食事をする姿を見て、食品が持つ可能性を再認識した経験が原点です。
食品業界に携わる企業のなかでも、貴社は特にヘルスケア領域の研究開発に注力されており、おいしさと健康を両立させる真摯な姿勢に強く共感しています。入社後は、大学で学んだ栄養学の知識を活かし、将来的には「制限」ではなく「選択」としての健康食品を広め、多くの人の食卓と健康を支えたいと考えています。

履歴書に書く志望動機の例

私は「食を通じて人々の健康寿命を延ばしたい」という考えを実現できる企業で働きたいと思い、貴社を志望しました。
食事制限中の祖母の介護経験を通じて、私は食においておいしさを追求できることがいかに生きる喜びになるかを痛感しました。貴社の商品の「●●」のように、減塩と味を両立させる高い技術力と、健康への貢献を掲げる企業姿勢に強く惹かれています。
大学で学んだ栄養学の知識を活かし、美味しさと健康を兼ね備えた商品の普及に貢献し、貴社の成長を支えたいと考えています。

エントリーシートに書く自己PRの例

私の強みは、現状を冷静に分析して課題を解決する力です。
大学1年の10月から始めたカフェのアルバイトでは、土日祝のランチタイムの混雑により商品提供の遅れが常態化し、お客さまからのクレームが増えていることが課題でした。私はオペレーションを観察し、レジでの注文決定に時間がかかっていることがボトルネックだと気づきました。そこで私は、列に並んでいる間にメニューを配布して事前に注文を決めてもらう仕組みの提案をしたり、キッチンとホールの連携マニュアルを作成したりしました。
その結果回転率が向上し、ピーク時の待ち時間を平均5分短縮することに成功しました。 この経験から、小さな改善の積み重ねが大きな成果につながることを学びました。貴社の業務においても、常に「より良くする方法」を主体的に模索し、生産性の向上に貢献したいと考えています。

履歴書に書く自己PRの例

私の強みは課題解決力です。
カフェのアルバイトでは、ランチタイムの混雑緩和に取り組みました。具体的には、現状を分析してレジの滞留が原因だと特定し、お客さまへメニューの事前配布を提案・実行しました。その結果、待ち時間を平均5分短縮し、店舗の回転率向上とクレーム削減に貢献しました。
この経験を活かし、貴社でも業務の効率化や直面する課題に対して主体的に行動し、確実に成果を出したいと考えています。

志望動機の例文は「志望動機は就活成功のカギ！例文集と面接や履歴書での伝え方を紹介」の記事で、自己PRの記事は「就活に役立つ自己PR例文25選！書き方や高評価につながるコツも解説」の記事で、ご紹介しています。こちらも併せて参考にしてみてください。

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エントリーシートと履歴書を書く際の4つの注意点

エントリーシートと履歴書には、共通して意識したいポイントがあります。どちらも選考に関わる書類なので、チェックしておきましょう。

1.修正液や修正テープは使用しない

エントリーシートや履歴書で書き間違えてしまった場合は、修正液や修正テープなどは使用せず最初から書き直しましょう。

どうしても新しい書類が用意できない場合は、二重線を引いて訂正印を押して書き直す方法もあります。ただし、訂正印が多過ぎると「ミスが多い」「仕事も雑になるのでは」などの印象を与えかねないので気をつけましょう。

エントリーシートや履歴書を書き間違えた場合の対応は、「履歴書修正に修正テープやごまかしはNG！ミスをしたときの対処法を紹介」で詳しく解説しています。書類選考での印象が悪くならないよう、あらかじめ確認しておきましょう。

2.消せるボールペンやシャーペンは使わない

消せるボールペンやシャーペンも、書類選考では使用を控えてください。名前や住所などが消えてしまうと、エントリーに支障が出る場合もあります。

また、消せるボールペンやシャーペンで書いた場合、内容を書き換えられるリスクもゼロではありません。万が一のことがないように、手書きの応募書類では必ず消えないボールペンを使いましょう。

3.記載形式は企業の指示にしたがって書く

エントリーシートや履歴書をどのように記載するかは、企業の指示に従うのが基本です。たとえば「エントリーシートはデータを印刷し、郵送で提出する」という決まりがある場合、エントリーシートをデータで受け取っていたとしても、印刷して郵送で提出する必要があります。

また、複数の求人へ応募する際、履歴書はパソコンで作成したほうが効率的ですが、企業から手書きの履歴書を指定された場合パソコンで作成したものは使えません。

そのほかにも、フォントや文字の大きさなどに指定を設けている企業もあります。形式を確認してから、作成と提出を行うようにしましょう。

4.作成したらコピーをとっておく

就活では後から応募書類を見返す機会が多いので、エントリーシートや履歴書が作成できたら、コピーを残しておきましょう。

たとえば、面接前に書類選考でどのような内容を書いたか確認するために必要です。面接では、エントリーシートや履歴書の内容と矛盾しないように答えなくてはなりません。また、書類選考に向けて第三者に添削を依頼する際も、コピーを準備しておけばすぐに提出できるので安心です。

大学3年生の3月には準備が必要

エントリーシートや履歴書は、大学3年生の3月までには準備しておきましょう。

内閣府が2023年に発表した「学生の就職・採用活動開始時期等に関する調査結果について（概要）」によると、企業説明会やセミナーなどに参加する時期のピークは、大学3年生の3月です。

引用：内閣府「学生の就職・採用活動開始時期等に関する調査結果について（概要）」

会社によっては、説明会参加の条件に履歴書やエントリーシートの提出が求められる場合もあるので気をつけましょう。早めに準備しておけば、説明会やセミナー参加前に慌てずに済みます。

「就活におけるエントリーとは？開始時期や応募数などを解説」の記事では、就活のエントリー開始時期やエントリーの方法などをご紹介しているので、ぜひご一読ください。

また、就活の基本については「就活のやり方と流れを解説！準備から内定までのポイントと相談先も紹介」の記事で解説しています。こちらも併せて参考にしてみてください。

参照元
内閣府
学生の就職・採用活動開始時期等に関する調査結果について（概要）

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エントリーシートと履歴書の一般的な入手方法

書類選考に備えて、エントリーシートと履歴書の入手方法も確認しておきましょう。ここでは、それぞれの入手方法をまとめました。

エントリーシートの場合はダウンロード

エントリーシートは、企業の採用ページや就活サイトからダウンロードできます。エントリー時のページからダウンロードできたり、ダウンロードができるリンクが記載されていたりするので確認しておきましょう。

また、会社説明会後やエントリー後に企業からメールでエントリーシートのデータが送られてくる場合もあります。エントリーシートは購入できないので、データをダウンロードするか、企業から直接もらうかになることを覚えておきましょう。

履歴書の場合はコンビニや書店などでの購入

履歴書は、コンビニや書店、大学の購買部、100円ショップなど、さまざまな場所で購入できます。また、テンプレートを公開しているWebサイトからダウンロードすることも可能です。

なお、販売している履歴書は一般用、アルバイト用、転職用などいくつか種類があるため、自分に合った様式のものを選びましょう。どれにするか迷う場合は、厚生労働省のWebサイトからダウンロードできる「厚生労働省履歴書様式例」がおすすめです。

履歴書のフォーマットについては、「就活は学校指定の履歴書を使わないとダメ？応募書類のマナーを解説」の記事でも解説しています。会社側が履歴書を指定する場合もあるので、募集要項をよく読んでおきましょう。

参照元
厚生労働省
厚生労働省が新たに作成した「履歴書様式例」を掲載しました。

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エントリーシートと履歴書の違いを学びたいあなたへ

就職活動の書類選考ではエントリーシートと履歴書の2つを準備する必要があり、それぞれ完成させるのが大変です。どのように違うのか、同じ内容を書いてもよいのかなど、悩むこともあるでしょう。

エントリーシートと履歴書の違いや書き方のコツなど、就職活動の悩みが出てきた際には、ぜひキャリアチケット就職エージェントにご相談ください。

キャリアチケット就職エージェントでは、書類選考対策を初めとする就活のさまざまなお悩みを、一人ひとりに寄り添って解決します。もちろん、キャリアチケット就職エージェントのサービスはすべて無料です。就活のプロであるキャリアアドバイザーがマンツーマンでサポートするので、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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