教授にメールを送る際の書き方は？送信時のマナーや注意点も解説

就活では選考に参加するため、教授に講義欠席のメールを送ることもあります。その際、どのように送ればいいのか、書き方はどうすべきか悩む就活生も多いでしょう。欠席は単位にも影響するため、用件を正しく伝えられるように、メールを送らなければなりません。

この記事では、教授にメールを送る際の書き方やマナーを解説。社会人になってからも役立つ内容なので、大学生のうちにマナーを身につけておきましょう。

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教授にメールを送る際の書き方

大学の教授にメールを送る際も、マナーを守って書き方を意識しましょう。企業や採用担当者などにメールを送る際と共通する部分も多く、覚えておくと役立ちます。

件名

件名はわかりやすく、簡潔な表現を意識しましょう。また、誰から来たメールなのかわかるように、氏名や大学名を入れておくのもポイントです。
教授は大学内外問わずメールを受信しているので、名前がないと後回しにされてしまう場合も。よくわからない件名だと見逃されてしまう場合があるので、一目でわかるように工夫してください。

メールの件名をつけるコツについては、「良いメールの件名とは？就活シーン別の書き方ポイントや例文を解説」の記事にて詳しく解説しています。

宛名

メール本文に入る前に、宛名を書きましょう。学生が大学の教授宛てにメールをする場合は、名字に先生をつけて「△△先生」とするのが一般的です。

もし、教授と親しくしており、愛称やニックネームで読んでいた場合でも、メールでは先生と送るのがマナー。また、「△△大学△△学科教授　△△先生」と教授が所属する学科や学部を併記することで、より丁寧な印象になるのでおすすめです。

挨拶文

本文のはじめは、挨拶から始めるのがマナー。「いつもお世話になっております」や「いつもご指導をいただき、ありがとうございます」などの挨拶がおすすめです。夜にメールを送る場合は、「夜分遅くに申し訳ございません」と付け足すと丁寧な印象になります。

挨拶のあとには、「△△学部△△学科△△ゼミの△△△△です」と自身の「学部」「学科」「ゼミ」「名前」を述べてください。

文頭の挨拶文で使える言い回し

文頭の挨拶では、次のような言い回しがおすすめです。

もし、初めてメールを送る場合は、次のような言い回しを使いましょう。

いきなり本題に入るよりも、挨拶を挟んだ方が好印象を与えやすいので使うようにしてください。

本文

本文も簡潔に、わかりやすく書きましょう。結論から入るのがおすすめです。たとえば、ゼミの欠席を連絡するのであれば、「△月△日のゼミについて、欠席のご連絡になります」のように結論から書きます。

その後、「面接日と重なってしまい、申し訳ございませんが欠席させていただきます」のように理由を付け加えるのがマナーです。

締めの挨拶

内容を伝え終われば、締めの挨拶も大切です。

「ご多忙のところ恐縮ですが、返信をお待ちしております。よろしくお願いいたします」「ご迷惑をお掛けしてしまい大変申し訳ございませんが、どうぞよろしくお願いいたします」など、自身の用件に対して対処してもらうことへの謝罪の気持ちを伝えましょう。

締めの挨拶で使える言い回し

締めの挨拶で使える言い回しには、次のようなものがあります。

また、謝罪やお礼を述べる場合には、次のような言い回しを使ってみましょう。

締めの挨拶があると、より丁寧な印象を与えられます。社会人になっても必要な言い回しなので、覚えておくのがおすすめです。

署名

メールの最後には、名前や連絡先を書いた署名を入れます。次のような内容を入れておくといいでしょう。

また、本文と署名を分けるために、「-----」など線を使って区切るのがおすすめ。メールでの署名の書き方については、「就活でのメールの署名の書き方は？テンプレートや注意点についても紹介」の記事も参考にしてください。

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教授にメールを送る際のマナー

教授にメールを送る際は、「正しい言葉遣いを使う」「読みやすい文章にする」など、マナーを守って送るようにしましょう。ここでは、3つのマナーを紹介するので守るようにしてください。

学校のメールアドレスを使う

教授にメールを送る際は、大学のメールアドレスを使いましょう。大学指定のアドレスはドメインが大学のものになっているので、教授も学生からのメールだと気づきやすくなります。

大学のメールアドレスがない場合には、一般的に使用されているフリーメールを使っても問題はありませんが、アドレス名は失礼のないものを選びましょう。自分の名前が入っているものであれば、就活でも使いやすいのでおすすめです。

就活でのメールアドレスのマナーは、「就活のメールアドレスはどう決める？基本マナーを解説」の記事を参考にしてください。

読みやすい文章にする

用件がわかるように、読みやすい文章を心がけましょう。無駄な前置きは省き、本題から入るのがコツです。

また、「一文が長くなり過ぎないようにする」「句読点や改行を使って読みやすくする」などもマナー。相手が読みやすいかどうかを意識して、文章を考えるようにしてください。

正しい言葉遣いで書く

基本的なマナーとして、丁寧な言葉と正しい敬語を使いましょう。普段は教授とざっくばらんに話せる関係だったとしても、メールでは「先生と生徒」という立場を意識して送ります。

言葉遣いで注意したいのは、「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」の使い分けです。社会人になってからも必要なので、大学生のうちに覚えておきましょう。

また、絵文字や顔文字、文字の装飾なども、教授あてのメールにはふさわしくないので使わないようにしましょう。この習慣を身につけることで、今後のビジネスシーンでも役立つコミュニケーションスキルを磨くことができます。

メールのマナーについては、「就活メールの正しい書き方は？基本のマナーと構成のポイント」の記事で解説しています。教授へのメールマナーと就活でのメールマナーは共通する部分が多いので、参考になるでしょう。

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教授からのメールに返信する際のポイント

教授からのメールに返信する際に、意識したいポイントを解説します。

返信は素早く行う

教授からメールが届いたら、できるだけ早く返信しましょう。受信から24時間以内に返信するのがマナーとされています。多忙な教授に時間を割いてくれたことに感謝を述べ、確かにメールを受け取ったと伝えてください。

返信する際は、文頭で、「お忙しいところご返信いただきありがとうございます」と記載するのがマナー。その後、メールの内容に応じて返信内容を記入しましょう。教授に対してお礼を伝えるだけの場合は、簡潔にまとめるのがポイントです。

件名はそのままで返信する

メールの件名は書き換えず、そのまま返信しましょう。件名を書き換えてしまうと、どのような内容のやり取りをしていたかがわからなくなるからです。

また、返信の際につく「Re:」についても、残したまま返信してください。やり取りが続いて件名がわからなくなった場合には、1つだけ残して削除しても問題ありません。

件名のマナーについては、「就活のお礼メールの件名は簡潔に！マナーと書き方を解説」の記事も合わせて参考にしてください。

適度に引用を使用する

メールを返信する際は、引用を使うとわかりやすくなります。引用する文章の前に「＞」をつけることで、どんな内容に対する回答かが明確になります。

返信メールはどこまで必要か

教授からのメールに対して返信する際、その後のやり取りが必要かどうかは、メールの内容で判断しましょう。たとえば、教授からの返信が用件の完了を示していたり、「受け取りました」や「返信は不要です」といった内容が含まれている場合は、それ以上の返信は不要です。

このように、相手の意図を読み取り、適切なところでやり取りを終えることが大切です。無駄なやり取りを避けることで、相手の時間を尊重し、効率的なコミュニケーションを図ることができます。

ビジネスメールの返信については「ビジネスメールの返信はどこまで続ける？就活でのマナーや対応を解説」の記事で詳しく解説しているので参考にしてください。

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教授に内定報告のメールを送る場合の注意点

教授に就活の相談をしていた就活生は、内定が決まれば報告するのがマナーです。その際、相手の対場や状況を考慮してメールを送りましょう。内定報告時の注意点を紹介するので、参考にしてください。

内定が決まれば早めに報告する

内定が決まった場合には、早めにメールを送りましょう。教授も選考結果を気にしている場合があります。

ただし、メールを送る際は、時間帯に気を付けましょう。深夜や早朝は避け、日中に送るのがおすすめです。

丁寧なやり取りを行う

内定報告の際も、丁寧なやり取りを意識しましょう。言葉遣いや言い回しに気を付けてください。また、報告だけするのではなく、これまでの感謝や意気込みなどを伝えるのもポイントです。

言葉遣いに不安がある場合は、「正しい言葉遣いをチェック！就活で注意したい話し方も解説」の記事を参考に、勉強しておくのをおすすめします。

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教授にメールを送る場合の例文

ここでは、教授にメールを送る際の例文を紹介します。5つのパターンで例文を紹介するので、状況に応じて参考にしてください。

レポートや課題提出する場合のメール例文

授業の欠席を謝罪する場合のメール例文

質問や相談のためアポイントを取る場合のメール例文

課題提出期限を延長したい場合のメール例文

教授にお礼を伝えたい場合のメール例文

内定が決まったと報告する場合のメール例文

教授から返信がない場合の再送メール例文

教員訪問のアポイントメントを取るためのメール例文

就活場面でよくあるメールについては、「誰も教えてくれない就活メールの基本！そのまま使えるパターン別例文をご紹介！」の記事でも解説しているので参考にしてください。

状況に応じて、ふさわしいメールを送れるように準備しておきましょう。

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挨拶と締めの言葉に使える便利なフレーズ集

メールやビジネスシーンでのコミュニケーションでは、挨拶や締めの言葉が相手に与える印象を大きく左右します。ここでは、状況に応じて使える便利なフレーズを紹介します。

冒頭の挨拶で使えるフレーズ

メールの締めで使えるフレーズ

これらのフレーズを適切に使い分けることで、メールの内容をより丁寧かつ礼儀正しく仕上げることができます。相手に対する配慮を忘れず、状況に応じて言葉選びを工夫しましょう。

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教授へのメールなど就活で役立つマナーを学びたいあなたへ

就活の場面では、企業はもちろん教授へのメールマナーも大切です。社会人になってからも活かせる内容なので、大学生のうちからマナーを身につけておきましょう。

就活の場面では、メール以外にも言葉遣いや服装、立ち振る舞いなどさまざまなマナーがあります。好印象を与えるためには、マナーを身につけておくことが欠かせません。

マナーに不安を抱える就活生は、キャリアチケットにぜひ相談してください。キャリアチケットでは一人ひとりに専任のアドバイザーがつき、抱えている課題に応じてアドバイスを送ります。これから就活準備を始める就活生も歓迎です。

また、就活マナーはもちろん、エントリーシート対策や面接対策などもカバー。内定を獲得するために必要なサポートを実施します。一人で就活を進めるよりも効率的に進められるので、ぜひキャリアチケットを活用してください。

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