このページのまとめ
- 内定承諾書に同意し、内定をもらった企業へ返信することで内定契約となるのが一般的
- 企業からの内定の連絡がメールだった場合は、メールで内定の承諾をしても良い
- 内定承諾書を返送する際には、添え状を同封するのがマナー
「内定の連絡をもらったあと、どのように返事をすれば良いのか分からない」という新卒者も多いでしょう。内定通知を受け取ったら、できるだけ早く電話やメールで、内定承諾の連絡をします。このコラムでは、内定を承諾する際の、電話やメールのマナーについて解説。また、内定を承諾する前に確かめておくべき内容についてもまとめましたので、内定承諾前にしっかり確認をしておきましょう。
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内定承諾と内定までの流れ
企業から新卒者へ、内定の連絡は電話やメール、内定通知書などで知らされます。内定の連絡がきた新卒者は、電話または、メールで内定承諾を伝えましょう。その後、内定承諾書に同意し、内定をもらった企業へ返送することで正式に内定契約となるのが一般的です。
内定承諾は電話で伝えるのがマナーですが、内定の連絡がメールできた場合は、メールで返信しても良いでしょう。
内定承諾で伝えること
内定の承諾を、担当者へ連絡するときには「内定をもらったことに対するお礼」「入社するという明確な意思表示」「入社後、仕事に対する意欲」「不明点の確認」について述べましょう。
まずは、選考の間お世話になったことと、内定をもらったことに対して、感謝の言葉を伝えます。そして、最も重要なのは、内定を承諾するのか、辞退するのかという明確な意思表示。「御社からの内定をお受けいたします」としっかりと伝えることが大切です。さらに、内定を承諾する場合には、入社後の意気込みを一緒に伝えると良いでしょう。最後は、入社までの手続きや労働条件など、不明点があれば、この時点で確認をしてください。
担当者も忙しいなかで対応してくれているので、あまり長く話しすぎないように注意し、簡潔にまとめましょう。
内定承諾の返答期限はいつまで？
多くの企業で内定の承諾は1週間を目安にしていますが、1日でも早く内定承諾の返答をしましょう。内定の連絡がきても、承諾の返答をしなければ内定契約となりません。しかし、回答期限内に結論が出ない、返答までに時間がかかりそうな場合には、早めに内定の保留について採用担当者へ伝えましょう。企業は、入社までの準備や採用計画もあるので、返答期限内に連絡をしないと、迷惑になってしまいます。また、内定取り消しになってしまう可能性もあるので注意が必要です。
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内定承諾をする前に労働条件の確認をしよう
内定承諾書にサインをする前に、「労働契約書」または「労働条件通知書」の内容をよく確認しましょう。これは、内定承諾書とともに郵送されてくるのが一般的で、入社後の労働条件について記載されている書類です。入社後、トラブルにならないように、「労働契約の期間に関する内容」「勤務場所」「業務内容」「給料」など、企業説明会や面接で聞いた内容と異なっていないかを確かめ、不明点があった場合は、担当者へ問い合わせましょう。
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内定承諾を電話で伝える際のマナー
下記からは、電話で内定を承諾する場合のマナーと例文を紹介します。
営業時間内に電話をする
企業への電話は、休日や昼休みの時間を避け、営業時間内に掛けるのがマナーです。ただし、始業直後や就業間際は、業務が立て込むと考えられるので、避けた方が良いでしょう。
落ち着いて話せる環境で電話をする
電話の電波状況や周りの環境を確認し、相手の話がよく聞こえる状況で電話をしましょう。もし、電波が悪かったり、周囲が騒がしかったりした場合、重要な話を聞き逃してしまう可能性があるからです。また、重要な情報が含まれている可能性もあるため、できるだけ周囲に人がいない、静かな場所で電話を掛けることが大切だといえます。
手元にメモを準備する
電話をするときには、いつでもメモが取れるように、ノートやペンを準備しておきましょう。内定承諾をした際に、今後のスケジュールについての話をされることも。電話中、メモの準備をするために、担当の方を待たせることが無いように気を付けましましょう。
電話での内定承諾の例文
以下に電話での内定承諾の会話例を掲載するのでご確認ください。
自分：私、内定の連絡をいただきました〇〇大学の△△と申します。人事部の□□様はいらっしゃいますでしょうか。
-------担当者に電話をかわってもらう-------
自分：この度は内定をいただき誠にありがとうございました。御社からの内定をありがたくお受けしたいと思い、お電話いたしました。
担当者：ありがとうございます。
自分：御社に貢献できるよう努力してまいりますので、これからどうぞよろしくお願いいたします。
担当者：よろしくお願いします。必要書類に関しては後ほどメールでお送りしますね。
自分：ありがとうございます。ご多忙中貴重なお時間をいただき申し訳ありませんでした。それでは、失礼いたします。
疑問点があった場合には、内定承諾の電話で確認をしておきましょう。
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内定承諾をメールで伝える際のマナー
上記でも述べましたが、メールで内定の連絡がきた場合には、メールで内定の承諾をしても良いでしょう。下記からは、内定の承諾をメールで伝える際のマナーと例文を紹介します。
企業からのメールの件名は変更しない
メールで内定の連絡がきた場合、担当者からのメールをそのまま返信しましょう。件名は「Re：＜企業からの件名＞」として、残しておくことで、担当者はどのメールの返信であるか、ということが分かります。
メールアドレスのアカウント名は本名を使う
メールアドレスのアカウント名は本名になっているか確認をしましょう。アカウント名が本名ではない場合、誰からのメールなのかが分かりづらく、ビジネスメールのマナーとしてふさわしくありません。
メールでの内定承諾の例文
下記では、メールで内定承諾をする際の例文を紹介します。
件名：Re：内定のご連絡（○○株式会社）
本文：
（企業名）◯◯株式会社
（部署名）人事部
（担当者名）□□ □□様
お世話になっております。内定の通知をいただきました△△大学の◯◯◯◯と申します。
この度は内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。
貴社からの内定をお受けしたく思います。
入社後は、1日も早く貴社に貢献できるよう努力して参りますので、何卒よろしくお願いいたします。
貴社の皆様と一緒に働ける日を楽しみにしております。
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氏名
△△大学△△学部△△学科 4年
メール：◯◯@××.com
電話：000-0000-0000
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内定承諾書を返送する際のマナー
内定承諾書が送られてきたら、労働条件を確認した後なるべく早く返送しましょう。内定承諾書は企業によって「入社承諾書」「内定誓約書」とも呼ばれ、応募者に内定が出たことを正式に示す書類です。
内定承諾書を返送する際には「添え状」を同封する
内定承諾書といった企業からの必要書類を返送するときは、添え状（送付状、カバーレター）を同封するのがマナーです。添え状とは、書類を送る際に、何が何枚同封されているのかを知らせる挨拶状のことをいいます。
内定承諾書に同封する添え状に入れる8つの項目
下記では、パソコンで作成する際、添え状に記載するべき内容について説明します。
1.日付
提出日の日付を右上に記載します。日付は、添え状を作成した日ではなく、提出日を書くように注意しましょう。
2.宛名
「企業名」「部署名」「担当者名」を左揃えで記載します。
3.差出人情報
「氏名」「大学名」「学科」「学年」「住所」「連絡先」を右揃えで記載します。
4.件名
「内定のお礼と書類送付のお知らせ」といった件名を、中央揃えで記載します。
5.頭語・結語
「拝啓」「敬具」を使うのが一般的です。
6.本文
時候の挨拶、内定をもらったことへのお礼、今後の抱負などを述べます。
7.記書き
本文を完結したあとに、中央揃えで「記」の表記をします。下記の「送付書類の内容と部数」を記載後、最後は右下に「以上」と書いて文章を終わらせましょう。「以上」の下には、なにも書かないように注意します。
8.送付書類の内容と部数
「内定承諾書 1通」というように、提出書類の名前と部数を記載します。
内定承諾書を返送する封筒のマナー
書類と添え状を送るときは、A4サイズが折らずに入る大きさの封筒を使います。茶封筒は事務書類に使用されることが多く、企業によっては「失礼」と受け取られる可能性もあるので、白色の封筒が無難だといえるでしょう。表面に赤字で「内定承諾書在中」と書いておくと、重要な書類だとすぐに分かってもらえます。
また、企業が用意してくれた返信用封筒がある場合は、宛名の「行」に二重線を引き、「様」もしくは、「御中」に書き換えるのを忘れないようにしましょう。
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内定承諾書を提出した後に辞退することはできる？
内定承諾書を提出したあとに辞退することは可能です。しかし、企業は新卒者の入社へ向けて準備を始めています。また、採用予定の人数が減ってしまった場合、再度、採用活動をしなければならない可能性もあるでしょう。万が一、辞退する場合は、できるだけ早く電話で辞退する旨を伝てください。
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