封筒への正しい入れ方は？折り方、向きなど書類送付のマナーを解説

「履歴書を送付する封筒の書き方って？」「書類の入れ方はどうしたらいい？」など、封筒のマナーに悩む就活生は多いでしょう。このコラムでは、封筒の選び方から書き方、入れ方までをまとめて解説しています。また、書類を郵送する時に必要な添え状の役割や、書類を持参する時の渡し方も説明するので、ぜひ参考にしてみてください。封筒全般に関するマナーを知り、採用担当者に好印象を与えられるようにしましょう！

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履歴書を入れる封筒のマナーは大切！

履歴書を入れる封筒は、一番初めに相手の目に触れるものなので、非常に大切です。履歴書やエントリーシートを提出するときは、封筒に入れて郵送するか直接手渡します。ただし、近年では情報のやりとりはEメールが主流になり、封書のマナーを学ぶ機会は減少傾向に。それでも、郵送での提出を求める企業もゼロではありません。これから書類を郵送で提出する方は、このコラムで封筒の作法を学び、マイナス評価を避け、ほかの就活生と差をつけましょう。

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就活で使用する封筒の選び方

就活で使用する封筒は、書類が折らずに入れられる白い封筒がおすすめです。下記で詳しく解説するので、ぜひ参考にしてみてください。

封筒はA4サイズ

封筒は、履歴書を折らずに入れられるサイズを使います。多くの履歴書はA3サイズで、はじめから2つ折りになっているため、それ以上折らずに入れられるA4サイズが良いでしょう。市販の履歴書セットには、書類を三つ折りにして入れる長形封筒がついてきます。しかし、それは使わず買い直すのが無難です。折れ目が多いと、企業がファイリングやコピーをする際に手間がかかってしまいます。

色は白

就活で使用する封筒の色は、白を選びましょう。フォーマルな文書を送る際には、白無地の封筒を使用するのが一般的です。また、履歴書を送付する際には、封筒に赤色の文字で「履歴書在中」と記載するため、白ならその字がはっきりと認識できるという利点もあります。

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封筒に書類を入れるときの4つのポイント

書類を封筒に入れるときは、書類の順番や向きなどに注意しましょう。また、下記のポイントを守ることで、担当者が書類をチェックしやすくなり、印象アップに繋がります。

1.添え状をつける

添え状は「送り状」「カバーレター」とも呼ばれ、書類を郵送する際は同封するのがマナーです。
添え状には、郵便物の内容と目的をひと目で知らせる役割があり、簡単な挨拶と同封した書類の種類、枚数を記載します。添え状はパソコンで作成し、紙はA4サイズのコピー用紙を使用しましょう。なお、添え状は郵便物に同封するものなので、直接書類を手渡す際は必要ありません。

2.書類を入れる順番と向きに注意

書類は封筒の表側から、「添え状→履歴書→エントリーシート→そのほかの書類」の順に封入します。書類は取り出したときに相手が見やすい向きにし、上下がバラバラにならないように気をつけましょう。

3.書類はクリアファイルに入れる

添え状や応募書類はクリアファイルに挟んだうえで封筒に入れましょう。そうすることで雨濡れや折れを防げ、きれいな状態で相手に届けられます。クリアファイルは新品で柄のないものを選んでください。

4.液体のりで封をする

封をする際は、剥がれにくい液体のりを使用するのがおすすめです。また、一度剥がすと開封したことがわかるため、機密保持の点からみても良いでしょう。ただし、購入した封筒にあらかじめ両面テープがついている場合は、そのまま使用してOKです。セロハンテープやスティックのりは比較的剥がれやすいため、避けたほうが無難でしょう。

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添え状に記載する6つのこと

この項目では、添え状に記載する内容を具体的に紹介します。

1.日付

用紙の右上に、投函する年月日を記載します。作成した日ではないので、注意しましょう。

2.宛名

日付から1行分下げて、用紙の左側に会社名と部署名、担当者名を記載します。担当者名がわからないときは「採用ご担当者様」としてOKです。

3.差出人

宛名よりも右下に、自分の大学・学部・学科名・氏名・住所・電話番号・メールアドレスを記載します。

4.タイトル

本文を始める前にタイトルをつけます。

5.本文

ビジネスレターは、「拝啓」のような頭語から始まり、「敬具」のような結語で終わるのがルール。頭語の後には時候の挨拶を入れますが、添え状では季節に関係なく使用できる挨拶文を用いると良いでしょう。

6.記書き

「記」と書き、同封する応募書類の種類と枚数を箇条書きで記載します。すべてを書き終えたら、用紙の右下に「以上」と書いて添え状の完成です。

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封筒の書き方に関する4つの注意点

「封筒に書く住所や宛名は省略しないこと」「履歴書在中は赤字で書くこと」など、書き方に関する基本的な注意点を紹介します。

1.住所や宛名は省略せずに書く

相手と自分の住所は都道府県名から記載し、ビルやマンション名も省略せずに書きましょう。宛名も「（株）」と略したり、企業の通称を使ったりせず、正式名称で記載するのがマナーです。
また、文字を書くときは黒のボールペンを使用してください。消せるボールペンや鉛筆は、内容を書き換えられてしまう恐れがあるため適していません。

2.「様」と「御中」の違いに気をつける

宛先が個人の場合は「様」を、会社名や部署名の場合は「御中」を使います。
「◯◯株式会社 人事部御中 採用ご担当者様」と敬称を併用するのは間違いです。「◯◯株式会社 人事部 採用ご担当者様」もしくは「◯◯株式会社 人事部御中」としましょう。

3.履歴書在中は赤字で書く

封筒表面の左下に、赤字で「応募書類在中」と記載しましょう。企業に封書が届いた際に、開封せずとも中身が分かるので、担当者のもとまで円滑に運ばれます。また、企業には1日に多くの郵便物が届くため、ほかの書類と紛れてしまわないようにするためにも有効です。文字を書いたら、同じく赤い線で囲んでください。このとき定規を使用して真っ直ぐな線にすると印象が良いでしょう。

4.封字の〆の字は間違いやすいので注意

封字の「〆」の字は、バツやカタカナの「メ」と間違いやすいので注意しましょう。なお、手渡しの際は必要ないので、郵送する方のみ記載してください。

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書類を郵送するときと持参するときのマナー

応募書類を郵送するか持参するかの指示は企業によって異なります。郵送する場合、持参する場合、それぞれの注意点をまとめました。

郵送するときに気をつけること

郵送の際は正確な切手料金を調べ、過不足がないようにしましょう。料金は郵便局のWebサイトでも確認できますが、窓口から郵送するとより確実です。就活で使う切手はキャラクター物や派手な柄を避け、普通切手を使うのが良いでしょう。また、書類は締め切りに余裕をもって出すのが理想ですが、間に合わない可能性があれば速達を利用してください。

定形外郵便物の重さごとの郵便料金は以下のとおりです。
・50g以内＝120円
・100g以内＝140円
・150g以内＝210円
（2022年9月時点での料金）

参照元
日本郵便
国内の料金表　手紙・はがき

持参するときに気をつけること

応募書類を持参する場合も、書類はクリアファイルに挟んだうえで封筒に入れます。書類を入れた封筒は鞄の取り出しやすい位置にしまい、スムーズに手渡せるように準備しましょう。書類を持参するときは、相手がその場で確認するため、のりづけはしなくてOKです。
表面には住所を書かず、「応募書類在中」とだけ記載しましょう。裏面には郵送時と同様、自分の住所と氏名を書きます。また、面接官に渡すときは、書類を封筒から出して相手が読みやすい向きで渡してください。面接前に受付で提出を求められた場合は、封筒のまま渡しましょう。いずれの場合も、手渡すときに「お願いいたします」と一言加え、両手で渡すと丁寧な印象を与えられます。

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