就活メールで好感度アップ！好印象につながる書き方や返信方法を例文とともに解説

就活生のなかには、企業とのメールのやりとりに「失礼があったらどうしよう」と不安を感じている人も多いのではないでしょうか。企業にメールを送る際は、読み手の立場に寄り添って考えることが最も重要です。

この記事では、採用担当者からの好感度アップが期待できるメールの書き方や返信の仕方を例文を交えて解説します。最後まで読めば、選考通過につながる適切な就活メールの対処法が身につくでしょう。

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就活ではメールのやりとりが好感度アップにつながる

就活では、企業の採用担当者とメールのやりとりをする機会が多々あります。基本的にメールは、ただの連絡手段として活用されており、選考結果への直接的な影響は少ないでしょう。

ただし、就活において企業と学生の数少ない接点であるのは間違いないため、メールの対応次第で選考を担当する社員に与える印象は大きく変わります。

基本的なビジネスマナーや言葉遣いを押さえたうえで、相手への気遣いや配慮ができているメールを送れば、採用担当者からの印象はよくなるはずです。また、要件を分かりやすくまとめたメールを送ることで、文章力や情報伝達能力など、社会人に必要な基礎能力のアピールにもつながるでしょう。

もちろん、採用担当者はメールのやりとりだけで合否を判断しているわけではありませんが、志望者が多い場合、上記のようなポイントができていないことが原因で選考に落ちるケースも考えられます。

就活において、何気ないやりとりが間接的に選考の結果を左右する可能性も考慮し、少しでも採用担当者に好印象を与えられるようなメール対応を意識しましょう。就活で企業とメールのやりとりを行う代表的なシーンは、以下の通りです。

基本的には、企業からの連絡や通知に対して返信する形ですが、選考の結果に対してお礼を述べたり、日程の希望を伝えたりなど、自発的にメールを送ったほうがよいケースもあります。

したがって、採用担当者の好感度を上げるためには、就活のシーンに適したメールの書き方を学ぶ必要があるでしょう。就活メールの基本マナーや例文を確認したい人は「就活メールを送る時間は何時がベスト？マナーと例文まとめ」もあわせてご確認ください。

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就活で好感度アップにつながるメールの書き方6選

就活で企業に送るメールには、フォーマットが存在します。そのため、どのような要件のメールを送る場合でも、基本構成や宛先、署名などの配置は同じです。

ここでは、就活における基本的なメールの書き方を解説します。採用担当者に好印象を与えられるメールを書くためにも、まずは就活メールの基礎を把握しましょう。

1.一目見ただけで内容が分かる件名をつける

就活で企業に送るメールを書く際は、一目で内容が分かるような件名にする必要があります。例えば、内定通知に関するお礼を送る場合は「件名：内定のお礼　キャリアチケット大学△△学部△△学科　田中一郎」のように、誰がどのような要件でメールをしたのかが分かる件名をつけましょう。

採用担当者は1日に何通もメールを確認するため、内容が分からないメールは開封されなかったり、対応を後回しにされてしまったりするケースもあります。

その点、簡潔に情報がまとめられた件名であれば、本文を開かずとも内容が分かるので、相手の手間を省けるだけでなく、優先的に開封してもらえる可能性が高まるでしょう。

2.一番上に宛先を記入する

ビジネスメールの基礎として、宛名は忘れずに記載してください。具体的には、本文の1行目に「株式会社△△　人事部　採用ご担当　△△様」というイメージで、企業名と採用担当者名を明記しましょう。

宛先を記入する際は、企業名は略さずに正式名称を書くのが基本です。会社名を正式名称で書くのはもちろん、「株式会社」を「（株）」と略したり、担当者名を苗字や名前だけ記入したりするのも避けましょう。

なお、担当者名が分からない場合は、会社名または部署名だけを記載すれば問題ありません。ただし、採用担当者が宛先であれば「様」、企業や部署の場合は「御中」が正しい敬称になるため、書き分けるように注意しましょう。

3.本文の書き出しで挨拶と自己紹介をする

就活メールでは、宛先の下に挨拶文と自己紹介を書く必要があります。「お世話になります。キャリアチケット大学△△学部△△学科の田中一郎と申します」というように、基本情報を記載しましょう。

なお、2回目以降のやりとりや、すでに面識がある場合は「お世話になります」よりも「お世話になっております」と書くのが適切です。また、「面接ではありがとうございました」など、直近の接点を挨拶に交えると、顔と氏名が一致しやすくなるでしょう。

4.簡潔に本題を述べる

挨拶と自己紹介に続く一文では、簡潔に本題となる結論を伝えてください。

例えば、内定獲得後のお礼メールを送る際は「この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。謹んでお受けしたいと思います」といった形で、内定をもらったことに対する感謝の気持ちと回答を述べましょう。

要点から伝えるのは、初歩的なビジネスマナーの一つです。メールでもその原則は変わらないため、前置きは最低限にして、結論を簡潔に述べましょう。

5.締めの挨拶を伝える

就活メールには、締めの挨拶も必要です。基本的には「よろしくお願いします」といった定型文を記載すれば問題ありません。

ただし、それだけだと唐突な印象があるため、クッション言葉をうまく活用するのがおすすめです。「お忙しいところ誠に恐縮ですが」や「ご多用の折、恐れ入りますが」など、自分のために時間を割いてくれている感謝が伝わるような一文を添えて、締めの挨拶としましょう。

6.最後に署名を書き記す

メールの最下部には、署名も忘れずに書いてください。以下のように、氏名や学校、学部などの簡単なプロフィールと住所、連絡先を記載しましょう。連絡先は、電話番号とメールアドレスを書くのが基本です。

上記のように、署名と一目で分かるように罫線などで囲むと親切です。なお、郵送などのやりとりがない場合は住所を省略しても構いませんが、判断が付かない場合もあるので、念のため記載しておくとよいでしょう。

就活メールの基本構成や書き方を詳しく知りたい人は「就活メールの正しい書き方は？基本のマナーと構成のポイント」もあわせてご確認ください。

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就活で好感度アップにつながるメール返信術4選

就活で企業から送られてきたメールに返信する場合、可能な限り早めに対応するのはもちろん、件名を書き換えずに送る、自分の送信でやりとりを終わらせるなど、いくつかのポイントが存在します。

それらのポイントを意識することで、社会人としてふさわしいメール対応ができる点が採用担当者に伝われば、好印象につながりやすくなるでしょう。ここでは、就活で好感度アップが期待できるメールの返信術として、4つのポイントを紹介します。

1.基本的に自分の送信でやりとりを終わらせる

企業からのメールに返信する際は、基本的に自分の送信でやりとりを終えるのがマナーです。たとえ、プライベートでは返信しない些細な内容のメールでも必ず返信しましょう。

ただし、メールの内容次第では、返信が必要ない場合もあります。例えば、企業から送られてきたメールに「返信不要」と明記してある場合は、自分の送信で終わらせる必要はありません。

なお、こちらの要件が済み、これ以上やりとりが不要な場合は、結びの言葉を用いてください。具体的には「何か疑問点などがありましたら、改めてご連絡させていただきます」や「引き続き、どうぞよろしくお願いいたします」などと記載し、要件がなければ返信不要である旨を伝えましょう。

2.可能な限り早く返信する

企業からのメールには、可能な限り早く返信することが大切です。明確なルールはありませんが、目安としてメールが届いた当日中の返信を心がけましょう。

先方の好感度を上げたいなら、返信が遅れる場合でも、24時間以内には対応するべきです。1日の終わりにメールフォルダを必ず確認し、翌日の朝に届くように返信してください。

なお、やむを得ない事情で返信が24時間以上滞ってしまう場合は、遅れたことに対する謝罪の一言を添えると印象がよくなるでしょう。

3.件名は書き換えずに返信する

就活メールに返信する際は、件名は書き換えずにそのまま送るのが基本です。

返信時は件名に「RE:」が表示されますが、削除する必要はありません。「RE:」の表記は、採用担当者が「自分が送ったメールに対する返信だ」と一目で判断するために必要です。

なお、メールのやりとりが続くと、その分「RE:」の表示数が増えます。その場合、件名が読みづらくなる可能性もあるため、「RE:」は最大3つ程度に留め、残りは適宜削除するとよいでしょう。

4.「Cc」のアドレスにも返信する

企業から送信されたメールの「Cc」欄に別のアドレスが入っている場合は、宛先を変更せずに返信してください。メールの「Cc」とは、カーボンコピー（Carbon Copy）の略で、直接的にやりとりはしないものの、情報を共有しておきたい宛先を意味します。

したがって、返信時に宛先を変更してしまうと、メールの再転送など、採用担当者に無駄な手間を取らせてしまう可能性があるわけです。企業は情報を共有したいからこそCcを付け加えているため、送信時と同じ宛先への返信を心がけましょう。

就活におけるメール返信のポイントや例文を確認したい人は「企業のメールを確認したら、必ず返信を送ろう！」もあわせてご確認ください。

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より好感度が高まる就活メールを仕上げるコツ3選

メールのやりとりで採用担当者の好感度アップを目指すなら、相手への気遣いや思いやり、丁寧さなどが伝わる表現を意識する必要があります。場合によっては、本来ならメールで済ますところを、手書きの手紙で感謝を伝えるのも効果的な方法です。

ここでは、採用担当者からのさらなる好感度アップが期待できる就活メールを仕上げるコツを3つ紹介します。

1.常に相手への気遣いを心がける

就活におけるメールのやりとりで、相手に好印象を与えるには気遣いが大切です。忙しい採用担当者に無駄な手間をかけさせたり、不快な思いをさせたりするのを防ぐために、以下のようなポイントを意識しましょう。

前提として、就活におけるメールのやりとりは、連絡事項を伝えるために行われます。そのため、最低限、失礼のない範囲で簡潔に情報をまとめることが重要です。

メールの往復をできるだけ少なくできるよう、確認事項を減らしたり、返信不要の旨を伝えたりするのはもちろん、あまりにも長文で熱意や感謝を伝えるのもおすすめしません。気持ちを伝えるためとはいえ、自己アピールを含む文章を長々と送ってしまうと「読み手側への配慮が欠けている」「TPOを意識した行動ができない」というマイナスな印象を与える可能性もあります。

また、企業側の事情を考えず、休日や夜間にメールを送信するのも避けたほうがよいでしょう。タイミング的にどうしても就業時間外の返信になってしまう場合は、お詫びの一文を忘れてはいけません。

どのような状況でも「目上の人に連絡させていただく」といった意識と気遣いの気持ちを忘れずに、丁寧な対応を心がけましょう。

2.あたたかみのある一言を添える

就活でメールのやりとりをする際は、文章のあたたかみも意識する必要があります。

就活で使用するビジネスメールは、形式上どうしても無機質かつ冷たい印象を与えやすいものです。だからこそ、相手を思いやる一言を添えるように意識すると、文章に人間味が生まれ、好印象につながりやすくなります。

具体的には、以下のようなクッション言葉や感謝を伝える表現を使用して、相手への配慮と心遣いを伝えるとよいでしょう。

上記のような一言を添えるだけで、相手が受け取る印象は大きく変わります。採用担当者からの印象を上げたいなら、積極的に活用するのがおすすめです。

3.手書きの「お礼状」を送るのもおすすめ

ほかの就活生との差別化を狙うなら、メールではなく手書きの「お礼状」を送るのも一つの手段です。あえて手間をかけて、直筆の手紙を書くことで、丁寧な印象や熱意の強さをアピールできるでしょう。

ただし、お礼状は郵送で送る場合が多いため、採用担当者の手元に届くまでに時間がかかります。手早く送信できるメールのほうが適切な場合もあるので、状況に合わせて使い分けましょう。

お礼状の書き方のポイント

お礼状を書くにあたって、縦書きと横書きはどちらでも構いません。絵柄のある便箋は避け、シンプルなデザインが好ましいでしょう。できれば白無地を選択するのが無難です。

なお、書き間違えた際には、修正液や修正テープを使用できません。新しい便箋に書き直す必要があるため、まずは下書きを入念に行ってから清書に移りましょう。

また、お礼状を書く際は「拝啓」や「謹啓」といった頭語を記載するのがマナーです。拝啓には、「つつしんで申し上げます」という意味があります。結語の「敬具」とセットで使用するのが基本的な使い方です。ビジネスシーンでも使用頻度が高い頭語といえるでしょう。

一方、謹啓も拝啓とほぼ同じ意味ですが、用途は異なり、結語は「敬白」「謹白」「謹言」です。一般的には拝啓よりも、さらに敬意が高い相手に送る手紙に使用します。

文章を書き終えたら、入念にチェックし、遅くとも翌日には投函してください。メールと同様、できるだけ迅速な対応が好感度アップの鍵といえるでしょう。

お礼状の例文

お礼状やお礼メールのマナーや書き方を詳しく知りたい人は「送る？送らない？就活におけるお礼状やメール」もあわせてご確認ください。

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就活のシーン別！好感度アップにつながるメール例文

採用担当者の好感度アップが期待できるメールの具体的な書き方を知りたい学生のために、例文を紹介します。就活のシーンごとに参考になる例文を用意したので、ぜひご活用ください。

内定を承諾する際のお礼メールの例文

内定を辞退する際の謝罪メールの例文

一次選考通過の通知に対するお礼メールの例文

書類選考通過の通知に対するお礼メールの例文

就活における書類選考通過メールの返信マナーを詳しく知りたい人は「書類選考通過メールの返信マナーを解説！印象をよくするコツや例文も紹介」もあわせてご確認ください。

日程調整メールの例文

就活における日程調整メールの返信マナーや例文を確認したい人は「日程調整メールの返信マナーとは？シチュエーション別の例文つきでご紹介」もあわせて参考にしてください。

質問メールの例文

就活で企業に送る質問メールの書き方を詳しく知りたい人は「就活で企業に送る質問メールの書き方を解説！注意点や例文も紹介」もあわせてご確認ください。

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好感度が下がりやすい就活メールの特徴5選

就活で好感度が下がりやすいメールには、適切な言葉遣いができていなかったり、誤字脱字があったりといった文章面だけでなく、改行や文字装飾などの見せ方の問題もあります。また、メールの本文は適切でも、メールアドレスが原因で印象が悪くなるケースもあるようです。

ここでは、好感度が下がりやすい就活メールの特徴を5つ紹介します。自分のメールに当てはまる部分がないかチェックしてみましょう。

1.適切な言い回しや言葉遣いができていない

就活メールで適切な言い回しや言葉遣いができていない場合、採用担当者からの好感度は下がる可能性があります。具体的には、以下のようなポイントに注意しましょう。

例えば、企業を指す言葉として、メールでは書き言葉の「貴社」を使用しますが、面接など口頭で伝える際は「御社」を使用するのが一般的です。

また、「了解しました」や「すみません」といったビジネスシーンでは不適切とされる表現にも注意しなければなりません。同意を示す場合は「かしこまりました」や「承知いたしました」、謝罪する際は「申し訳ございません」など、社会人としてふさわしい言葉を使用しましょう。

2.誤字脱字がある

就活メールにおける誤字脱字は、採用担当者の評価を下げる原因になります。それほど文量が多くないメールのなかで、誤字脱字があると「注意力が不足しているのでは」「志望度が低いのでは」といったマイナスのイメージにつながりかねません。

また、「入社後の仕事のなかでも同じミスをしかねない」と判断されれば、選考通過の妨げになる可能性もあります。特に、宛名や日程など重要な情報に誤字脱字があると、評価を大きく下げる原因になりかねません。

そのようなミスを防ぐためにも、メールを書き終わったらそのまま送るのではなく、徹底的にチェックしたうえで送信しましょう。

3.改行がなく読みづらい

改行が少なく、読みづらいメールも採用担当者からよい印象を持たれない傾向があります。

文章が長く続くと読みづらいだけでなく、読み手に圧迫感を与えてしまうものです。仕事のなかで1日に何通もメールをチェックする採用担当者にとって、読みづらいメールはストレスの対象になりかねません。

場合によっては、本文を読む気が削がれてしまい対応が後回しになったり、情報伝達能力が低いと判断されたりする可能性もあります。逆に、読み手の視点を考慮して、改行などの細かい部分にも気を回せると「丁寧な仕事をしそう」といった好印象につながるケースもあるでしょう。

4.文字を装飾している

就活で企業に送るメールでは、基本的に文字の装飾はNGです。先方のメールソフトやブラウザ次第では、装飾箇所が正しく反映されない可能性もあります。そのため、強調したい部分に色付けしたり、太文字を使用したりするのは避けましょう。

また、当たり前ですが、顔文字や絵文字などを使用するのも、ビジネスメールでは不適切です。ほかにも、「（笑）」などのカジュアルな表現は使わないようにしましょう。

5.不適切なメールアドレスを使用している

本文の内容だけでなく、メールアドレスも採用担当者の印象を下げる原因になりかねません。例えば、以下のようなメールアドレスは就活用として不適切です。

一方、就活用として印象のよいメールアドレスとしては、以下のようなものが挙げられます。

上記のようなシンプルかつ、自分も相手も覚えやすいメールアドレスを使用しましょう。

就活用のメールアドレスの決め方をさらに詳しく知りたい人は「就活のメールアドレスはどう決める？基本マナーを解説」もあわせてご確認ください。

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適切な就活メールで好感度アップを目指すあなたへ

就活生のなかには「企業に送るメールの書き方が分からない」「送られてきたメールに対してどう返信すべきだろう」と悩んでいる人もいるのではないでしょうか。

就活ではビジネスマナーに則したメール対応が求められるため、社会人経験のない学生が混乱してしまうのは仕方のないことかもしれません。とはいえ、これから社会に出るにあたって間違いなく必要なスキルなので、就活を通して身につけておくのが賢明でしょう。

そのような就活で求められるビジネスマナーや、適切なメールの対応方法を学びたい人は、「量より質」の新卒就活エージェント「キャリアチケット」へご相談ください。

キャリアチケットでは、就活準備や選考対策はもちろん、面接やメールのやりとりに必要なビジネスマナーの指南まで、学生の悩みに寄り添う総合的なサポートを実施しています。

採用担当者からの好感度アップにつながるメールの書き方や返信方法を覚えて、内定獲得に近づきたい学生は、ぜひキャリアチケットをご活用ください。

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