就活の応募メールのマナーは？記載内容や注意点を例文付きで解説

就活の応募メールは、企業への最初のアプローチです。ビジネスメールは、送信・返信方法などのマナーを守る必要があります。適切な方法で応募メールを送り、円滑に就活をスタートさせましょう。

この記事では、応募メールの内容や書き方を例文付きで解説しました。マナーや注意点、履歴書の作成・送付方法も解説したので、内定獲得に繋げたい方は参考にしてください。

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就活の応募メールはわかりやすく書くことが重要

就活で応募企業にメールを送る際は、用件をわかりやすく記載することが重要なポイントです。用件がわかりづらいメールは、よい印象を持たれにくくなる恐れがあります。

採用担当者は就活が始まると、就活生の対応や面接などで忙しくなるでしょう。応募メールでは、可能な限り簡潔に用件を伝えることを意識し、基本的なビジネスマナーを身に付けてください。

就活のマナーについては、「知っておきたい就活のマナー！面接時の入室と退室の仕方」も参考にしてください。

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初めて就活の応募メールを送る際におすすめの書き方

就活が始まると企業とメールでやりとりすることが増えます。面接以前の書類選考に際して履歴書をメールで送る場合、メールの内容がビジネスマナーに沿ったものかどうかは、企業に与える第一印象を大きく左右します。

正しい書き方をしっかりマスターして、よいスタートを切りましょう。

件名では簡潔に用件を伝える

件名は、簡潔かつわかりやすく用件を伝える必要があります。企業には、就活生だけでなく、取引先やお客様などたくさんの人からメールが届きます。「[履歴書のご送付] レバ大学・新卒太郎」のように、件名を見ただけで「どのような用件なのか」「誰から送られてきたのか」がわかるような件名を心がけましょう。

本文は宛名から記載する

本文は以下の内容で構成します。

宛名には先方の名前を記載します。相手の名前を間違えることは失礼にあたるため、送信前に必ず確認してください。

宛名は、会社名、部署名、役職名、氏名の順に入力します。氏名には「～様」、企業名や部署名には「～御中」を付けましょう。担当者名が不明な場合は、「採用ご担当者様」と表記することが多いです。採用担当者の名称は企業ごとに異なるため、企業の募集要項を確認しましょう。

挨拶文を記入する

本文で宛名を書き終えたら、挨拶文を記載します。ビジネスメールは、まず自己紹介・挨拶から書き始めることが一般的です。

「お世話になっております」「突然のご連絡失礼いたします」などと一言添えることで、丁寧な印象になり、社会人としてのイメージが付きやすくなるでしょう。

普段使用するチャットなどのSNSではすぐに本題に入ることが多いかもしれません。しかし、ビジネスメールでは失礼にあたります。

用件はわかりやすく書く

用件は、わかりやすく簡潔に伝えることを意識して書きましょう。「募集要項を拝見したこと」や「応募を決めたこと」、履歴書の添付がある場合にはその旨などを記載します。

結びの言葉で締めの挨拶をする

用件を伝えたら、締めの挨拶文を挿入します。「お忙しい中恐れ入りますが、ご確認頂けると幸いです」「ご多忙の中恐縮ですが、よろしくお願いいたします」などの記載が一般的。

採用担当者からは、ビジネスメールのマナーを理解していると捉えられます。挨拶をしっかりすることで、丁寧な印象にもつながるので、結びの挨拶は必ず記載しましょう。

署名には連絡先を記載する

署名には、大学名、学部・学科名、氏名、電話番号、メールアドレスを載せます。氏名のあとにローマ字かひらがなで読み方を示すとより親切です。

署名は自動でメールの文尾に挿入されるように設定しておくと手間もかかりませんし、付け忘れることもありません。ご利用のメーラーで設定しておきましょう。

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就活の応募メールに関するマナー

就活生の応募メールに関するマナーをご紹介します。社会人の常識やマナーを知ることで、企業に対して丁寧な印象を与えられるでしょう。

企業の営業時間に合わせて送信する

応募メールを送る際は、企業の営業時間にあわせて送るようにしましょう。メールは電話と比べて営業時間外でも送りやすいものですが、メールの通知が届いて対応せざるを得ない状況を作ってしまうこともあります。

営業時間外や休憩時間は避け、できるだけ営業時間内に送ったり、始業直後など忙しい時間帯を避けたりするのがおすすめです。

できる限り早く返信する

応募メールに返信が来た場合には、できるだけ早く返信しましょう。応募メールの返信には日程調整の連絡が来ていることが多く、早めの調整が好ましいからです。

返信するのが遅れてしまうと、候補日がすでに埋まってしまい、再調整が必要になる場合もあります。お互いにとって手間になってしまうので、メールは1日以内に返すように心がけましょう。

返信不要なケースもある

企業からのメールには、返信不要の場合もあります。たとえば、メールに「返信不要です」と記載されているケースは、返信をしないことがマナーです。

また、日程や指示の連絡に対して返信が完了し、確認作業ができている場合も返信する必要はありません。「ありがとうございました」だけの内容など、返信することで手間をかけてしまう場合もあるので、返信不要なケースを覚えておきましょう。

どこまでメールを送るか迷う場合は、「ビジネスメールの返信はどこまで続ける？就活でのマナーや対応を解説」の記事をぜひ参考にしてください。

就活用のメールアドレスを作成しておく

企業との連絡に備えて、就活用のメールアドレスを作成しておきましょう。企業からの連絡を見落とさないようにしたり、メールアドレスで誰かわかるようにしたりするためです。

プライベートのメールアドレスを使用すると、ほかのメールと混じって企業の連絡を見落とすことが増えます。大事な連絡を見落とし、選考に参加できなくなるのはもったいないことです。

また、プライベートのメールアドレスを使う場合、アドレスで誰かわからないことが多くあります。意味のない文字列など就活場面にふさわしくないアドレスにしてしまっている場合もあるため、就活用にメールアドレスを作っておくのがおすすめです。

就活にふさわしいメールアドレスの決め方は、「就活のメールアドレスはどう決める？基本マナーを解説」の記事で解説しているので参考にしてください。

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就活の応募メールに添付する履歴書の作成方法

最近では履歴書をメールで送信したり、指定場所へアップロードしたりするなど、ネット上でのやりとりが増えています。企業への応募メールを送る際も、履歴書の提出を求められることがあります。
さっそく、履歴書データの作成方法について見ていきましょう。

手書きではなく、パソコンでの作成がおすすめ

メールに履歴書を添付する場合には、パソコンで作成するのがおすすめ。作成がしやすく、府データで送りやすいメリットがあります。

手書きの履歴書を作成した場合は、コピー機などでスキャンし、データにして送ることも可能です。しかし、スキャンをした結果、履歴書が読みにくくなってしまう可能性もあるので必ず確認しましょう。

WordやExcelなどのテンプレートを使用する

履歴書のデータは、WordかExcelで作りましょう。インターネット上に無料でダウンロードできるテンプレートが豊富にあり、便利です。

テンプレートを利用する時は、JIS規格に準じたものか、一般用の履歴書を選んでください。転職者向けのものや、アルバイト・パート用のものは避けましょう。

データ化した証明写真を用意する

履歴書やエントリーシートをデータで送る場合に備えて、証明写真もデータに残しておくのがおすすめです。データ化しておくと簡単に貼り付けることができ、書類を準備しやすくなります。

写真館で証明写真を撮影した場合は、写真データも一緒にもらっておきましょう。依頼する前に、データがもらえるかチェックしておくと安心です。

証明写真機で撮影する場合も、データでダウンロードできる場合があります。利用前にデータ化できるかを確認しておきましょう。証明写真をデータ化する方法については、「証明写真のデータ化はどうやる？4つの方法や実施時の注意点を解説」の記事も参考にしてください。

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就活の応募メールに添付する履歴書の送付方法

就活の応募メールに添付する履歴書の送付方法をご紹介します。

データをPDFに変換する

WordやExcelで作成したデータは、PDFに変換して保存しましょう。PDFファイルは編集ができないため、提出用のファイルに適しています。

また、PDFの閲覧はスマートフォンやパソコンなど閲覧する環境に左右されません。先方の端末でファイルが開けなかったり、開いた時に表示が変わったりする心配がないためおすすめです。

ファイル名は中身がわかるものにする

添付するファイルにはファイル名を見ただけで何のデータかわかるような名前を付けましょう。「20230601_履歴書_新卒太郎」のように、日付とデータの内容、自分の名前を記載するのがおすすめです。

採用担当者は多くのデータを受け取っており、ファイル名で内容がわからないと1つずつ確認しなければなりません。ファイル名だけでデータの内容がわかるようにしておくのも1つのマナーです。

パスワードを設定する

履歴書をメールに送付する際は、個人情報保護の観点からパスワードの設定が大切です。履歴書をExcelやWordで保存する際に、以下の手順でパスワードを設定できます。

パスワードを設定する場合は、ファイルとパスワードは別々のメールで送ります。別々のメールで送ると、片方を誤った宛先に送ってしまった場合でもファイルを開くことができません。誤送信をしないことが一番ですが、データとパスワードを別々に送信することで情報漏洩を防げるでしょう。

履歴書をデータで作成する方法に関しては、「エクセルで履歴書を作成するメリットとは？注意するべきポイントを解説」も参考にしてください。

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就活の応募メールを送る場合の注意点

就活の応募メールを送る場合の注意点をご紹介します。送信前に内容を確認し、不備や失礼のないようにしましょう。

誤字脱字に気を付ける

メールを送信する前に、誤字脱字がないか確認することが大切です。誤字脱字があると「仕事でもミスがある」「確認せずに動いてしまう」など、マイナスな印象を与えるかもしれません。

また、誤字脱字のせいで、意図した内容と異なる意図で伝わってしまう可能性があります。応募メールの場合は、面接日時のミスが起こりがちなので、送信前に再度確認するようにしてください。

ファイルを添付したか確認する

履歴書やエントリーシートなど、添付ファイルを忘れていないか確認しましょう。添付ファイルがないせいで評価を下げたり、担当者に迷惑をかけたりしてしまいます。

また、ファイルを送る際は企業の指示やルールに従っているかどうかも確認しておきましょう。指示通りではないと応募を受け付けてもらえない可能性もあるので気をつけてください。

就活で送るメールの基本的なマナーについては、「就活メールを送る時間は何時がベスト？マナーと例文まとめ」の記事でも詳しく解説しています。

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就活の応募メールの例文

応募メールの例文をご紹介します。箇条書きや改行を活用し、シンプルかつ見やすい文面を意識してメールを作成してください。

履歴書添付の応募メール

パスワードを連絡するメール

説明会の応募メール

面接辞退メール

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就活の応募メールの書き方や返信方法に自信がない方へ

就活で企業に送る応募メールは、件名や本文で、用件を的確に記載することが大切です。応募メールを作成する際には、この記事で紹介したポイントや例文をお役立てください。

就活生の中には、「作成した応募メールの書き方や返信方法に誤りがないか」と不安に思う方もいるでしょう。「応募書類やメールについて相談したい」という就活生は、キャリアチケットの就職支援サービスもご利用ください。

専任のアドバイザーが、採用者の視点からメールのマナーや身だしなみ、面接の受け答えをチェックし、的確なアドバイスを行います。

適性や選考突破のコツ、志望動機の書き方など、就活に関することなら何でもご対応可能です。サービスは無料で利用可能ですので、お悩みの就活生はぜひご活用ください。

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