このページのまとめ
- インターンシップの断り方は電話連絡が基本
- インターンシップの断り方が悪いと本選考に影響を及ぼす可能性がある
- インターンシップの断り方では辞退が決まればすぐに連絡するのがポイント
「インターンシップに参加できないけど断り方がわからない」「参加を断ると選考に影響はあるの？」などと悩む就活生もいるでしょう。インターンシップとほかの予定が被ってしまい、断らなければならない場合もあります。その際、失礼のないように、丁寧に断るのが重要です。
この記事では、インターンシップの断り方のポイントや、電話やメールで伝える際の伝え方を紹介しています。無断欠席はせずに、必ず連絡してください。
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インターンシップは辞退しても大丈夫？断り方を解説
インターンシップは辞退しても大丈夫です。本選考で不利になるわけではないので、安心してください。就活をしていると、ほかの予定と被ってしまったり、体調を崩したりしてしまう場合もあるでしょう。
ただし、大切なのはインターンシップの断り方です。失礼のないように、マナーを守って断るようにしてください。
基本は電話で連絡する
インターンシップの参加を断る場合、基本的には電話で連絡するようにしましょう。キャンセルなどの重要な連絡の場合、電話で伝えるのがマナーと考える採用担当者もいるからです。
特に、インターンシップの開催日が近づいている場合は、電話で連絡してください。企業はインターンシップに向けて準備しており、参加者が減ることで対応や準備を変更しなければならない場合もあります。
電話のかけ方については、「企業に電話を掛ける時間はいつ？マナーと例文を紹介」の記事で解説しているので、ぜひ参考にしてください。
電話がつながらない場合はメールで連絡する
電話がつながらない場合、メールで連絡するようにしましょう。メールは時間を気にせず送れるメリットがあり、採用担当者も時間があるときに確認できます。
ただし、メールの場合にはトラブルに注意しましょう。「メールが届いていない」「迷惑メールとみなされてしまった」「採用担当者が見落としてしまった」などの事態も考えられます。
もし、メールを送っても返信がない場合には、電話をかけるようにしましょう。連絡ミスを防ぐために、電話とメールの両方を使うのもおすすめです。
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インターンシップの断り方が就活に与える影響
インターンシップの断り方次第では、「本選考で評価が下がる」「志望度が低い印象を与える」などの影響を及ぼします。ここでは、断り方が与える影響について解説するので、参考にしてください。
悪印象を与えて本選考で評価が下がる
インターンシップの断り方次第では、悪印象を与えて評価が下がるかもしれません。マナーを守り、丁寧に断るようにしてください。
たとえば、断る際の電話マナーが悪かったとします。採用した場合でも、「電話対応でお客さまに迷惑をかけるかもしれない」と評価されるかもしれません。
内定を獲得するためには、選考以外での対応にも気を付ける必要があります。参加を断る場合でも、失礼のないように振る舞いましょう。
志望度が低い印象を与える
インターンシップの断り方によっては、志望度が低い印象を与えるので注意してください。辞退する場合でも、伝え方や態度によっては、熱意を伝えられる場合もあります。
たとえば、日程が合わなくて参加できなくても、別の日程で参加できないか相談するのも1つの方法です。別日程で参加できなくても、意欲は伝わるでしょう。
参加辞退だけを伝えてしまうと、「自社には興味がないのだろうか？」と思われてしまいます。日程変更を依頼するなど、工夫するようにしてください。
大学やほかの学生に迷惑をかける場合がある
断り方が悪ければ、大学やほかの学生に迷惑をかける場合もあるので注意しましょう。自分だけではなく、同じ大学全体の印象にも関わるからです。
特に、大学のキャリアセンターを通して申し込んだ場合には、要注意になります。印象を悪くした結果、大学にインターンシップの案内がこなくなるかもしれません。
キャリアセンターを通していなくても、大学名は企業にわかっています。大学やほかの学生に迷惑をかけないためにも、失礼のないようにしてください。
社会人に必要なマナーについては、「社会人としての心構えとは？必要なマナーや面接での答え方」で解説しています。就活全般に必要なので、ぜひ参考にしてください。
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インターンシップの断り方のポイント
ここでは、インターンシップの断り方のポイントを解説します。断る時こそ丁寧な対応が必要になるので、参考にしてください。
辞退が決まったらすぐに連絡する
インターンシップを断る際は、辞退が決まったらすぐに連絡しましょう。インターンシップ参加に向けた選考中であっても、辞退連絡はしてください。
企業側も、インターンシップ実施に向けて準備を進めています。一人少なくなることにより、別の参加者に連絡したり、グループ分けを変えたりなどの対応が必要です。
余裕をもって連絡ができれば、企業側も対応しやすくなります。開催日が近づくほど迷惑になってしまうので、すぐに連絡するようにしましょう。
営業時間内に連絡する
断りの連絡をする際は、営業時間内に連絡しましょう。営業時間外の連絡は、マナー違反とみなされるケースが多いからです。電話で連絡しても、そもそもつながらない場合もあるでしょう。
メールについても、営業時間内に送るのが無難です。深夜に送ってしまうと、「生活リズムに問題があるのだろうか？」と思われるかもしれません。連絡のつきやすさを考えても、営業時間内での連絡がおすすめです。
失礼にならないように辞退する
参加を辞退する際は、失礼にならないように断りましょう。特に、辞退理由の伝え方には注意しなければなりません。
たとえば、「△△社のインターンシップと日程が被ったため」のように、競合他社を出すのはNGです。「△△業界に興味がなくなった」のような内容も、失礼にあたります。
辞退理由を伝える際は、「学業を優先するため」「就活を考え直した結果、△△について学びたいと思うようになった」などのように、失礼のないように伝えてください。
また、参加しないからといって、連絡しないのはNGです。「就活でばっくれるとどうなる？リスクと正しい辞退方法を知ろう」で詳しく解説しています。
インターンシップには短期や1dayもあり、「長期ではないから大丈夫」と思うかもしれません。しかし、無断欠席は期間や内容に関わらず、マナー違反なので気を付けましょう。
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インターンシップの断り方の例文【電話の場合】
ここでは、インターンシップの断り方の例文を紹介します。電話をかける際の対応を状況別に紹介するので参考にしてください。
電話がつながったとき
「お世話になっております。△△大学△△学部△△学科の△△と申します。インターンシップの件でご連絡いたしました。お忙しいところ恐れ入りますが、△△様（担当者）をお願いできますか。」
担当者につながったとき
「お世話になっております。△△大学△△学部△△学科の△△と申します。ただ今お時間よろしいでしょうか。」
「先日は、インターンシップのご案内をいただきありがとうございました。△月△日に参加を予定しておりましたが、△△の事情により辞退させていただきたくご連絡をいたしました。」
「貴重な機会をいただいたのにもかかわらず、このようなご連絡となり、大変申し訳ございません。今後とも、何卒よろしくお願いいたします。」
担当者が不在のとき
「お世話になっております。△△大学△△学部△△学科の△△と申します。インターンシップの件でご連絡いたしました。お忙しいところ恐れ入りますが、△△様（担当者）をお願いできますか。」
「かしこまりました。△△様がいらっしゃるときに、また改めてご連絡いたします。」
担当者が不在だった場合は、時間や日付を空けてかけ直しましょう。伝言は頼まずに、直接伝えるのがおすすめです。また、担当者が電話に出られそうな時間を聞いておくといいでしょう。
もし、担当者が忙しそうな場合は、メールで連絡するのも1つの手段です。本文に「お電話で連絡いたしましたが、ご不在だったためメールにて失礼いたします。」などの文章を添えて、営業時間内に送信しましょう。
電話のマナーについては、「基本を押さえて好印象！就活中の正しい電話マナー」もあわせて参考にしてください。
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インターンシップの断り方の例文【メールの場合】
ここでは、インターンシップをメールで断る際の例文を紹介します。
お世話になっております。△△大学△△学部△△学科の△△と申します。
先日は、インターンシップについてのご案内ありがとうございました。貴重な機会をいただいたのにも関わらず、大変恐縮ではございますが、貴社インターンシップの参加を辞退させていただきたく存じます。
貴社には、多大なご迷惑をお掛けすることになり、大変申し訳ございません。
勝手ではございますが、何卒ご容赦いただきたく存じます。
本来ならば直接お詫びに伺うべきところ、メールでのご連絡となり申し訳ございません。
末筆ながら、貴社益々の発展とご活躍をお祈り申し上げます。
△△大学△△学部△△学科△年
△△△△（名前とフリガナ）
メールアドレス：△△△@△△.co.jp
電話番号：△△△-△△△△-△△△△
メールを送る際は、氏名や連絡先などの署名も忘れないようにしてください。
メールの書き方については、「誰も教えてくれない就活メールの基本！そのまま使えるパターン別例文をご紹介！」でも解説しています。
件名と宛先の書き方
インターンシップを断る際の件名は、次のように記載しましょう。
インターンシップ辞退に関してのご連絡
また、宛先も忘れずに記載してください。「社名」「部署」「担当者名」を記すのが一般的です。
△△株式会社
人事部 インターンシップご担当者様
就活メールの件名については、「就活メールの件名の書き方を解説！【例文付き】」の記事でも解説しているので、参考にしてください。
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インターンシップの断り方がわからずに不安なあなたへ
インターンシップを辞退する際には、断り方が重要です。しかし、どのように断るかがわからず、不安を抱えている人もいるでしょう。「選考に影響しないだろうか」「就活で不利にならないだろうか」などと思うかもしれません。
もし、インターンシップの断り方に悩んでいる場合は、ぜひキャリアチケットに相談してください。断り方のマナーや伝え方などをアドバイスし、安心して対応できるようにします。
また、キャリアチケットは、内定獲得をサポートする就活エージェントです。就活マナーだけではなく、面接対策やエントリーシート作成などもぜひご相談してください。就活に必要な知識を増やし、ほかの就活生をリードして内定獲得を目指しましょう。
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