インターンシップの断り方の正解は？伝える方法や例文を紹介

「インターンシップの断り方を知りたい」と悩んでいる就活生もいるでしょう。ほかの企業で長期インターンが決まったり、希望職種が変わったりして辞退することは珍しくないため、マナーを守って連絡すれば問題ありません。

この記事では、インターンシップの断り方を紹介します。企業に伝える方法やタイミングも解説しているので、インターンシップを断りたいと考えている就活生は、ぜひご覧ください。

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インターンシップを断ることは可能

結論から述べると、インターンシップの辞退は可能です。企業側も、学生が複数の企業に興味を持ち、複数の選考を受けることは理解しているからです。

ただし、企業はインターンシップの開催にあたってさまざまなコストをかけて準備をしているため、辞退をする際はできるだけ早く伝える必要があります。

なお、キャリアチケットが行った「サマーインターンへの参加意向」に関するアンケートでは、参加意向を示している学生は約9割という結果でした。多くの学生がインターンシップに参加しようとしていることが分かります。

引用元：キャリアチケット「2026年入社予定学生のサマーインターン参加意識に関する調査」

選考が進むなかで他社のインターンシップへの参加を決めるなど、何らかの理由で辞退することは十分考えられます。そのため、「インターンシップの申し込み後は必ず参加しなくてはならない」と考える必要はありません。

インターンの詳細については、「インターンシップとは？行う意味や期間別の特徴をご紹介」の記事で解説しています。また、参加メリットやほかの就活イベントに関しては、「就活イベントのメリット・デメリットとは？参加前に知っておくべきこと」をご覧ください。

参照元
キャリアチケット
【2023年10月実施】2026年入社予定学生のサマーインターン参加意識に関する調査

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インターンシップの断り方

インターンシップは辞退しても問題ありませんが、断り方によっては本選考で不利になる恐れがあります。ほかの企業との予定と被ってしまったり、体調を崩したりしてしまったりするのは仕方がないため、失礼のないよう断ることが大切です。

基本は電話で連絡する

インターンシップの参加を断る場合、基本的には電話連絡がマナーです。キャンセルへ日時変更などの重要な連絡は、タイムラグが発生せず直接伝わる電話がマナーと考える採用担当者も多くいるからです。

特に、インターンシップの開催日が近づいている場合は、電話で連絡するのが大切です。企業はインターンシップに向けて準備しており、参加者が減ることで対応を変更しなければならない場合もあるからです。

電話でインターンシップを断った後は、メールでも辞退する旨を伝えると、より謝罪の気持ちが伝わりやすくなるでしょう。メールを送ることで、インターンシップの断りを入れた記録を残せます。電話だけだと担当者が忘れてしまい、トラブルに発展するケースもあるため、電話とメールはセットで連絡するよう意識しましょう。

電話のかけ方については、「就活で重要な面接の電話マナーを解説！日程調整や辞退する際の伝え方」の記事で解説しているので、ぜひ参考にしてください。

電話がつながらない場合はメールで連絡する

電話がつながらない場合は、メールで連絡しましょう。メールは時間を気にせず送れるメリットがあり、採用担当者も時間があるときに確認できます。

ただし、電話がつながらなくてもすぐに折り返しの連絡が来る可能性があります。電話をかけて数時間経っても折り返しの連絡が来ない場合に、メールで連絡するのがおすすめです。メールでは「お電話がつながらなかったため、メールで失礼いたします」と、電話をした旨を添えてください。

また、留守番電話にメッセージを残す際は、採用担当者以外が聞いても問題ないよう「インターンシップの件でお電話しました」と、具体的な内容は伏せておきましょう。

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インターンシップの断り方のポイント

インターンシップを断る際は、辞退が決まったタイミングですぐに連絡しましょう。連絡が遅くなると、企業に迷惑が掛かる可能性が高まるためです。企業に対して失礼がないよう、電話やメールなどのマナーも欠かせません。

ここでは、インターンシップの断り方のポイントを解説します。

辞退が決まったらすぐに連絡する

インターンシップを断る際は、辞退が決まったらすぐに連絡しましょう。インターンシップ参加に向けた選考中であっても、辞退連絡は必須です。

企業側も、インターンシップ実施に向けて準備を進めています。参加者が1人少なくなることにより、別の参加者に連絡したり、グループ分けを変えたりするなどの対応が必要です。余裕をもって連絡ができれば、企業側も対応しやすくなります。開催日が近づくほど迷惑になるため、すぐに連絡するようにしましょう。

また、辞退の旨を伝える際は、理由を濁すよりも「大学の講義と被ってしまった」「ゼミの研究が入ってしまった」など、具体的な理由を伝えるのがおすすめです。具体的な理由を伝えることで、採用担当者に納得してもらいやすくなります。

営業時間内に連絡する

インターンシップの断りの連絡をする際は、企業の営業時間内に連絡しましょう。営業時間外の連絡は、マナー違反とみなされるケースが多いためです。営業時間外に電話で連絡しても、そもそもつながらないため、必ず営業時間内に連絡しましょう。

メールに関しても、電話と同様に営業時間内に送るのが無難です。深夜に送ってしまうと、「生活リズムに問題があるのだろうか」と思われる可能性があります。連絡のつきやすさを考えても、営業時間内での連絡がおすすめです。

失礼にならないように辞退する

参加を辞退する際は、失礼にならないように断りましょう。特に、辞退理由の伝え方には注意しなければなりません。

たとえば、「△△社のインターンシップと日程が被ったため」のように、競合他社を出すのはNGです。「△△業界に興味がなくなった」のような内容も失礼にあたります。辞退理由を伝える際は「学業を優先するため」「就活を考え直した結果、△△について学びたいと思うようになった」などのように、失礼のないように伝えてください。

インターンシップには短期や1dayもあり、「長期ではないから大丈夫」と思うかもしれません。しかし、無断欠席は期間や内容に関わらず、マナー違反なので気を付けましょう。

インターンシップや面接を連絡なしに参加しないのがNGな理由は、「就活でばっくれる前に！面接をばっくれた場合のリスクと企業への謝罪･辞退の方法を紹介」で詳しく解説しています。

ほかの機会への参加意欲を見せる

インターンシップを辞退する際は、ほかの機会への参加意欲を見せることも大切です。もし、今回辞退する企業が別日程でも同じ内容のインターンシップを開催している場合は、その機会への参加意欲を明確に伝えましょう。

「別日で開催される貴社のインターンシップにはぜひ参加させていただきたいと考えております」という旨を伝えることで、今回はやむを得ない事情での辞退であり、企業への熱意の高さを示せます。

ただし、すでに満員であったり、受付を締め切っていたりする場合もあるため、変更が難しいと断られた場合は、潔く辞退を受け入れることが重要です。その際、選考に時間を割いてくれた企業への感謝の気持ちも忘れずに伝えましょう。

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インターンシップの断り方が就活に与える影響

基本的にインターンシップを断ることは可能ですが、断り方次第では、「本選考で評価が下がる」「志望度が低い印象を与える」などのマイナスな影響を及ぼします。大学やほかの学生に迷惑をかけるケースもあるでしょう。

ここでは、断り方が与える影響について解説するので、参考にしてください。

悪印象を与えて本選考で評価が下がる

インターンシップの断り方次第では、悪印象を与えて評価が下がる可能性があります。たとえば、断りの電話を入れる際にマナーが悪かったり、インターンシップ前日に連絡をしたりすると、企業側にマイナスな印象を与えるでしょう。

マナーを守れていないと、たとえ採用基準に達している場合でも、「電話対応でお客さまに迷惑を掛けるかもしれない」と評価される可能性が高まります。内定を獲得するためには、選考以外の対応やマナーにも気を付けなくてはなりません。インターンシップの参加を断る場合も、失礼のないように振る舞いましょう。

志望度が低い印象を与える

インターンシップの断り方によっては、志望度が低い印象を与えるため注意が必要です。インターンシップの日程が合わなくて参加できなくなった場合、ただ断るのと別の日程で参加できないか相談するのでは、印象が大きく異なります。

参加辞退だけを伝えてしまうと、「自社には興味がないのだろう」と思われてしまいます。今後も、志望企業を変えないのであれば、別日でインターンシップに参加できないか相談してみましょう。たとえ別日程で参加できなくても、企業への入社意欲は伝わるため、断り方も工夫が大切です。

大学やほかの学生に迷惑を掛ける場合がある

断り方が悪ければ、大学やほかの学生に迷惑を掛ける場合もあるので注意しましょう。自分だけではなく、大学全体の印象にも関わるためです。

特に、大学のキャリアセンターを通して申し込んだ場合、印象を悪くした結果、大学にインターンシップの案内が来なくなる可能性があります。キャリアセンターを通していなくても、大学名は企業に伝わっています。大学やほかの学生に迷惑をかけないためにも、マナーを意識して断りの連絡を入れましょう。

社会人に必要なマナーについては、「社会人としての心構えとは？具体例10選や面接での答え方を解説」で解説しています。社会人としての基本マナーは就活全般でも必要なので、ぜひ参考にしてください。

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【電話編】インターンシップの断り方の流れ

インターンシップを辞退する際は、辞退が決まった時点で連絡することが大切です。さらに、電話で断りの連絡をする際は、つながりやすい時間帯を選んだり、自分から電話を切ったりするなどマナーを守る必要があります。

つながりやすい時間帯に電話をかける

電話で辞退を伝える際は、つながりやすい時間帯に電話をかけましょう。企業の営業時間内であることはもちろん、避けるべき時間帯も意識するのがおすすめです。

たとえば、始業直後や終業間際、昼休憩の時間帯は、担当者が忙しかったり不在だったりする可能性が高いと考えられます。一般的に10時から12時または14時から16時は、比較的つながりやすいでしょう。

事前に企業のWebサイトで営業時間を確認し、落ち着いていると思われる時間帯を狙って電話をかけるのがおすすめです。つながりやすい時間に電話をかけることで、担当者と確実に話ができ、スムーズに要件を伝えられます。

電話をかけなおす際のマナーは、「就活の電話のかけ直しマナーは？印象アップのコツを例文でご紹介」を参考にしてください。

名前や大学名を伝える

電話がつながったら、まず自分の名前と大学名を伝えましょう。相手が誰からの電話かすぐに認識し、何の用件で連絡してきたかを把握するためです。「△△大学の△△（氏名）と申します」と簡潔に名乗りましょう。

インターンシップの日付や参加予定の旨を伝える

次に、参加を予定していたインターンシップの日付と、参加予定だった旨を明確に伝えましょう。「△月△日に開催予定のインターンシップに参加を予定しておりました△△です」と伝えると、担当者はすぐに状況を把握できます。

複数のインターンシップに申し込んでいる場合は、日付まで具体的に伝えることで、担当者と円滑なコミュニケーションがとれるでしょう。

辞退する旨を伝える

担当者が自身の名前や参加予定のインターンシップを把握できたら、辞退する旨を伝えてください。
「大変恐縮ですが、この度のインターンシップは辞退させていただきたく、ご連絡いたしました」と、できるだけ回りくどい言い方は避け、簡潔かつ明確に辞退の意思を伝えましょう。

辞退理由については、基本的に詳細を述べる必要はありませんが、「今後のキャリアを熟考した結果」「大学の講義と被ってしまった」など、簡潔に理由を添えると、担当者に納得してもらいやすくなります。

謝罪の気持ちを伝える

辞退の意思を伝えたら、選考や準備に時間を割いてくれたことへの謝罪の気持ちを丁寧に伝えましょう。「貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません」「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」などの、ひと言があるかないかで、相手に与える印象が大きく変わります。

締めの挨拶をする

最後に、電話を終える際の締めの挨拶をしましょう。再度、時間を作ってもらったことへの感謝を伝え、「この度は誠にありがとうございました。失礼いたします」と結びましょう。

基本的に電話を切る際は、電話をかけた方が切ってしまって問題ありません。ただし、相手が話し終わってから2〜3秒経ってから切るのがおすすめです。

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【電話編】インターンシップの断り方の例文

ここでは、インターンシップの断り方の例文を紹介します。電話をかける際の対応を状況別に紹介するので、断りの連絡に悩んでいる方は、参考にしてください。

電話がつながったとき

「お世話になっております。△△大学△△学部△△学科の△△と申します。インターンシップの件でご連絡いたしました。お忙しいところ恐れ入りますが、△△様（担当者）をお願いできますか。」

担当者につながったとき

「お世話になっております。△△大学△△学部△△学科の△△と申します。ただ今お時間よろしいでしょうか。」

「先日は、インターンシップのご案内をいただきありがとうございました。△月△日に参加を予定しておりましたが、△△の事情により辞退させていただきたくご連絡をいたしました。」

「貴重な機会をいただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり、大変申し訳ございません。今後とも、何卒よろしくお願いいたします。」

担当者が不在のとき

「お世話になっております。△△大学△△学部△△学科の△△と申します。インターンシップの件でご連絡いたしました。お忙しいところ恐れ入りますが、△△様（担当者）をお願いできますか。」

「かしこまりました。△△様がいらっしゃるときに、また改めてご連絡いたします。」

担当者が不在だった場合は、時間や日付を空けてかけ直しましょう。伝言は頼まずに、直接伝えるのがおすすめです。担当者が電話に出られそうな時間を聞いておくと、何度も電話をかける必要がなくなります。

もし、担当者が忙しそうな場合は、メールで連絡するのも1つの手段です。本文に「お電話で連絡いたしましたが、ご不在だったためメールにて失礼いたします。」などの文章を添えて、営業時間内に送信しましょう。

電話のマナーについては、「就活での電話のかけ方は？基本的なマナーや場面別の会話例を紹介」もあわせて参考にしてください。

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【メール編】インターンシップの断り方の流れ

インターンシップの辞退をメールで伝える際は、電話同様に迅速かつ丁寧な対応が求められます。メールは記録に残るため、誤字脱字がないよう注意しましょう。

件名にインターン辞退の旨を記載する

メールでインターンシップの断りを入れる際は、件名に辞退の旨を記載しましょう。件名に記載することで、メールを開封しなくても内容が分かります。採用担当者は多くのメールを処理しているため、ひと目で用件が分かるようにすることが重要です。

具体的には、「インターンシップ辞退のご連絡（△△大学／氏名）」や「△月△日インターンシップ辞退のお詫び／氏名（△△大学）」のように、日付や自身の所属、氏名を記載するとより丁寧といえます。

本文に辞退の旨と謝罪の意を記載する

メール本文では、まず挨拶から始め、インターンシップ辞退の意思を明確に伝えます。次に、選考や準備に時間を割いてくれたことへの感謝と謝罪を述べましょう。辞退や謝罪などの内容は、電話と変わりませんが、話し言葉と書き言葉の違いを意識することが大切です。

誤字脱字がないかを確認して送信する

メールを作成したら、送信前に必ず誤字脱字がないかを確認しましょう。ほかにも担当者の氏名や企業名、インターンシップの日程などに間違いがないかも重要です。担当者の名前や部署名を間違えることは失礼にあたります。

確認を怠ると、企業に不必要な手間をかけたり、評価を下げたりすることにもつながりかねないため、最終チェックは入念に行いましょう。

就活メールについては、「誰も教えてくれない就活メールの基本！そのまま使えるパターン別例文をご紹介！」を参考にしてください。

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【メール編】インターンシップの断り方の例文

インターンシップを辞退する際は基本的に電話で連絡をしますが、担当者につながらない場合は、メールでも問題ありません。ただし、最初からメールで連絡をしてしまうと、マナー違反とみなされるケースもあるため、必ず電話をしたうえでメールをしましょう。

電話の後にメールを送るとき

件名：インターンシップ辞退のご連絡（△△大学／氏名）

本文：
△△株式会社人事部△△様

お世話になっております。
△△大学の△△（氏名）でございます。

先ほどはお電話にて失礼いたしました。
この度は、△月△日より開催予定の貴社インターンシップにつきまして、参加の内定をいただき、ありがとうございます。

先ほどお電話でお伝えいたしましたとおり、今後のキャリアを熟慮いたしました結果、今回は辞退させていただきたく、改めてメールにてご連絡いたしました。
貴重なお時間を割いて選考を進めていただきましたこと、心より感謝申し上げます。
ご期待に添えず大変申し訳ございませんが、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。

末筆ではございますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

———————————
△△△△（氏名）
△△大学△△学部△年
〒△△△-△△△△
△△県△△市（住所）
携帯電話:△△△-△△△△-△△△△
メール:△△△@△△△.com
———————————

電話がつながらなかったとき

件名：インターンシップ辞退のご連絡（△△大学／氏名）※電話いたしました

本文：
△△株式会社人事部△△様

お世話になっております。
△△大学の△△（氏名）でございます。

この度は、△月△日より開催予定の貴社インターンシップにつきまして、参加の内定をいただき、ありがとうございます。

大変恐縮ながら、この度のインターンシップにつきましては、辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。お電話にてご連絡を差し上げましたが、おつなぎできなかったため、メールにて失礼いたします。

今後のキャリアを熟慮いたしました結果、今回は別の機会にて自身の成長につなげたいと考えるに至りました。
貴重なお時間を割いて選考を進めていただきましたこと、心より感謝申し上げます。
ご期待に添えず大変申し訳ございませんが、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。

末筆ではございますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

———————————
△△△△（氏名）
△△大学△△学部△年
〒△△△-△△△△
△△県△△市（住所）
携帯電話:△△△-△△△△-△△△△
メール:△△△@△△△.com
———————————

メールに関する締め言葉については、「メールに相応しい締めの言葉とは？就活で役立つ基本マナーと一緒にご紹介！」を参考にしてください。

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インターンのキャンセルで不安を抱えないためのコツ

インターンシップのキャンセルは、学生にとって気が引ける行為といえます。しかし、適切な準備とマナーを身につけていれば、不必要な不安を抱えることなくスムーズに対応可能です。

ここでは、インターンシップのキャンセル時に安心して手続きを進めるためのコツを紹介します。

他社の応募予定を確認しておく

インターンシップへの応募や参加を検討する際には、ほかの企業の応募予定や選考状況を事前にしっかりと確認しておきましょう。複数のインターンシップに同時に応募するのはよくあることですが、それぞれの選考スケジュールや参加期間が重複しないかをチェックしておくのがおすすめです。

早期に自身の状況を把握し、優先順位をつけておくことで、辞退が必要になった際に焦らず、迅速に行動できます。

事前にキャンセル規定を確認しておく

インターンシップに申し込む際や参加が決定した際には、企業のキャンセル規定を必ず事前に確認しておきましょう。多くの企業は、インターンシップの募集要項や参加案内メールなどに、キャンセルに関する規定を明記しています。たとえば、「△日前までに連絡が必要」「電話でのみ受け付ける」など、企業によってルールはさまざまです。

規定が見当たらない場合は、一般的なビジネスマナーに基づき、できるだけ早く電話で連絡し、その後メールを送信する方法が確実といえます。

電話やメールのマナーを身につけておく

インターンシップの辞退連絡にあたっては、連絡手段にかかわらず、基本的なビジネスマナーを身につけておくことが不可欠です。辞退の連絡1つをとっても、社会人としての振る舞いが見られています。

不安を感じることなく、自信を持って誠実な対応ができるよう、日頃から基本的なマナーを習得しておきましょう。メールに関するビジネスマナーは、「ビジネスメールの返信はどこまで続ける？就活でのマナーや対応を解説」をご覧ください。

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インターンシップの断り方が分からずに不安なあなたへ

基本的にインターンシップは辞退が可能です。辞退したからといってマイナスな影響を受けるとは限りません。しかし、インターンシップ前日の辞退や断り方によっては、本選考での評価が下がったり、大学に迷惑が掛かったりする可能性があるため注意しましょう。

また、インターンシップの断り方は、電話が基本です。電話がつながらなかった場合に、メールで連絡を入れます。電話で採用担当者に辞退の旨を伝えた後に、メールも送信すると、気持ちが伝わりやすいでしょう。

インターンシップの断り方に悩んでいる就活生は、就活のプロに相談するのがおすすめです。就職エージェントのキャリアチケットでは、インターンシップや選考など就職活動をサポートしています。インターンシップに関するお悩みをお持ちの就活生は、ぜひキャリアチケットをご利用ください。

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