採用通知書とは？同封書類の種類や返信のマナー・お礼メール例文も紹介

「採用通知書とは何か？」「届いたのは良いけど何をすれば良いか分からない」などと悩む就活生も多いでしょう。採用通知書はあなたの就職が正式に決まったことを伝える大切な書類ですが、その意味や同封書類、届くタイミング、さらには届かない場合の対処法など、知っておきたいポイントがたくさんあります。

この記事では、そのような悩みを抱える就活生のために、採用通知書の基本から具体的な対応まで詳しく解説します。

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採用通知書とは採用の正式決定を伝える書類

採用通知書とは、採用が決まったことを伝える書類です。企業が就活生を採用する意思を固め、「内定を承諾してほしい」と伝える書類になります。

採用通知書は企業側が「採用したい」と伝えている段階であり、就活生の意思確認はまだできていません。入社する意思が確認できていないため、法的な拘束力はない状態になります。

採用通知書に記載されている内容

採用通知書には、次のような内容が記載されていることが一般的です。

「内定承諾書」のように、返送する必要のある書類も同封されているので、必ず確認するようにしましょう。

採用通知書と内定通知書の違い

採用通知書と似た書類に、内定通知書があります。内定通知書とは、「内定の決定」を知らせる書類です。就活生が「企業に入社したい」と意思を伝えたあとに、企業から内定が正式に決まった証として送られます。

採用通知書との違いは、「就活生の入社意思が確認できているか」「法的拘束力があるか」の2点です。

	採用通知書	内定通知書
就活生の意思確認	できていない	できている
法的拘束力	なし	あり

採用通知書が届いた段階では、まだ正式な内定が決まっていません。就活生は企業に入社する意思がある場合、内定を承諾する必要があります。

採用通知書と採用証明書の違い

採用証明書は、失業手当の受給停止手続きや再就職手当の受給手続きのために、ハローワークに提出するための就職した証明書であり、提出先も目的も全く異なる書類です。採用証明書は、就職が決まったことを公的機関へ証明する役割を持っています。

内定の通知が来た後の対応については、「内定をもらったらどうする？入社までの流れや電話・メールでの返答方法を解説」や「就活における内定とは？獲得から入社までの流れや採用との違いを解説」の記事でも解説しているので、こちらを参考にしてください。

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採用通知書に同封されている書類の種類

採用通知書には、「内定承諾書」「労働条件通知書」「雇用契約書」の3つが同封されているケースが一般的です。ここでは、それぞれの書類の内容について解説します。

内定承諾書

内定承諾書とは、求職者が内定を受け入れ、入社をする意思を伝えるための書類です。「入社承諾書」や「入社誓約書」も同じ意味を持ちます。

内定を承諾する場合は、内容を確認し、署名と押印をして内定承諾書を返送しましょう。署名時は消せるボールペンは使わず、黒のボールペンや万年筆を使うのがマナーです。

内定承諾書の返送方法については、「内々定承諾書に添え状はいらない？返送時のマナーや作成フォーマットを紹介」の記事を参考にしてください。

労働条件通知書

労働条件通知書とは、給与や勤務時間などの労働条件が記載された書類です。労働条件は書面での通知が義務付けられているため、必ず送付されます。

労働条件通知書が届いたら、事前に伝えられていた労働条件と違いがないか確認しましょう。もし内容に問題がある場合は、内定承諾書を返送する前に企業に問い合わせてください。

参照元
厚生労働省
労働条件の明示について

雇用契約書

雇用契約書とは、雇用契約が企業と従業員の間で合意されたことを証明する書類です。発行義務はありませんが、トラブルを防止するために発行する企業が多くあります。

雇用契約書も労働条件通知書同様に、労働条件が記載されています。ただし、雇用契約書は返送する必要があるので、署名と押印をして返送してください。

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採用通知書に記載されている主な項目

採用通知書には「採用決定のお知らせ」だけでなく、「日付・氏名」「会社情報」「入社日」「返信期限」「労働条件」「連絡先」など、求職者が安心して入社準備を進めるための項目が明記されています。具体的な記載項目を見ていきましょう。

日付・氏名

採用通知書には送付した日付、あなたの氏名と「様」などの敬称がきちんと記載されていることが基本です。これが正しく書かれていることで「いつ・誰宛ての書類なのか」が明確になり、安心して次の準備に進めます。

採用通知書を受け取ったら、送付日・自分の名前・敬称がきちんと書かれているか必ずチェックしましょう。これが正しく書かれていることで安心して承諾準備を進めることができ、トラブル回避にもつながります。

会社名・代表者氏名

採用通知書には会社の正式名称と、代表者（社長）の名前が記載されています。どの会社が正式にあなたへ採用通知を送ったのかが分かる大事な情報なので、受け取ったら必ず確認しましょう。これを確認しておくことで、安心して次の承諾や入社準備に進むことができます。

応募へのお礼の言葉

採用通知書の冒頭には、あなたが応募してくれたことへのお礼の言葉が書かれています。これは採用通知書だけでなく、内定通知書や不採用通知書にも共通して記載される大切な部分です。

採用決定に関する言葉

採用通知書の中心となる内容が、採用決定のお知らせです。企業が選考を慎重に行った結果、あなたを採用することを正式に決めたことがここで伝えられます。

採用通知書を受け取ったら、「採用が正式に決定した」という記載があるか必ず確認しましょう。
この一文があることで合格を実感でき、承諾書の提出や入社準備を前向きに進めるきっかけになります。

同封書類に関する内容

採用通知書を受けとるときは、「どのような書類が同封されているのか」を必ず確認することが大切です。これらは入社意思の確認や入社準備に必要な書類で、提出期限が決まっている場合もあります。

提出漏れを防ぐためにも、記載されている同封書類の内容と、実際に入っている書類が一致しているか確認しましょう。

書類の返信期限

採用通知書と一緒に送られてくる書類には、返送期限が設定されていることがほとんどです。返信期限を守らないと、入社日や研修スケジュールの調整が難しくなったり、最悪の場合は内定取り消しなどのリスクもあります。

採用通知書が届いたら、スムーズに入社準備を進めるために同封書類の返信期限をすぐに確認し、遅れないように対応しましょう。

入社日時

採用通知書には入社日だけでなく、何時にどこに集合するかなどの詳細も書かれていることが多いです。必ず内容を確認し、当日迷わずに出社できるようにしましょう。わからないことがあれば採用担当者に早めに連絡して確認するのが安心です。

採用担当者の連絡先

採用通知書には、疑問や質問があったときにすぐに連絡できるよう、採用担当者の電話番号やメールアドレスが記載されています。採用通知書を受け取ったら、担当者の連絡先をすぐにメモやスマホに控えましょう。困ったときや質問があるときにすぐ連絡できるよう準備しておくと安心です。

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採用通知書が届くタイミング

採用通知書が届くタイミングは、最終面接を終えてから1週間から10日間ほどで送られてくるのが一般的です。多くの企業では、採用通知書を送る前に電話やメールで内定を知らせてくれます。

採用通知書は、封書で届くのが一般的です。ただし、データをPDF化して送信する企業もあるので、送信方法は確認しておくと良いでしょう。

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採用通知書が届かない場合の対処法

採用通知書が届かない場合、企業に問い合わせを行いましょう。送付すると連絡があってから10日以上過ぎても届かない場合、送付漏れやトラブルの可能性があります。

用件を伝える際は、「採用通知書が届いていません」ではなく、「送付はいつごろになりそうでしょうか」と伝えると丁寧な印象を与えられるのでおすすめです。

また、電話で連絡する場合は、営業時間内に連絡しましょう。休憩時間や始業後すぐ、終業間際なども避けるのが基本的なマナーです。メールはいつでも送信できますが、早朝や深夜は避け、営業時間内に送るほうが好印象を与えられるでしょう。

電話のマナーについては、「内々定が来た時のベストな対応は？電話やメールのマナー」の記事で解説しているので、ぜひ参考にしてください。

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採用通知書が届いたときに必要な対応

採用通知書が届いたら、中身を確認し、お礼の連絡を送ります。ここでは、採用通知書到着時に必要な対応を4つ解説するので参考にしてください。

内容と同封書類を確認する

採用通知書が届いたら、まず内容と同封書類を確認しましょう。採用通知書は「あなたを採用します」という重要な書類であり、今後の入社準備の基礎となる情報が記載されています。また、条件の食い違いや記載漏れがあった場合、早めに企業への確認が必要です。

具体的には、採用通知書に記載されている「採用日（入社日）」「勤務地」「雇用形態」「給与条件」「勤務時間」などが、面接時に聞いていた条件と一致しているかをしっかりチェックしましょう。同封されている労働条件通知書や雇用契約書についても目を通し、必要書類が不足していないかも確認することが大切です。

もし内容に不明点や誤りを見つけた場合は、入社前の大切なタイミングなので遠慮せず採用担当者へ問い合わせましょう。

内定を受諾するか辞退するか考える

採用通知書が届いたら、まず内定を受けるか辞退するかを決めることが大切です。採用通知書は企業が正式にあなたを採用する意思を伝える重要な書類であり、あなた自身も入社する意思があるかどうかを返答しなければなりません。

たとえば、第一志望ではない企業から採用通知書が届いた場合、他社の選考結果が出ていないタイミングであれば迷うこともあるでしょう。そのようなときは、企業に受諾の回答期限を延長できないか相談する方法もあります。ただし、すべての企業が対応してくれるわけではないため、他社の進捗状況と照らし合わせて早めに判断することが大切です。

どちらを選ぶにせよ、企業にはいつまでにどうするかをきちんと伝える必要があります。内定承諾書の提出は1週間以内が目安とされており、期日を過ぎると内定を辞退したとみなされる可能性があるため注意しましょう。

採用のお礼連絡をする

採用通知書が届いたら、まず内定をいただいたことへのお礼の連絡を入れましょう。採用通知書を送ることで、企業が正式に「あなたを採用します」と意思表示をしているため、社会人のマナーとしてお礼を伝えることが信頼関係の第一歩になるからです。

内定を承諾する場合も辞退・保留する場合も、メールまたは電話で内定をいただけたことへの感謝の気持ちを伝えることがポイント。たとえば、以下のように伝えると良いでしょう。

なお、すでに内定の連絡をいただいた際に電話やメールでお礼を伝えており、その後改めて採用通知書が届いた場合は、追加でお礼の連絡を入れなくても問題ありません。

採用通知書が届いたタイミングでお礼を伝えることは、入社後も良好な関係を築く第一歩です。迷わず感謝の気持ちを伝えましょう。

書類を返送する

採用通知書が届いたら、同封されている書類があれば署名・押印して速やかに返送しましょう。内定承諾書や雇用契約書は、企業があなたの採用を正式に進めるために必要な書類であり、期日までに返送しないと入社手続きが進まず、場合によっては内定辞退とみなされる可能性があるからです。

返送時には、添え状（送付状）を同封するのがおすすめです。添え状を同封することで丁寧な印象を与えられるだけでなく、採用してもらった感謝の気持ちも伝えられます。

なお、返送期限は企業によって異なりますが、1週間以内を目安に準備・返送するのが安心です。採用通知書が届いたら、必要書類の返送を忘れずに行い、スムーズに入社準備を進められる状態を整えましょう。

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採用通知書に対するお礼メールの返信例文

ここでは、採用通知書を受け取った場合のお礼メールの例文を紹介します。お礼メールには、以下の内容を入れるようにしましょう。

お礼メールを送る際の例文は、以下を参考にしてください。

件名は、「採用のお礼」のように、簡潔で分かりやすい件名にしましょう。誰が送ったか分かるように、氏名や大学名も入れておくのがマナーです。

「採用のお礼　△△大学△△学科　△△△△（氏名）」

また、宛名は省略せずに、正式名称で書きましょう。採用担当者の名前が分かる場合は「様」を付け、宛先が部署などの場合は「～御中」を付けてください。

宛名の書き方については、「宛や御中の意味は？正しい使い方を知っておこう」の記事で解説しています。

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採用通知書に同封された書類の返送方法

採用通知書に「内定承諾書」「雇用契約書」が同封されていた場合、返送する必要があります。封筒を用意し、封書で送りましょう。

返送する書類は企業によって異なる場合があるので、確認して送り漏れがないようにしてください。

書類に同封するお礼状に記載する項目

採用通知書の同封書類を返送する場合、お礼状も送るようにしましょう。書類の概要を伝える「送付状」の役割も兼ねているので、どの書類を返送しているかもお礼状に記載してください。

採用通知書のお礼状に記載する項目は、次のとおりになります。

日付には作成日ではなく、発送日を記載しましょう。西暦か和暦かについては、文書内で統一していればどちらでも使用できます。

お礼状は手書きで書いても、パソコンで作成しても問題ありません。用紙サイズについては、A4で作成しましょう。

お礼状の例文

返送時における封筒の書き方

採用通知書の返送時は、封筒の書き方や選び方にも気を配ることが大切です。封筒はあなたのビジネスマナーを示すものであり、企業に丁寧な印象を与える大切なポイント。封筒の色・サイズ・記載方法が適切でないと、「マナーを知らない印象」を与えてしまう可能性があります。

具体的には以下のポイントを押さえておきましょう。

封筒の色・サイズ

封筒表面の書き方

封筒裏面の書き方

これらを守ることで、社会人マナーを守りながら安心して書類返送ができます。封筒の選び方や郵送マナーについては、「就活で使う封筒の色やサイズは？封筒の選び方から提出時の注意について解説」の記事も参考にしてください。

返送時における書類の入れ方

書類を送る際は、まずお礼状（添え状）を一番上に置き、その下に内定承諾書や雇用契約書などの必要書類を重ねます。これにより、お礼の気持ちがしっかり伝わり、担当者が確認しやすくなるでしょう。

また、書類が折れたり汚れたりするのを防ぐために、書類一式を透明のクリアファイルに入れてから封筒に入れることが基本です。クリアファイルを使うことで見た目も整い、企業側も書類を取り出しやすくなります。

採用通知書が届いて返送する際は、書類の入れ方にも丁寧さを意識し、社会人としてのマナーを守ってしっかりと準備を整えましょう。

社会人としてのマナーは、就活の全工程で必要な要素です。「就活とは何か？内定を得るために必要な準備とステップ」では、就活に必要な準備や流れ、マナーなどを解説しています。

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採用通知書が届いた後でも内定辞退はできる

採用通知書が届いた場合でも、内定辞退は可能です。まだ内定を承諾していない段階であり、採用通知に法的な拘束力はないからです。

ただし、辞退の連絡が遅くなってしまうと、企業に迷惑をかけてしまいます。辞退者が発生した場合、企業は別の人材を採用しなければなりません。

基本は1週間以内に返答を行うのが目安ですが、決めきれない場合は内定承諾期限の延長を申し出ると良いでしょう。

辞退連絡は電話でもメールでもできる

内定辞退をする場合、電話でもメールでも伝えられます。ただし、電話の方が確実に用件が伝わるでしょう。

メールで連絡する場合、送信ミスや確認漏れで伝わらない場合もあります。基本的には電話で連絡し、連絡ミスを防ぐようにしてください。

内定辞退の方法については、「内定辞退は電話連絡がマナー？掛け方のコツを例文付きで紹介」の記事で解説しています。伝えにくい内容ではありますが、必ず連絡するようにしましょう。

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採用通知書到着後の対応方法が知りたいあなたへ

採用通知書が届いたあとは、内容を確認し、内定を承諾するか考える必要があります。事前に伝えられた条件面と違いがないかも確認しておきましょう。

採用通知書が届いても、必ず入社するわけではありません。辞退もできるので、ほかの企業と比較を行い、納得のいく選択をしてください。

もし、就活の結果に満足いかないのであれば、キャリアチケットへの相談がおすすめ。就活エージェントのキャリアチケットでは、就活のやり直しに関してもサポートします。

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