内定辞退の理由を聞かれたらこう答えよう！メール・電話の例文【新卒就活】

内定辞退の理由をどのように伝えれば角が立たないか、悩む学生も多いでしょう。人事担当者に納得してもらい円満に就活を終えるには、内定辞退の理由を誠実かつ丁寧に伝えるのがポイントです。
この記事では、就活生が内定辞退に至る代表的な理由とその答え方、状況別の例文を解説します。電話・メールでの伝え方や円満に辞退するためのマナーもご紹介するので、内定辞退の理由の伝え方に悩んでいる方は、ぜひご覧ください。

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内定辞退は理由を適切に伝えればスムーズにできる

内定辞退は、マナーを守って適切に理由を伝えればスムーズに行えるので安心してください。実際に、毎年一定数の就活生が内定辞退をしています。

就職みらい研究所の「就職プロセス調査（2026年卒）『2026年3月度（卒業時点） 内定状況』」によると、就活後半に差し掛かる7月以降には、約6割の大学生が内定辞退を経験しているとのことでした。

学生が複数の企業から採用通知を受け取り、最終的に1社に絞る過程で辞退が発生するのは、現在の就活においてごく一般的な光景といえるでしょう。

企業側もある程度の辞退者が出ることを予測したうえで採用通知を出しているため、一般的な企業であれば極端に驚かれることはありません。企業に対し過度な罪悪感を抱え込む必要はないので、社会人としてのマナーを守って誠実かつ丁寧な態度で辞退を申し出ましょう。

参照元
就活みらい研究所
就職プロセス調査（2026年卒）「2026年3月度（卒業時点） 内定状況」

内定辞退は法的に認められた権利

内定辞退は法的に認められた権利です。「民法第六百二十七条」では、労働者の退職の申し入れから2週間が経過すれば、雇用主の承諾がなくても雇用契約が終了するという原則を定めています。

この法律は入社前の内定者にも適用されるため、万が一企業から引き止めや理不尽な対応をとられたとしても、毅然とした態度で意思を伝えれば内定を辞退できるでしょう。

参照元
e-Gov法令検索
民法

辞退理由を言いたくない場合は無理に言う必要はない

企業側から内定辞退の理由を深く聞かれた際、どうしても言いにくい背景があるなら、無理に詳細を語る必要はありません。理由を詳しく言いたくない場合は、「一身上の都合により」「自身の適性を熟考した結果」といった抽象的な表現に留めましょう。

企業は、今後の採用活動の参考にしたいだけであり、学生を問い詰めたいわけではありません。言いたくないことをごまかそうと嘘をつくよりも、言葉を濁して丁寧に謝罪を続ける方が、結果的にトラブルを防ぎやすくなります。

内定承諾後の辞退も可能だがなるべく避ける

内定承諾書にサインをしたあとでも辞退は可能ですが、なるべく避けるのがマナーです。

職業選択の自由は、日本国憲法の「第三章 国民の権利及び義務（第二十二条）」によって保障されているため、いくら内定を承諾したあとでも、企業は内定辞退を引き止めることはできません。また、先述したとおり、民法においても内定辞退の申し入れから2週間が経過すれば、雇用契約の解除は可能とされています。

とはいえ、内定承諾後の辞退は企業へ多大な迷惑をかけるため、可能な限り避けるのが賢明です。承諾書が提出された時点で、企業は採用活動を終了したり、受け入れに向けてオフィスの備品手配や配属先の調整を進めたりしている可能性が高いでしょう。

内定辞退を検討しているなら、なるべく内定承諾書にサインをする前に結論を出すのをおすすめします。もし内定承諾後に辞退をする場合は、これまで以上に誠心誠意、丁重にお詫びすることを意識してください。

参照元
衆議院
日本国憲法

内定・内々定・採用の違い

内定承諾後の辞退をなるべく避けたほうが良い理由の一つに、労働契約（始期付解約権留保付労働契約）が成立した状態であることが挙げられます。「採用された状態」「内定通知を受け取った状態」とは異なり、内定承諾後の辞退は、労働契約の解約申し入れの段階に突入しているのです。

以下の表に、「内定」「内々定」「採用」の言葉の違いをまとめました。

内定辞退をするときは、極力企業に入社の意思表示をする前のタイミングにしましょう。

内定と内々定の違いについては「【新卒】内定とは？内々定・採用との違いや獲得から入社までの流れを解説」でも解説しています。

新卒就活生が内定辞退の理由を伝えるときのポイント

内定辞退を企業に伝える際は、「自分のスキルではついていけない」といった後ろ向きな理由は避けるのがポイントです。

転職・中途採用であれば即戦力としてのミスマッチを理由にしても問題ありません。しかし、新卒採用ではポテンシャルや成長性を期待して内定が出されています。そのため、自信のなさを理由にすると企業側に不信感を与え、内定辞退のやり取りがスムーズにできなくなる可能性があるでしょう。

辞退を伝える際は「自分の将来ありたい姿を考え直し、熟考した結果」など、前向きな決断であることを示す表現に変換するのが無難です。

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企業に内定辞退の旨と理由を伝える際のマナー4選

内定辞退の連絡は、伝え方一つで相手に与える印象が大きく変わります。辞退を決めた以上、企業にとっては残念な知らせとなりますが、だからこそ社会人としての最低限のマナーを守り、誠意を示すことが重要です。

連絡のタイミングや手段、時間帯など、相手企業の状況を推し量った対応を心掛けましょう。ここでは、円満に辞退の手続きを進めるために、就活生が必ず押さえておくべき4つの基本マナーについて詳しく解説します。

1.内定辞退の連絡は1日でも早く行う

内定辞退の連絡は、辞退を決めたらすぐに行いましょう。会社側は内定辞退者が出ると、欠員を補充するために新しく学生を採用したり、新入社員の人員配置を考え直したりするなどの迅速な対応が必要になるからです。

内定辞退の連絡が遅くなればなるほど、採用計画の練り直しや備品の手配ミスなど、会社側に多大な迷惑がかかることになります。内定を辞退したいという連絡は言いにくい内容ではありますが、早めに伝えることが企業に対する誠意です。

昼休憩や始業直後・終業前の時間帯は避けよう

企業に電話をかける際は、忙しい時間帯や休憩時間は避けて連絡しましょう。

営業時間内に電話をかけるのが前提ですが、始業直後は朝礼やメールの確認などで忙しなく、正午～午後1時ごろの昼休憩の時間帯は、担当者が席を外していることが多いと考えられます。また、終業間際も業務の記録や引き継ぎなどで慌ただしい傾向にあるため、避けるのが無難です。

午前であれば10時30分～11時30分ごろ、午後であれば2～4時ごろが、比較的落ち着いて対応してもらいやすい時間帯といえるでしょう。

2.基本的には電話で連絡したうえでメールも送信する

企業から「連絡手段はメールで」と指定がない限り、内定辞退の連絡は電話で行うのが基本です。文章だけでは誠意や申し訳なさが伝わりにくいだけでなく、「一方的な通達をしてきて失礼だ」と受け取られかねません。

まずは電話で内定辞退の意思とお詫びを直接伝えたうえで、辞退の連絡を確実にしたという記録を残すためにメールを送信すると、トラブルを未然に防げるでしょう。

就活での電話のかけ方や基本的なマナーについて知りたい方は、「就活の電話のかけ方や出方が不安！基本マナーとそのまま使える会話例を紹介」を参考にしてください。

3.感謝の気持ちとお詫びの言葉を添える

内定辞退の際に重要なのは、企業に対するお詫びと感謝の気持ちを言葉にして伝えることです。内定を出していただいたことへの感謝の気持ちとともに、期待に沿えず申し訳ないという謝罪を伝えるだけで、担当者の心証は大きく変わります。

企業選びは相性の問題であるため、内定辞退自体は悪いことではありません。相手の労力を無駄にしてしまった行動に対する謙虚な姿勢を示すことが、やり取りを円満に終わらせるコツといえるでしょう。

4.無断での内定辞退は絶対にしない

無断での内定辞退、いわゆる「バックレ」は絶対に避けましょう。

企業は内定を出すにあたり、多くの時間と採用コストを投じています。無断で辞退をすると、企業は学生と連絡がつかない状態になり、採用活動を継続すべきかどうかの判断ができません。

また、入社を前提とした人員配置の計画や、新入社員向けの備品手配など、多くの社内調整にも多大な支障をきたします。連絡を先延ばしにすることは、企業側に大きな不利益を与える行為です。

内定辞退の連絡は心理的な負担が大きいですが、社会人としての最低限のマナーを守り、誠意を持って早めに伝えることが求められます。電話やメールを用いて、速やかに辞退の意思を伝えましょう。

理想とする企業から内定をもらい就活を成功させるためには、「就活とは何か」を理解することが大切です。「就活とは？いつから何をやる？基本の流れと今からできる準備を解説！」では、就活の意味や流れを紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

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【状況別】電話・メールで内定辞退の理由を伝える例文

内定辞退の理由を尋ねられた際、大切なのは「感謝」と「誠実さ」を伝えつつ、入社の意思がないことを明確に示すことです。企業側は納得感のある理由を知ることで、選考の振り返りを行い、採用プロセスを適切に締めくくれます。

ここでは、内定辞退の理由別に、角を立てずに辞退の意向を伝えるための具体的な例文をご紹介します。自分の状況に近いものを選び、誠意を持って伝える際の参考にしてください。

第一志望への入社を決めたことを伝える場合

他社への入社を決断した際は、曖昧にせず「自らのキャリア選択」であることを明確に伝えましょう。企業側も競合他社と比較されることは想定内のため、他社に決めた事実を伝えることが納得感のある理由になります。

上記の例では、自社の条件が悪かったわけではなく、あくまで学生側の「軸」による選択であると示せるため、角が立ちにくいのが特徴です。ポイントは、内定をいただいたことへの感謝を強調しつつ、決断が揺るがないものであると丁寧に伝えることです。

もし社名を聞かれた場合でも、必ずしも答える必要はなく「●●業界です」「▲▲に関係する企業です」といった抽象的な表現に留めても問題ありません。誠実な態度を貫くことで、企業側も納得して送り出してくれるはずです。

自分の適性と合わないと感じた場合

選考を進める中で、自身の性格や強みが企業の社風や働き方と異なると感じるケースは少なくありません。この場合は、企業への否定ではなく、あくまで「自己分析の結果」としてのミスマッチであることを伝えます。

「自分には合わない」という直感的な言葉だけでなく、「貢献できないことが申し訳ない」という伝え方にすることで、企業への敬意を示せます。企業側も、ミスマッチによる早期離職は最も避けたい事態であるため、適性を理由にした辞退には一定の理解を示してくれるでしょう。

自分がどのような環境であれば活躍できると考えたのかも整理しておくと、万が一理由を深掘りされた際もスムーズに回答できます。

家庭の事情でやむを得ない場合

家庭の事情での内定辞退は、「家庭内で何かが起こって就業が難しくなった」「親や家族の意向で入社を反対された」の2パターンがあると考えられます。それぞれの例文を見ていきましょう。

家庭の事情は、個人の意思だけではコントロールできない不可抗力な要素が強いため、引き止められにくい理由の一つです。詳細は話し過ぎず、状況が変わって入社が困難になった事実を中心に伝えます。

公務員への就職や大学院進学に決めた場合

進路が民間企業から公務員や大学院進学へと変わる場合は、企業側が条件を改善して引き止めることが難しくなります。しかし、伝え方によっては「自社は滑り止めだったのか」とネガティブに受け取られてしまうリスクがあるため、辞退の切り出し方には細心の注意が必要です。

公務員への就職や進学は、民間企業とは土俵が異なる決断であるため、人事担当者も「本人の人生の選択であれば仕方ない」と納得しやすくなります。進学や公務員への転向を伝える際は、単に進路変更を報告するだけでなく、選考を通じてその企業に魅力を感じていたことも併せて伝えましょう。

地元での就職（Uターン）を優先する場合

地元への貢献や生活環境を重視した「Uターン就職」も、ライフスタイルの選択として尊重されやすい理由です。当初の希望から変化したことへの謝罪を添えて伝えましょう。

物理的な距離や家族との関わりが理由となり、企業側も無理な引き止めをしにくいため、納得しやすい理由といえます。当初は全国転勤可としていた場合でも、就活を通じて「やはり地元が良い」と心境が変化したことを誠実に説明すれば問題ありません。

自分の人生観に基づいた選択であることを、落ち着いてしっかりと伝えましょう。

職種や業務内容のミスマッチを理由にする場合

「会社は好きだが、任される仕事が自分のやりたいことと違う」と感じた場合の理由です。不満としてではなく、「自身の強みを最大化したい」という前向きな視点で構成しましょう。

企業そのものを否定するのではなく、あくまで「職務内容と自分との相性」に焦点を当てることがポイントです。このように伝えると、人事側も「それなら自社よりも他社のほうが輝けるかもしれない」と納得しやすくなります。

特定の業務に対するこだわりが強いことを示すことで、入社後のミスマッチを未然に防ぐ誠実な判断として受け止められやすくなるでしょう。

留年などで卒業ができなくなった場合

卒業が不可能になった場合は、企業側に採用枠の欠員が出るため、言い訳をせずに事実を迅速に伝えることが最優先です。

卒業できなくなったことが確定した場合、電話で一刻も早く連絡を入れるのがマナーです。企業側はすでに受け入れ準備を進めている状態ですが、卒業ができなければ入社も難しいため、やり取りはスムーズに進むでしょう。

嘘をついて入社時期を遅らせようとするなどの交渉は避け、まずは現状を正確に報告することを心掛けてください。

自分のスキルでやっていけるか自信がない場合

前述したとおり、企業はポテンシャルや将来性を重視して新卒採用を行っているため、自分のスキルへの不安だけでは内定辞退を納得されにくいといえるでしょう。そのため、毅然とした態度で熟考した結果であることを説明します。

強い不安を払拭できなかった結果、入社する意欲がなくなったことを端的に伝えましょう。

内定辞退の伝え方については、「新卒の内定辞退の伝え方！電話・メールで連絡する際のマナーや例文を紹介！」の記事で詳しくまとめています。

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電話やメールで内定辞退を伝える際の話し方・書き方

内定辞退の連絡を入れる際は、企業への敬意を示しつつ、自身の意思を明確に伝える話し方・書き方を意識することが大切です。特に電話で伝える場合、まずは大学名と氏名をはっきりと名乗り、担当者が話せる状況か確認してから本題に入ります。自己紹介が済んだら内定への感謝を述べ、そのあとに辞退の意思を示しましょう。

以下では、内定辞退を伝える際の伝え方を電話・メールそれぞれの例でご紹介します。企業へ内定辞退を申し出る際にぜひご参照ください。

電話で内定辞退の理由を伝える場合

電話で緊張するときは事前に話す内容をメモしておこう

電話をかけるときに緊張してしまう場合は、事前に話す内容をメモしておきましょう。頭のなかでは言うべき内容を整理していても、いざ担当者の声を聞くと頭が真っ白になってしまうことはよくあります。

「お礼」「辞退の旨」「簡単な理由」「謝罪」という構成順に言うべきことを箇条書きにしておくだけでも、落ち着いた会話をしやすくなるでしょう。

担当者不在で内定辞退の電話が繋がらないときの対応

内定辞退の連絡をしたときに、採用担当者が不在のときもあるかもしれません。そのようなときは、採用担当者の戻り時間を確認したうえで、必ず自分からかけ直すようにしてください。電話のやり取りの例文は以下のとおりです。

採用担当者が終日不在だったり、営業時間内の再電話が難しかったりする場合もあります。そのときは、次項で説明するメールで連絡をしましょう。

メールで内定辞退の理由を伝える場合

内定辞退の連絡方法は「内々定辞退の伝え方とは？基本マナーと電話・メールで伝える際の例文を紹介」の記事も参考にしてください。

件名で内定辞退の内容だとひと目で分かるようにする

メールの件名には、必ず「内定辞退である」という内容を含めるようにしましょう。

採用担当者は、日々数多くの業務メールを受信しています。件名を見ただけで「誰から」「どのような用件で」届いたメールなのかがひと目で伝わるように配慮することは、ビジネスにおける大切なマナーです。

「内定辞退のご連絡」「【内定辞退】」といった言葉を文頭に置き、続けて自分の「大学名」と「氏名」を記載しましょう。件名が曖昧だと、開封が後回しにされてしまったり、他の重要メールに埋もれて気づかれなかったりするリスクがあります。一刻も早く状況を共有するためにも、簡潔で分かりやすい件名を心掛けてください。

返信が1日以上ないときは電話連絡してもOK

内定辞退のメールを送信してから営業日換算で1日以上経過しても企業から返信がない場合は、電話で確認の連絡を入れてください。採用担当者が出張などでメールを確認できていなかったり、他の業務メールに埋もれて見落としていたりする可能性があります。

内定辞退の意思が企業側に伝わっていなければ、入社手続きの準備がそのまま進んでしまい、結果として企業に大きな迷惑をかけることになりかねません。お互いの認識のズレを防ぎ、確実に手続きを完了させるためにも、期日を空け過ぎず速やかに電話で状況を確認しましょう。

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内定辞退の理由の伝え方に悩んでいる学生の方へ

内定辞退は、自分の将来を左右する大きな決断だからこそ、誠実かつ慎重に進める必要があります。まずは企業側の本音を理解し、マナーを守った正しい手順で伝えることが、円満な解決への一番の近道です。

もし一人で抱えきれない不安やトラブルが生じた場合は、専門家を頼ることも検討しましょう。キャリアチケット就職エージェントでは、就活のプロであるキャリアアドバイザーが、マンツーマンであなたの悩みに寄り添います。

内定辞退の伝え方ではなく、この先の就職活動をどのように進めていくかのサポートも万全です。内定をもらったけど何か納得いかず、就活のやり直しを考えている学生もいるでしょう。

キャリアチケット就職エージェントでは、あなたの価値観や考えにあわせた企業紹介を実施しています。内定辞退を経て自分に合う企業を見つけたい就活生は、ぜひキャリアチケット就職エージェントに相談してください。

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企業に伝える内定辞退の理由に関してよくある質問

ここでは、内定辞退や内定辞退の理由によくある質問をご紹介します。

企業に内定辞退の理由を聞かれたらどうする？

内定辞退の理由で嘘をついても良い？

数社から内定を得た場合の辞退理由の伝え方は？

内定辞退のときは書類も返送したほうが良い？

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