内定辞退の理由を聞かれたら？伝え方のポイントや例文を解説

「内定辞退の理由は何を伝えればいいの？」「どのように伝えればよいかポイントを知りたい」などと悩む学生もいるでしょう。人事の方に納得してもらうためにも、内定辞退の理由は正直に、明確に伝えるのがポイントです。

この記事では、内定辞退でよくある理由や、辞退の伝え方、例文などを解説しています。最後まで読めば、誠意が伝わる内定辞退ができるようになるので参考にしてください。

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内定辞退の理由を詳しく伝える必要はない

内定辞退を伝える際に、自分からあえて辞退理由を話す必要はありません。理由は「一身上の都合」と伝えればよいでしょう。

ただし、人事部の人から「なぜ内定を辞退するのか」と聞かれた場合には、内定辞退の理由を伝える必要があります。その場合には、嘘をつかずに誠実に話をしましょう。

理由によっては、内定辞退を伝えにくく感じる人もいるかもしれません。しかし、企業側は内定辞退者にあわせて追加で採用を進めたり、採用戦略にあわせた対応をしたりする必要があります。

内定承諾か辞退かわからない状態は企業に対して迷惑になってしまうので、内定を辞退する場合には必ず相手企業に伝えましょう。

内定辞退の連絡方法やマナーについては、「内定辞退はメールで伝えても大丈夫？送る内容や送信時のマナーについて解説」の記事で解説しているので参考にしてください。

内定辞退の理由を言いたくない場合は言わなくてもいい

内定辞退の理由を言いたくない場合は、無理に言う必要はありません。
ただし、会社側は今後の選考の参考にするため、辞退理由を聞いてくることも。その場合は、「他社の内定を受けたから」「適性と合わないと感じたから」のように、簡単に伝えましょう。

内定後も就活を続けている就活生は約半数

内定が決まっても、就活を続けている学生は多くいます。キャリアチケットの「2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査（前編）」によると、内定承諾後も就活を継続していたと答えた学生が49.7%。

約半数が、内定をもらっても就活を終えずに続けています。複数社の内定を受け取るケースも多く、内定辞退を伝える機会があることを想定できるでしょう。

約2割の就活生が辞退理由を伝える可能性がある

「2025年卒の内定承諾・辞退に関する実態調査（前編）」では、入社予定の企業を辞退する可能性があると答えた学生が17.3％でした。

内定辞退をするのであれば、内定辞退の理由や伝え方は知っておく必要があります。内定辞退をする学生は少なくはないので、もしものときに備えておくとよいでしょう。

参照元
キャリアチケット
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好印象を与えられる内定辞退理由の伝え方

ここでは、内定辞退の理由を伝える際のテンプレートを紹介します。内容をわかりやすく伝えられるように、どのような順番で内容を伝えるか考えておきましょう。

1.大学名と氏名を名乗る

まずは誰からの連絡かわかるように、大学名と氏名を名乗ってください。「お世話になっております。△△大学の△△と申します」と伝えます。

その後、「人事部（採用担当者）の△△様はいらっしゃいますか？」と確認しましょう。

2.内定のお礼と辞退を伝える

採用担当者に電話を代わってもらったら、まずは内定に対するお礼を伝えます。「この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。」のように伝えてください。

その後、「大変勝手ではありますが、内定を辞退させていただきたくご連絡しました」のように、内定辞退の旨を伝えます。「恐縮ですが」「申し訳ございませんが」のように、謝罪と主に内定辞退を述べてください。

3.辞退理由を伝える

辞退理由を聞かれた場合は、なぜ辞退するのかを伝えます。もし聞かれなかった場合は、自分から伝える必要はありません。

採用担当者が辞退理由を聞くケースには、「今後の選考に活かしたい場合」「内定辞退を引き止めたい場合」の大きく分けて2つがあります。あいまいな辞退理由の場合、内定辞退の引き留めにあう可能性も考えられるので、採用担当者が納得できる理由を準備しておいてください。

4.再度お礼を伝える

最後に、内定を出してもらったことや、これまで選考に関わっていただいたことへのお礼を伝えましょう。「△△様には選考から大変お世話になりました」「御社には大変お世話になり、ありがとうございました」のように伝えます。

内定辞退を電話で連絡する場合のポイントは、「内定辞退の電話は怖い？伝え方のポイントや例文を解説」の記事も参考にしてください。これまで対応してくださったことも含めて、誠意をもって最後まで対応しましょう。

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内定辞退の理由を伝える際のマナー

内定辞退を伝える際に、連絡が遅くなってしまったり、内定保留期間が長すぎるのは失礼に当たります。内定を辞退を伝える際には、以下のマナーを覚えておいてください。

内定辞退の連絡は早く行う

内定辞退の連絡は、辞退を決めたらすぐに行いましょう。会社側は内定辞退者が出ると、新しく学生を採用したり、新入社員の人員配置を考え直したりするなどの対応が必要だからです。

内定辞退の連絡が遅くなればなるほど、会社側に迷惑がかかります。内定辞退の連絡はできるだけ早めにしてください。

内定を保留する場合は1週間が目安になる

内定期間の目安は、1週間程度が一般的です。ただし、明確に決まっているわけではないので、迷惑をかけないように早めに返答しましょう。

もし、第一志望から返事がないなどすぐに決められない場合は、保留したい旨を内定をもらった会社に伝えましょう。承諾するのかどうかの最終的な回答期限については時期や企業によって違うので、保留を伝える際に確認することをおすすめします。

内定保留については、「内定を保留したいときは企業にどう伝える？適切な対応方法や例文をご紹介」も参考にしてください。

メールではなく電話で伝える

内定辞退を伝える際は、メールよりも先に電話で連絡しましょう。メールの場合は送信ミスやエラーで届かなかったり、担当者の確認が遅くなってしまったりするためです。

また、内定辞退は企業に迷惑をかける行為になるので、文面ではなく声で謝罪の意を伝えることも大切になります。内定辞退は話しにくい内容ではありますが、まず電話で連絡し、担当者が不在の場合はメールで連絡するようにしましょう。

営業時間内に連絡する

内定辞退の連絡は、営業時間内に行ってください。担当者が忙しくなる時間帯や休憩時間も外すのがマナーになります。

たとえば、始業直後や就業間際は対応すべき仕事が多く、忙しい時間帯です。仕事が落ち着き始める11時以降や14時以降を目安に連絡するとよいでしょう。人事の都合も考えて、迷惑をかけないように連絡するのも大切です。

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内定辞退の理由を述べる際の注意点

内定辞退の理由を伝える際は、正直に、自分の意志で決めたことを伝えるのがポイントです。嘘をついたりごまかしたりしてしまうと、引き留めに合う可能性もあります。

ここでは、内定辞退の理由を伝える際の注意点を4つ解説するので、参考にしてください。

内定先の会社名は言わない

他社の内定を受ける際に、辞退をする企業には内定先の企業名は伏せるのがマナー。内定先の企業と辞退をする企業に関わりがある可能性もあり、場合によってはトラブルに発展する恐れがあるためです。

内定辞退を伝えた際に、どこの会社に入社するのか詳しく聞かれた場合には、「申し訳ありませんが、お答えすることができません」と伝えて問題ありません。

ネガティブな理由は避ける

内定辞退を伝える際には、「御社より待遇のよい企業に内定した」「御社がブラック企業という情報を見た」など、辞退先の企業を批判するような言い方は避けましょう。

本当はネガティブな理由での辞退だとしても、採用に時間をかけ内定を出してくれた会社には感謝の姿勢を見せることが基本です。相手が不快にならないように、内定辞退の理由には配慮しましょう。

嘘はつかない

内定辞退の理由を伝える際に、嘘はつかないのがマナー。適当な嘘は、多くの学生と接してきた人事部の人には伝わるものです。内定辞退は仕方がないことですが、嘘をつくことで相手を不快にさせてしまいます。

また、今後関わることがない会社だと思っていても、他社に入社後に取引先として関わる可能性もあります。内定辞退の理由は、嘘をつかず誠実に伝えましょう。

就活で嘘をつく問題点やリスクについては、「就活で嘘をつくとどうなる？ばれる理由やリスクも解説」の記事も参考にしてください。

自分の意思で決める

内定を辞退するかどうかは、自分の意思で決めて伝えましょう。「周囲に言われたから」を辞退理由にしてしまうと、内定を引き止められた際に、答えに困ってしまうからです。

家族などに反対されたと伝えた場合、人事から、「家族の意見はわかったけど、自分の意思はどうなの？」「ご家族が納得できるように、私から説明するよ」と言われてしまう可能性もあります。辞退を伝えたかったのに、受け入れてもらえないかもしれません。

辞退理由を納得してもらうためには、自分の意思で決めたことを伝える必要があります。周囲のせいにせず、自分で責任を持って辞退を決めるようにしてください。

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内定辞退の理由別例文8選

内定辞退を伝える際の例文を理由別に8つ紹介します。どのように伝えるか迷う際はぜひ参考にしてください。

他社の内定を受ける場合

希望職種ではなかった場合

志望業界が変わった場合

自分の適性と合わないと感じた場合

地元で働きたい場合

公務員に就職する場合

大学院に進学する場合

就活と大学院進学で悩んでいる就活生もいるでしょう。内定辞退をして大学院に進むケースについては、「内定辞退して大学院進学はあり？メリット・デメリットを解説」も参考にしてください。

留年で卒業できなくなった場合

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メールや電話で内定辞退の理由を伝える際の例文

ここでは、内定辞退の理由を伝える際の例文を紹介します。電話とメール、それぞれの例文を紹介するので、参考にしてください。

電話で伝える場合の例文

採用担当者によっては、内定辞退の理由を聞かれたり、内定辞退の引き止めにあったりする場合もあります。スムーズに内定辞退できるケースばかりではないので、辞退理由を聞かれた場合など、どのように答えるか準備しておきましょう。

メールで伝える場合の例文

メールで内定辞退を伝える際は、わかりやすく、簡潔に伝えるようにしましょう。件名から、何についての内容なのか、明確に伝えておいてください。

内定辞退をメールで伝える場合のポイントは、「逆お祈りメールとは？内定辞退メールの書き方を例文ありで解説」の記事で解説しています。マナーを守って、失礼のないように連絡してください。

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内定辞退で起こりうるトラブルと対処法

内定辞退に際して、まれにトラブルが発生する可能性があります。以下で解説する、内定辞退で起こりうる2つのトラブルと対処法をあらかじめ把握しておいてください。

「御社が第一志望」と伝えているのに辞退する場合

就活の際には、面接で「御社が第一志望」と伝えたのにも関わらず、内定を辞退することになる場合もあるでしょう。

人事部の採用担当者は、自分の会社を第一志望にしてくれる熱量の高い学生に期待して内定を出しているので、内定を辞退されることは想定していません。

そのため、「御社が第一志望」と伝えているのに内定を辞退する場合には、面接の時点で第一志望だったことは事実だと伝えたうえで、素直に謝ってください。

そして、内定辞退の理由として選考を重ねるなかでほかの企業や職種、業界に興味が沸いたことや、より自分の適性に合う会社が見つかったことを伝えるとよいでしょう。

受け入れてもらえず引き止めに合う場合

内定辞退を伝えても受け入れてもらえず、引き止めやオワハラにあう場合もあります。内定辞退を決めている場合は、引き止めに合っても辞退できるように、どのように辞退を伝えるか考えておきましょう。

内閣府の「学生の就職・採用活動開始時期等に関する調査結果について（概要）」によると、オワハラを受けたと答えた学生は9.4%でした。約1割がオワハラにあっており、珍しいこととはいえません。

そのなかでも、内々定辞退を伝えた際に、引き止めるために何度も説明を受けたり、拘束を受けたりした学生は13.0％います。内定を承諾するまで、話を終えられないケースもあることは知っておいてください。

「どうしても入社できないのか」と言われても、内定への感謝を伝えたうえで、辞退することを伝えましょう。自分の意思を受け入れてもらえない企業では、入社後にも意見を聞いてもらえず、苦労する可能性があります。

オワハラについては、「知っておきたい！オワハラの意味と実態」の記事でも解説しているので参考にしてください。もし、トラブルに巻き込まれてしまった場合には、家族や就活エージェントなど、信頼できる相手に相談することも大切です。

参照元
内閣府
学生の就職・採用活動開始時期等に関する調査

対面で辞退を伝えるように言われる場合

内定辞退を電話やメールで伝えた場合、対面で直接伝えるように言われるケースもあります。対面で伝えるのが礼儀だと考える担当者もいれば、対面で話すことで辞退を引き留めようとする担当者もいるからです。

内定辞退を対面で伝える決まりはないので、基本的には応じる必要はありません。呼び出しに応じたせいで、無理矢理内定を承諾せざるを得なくなるケースもあります。

もし、対面で辞退をしに行く場合には、内定の引き留めを承諾しないように強い意志を持つ必要があります。その場の雰囲気に流されそうであれば、対面に応じないほうがよいでしょう。

損害賠償を請求するといわれた場合

内定辞退をすることで、損害賠償を請求すると言われる可能性もあります。基本的に、損害賠償を支払う必要はないので安心してください。

法律にて入社2週間前までであれば、辞退ができると定められています。損害賠償を請求されるといわれても、そもそも内定辞退は法律違反ではありません。

企業から損害賠償請求を伝えられた場合は、まず学校のキャリアセンターや就活エージェントなどに相談しましょう。企業に対してどのように対応していくかを教えてもらえます。

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内定辞退の理由をどのように伝えるか悩んでいるあなたへ

「内定辞退の理由の伝え方が分からない」「自分の内定辞退の理由は、適切かどうか不安に感じる」と悩む人もいるでしょう。

内定辞退をどのように伝えるか迷ったら、就活エージェントへの相談がおすすめです。内定辞退の引き止めや、オワハラのようなトラブルに巻き込まれないためにも、辞退の伝え方を学んでおきましょう。

どの就活エージェントに相談するか迷う就活生には、キャリアチケットがおすすめ。就活のプロであるキャリアアドバイザーが、マンツーマンであなたの悩みに寄り添います。

内定辞退の伝え方ではなく、この先の就職活動をどのように進めていくかのサポートも万全。内定をもらったけど何か納得いかず、就活のやり直しを考えている就活生もいるでしょう。

キャリアアチケットでは、あなたの価値観や考えにあわせた企業紹介を実施しています。内定辞退を経て自分に合う企業を見つけたい就活生は、ぜひキャリアチケット就職エージェントに相談してください。

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