就活における問い合わせメールの書き方とは？例文付きでご紹介！

初めての就活は分からないことばかりで、企業に直接尋ねなければ知ることができない情報もたくさんあるでしょう。しかし、メールのマナーを知らずに問い合わせメールを送ってしてしまうと、採用担当者にマイナスイメージを与えてしまう可能性があります。就活中は問い合わせメールのマナーも見られていると意識しましょう。このコラムでは、企業への問い合わせメールの書き方、注意点などをご紹介しています。

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就活における問い合わせメールの書き方

就活中は、企業とメールでやり取りする機会が多くあります。面接の日程調整や選考結果の連絡に対する返信、内定承諾の返信など、さまざまなやり取りを行うでしょう。以下で問い合わせメールの書き方やマナーをチェックしてみてください。

件名をわかりやすくする

メールの件名は「【△△大学　山田一郎】2025年度 採用説明会について」など、わかりやすいものにしましょう。メールを受信したとき、最初に目に入るのは件名です。件名は、そのメールがどんな内容のものなのかを伝えるものなので、「誰からどんなメールが送られてきたのか」がすぐにわかる内容にする必要があります。

また、件名が長すぎてしまうのは厳禁です。件名にダラダラとした長文を記入してしまうと読みづらくなり、内容を簡潔に伝えられなくなってしまいます。

本文の初めに宛名を記入する

本文にはメールの送り先である企業名と担当者名などの宛名を記入するのがマナーです。もし、問い合わせ先の担当者の個人名がわからない場合は「人事担当者様」「新卒採用担当者様」などで問題ありません。

また、複数の方にメールを送る場合、宛名がないと誰に送られたメールなのかわからないので、宛名を明記し、誤字脱字がないように気をつけましょう。送られた側のことを配慮することも大切です。

採用担当者の中にはビジネスメールでは宛名がないと、礼儀がなっていないと感じる方もいるので気をつけてください。

挨拶文の次に氏名を記入する

企業名と採用担当者名の次は、挨拶文を述べましょう。相手と何度かやり取りしている場合は「お世話になっております」などの挨拶文を記載するのがマナーです。

初めてメールする際は「はじめまして。突然のご連絡、失礼いたします。」もしくは「突然のメールにて失礼いたします。」で問題ありません。その次に、大学名や学部・学科名といった所属、自分の氏名を記入します。

問い合わせ内容は簡潔にまとめる

メールでの問い合わせは、内容をわかりやすくまとめましょう。ダラダラとした文章は読みづらく、読み手から見ても気持ちのよいものではありません。採用担当者に不快感を与えてしまわないように、問い合わせ内容は簡潔にまとめることが大切です。

まず「お尋ねしたいことがあってメールいたしました」と述べてから、質問したいことを端的に記載しましょう。また、聞きたいことが複数ある場合は、ただ質問内容を書き連ねるのではなく、箇条書きにするなどしてシンプルにまとめることがポイントです。

締めの言葉を入れる

最後に、締めの言葉を忘れないようにしましょう。「お返事をいただければ幸いに存じます。」「なにとぞ迅速な対応をお願い申し上げます。」など、ビジネスメールでは締めの言葉もマナーの一つとして欠かせません。

また、「お忙しいところ恐れ入りますが」と添え、質疑応答に時間を割いてもらうことに配慮した言葉を添えると、より丁寧な文章になります。

署名を最後に入れる

メール本文には最後に、署名を記載しましょう。署名には自分の名前や大学名はもちろん、メールアドレスや電話番号などの連絡先、住所なども入れます。

なぜ署名が必要なのかというと、なにかしらトラブルや不具合が生じた場合、企業から連絡が来る可能性もあるからです。無記名や名字のみ記載し、問い合わせメールを送るのは失礼になるので気をつけましょう。また、本文と署名を区切るために、罫線を入れてください。

署名の書き方については、「就活メールに署名は必要？すぐに使えるテンプレや署名の入れ方をご紹介」も参考にしてください。

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問い合わせメールの書き方で注意すること

こちらでは、問い合わせメールを書く際、気をつけるべき注意点をご紹介します。マナーを守ってメールを書くために、確認しておきましょう。

絵文字や！マークは使わない

問い合わせメールでは、絵文字や奇抜なフォントを使うのは避けましょう。就活中に送るメールは簡潔にまとめることが大切です。

「メールがシンプルすぎて採用担当者の印象に残らないのでは？」と思い、絵文字を使ったり、フォントを変えたりする方もいるようですが、使ってしまうとマナーがなっていない、相手との距離感を掴めていないと思われる可能性も。

採用担当者に少しでも不快感を与えてしまう可能性があるのなら、絵文字や！マーク、装飾文字などは使わないほうがよいでしょう。

メールアドレスはシンプルなものを使う

就活で使うメールアドレスは履歴書やエントリーシートに書いたり、採用担当者などの人目につくことが多いので、自分の名前が入ったシンプルなものを使いましょう。無料のフリーメールアドレスでも構いませんので、就活用に新しく作成しておくことをおすすめします。

また、メールアドレスは基本的にパソコン用のアドレスを使うようにしましょう。企業ごとにフォルダ分けしたり、やり取りを把握しやすくしたりします。

メールアドレスのマナーは「就活のメールアドレスはどう決める？基本マナーを解説」の記事で解説しているので、参考にしてください。

メールを送る時間帯に気をつける

メールは基本的にいつ送っても大丈夫です。真夜中に送ったとしても問題ないでしょう。しかし、企業や採用担当者によってはメールの送信時間にまで目を通していることもあります。

そういった企業では深夜などにメールを送信するとあまりよい印象を得られないので、念には念を入れて、一番安心して送れる企業の営業時間内に送信しましょう。

改行を使って読みやすくする

メールでも改行を行い、読みやすさを意識しましょう。社会人は忙しい方が多く、読みにくい文章は負担をかけてしまいます。

また、近年はスマートフォンで確認する担当者も多いので意識しておきましょう。改行とあわせて、一文を短くできると読みやすいメールになります。

誤字脱字や言葉遣いに気をつける

誤字脱字や言葉遣いなどの間違いに気をつけてください。ミスが多いと「丁寧さがない」「集中力がない」などのマイナスイメージを与えてしまいます。

普段からミスが多い人は、仕事でもミスをしそうだと思われてしまう可能性も。送信前に確認し、ミスのない文面を送ってください。

就活にふさわしい言葉遣いについては、「あなたの話し方は大丈夫？就活に必要な言葉遣いとは」の記事で解説しています。学生と社会人では求められる言葉遣いが変わってくるので、ぜひ参考にしてください。

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就活の問い合わせメールで送っても問題ない内容

就活の問い合わせメールで送っても問題ない内容は、以下のとおりです。

・採用予定や説明会の有無
・OB、OG訪問の依頼
・会社訪問時の服装
・面接日程の調整

Webサイトを見てもわからなかった、説明会で聞けなかった内容などは、問い合わせで確認してもよいでしょう。面接や説明会、OB・OG訪問など、就職活動に関する内容であれば問題ありません。

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就活で問い合わせメールで避けたほうがよい内容

問い合わせメールでは、調べればわかる内容や依頼・お願いは避けましょう。注意したい質問内容を解説するので参考にしてください。

調べればわかる内容の質問

企業のWebサイトに記載されてある内容のように、調べればわかる内容は質問しないようにしましょう。記載してある内容について回答させることは、相手の時間を奪ってしまう行為です。

また、「情報を確認していない学生だ」「自分で調べる能力がない」などのように、評価を下げてしまう可能性もあります。まずはWebサイトなどを確認し、記載されていないかを調べてから質問してください。

「△△してほしい」などの依頼

依頼やお願いをする内容は、問い合わせメールで送らないようにしましょう。企業は多くの学生に対応しており、一人ひとりの依頼に対して応えていくのは大変です。

たとえば、「説明会の日程が合わないので、別の日でも開催してほしいです。」のような依頼も避けたほうがよいでしょう。基本的には、学生側があわせるのがマナーになります。

給与や福利厚生などの質問

給与や福利厚生に関する質問は、あまりよい印象をもたれません。「企業や業務内容より、待遇に興味がある」と思われるケースが多いからです。

また、給与や休み、福利厚生などは、採用ページに記載されているケースがあります。まずは情報がないか確認することから始めてください。

直前の日程変更

説明会や面接など、直前の日程変更も避けた方がよいでしょう。企業側も対応が大変であり、迷惑をかけてしまいます。

どうしても変更が必要な場合は、問い合わせメールではなく電話で連絡しましょう。問い合わせメールやフォームへ送信した場合、担当者がすぐに気づかない場合もあるからです。

日程変更に関するマナーについては、「就活で重要な面接の電話マナーを解説！日程調整や辞退する際の伝え方」の記事も参考にしてください。

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就活での問い合わせメールの書き方の例文

就活で問い合わせメールを送る際の書き方と例文を解説します。

エントリーシート作成の問い合わせ

エントリーシートを書き進めるうちに、わからないことが出てきたら簡潔に問い合わせましょう。質問したいことがいくつかある場合は、箇条書きにすれば読みやすい文面となります。最後に相手への配慮も述べることで、相手に好感を与えられるでしょう。

説明会の問い合わせ

企業側から指定された日時に参加できない場合は、ほかの開催予定日を問い合わせましょう。「残念ながら」や「あいにく別の予定があり」といった言葉を挟むと、角が立ちません。

就活でよくあるメールの例文やマナーについては、「就活メールの正しい書き方は？基本のマナーと構成のポイント」の記事も参考にしてください。

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問い合わせへの回答が届いた場合の書き方例文

問い合わせメールに対して企業から回答メールが来たら、できるだけ早く返信しましょう。遅くとも当日中もしくは24時間以内には返信するのがベターです。こちらから追加で質問がなかったとしても、回答を貰ったことへのお礼を簡潔に伝えるメールは送りましょう。

回答メールへ返信する場合は、新規でメールを作成しないようにしましょう。件名はそのままにし、「Re:」を残して返信することで、採用担当者は件名を見ただけでメール内容を知ることができます。

回答メールへの返信はさほど重要ではないので、採用担当者が時間のあるときに見られるようにしましょう。返信メールの例文やマナーについては、「ビジネスメールの返信はどこまで続ける？就活でのマナーや対応を解説」も参考にしてください。

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やり取りが終わったら「締めのメール」を送る

問い合わせした内容が解決し、企業とのやり取りが終わったら「締めのメール」を送りましょう。締めのメールは、質問や問い合わせをした側が最後に送るのが基本です。

締めのメールがないと、相手側はメールがきちんと届いたのか、回答を見てくれたのかわかりません。「無事解決しました」という意味を込めて、締めのメールを送ってください。

コツさえ掴めば、メールでの問い合わせは難しいものではありません。企業の採用担当者が忙しい中でメールを確認し返信してくれているという点を忘れないようにし、相手の状況に配慮したやり取りができるとよい印象を残せるでしょう。

お礼メールの送り方については、「メールの返信でお礼を伝えるには？マナーのある書き方をご紹介」の記事で解説しています。質問へのお礼は忘れずに伝えてください。

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問い合わせメールの書き方など就活マナーを知りたいあなたへ

就活でわからないことがあれば、問い合わせメールを送っても問題ありません。質問や疑問は解消しておくと、就職活動も進めやすいでしょう。

ただし、問い合わせメールにもマナーがあり、失礼のないように送る必要があります。もし、就活マナーへの不安を感じる方は、ぜひキャリアチケットに相談してください。

キャリアチケットは就職活動を行う学生をトータルでサポートするエージェント。就活スタートからゴールまで、わからないことは何でも聞いてください。就活マナーはもちろん、自己分析や選考対策など、選考突破に欠かせない準備もアドバイスします。

就活はライバルが多く、1人で進めるのは大変です。就活のプロの力を使って、志望企業の内定をゲットしましょう。

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